Автоматизация электронного документооборота на предприятии ООО 'ФТН Монитор'
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
Тема дипломного проекта (работы):
Автоматизация электронного
документооборота на предприятии ООО "ФТН Монитор"
Кафедра Информационные системы и
технологии
Оглавление
Введение
Глава 1. Аналитическая часть
1.1 Описание предметной области
1.1.1 Общие понятия электронного документооборота
1.1.2 Общая информация об автоматизируемом объекте
1.1.3 Исследование состава информации
1.2 Обзор существующих программных продуктов
1.2.1 EMC Documentum
1.2.2 CompanyMedia
1.2.3 ЕВФРАТ-Документооборот
1.2.4 Система "ДЕЛО"
1.2.5 1С: Архив
1.2.6 DIRECTUM
1.3 Обзор средств реализации
1.3.1 Microsoft Access
1.3.2 Delphi
1.3.3 Paradox
1.3.4 Microsoft FoxPro
1.3.5 Redmine
1.3.6 Выбор средства реализации
Глава 2. Проектная часть
2.1 Описание программного продукта и его установка
2.1.1 Выбор аппаратного обеспечения
2.1.2 Установка Ubuntu Linux
2.1.3 Настройка MySQL
2.1.4 Установка Redmine
2.1.5 DMSF
2.2 Разработка плагина "повторяющихся задач"
Глава 3. Экономическое заключение
3.1 Понятие экономической эффективности
3.2 Расходы по созданию и внедрению
Заключение
Список литературы
Введение
На сегодняшний день автоматизация электронного
документооборота в большинстве компаний играет значимую роль. Чем больше поток
документов в бумажном виде, тем больше загруженность рабочего персонала,
канцелярии и других отделов. При этом растет загрузка сотрудников
соответствующих подразделений, что сказывается на качестве и оперативности, что
коренным образом влияет на обработку бизнес-процессы. С помощью автоматизации
документооборота мы снижаем нагрузку, давая тем самым осмысленную
направленность потоку документов в компании.
Ключевым фактором при автоматизации является снижение потерь
разного вида документов и ухода их в руки третьих лиц, что естественно снижает
риски компании и, безусловно, экономит бюджет.
Внедрив функцию электронного документооборота, мы получаем
гарантированные плюсы:
· Снижение нагрузки с работников, тем самым
повышая производительность коллектива.
· Упрощение работы с документами.
· В электронный документ можно внести
изменения в любой момент времени.
· Скорость доступа к документам.
· Разграничение доступа сотрудников, что
повысит безопасность и снизит риски.
Объектом дипломного проектирования является компания ООО
"ФТН Монитор".
Предметом дипломного проектирования является внедрение СЭД на
базе Redmine в компании ФТН Монитор.
Целью проектирования является создание системы электронного
документооборота для компании ООО "ФТН Монитор".
Глава 1.
Аналитическая часть
1.1 Описание
предметной области
1.1.1 Общие
понятия электронного документооборота
Системы электронного документооборота (СЭД) произвели
подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться со все
возрастающими потоками информации. СЭД существуют уже два десятка лет, сегодня
их количество перевалило за сотню. В России в этом секторе работает несколько
десятков компаний, продвигающих западные продукты и собственные разработки. В
последнее время, как утверждают игроки отечественного рынка СЭД, их бизнес
быстро растет.
СЭД - это специальное ПО, предназначенное для коллективной
работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять
в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей
является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность
файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной
карточкой. Такая карточка - неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор
реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о
согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т.д., и позволяет
регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать
исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его.
Главная задача СЭД - управление полным жизненным циклом документа, начиная с
его создания и заканчивая списанием в архив.
Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков:
статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок
обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей
информации, поиск, составление отчетов), а второй - организацию информационных
потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу
над документом и т.п.
Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той
или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей:
потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые
настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории
работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по
атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа,
маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с
почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и
деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и
электронной подписи.
СЭД - проектные системы. И хотя существуют коробочные версии,
содержащие базовый набор функций, для каждого предприятия, как правило,
создается свое решение, учитывающее специфику его работы с документами. Главная
особенность этих систем заключается в том, что в отличие от программ,
ориентированных на автоматизацию конкретных подразделений (бухгалтерия,
складской учет, кадры и т.д.), они решают задачи менее очевидные и более
комплексные. С этим связана основная проблема этой области - руководители
многих предприятий имеют слабое представление о преимуществах и специфике
систем документооборота.
