Документационное обеспечение управления. Деловое письмо
Содержание
1. Служебное письмо. Назначение, виды, требования к составлению и оформлению
. Составьте и оформите приказ по основной деятельности в данной управленческой ситуации
1. Служебное письмо. Назначение, виды, требования к составлению и оформлению
Классификация деловых писем
Письмо может выступать как форма официального общения между учреждениями, организациями и предприятиями и как обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов.
Поскольку деловая переписка представляет собой обмен информацией, то условно можно выделить четыре основных типа информационного обмена:
) передача информации (информирование);
) передача указаний;
) стимуляция, убеждение (корректировка и уточнение ранее переданных указаний или информации);
) сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации. [1, с. 93]
По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные. Последние направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.
По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.
Если внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами одной организации, состоящими в отношениях должностного соподчинения, то она называется служебной. Между разными предприятиями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению к друг другу, происходит обмен официальными письмами.
По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.
Требуют ответаНе требуют ответа*Письмо - запросСопроводительное письмоПисьмо - предложение Письмо - подтверждение Письмо - рекламация Письмо - напоминаниеПисьмо - обращение Письмо - предупреждениеПисьмо - извещениеПисьмо - заявление* - не требуют ответа письма, констатирующие свершившийся факт.
По особенностям композиции письма делятся на одноаспектные (посвященные решения одного вопроса) и многоаспектные (многоцелевые), рассматривающие несколько вопросов.
Одно аспектныемногоаспектные*Гарантийное письмоПисьмо - гарантия (+извинения)Письмо - приглашение**Письмо извещение (+гарантия + просьба)Письмо - извинение**Письмо - благодарность**Письмо - соболезнование*** Состоят обычно из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и содержат просьбу, извинение, гарантии.
** Относятся к этикетной переписке.
По структурным признакам деловые письма делятся на:
. Не регламентируемые (нестандартные), отражающие необычную ситуацию.
Письма можно разделить на формальные и неформальные с употреблением соответственно официально-делового и неофициального стиля изложения. [1, с. 94]
Оформление.
Каждый документ помимо текста содержит отдельные информационные элементы, которые нарываются реквизитами (подпись, печать, название документа и т. д.).
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации <#"justify">Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.[3, с. 105]
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. [2. с. 155]
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.
В письмах используют следующие формы изложения текста:
·от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
·от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
·от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 10 <#"justify">Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.
В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе <#"center">. Составьте и оформите приказ по основной деятельности в данной управленческой ситуации
Ситуация 1. В строительной организации «Запуск» выявлено нерациональное использование строительных отходов. При проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. Заведующему складом предложено организовать работу по реализации отходов частным лицам. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
ОАО «Запуск»
ПРИКАЗ
«7» мая 2015 г. №10
О результатах проверки деятельности склада
Во исполнение приказа СК "Запуск" от 7.05.2015г. № 10 была проведена комиссионная проверка деятельности склада пиломатериалов за период с 05.05.2015 по 06.05.2015. В ходе проверке установлено, что в нарушение правил «Сжигания отходов» от 01.01.2014, утвержденных, руководством склада допускался отпуск в котельную пиломатериалов длиной свыше 20 см (акт проверки от 06.05.2015 № 02). На основании изложенного
Приказываю:
. Принять к сведению, что приказом от 07.05.2015 № 10-к заведующему складом пиломатериалов А. В. Занозе объявлен выговор.
. Заведующему складом пиломатериалов А. В. Занозе:
. 1 обеспечить выполнение требований инструкции такой-то о порядке утилизации отходов деревообработки
.2 в срок до 15.05.2015 предоставить предложения по реализации крупных отходов деревообработки населению.
. заведующему котельной В.А.Забулдыгину усилить контроль за поступаемым топливным материалом.
. Контроль за выполнением приказа возложить на зам.директора по хозяйственной части П. П. Морковкину.
Директор Некрасов М. С.
С приказом ознакомлен :
начальник склада А. В. Заноза
зав. Котельной В. А. Забулдыгин
зам. Директора по ХЧ П. П, Марковкин.
3. Работница в связи с заключением брака изменила фамилию. В трудовой книжке, оформленной у данного работодателя, стоит прежняя фамилия.
В предложенном варианте внесите изменения в титульный лист трудовой книжки: измените фамилию на «Иванова». Предъявлено свидетельство о заключении брака серии АБ № 895431. Свидетельство выдано 20.03.2013 отделом ЗАГС администрации Дзержинского района г. Перми.
Фамилия Карелова изменена на фамилию Иванова на основании свидетельства о браке АБ № 895431 от 20.03.2013 выдано отделом ЗАГС администрации Дзержинского района г. Перми.Инспектор отдела кадров НЕКрасов Некрасов М. С. ТРУДОВАЯ КНИЖКА Фамилия _____Карелова______ Имя ____Инна______________ Отчество ___ Германовна______ Дата рождения ____31 марта 1975 г. (число, месяц, год) Образование высшее профессиональное Профессия, специальность __документовед Дата заполнения __01 ноября 2007 г__ (число, месяц, год) Подпись владельца книжки __Карелова__ М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек ______Сидорова
. Составьте письмо-претензию по следующей ситуации.
Ситуация 1. ООО «Конкорд» (ген.директор Добровольский Петр Ильич) - поставщик сырья для производства мебели ООО «Мебель». С 2 марта текущего года 10-15% от каждой партии сырья составляет брак. Убытки ООО «Мебель» в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. ООО «Мебель» требует полного возмещения убытков.
От ООО «Мебель» Кому: ООО «Конкорд»
Ул. Гагарина 45
ПРЕТЕНЗИЯ
Уважаемый Добровольский Петр Ильич!
В соответствии с Договором поставки сырья №34 от 21.11.2011г. ООО «Конкорд» отгружало в адрес ООО «Мебель» партии сырья. Со 2-ого марта текущего года 10-15% от каждой партии сырья составляет брак, акт соответствия № 51 от 2.03.2015г. Убытки ООО «Мебель» в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1млн. руб.
ООО «Мебель» требует полного возмещения убытков.
Заместитель директора Подпись М. С. Некрасов.
Использованная литература
1. Деловое письмо. Справочник: Справочник/ Т.М. ЛАГУТИНА Л.П. ЩУКО. - СПб.: Герда, 2003. -339 с.
. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.
. Итернет рессурс «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела». http://www.edou.ru/enc/razdel23/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=86#1