Оценка роли информационных систем в формировании оптимального ассортимента фармацевтических организаций г. Хабаровска
Содержание
Введение
Глава
I. Формирование оптимального аптечного ассортимента с помощью информационных
систем как инновационный подход к организации лекарственного обеспечения
населения
1.1
Ассортиментная
политика аптечной организации
1.2
Роль
информационных систем в формирование оптимального ассортимента. Автоматизация
основных этапов движения товара
1.3
Дефектура
как источник формирования оптимального ассортимента
1.4
Анализ
структуры товарных запасов
Глава
II. Оценка роли информационных систем в формировании оптимального ассортимента
фармацевтических организаций г. Хабаровска
.1
Исследование уровня автоматизации аптечных организаций г. Хабаровска
.2
Изучение использования возможностей программного обеспечения для формирования
оптимального аптечного ассортимента
.2.1
Программное обеспечение компании «1С
.2.2
Программный продукт «еФарма 2
.2.3
Программный продукт «М-Аптека плюс
.3
Сравнительная характеристика специализированных информационных систем,
представленных на IT-рынке г. Хабаровска
Выводы
Список
используемой литературы
Приложение
Введение
Одной из важнейших проблем, периодически
возникающих при управлении запасами и реализацией лекарственных препаратов,
является необходимость формирования оптимального ассортимента. В современных
условиях конкуренции рынок определяет необходимый ему ассортимент, поэтому
задача организации удовлетворить спрос лучше и эффективнее, чем конкуренты. При
неоптимальной структуре ассортимента происходит снижение как потенциального,
так и реального уровня прибыли, потеря конкурентных позиций на перспективных
потребительских и товарных рынках и, как следствие, наблюдается снижение
экономической устойчивости предприятия. Эффективное управление ассортиментом
возможно только в рамках единой управленческой концепции и на основе
программного обеспечения, способного не только производить учет товара, но и
максимально облегчать работу руководителя аптечной организации.
В области управления ассортиментом практически в
любой аптечной организации существует определенный перечень вопросов и задач,
которые могут решаться эффективнее с использованием автоматизированных систем
управления. К ним относятся:
- поиск ЛП в системе по различным параметрам с
учетом наличия аналогов и синонимов;
- отслеживание остаточных сроков годности
товарных позиций;
- расчет потребности в заказе товаров (а также
формирование списков дефектуры);
- формирование различных отчетов по наличию и
движению товаров, получение информации о закупках и продажах;
- анализ товарного ассортимента (расчет
коэффициентов широты, полноты, глубины, товарной номенклатуры);
- анализ товародвижения за любой период времени
(по отдельным наименованиям, по фармакологическим группам, по поставщикам и
др.);
- учет движения товаров по партиям;
- формирование розничной цены на поступивший товар
с учетом всех нормативных требований и ценовой политики организации;
- работа с поставщиками (формирование заявок на
основе анализа прайс-листа);
- учет неудовлетворенного спроса;
- возможность бронирования и резервирования
товара;
- контроль ЛС, подлежащих к изъятию из аптечной
сети.
Возрастающая роль информационных систем в
оптимизации аптечного ассортимента определила актуальность нашего исследования.
Цель и задачи исследования.
Целью работы явилось оценить возможности
различных информационных систем в формировании оптимального ассортимента
аптечной организации.
Для достижения поставленной цели решались
следующие задачи:
. Провести анализ литературных данных по
проблеме формирования оптимального ассортимента и изучить возможности
информационных систем в области управления ассортиментом.
. Провести исследование уровня автоматизации
аптечных организаций г. Хабаровска.
. Проанализировать осведомленность
фармспециалистов в области информационных систем.
. Детально рассмотреть программного обеспечения,
представленного в аптечных организациях г. Хабаровска и провести их
сравнительный анализ.
Научная основа, объекты и методы исследования.
Научной основой явились методологические подходы
к изучению автоматизации этапов товародвижения в аптечной организации.
Нами использовались методы статистического,
документального анализов, методы экспертных оценок и социологических
исследований.
Объектами исследований явились труды
отечественных и зарубежных авторов в области формирования оптимального
ассортимента, управления информационными системами в фармацевтических
организациях, информационные ресурсы программ, применяемых в конкретных
аптечных организациях, анкеты экспертов.
Научная новизна работы.
Впервые был проведен сравнительный анализ
программного обеспечения, представленного в аптечных организациях г.
Хабаровска.
Практическая значимость работы.
Продемонстрированы возможности информационных
систем для аптечных организаций в области управления ассортиментом.
Апробация дипломной работы.
Основные фрагменты работы доложены на секционном
заседании кафедры ОЭФ в рамках 69-ой студенческой научной конференции ДВГМУ.
