Анализ внутренней регламентации делопроизводства ООО 'ВолнаАвто'

Анализ внутренней регламентации делопроизводства ООО 'ВолнаАвто'

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

.1 Характеристика организационно-правовой формы ООО

1.2 Законодательное регулирование делопроизводства <#"862583.files/image001.gif">

Рисунок 4 - Объем документооборота по видам корреспонденции в ООО «ВолнаАвто» за 2012-2014 гг.

Наибольший объем документопотоков приходится на входящие документы, что объясняется, в первую очередь, тем, что сюда относятся различные нормативно-правовые акты, справочная документация, распоряжения и т.п., отправляемые в ООО «ВолнаАвто» вышестоящими инстанциями, и не всегда требующими ответа. Объем документопотока входящих документов вырос за три года на 7,7%, в том числе, за счет роста числа контрагентов, с которыми фирма ведет переписку.

На втором по объему месте находится исходящая документация, объем которой вырос на 16,5% за 2012-2014 гг., что также связано с развитием коммерческой деятельности компании.

А вот динамика объемов внутренней документации отрицательная - ее объем сократился на 16,8% за три года, что является положительной тенденцией, так как чрезмерный внутренний поток документов не всегда свидетельствует об эффективных коммуникациях, наоборот, свидетельствует о растущей бюрократии, так как внутренние документы также надлежит фиксировать.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Оперограмма движения входящих документов в ООО «ВолнаАвто» показана на рисунке 5.

Рисунок 5 - Оперограмма движения входящих документов в ООО «ВолнаАвто»

Независимо от адресата корреспонденция в ООО «ВолнаАвто» передается секретарю. Ему же передаются корреспонденция и документы, полученные работниками в командировках, на совещаниях, конференциях.

Задача первичной обработки - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.

На всех документах, поступающих в ООО «ВолнаАвто» на бумажных носителях для фиксации факта и времени их поступления в фирму вручную проставляется отметка с указанием даты и порядкового номера.

В ООО «ВолнаАвто» ведется книга регистрации входящей корреспонденции. Книга имеет следующую форму (рисунок 6).

Рисунок 6 - Форма книги регистрации входящей документации

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.

После регистрации корреспонденции специалист по кадрам передает их на рассмотрение, для проставления резолюции, генеральному директору ООО «ВолнаАвто». Рассмотрение документов производится в день их получения. Генеральный директор ООО «ВолнаАвто» в резолюции проставляет четкую и конкретную резолюцию.

Документ с резолюцией передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, то, для одновременной работы над документом, с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Исполнители получают документ под роспись в книге регистрации входящей корреспонденции.

После исполнения резолюции, исполнитель передает ответный документ с прилагаемыми материалами, на основании которых он готовился. После рассмотрения исполненного документа руководителем, готовится окончательный вариант письма-ответа на фирменном бланке ООО «ВолнаАвто». Заверяется подписью генерального директора ООО «ВолнаАвто» и, при необходимости, печатью соответствующего подразделения.

Далее можно дать более развернутую характеристику поступающей в ООО «ВолнаАвто» корреспонденции. Данные по источникам поступления документов за 2012-2014 гг. представлены на рисунке 7.

Рисунок 7 - Источники поступления документов в ООО «ВолнаАвто» в 2012-2014 гг.

Из рисунка видно, что растет доля документов, передаваемых посредством электронной почты, и сокращается оборот документов на бумажных носителях, передаваемых по почте или с курьером лично. Такая тенденция, безусловно, является положительной, так как ускоряет документопотоки и сокращает время на обработку информации вручную. И за последние три года объем входящей корреспонденции, полученной по электронной почте, является самым большим по объему - 71% в 2014 году.

В состав исходящей корреспонденции ООО «ВолнаАвто» включаются:

ответы на документы, поступающие от органов местного самоуправления, судебных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, налоговых органов и т.п.;

коммерческие предложения для текущих и потенциальных контрагентов;

ответы на запросы текущих и потенциальных контрагентов;

ответы на документы из государственных и негосударственных организаций;

ответы на обращения граждан;

инициативная корреспонденция.

Покажем те средства, которые использовались для отправки документов из ООО «ВолнаАвто» в 2012-2014 гг.

Рисунок 8 - Способы отправки документов из ООО «ВолнаАвто» в 2012-2014 гг.