Внедрение СЭД затрагивает все уровни управления предприятием
и призвано изменить сами способы управления. Руководители часто недооценивают
сложность данной задачи. Более того, многие из них вообще не видят смысла
вкладывать средства в автоматизацию документооборота. За исключением
государственных организаций, в которых работа с документами является одним из
основных видов деятельности, многие предприятия не верят, что внедрение СЭД
может принести прибыль и обеспечить быструю отдачу.
электронный документооборот программный продукт
Известно, что повышать эффективность работы можно двумя
путями: снижая затраты или улучшая результаты. СЭД позволяют добиться обеих
целей. Очевидная экономия достигается прежде всего за счет сокращения
количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей,
отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу, уменьшение
простоев при обработке документов и времени их поиска. Это - прямой эффект, его
можно легко подсчитать. Есть и косвенные выгоды - улучшение качества работы
организации. Ведь автоматизация позволяет повысить надежность процессов
обработки документов (например, снижается вероятность их утери) и
продуктивность труда сотрудников (в частности, благодаря контролю за
исполнением документов, ускорению процессов согласований и принятия решений). Однако
эти выгоды сложно оценить количественно, поскольку многое зависит от общей
системы управления, принятой в организации.
Более того, автоматизация документооборота позволяет
предприятию внедрить новые методы управления, которые раньше были недоступны, например
систему управления качеством. Подобные улучшения значительно повышают уровень
управляемости компании и позволяют ей быстрее реагировать на внешние изменения,
что дает заметные конкурентные преимущества.
Основные термины
Документ - зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Электронный документ - документ, в котором информация
представлена в электронно-цифровой форме.
Документооборот - движение документов с момента их создания
или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.
Делопроизводство - комплекс мероприятий по документационному
обеспечению управления (ДОУ) организации, систематизации архивного хранения
документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.
Архив - организация или ее структурное подразделение,
осуществляющее прием и хранение документов с целью использования
ретроспективной информации.
Электронный архив - предназначен для систематизации архивного
хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Примечание: определения взяты из федеральных законов и
ГОСТов.
1.1.2 Общая
информация об автоматизируемом объекте
FTN Monitor - информационное агентство, представляющее
индустрию финансовой информации в регионе Центральной и Восточной Европы, а
также странах Азии. Наша миссия - внедрение и развитие единой системы раскрытия
информации для обеспечения транспарентности функционирования развивающихся
рынков.
Терминал FTN Monitor предоставляет целый спектр данных для
профессиональных участников рынка - аналитиков, трейдеров, инвесторов. Как
агрегатор информации, мы обеспечиваем доступ к торговым площадкам, файлам
официальной корпоративной отчетности, новостным потокам, аналитическим обзорам
и рейтинговым отчетам. Мы также предлагаем собственные исследования рынков и
ежедневные резюме в разрезе каждого региона как эксклюзивный бонус нашим
пользователям.
В числе наших рабочих задач построение и постоянное
обновление собственного программного продукта для обеспечения бесперебойного
доступа и удобной навигации по базе данных нашего информационно-аналитического
терминала в соответствии с требованиями и рекомендациями клиентов, а также
предоставление качественного сервиса поддержки пользователей. Учитывая
присутствие на нескольких рынках в разных часовых поясах, специалисты компании
смогут ответить на Ваши вопросы 24 часа в сутки 7 дней в неделю на понятном для
Вас языке.
Политика компании предусматривает агрессивное региональное
развитие. Мы планируем открытие представительств FTN Monitor в каждой стране
информационного покрытия, а также офисов продаж во всех основных мировых
финансовых центрах. На сегодняшний день офисы компании успешно работают в
Лондоне, Москве, Гонконге и Киеве. Офис в Лондоне является основным центром
продвижения и продажи нашего сервиса, московское представительство отвечает за
развитие структуры продукта, офис в Киеве занимается разработкой IT-решений, а
специалисты FTN Monitor в Гонконге обеспечивают поставку данных с Азиатских
рынков и продажи в регионе.
Рис. 1. Структура и потоки информации.
