Специалист.
ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» возглавляет директор, назначаемый и освобождаемый от должности решением общего собрания учредителей ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» и действующий на основании Устава Общества.
Начальник лаборатории возглавляет аккредитованную измерительную лабораторию, являющуюся структурным подразделением ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» и действует на основании Положения аккредитованной измерительной лаборатории и должностной инструкции. В штатный состав измерительной лаборатории входят: инженеры-физики, специалисты по охране труда, специалисты по специальной оценке условий труда и инженеры. Выше обозначенные специалисты в своей деятельности руководствуются правилами внутреннего трудового распорядка и должностными инструкциями.
Сервис-менеджеры подчиняются непосредственно директору и являются ключевым звеном, в части документационного обеспечения взаимодействия между Заказчиками и ООО «НИИ «ТехЭкспертиза». Сервис-менеджеры, как и все специалисты компании, в своей деятельности руководствуются Правилами внутреннего трудового распорядка и должностными инструкциями.
Современные технологии работы, отлаженная система бизнес-процессов и отлаженная система документационного обеспечения управления позволяет ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» успешно реализовывать свои цели.
1.2 Анализ документного состава, регламентирующего деятельность ООО НИИ «ТехЭкспертиза»
Деятельность ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» регулирует большое количество законодательных и нормативно-методических актов, среди которых отдельной статьей идут документы, регулирующие общие вопросы хозяйствования (организация, осуществление деятельности с целью получения прибыли, реорганизация, ликвидация, предоставление форм отчетности в вышестоящий орган и т.д.).
ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, решениями Министерства труда и социальной защиты России и иных федеральных органов исполнительной власти решениями Тюменской области, а также Уставом ООО «НИИ «ТехЭкспертиза».
В частности нормы Гражданского кодекса РФ регулируют порядок взаимодействия ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» с другими хозяйствующими субъектами, порядок заключения договоров на оказание услуг или выполнение работ, порядок разрешения споров т.д.
Гражданский кодекс РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные и иные обязательства, а так же другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.
Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает различные виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений. Например, ст.51 Гражданского кодекса устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 16 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420 - 453 содержат общие положения о договоре - соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора.
Трудовой кодекс РФ является важной и неотъемлемой частью осуществления своих функций любой организацией, учреждением либо предприятием. Кодекс регулирует трудовые отношения, возникающие в процессе реализации должностных обязанностей любым работником организации, именно поэтому он является одним из самых необходимых законодательных актов в деятельности организации.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет в соответствии с гражданским кодексом РФ правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок реорганизации и ликвидации общества.
Ключевыми законодательными и нормативно-правовыми актами, на основе которых строится коммерческая и договорная деятельность ООО «НИИ «ТехЭкспертиза», являются:
. Федеральный закон «О специальной оценке условий труда», предметом регулирования которого являются отношения, возникающие в связи с проведением специальной оценки условий труда, а также с реализацией обязанности работодателя по обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда. Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые и организационные основы и порядок проведения специальной оценки условий труда, определяет правовое положение, права, обязанности и ответственность участников специальной оценки условий труда;
2. Федеральным законом № 52-ФЗ от 30.03.1999 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Настоящий Федеральный закон направлен на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения как одного из основных условий реализации конституционных прав граждан на охрану здоровья и благоприятную окружающую среду.
Положения настоящего Федерального закона распространяются на все организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в области производственного контроля и санитарно-эпидемиологический контроль на территории Российской Федерации.
. Положение о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании, утвержденным Постановлением правительства РФ № 554 от 24.07.2000 г. Основной задачей государственного санитарно-эпидемиологического нормирования является установление санитарно-эпидемиологических требований, обеспечивающих безопасность для здоровья человека среды его обитания.
Нормативными правовыми актами, устанавливающими санитарно-эпидемиологические требования, являются государственные санитарно-эпидемиологические правила (санитарные правила, санитарные правила и нормы, санитарные нормы, гигиенические нормативы), касающиеся конкретных областей деятельности.
4. Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий СП 1.1.1058-01. Настоящие санитарные правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 30 марта 1999 г. N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения", постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2000 г. N 554 "Об утверждении Положения о государственной санитарно-эпидемиологической службе Российской Федерации и Положения о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании".
Настоящие Санитарные правила предназначены для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих подготовку к вводу и/или производство, хранение, транспортировку и реализацию продукции, выполняющих работы и оказывающих услуги, а также для органов и учреждений государственной санитарно-эпидемиологической службы Российской Федерации, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор.
Эта группа документов в общем описывает процесс организации, работы с документами, документного состава, непосредственное осуществление деятельности и устанавливает основные требования к обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда, санитарно-эпидемиологической безопасности и т.д.
Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого учреждения.
.Нормативно - методическая база документирования деятельности ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» включает в себя:
.Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
.Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
.Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств, и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
.Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
.Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
.Государственные стандарты на документацию;
.Унифицированные системы документации;
.Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
.Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
.Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
.Нормативные документы по организации архивного хранения документов;
.Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности юридических лиц.
Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации. Будучи основным законом Российской Федерации, Конституция также определяет круг свобод и прав граждан в части осуществления ими своих коммерческих интересов.
Базовым законом информационного законодательства является Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который устанавливает отношения в сфере информационного обмена в едином информационном пространстве . Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Вопросы оформления многих документов в учреждении также находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи (Федеральный закон «О связи» , правила предоставления услуг телеграфной связи, почтовой связи, утвержденные постановлениями Правительства России), так как в своей деятельности ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» часто приходится обмениваться информацией путем переписки, а данное законодательство как раз содержит требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи.
Директор несет персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности учреждения. Вопросы, касающиеся хранения документов, нашли свое отражение в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации». Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами является Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 способствуют решению технологических задач документирования . Правила делопроизводства, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов .
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности . Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и обработку ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» большое значение придает использованию различных унифицированных систем документации, в частности, при оформлении договорных, оценочных и отчетных документов.
Кроме этого, разработано огромное количество методических рекомендаций по работе с документами в учреждении, которые содержат систематизированные сведения о требованиях к составлению и оформлению конкретных видов документов, о порядке работы с ними, правилах систематизации, хранения и использования документов в справочных целях. Методические рекомендации позволяют работникам организации овладеть специальной технологией, изучить законодательную и нормативно - методическую базу организации работы с документами, понимать юридический смысл и значение рассматриваемой документации, составлять и оформлять документы, освоить технические приемы работы с документами от момента их создания или получения до уничтожения или сдачи в архив.
Перечисленные законодательные и нормативно-методические акты позволяют грамотно строить документооборот организации, облегчают работу по подготовке, созданию и оформлению всех документов, создаваемых в Обществе.