Из рисунка 8 видно, что доля документов, которые отправляются по почте - 33% в 2014 году - выше доли документов, поступающих в ООО «ВолнаАвто» по почте - 25% в 2014 году. Это связано с тем, что по регламенту ответы на обращения граждан и ряд других запросов осуществляется только по почте, а в том случае, если запрос или обращение поступает по электронной почте, но почтовый адрес не указан, ответа на обращение не следует. Основным источником отправки документов коммерческим контрагентам, а также, например, стадии бухгалтерской отчетности, выступает электронная почта. Документ перед отправкой регистрируется в книге регистрации исходящей корреспонденции, которая имеет следующую форму (рисунок 9).

Рисунок 9 - Книга регистрации исходящей корреспонденции

Когда работа над ответным документом полностью завершена, документ и все относящиеся к нему материалы направляются в дело.

Оперограмма движения исходящих документов в ООО «ВолнаАвто» представлена на рисунке 10.

Рисунок 10 - Оперограмма движения исходящих документов в ООО «ВолнаАвто»

При оформлении отправляемых документов с помощью почтового отправления ведется отдельный реестр на отправку писем, который имеет следующую форму:

Рисунок 11 - Реестр на отправку писем ООО «ВолнаАвто»

В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы организации. Эти документы проходят следующие этапы:

подготовка проекта документа;

перепечатка;

согласование;

визирование;

подписание;

исполнение.

Маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у отправляемых документов. Но есть и такие документы, которые не требуют составления проекта: протоколы, докладные записки, справки и т.п.

Оперограмма движения внутренних документов в ООО «ВолнаАвто» (на примере приказа) показана на рисунке 12.

Рисунок 12 - Оперограмма движения внутриведомственных документов в ООО «ВолнаАвто» (на примере приказа)

Документирование управленческой деятельности в ООО «ВолнаАвто» охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Работа с документами требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документов до их хранения. Следовательно, возрастает роль локальных правовых актов организаций в виде организационно-распорядительных документов, создаваемых на базе общегосударственных норм и рекомендаций. Именно они регламентируют управленческие действия, устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Являясь локальными правовыми актами, они составляют юридическую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

К видам локальных правовых актов в первую очередь относятся приказы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.

Организационные документы имеют правовой характер и только на них можно опираться в случае конфликтных ситуаций. По своему содержанию они являются документами сложными и разрабатываются чаще всего отделом или специально назначаемой или выбранной группой лиц (комиссией), имеют обычно несколько редакций, проходят стадии обсуждения и согласования, утверждаются и имеют длительный срок действия - до замены новыми. В случае реорганизации, изменения структуры, появления нового направления деятельности, увеличения или уменьшения выполняемых функций организационные документы перерабатываются заново или в них вносятся дополнения и изменения.

В ООО «ВолнаАвто» организационные документы разрабатываются и утверждаются генеральным директором.

Далее представим характеристику локальных нормативных актов, которые регламентируют делопроизводство в ООО «ВолнаАвто». Данному элементу документационного обеспечения управления следует уделить особое внимание в соответствии с темой выпускной квалификационной работы.

Можно отметить, что локальных нормативных актов, которые регулируют делопроизводство в целом в ООО «ВолнаАвто», немного.

В первую очередь в Уставе (Приложение 1) ООО «ВолнаАвто» прописан порядок и сроки хранения документов, то есть устав организации может характеризоваться не только как документ, регламентирующий деятельность организации в целом, но и как документ, который регламентирует порядок делопроизводства по вопросам хранения документации.

При этом подлежащие постоянному и длительному (свыше 10 лет) хранению документы должны находиться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Наилучшим образом эту проблему можно решить путем создания на предприятии специального структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование архивных документов,- архива и оборудования специального помещения для хранения документов - архивохранилища, где будет возможно соблюдать соответствующий световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим.

Однако в ООО «ВолнаАвто» отсутствуют условия обеспечения сохранности архивных документов, что прямо противоречит Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно названному Закону, право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается (п. 1 ст. 12). В то же время эти организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17). На основании экспертизы ценности документов, находящихся в частной собственности, эти документы могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации (п. 7 ст. 6).

