Создание базы данных для винно-водочных изделий

Создание базы данных для винно-водочных изделий

Министерство образования и науки Республики Казахстан

«Евразийский национальный университет им. Л.Н. Гумилева»

Кафедрастандартизации и сертификации

(наименование кафедры)

Курсовая работа

по дисциплине: База данных и экспертные системы

Тема: «Создание базы данных для винно-водочных изделий»

Астана 2015г

ВВЕДЕНИЕ

Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений - система обработки информации предприятия.

Управление любого предприятия, организации ставит перед собой цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом их деятельности.

Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация непосредственно основного производственного и организационного процесса, а также систему документооборота предприятия, т.е. внедрение в сферу деятельности организации новых продуктов современных технологий.

В данной курсовой работе рассматривается программный продукт “Access-2003” (MICROSOFTÒ) - популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в состав пакета MicrosoftOffice 2003. Данная База Данных создана для облегчения работы с документами по составлению отчетов и наглядного отображения движения продукции оптового склада ИП «Бахаткалиева». Одно из мощных средств базы данных состоит в том, что информацию можно упорядочить по тому признаку, который задает пользователь.

Созданная База Данных позволяет автоматизировать заполнение и передачу документов, а также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую, в свою очередь, можно представить в форме различного вида отчетов, что позволяет более наглядно просмотреть информацию и оценить общую работу склада.

1. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ

Оптовый склад ИП «Бахаткалиева» представляет собой современное предприятие, предлагающее богатый выбор элитных вино-водочных изделий. Деятельность этого предприятия требует оперативного изменения ассортимента и состава продукции. Предприятие находится в постоянном поиске, самостоятельно разрабатывает и внедряет новые технологии. ИП «Бахаткалиева» - это склад оптовой продажи продукции. В настоящее время предприятием осуществляется различные виды доставок по всему Казахстану. ИП «Бахаткалиева» предлагает широкий ассортимент вин, коньяков, шампанское с самой родины Франции. Так же наше предприятие работает с производителями таких стран как Италия, Испания и т.д. На оптовом складе обеспечены все условия правильного хранения продукции. Наше предприятие работает исключительно с продукцией, соответствующей национальным и международным стандартам. Вся продукция имеет особые знаки качества. На оптовом складе предприятия хранятся более 15 наименований элитных алкогольных напитков. При поступлении нового товара данные о производителе, самого товара автоматически заносятся в базу данных. Ежедневно развивающемуся предприятию особенно важно автоматизированное управление данными. Система управления базой данных предприятия по продукциям была введена с самого основания ИП «Бахаткалиева». До сегодняшнего дня данная база приводит к большому успеху предприятия, экономии времени, своевременному предоставлению информации и эффективному управлению деятельности предприятия.

Таблица 1 - Ассортимент товара ИП «Бахаткалиева»

1.1 Назначение информационной системы

Информационная система предназначена для решения следующих задач:

возможности редактирования, добавления, хранения и удаления данных;

получения списка продукции по стране происхождения ;

список всей базы;

поиск продукции по ее виду;

вывод информации о продукции;

вывод информации о производителях;

вывод информации о заказчиках;

вывод отчета о продажах.

1.2 Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой предметной области

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

Все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи информации.

Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе;

Значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации, непосредственная работа с документами сводиться к выполнению следующих задач:

Заполнение отчета при изменении показателей продажи.

Проверка корректности заполнения.

Слежение за правильностью заполнения.

2. КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ ДАННЫХ

Концептуальная модель - часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования, служит средством общения между различными пользователями и вследствие этого разрабатывается без учета физического представления данных. Целью концептуального представления является создание формального представления о базе данных, чтобы любое внешнее представление являлось его подмножеством. Эта модель используется для выражения, организации, упорядочения и обмена представлениями.

В данной структуре мы рассматриваем предметную базу по работе склада оптовой продукции, слежения за товарооборотом, документооборот и т.д.

