Анализ БД 'Абитуриент' с разработкой автоматизированной системы подачи заявлений 'Абитуриент Online'

1. Информация о предприятии

Для организации приема документов от поступающих в федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный машиностроительный университет (МАМИ)» (далее по тексту - университет), проведения вступительных испытаний и зачисления в состав студентов лиц, прошедших по конкурсу, формируется приемная комиссия. Основной задачей приемной комиссии является обеспечение соблюдения прав граждан на образование, установленных законодательством Российской Федерации, гласности и открытости порядка проведения всех процедур приема, объективности оценки способностей и склонностей поступающих.

Приемная комиссия в своей работе руководствуется:

законодательством Российской Федерации в области образования;

приказами и распоряжениями Министерства образования и науки Российской Федерации и Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки;

ежегодно утверждаемыми Правилами приема в университет;

Уставом Университета машиностроения, настоящим Положением и другими локальными правовыми актами университета;

иными законодательными актами Российской Федерации.

Состав приемной комиссии университета утверждается приказом ректора, который является председателем приемной комиссии. Председатель приемной комиссии руководит всей деятельностью приемной комиссии и несет ответственность за выполнение установленных контрольных цифр приема, соблюдение требований законодательных актов и нормативных документов по формированию контингента студентов, определяет обязанности ее членов и утверждает план работы приемной комиссии. Заместителем председателя приемной комиссии назначается проректор по учебной работе. В состав приемной комиссии входят проректоры университета, директора институтов, ответственный секретарь приемной комиссии, технический секретарь приемной комиссии, представители общественных организаций университета (по согласованию), директора филиалов и представительств университета. Директора филиалов Университета машиностроения являются заместителями председателя приемной комиссии по филиалу. Заместители председателя приемной комиссии по филиалу имеют право утверждать пофамильные списки поступающих, участвующих в конкурсе на поступление в филиал, расписания вступительных испытаний, проводимых в филиале.

Работу приемной комиссии и делопроизводство организует ответственный секретарь, который назначается ректором университета из числа работников университета. В приемной комиссии предусматриваются должности заместителей ответственного секретаря, в том числе заместители ответственного секретаря по филиалам.

Для организации и проведения вступительных испытаний для лиц, поступающих на первый курс и сдающих вступительные испытания в традиционной для университета форме, дополнительного творческого вступительного испытания по рисунку и своевременной подготовки к ним материалов председателем приемной комиссии утверждаются предметные экзаменационные и апелляционные комиссии. Состав предметных экзаменационных и апелляционных комиссий формируется из числа наиболее опытных и квалифицированных преподавателей университета. Профилирующими (выпускающими) кафедрами университета формируются отборочные и апелляционные комиссии для проведения вступительных испытаний в магистратуру, состав которых утверждается председателем приемной комиссии. В экзаменационных и апелляционных комиссиях назначаются председатели и заместители председателей комиссий. Допускается включение в состав предметных экзаменационных комиссий преподавателей других учебных заведений. Полномочия приемной комиссии, предметных экзаменационных, отборочных и апелляционных комиссий и структурных подразделений вуза в вопросах организации приема утверждаются ректором университета. Председатель предметной экзаменационной или апелляционной комиссии назначается на срок не более 3-х лет. Вопрос о продлении сроков полномочий председателя экзаменационной или апелляционной комиссии выносится на заседание ученого совета университета. Председатели экзаменационных комиссий готовят и представляют на утверждение председателю приемной комиссии материалы вступительных испытаний, осуществляют руководство и систематический контроль за работой членов экзаменационных комиссий, участвуют в рассмотрении апелляций, составляют отчет об итогах вступительных испытаний.

Срок полномочий приемной комиссии - один год. Срок полномочий отборочных и аттестационных комиссий устанавливается приказом ректора.

Для обеспечения работы приемной, экзаменационных и отборочных комиссий до начала приема документов приказом ректора формируется технический персонал из числа работников вуза.

Составы приемной, отборочной и предметных экзаменационных комиссий, а также технический персонал, ежегодно частично обновляется.

2. Организация работы приемной комиссии и делопроизводства

Организация работы приемной комиссии и делопроизводства должна обеспечивать соблюдение прав личности и выполнение правил приема в университет. Работа приемной комиссии оформляется протоколами, которые подписываются председателем и членами приемной комиссии. Работа экзаменационных, отборочных и апелляционных комиссий оформляется протоколами, которые подписываются председателем и секретарем экзаменационной или апелляционной комиссий. Решения комиссий принимаются простым большинством голосов при наличии не менее 2/3 утвержденного состава.

