Учет кассовых операций

Учет кассовых операций

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «ДАГЕСТАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАТИКИ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

КАФЕДРА ПРИКЛАДНОЙ ИНФОРМАТИКИ И МАТЕМАТИЧЕСКИХ МЕТОДОВ В УПРАВЛЕНИИ

Отчет по лабораторной работе

по дисциплине «Проектирование экономических информационных систем»

на тему: «Учет кассовых операций»

Выполнил:

Абакаров Р.Р.

Махачкала 2016г.

Целью проведения лабораторной работы является отработка на практике теоретических знаний, полученных студентами при изучении курса «Проектирование экономических информационных систем», по вопросам проектирования системы экономической документации.

Задание:

¾Рассмотреть понятие унифицированной системы документации ЭИС и процесс ее проектирования;

¾Рассмотреть особенности проектирования форм первичных документов;

¾Рассмотреть особенности проектирования форм документов результатной информации;

¾провести проектирование форм первичных документов и форм документов результатной информации для своей предметной области.

.Какие функции выполняет документ в ЭИС?

Документ - определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Документ обладает следующими свойствами:

¾полифункциональности, т.е. для выполнения множества функций: обработки, хранения информации и для передачи ее на расстояние;

¾наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписи должностных лиц, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации.

.Какие виды документов можно выделить в системе документации?

Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом.

Большое разнообразие видов документов можно классифицировать по следующим признакам:

¾по степени официальности: утвержденные и неутвержденные;

¾по стадии воспроизводства: производство, торговля, сбыт и т.д.;

¾по уровню управления: государственный уровень, уровень министерства, уровень предприятий и организаций;

¾по принадлежности к определенной функции управления: прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.;

¾по отношению к экономической системе: внешние и внутренние;

¾по отношению к ЭИС: не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе;

¾по отношению к задаче: первичные, промежуточные и результатные документы;

¾по способу заполнения: документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ;

¾по способу чтения и обработки: документы визуального чтения и ручной обработки, машиноориентированные документы, машиночитаемые документы;

¾по периодичности: годовые, квартальные, месячные и т.д.;

¾по срочности: срочные, не срочные.

.Что такое Унифицированная система документации и каким требованиям она должна отвечать?

Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

¾документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

¾УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

¾УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

¾УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

¾все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

.Какие существуют виды УСД?

По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

¾стандартов и технических условий;

¾проектно-конструкторской и технологической документации;

¾проектной документации по капитальному строительству;

¾плановой документации;

¾статистической отчетности;

¾первичной учетной документации;

¾финансовой первичной и отчетной документации;

¾бухгалтерской документации бюджетных организаций и объединений;

¾организационно-распорядительной документации.

.Перечислите принципы к построению первичных документов

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

¾отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

¾отсутствие дублирования показателей в документах;

¾выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

¾выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

¾логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия → наименование цеха → номер участка);

¾согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

.Каковы принципы и требования к построению форм результатных документов?

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

¾полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

¾количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

¾своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

¾достоверность предоставляемой информации;

¾хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

Можно выделить следующие принципы построения результатных документов:

¾выделение трех зон в документе;

¾разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

¾выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

¾выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - крезультатным, а среди результатных размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

¾если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Каковы особенности построения форм первичных документов?

Процесс разработки первичных документов имеет особенности в своей организации и выполняется в следующей последовательности:

.Определение полного реквизитного состава каждого документа.

.Классификация реквизитов на однозначные и многозначные, признаки и основания, справочные и группировочные, переносимые и непереносимые на машинные носители.

.Установление логической соподчиненности реквизитов первичных

.документов.

.Выбор какой-либо формы первичного документа. Как правило, используют ряд типовых форм документов:)Линейная форма, отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали. )Анкетная форма используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали. )Табличная форма используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.

Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон:- заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке; - содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки и включающая группу справочных признаков, совокупность группировочных признаков и группу реквизитов - оснований. - оформительная зона, в которойрасполагаются подписи должностных лиц.

.Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

.Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

.Выбор формата бумажного носителя.

.Построение эскиза документа соответствующей формы.

.Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

.Редактирование шапок документов в соответствии со словарем тезаурусом.

.Каков состав операций проектирования форм результатных документов?

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:

.определение полного реквизитного состава документа;

.классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований: на первичные и результатные, а результатные основания - по степеням итогов;

.выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа);

.размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности;

.подсчет длины строки в табличной зоне (Lдок), с учетом пробелов между реквизитами и разделительными линиями граф по формуле:

Lдок = L1 + L2 + …+Li +…+ Ln + k*d,

где Li - длина i-го реквизита, (i = 1 - n); - число колонок в таблице, - число пробелов между колонками.