Публикация материалов исследования.
Результаты исследований представлены в форме
тезисов на 69 студенческую научную конференцию ДВГМУ.
Объем и структура дипломной работы.
Работа состоит из введения, двух глав и выводов,
изложенных на страницах машинописного текста, содержит 1 таблицу, 37 рисунков,
1 приложение. Библиографический список включает 31 источник.
ассортимент фармацевтический
информационный рынок
Глава I. Формирование оптимального аптечного
ассортимента с помощью информационных систем как инновационный подход к
организации лекарственного обеспечения населения
1.1 Ассортиментная
политика фармацевтической организации
Одним из основных вопросов работы аптечной
организации является формирование ассортимента, так как от данного показателя
существенно зависит экономическая эффективность работы аптеки. Несмотря на все
объективные экономические и прочие трудности, аптечные организации розничной
торговли должны стремиться иметь достаточные запасы и обязательный ассортимент
лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения для удовлетворения
потребностей населения. [6]
Ассортимент - набор видов и разновидностей
товаров по маркам, наименованиям, размерам, типам, сортам и т.д.
Оптимальный ассортимент - набор товаров,
удовлетворяющий реальные потребности с максимально полезным эффектом для
потребителя при минимальных затратах на их проектирование, разработку
производства и доведения до потребителей.
Ассортиментная политика - система мер по
определению набора товарных групп, наиболее предпочтительных дня успешной
работы на рынке и обеспечивающих экономическую эффективность деятельности
предприятия в целом. [11]
Основными задачами ассортиментной политики являются:
) удовлетворение запросов потребителей;
) завоевание новых покупателей;
) оптимизация финансовых результатов
предприятия.
Определение потребности в лекарственных
препаратах и предметах медицинского назначения непосредственно связано с их
товарными характеристиками, с фактическим их потреблением и выявлением
закономерностей изменения спроса на них.
При определении потребности решаются два
основных вопроса:
) что именно должно быть предложено из огромного
множества различных товаров и услуг, и в каких количествах;
) для кого необходимы эти товары, или насколько
они будут востребованы.
Основными факторами, влияющими на формирование
спроса и потребления на лекарственные препараты, являются следующие:
расширение сети медицинских и аптечных
организаций и связанное с этим увеличение численности медицинских и
фармацевтических кадров;
развитие медицинской и фармацевтической науки,
внедрение новых методов ранней диагностики, использование более эффективных
лекарственных препаратов;
повышение общей культуры и медицинской
грамотности населения;
увеличение контингента лиц пожилого возраста с
более высоким уровнем заболеваемости;
сближение уровней медицинской и лекарственной
помощи городскому и сельскому населению.[10]
Функция спроса в рыночном механизме является
определяющей, так как именно она заставляет производство выпускать необходимые
населению товары, улучшать их качество и ассортимент.
Спрос, в свою очередь, зависит от потребностей
людей: с изменением потребностей меняется и спрос, который, представляет собой
денежное выражение потребностей.
Однако не всякая потребность может иметь
денежное выражение и быть удовлетворенной рынком. Тем не менее, важнейшие,
жизненные потребности людей в пище, одежде, обуви, бытовом обслуживании и,
конечно, медикаментах наилучшим образом, как показывает история развитых
рыночных хозяйств, удовлетворяются через рынок благодаря спросу.
Функция предложения заключается в том, чтобы
связать производство с потреблением, продажу товаров с их покупкой. Реагируя на
возникающий спрос, производство начинает увеличивать выпуск товаров, улучшать
их качество и уменьшать издержки их изготовления, а тем самым увеличивать общий
объем предложения на рынке.
Изучение спроса связано с установлением
фактического потребления лекарственных препаратов, выявлением закономерностей
спроса с учетом динамики и целого комплекса факторов, влияющих на их
потребление. Поэтому основной целью изучения конъюнктуры реализации
лекарственных препаратов является установление того, в какой мере конкретное
состояние их реализации соответствует спросу, как будут изменяться эти
показатели в ближайшем будущем, и какие меры необходимо принять, чтобы добиться
безотказного обеспечения населения и медицинских организаций лекарственными
препаратами и другими изделиями медицинского назначения, и как все это влияет
на показатели финансово-хозяйственной деятельности аптечных организаций. [10,
21]
При изучении спроса различают реализованный
(удовлетворенный), неудовлетворенный и формирующийся спрос.
Реализованный спрос - фактическая реализация
лекарственных препаратов при достаточном и постоянном их наличии в аптечной
сети.
Неудовлетворенный спрос представляет собой спрос
на лекарственные препараты, которые поступают в аптечную сеть в недостаточном
количестве или неравномерно.