Приемная комиссия заблаговременно готовит различные информационные материалы, необходимые бланки документов, проводит подбор состава экзаменационных комиссий, технического персонала, оборудует помещения для работы ответственного секретаря и технического персонала, оформляет справочные материалы по направлениям подготовки (специальностям), образцы заполнения документов абитуриентами, обеспечивает условия хранения документов.

Приемная комиссия в установленные законодательством сроки объявляет необходимую информацию на своих информационных стендах и официальном сайте. В период приема документов приемная комиссия ежедневно информирует поступающих о количестве поданных заявлений, конкурсе, ежедневно обновляет пофамильные списки подавших документы.

Подаваемые документы регистрируются с помощью компьютерной техники и специального программного обеспечения. В день окончания приема документов проводится распечатка контингента поступающих за подписью ответственного секретаря приемной комиссии. Поступающий подает все документы в приемную комиссию лично, высылает заказным письмом через операторов почтовой связи общего пользования (далее - по почте) или в электронном виде на электронный почтовый адрес, объявляемый приемной комиссией. Полный комплект документов, высланный заказным письмом или в электронном виде, может быть принят приемной комиссией не позднее сроков, указанных в правилах приема в университет. Уведомление и заверенная опись вложения при отправке документов по почте являются основанием подтверждения приема документов поступающего. Забрать документы из приемной комиссии по предъявлении расписки в получении документов имеет право абитуриент или его законный представитель (по предъявлении заверенной доверенности от абитуриента).

На каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все сданные им документы, материалы сдачи вступительных испытаний, прочие необходимые документы. Личные дела поступающих хранятся как документы строгой отчетности.

Поступающему, подавшему документы лично, выдается расписка о приеме документов, являющаяся пропуском на территорию университета на время проведения приемной кампании.

Приемная комиссия в соответствии с полученными от абитуриента документами информирует поступающего о порядке и месте подачи заявления в Государственную экзаменационную комиссию г. Москвы для допуска к вступительным испытаниям в форме ЕГЭ или допускает его к вступительным испытаниям в 5 установленной университетом форме, определяет условия его участия в конкурсе и извещает его об этом. Работающим абитуриентам по требованию выдается справка о допуске их к вступительным испытаниям для оформления отпуска по месту работы.

Поступающим, допущенным к вступительным испытаниям в традиционной для университета форме или к творческому вступительному испытанию по рисунку, оформляется экзаменационный лист.

Процедуры приема и обработки документов, а также опубликования персональных данных поступающих в необходимых для зачисления объеме, производятся в соответствии с требованиями Федерального Закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

3. СУБД «Абитуриент»

.1 Назначение СУБД «Абитуриент»

Назначением данной СУБД является автоматизированный учет, анализ и система поиска информации об абитуриентах подавших документы на ту или иную специальность в ВУЗ.

3.2 Основные задачи СУБД «Абитуриент»

-      Упрощение процесса занесения в общую базу данных информации об абитуриентах

-       Упрощение процесса контроля информации

-       Упрощение процесса анализа и поиска информации об абитуриентах

-       Контроль процесса подачи документов

-       Документооборот

-       Ограничение доступа для изменения определенного типа информации

3.3 Цели создания АИУС

При рассмотрении данного примера, можно выделить несколько целей создания АИУС, которая представляет собой компьютерную сеть:

1.  упрощение взаимодействия между работниками приемной комиссии;

2.      создание базы данных для хранения информации и возможность оперативного обращения к ней в случаях необходимости;

.        упрощение документооборота между сотрудниками;

.        повышение контроля за исполняемой работой;

.        упрощение взаимодействия работников с начальством.

В результате создания АИУС, необходимость, которой продиктована вышеприведенными целями, можно также говорить об эффекте, который достигается в результате стабильной работы системы:

-            повышение производительности

-       увеличение объема исполняемой работы

-       повышение скорости и качества работы

-       оперативность поиска

-       точный учет и анализ

В целом можно заключить, что создание АИУС является важнейшей задачей, поскольку эффект введения системы серьезно сказывается на качестве исполняемой работы.