В зависимости от масштабов деятельности и объема документов в организации может создаваться архив как самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы ДОУ. В ООО «ВолнаАвто» приказом генерального директора должен быть назначен ответственный за обеспечение сохранности архивных документов, то есть заведующий архивом организации.

Работа архива должна быть регламентирована соответствующим положением, а деятельность специалистов этого структурного подразделения (или участка работы) - должностными инструкциями.

При разработке Положения об архиве целесообразно воспользоваться Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176.

Для составления должностных инструкций работников архива следует использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, где приведены должностные обязанности заведующего архивом и архивариуса.

Следующий локальный правовой акт, который необходимо иметь на предприятии - это Инструкция по делопроизводству предприятия. Она закрепляет порядок составления, оформления документов и работу с ними, обычно составляется на базе типовой и отражает особенности и степень автоматизации работы на предприятии.

В ООО «ВолнаАвто» нет своей инструкции по делопроизводству, но ее надо будет составить самому секретарю. В инструкции по делопроизводству прописывается порядок составления и согласования наиболее часто разрабатываемых в организации документов, и в результате закрепляется порядок решения типовых вопросов. Специальный раздел инструкции должен предусматривать порядок формирования и хранения дел и, таким образом, обеспечивает сохранность документов.

Должностная инструкция делопроизводителя - еще один локальный акт, издаваемый на предприятии для регламентации организационно-правового положения делопроизводителя, его обязанностей, прав, ответственности. Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы, и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.

Должностная инструкция формально не является обязательным кадровым документом, в связи с тем, что Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций.

Должностные инструкции являются кадровыми документами и носят обязательный характер, они необходимы для регулирования трудовых отношений с четко прописанными правилами. Они являются неотъемлемым приложением к трудовому договору с работником. Наличие этих документов выгодно в первую очередь самому работодателю.

В должностной инструкции секретаря (Приложение 2), утвержденной от 10.10.2011, изложены следующие его обязанности:

принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения;

в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных;

вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам;

отправлять исполненную документацию по адресатам;

вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

систематизировать и хранить документы текущего архива;

вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск;

готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив;

обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Еще одна составляющая системы делопроизводства - система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

В ООО «ВолнаАвто» каждый год составляется сводная номенклатура дел (Приложение 3), которая состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Также для удобства работы с делами при сдаче на хранение, по структурным подразделениям раздаются номенклатуры дел структурных подразделений.

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления.

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления.

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов. Данный вид документа в ООО «ВолнаАвто» отсутствует. Есть только несколько унифицированных форм документов (Приложение 4), хранящихся в компьютерах у секретаря и в бухгалтерии. Однако в организации часто встречаются документы одного вида, оформленные в разном стиле, и это является свидетельством несовершенства системы делопроизводства.

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности, в том числе и те, посредством которых осуществляется информационный обмен с другими организациями. Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

В ООО «ВолнаАвто» предусмотрена единая централизованная система делопроизводства, ведением которой занимается инспектор отдела кадров, являющийся одновременно делопроизводителем. Но документально это не подтверждено, приказ о возложении функций делопроизводителя на инспектора отдела кадров отсутствует. На него возложено: прием и первичная обработка всех поступающих, внутренних и исходящих документов, регистрация, формирование, текущее хранение документов, оформление и сдача дел, подлежащих архивному хранению.

Таким образом, наличие в ООО «ВолнаАвто» необходимых законодательных актов, общегосударственных нормативно-методических документов, локальных организационных и нормативно-методических документов должно позволять быстро уточнить вызывающий затруднение момент и безукоризненно выполнить любой вид работы с документами. Однако отсутствие некоторых важных локальных нормативных актов по регламентации делопроизводства затрудняет эффективность работы с документами и снижает результативность труда работников, ответственных за ведение делопроизводства.

Далее необходимо проанализировать непосредственно деятельность секретаря, который в ООО «ВолнаАвто» отвечает за ведение делопроизводства.

Оценка эффективности работы секретаря в части реализации функций по ведению делопроизводства может быть оценена, на мой взгляд, по следующим критериям:

. Наличие необходимого перечня локальных внутренних актов, регламентирующих работу отдела.

. Исполнение максимально полного перечня функций, обеспечивающих эффективное ведение делопроизводства в учреждении.

Некоторый анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих работу секретаря в сфере делопроизводства, был проведен ранее. Более подробно следует остановиться непосредственно на должностной инструкции секретаря, так как положение о подразделении по делопроизводству в ООО «ВолнаАвто» отсутствует.