Расширение и углубление ассортимента аптек,
использование новых методов работы и услуг для посетителей, привлечение новых
потребителей ведет к значительному увеличению товарооборота аптек и их дохода,
и, соответственно, к оптимизации финансовых результатов предприятия.
Формирующийся спрос - спрос на новые и
малоизвестные лекарственные препараты. [5]
Товарная номенклатура - совокупность всех
ассортиментных групп товаров и товарных единиц, предлагаемых покупателям
аптечной организацией.
Показателями товарной номенклатуры являются:
) широта - это количество ассортиментных групп
(подгрупп, видов) товаров, имеющихся в том или ином розничном или оптовом
звене, представленных в номенклатурных или формулярных списках,
классификаторах, государственных реестрах, регистрах, каталогах, выпускаемых
различными фармацевтическими предприятиями или фирмами, производящими
медицинские инструменты, приборы и оборудование.
) полнота - это количество товарных единиц одной
ассортиментной группы (подгруппы), имеющихся в том или ином розничном или
оптовом звене, представленных в номенклатурных или формулярных списках,
классификаторах, государственных реестрах, регистрах, каталогах или выпускаемых
фармацевтическими предприятиями и фирмами.
) глубина - это количество вариантов товаров
одной товарной единицы или одной ассортиментной группы, имеющихся в том или
ином розничном или оптовом звене, представленных в номенклатурных или
формулярных списках, классификаторах, государственных реестрах, регистрах,
каталогах или выпускаемых фармацевтическими предприятиями.
) насыщенность товарной номенклатуры - общее
число составляющих ее отдельных товаров;
) гармоничность - степень близости между
товарами различных ассортиментных групп с точки зрения их конечного
использования, каналов распределения. [8, 10, 20]
Неотделимы друг от друга понятия ассортиментной
политики и товарной политики, включающей в себя инновационную политику
(нововведения), саму ассортиментную политику, прекращение выпуска товаров,
потерявших потребительский спрос, совершенствование товаров, тары, упаковки и
т.д.
Формирование товарной политики может идти:
) путем расширения товарной номенклатуры за счет
включения новых ассортиментных групп товаров;
) за счет достижения гармоничности товаров
различных ассортиментных групп;
) за счет углубления товарной номенклатуры, т.е.
увеличения насыщенности уже существующих ассортиментных групп;
) путем оптимизации рационального набора
обязательного перечня лекарственных средств.
Одним из способов удовлетворения запросов
потребителей может быть позиционирование товаров. Это система определения места
отдельных видов фармацевтических товаров в ряду аналогичных товаров,
обращающихся на рынке, включающая в себя определение особенностей товаров, характерных
черт, отличающих их от аналогичных товаров-конкурентов.
Цель позиционирования товаров - помочь
покупателю выделить данный товар из широкого круга аналогичных товаров по
какому-либо признаку и отдать при покупке предпочтение именно ему.
Позиционирование осуществляется на основе:
определения преимуществ или характеристик товара
(по цене, внешнему виду и др. параметрам);
определения специфических потребностей
потребителя;
специального использования товара, т.е.
определения доступности применения товара в соответствии с его формой выпуска
(таблетки/ампулы/сиропы);
ориентации на определенную группу или категорию
потребителей.
Позиционирование товаров может использоваться
при поступлении в продажу в аптеки каких- либо новых препаратов, изделий
медицинского назначения и прочей продукции.
Новому товару, имеющему какие-либо особенности
качества, использования, с новыми преимуществами, должно уделяться особое
внимание со стороны фармацевтических специалистов, которые, в свою очередь,
"представят" товар покупателю.
Учитывая все это, можно, рационально подбирая
ассортимент продукции, достичь две цели:
удовлетворить запросы покупателей;
достичь хороших экономических результатов самой
аптечной организации.[5,14]
Управление аптечным ассортиментом включает в
себя: с одной стороны, формирование и развитие товарной номенклатуры,
поддержание динамичного равновесия между поступлением товара и его реализацией,
обеспечение бездефектурного обслуживания населения, с другой - предупреждение
затоваривания. Планирование и управление ассортиментом - неотъемлемая часть
маркетинга. Даже хорошо продуманные планы сбыта и рекламы не смогут
нейтрализовать последствия ошибок, допущенных ранее при планировании
ассортимента. Управление ассортиментом предполагает координацию взаимосвязанных
видов деятельности - научно-технической и проектной, комплексного исследования
рынка, организации сбыта, сервиса, рекламы, стимулирования спроса. [13]
Эффективное управление товарным ассортиментом
позволяет фармацевтическому предприятию:
· сократить количество продаж, утраченных
вследствие отсутствия необходимых товаров;
· ускорить товарооборачиваемость;
· уменьшить излишки товаров;
· снизить риск списания товаров в связи с
окончанием срока годности;
· минимизировать суммарные затраты, связанные с
запасами. [1]
1.2 Роль
информационных систем в формирование оптимального ассортимента. Автоматизация
основных этапов движения товара
Если крупные аптечные сети могут содержать
собственные отделы маркетинга, анализировать рынок, рисковать на закупках
"не раскрученных" брендов, то единичные аптеки формируют ассортимент,
руководствуясь анализом собственных продаж, дефектурой, предложениями
медпредставителей и, наконец, недавно прошедшей телевизионной рекламной
кампанией. Однако даже небольшие организации нуждаются в автоматизации всего
этого процесса.