Рисунок 1 - Интерфейс СУБД «Абитуриент»

3.4 Общее описание СУБД «Абитуриент»

Визуальная оболочка СУБД «Абитуриент написана на языке объектно-ориентированного программирование Delphi. Для корректной работы СУБД, на сервер должен быть установлен Microsoft SQL Server 2003. Данное приложение осуществляет синхронизацию и интеграцию данных, собранных с рабочих станций. Вся информация хранится на сервера в виде таблиц, хранимых на SQL. Для вывода отчетов пользуется программа Fast Report. Вся функциональность программы реализована с использованием SQL запросов. Для обновления версии СУБД на рабочих станциях используется программа Launcher. Процесс обновления: программа сравнивает версию исполняемого файла, находящаяся на сервере, с версией установленной на рабочей станции; если на сервере найдена более новая версия, Launcher автоматически копирует файл с сервера на рабочую станцию. Ограничение на права доступа и функциональности СУБД осуществляется через групповые политики в SQL Server. Пример ограничения прав доступа на функцию «Простановка экзаменов» показана на диаграмме.

4. Схема организации компьютерной сети

Современное производство требует высоких скоростей обработки информации, удобных форм ее хранения и передачи. Необходимо также иметь динамичные способы обращения к информации, способы поиска данных в заданные временные интервалы; реализовывать сложную математическую и логическую обработку данных.

Компьютерной сетью, или сетью ЭВМ, называется комплекс территориально рассредоточенных ЭВМ, связанных между собой каналами передачи данных. Объединенные в сеть компьютеры обладают существенным суммарным вычислительным потенциалом и обеспечивают повышение надежности работы всей системы в целом за счет дублирования ресурсов.

Целесообразность создания компьютерной сети обуславливается следующим:

·        возможностью использования территориально распределенного программного обеспечения, информационных баз данных и баз знаний, находящихся у различных пользователей;

·        возможностью организации распределенной обработки данных путем привлечения ресурсов многих вычислительных машин;

·        оперативному перераспределению нагрузки между компьютерами, включенными в сеть и ликвидации пиковой нагрузки за счет перераспределения ее с учетом часовых поясов;

·        специализацией отдельных машин на работе с уникальными программами, которые нужны ряду пользователей сети;

·        коллективизации ресурсов, в особенности дорогостоящего периферийного оборудования, которым экономически нецелесообразно укомплектовывать каждую ЭВМ.

Основные требования, предъявляемые к современным компьютерным сетям:

o   Простота эксплуатации и доступа пользователя к сети.

o   Открытость - возможность подключения разнотипных ЭВМ.

o   Развиваемость - возможность наращивания ресурсов сети и абонентов.

o   Автономность - работа пользователя на своей ЭВМ не должна ограничиваться тем, что ЭВМ включена в сеть.

o   Интегральность - возможность обработки и передачи информации различного вида: символьной, графической и др.

o   Защищенность - возможность пресечения несанкционированного доступа к сети.

o   Небольшое время ответа обеспечивает эффективную работу пользователя в диалоговом режиме в соответствии с назначением сети.

o   Непрерывность работы - возможность отключения и подключения компонентов сети без прерывания ее работы.

o   Помехоустойчивость - способность достоверно передавать информацию в условиях помех.

Часть этих требований заложена в международных или национальных стандартах, другие служат предметом межфирменных соглашений и дополнений.

Сеть можно рассматривать как систему с распределенными по территории аппаратурными, программными и информационными ресурсами. То есть, компьютерные сети представляют собой комплекс технических, программных и информационных средств.

Каждая фирма формулирует собственные требования к конфигурации сети, определяемые характером решаемых задач. В первую очередь необходимо определить, сколько человек будут работать в сети. От этого решения, по существу, будут зависеть все последующие этапы создания сети.

Количество рабочих станций напрямую зависит от предполагаемого числа сотрудников. Другим фактором является иерархия компании. Для фирмы с горизонтальной структурой, где все сотрудники должны иметь доступ к данным друг друга, оптимальным решением является простая одноранговая сеть.

Фирме, построенной по принципу вертикальной структуры, в которой точно известно, какой сотрудник и к какой информации должен иметь доступ, следует ориентироваться на более дорогой вариант сети - с выделенным сервером. Только в такой сети существует возможность администрирования прав доступа. (Рисунок 2).

система управление база данные

Рисунок 2 - Схема организации компьютерной сети приемной комиссии

5. Автоматизированная система подачи заявлений и зачисления абитуриентов (АСПЗиЗ)

Разработка этой автоматизированной системы началась в 2010 году. По рекомендации Государственной комиссии по контролю за ходом подготовки и проведения вступительных испытаний в высших и средних специальных учебных заведениях Министерство образования поручило БГУИР (Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники) создать АСПЗиЗ.

Эта же комиссия предложила рассмотреть возможность преобразования Республиканского института контроля знаний в Республиканский центр по проведению ЦТ (централизованное тестирование) и обеспечению автоматизированного зачисления в вузы.
Планируется, что эта система позволит абитуриентам максимально использовать все шансы для поступления в вуз. Записываясь на ЦТ, молодые люди смогут выбрать в порядке приоритета несколько профильных специальностей в разных университетах.