Виды документов принимающие участие в документообороте
компании:
. Входящие и исходящие документы:
входящая почта
электронная почта
платежи
информационные документы
сканирование (МФУ)
факсы
. Внутрифирменные документы:
бизнес задачи
отчеты
счета
бухгалтерские документы
заявления
генерация отчетов
протоколирование
поручения
согласование документов
планы и графики
1.2 Обзор
существующих программных продуктов
Существует множество программных продуктов, как и зарубежных,
так и нашего Российского производства, но существуют еще гибриды, когда
например российский производитель использует зарубежные технологии.
Системы электронного документооборота
|
Продукт
|
Компания
|
Краткое описание
|
|
Зарубежные системы
|
|
Documentum
|
Documentum (подразделение фирмы EMC),
www.documentum.ru <#"871463.files/image002.gif">
Рис. 2 "Проекты".
Трекеры
Трекеры являются основной классификацией, по которой
сортируются задачи в проекте. Само по себе понятие "трекер" восходит
к системам учёта ошибок (англ. Bug tracking tool), представлявшим каждая в
отдельности один проект.
По сути, в "Redmine" трекеры (рис.3
"Трекеры") представляют собой аналог подклассов класса "Задача"
и являются основой для полиморфизма разного рода задач, позволяя определять для
каждого их типа различные поля. Примерами трекеров являются
"Улучшение", "Ошибка", "Документирование",
"Поддержка".
Рис. 3 "Трекеры".
Задачи
Задачи являются центральным понятием всей системы,
описывающим некую задачу, которую необходимо выполнить. У каждой задачи в
обязательном порядке есть описание и автор, в обязательном порядке задача
привязана к трекеру (рис. 4 "Задачи").
Рис. 4 "Задачи"
Каждая задача имеет статус. Статусы представляют собой
отдельную сущность с возможностью определения прав на назначение статуса для
различных ролей (например, статус "отклонен" может присвоить только
менеджер) или определение актуальности задачи (например, "открыт",
"назначен" - актуальные, а "закрыт", "отклонен" -
нет).
Для каждого проекта отдельно определяются набор этапов
разработки и набор категорий задач. Среди других полей интересны также
"оцененное время", служащее основой для построения управленческих
диаграмм, а также поле выбора наблюдателей за задачей (см. "Получение
уведомлений").
К задачам имеется возможность прикреплять файлы (имеется
отдельная сущность "Приложение").
Значения других перечислимых свойств (например,
приоритетность) хранятся в отдельной общей таблице.
Отслеживание изменения статуса задач
За отслеживание изменений параметров задач пользователями в
системе отвечают две сущности: "Запись журнала изменений" и
"Измененный параметр". Запись журнала (рис.5 "Действия")
отображает одно действие пользователя по редактированию параметров задачи и/или
добавление комментария к ней. То есть служит одновременно инструментом ведения
истории задачи и инструментом ведения диалога.
Рис. 5 "Действия".
Сущность "Измененный параметр" привязана к
отдельной записи журнала и предназначена для хранения старого и нового значения
измененного пользователем параметра.
Связи между задачами
Задачи могут быть взаимосвязаны: например, одна задача
является подзадачей для другой или предшествовать ей. Эта информация может быть
полезна в ходе планирования разработки программы, за её хранение в Redmine
отвечает отдельная сущность.
Диаграмма Ганта
Так же значительным плюсом Redmine является встроенная в
систему "диаграмма Ганта" (рис.6 "диаграмма Ганта"), с
помощью которой очень удобно следить за текущим исполнением задач и в которой
наглядно показаны все взаимосвязи между задачами. В ней так же есть возможность
выгрузки самой диаграммы в файл типа PDF или рисунка PNG, функции
масштабирования и фильтрации.
Рис. 5 "диаграмма Ганта"
Учет затраченного на проект времени
Система поддерживает учет затраченного времени благодаря
сущности "Затраченное время", связанной с пользователями и задачей.
Сущность позволяет хранить затраченное время, вид деятельности пользователя
(разработка, проектирование, поддержка) и краткий комментарий к работе. Эти
данные могут быть использованы, например, для анализа вклада каждого участника
в проект или для оценки фактической трудоемкости и стоимости разработки.
Привязка репозиториев
Redmine предоставляет возможность интеграции с различными
системами контроля версий (репозиториями). Интеграция заключается в
отслеживании изменений во внешнем репозитории, их фиксации в базе данных,
анализе изменений с целью их привязки к определенным задачам. В инфологической
структуре системы за интеграцию с внешними репозиториями отвечают три сущности:
"Репозиторий", "Редакция" и "Изменение".