. Таблицы

Ассортимент товара

Внешние характеристики товара

Заказчики

Производители

Доставка

Состав продукции

. Запросы

Максимальная сумма товара

Вина в стеклянной бутылке

Запросы по параметрам: страна, вид

Коллекционный коньяк

Итальянские вина

. Отчеты

Продажа

Страна происхождения товара

Фискальный чек о продаже

.Формы

Ассортимент товара

Общая форма

Заказы

Кнопочная форма ИП «Бахаткалиева»

Перечень сущностей

Сущность - объект любой природы данные, о котором хранятся в отношении (таблице, в которой содержатся данные).

В рассматриваемой предметной области можно выделить следующие сущности:

Ассортимент товара - содержит информацию о наименовании товара, вида и цене

Внешние характеристики товара - имеет в себе информацию об упаковке товара, объеме.

Состав (Вино) - содержит информацию о процентном содержании сахара и спирта также о виде вин

Состав (Коньяк, Шампанское) - содержит информацию о процентном содержании сахара и спирта, а так же о качестве товара

Производители - имеет в себе информацию о производителях, контакты

Заказчики - содержит информацию об организациях, оформивших товар на данном предприятии

Заказы - непосредственно информация о принятых заказах и виде доставки

Доставка - имеет перечень доставок и определенную сумму

Рисунок 1 - Процесс построения концептуальной модели данных ИП «Бахаткалиева»

В результате получаем:

Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.

Строки имеют фиксированное число полей и значений, т.е. значения в ячейках атомарные.Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных.Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных, и такой метод представления является единственным.

При работе с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке, т.к. у них есть уникальные имена, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

3. ФИЗИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ ДАННЫХ

Проектирование информационных систем, включающих в себя базы данных, осуществляется на физическом и логическом уровнях. Решение проблем проектирования на физическом уровне во многом зависит от используемой СУБД (система управления базами данных - комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения, и совместного ведения БД многими пользователями), зачастую автоматизировано и скрыто от пользователя. В ряде случаев пользователю предоставляется возможность настройки отдельных параметров системы, которая не составляет большой проблемы.

Одна из основных проблем, решаемых при проектировании базы заключается в том, чтобы найти, каким образом отобразить объекты предметной области в абстрактные объекты модели данных, чтобы это отображение не противоречило семантике предметной области и было по возможности лучшим (эффективным, удобным и т.д.)? Часто эту проблему называют проблемой логического проектирования баз данных.

В данной курсовой работе для решения проблемы логического проектирования используется классический подход, при котором весь процесс проектирования производится в терминах реляционной модели данных методом последовательных приближений к удовлетворительному набору схем отношений. Исходной точкой является представление предметной области в виде одного или нескольких отношений, и на каждом шаге проектирования производится некоторый набор схем отношений, обладающих лучшими свойствами. Процесс проектирования представляет собой процесс нормализации схем отношений, причем каждая следующая нормальная форма обладает свойствами лучшими, чем предыдущая.

4. РЕАЛИЗАЦИЯ БАЗЫ ДАННЫХ

Для реализации базы данных ИП «Бахаткалиева» в СУБД MSAccess первоначально требуется создать таблицы для соответствующих отношений, полученных в ходе процедуры нормализации на предыдущем этапе проектирования базы данных. В режиме конструктора было создано восемь таблиц: ассортимент товара, внешние характеристики товара, производители, заказчики, состав (вино), состав (коньяк, шампанское), доставка, заказы. Полям таблицы были заданы определённые форматы, что способствует контролю целостности данных.

Данные в таблицу можно вводить как непосредственно в режиме таблицы, так с помощью форм ввода и редактирования записей, которые были созданы для всех таблиц базы данных. Формы были созданы с помощью автоматизированных средств создания форм MSAccess, где в качестве источников данных выбирались соответствующие таблицы.

Создание таблицы в режиме конструктора.