Автоматизация процессов фармацевтической
деятельности в последние годы явилась одним из рычагов для активного развития
данной отрасли. Современные тенденции увеличения коммерческого сегмента в
фармацевтическом бизнесе, усиление конкуренции, рост количества аптечных сетей
приводят к тому, что нормальное функционирование и развитие фармацевтической
организации уже не эффективно без использования такого инструмента, как
информационные технологии. Их внедрение способствует обеспечению высокой
скорости и оперативности работы, а также повышению прибыли и
конкурентоспособности. [1]
Информационная система -
совокупность содержащейся в базах данных
<#"891003.files/image001.gif">
Рис.1 Совмещенный ABC/XYZ-анализ (по
трем параметрам): выявление лидеров продаж по количеству, прибыли, сумме
реализации и устойчивых по спросу товаров ( «Юнико-Аптека»)
Периодическое сравнение результатов
АВС - и XYZ - анализа товарооборота и товарных запасов дает возможность
фармацевтической организации оптимизировать товарные запасы в объеме,
достаточном для эффективной реализации, предотвратить чрезмерные запасы и
увеличение риска «замораживания» оборотных средств, а также списания товаров в
связи с окончанием срока годности. Очевидно, что обойтись без информационных
систем для проведения АВС - и XYZ - анализа в современных условиях практически
невозможно.[11]
Критерии оптимизации аптечного
ассортимента:
до тех пор, пока прибыль растет,
можно считать, что направление увеличения/уменьшения ассортимента правильное;
в случае стабилизации/снижения
прибыли целесообразно сменить направление увеличения/уменьшения на
противоположное. [13]
Глава II. Оценка роли информационных
систем в формировании оптимального ассортимента фармацевтических организаций г.
Хабаровска
.1 Исследование
уровня автоматизации аптечных организаций г. Хабаровска
С тех пор, как появился первый
компьютер, человек стремится избавить себя от рутинной работы, перепоручив
выполнение ряда операций машине. Машина бесстрастна и объективна, она не
совершает ошибок и не уходит в отпуск. Компьютеру могут одинаково доверять и
владелец бизнеса, и фармацевт.
Уже все привыкли к
автоматизированным супермаркетам, но, к сожалению, не все аптеки оснащены
компьютерной системой и кассовыми модулями. Автоматизация аптеки - это
возможность оптимизировать большинство бизнес-процессов, получить полный
контроль над контрольно-кассовыми операциями, товарными запасами и закупками,
взаиморасчетами с поставщиками, бухгалтерской и учетной деятельностью.
На сегодняшний день большинство
российских аптек автоматизированы лишь частично:
• 70% розничных аптечных учреждений
используют программы электронного заказа поставщикам;
• 50% аптек ведут автоматизированный
бухгалтерский учет;
• 5-10% внедрили систему
электронного документооборота с использованием технологий штрихкодирования и
автоматическим анализом финансовой деятельности. [31]
На первом этапе исследования с целью
выявления оснащенности программным обеспечением аптечных организаций г.
Хабаровска и оценки осведомленности специалистов в области информационных
систем, представленном на российском рынке, была составлена анкета (приложение
1) и проведено интервьюирование. Анализ анкетных данных показал, что 97%
исследуемых аптечных организаций имеют автоматизированные рабочие места (в 1/3
из них автоматизированное рабочее место имеет только зав. аптекой).
В 48% аптечных организаций
используется программное обеспечение «еФарма2», по 21% приходится на
собственные разработки и программное обеспечение компании «1С», 7% аптечных
организаций оснащены программой «М-Аптека плюс» (рис.2).
Рис. 2 Программное обеспечение,
используемое в аптеках г.Хабаровска
Информационные системы имеют большие
возможности в области управления ассортиментом:
Автоматическое формирование
дефектуры (особенно эффективно, когда набор первостольником запроса посетителя
на клавиатуре кассового терминала, при отсутствии товара автоматически его
фиксирует как дефектурный);
Анализ продаж позволит определить
оптимальную частоту и величину заказа;
Максимальное сокращение времени от
поступления товара в аптеку до выкладки на полки;
Создание единого информационного
пространства для всех аптек сети.