"Репозиторий" представляет собой связанную с проектом сущность,
хранящую тип подключенного репозитория, его местонахождение и идентификационные
данные его пользователя.
"Редакция" является отображением редакции
репозитория, и, кроме информационных полей, может быть привязана к конкретной
задаче (для этого требуется указать в описании изменений "refs #NUM",
где NUM - номер задачи), и к пользователю-автору редакции. Сущность
"Изменение" предназначена для хранения списка измененных
(добавленных, удаленных, перемещенных, модифицированных) файлов в каждой
редакции.
Получение уведомлений
Уведомления пользователей (рис.7
"уведомления по почте") об изменениях, происходящих на сайте,
осуществляется с помощью сущности "Наблюдатели", связывающей
пользователей с объектами различных классов (проекты, задачи, форумы и др.). В
базе данных хранятся также ключи доступа к подписке RSS, позволяющие получать
уведомления посредством этой технологии, также уведомления рассылаются с
помощью электронной почты.
Рис. 7 "уведомления по почте".
Дополнительные плагины
Но с появлением множества дополнительных модулей, созданными
разработчиками Redmine, появилась возможность использовать это веб-приложение в
обычных компаниях в качестве СЭД. Особенно благодаря модулю DMSF, который
является ключевым плагином в работе нашей компании, подробнее о нем написано в
разделе 2.1.4.Plugin - создан специально для хранения разнообразных контактов,
это могут быть штатные сотрудники, партнеры по бизнесу, все они будут находиться
в одном разделе (рис.8 "Контакты").
Рис. 8 "Контакты".
Для создания рабочей среды Redmine, устанавливалась
операционная система Ubuntu Linux.
2.1.1 Выбор
аппаратного обеспечения
Важной частью работы проектируемой информационной системы
является аппаратная составляющая. Для базы данных нужен сервер, хранилище для
резервных копий, источники бесперебойного питания.
Начнем с сервера. Главный критерий в выборе сервера это
производительность, объем оперативной памяти, возможность реализации RAID
массивов. Мой выбор остановился на сервере, конфигурация которого показана в
таблице 1. Данные этой таблицы удовлетворяют главным критериям отбора сервера.
|
Владелец торговой марки
|
HP
|
|
Линейка
|
ProLiant
|
|
Модель
|
DL160G6
|
|
Процессоры в сервере
|
1 (2 опц.) x Xeon 5506 (4xCore)
2.13GHz/800MHz/L3 4Mb
|
|
Объём встроенной памяти
|
4 x 2GB (DDR3 Unbuffered)
|
|
Жесткие диски сервера
|
4 х 250GB NHP-SATA HDD
|
|
Особенности комплектации
|
2xLAN, Smart Array B110i SATA RAID Controller
(RAID 0/1/10), DVD-RW, 500W Power Supply.
|
|
Сумма
|
51 000 руб.
|
Оптимальным устройством для хранения резервных копий является
сетевое хранилище таблица 2. Оно прекрасно подходит по соотношение
цена/качество, т. к являясь недорогим оборудованием, оно выполняет полноценную
роль файлохранилища.
Таблица 2 - Конфигурация сетевого хранилища
|
Владелец торговой марки
|
Synology
|
|
Интерфейс HDD
|
SerialATA
|
|
Модель
|
DS411J
|
|
Интерфейс
|
LAN 10/100/1000 Base-TX, USB
|
|
Особенности комплектации
|
4xHDD 3.5" SATA II, RAID 0/1/5
|
|
Сумма
|
15500 руб.
|
2.1.2
Установка Ubuntu Linux
Процесс установки проходил на виртуальной машине, по
средствам ПО VMware.
Далее следует набор действий, которые необходимо выполнять в
тех или иных меню и окнах:
. В окне Language выберите язык "Русский".
2. Выберите Установить Ubuntu Server.
. Выберите страну и область (регион) - Российская
Федерация.
. Определить раскладку клавиатуры? - Нет.
. Для кого предназначена клавиатура? - Россия.
. Раскладка клавиатуры - Россия.
. Способ переключения между национальной и латинской
раскладкой - Control+Shift.
. Основной сетевой интерфейс (может не появится, если
в системе только одна сетевая карта) - укажите нужную сетевую карту, которая
будет подключаться к локальной сети. Произойдет автоматическая настройка сети.