Его детальное изучение показало, что она составлена формально и не может быть использованы при решении вопросов совершенствования работы с документами. При изложении функций и обязанностей часто приводится их формулировка, но далеко не всегда методы и средства их реализации, порядок доступа к необходимой для выполнения обязанностей информации.

Так, в первую очередь, хочется обратить внимание на отсутствие раздела «Взаимоотношения с другими специалистами» в должностной инструкции секретаря, что приводит к неупорядоченности документных связей между ним и другими сотрудниками и отделами. При появлении новых документов в деятельности ООО «ВолнаАвто» становится трудно определить надлежащий порядок их подготовки и оформления. В результате происходит своеобразное «латание дыр»: содержание некоторых документов по основной деятельности дублируется, а часть документов оформляется в излишне большом количестве экземпляров. Поэтому первым и одним из самых важных шагов по совершенствованию работы с документами в канцелярии является доработка локальных нормативных документов, регламентирующих ее работу.

Далее - анализ перечня функций секретаря показал, что в нем отсутствует функция «Контроль исполнения документов». Это не значит, что контроль за документацией в ООО «ВолнаАвто» как таковой не ведется. Но отсутствие конкретных должностных лиц, которые ответственны за контроль исполнения документов, может создать трудности при нарушении сроков исполнения некоторых документов, а назначение ответственных за исполнение лиц для каждого отдельного документа сильно усложняет работу по ведению делопроизводства. Необходимо расширить перечень функций секретаря, дополнив его функцией по контролю за исполнением документов.

Выводы

Изучив локальные правовые акты ООО «ВолнаАвто», можно сделать некоторые выводы:

В ООО «ВолнаАвто» нет положения о службе делопроизводства. На мой взгляд, лучше иметь такой документ, т. к. в нем установлены права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность, что строго обязательно для исполнения.

Необходима обязательная разработка инструкции по делопроизводству. От этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Повышение эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Необходимы разработка положения об архиве организации, создание приказа о назначении заведующего архивом и разработка должностную инструкцию заведующего архивом.

Должен быть приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто».

Ответственному за делопроизводство и архив нужны рекомендации по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».

Также необходимо разработать Табель унифицированных форм документов. В текущей деятельности Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Не ведется учет и анализ документооборота.

В соответствии с выявленными недостатками и проблемами должна совершенствоваться внутренняя регламентация системы делопроизводства ООО «ВолнаАвто».

ГЛАВА III. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНУТРЕННЕЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ВОЛНААВТО»

.1 Разработка пакета документов по улучшению делопроизводства

Важной составляющей организации делопроизводства является совершенствование налаживания документооборота предприятия, организация, учреждения, хранение документов и их использования в текущей деятельности предприятия.

Для совершенствования системы ведения делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» нужно установить правовые основы делопроизводства для определения единых норм создания управленческих документов и работы со служебными документами с любыми носителями информации в организации. Установление данных правовых основ позволит:

ввести внутреннее нормативное регулирование организации делопроизводства с учетом международной практики стандартизации процессов управления документацией;

обеспечить доступ заинтересованных лиц к служебной информации;

унифицировать правила по организации делопроизводства, архивного дела и применения электронного документооборота;

обеспечить неуклонное выполнение субъектами делопроизводства всех форм собственности требований по документированию управленческой информации, сроков и организации хранения служебных документов;

оптимизировать процессы документоведения и документооборота в субъектах делопроизводства;

создать условия для сохранности документационных фондов субъектов делопроизводства, защиты их служебной информации.

Уменьшение размера текста документа - один из шагов к сокращению документооборота. Целесообразно стремиться к созданию сжатых текстов за счет уменьшения традиционных преамбулы, исключение из служебной переписки немотивированных слов-обращений и благодарности тому подобное.

Среди основных признаков рационального документооборота можно выделить, в частности, следующие:

прямоточность (без обратного возвращения) и короткое движение документов при выполнении определенных технологических операций;

минимизация этапов создания и обработки документа, количества задействованных структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в этих процессах (например, сокращение количества подписей в удостоверении - в управлении обходятся 1-2 подписями);

одновременно работы с документом определенных должностных лиц при выполнении различных технологических операций (сокращается время движения документа, повышается оперативность его выполнения);

одноразовость операций по обработке документов, избежать параллелизма и дублирования (например, централизованная одноразовая регистрация документа);

отлаженная информационно-поисковая система сведений о движении и выполнения документа.