После ЦТ специальная компьютерная программа определит, в какое учебное заведение, из ранее перечисленных, они пройдут по конкурсу.

Как видим, автоматизированная система подачи заявлений и зачисления фактически сводит два процесса приемной кампании в один.

6. Автоматизированная система подачи заявлений «Абитуриент Online»

На сайте Московского государственного машиностроительного университета (МАМИ) помимо электронной формы подачи заявления осуществлена возможность подачи заявления непосредственно online. Для этого необходимо зайти на официальный сайт приёмной комиссии, выбрать раздел «Абитуриент Online», затем Подать заявление и далее перейти по ссылке Заявление абитуриента ON-Line, после которого происходит переход на сайт abiturientum.ru/online-app/.

Рисунок 3 - Окно главной страницы заполнения заявления

Заполнив все необходимые данные на шаге 1, переходим на следующий шаг.

Рисунок 4 - Окно заполнения данных на шаге 2

На 3 этапе заполняются данные о выбранной специальности, а также результатах ЕГЭ.

Рисунок 5 - Шаг 3 - выбор специальности

Окно после заполнения всех необходимых данных представлено на рисунке 6.

Рисунок 6 - Вид окна после заполнения всех данных

7. Анализ online подачи заявлений на примерах других вузов

Российский университет дружбы народов (РУДН) - один из ведущих вузов России, имеет статус университета федерального уровня. Также предоставляет возможность подать документы в электронной форме.

Рисунок 7 - Страница электронной подачи документов в РУДН

После регистрации или входа в свой личный кабинет мы попадаем на страницу как показано на рисунке 8.

Рисунок 8 - Описание этапов заполнения личных данных

Выбрав 1 шаг, появляется окно для заполнения персональных данных, показанное на рисунке 9.

Рисунок 9 - Заполнение персональных данных

На втором шаге заполняются льготы, если таковые имеются.

Рисунок 10 - Заполнение льгот.

шаг: - Олимпиады (Заполнить данные по имеющимся дипломам победителя/призера заключительного этапа Всероссийской олимпиады школьников или Олимпиад школьников, включенных в перечень Минобрнауки РФ). (Рисунок 11)

Рисунок 11 - Заполнение данных по дипломам Олимпиад

Далее переходим к шагу 5, в котором создаём своё личное дело, выбрав факультет и направления подготовки.

Рисунок 12 - Выбор факультета и направлений подготовки

Рисунок 13 - Окно заполнения результатов ЕГЭ

Московский государственный университет приборостроения и информатики (МГУПИ) - один из ведущих вузов РФ в области информационно-телекоммуникационных технологий, технологической информатики, инженерного дела, робототехники, научного и специального приборостроения, искусственного интеллекта, нано- и микросистемной техники. На официальном сайте возможно заполнить заявление в online - режиме.

После ввода логина и пароля заходим в личный кабинет. Во вкладке Редактирование анкеты заполняем все необходимые персональные данные.

Рисунок 14 - Редактирование анкеты

Рисунок 15 - Редактирование анкеты (продолжение)

Далее необходимо перейти на вкладку Выбор направлений, отметив галочкой выбранные направления.

Рисунок 16 - Выбор направлений

Затем появляется окно с уже выбранными направлениями и формами обучения.

Рисунок 17 - Итоговое окно с выбранными направлениями

Во вкладке Вступительные испытания заполняем сведения о результатах ЕГЭ или отмечаем в соответствующих таблицах дисциплины, по которым хотим сдавать вступительные испытания.

Рисунок 18 - Сведения о результатах вступительных испытаний

8. Сравнительная таблица характеристик online подачи документов на основе анализа

9. Заключение

В результате прохождения практики были собраны необходимые материалы для полного анализа автоматизированной системы подачи заявлений «Абитуриент Online». Были взяты для сравнения системы других вузов, выявлены плюсы и минусы. Среди преимуществ данных систем:

Ø  отсутствие наплыва абитуриентов в последние дни подачи документов

Ø  упрощение работы приёмной комиссии

Ø  возможность следить, какие специальности пользуются у абитуриентов наибольшей популярностью.

10. Информационные источники

1.      Сортак М.А. и др. Компьютерные сети. Книга 1. Энциклопедия пользователя. - К.: «ДиаСофт», 1998.

.        Статьи о внедрении автоматизированной системы зачисления абитуриентов - http://www.interfax.by/article/99998

.        http://nag.ru/goodies/book/ - практическое руководство по построению сетей.