Если этого не произошло, нажмите клавишу Escape и настройте сеть вручную.
. IP-адрес - свободный локальный IP-адрес в вашей
локальной сети (например, 192.168.1.150).
. Маска подсети - 255.255.255.0.
. Шлюз - введите IP-адрес шлюза локальной сети для
выхода в интернет.
. Адреса DNS-серверов - обычно совпадает со шлюзом,
просто нажмите Enter, если это так; в противном случае введите нужный IP-адрес
DNS-сервера.
. Имя компьютера - любое название латинскими буквами.
Рекомендуется оставить ubuntu.
. Имя домена - оставьте пустым.
. Окно Настройка времени, вопрос Is this time zone
correct? - ответьте "нет" и выберите свою временную зону из списка
(например, Europe/Moscow).
. Метод разметки (разметка дисков) - Авто - использовать
весь диск и настроить LVM.
. Выберите диск для разметки - выберите (обычно он
один).
. Удалить имеющиеся данные с логического тома - Да.
. Записать изменения на диск и настроить LVM - Да.
. Размер группы томов, используемый для установки -
просто нажмите Enter.
. Записать изменения на диск - Да.
Ждите, пока проходит форматирование разделов и установка
компонентов системы. После этого будет запрошен ввод полного имени
пользователя. Придумайте имя из латинских маленьких букв, например taxiadmin.
. Имя вашей учётной записи - нажмите Enter.
2. Введите пароль для нового пользователя - придумайте и
сохраните в надежном месте сложный пароль, состоящий из латинских букв
различного регистра (большие/малые), цифр и специальных символов. Вы можете
воспользоваться сервисом для генерации сложных непредсказуемых паролей.
Элементарные пароли типа 12345 или пароль, аналогичный имени
пользователя, легко взламываются. Это будет на вашей совести.
. Зашифровать домашний каталог - Нет.
4. Информация о HTTP-прокси - ничего не вводите, нажмите
Enter (если прокси нет - оставьте поле пустым).
. Каким образом Вы хотите управлять обновлением
системы? - Без автоматического обновления.
. Выберите устанавливаемое программное обеспечение -
выберите только OpenSSH server.
. Установить системный загрузчик GRUB в главную
загрузочную запись? - Да (обязательно).
. Установка завершена - извлеките диск и нажмите
Продолжить.
2.1.3
Настройка MySQL
Создается пустая база данных и
пользователь redmine с соответсвующими правами доступа.
create database redmine character set utf8;user
'redmine'@'localhost' identified by 'my_password';all privileges on redmine. *
to 'redmine'@'localhost';
2.1.4
Установка Redmine
Installation procedure
1. Get the Redmine source code by either downloading a packaged release
or checking out the code repository. See Download
<#"871463.files/image009.gif">
Рис. 9
"уведомления о добавлении/изменении".
· Блокировка
документов
· Мульти-загрузка
из архива. ZIP
· Прямая
отправка документов по электронной почте
· Простой
процесс утверждения документов
· Разграничение
доступа
· Обеспечение
Redmine лентами новостей
· Wiki
макросы для обеспечения целостности ссылок
· Дополнительный
полнотекстовой поиск внутри загруженных документов
<#"871463.files/image010.gif">,
где
Ф - первоначальная стоимость основных
фондов по видам, руб.;A - норма амортизации по видам основных
фондов, в %.
На таблице 3 показан расчет годовой
суммы амортизационных отчислений
Таблица 3. Расчёт годовых
амортизационных отчислений
|
Элементы основных
фондов.
|
Кол-во
|
Стоимость, руб.
|
Сумма руб.
|
Норма амортизации, %
|
Амортизационные
отчисления, руб.
|
|
Компьютер
|
1
|
25000
|
25000
|
20%
|
5000
|
|
Сплит система
|
1
|
19000
|
19000
|
20%
|
3800
|
|
Помещение
|
11,6м2
|
4900
|
58800
|
3%
|
1764
|
|
ИТОГО:
|
10564
|
Таким образом, годовая сумма
амортизационных отчислений составляет 10564 рублей.
Исходя из того, что трудоёмкость
создания информационной системы составляет 8 дней, рассчитываем амортизацию
оборудования за этот период по формуле:
 ,
Рассчитаем сумму амортизационных
отчислений для перечисленной группы оборудования с учетом числа календарных
дней на разработку программного обеспечения (Web-представительства) по формуле:
А = 10564*8/365=231,5 руб.