Безусловно, кроме документа, объектом рационализации в ООО «ВолнаАвто» также является документационный технологический процесс и основной участник документооборота - документопоток.

Для ООО «ВолнаАвто» могут быть предложены следующие направления совершенствования делопроизводства, представленные на рисунке 13.

Рисунок 13 - Направления совершенствования делопроизводства в ООО «ВолнаАвто»

Технология работы с документами требует регламентации с целью установления единообразия при выполнении однотипных операций, оптимизации выполняемых процедур и сокращения времени на обработку документов.

Основные виды работ, выполняемых в делопроизводстве (создание документов и передача их по назначению, регистрация, обработка поступающих документов и их последующее исполнение, систематизация документов и организация их хранения и др.), могут быть регламентированы посредством разработки соответствующего комплекса локальных правовых актов (организационных документов). Важной особенностью таких документов является то, что в них не только должны быть учтены нормы и требования, действующих в Российской Федерации нормативных правовых актов и нормативно-методических документов в сфере делопроизводства, но и отражены особенности состава документов и порядка функционирования ДОУ конкретной организации.

Локальные правовые акты в области делопроизводства логически связаны между собой и образуют правовую и нормативно-методическую базу для организации и ведения делопроизводства. При этом основным локальным правовым актом в сфере работы с документами является Инструкция по ведению делопроизводства, в которой закрепляются принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов организации. В Инструкции обобщается накопленный в организации опыт работы с документами, и отражаются особенности ее организационной структуры, направлений деятельности, штатного состава и документационного обеспечения управления. Другие виды локальных нормативных актов, как правило, являются приложением к Инструкции по ведению делопроизводства.

На рисунке 14 показан порядок разработки локальных правовых актов для ООО «ВолнаАвто» и их взаимосвязь.

Рисунок 14 - Порядок разработки локальных правовых актов для ООО «ВолнаАвто»

Ниже мною приводится характеристика данных локальных правовых актов и порядка их разработки и внедрения в ООО «ВолнаАвто».

При разработке названного комплекса организационных документов, как нам представляется, лучше начать работу с составления документов - приложений к Инструкции, а затем на их основе подготовить текст Инструкции, в котором, в частности, должны найти отражение значение, взаимосвязь и порядок применения этих документов.

При разработке в инструкции по делопроизводству, как правило, в качестве прототипа используют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, а также Приказом Министерства культуры «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.

Существуют различные варианты инструкций, но в большинстве своем они различаются структурой. Анализ показывает, что, как правило, инструкция строится по одной из двух схем (моделей).

. Инструкция по делопроизводству начинается с регламентации организации документооборота: обработки поступающих и отправляемых документов, их регистрации, контроля исполнения, систематизации и организации хранения, а затем устанавливаются порядок и процедуры подготовки документов с выделением требований к отдельным видам и разновидностям документов.

. Материал инструкции излагается в обратной последовательности: сначала требования к составлению и оформлению документов, затем требования к документообороту, технологии обработки документов, хранения и использования.

Очевидно, что эти различия не принципиальны и не меняют характера и назначения этого документа, но на мой взгляд лучше начать с регламентации организации документооборота. Если данный пункт будет на одном из последних мест, то ответственный за делопроизводство из-за ряда причин, связанных с быстрым темпом работы может не дочитать инструкцию до конца, не обратив свое внимание на важнейшие требования к документам.

В инструкции по делопроизводству целесообразно отразить следующие вопросы:

обработка поступающих и отправляемых документов;

регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов;

организация работы с документами, поступающими и отправляемыми по факсимильной связи и электронной почте;

ведение базы данных (информационно-справочного массива) по документам организации;

организация рассмотрения документов и доведения документов до исполнителей (организация документооборота);

контроль исполнения документов (технология контроля за сроками исполнения документов);

оформление копий документов и выписок из документов;

номенклатура дел организации: порядок разработки, утверждения, ведения;

формирование, оформление дел, подготовка дел к передаче в архив;

учет бланков документов, печатей и штампов.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. Например, ГОСТом Р 6.30-2003 установлено, что утверждению подлежат наиболее важные документы. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению генеральным директором предприятия. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.