Если длина строки документа, т.е. его ширина больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то проведение перегруппировки реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

.вынос итоговых колонок в итоговые строки;

.перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

Результаты проектирования форм первичных документов и форм документов результатной информации для своей предметной области

Документ в широком смысле - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит имеет наименование (имя) и значение т.е. сведения, которые содержатся в этом реквизите. В документе должны содержаться, как минимум, следующие сведения: наименование документа и дата его составления; наименования и адреса субъектов, участвовавших в составлении документа; содержание действия или факта, удостоверяемых документом; подписи уполномоченных на составление документа лиц и в соответствующих случаях - печати.

В процессе учета кассовых операций используется множество форм документов, но в данной работе мы рассмотрим лишь некоторые из них, а именно:

¾Форма № КО-1 "Приходный кассовый ордер";

¾Форма № КО-2 "Расходный кассовый ордер";

¾Форма № КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

¾Форма № КО-4 "Кассовая книга";

¾Форма № КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств";

¾Форма № AО-1 "Авансовый отчет";

¾Форма 0402001 "Объявление на взнос наличными".

Форма № КО-1 "Приходный кассовый ордер"используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации.

Наличные деньги поступают в кассу организации:

с банковских счетов организации;

от покупателей (выручка от продаж);

от продажи имущества;

от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм);

в оплату за денежные документы;

от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба);

от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в приходном кассовом ордере не допускаются. Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.

Заполнение приходного кассового ордера

·Организация - указывается наименование организации;

·Структурное подразделение - указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован приходный кассовый ордер;

·Номер документа - содержит порядковый номер приходного кассового ордера. При формировании приходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов;

·Дата составления - указывается дата формирования приходного кассового ордера;

·Дебет - указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса»;

·Код структурного подразделения - указывается код подразделения, на которое приходуются денежные средства;

·Корреспондирующий счет, субсчет - указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера;

·Код аналитического учета - указывается объект аналитики корреспондирующего счета;

·Сумма, руб. коп. - указывается сумма приходуемых в кассу денег цифрами;

·Принято от - указывается лицо, от которого принимаются наличные денежные средства;

·Основание - указывается содержание хозяйственной операции;

·Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты;

·В том числе - указывается сумма НДС, записанная цифрами (в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)");

·Приложение - содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.

Форма № КО-2 "Расходный кассовый ордер"предназначен для учета выплаты наличных денежных средств. В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным операциям:

.расчеты с контрагентами (оплата поставщику, возврат денежных средств покупателю, расчеты по кредитам и займам);

.выдача денежных средств подотчетнику;

.прочий расход денежных средств;

.взнос наличными в банк.

Заполнение расходного кассового ордера

·В строке «Организация» указывается полное наименование организации, которое выдает из кассы денежные средства и его код по ОКПО;

·Если выдача денег производится в структурном подразделении организации, то необходимо заполнить поле «Структурное подразделение» (а именно - наименование). В противном случае ставится прочерк;

·В графах бланка расходного кассового ордера «Номер документа» и «Дата составления» указываются порядковый номер расходного кассового ордера и дата выдачи денег из кассы;

·В графе бланка расходного кассового ордера «Код структурного подразделения» указывается обособленные подразделения предприятия согласно кодам, которые им присвоены;

·В графе бланка расходного кассового ордера «Корреспондирующий счет» прописывается счет в дебет, которого относится денежная сумма, выдаваемая из кассы;

·В графе «Код аналитического учета» указывается код по системе аналитического учета;

·В графе бланка расходного кассового ордера «Кредит» указывается счет 50 (т.к. деньги выдаются из кассы);

·В графе «Сумма» цифрами указывается сумма выданных денежных средств. Графа «Код целевого назначения» заполняется в случае, когда деньги выдаются в порядке целевого финансирования (это ориентировано для некоммерческих организаций);

·Далее в графе бланка расходного кассового ордера «Выдать» указывается ФИО лица (физического или юридического), которому выдается денежная сумма из кассы;

·В графе «Основание» указывается содержание операции по выдаче денег (к примеру: «сдана выручка в банк», «выдано в подотчет» и пр.);

·В строке расходного кассового ордера «Сумма» с заглавной буквы прописью указывается сумма выданных денег (копейки прописываются цифрами), пустое место прочеркивается;

·В «Приложение» указываются все реквизиты приложенных документов (наименование, номер и дата составления), на основе которых выдается денежная сумма из кассы (к примеру: заявление сотрудника, расчетно-платежная ведомость и т.д.);

·В строке бланка расходного кассового ордера «Получил» лицо, получаемое деньги, пишет полученную сумму прописью, пустое место прочеркивается;

·В строке бланка расходного кассового ордера «По» указываются реквизиты документа, удостоверяющие личность получателя. Форма выписывается сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и уполномоченным лицом. КО-2 регистрируется в журнале по форме КО-3 (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.

