Технология работы с информационно-справочными документами
Введение
Большинство документов, создаваемых в организации, а также поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной организации.
В современном информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным.
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов <#"justify">1.3 Современные требования к оформлению
.3.1 В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.
Датой письма является дата его подписания.
Текст письма строят по схеме:
введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.
1.3.2 Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние - на обычном листе бумаги. Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат <#"justify">ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. / Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. / Унифицированная система информационно-справочной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. / Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. - С. 3.
ГОСТ Р 6.30-2003. / Унифицированная система информационно-справочной документации. Требования к оформлению документов. -
Делопроизводство и документооборот (Сиганова Т.В).
Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство» (2014 г.) <#"justify">Приложение А
ООО«СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
Об отсутствии замечаний и предложений
Уважаемый Валерий Иванович!
Сообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» замечаний и предложений не имеем.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Б
ООО«1С-БУХГАЛТЕРИЯ» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О программе и учебном плане семинара
Уважаемый Валерий Иванович!
Представляем Вам на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара «Электронные документы».
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение В
ООО«Хлебоком» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О принятии мер
Уважаемый Валерий Иванович!
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. № 12/42 Ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года. Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Г
ООО«Термика» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О проведении селекторного совещания
Уважаемый Валерий Иванович!
Сообщаем Вам, что 18 апреля 2010 г. в 11.30 по московскому времени Администрация Пермского края проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий. Совещание состоится в селекторном зале Администрации.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Д
ООО«Росгосстрах» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О продлении срока договора
Уважаемый Валерий Иванович!
Уведомляем Вас, что 17 февраля истекает срок договора о страховании основных производственных файлов Вашей компании. В связи с этим, предлагаем продлить срок действия названного договора в предусмотренном пунктом 5 порядке. Надеемся на взаимопонимание и оперативный ответ.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Е
ООО «Мурка» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О предоставлении услуг
Уважаемый Валерий Иванович!
Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10500 руб. Срок гарантийного обслуживания - один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании Мурка, позволяет значительно сэкономить на расходах на доступ в Сеть. Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8-499-127-34-88. Специалисты компании Мурка готовы ответить на любые ваши вопросы.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Ж
ООО«Сапожок» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О предоставлении информации
В связи с подготовкой рекламной кампании обуви «Весна - Лето 2011», запланированной на период с декабря 2014 г. по июнь 2015 г., просим Вас сообщить о возможности проведения Вашей компанией исследования известности в Москве и 2-3 региональных центрах России, на Ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение И
ООО«Форс» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О предоставлении документов
Уважаемый Валерий Иванович!
В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии актов за 26. 02.2015 г.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение К
ООО«Приборочка» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О предоставлении услуг
Уважаемый Валерий Иванович!
Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг. Стоимость мытья 1 кв. м поверхности - 15 руб.
Работы выполняются на объектах, расположенных в Москве и ближнем Подмосковье. Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств. Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Л
ООО«СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
Об участии в семинаре-практикуме
Уважаемый Валерий Иванович!
Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме «Методы защиты информации в информационных системах», который состоится 12 августа 2015 г.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение М
ООО«Энергетика» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О поставке электроусилителей
Уважаемый Валерий Иванович!
Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая - июня 2015 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с дня отгрузки товара.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Н
ООО «Энергия» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О проведении выставки
Уважаемый Валерий Иванович!
Приглашаем Вас посетить международную специализированную выставку «Мир климата-2015».Выставка работает с 10 по 29 апреля 2015 г. ежедневно с 09.00 до 18.00 часов по адресу: г. Москва, ул. Красноармейская, д. 17, корп. 2.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение П
ООО«Радуга» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О принятии мер
Уважаемый Валерий Иванович!
Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп Ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15, однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ. Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное отставание от установленных сроков. Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора Вам будут предъявлены штрафные санкции.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Р
ООО«КОТ» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О недостаче товара
Уважаемый Валерий Иванович!
Вашей фирмой 25.04.2010 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полной сумме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чём свидетельствует коммерческий акт от 28.04.2010 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение С
ООО«НефтеПром» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О согласии принять делегацию
Уважаемый Валерий Иванович!
Сообщаем Вам, что готовы принять делегацию представителей Вашего предприятия и ознакомить их работой САП «Нефтеперерабатывающий комплекс». Наиболее приемлемое время для визита - период с 15 по 30 июля этого года. Просим сообщить точное количество участников и их фамилии для бронирования мест в гостинице.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Т
Об отсутствии мест
Уважаемый Валерий Иванович!
В связи с тем, что более 200 номеров нашей гостиницы уже забронированы администрацией города для участников Международного информационного конгресса, который состоится 10-12 июля этого года, вынуждены отказать Вам в бронировании мест для Вашей компании. Предлагаем обратиться в Парк-отель «Высокогорье».
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение У
ООО«Интеплаза» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О поздравлении с днём строителя
Уважаемый Валерий Иванович!
Поздравляем Вас и коллектив Вашей компании с наступающим профессиональным праздником «День строителя»! Желаем Вам и Вашим сотрудникам успехов в достижении поставленных целей, плодотворной работы, процветания и благополучия.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Ф
ООО«СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О благодарности за проведение конференции
Уважаемый Валерий Иванович!
Благодарим коллектив вашего института за прекрасную организацию и проведение Международной научно-практической конференции «Информационное общество: проблемы межведомственного электронного взаимодействия». Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреждений и вузов страны.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Х
ООО«СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О выражении соболезнований
Уважаемый Валерий Иванович!
Для нас было огромным потрясением известие о скоропостижной смерти финансового директора Вашей компании господина Крупнова Валерия Яковлевича, который верно служил интересам компании многие годы. Передаем Вам свои соболезнования по поводу потери сотрудника.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Ц
ООО«СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О принесении извинений за задержку оплаты счета
Уважаемый Валерий Иванович!
Примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих для персональных компьютеров по договору № 28 от 12.03.2015, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что в дальнейшем подобного не повторится.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Ш
ООО«Читай-ка» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
Об издательстве книги
Уважаемый Валерий Иванович!
Просим Вас издать книгу «Эстетика. Курс лекций». Формат - 60x90/16, объем - 240 с., бумага офсетная № 1, тираж - 2000 экземпляров. Обязуемся оплатить услуги и предоставленные материалы не позднее 17.07.2015 г.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Щ
ООО«СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042
О подтверждении информации
Уважаемый Валерий Иванович!
Наша компания подтверждает предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в декабре этого года.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545
Приложение Э
ООО«СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 Рекомендательное письмо
Уважаемый Валерий Иванович!
Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник. Благодаря её усилиям у издания появились новые партнёры и рекламодатели.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
-545-546545