Для перехода в окно базы данных нажимаем F11. Выбираем Таблицы в списке Объекты и нажимаем кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. Дважды щелкаем строку Режим конструктора. Определяем все нужные поля в таблице. Открываем таблицу в режиме конструктора.

Рисунок 2 - Создание таблицы в режиме конструктор

До того, как сохраняем таблицу, определяемпервичный ключ. Выделяем поле Код товара и нажимаем Ключевое поле на панели инструментов. В процессе проектирования были созданы следующие таблицы данных:

Ассортимент товара

Рисунок 3 - Таблица «Ассортимент товара»

Внешние характеристики товара

Рисунок 4 - Таблица «Внешние характеристики товара»

В рассматриваемой таблице также поле Код товара задаем ключевым полем.

) Производители

Рисунок 5 - Таблица «Производители»

Поле Код товара в данной таблице является ключевым полем.

Заказчики

Рисунок 6 - Таблица «Заказчики»

В данной таблице Код заказчика является ключевым полем. Так же одно из свойств данного поля это связанные таблицы. Нажимая на знак «+», мы получаем информацию с таблицы «Заказы» о виде доставки и наименовании товара.

Состав (Вино)

Рисунок 7 - Таблица «Состав (Вино)»

Состав (Коньяк, Шампанское)

Рисунок 8 - Таблица «Состав (Коньяк, Шампанское)»

Нажав на знак «+» мы вызываем связанную таблицу, которая дает сумму товара. Так же мы можем получить Изображение данного товара.

Заказы

Рисунок 9 - Таблица «Заказы»

Доставка

Рисунок 10 - Таблица «Доставка»

В данной таблице заказчик может выбрать Вид доставки, ознакомившись с суммой. Оставшиеся две таблицы Общая характеристика товара и Счет-фактура, создаются с помощью запроса на создание таблицы (см.раздел Запросы)

) Общая характеристика товара

Рисунок 11- Таблица «Общая характеристика товара»

Рассматриваемая таблица была создана слиянием двух таблиц Ассортимент товара и Внешние характеристика товара.

Счет-фактура

Рисунок 12 - Таблица «Счет фактура»

Таблица была создана соединением нескольких таблиц: Ассортимент товара, Доставка, Заказчики. Данная таблица несет информацию о заказах в денежном эквиваленте. Эта таблица далее будет служить нам для создания отчетов.

Запросы

Следующим шагом реализации базы данных в MSAccess явилось создание запросов, требуемых в техническом задании на курсовое проектирование.

Запросы - это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу.

Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате мы получаем подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.

Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи.

В данной Базе данных рассмотрены такие запросы как:

Страна производителя

Рисунок 13 - Запрос на выборку «Страна производителя»

В поле Страна вводим Условие отбора [Ввести страну производителя]. Выполнив запрос, мы получаем окно:

Рисунок 14 - Окно ввода значения параметра

К примеру, мы хотим получить товары, производителем которых является Франция. После нажатия кнопки ОК, мы получаем все наименования и виды продукции по заданному параметру:

Рисунок 15 - Продукция из Франции

Вид продукции

Рисунок 16 - Запрос на выборку «Вид продукции»

С данным запросом мы поступаем аналогично. В режиме Конструктор добавляем нужные таблицы и устанавливаем Условие отбора.

Запрос по продажам

Рисунок 17 - Запрос на выборку в режиме Конструктор

Данный запрос также является запросом с параметром. В данном случае условием является ввод организации. Исходными данными для данной выборки является таблица Счет-фактура.

Итальянские вина

Рисунок 18 - Запрос «Итальянские вина»

Коллекционный коньяк

Рисунок 19 - Запрос «Коллекционный коньяк»

Максимальная цена за товар

В рассматриваемом запросе на выборку мы устанавливаем Группировочный запрос. В поле Групповая операция выбираем статистическую формулу “max”. В итоге имеем:

Рисунок 20 - Запрос «Максимальная цена за товар»

Товары больше 50000 тенге

Рисунок 21 - Запрос «Товары больше 50000 тенге»

Вводим условие отбора >50000.