Заполнение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

·присвоенный организации код ОКПО;

·наименование организации;

·наименование структурного подразделения организации с указанием присвоенного ему кода (если код не присваивается, то ставится прочерк);

·период, на который заводится журнал регистрации;

·должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение данного журнала.

Заполнение рабочих листов журнала.

Рабочий лист состоит из двух частей: приходные и расходные документы. В графах 1-2 и 5-6 указывается дата и номер документа. В графах 3 и 7 указывается сумма наличных денежных средств, поступивших или выданных из кассы. В графах 4 и 8 указывается краткое примечание, описывающее операцию по приёму или выдаче денежных средств (например, з/плата за июль 2015, возврат аванса и т.п.).

документ регистрация кассовый журнал

Таблица 1. По данному образцу печатать все страницы журнала по форме № КО-3

Приходный документСумма, руб. коп.ПримечаниеРасходный документСумма, руб. коп.Примечаниедатаномердатаномер12345678

Форма № КО-4 "Кассовая книга"- это форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. Кассовая книга ведется кассиром. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге денежных средств нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано Х страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно, с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Заполнение кассовой книги

·Номер документа - Порядковый номер приходного или расходного кассового ордера;

·От кого получено или кому выдано - ФИО физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции;

·Номер корреспондирующего счета, субсчета - Номер счета, на котором в корреспонденции со счетом 50 "Касса" отражается движение денег;

·Приход - Сумма, полученная по приходному ордеру;

·Расход - Сумма, выданная по расходному ордеру;

·Итого за день - Общие суммы по приходным и расходным ордерам. Остаток на конец дня - Определяется по формуле: Остаток на начало дня + Приход за день - Расход за день.

Рассмотрим два варианта.

Первый вариант имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице. Отчет кассира может быть оформлен при этом одним из двух способов.

. Отчетом кассира является следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами. Между двумя листами кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.

. Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название "Отчет кассира за "______" ______г.". Записи на чистом листе осуществляются через копирку. По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.

Второй вариант - горизонтальное расположение страниц. Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части. Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые - должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. ВНИМАНИЕ! Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке.

Форма № КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" - это документ, предназначенный для отражения сумм выданных из главной кассы кассам отделов и подразделений, а также для отражения возвращенных от них сумм денежных средств в главную кассу.

Книга КО-5 заполняется только теми организациями, в которых имеет деление на подразделения и отделы. Суммы денежных средств, ежедневно выдаваемые из главной кассы кассиром отделом и подразделений, подлежат отражению в бланке книги учета денежных средств КО-5. В конце рабочего дня кассиры подразделений сдают главному кассиру выручку и сопроводительные документы, о чем также делается отметка в форме КО-5. В качестве сопроводительных документов выступают расходные и приходные кассовые документы, например, расходный кассовый ордер КО-2 или приходный кассовый ордер КО-1. Данные обо всех движениях наличности отражаются в кассовой книге КО-4.

Записи в бланк книги учета принятых и выданных денежных средств выполняются главным кассиром в начале и конце рабочего дня (смены). Данная форма используется обычно на крупных предприятиях, имеющих множество подразделений и отделов.

Деньги из главной кассы могут выдаваться как ответственным кассирам подразделений, так и раздатчикам (доверенные лица).

Образец заполнения книги учета принятых и выданных денежных средств

Заполнение титульного листа:

·Книга действительно в течение года, который отражается на титульном листе;

·Также указывается наименование организации, ОКПО и ФИО кассира, ответственного за ведение книги.

Заполнение листов формы КО-5:

·дата внесение записей в таблицу;

·остаток наличных денег в главной кассе в начале дня;

·сумма наличных денег, выданная из главной кассы, кассирам подразделений и раздатчикам, каждая выданная сумма отражается отдельной строкой, пишется цифрами и прописью;

·подпись кассиров подразделений и раздатчиков, подтверждающая получение денег;

·суммы, полученные за день, по приходным операциям;

·возвращенные кассирами подразделений суммы наличных денег в конце рабочего дня;

·суммы, оплаченные документами;

·итоговая сумма (гр.7 + гр.8), пишется прописью и цифрами;

·подпись старшего кассира, ответственного за ведение книги учета денежных средств КО-5, подпись подтверждает, что деньги и оплаченные документы получены от кассиров подразделений;

·сумма наличных денежных средств в главной кассе на конец рабочего дня.