В целом, характеризуя деятельность ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» можно отметить, что все работы, проводимые Обществом четко регламентируются нормативно-правовыми актами и все работники обязаны соблюдать данное законодательство при выполнении своих функций. Что касается деятельности связанной с документированием, следует отметить, что в целом состояние документационного обеспечения управления в учреждении удовлетворительное. Во многом это объясняется отсутствием четкой регламентации, в частности слабой нормативно-методической базы; также в учреждении отсутствует структурное подразделение, которое бы занималось работой с документами и в результате этого вся работа возложена на сервис-менеджеров; слабая автоматизация документирования деятельности, отсутствие специальных программ. Разработка и внедрение определенного пакета документов, призванных направить в нужное русло все документопотоки организации, значительно помогло бы в преодолении некоторой отсталости организации от стремительно развивающей системы документационного обеспечения в нашей стране.
ГЛАВА 2. РОЛЬ СЕРВИС-МЕНЕДЖЕРА В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ СПЕЦИАЛЬНОЙ ОЦЕНКИ УСЛОВИЙ ТРУДА И ПРОИЗВОДСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ, ПРОВОДИМЫХ ООО «НИИ «ТЕХЭКСПЕРТИЗА»
2.1 Должность сервис-менеджер. Обязанности, функции и роль в структуре ООО НИИ «ТехЭкспертиза»
Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В широком смысле слова «менеджер» многими справочными системами трактуется как руководитель или управляющий, отвечающий за определённое направление деятельности предприятия, например менеджер по персоналу, инвестиционный менеджер, менеджер по связям с общественностью, финансовый менеджер, риск-менеджер, бренд-менеджер, экаунт-менеджер, менеджер по продажам и так далее, управляющий проектом (менеджер проекта) или целой компанией (топ-менеджер). В последнее время к менеджерам причисляют всех лиц, ответственных за определённое направление, в том числе и неруководящих должностей. В этом случае, менеджер может быть приравнен к ответственному исполнителю, ведущему инженеру.
Должность же сервис-менеджера предполагает следующее значение: «Специалист фирмы, отвечающий за: организацию работы и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, производственных единиц, развитие и совершенствование производства, контроль объемов производства, качества продукции и услуг».
Сервис-менеджер - должность, характерная для предприятий различных отраслей и сфер предпринимательской деятельности. Это может быть торговля, где основной его задачей будет работа с клиентами, рекламная деятельность, где особо требуется именно индивидуальный подход к каждому клиенту и др.
Не столь важно, как будет называться эта должность - «менеджер по работе с клиентами», «менеджер по услугам», или «сервис-менеджер», главная цель - чтобы клиент был уверен, что его проблемы и потребности понятны и решаемы. Выгода предприятия от ощущения уверенности клиента в персональном внимании и партнерском отношении очевидна - он будет стремиться к сотрудничеству, тем самым увеличивая благосостояние - свое и предприятия.
Сервис-менеджер не только обеспечивает документационное обеспечение каждого клиента, но и сопровождает совместную работу, участвует в обсуждении итогов, оценивает перспективу дальнейшего взаимодействия.
ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» придает большое значение работе и, выполняемым функциям, сервис-менеджера. Так в должностной инструкции сервис-менеджера четко прописаны следующие должностные обязанности:
.Формирование пакета документов, необходимых для проведения Специальной оценки условий труда/Производственного контроля: протоколов измерений, карт аттестации, схем помещений по рабочим местам и т.д. ;
.Получение отчетной документации по проведению Специальной оценки условий труда/Производственному контролю от экспертов, в сроки установленные договором ;
.Передача подготовленной и отпечатанной документации по Специальной оценке условий труда /Производственному контролю на подпись начальнику лаборатории и сотруднику, проводившему измерения и оценку производственных факторов ;
.Подготовка пакета документов к отправке: заверение отчетов печатью, составление сопроводительного письма и т.д. ;
.Контроль отправки документов по Специальной оценке условий труда/Производственному контролю клиенту в сроки, установленные договором ;
.Контроль получения Клиентом отчетных и договорных документов .
Как мы видим из перечисленных должностных обязанностей сервис-менеджера, основной делопроизводственной функцией этого специалиста является сбор, обработка и последующая передача клиенту основного пакета отчетной документации.
Непосредственно процессом подготовки отчетной документации занимаются эксперты по специальной оценке условий труда и производственному контролю, так как для работы с этим видом документов необходимо иметь специальные разрешения и аккредитации в государственных надзорных органах.
Но не стоит умалять значения этого специалиста во всем цикле работы с клиентом в области проведения специальной оценки условий труда и производственном контроле. Совершенно очевидно, что этот специалист является связующим звеном между клиентом и Обществом. Это именно тот, специалист, который отвечает за успешную коммуникацию с клиентами на завершающем этапе договорных отношений.
.2 Специальная оценка условий труда и производственный контроль. Документный состав. Требования к оформлению
Специальная оценка условий труда - это единый комплекс последовательно осуществляемых мероприятий по идентификации вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса, оценке уровня их воздействия на работника с учетом отклонения их фактических значений от установленных нормативов (гигиенических нормативов) условий труда и применения средств индивидуальной и коллективной защиты работников .
Согласно Федеральному Закону № 426-ФЗ, принятому 28 декабря 2013 г. специальная оценка условий труда в 2014 году сменила процедуру аттестации рабочих мест на предприятиях. Согласно ему каждое рабочее место на государственных и частных предприятиях подлежит тщательной проверке, основным критерием которой является безопасность. Такая процедура включает в себя:
. Выявление на каждом рабочем месте факторов, могущих повлиять на жизнь сотрудника, при помощи всесторонней оценки условий труда;
.Определение уровня травмоопасности на производстве;
.Поверку наличия у сотрудников предметов индивидуальной защиты;
.Разработку для каждого конкретного предприятия комплекса специальных мер, позволяющих обеспечить максимальную защиту рабочих от производственных травм разной степени тяжести .
Предметом регулирования настоящего Федерального закона являются отношения, возникающие в связи с проведением специальной оценки условий труда, а также с реализацией обязанности работодателя по обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда .
Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые и организационные основы и порядок проведения специальной оценки условий труда, определяет правовое положение, права, обязанности и ответственность участников специальной оценки условий труда .
Качественное проведение специальной оценки условий труда открывает дополнительные возможности для развития организации. Исходя из результатов процедуры, определяется общий размер фиксированных страховых выплат в Федеральную Социальную службу. Эти средства идут на страхование жизни и здоровья сотрудников от производственных травм. Выполнение официальной проверки дает возможность руководству получать точную, объективную информацию о состоянии производства и заручиться государственной поддержкой при оформлении пенсий для сотрудников, получении лицензий на дополнительные виды деятельности. Выполнение всех необходимых условий процедуры позволяет сократить затраты на оснащение рабочих мест за счет Фонда Социальной защиты .