Заработная плата программиста составляет
12000руб. Соответственно, затраты на заработную плату включаемые в
себестоимость программы с учетом работы над программой в течение 8 дней
составят:
 ,
где ЗПпр - заработная плата в
месяц программиста, руб.;
Тфакт - число календарных дней
на разработку Web-представительства;
Д - число дней в периоде (месяц).
ЗПпр = 12000*8/22 = 4364 руб.
На таблице 4 показан расчет ежемесячных
материальных затрат.
Таблица 4 расчет ежемесячных
материальных затрат
|
Наименование
|
Сумма, руб/мес.
|
|
Электроэнергия
|
1395,2
|
|
Хостинг
|
102
|
|
Интернет
|
600
|
1500
|
|
Итого:
|
3597,2
|
Зм= 3597,2 рублей в месяц
Следовательно, затраты на период
разработки программного продукта рассчитаем по формуле:
Зпр =  ,
где Зм - ежемесячные
затраты, руб.;
Тфакт - число календарных
дней на разработку Web-представительства;
Д - число дней в периоде (месяц).
Зпр =3597,2*8/22=1308руб.
Рассчитаем себестоимость программного
продукта по формуле:
Сст - себестоимость
разработки программы
Сст = Зпр + ЗПпр
+ А
Сст = 1308+4364+232 = 5904
рублей.
Данная себестоимость является
приблизительной, так как в ней не учтены некоторые детали, которые существенно
не повлияют на итог.
Сст ≈ 6000 рублей.
Исходя из нормального уровня
рентабельности 20% мы можем определить цену разработанной нами программы:
 ,
где Сст - себестоимость
разработки программы;- планируемый уровень рентабельности.
Ц = 6000 + 6000*20/100 = 6004 рубля.
Так как помещение и оборудование уже
имеется в наличии у ООО"Центра политических технологий "Канон"
затраты на внедрение программного продукта составят 6004 рубля.
Заключение
Автоматизация документооборота, на
сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов
организации, а насущной необходимостью в условиях необходимости улучшать
качество работы. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности
любой организации по ускорению работы.
В предлагаемой работе были
рассмотрены особенности работы ООО "ФТН Монитор". Проблема предметной
области проявляется в больших объемах информации на бумажных носителях и
сложности обработки этой информации, отсутствие системы по управлению документами.
Для устранения этих проблем было принято решение о создании системы
электронного документооборота.
В рамках данной работы подробно
описаны стадии проектирование и разработки.
Внедрив функцию электронного
документооборота, мы получили:
· Снижение
нагрузки с работников, тем самым повышая производительность коллектива.
· Упрощение
работы с документами.
· В
электронный документ можно внести изменения в любой момент времени.
· Мгновенная
отправка документа по электронной почте
· Скорость
доступа к документам.
· Разграничение
доступа сотрудников, что повысит безопасность и снизит риски.
· Все
контакты находятся в одном разделе.
· Поиск
по ключевым словам внутри многих документов, что повысило простоту поиска
нужной информации.
Список литературы
1. 前田剛 (Go Maeda) 入門Redmine Linux/Windows対応. - 秀和システム. - 226 с. - ISBN
978-4-7980-2137-9
<http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A1%D0%BB%D1%83%D0%B6%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B0%D1%8F:BookSources/9784798021379>
2. Gunther
Popp
Konfigurationsmanagement mit Subversion, Maven und Redmine: Grundlagen fьr
Softwarearchitekten und Entwickler. - 3. - Dpunkt. Verlag GmbH, 2009. - P.362.
- ISBN 9783898645218
<http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A1%D0%BB%D1%83%D0%B6%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B0%D1%8F:BookSources/9783898645218>
. Официальный
сайт Redmine (англ.) <http://www.redmine.org/>
. Создание
плагинов для Redmine - <http://habrahabr.ru/post/142584/>
. Мануал
по установке Redmine
<http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/RedmineInstall>
. Плагин
DMSF - <http://www.redmine.org/plugins/dmsf>
. Плагин
CRM Plugin - <http://www.redmine.org/plugins/contacts>
. Поисковая
библеотека Xapian - <http://xapian.org/>
Похожие работы на - Автоматизация электронного документооборота на предприятии ООО 'ФТН Монитор'
|