Исследование выявило, что 9%
специалистов не используют возможности программного обеспечения для
формирования оптимального ассортимента; 91% используют данные возможности и
отмечают высокую эффективность информационных систем в формировании оптимального
ассортимента (рис. 3).
Рис.3 Использование возможностей
программного обеспечения для формирования оптимального ассортимента
Анализ осведомленности специалистов
в области информационных систем, представленных на российском рынке, дал
следующие результаты (рис.4):
наиболее осведомленными в области
информационных систем оказались специалисты возрастной категории до 30 лет;
меньшую осведомленность показали
специалисты 30-40 лет;
самая низкая осведомленность
наблюдалась у специалистов старше 40 лет.
Рис. 4 Осведомленность
фармспециалистов разных возрастных групп об информационных системах
Большинству опрошенных известны
такие информационные системы, как: «еФарма2», «1С:Розница 8. Аптека»,
«Фарм-Офис». Также было выявлено, что 57% респондентов имеют навыки работы
только с одним программным обеспечением, 23% - с 2 и более , 20% не имеют
навыков работы с программным обеспечением (рис.5).
Рис.5 Навыки работы с
информационными системами фармспециалистов разных возрастных групп
.2 Обзор программного обеспечения,
используемого для автоматизации аптечных организаций г. Хабаровска
2.2.1Программное обеспечение
компании «1С»
Фирма «1С» основана в 1991 году
российским предпринимателем Борисом Георгиевичем Нуралиевым. Название было
создано как название собственной поисковой системы: не более 1С (секунды)
требовалось для получения необходимой информации.
Изначально фирма имела в своем
составе совсем не много сотрудников, а первая бухгалтерская программа 1С была
написана как вспомогательная программа для работы с бухгалтерией. Благодаря
этой программе стало возможным автоматизировать процесс бухгалтерского и
налогового учета, что значительно повысило процент эффективности работы
сотрудников отдела бухгалтерии, и снизило количество ошибок в процессе
бухгалтерского учета налогов, что неизбежно при наличии человеческого фактора.
Вскоре она получила широкое
признание среди специалистов, и, уже через три года была начата разработка
франчайзинговой программы, а после и ныне известной системы «1С: Предприятие».
В 1996 году был выпущен первый
продукт системы «1С: Предприятие», призванный автоматизировать процесс
управления, и автоматизации ведения бизнес-процессов в целом на предприятиях
различных отраслей и видов деятельности.
На сегодняшний день, для
автоматизации деятельности фармацевтической организации данное программное
обеспечение существует в нескольких конфигурациях:
C: Розница 8. Аптека;
Аналит: Аптека 7.7;
C: Предприятие 8. Управление
аптечной сетью (разработана на базе типовой конфигурации "Управление
торговлей", редакция 11.0 системы программ "1С:Предприятие 8");
С: Рарус: Управление аптечной сетью;
С: Рарус: Аптека;
Конфигурации «1С: Розница 8.
Аптека», «Аналит: Аптека 7. 7», «1С: Рарус: Аптека» предназначены для
комплексной автоматизации торговой деятельности аптек, аптечных киосков и
аптечных розничных сетей, ориентированных на продажу лекарственных средств,
БАДов, средств гигиены, медицинских аппаратов и т.д.
Программное обеспечение «1C: Предприятие
8. Управление аптечной сетью» и «1С: Рарус: Управление аптекой» предназначены
для управления торговой деятельностью в компаниях, специализирующихся на
оптово-розничной торговле лекарственными препаратами, изделиями медицинского
назначения и прочими товарами фармацевтического рынка. Программы подходят как
для автоматизации центральных офисов аптечных сетей (Head Office), так и для
автоматизации крупных аптек (Back Office + Front Office).
Программное обеспечение компании
«1С» позволяет автоматизировать все этапы движения товара в аптечной
организации.
Первый этап. Приобретение и
получение товара от поставщиков. Программный продукт позволяет:
) Автоматически анализировать
прайс-листы поставщиков (рис.6), загружать цены поставщика (рис.7).
Рис.6 Анализ прайс-листов
поставщиков
Рис.7 Загрузка цен поставщиков
) Формировать заказы поставщикам:
- заполнение по минимальным
остаткам/ по выбранной группе;
- номенклатурой по обязательному
ассортименту;
- по прайс-листу поставщика;
- все у одного поставщика/ у разных
поставщиков (рис.8).
Имеется возможность корректировки
заказов и контроля состояния заказов (рис.9).