Федеральным законом установлены требования не только для организаций, которые обязаны провести специальную оценку условий труда рабочих мест своих сотрудников, но для организаций, проводящих специальную оценку условий труда.
Так ст. 19 определяет конкретный перечень требований, которым должна соответствовать организация, проводящая специальную оценку условий труда:
) указание в уставных документах организации в качестве основного вида деятельности или одного из видов ее деятельности проведение специальной оценки условий труда;
) наличие в организации не менее пяти экспертов, работающих по трудовому договору и имеющих сертификат эксперта на право выполнения работ по специальной оценке условий труда, в том числе не менее одного эксперта, имеющего высшее образование по одной из специальностей - врач по общей гигиене, врач по гигиене труда, врач по санитарно-гигиеническим лабораторным исследованиям;
) наличие в качестве структурного подразделения испытательной лаборатории (центра), которая аккредитована национальным органом по аккредитации в соответствии с законодательством Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации и областью аккредитации которой является проведение исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса, предусмотренных пунктами 1 - 11 и 15 - 23 части 3 статьи 13 настоящего Федерального закона.
Также законодатели предъявляют требования к экспертам организации, проводящим специальную оценку условий труда:
. К трудовой деятельности в качестве эксперта организации, проводящей специальную оценку условий труда, допускаются лица, прошедшие аттестацию на право выполнения работ по специальной оценке условий труда и имеющие сертификат эксперта на право выполнения работ по специальной оценке условий труда (далее - сертификат эксперта) .
. Аттестация на право выполнения работ по специальной оценке условий труда, выдача в результате ее проведения сертификата эксперта и его аннулирование осуществляются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации .
. Лица, претендующие на получение сертификата эксперта, должны соответствовать следующим требованиям:
) наличие высшего образования;
) наличие дополнительного профессионального образования, содержание дополнительной профессиональной программы которого предусматривает изучение вопросов оценки условий труда в объеме не менее чем семьдесят два часа;
) наличие опыта практической работы в области оценки условий труда, в том числе в области аттестации рабочих мест по условиям труда, не менее трех лет .
. Форма сертификата эксперта, технические требования к нему и инструкция по заполнению бланка сертификата эксперта устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.
Согласно ст. 15 Федерального закона результаты каждой специальной оценки условий труда должны быть зафиксированы на бумажном носителе, утверждены комиссией, создаваемой для этих целей на предприятии и представлены для ознакомления на общедоступных интернет - ресурсах:
. Организация, проводящая специальную оценку условий труда, составляет отчет о ее проведении, в который включаются следующие результаты проведения специальной оценки условий труда:
) сведения об организации, проводящей специальную оценку условий труда, с приложением копий документов, подтверждающих ее соответствие установленным статьей 19 настоящего Федерального закона требованиям;
) перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда, с указанием вредных и (или) опасных производственных факторов, которые идентифицированы на данных рабочих местах;
) карты специальной оценки условий труда, содержащие сведения об установленном экспертом организации, проводящей специальную оценку условий труда, классе (подклассе) условий труда на конкретных рабочих местах;
) протоколы проведения исследований (испытаний) и измерений идентифицированных вредных и (или) опасных производственных факторов;
) протоколы оценки эффективности средств индивидуальной защиты;
) протокол комиссии, содержащий решение о невозможности проведения исследований (испытаний) и измерений по основанию, указанному в части 9 статьи 12 настоящего Федерального закона (при наличии такого решения);
) сводная ведомость специальной оценки условий труда;
) перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась специальная оценка условий труда;
) заключения эксперта организации, проводящей специальную оценку условий труда .
. Отчет о проведении специальной оценки условий труда подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем комиссии. Член комиссии, который не согласен с результатами проведения специальной оценки условий труда, имеет право изложить в письменной форме мотивированное особое мнение, которое прилагается к этому отчету .
. Работодатель организует ознакомление работников с результатами проведения специальной оценки условий труда на их рабочих местах под роспись в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. В указанный срок не включаются периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха .
. Работодатель с учетом требований законодательства Российской Федерации о персональных данных и законодательства Российской Федерации о государственной и об иной охраняемой законом тайне организует размещение на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (при наличии такого сайта) сводных данных о результатах проведения специальной оценки условий труда в части установления классов (подклассов) условий труда на рабочих местах и перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась специальная оценка условий труда, в срок не позднее чем в течение тридцати календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда.
Производственный контроль - это комплекс процедур, направленный на обеспечение соблюдения юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями санитарно-эпидемиологических правил и норм, установленных действующим законодательством Российской Федерации . Реализация программы ПК гарантирует благополучное санитарно-эпидемиологическое окружение населения в соответствии со статьями 41, 42 Конституции РФ, в частности с правом на охрану здоровья и проживание в экологически чистом районе.
Основные нормативные акты, регламентирующие производственный контроль:
ФЗ № 52-ФЗ от 30.03.99 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»;
Положение о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании, утвержденным Постановлением правительства РФ№ 554 от 24.07.2000 г.;
Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий СП 1.1.1058-01.
Согласно Федеральному закону № 52-ФЗ юридические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, и индивидуальные предприниматели обязаны следить за соблюдением санитарно-эпидемиологических норм на рабочих местах сотрудников, а так же выполнять предписания различных органов надзора, выполняющих свои функции в данной сфере .
Производственный контроль является составной частью работ по охране труда в организации и представляет собой комплекс лабораторных исследований и испытаний используемого сырья, полуфабрикатов, готовой продукции и технологий производства, условий хранения, транспортировки, реализации и утилизации остатков. Кроме того, проведение контроля на предприятии позволяет следить за наличием разрешающих сертификатов компании, личных медицинских книжек, санитарных паспортов на транспорт и иных документов. При производственном контроле производятся медицинские осмотры, а так же аттестация должностных лиц и работников, чья деятельность связана с охраной труда.
Финальным этапом производственного контроля является составление отчетных документов, установленных законодательством и дальнейшее ведение учета и отчетности по вопросам, связанным с осуществлением контроля.
Производственный контроль включает в себя следующие пункты:
. Разработка программы производственного контроля (ППК) - документа, который содержит перечень профилактических и санитарно-эпидемиологических мероприятий, направленных на соблюдение требований соответствующих законодательных актов, с указанием сроков исполнения. В том числе :
физические факторы (температура, влажность и скорость движения воздуха, ионизирующие излучения и электромагнитные поля, шумы различной природы, освещение и так далее);
химические факторы (лекарственные средства и препараты, вредные вещества);
биологические факторы (рабочие места, производственные помещения, сырье, особое внимание уделяется новым технологическим процессам и продукции пищевого назначения);
состояние здоровья всех работников организации (подробнее о данном показателе
. Проведение лабораторных исследований, т.е. измерение и анализ показателей, отраженных в ППК .