По данному образцу печатать все четные страницы книги по форме №КО-5

Таблица 2

ДатаОстаток наличных денег у кассира на начало дня, руб. коп.Выдано кассиру(сумма цифрами и прописью),руб. коп.Деньги получены. Подпись кассираПолучено за день по приходным операциям, руб. коп.12345

По данному образцу печатать все нечетные страницы книги по форме № КО-5

Таблица 3

Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп.Деньги и оплаченные документы получены. Подпись старшего кассираОстаток наличных денег на конец дня, руб. коп.наличными деньгамиоплаченными документамивсего (сумма цифрами и прописью)678910

Форма № AО-1 "Авансовый отчет" - это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.

При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:

·номер и дату документа;

·наименование структурного подразделения, в котором он работает;

·ФИО и должность;

·назначение аванса (хозяйственные нужды, командировка, приобретение материальных ценностей и т.п.);

·в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).

На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции, билеты, товарные накладные и т.п.), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.

Остальные графы формы заполняются бухгалтерией:

·в таблице «Бухгалтерская запись» указываются бухгалтерские проводки, записываются номера счетов (субсчетов), на которых отражаются израсходованные суммы;

·ниже указывается состав приложений к авансовому отчету - количество документов, подтверждающих расходы сотрудника и количество листов;

·указывается прописью проверенная и утвержденная сумма израсходованных денег и подписи бухгалтера и главного бухгалтера;

·пишется сумма внесенного остатка либо выданного перерасхода, указывается номер и дата приходного либо расходного кассового ордера и ставится подпись бухгалтера/кассира;

·под линией отреза бланка авансового отчета расположена расписка о принятии бухгалтером к проверке документов, подтверждающих расходы сотрудника, получившего деньги под отчет. Здесь бухгалтер указывает ФИО сотрудника, ставит номер и дату авансового отчета, указывает прописью израсходованную сумму, количество документов и листов, подтверждающих расходы, ставит свою подпись, дату и отдает работнику, от которого был принят данный отчет.

Форма 0402001 "Объявление на взнос наличными" - документ, на основании которого вносятся наличные денежные средства на расчетный счет в банке.

Порядок оформления объявления на взнос наличными.

. Объявление на взнос наличными

·в графе "Объявление на взнос наличными №" указывается порядковый номер документа;

·в графе "_____________ 20__ г." указывается дата внесения наличных, при этом используется словесно-цифровой способ датирования;

·в графе "От кого" указывается название организации, вносящей денежные средства, и фамилия, имя, отчество непосредственного вносителя;

·в графе "Для зачисления на счет №" указывается номер лицевого счета организации - получателя;

·в графе "Банк получателя" указывается наименование кредитной организации осуществляющей прием денежных средств;

·в графе "Получатель" указывается наименование организации, на счет которой вносятся денежные средства;

·в графе "Сумма цифрами" указывается цифрами сумма денежных средств, получаемая кассой кредитной организации;

·в графу "Сумма прописью" записывается сумма денежных средств, которые поступают в кассу. При этом сумму рублей указывают прописью с заглавной буквы и с начала строки, а копеек - цифрами;

·в графе "Источник взноса" указывается источник поступления наличных денег, т.е. содержание финансовой операции;

·в графе "Подпись вносителя" расписывается лицо, вносящее денежные средства в кассу, после оформления документа;

·в графе "Бухгалтер" расписывается лицо, принявшее и проверившее документ, - бухгалтер или операционный работник;

·в графе "Деньги принял кассир" расписывается кассовый работник кредитной организации после приема от вносителя денежных средств в количестве, указанном в объявлении на взнос наличными.

. Квитанция

·Квитанция заполняется аналогично объявлению на взнос наличными;

·В графе "М. П" кассовый работник кредитной организации после приема от вносителя денежных средств и перед выдачей ему квитанции ставит печать.

. Ордер

Ордер заполняется аналогично объявлению на взнос наличными.

·в графу "ДЕБЕТ" заносится номер лицевого счета "Касса кредитной организации" в соответствии с используемым Планом счетов бухгалтерского учета;

·в графе "КРЕДИТ" указывается номер лицевого счета организации - получателя;

·в графе "Сумма (Общая)" указывается цифрами сумма денежных средств, получаемая кассой кредитной организации;

·в графе "Символы" указывается символ (символы) статьи прихода согласно номенклатуре символов при составлении отчета № 202;

·в графе "Частные" указываются цифрами суммы, соответствующие статьям прихода, указанным в графе "Символы".