Рис.8 Формирование заказа
Рис.9 Контроль над состоянием
заказов
Второй этап. Приходование товара в
аптеке.
Приходование товара осуществляется
по электронным накладным.
Третий этап. Движение и изменение
товара внутри аптеки.
) Быстрый поиск товара.
Многоаспектная групповая
классификация. Любой товар может быть отнесен одновременно к нескольким группам
в нескольких классификаторах. Лекарственные средства могут быть отнесены
одновременно к нескольким группам, как по товарной, так и по
фармакотерапевтической классификации. При описании лекарственных средств, как
товара, используются официальные источники информации для пополнения словарей:
наименований товара, лекарственных форм, фасовок, дозировок, упаковок, а также
стран и заводов-производителей
) Ценообразование. При формировании
цены реализации учитываются:
- цена поставщика,
- цена изготовителя,
- цена по Государственному Реестру,
- процент наценки продавца (рис.
10).
Рис. 10 Ценообразование
) Посерийный учет лекарственных
средств.
Все лекарственные средства
учитываются с точностью до серии. Серия медикамента определяется уникальным
номером, сроком годности и окончанием срока действия сертификата (рис.11).
Рис.11 Посерийный учет лекарственных
средств
) Автоматизированный контроль сроков
годности и фальсификатов (рис. 12).
Рис.12 Контроль сроков годности и
фальсификатов
) Оптимизация складских запасов и
быстрая подготовка информацию для принятия решений на разных уровнях, провести
оптимизацию складских запасов и анализ товарооборота. В программном обеспечении
реализованы возможности просмотра остатков товаров на складах и автоматического
формирования ведомости товаров, готовых к поступлению и реализации.
Четвертый этап. Уход товара из
аптеки (к покупателю, поставщику).
Автоматизация кассовых операций
(рис.13).
) Оформление возвратов товаров от
покупателей (реализованы механизмы автоматического создания необходимых
документов при возврате "Не День в День" в режиме РМК).
Возможность использования процентных
скидок по дисконтным картам (накопительные скидки), скидки с разделением по
аптекам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия,
по количеству товара, по виду оплаты .[18]
Рис. 13 Автоматизированное место
кассира
Рис.14 Заказы и резервы покупателей
Стоимость программного обеспечения:
С:Розница8. Аптека - 22 000 руб.
Аналит: Аптека7.7. - 9 000 руб.
С:Предприятие8.Управление аптечной
сетью. - 28 000 руб.
С:Рарус: Управление аптекой. - 80
000 руб.
С: Рарус: Аптека. - 39 000 руб.
Дистрибьюторы в г. Хабаровске:
) «АИС»,
) «Софт-Сервис Амур»,
) «Автоматизация-ДВ»,
) «Логия»,
) Группа компаний «Проекты и
решения»,
) ИП Кутний А.Н.,
) «ПРОФИТ ДВ»,
) «АНИТ»,
) «Франчайзи Восток»,
) «Инфолайн Консалтинг»,
) «Русские Информационные Финансовые
Системы»,
) «Юлди»,
) «Дальсофт»,
) Консалтинговая компания
«Регламент»,
) «Инком»,
) «Эксперт»,
) «Солитек ДВ»,
) «КИТ»,
) «Бизнес-Информ»,
) «Инфо-Сервис»,
) «Хабаровскпресс»,
) «Центр автоматизации бизнеса»,
) «ИНФО-ТЕХНОЛОГИИ»,
) «Компьютерная служба HELP». [31]
.2.2 Программный продукт «еФарма 2»
Программный продукт «еФарма 2»
является разработкой компании «Спарго Технологии». Первые разработки
специалистов компании «Спарго Технологии» появились в пик активности развития
аптечного ритейла в России.
Первая система для автоматизации от
«Спарго Технологии» - «еФарма» решала первостепенные задачи: минимизировала
рутинные действия, формировала документы, оптимизировала приход товара и т.п.
Аптечный бизнес развивался очень динамично и, естественно, назрела
необходимость в полнофункциональной системе автоматизации.
Компания «Спарго Технологии» всегда
стремилась отвечать актуальным запросам аптечного бизнеса, поэтому не заставил
себя ждать новый продукт «еФарма 2». Основными преимуществами программы
являются: модульная система и возможность автоматизации бизнеса различного
масштаба.
Модульная система позволяет быстро и
оперативно интегрировать дополнительные модули программы в уже существующую
систему автоматизации. Таким образом, бизнес клиента свободно расширяется, а
программное обеспечение «подстраивается под него».