. Наличие официального издания санитарных правил, методик и методов контроля параметров, отвечающих роду деятельности данного производства .
. Предусмотренные законодательством формы ведения отчетности о выполнении мероприятий производственного контроля .
. Контроль уполномоченными работниками за выполнением предусмотренных ППК санитарно-эпидемиологических мероприятий с целью своевременного выявления нарушений .
. Информирование органов самоуправления, учреждений санитарно-эпидемиологической службы, населения о возникших аварийных ситуациях, влекущих угрозу здоровью населения .
Таким образом, мы видим, что законодатели четко определили видовой документный состав, который сопровождает как специальную оценку условий труда, так и производственный контроль, проводимые на предприятиях. Все формы отчетов, карт аттестации и протоколов измерений утверждены и разработаны на федеральном уровне, что значительно упрощает работу организаций, проводящих Специальную оценку условий труда и Производственный контроль. Сводя к минимуму несоответствие, используемых документов, нормам законодательных и нормативно-методических материалов.
Однако стоит отметить, что состав документов, который сопровождает сбор, систематизацию и анализ информации, необходимой для проведения специальной оценки условий труда/производственного контроля, организации разрабатывают самостоятельно. Что зачастую ведет к видовому многообразию документного состава и различию требований к оформлению документов.
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕРВИС-МЕНЕДЖЕРА ООО «НИИ «ТЕХЭКСПЕРТИЗА»
3.1 Унификация состава и оформления документации, образующейся в деятельности сервис-менеджера ООО «НИИ «ТехЭкспертиза». Разработка унифицированных форм документов.
Основной задачей дипломного проектирования была подготовка предложения по усовершенствованию существующего процесса документирования и работы с документами, образующимися в деятельности сервис-менеджера. В процессе данного исследования были использованы следующие работы по рационализации делопроизводства: унификация и стандартизация.
В результате анализа документационного обеспечения деятельности сервис-менеджера были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:
Было выявлено отсутствие необходимых договорных и методических документов, таких как унифицированная форма Договора с приложениями на проведение специальной оценки условий труда, Инструкция по заполнению приложений к договору на проведение специальной оценки условий труда, Инструкция компании по действиям с конечными документами (результатами) проведенной специальной оценки условий труда.
Многие операции по созданию и оформлению документов многократно повторяемы в течение рабочего дня и однотипны, вследствие чего время на выполнение данного вида работ может быть сокращено, посредством разработки типовой унифицированной формы договора на проведение специальной оценки условий труда.
Договор (см. Приложение 1) - соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (согласно ст. 420 Гражданского кодекса Российской Федерации). При договоре от каждой стороны, как правило, требуется встречное удовлетворение.
Сторонами договора могут выступать как физические, так и юридические лица, включая различные публично-правовые образования (международные организации, государство, муниципальные образования и пр.). Используется в трёх значениях: договор как правоотношение; как юридический факт, порождающий обязательства; как документ, фиксирующий факт возникновения обязательств по воле его участников.
Деятельность ООО «НИИ «ТехЭкспертиза», как и любой другой коммерческой организации, не обходится без заключения различного рода сделок. Большинство из них завершается подписанием договора, который прописывает обязанности сторон и подтверждает серьезность намерений партнеров. К сожалению, в данном случае разработку и составление договора считают элементарным делом.
Обязанность по составлению Договора на проведение специальной оценки условий труда возлагается сервис-менеджерам, которые просто скачивают из сети Интернет готовый образец документа без соответствующей доработки. Подобное легкомыслие часто приводит к тому, что нарушаются условия сделки, возникают форс-мажорные ситуации, не предусмотренные в проекте, из-за которых компания терпит значительные убытки. Также в процессе работы по договору зачастую приходится обращаться за дополнительной информацией к клиенту, что значительно увеличивает срок подготовки договорной документации.
Описанию функций договора посвящено немало научных трудов, при этом следует отметить, что данный вопрос достаточно детально рассматривается в теории гражданского права. Однако, такой существенный элемент правового регулирования, как функции договора необходимо принимать во внимание и в практической деятельности, в том числе и при составлении договора.
Безусловно, при разработке конкретного договора можно пренебрегать социально значимыми функциями (инициативной функцией, функцией установления юридических связей, функцией саморегулирования) или функциями, специфичными для отличного вида договорных отношений (функцией инструмента тонирования хозяйственной деятельности, функцией закрепления необходимых для государства хозяйственных связей), но при этом, остается ряд функций, которые по моему мнению, необходимо учесть на этапе разработки формы договора и в процессе оформления договорных отношений.
- программно-координационные функции и функции распределения рисков. При составлении договора, следует принять во внимание, что договор должен играть роль алгоритма для каждой из сторон и являться своего рода планом мероприятий по выполнению обязательств, учитывающем возможности сторон, в том числе в разрезе временных или пространственных факторов. Результатом реализации программно-координационной функции должна стать выработка юридической программы взаимодействия контрагентов, отражающей основные моменты договорных обязательств. Функция распределения риска заключается во взаимовыгодном и приемлемом для каждой из сторон разграничении нагрузки от возможных неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в будущем;
- информационные функции (функции установления юридических требований) и функции предотвращения ошибок. Оформляя договорные отношения, необходимо точно зафиксировать свое волеизъявление и достигнутые соглашения, что должно избавить стороны от неверных или неточных толкований договора. Как следствие, реализация данной функции приводит к закреплению с высокой степенью точности прав и обязанностей сторон по договору. При этом в договоре фиксируется, помимо прав и обязанностей, критерии или признаки, которые должны определить надлежащее выполнение обязательств;
- защитные и гарантийные (обеспечительные) функции. Данная функция, при составлении договора, реализуется путем включения в систему договорных отношений неустоек или иных способов обеспечения обязательств (залог, удержание, задаток). Конечная цель данной функции - точное соблюдение сторонами всех условий договора и создание системы мер правовой защиты интересов договаривающихся сторон. Следует отметить, что данные функции применяются наряду с мерами защиты, предусмотренными гражданским законодательством, при этом стороны вправе определить дополнительные направления защиты, размер и пределы ответственности или дополнительные обеспечительные меры.
В числе специальных функций, которые следует учитывать при составлении договора, наибольший интерес представляет функция установления определенного правового режима договорных отношений. В первую очередь, данная функция актуальна при составлении смешанных видов договоров или договоров непоименованных в действующем законодательстве, а также внешнеторговых контрактов или корпоративных соглашений.