Новая таблица

Рисунок 22 - Запрос на создание таблицы

Создание форм

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы. Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.При открытии конструктора форм на экране появляется панель элементов. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты, типы которых перечислены в таблице 2. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель элементов имеется и в конструкторе отчетов.

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

. Ввода и просмотра информации базы данных

. Изменения данных

. Печати

. Создания сообщений.

В данной БД представлены следующие формы:

Ассортимент товара

Рисунок 23 - Форма «Ассортимент товара»

Заказы

Рисунок 24 - Форма «Заказы »

Данная форма создана с помощью Мастера форм.

Производители товара

Рисунок 25 - Форма «Производители товара»

Данная форма также содержит Кнопки, которые мы задаем в режиме Конструктор на панели инструментов.

) ИП «Бахаткалиева»

Рисунок 26 - Кнопочная форма ИП «Бахаткалиева»

5) Баннер

Рисунок 27 - Форма «Баннер»

Рассматриваемая форма является своего рода символом предприятия. Форма сразу приветствует нас псоле открытия Базы данных. Для этого выполняем шаги:

Сервис >>>>«Вывод формы/ страница»>>>>> Вводим имя формы

Создание отчетов

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать.

Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране.

Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты.

В данной БД представлены следующие отчеты:

Продажа

Рисунок 28 - Отчет «Продажа»

Рассматриваемый отчет создан с помощью Мастера форм.

Страна происхождения товара

Рисунок 29 - Отчет «Страна происхождения товара»

Данный отчет был создан с помощью функции Автоотчет: в столбец.

Фискальный чек продаже

Рисунок 30 - Отчет «Фискальный чек о продаже»

информационный система данные запрос

Данный отчет был создан в режиме Автоотчет: в столбец. Исходные данные для отчета взяты с таблицы «Счет-фактура»

Рисунок 31 - Отчет в режиме Конструктор

В режиме Конструктор мы добавляем пустое поле, которое задаем общей суммой. Открыв свойства данного поля, во вкладке данные построим специальное выражение:

Рисунок 32 - Построитель выражений

Заходим во вкладку Операторы и выбираем математическое сложение «+».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе создана и описана база данных склада оптовой продажи продукции ИП «Бахаткалиева»

Данная база данных состоит из десяти таблиц, которые содержат информацию о видах продукции, наименовании и цене продукции, продажах, сведения о покупателях, сведения о производителях; восемь запросов, пяти форм, которые преобразуют имеющиеся данные для выдачи необходимой информации пользователю; трех отчетов, которые позволяют просмотреть отобранную информацию.

С помощью данной базы данных была сделана попытка создать оптимальное управление данными при осуществлении реализации различных видов продукции через оптовый склад. Она обеспечивает целостность хранимых данных, препятствует их потере и искажению. Обеспечивает быстрый поиск необходимой информации, наглядность (т.к. все данные представлены в удобном виде для пользователя). Позволяет пользователю вносить изменения (добавлять, удалять ненужную информацию).

На основании вышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работу с данными и делает ее эффективной.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.      КоннолиТ., БеггК., СтрачанА. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. - М.: Вильямс, 2000. - 1120с.

.        ХансенГ., ХансенДж. Базы данных: разработка и управление. - М.: БИНОМ, 1999. - 704с.

.        ДейтК.Дж. Введение в системы баз данных. - К.; М.; СПб.: Издательский дом «Вильямс», 1999. - 848с.

.        Microsoft Access 2003. Русская версия. Шаг за шагом. - М.: ЭКОМ, 2006

.        Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика. Учебное пособие. - М.: АСТ-Пресс, 1998.- 480 с.

.        Гончаров А.Ю. - Access 2003. Самоучитель с примерами. www.natahaus.ru