В настоящее время компания «Спарго
Технологии» реализует программный продукт «еФарма2» по нескольким направлениям
для каждого сегмента рынка:
"еФарма 2 - Лайт"
"еФарма2 - Аптека"
“еФарма2- Аптечный пункт”
"еФарма2 - Центральный
офис"
"еФарма2 - Центральный
офис-Лайт".
«еФарма2 - Лайт».
Подходит: для небольших аптек и
аптечных пунктов, не планирующих на первоначальном этапе вкладывать средства в
полную автоматизацию.
Преимущества: появляется возможность
значительно сэкономить время, при этом автоматизировать наиболее трудоемкие
бизнес-процессы.
Функциональные возможности: приход
товара; печать накладных и ценников; ведение склада; работа с электронными
накладными (позволяет производить автоматическую расценку товара ещё до его
прибытия); автоматическое формирование розничных цен; автоматическая подготовка
пакета необходимой первичной документации; ценообразование в соответствии с
законодательством.
Базовый комплект программы для аптек
«еФарма2-Лайт» включает следующие модули:
Ведение склада;
Расценка товаров;
Возможность формирования необходимой
первичной документации.
«еФарма2 -Аптека»
Подходит: единичным аптечным
учреждениям со стандартными или высокими требованиями к автоматизации.
Преимущества: полная автоматизация
хозяйственной деятельности аптеки; комплексная автоматизация единичных аптек
позволит оптимизировать ассортимент и цены, снизить издержки на ведение учета,
использовать один из самых удобных АРМ кассира, что позволяет улучшить
обслуживания покупателей, оперативно получать обновления программы без
обращения в службы поддержки.
Функциональные возможности: приход
товара (вручную или загрузкой электронных накладных); контроль товарного
запаса; отпуск товара населению; печать накладных и ценников, ведение склада;
расценка товаров; возможность формирования необходимой первичной документации;
ценообразование в соответствии с законодательств; ведение нескольких складов,
поддержка торгового оборудования, составление отчетности и аналитики по
накопленной базе данных; ценообразование в соответствии с законодательством.
«еФарма2 - Центральный офис»
Подходит: полноценный вариант
автоматизации, при котором все производственные процессы в аптеке образуют
замкнутый цикл решение для полной автоматизации центрального офиса аптечной
сети.
Преимущества: легко масштабируемый
программный продукт, с гарантированно качественным сервисом и возможностью
гибкой настройки под индивидуальные требования заказчика. Позволяет создать
единое информационное пространство для всех аптек, входящих в состав сети. Дает
возможность головному предприятию анализировать продажи, как по каждой из
аптечных организаций , работающих в рамках сети, так и по всей, качественная
лицензионная поддержка (получение регулярных обновлений, возможность обращения
клиентов по горячей линии).
Функциональные возможности: обмен
данными между всеми точками сети; полностью автоматизированные рабочие места
специалистов первых столов; достоверная информация о запасах товаров в отделе и
принадлежности товаров к различным категория и спискам; ведение различных типов
складов; поддержка правил ценообразования в соответствии с региональными
постановлениями; автоматическая расценка товаров; применение различных видов
скидок и возможность ведения расчетов по дисконтным картам; отпуск ЛС
населению; возможность формирования необходимой первичной документации;
составление отчетности и аналитики по накопленной базе данных; обмен данными
между подразделениями; автоматизированный расчет потребности в товарах на
основе анализа скоростей продаж; предоставление всей документации и отчетности
в центральный офис; уникальный механизм импорта-экспорта.[19, 21]
Программное обеспечение «еФарма2»
позволяет автоматизировать все этапы движения товара в аптечной организации.
Первый этап. Приобретение и
получение товара от поставщиков.
Формирование заказа на товар.
1) Контроль дефектуры.
Формирование дефектуры в ПО
«еФарма2» производится следующим образом: делается из главного меню
Учет/Дефектура. Выбираем анализируемый Период, Остаток товара (то есть товары,
остатки по которым меньше или равны введенному числу), Склад и контрагента в
поле Аптека.
На экран выводится список товаров,
по которым были движения за этот период, остаток которых меньше или равен
указанному количеству (рис. 15).
Рис. 15 Контроль дефектуры
2) Расчет минимального количества по
товарам.
) Рекомендуемые поставщики по
товарам.
Для разработанного базового
ассортимента можно автоматически подобрать рекомендуемых поставщиков. Для этого
открываем базовый ассортиментный план и выбираем команду Действия/подобрать
поставщиков. Открывается окно настройки рекомендуемых поставщиков.
Выбранные поставщики переносятся в
форму параметров Позиция ассортиментного плана.
) Расчет потребности.
Открываем из главного меню
Документы/Заказы/Заявки/Расчет потребности. Данная возможность отведена в
отдельный модуль. Расчет потребности делается по результатам анализа продаж, с
его помощью составляется список товаров, рекомендуемых к закупке, рассчитывается
нужное количество для заказа по каждому товару.