Реализация данной функции происходит путем выбора действующих в гражданском праве институтов, которые будут применяться к отношениям сторон. Стороны могут реализовать данную функцию путем прямого указания на конкретную систему правовых норм (договор подряда или возмездного оказания услуг; поручение или комиссия; аренда или безвозмездное пользование и т.д.), определить право, подлежащее применению или подсудность.
При этом, реализуя данную функцию при разработке договора, сторонам следует принять во внимание, что выбор того или иного правового института сопряжен не только с определенными гражданско-правовыми рисками, но и может быть тесно связан с различными налоговыми последствиями.
Условия, на которых достигнуто соглашение сторон, составляют содержание договора. По своему юридическому значению все условия делятся на существенные, обычные и случайные.
Существенными признаются условия, которые необходимы и достаточны для заключения договора. Для того чтобы договор считался заключенным, необходимо согласовать все его существенные условия. Договор не будет заключен до тех пор, пока не будет согласовано хотя бы одно из его существенных условий. В решении вопроса о том, относится ли данное условие договора к числу существенных, законодательство устанавливает следующие ориентиры.
Во-первых, существенными являются условия о предмете договора. Без определения того, что является предметом договора, невозможно заключить ни один договор.
Во-вторых, к числу существенных относятся те условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные.
В-третьих, существенными признаются те условия, которые необходимы для договоров данного вида. Необходимыми, а стало быть и существенными, для конкретного договора считаются те условия, которые выражают его природу и без которых он не может существовать как данный вид договора.
Наконец, в-четвертых, существенными считаются и все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Это означает, что по желанию одной из сторон в договоре существенным становится и такое условие, которое не признано таковым законом или иным правовым актом и которое не выражает природу этого договора.
В отличие от существенных, обычные условия не нуждаются в согласовании сторон. Обычные условия предусмотрены в соответствующих нормативных актах и автоматически вступают в действие в момент заключения договора. Это не означает, что обычные условия действуют вопреки воле сторон в договоре. Как и другие условия договора, обычные условия основываются на соглашении сторон. Только в данном случае соглашение сторон подчинить договор обычным условиям, содержащимся в нормативных актах, выражается в самом факте заключения договора данного вида. Предполагается, что если стороны достигли соглашения заключить данный договор, то тем самым они согласились и с теми условиями, которые содержатся в законодательстве об этом договоре.
К числу обычных условий возмездных договоров следует в настоящее время относить цену в договоре, если иное не указано в законе и иных правовых актах. В соответствии со ст. 424 ГК, если в договоре не определена цена, по которой оплачивается исполнение договора, то в предусмотренных законом случаях применяются цены (тарифы, расценки, ставки и т. п.), устанавливаемые или регулируемые уполномоченными на то государственными органами. В случаях, когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги.
К числу обычных условий следует относить и примерные условия, разработанные для договоров соответствующего вида и опубликованные в печати, если в договоре имеется отсылка к этим примерным условиям. Если такой отсылки не содержится в договоре, такие примерные условия применяются к отношениям сторон в качестве обычаев делового оборота, если они отвечают требованиям, предъявляемым гражданским законодательством к обычаям делового оборота.
К числу обычных условий относятся и те обычаи делового оборота, применимые к отношениям сторон, которые вступают в действие, если условие договора не определено сторонами или диспозитивной нормой.
Случайными называются такие условия, которые изменяют либо дополняют обычные условия. Они включаются в текст договора по усмотрению сторон. Их отсутствие, так же как и отсутствие обычных условий, не влияет на действительность договора. Однако в отличие от обычных они приобретают юридическую силу лишь в случае включения их в текст договора. В отличие от существенных, отсутствие случайного условия лишь в том случае влечет за собой признание данного договора незаключенным, если заинтересованная сторона докажет, что она требовала согласования данного условия. В противном случае договор считается заключенным и без случайного условия.
Унифицированная форма договора разрабатывается на основе законов Российской Федерации, нормативных и правовых актов в области информатизации, документации, организации делопроизводства и с учетом специфики деятельности организации.
Разработка унифицированной формы договора включает следующие этапы:
- предпроектное обследование;
- выбор формы Договора (поименованный или непоименованный Договор);
- формирование структуры Договора;
- отбор необходимых документов для включения в приложения к Договору;
- сбор и анализ материалов;
- составление Договора;
- утверждение и внедрение Договора.
В ходе предпроектного обследования разработчик Договора:
-определяет круг задач, которые должны быть отражены в Договоре;
-формирует структуру Договора;
-производит выбор наиболее целесообразной формы Договора с учетом специфики деятельности организации, а также конкретных задач, решаемых разработкой Договора;
-определяет список Приложений для включения в Договор.
Основными при создании Договора считаются несколько этапов:
- Предварительная подготовка.
На данном этапе собирается информация о предполагаемых участниках сделки, разрабатывается примерная структура договора.
Разработка унифицированной формы договора.
В этот период происходит анализ всех обстоятельств, которые могут повлиять на выполнение обязательств, устанавливаются оптимальные сроки, в течение которых сделка должна быть завершена. Кроме того, в различной проекции рассматриваются взаимоотношения сторон в период всего периода действия договора.
Утверждение унифицированной формы договора.
На данном этапе происходит утверждение разработанного проекта договора, устраняются возможные разногласия или неточности.
По общему правилу, Договор составляется в письменной форме и содержит пункты, в которых отражаются сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.
Для установления последовательности расположения пунктов в Договоре необходимо выбрать вид внутренней структуры, которая определяет группировку сведений по соответствующим разделам. Структура
Пунктами Договора зачастую являются:
наименование договора (договор аренды, купле-продажи, поставки и т.д.), дата и место подписания договора, полное фирменное название (либо ФИО) контрагента, название сторон по договору (продавец, заказчик, покупатель и т.д.);
предмет договора, обязанности и права сторон по договору, цена договора, порядок расчетов, сроки выполнения;
дополнительные условия договора (срок действия договора, ответственность, порядок разрешения споров и др. условия);
прочие условия договора (законодательство, регулирующее отношения сторон и др.);
реквизиты сторон, количество экземпляров, подписи сторон.
Перечень разделов унифицированной формы Договора на проведение специальной оценки условий труда, построенного по функциональному принципу включает:
. Предмет Договора
. Стоимость (договорная цена) и порядок расчетов
. Обязанности сторон
. Срок действия и ответственность сторон
. Заключительная часть
. Юридические адреса и реквизиты сторон.
В раздел «Предмет договора» включены практически все существенные условия Договора, так как этот раздел является основополагающим. И уже на основании информации изложенной в этом разделе строится структура всей унифицированной формы Договора на проведение специальной оценки условий труда с приложениями.
Раздел «Стоимость (договорная цена) и порядок расчетов» также является существенным в данном случае, так как не включение его в основные разделы договора предполагает, что «…в случаях, когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги». Политика ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» гарантирует лояльность и индивидуальный подход к каждому клиенту, в связи, с чем стоимость услуг рассчитывается в частном порядке для каждого случая.
Разделы «Обязанности сторон» и «Срок действия и ответственность сторон» являются обычными условиями договора, так как по умолчанию положения этих разделов диктуются нормами Гражданского законодательства. Но по общему правилу основные положения статей Гражданского кодекса включаются в разделы договора.
Раздел «Заключительные положения» включены случайные условия договора, которые являются существенными только для сторон договора, но никоим образом не затрагивающие нормы законодательства, регулирующего договорную деятельность.
Раздел «Юридические адреса и реквизиты сторон» включает в себя полные реквизиты сторон, которые позволяют их идентифицировать, как участников гражданско-правовых отношений.
Результатом создания и внедрения Унифицированной формы Договора на проведение специальной оценки условий труда с Приложениями является, унификация, которая должна привести:
üк сокращению количества, применяемых форм документов в работе сервис-менеджера;
üсокращение времени на их подготовку и оформление.
Согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по ДОУ, время на подготовку и оформление документа по традиционной технологии составляет 25,1 часа (средний показатель).
Но так как автор дипломного исследования предложил ввести Унифицированную форму Договора на проведение специальной оценки условий труда с Приложениями не только в бумажном, но и в автоматизированном режиме, нормативы времени будут сокращаться. Локальные сети организации предполагают доступность вышеуказанного документа на каждом автоматизированном рабочем месте (АРМ), что позволяет каждому работнику организации, использующему в своей деятельности ПК, непосредственно создавать и оформлять документы.
Экономический эффект от автоматизированной подготовки Договора на проведение специальной оценки условий труда с Приложениями складывается из двух составляющих. Во-первых, это повышение качества управленческих решений, получаемых с помощью АРМ. Во-вторых, это эффект, полученный за счет сокращения трудоемкости выполнения личной работы сервис-менеджеров.
Важным доводом в пользу автоматизированной подготовки Договора на проведение специальной оценки условий труда с Приложениями является повышение оперативности выполнения работ по подготовке и оформлению документов на АРМ, по сравнению с традиционным режимом работы. (15,0 часа - средний показатель).
Для окончательного подсчета экономической эффективности проекта необходимо выделить затраты на выполнение работ. Сюда входят следующие виды затрат:
üвременные затраты (время на выполнение отдельных процессов);
üлюдские затраты (количество человеко-часов, затраченных основными специалистами на этот вид работы);
üфинансовые затраты (стоимость работ по печати документов, тиражирование отдельных видов документов и т.д. ).
Поэтому, учитывая все вышесказанное, оценку эффективности можно определить как конечный результат комплекса работ, позволяющих получить информацию о затратах и результатах.
В оценочном процессе различают следующие основные элементы.
Объект оценки. Учитываю специфический характер управленческого труда и его неоднозначное влияние на конечные результаты, оценку эффективности следует производить комплексно, выделяя при этом следующие объекты оценки:
üколлектив работников;
üиндивидуальный работник.
Назначение оценки. Целью оценки является достижение высоких конечных результатов. Достижение цели связано с использованием результатов оценки коллективного и индивидуального труда.
Сравнительная экономическая эффективность рассчитывается прямым счетом как экономия затрат (условно- постоянной части накладных расходов в заработной плате управленческого персонала с начислениями) на содержание аппарата системы управления в проектном (Зпр) и в базовом вариантах (Зб):
Эср= Зпр - Зб
Э= Р/З
Эффективность технологических процессов, использования рабочей силы организации, заложенных проектом и материализованных в условиях организации труда, является только потенциальной возможностью. На стадии организационного проектирования этот экономический эффект является расчетным и в дальнейшем может значительно отличаться от реальной действительности.
Сущность эффективности организационного проекта связана, во-первых, со степенью результативности проекта, а во-вторых, с экономичностью проекта, т.е. минимальным объемом затрат на создание и внедрение данного проекта.
Основные параметры эффективности организационного проекта это совокупность критериев, характеризующих эффективность данного проекта. Критерием эффективности принято называть один показатель, наиболее полно характеризующий уровень эффективности, имеющий не только количественную, но и качественную определенность. В качестве критерия могут выступать различные показатели, например, максимальная прибыль от внедрения организационного проекта на единицу ресурсов. В наибольшей мере требованиям оценки эффективности организационного проекта, в частности его экономической эффективности, отвечает такой показатель, как производительность труда.
Методы оценки эффективности организационного проекта предполагают расчет сравнительной (относительной) эффективности организационного проекта, а также расчет социально-экономической эффективности, которая может выражаться в таких показателях, как условия и безопасность труда, утомляемость. В ряде организационных проектов социально-экономическая эффективность может быть решающим фактором их реализации. Методы расчета показателей социально-экономической эффективности дополняют методы расчета сравнительной эффективности, делая оценку эффективности более системной и комплексной.
Определение выбора критерия, выбора альтернативного варианта организационного проекта зависит от конкретных особенностей организации, ее принадлежности и стратегической направленности; от характера организационного проекта.
Анализ альтернативного варианта является необходимым условием принятия решения о его использовании. Анализ предполагает определение достоинств и недостатков организационного проекта, сравнение его параметров с заданными критериями.
Таким образом, рассмотренные теоретические выкладки расчета экономического эффекта служат некими предпосылками для их практического применения. Поэтому автор дипломного исследования счел необходимым рассчитать действительно ли эффективность теоретическая остается таковой на практике.
Как уже говорилось выше, более объективным считается данный вид формулы Э=Р/З , где результаты делопроизводственной деятельности организации (Р) противопоставляются затратам на содержание работ. Для того, чтобы расчеты были верны и показали нам действительное положение дел необходимо определить, что будет являться затратами на содержание работ, а что результатами делопроизводственной деятельности организации. Но не следует также забывать, что мы рассчитываем не столько реальный экономический эффект (в денежном эквиваленте), сколько пытаемся подтвердить тот факт, что временные затраты по оформлению, составлению и работе с документами сократятся в несколько раз. Так как, автор данного дипломного исследования предложил внедрение Унифицированной формы Догвоора на проведение специальной оценки условий труда с Приложениями в электронном варианте, то целесообразно было бы расчеты проводить в соответствии с нормами на работы на автоматизированном рабочем месте.