Для расчета можно выбрать нужные
параметры:
Периоды для анализа.
Cклады.
Виды расхода (чеки, расходные
накладные, перемещение товара).
Группы товаров.
Ассортиментный план. Потребность
может быть рассчитана по ассортиментному плану аптеки с учетом рекомендуемых
поставщиков.
Группы ABC. Разбивка на группы АВС
позволяет осуществить группировку ассортимента товаров по степени влияния на
общий результат продаж. В результате разбиения товаров можно уделять наибольшее
внимание, например, самым прибыльным товарным позициям (группа А при способе
расчета от суммы продаж) или самым расходуемым позициям (группа А при способе
расчета от количества продаж).
Скорость продаж.
Коэффициент сглаживания пиков
продаж. Устанавливается для скорости скорректированное количество продаж по
дням продаж. Позволяет учитывать частично или не учитывать вовсе случайные
всплески продаж.
Минимальное количество дней для
продаж. Если анализируется период из 10 дней, и интересуют те товары, которые
продавались не менее 3-х дней из 10, тогда в данном поле ставится цифра 3.
Способ расчета потребности:
а) товар остается в минимальном
количестве - минимальное количество товара добавляется к рассчитанной
потребности.
б) товар продается весь.
Количество дней потребности. Тот
период, на который мы рассчитываем потребность, с даты ее формирования.
Количество дней транспортировки
товара - смотрится период транспортировки товара и обеспеченность этого периода
остатком товара.
. Создание заявки.
Делается из главного меню
Документы/Заказы/Заявки. Открывается журнал [Заявки]. Создание новой заявки
производим выбором команды Добавить, открывается окно [Заявка]. Под закладкой
Документ выбираем Контрагента и Склад (рис.15).
Рис. 15 Создание заявки
Можно также создавать сводные
заявки, объединяющие несколько заявок, для удобства формирования заказа от
аптечной сети.
Второй этап. Приходование товара в
аптеке.
) Работа с журналом [Приходные
документы] (рис. 16).
В журнале [Приходные документы], по
отношению к приходным накладным, можно выполнить следующие действия (кнопка
Действия):
- Импорт.
- Автонакладные.
- Сформировать возврат поставщику.
- Экспорт накладной. При нажатии на
данную команду на экран выводится Сообщение с названием каталога, в который
экспортирован документ.
Проверить на брак. При выборе данной
команды программа сверяет строки накладной (по сериям сертификатов) на
принадлежность к списку забракованных лекарственных средств и выводит Отчет о
проверке наличия забракованных препаратов.
Рис. 16 Приходные документы
) Создание приходной накладной.
Чтобы создать приходную накладную
нужно нажать Добавить на панели управления, открывается окно [Приходная
накладная (Новый документ)]. В поле Кому отразится Контрагент и Склад, заданные
по умолчанию, следует заполнить поле От кого, выбрав контрагента из списка.
Заполняется поле Модель ценообразования - выбором модели из списка. Далее
выполняем Подбор товара (рис. 17).
Рис. 17 Создание приходной накладной
) Приходование товара, который
находится в пути.
Если пришла накладная на товар, а
товар должен прийти в ближайшее время, есть возможность создать приходную
накладную, определив условие Товар в пути - галкой (в окне [Приходная накладная
(Новый документ)]). Провести этот товар нельзя, а соответственно и оприходовать
на склад. Но в журнале [Товарные остатки] этот товар виден.
) Отслеживание заявок.
Если при формировании приходной
накладной есть необходимость вычитать количество пришедшего товара из
сформированных заявок, ставим галку в поле условия Отслеживать заявки (в окне
[Приходная накладная (Новый документ)]). Тогда в журнале [Заявки] при просмотре
печатной формы заявки в колонке Ожидается будет стоять количество с учетом
вычета уже поступившего товара.
) Импорт электронных накладных.
«Импорт электронных накладных» - это
приходование накладных поставщиков, представленных в виде файлов разных
форматов (рис. 18).
Рис. 19 Импорт электронных накладных
Производится расценка поступившего
по накладной товара, в соответствии с указанной моделью ценообразования.
Третий этап. Движение и изменение
товара внутри аптеки.
) Быстрый поиск товара.
На панели управления [Справочники
товаров] расположена стандартная система фильтров. Поиск товара можно
производить по части Наименования, части Производителя и части Вида товара.
Также поиск можно вести по Действующему веществу, Коду товара, Торговой марке,
Штрих-коду, Реестровой цене, признакам ЖНВЛС, ПККН, вписывая текст в
соответствующие поля или, устанавливая галки.
)