Итак, затратами на содержание работ являются:
1.Подготовка Договора на проведение специальной оценки условий труда с Приложениями с различным объемом позиций (объем одной позиции 200 знаков/символов), например, объем позиций - 80, норма времени (часы) - 44,0ч.(за основу взят средний показатель);
Результатами делопроизводственной деятельности организации будут:
1.Разработка типовых текстов управленческих документов - 107,91ч.;
2.Разработка трафаретных текстов - 3,1ч.;
.Согласование документа - 0,31ч.;
.Утверждение документа - 0,35ч. (взят средний показатель при количестве листов равного 3);
.Печатание документов - 0,45ч. (количество печатных листов равно 3);
.Регистрация документов - 0,074ч.
.Учет документов - 0,628ч. (включено заполнение учетных форм документов, передача учетных сведений руководителям);
.Контроль исполнения документов - 2,47ч. (включены все стадии контроля).
Путем простых вычислений получаем Р=115,292 ч., а З=44 ч., таким образом
Э=115,292/44=2,6 ч.,
итоговая цифра указывает нам на то, что в среднем экономится до 2,6часа при работе на автоматизированном рабочем месте.
Для того, чтобы убедиться в том, действительно эта цифра говорит об экономии или же наоборот, следует обратиться к традиционным технологиям ведения делопроизводства. Расчеты строятся по той же схеме, но нормы на работы предполагают «ручную» обработку документов:
Р=115,582ч., З=657,82ч., в таком случае
Э=115,582/657,82=0,18ч.
Посредством прямых математических вычислений можно увидеть, что 2,6-0,18=2,42ч., следовательно, экономический эффект, точнее временной эффект, был достигнут.
Для большей наглядности можно привести процентное соотношение полученной разницы. Для этого за эталонные 100% в обоих случаях были взяты результаты делопроизводственной работы организации в целом, что позволило высчитать каков процент полученных сэкономленных часов от общего числа часов, затрачиваемых на производство данного вида работ.
При автоматизированной технологии:
ч.=100%
,6ч.=? %
44 х 2,6/100=1,14%
При традиционной технологии:
,582ч.=100%
,18ч.=? %
115,582 х 0,18/100=0,2%,
следовательно, 1,14%-0,2%=0,94% . То есть, экономия времени при автоматизированной технологии увеличилась на 0,94% по сравнению с традиционными методами работы.
Таким образом, согласно приведенным расчетам, внедренные Унифицированной формы Договора на проведение специальной оценки условий труда с Приложениями будет оправдывать свое назначение.
.2 Порядок разработки методических документов ООО «НИИ «ТехЭкспертиза»
Инструкция по заполнению приложений к Договору на проведение специальной оценки условий труда.
Богатый опыт внутрифирменной подготовки документов для проведения специальной оценки условий труда, предполагает создание Инструкции по заполнению приложений к Договору на проведение специальной оценки условий труда (Приложение 2).
Изложение технологии создания этих документов представляет собой элементы проектирования оптимальной модели действия при подготовке клиентом документов для проведения специальной оценки условий труда.
Документ должен быть хорошо структурирован, написан в соответствии с действующими законодательными, которое прпедусматривает состав документов для проведения специальной оценки условий труда, и нормативно-методическими материалами. При разработке Инструкции по заполнению приложений к Договору на проведение специальной оценки условий труда (Инструкция по заполнению приложений) необходимо обеспечить единый подход к формулировке содержания Приложений и последовательности их заполнения.
Разработка Инструкции по заполнению приложений осуществляется следующим образом:
I этап «Интервьюирование заинтересованных лиц, консультации с экспертами». Первым этапом в процессе подготовки Инструкции по заполнению Приложений является опрос сотрудников/экспертов. Процесс интервьюирования и консультаций продолжается до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение о том, что должно быть включено в Инструкцию.
IIэтап «Детальный анализ содержания Инструкции на основе мнения клиентов». Второй этап начинается с более детального анализа содержания Инструкции по заполнению Приложений, например, работа с пилотным вариантом инструкции при заполнении приложений к Договору на проведение специальной оценки условий труда несколькими заказчиками. Этот метод позволит увидеть насколько читабельна и понятна Инструкция. Другой метод предусматривает сбор такой информации посредством интервьюирования клиентов по телефону после заполнения приложений к Договору на проведение специальной оценки условий труда с помощью Инструкции. Еще один метод заключается в том, что клиента просят заполнить вопросник (анкету). Процесс разработки Инструкции по заполнению приложений, как правило, объединяет все эти методы.
III этап «Внедрение Инструкции по заполнению приложений». На этом этапе корректируются созданные стандартные алгоритмы. На последнем этапе Инструкция по заполнению приложений согласовывается и утверждается.
Инструкция по заполнению приложений к Договору на проведение специальной оценки условий труда включает в себя:
·общие положения;
·этапы заполнение Приложения 1;
·этапы заполнения Приложения 2.
В разделе «Общие положения» приводится точное, краткое, недетализированное объяснение назначения инструкции. Информация для этого может быть получена на основании ответов на следующие вопросы:
·С какой целью разработана инструкция?
·Какие требования предъявляются к оформлению приложений?
Разделы «Порядок заполнения Приложения № 1» и «Порядок заполнения Приложения № 2» являются одним из важнейших элементов Инструкции. Эти разделы содержать попунктное описание алгоритма заполнения приложений.
Инструкция компании по действиям с конечными документами (результатами) проведенной специальной оценки условий труда.
В целях упорядочения организации работы по предоставлению клиентами ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» подготовленных отчетов в Государственную инспекцию труда в Тюменской области и установлению обязательных требований к последовательно реализуемым в рамках проведения специальной оценки условий труда процедурам, разработана Инструкция компании по действиям с конечными документами (результатами) проведенной специальной оценки условий труда (см.: Приложение 3).
В идеале, в каждой организации, которая занимается предоставлением услуг по специальной оценке труда должна быть разработана подобная инструкция. Необходимо это для того, чтоб клиент, получив отчет об успешно проведенной специальной оценке условий труда, своевременно:
предоставил документы в Государственную инспекцию труда Тюменской области;
разместил информацию на своих интернет - ресурсах, при их наличии, о том, что специальная оценка условий труда на предприятии проведена;
ознакомил всех сотрудников компании с результатами проведенной специальной оценки условий труда под роспись.
Разработка данного вида инструкций принципиально ничем не отличается от разработки других видов инструкций, необходимо также обеспечить единый подход к ее структуре, последовательность изложения, также допускается внесение «оригинальных» элементов, если того требует специфика выполняемых работ (отрасль деятельности организации).
Инструкция компании по действиям с конечными документами (результатами) проведенной специальной оценки условий труда разрабатывается на основе законодательных и подзаконных актов РФ (Федеральный закон «О специальной оценке условий труда», Федеральнымй закон «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения») методических рекомендаций («Положение о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании», «Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий», «Методика проведения специальной оценки условий труда. Классификатор вредных и (или) опасных производственных факторов, формы отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкции по ее заполнению») и т.д.
Структура Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан содержит следующие элементы:
1)Понятия и сокращения;
2)Нормативная документация;
)Список предоставляемых документов от ООО «НИИ ТехЭкспертиза» по результатам СОУТ;
)Предварительная проверка документов;
)Действия по получению итоговых документов.
В разделе «Понятия и сокращения» устанавливаются требования к терминологии, используемой в Инструкции. В данном разделе перечисляются все условные обозначения, принятые автором.
В разделе «Список документов предоставляемых ООО «НИИ ТехЭкспертиза» по результатам СОУТ» приводится исчерпывающий перечень документов, которые, согласно ст.15 ФЗ «О специальной оценке условий труда» компания, предоставляющая услуги по проведению специальной оценки условий труда, обязана предоставить компании - Заказчику. В разделе «Предварительная проверка» оговариваются условия, при которых первичной приемкой выполненных работ по специальной оценке условий труда является, предварительная проверка документов, сопровождающих специальную оценку условий труда.
Раздел «Действия по получении итоговых документов» регламентирует обязанность клиента - Заказчика выполнить ряд действий, связанных с уведомлением надзорных органов и ознакомления под роспись сотрудников компании с результатами специальной оценки условий труда.
В дальнейшем, в случае внесения изменений в законодательные акты, регулирующие специальную оценку условий труда, составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, необходимые им в связи со спецификой работы организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических основ, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Каждое подразделение и сотрудник компании несут свою делопроизводственную функцию.
Делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.
При подведении итогов проделанной работы у автора сложилось мнение об информационно - документационной составляющей деятельности сервис-менеджера ООО «НИИ «ТехЭкспертиза». Если рассматривать процесс документирования в узком смысле, то под ним понимается «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
В случае рассмотрения документирования в широком смысле, с позиции менеджмента и юриспруденции, то оно выполняет функцию обеспечения принятых управленческих решений юридической силой.
Выявленная на основе анализа нормативно-правовых и методических актов, исследований по теме настоящей дипломной работы совокупность правил документирования деятельности сервис-менеджера ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» как раз и выполняет функцию придания юридической силы решений стратегического и оперативного управления.
Особенности подготовки, составления и оформления документов ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» определяется спецификой сферы деятельности организации, особенностями ее правого положения и организационного построения.
Разработанные автором и предложенные с целью внедрения в деятельность сервис-менеджера ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» нормативно-методические документы подразумевают совершенствование документационного обеспечения по четырем направлениям. Проект унифицированных форм приложений к договору на специальную оценку условий труда и Инструкции по заполнению приложений к договору на специальную оценку условий труда представляет собой пособие по привидению к единообразию процедур документального оформления информации и данных. Внедрение Инструкции по действиям с конечными документами (результатами) проведенной специальной оценке условий труда позволит установить единую для всех клиентов компании последовательность действий по окончании проведения специальной оценки условий труда. Это в значительной степени облегчит работу сервис-менеджеров и разъяснит клиентам порядок передачи результатов специальной оценки условий труда в надзорные органы. Поэтому идеальным вариантом представляется одновременное внедрение в деятельность сервис-менеджера ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» Проект унифицированной формы Договора на специальную оценку условий труда с Приложениями, Инструкции по заполнению приложений к договору на специальную оценку условий труда и Инструкции по действиям с конечными документами (результатами) проведенной специальной оценке условий труда.
Практическая значимость настоящего исследования объясняется тем, что оно изначально ориентировано на выявление особенностей документирования деятельности конкретного сотрудника ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» и разработку как унифицированных форм документов, так и инструктивных материалов по проведению определенного рода работ. Это, в свою очередь, предоставляет возможность применения отдельных положений данного дипломного исследования в деятельности ООО «НИИ «ТехЭкспертиза».
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ИСТОЧНИКИ
1.Конституция Российской Федерации.- URL: #"justify">ЛИТЕРАТУРА
27.Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. СПб. -2011.-178 с.
28.Карташов Б.И., Орлов В.В. Документация и документооборот. - Учебное пособие. - В ТУЗ-ЛИЗ, -2007.-345 с.
29.Степанова С. А. Комментарии к Гражданскому кодексу Российской Федерации.- Степанова С.А. - М.- 2012. - 465 с.
30.Залесский В. В. Комментарии к федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.- В. В. Залесский.- 2013.- 245 с.
31.Круглова Н. Ю. Хозяйственное право. Н.Ю. Круглова - СПб. - 2009. - 360 с.
.Журавлева М. В. О регистрации распорядительных документов/ М. В. Журавлева. Секретарь-референт. - 2013. - № 2. - 22 - 26 с.
.Журавлева М. В. Об основаниях и приложениях к приказам, праве подписи приказов и ознакомлении с ними / М. В. Журавлева. Секретарь-референт. - 2013. - № 1. - 19 - 23 с.
.Задорина Ю. С. Доверенность на право представлять интересы / Ю. С. Задорина. Секретарь-референт. - 2012. - № 12. - 17 - 24 с.
.Кожанова Е. Н. Локальные нормативные акты организации / Е. Н. Кожанова. Секретарь-референт. - 2013. - № 12. - 17 - 23 с.
.Полоса Е. Л. Согласование и регистрация приказов / Е. Л. Полоса. Секретарь-референт. - 2012. - № 9. - 36 - 39 с.
.Росол С. В. Оформляем проведение рекламной компании / С. В. Россол. Секретарь-референт. - 2013. - № 10. - 24 - 28 с.
.Янковая В. Ф. Процедура подготовки локальных нормативных правовых актов организации/ В. Ф. Янковая. Секретарь-референт. - 2012. - № 10. - 34- 29 с.
.Янковая В. Ф. Где и как ставить печати / В. Ф. Янковая. Секретарь-референт. - 2012. - № 9. - 17- 28 с.
.Янковая В. Ф. Составляем краткий протокол оперативного совещания / В. Ф. Янковая. Секретарь-референт. - 2012. - № 2. - 17- 23 с.
.Янковая В. Ф. Нормативное регулирование работы с электронными документами в управлении / В. Ф. Янковая. Секретарь-референт. - 2013. - № 7. - 17- 21 с.
.Янковая В. Ф. Нормативное регулирование делопроизводства / В. Ф. Янковая. Секретарь-референт. - 2013. - № 4. - 17- 23 с.
.Официальный сайт ООО НИИ «ТехЭкспертиза» -. URL: http://www.tehexpert.su/ (дата обращения 20.10.2014).
.Свободная энциклопедия «Википедия» - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/ (дата обращения 20.0.2014).