Инструкция утверждается генеральным директором предприятия и вводится в действие его приказом. Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это происходит, когда предприятие начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах.

Секретарь ООО «ВолнаАвто» выполняет еще и функции делопроизводителя, поэтому необходимо издать приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря, который представлен в Приложении 5.

В ООО «ВолнаАвто» не организована работа архива предприятия, нет ни положения об архиве, ни ответственного за архив, поэтому необходимо разработать следующие документы:

Положение об архиве организации;

дополнения к должностной инструкции секретаря, в котором будут прописаны задачи и функции по ведению архива и обеспечению сохранности документов;

Недостатками в системе делопроизводства ООО «ВолнаАвто», на мой взгляд, являются:

.Номенклатура дел составляется не ежегодно, что затрудняет дальнейшую работу с документами до сдачи их в архив.

.Отсутствие инструкции по делопроизводству. Я считаю, это серьезное нарушение в работе организации, поэтому изучив механизм работы секретаря, в приложениях данной работы представлена инструкция по делопроизводству со всеми необходимыми к ней сопроводительными документами (Приложение 6). Главная задача инструкции по делопроизводству - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Актуальность данных проблем также вызвана выходом документов, предъявивших новые требования к Инструкциям по делопроизводству государственных структур. Речь идет о:

Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. №477);

Методических указаниях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденных приказом Росархива от 29.12.2009 г. № 76).

Таким образом, можно сделать выводы о том, что в ООО «ВолнаАвто» имеются существенные недостатки в организации службы ДОУ, которые, по моему мнению сдерживают процесс развития и самой системы управления предприятия. Организация остро нуждается в Инструкции по делопроизводству, а также необходимо разработать такие документы как:

Положение о службе делопроизводства;

Положение об архиве организации;

Приказ о возложении на секретаря организации функций по ведению архива;

дополнение к должностной инструкции секретаря по возложению на него задач и функций по ведению архива;

Табель унифицированных форм документов;

Приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто»;

Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

Вести учет и анализ документооборота;

Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».

Для ООО «ВолнаАвто» мы предлагаем внедрить в процесс работы с документами Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании. Назначение данной инструкции - застраховать фирму от потери важной документации, повысить эффективность работы с документами в условиях доступности электронных средств хранения информации, правильное осуществление копирования и хранения документации.

Инструкция по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании представлена в Приложении 7.

Целью разработки является определение единых правил подготовки документации для создания страхового фонда документации компании, что создает необходимость разработки методических пособий и инструкций, обеспечивающих единую методологию и организационно-техническую подготовку документации.

Инструкция устанавливает правила и порядок отбора и комплектования документации, хранящейся в архивах и библиотеках компании для ее микрофильмирования с целью восстановления оригиналов и использования правил при различных чрезвычайных ситуациях. Отбору подлежит документация по важнейшим потенциально значимым направлениям деятельности компании, системе ее жизнеобеспечения, а также представляющим архивную ценность.

Главная задача совершенствования процессов документирования управленческой деятельности - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Учитывая это, полагаем, что было бы целесообразным разработать Табель форм документов, в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированы по управленческим функциям и задачам.

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти, которая применима для всех организаций, гласит: порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностных инструкциях их работников; здесь же должен быть и табель унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Табель документов обеспечивает:

сокращение затрат времени на составление, оформление и обработку кадровых документов;

оптимизацию состава документов за счет их упорядочения;

унификацию форм документов и исключение дублирования информации в различных формах документов;

более эффективное использование технических средств при подготовке, обработке и поиске документов.

Нормативной базой разработки табеля документов являются: законы Российской Федерации, касающиеся организации труда, заработной платы, кадрового и пенсионного обеспечения и т.д., в том числе новый Трудовой кодекс; указы и распоряжения Президента РФ; постановления и распоряжения Правительства РФ; межведомственные нормативно-методические документы, регламентирующие вопросы кадрового и документационного обеспечения управления.

Основные этапы работы: сбор данных; обобщение их и анализ; согласование его с функциональными подразделениями и придание ему юридической силы; организация внедрения табеля.

Задачами системы ведения табеля являются:

создание сети абонентов системы ведения;

создание и ведение контрольного массива документов, входящих в табель;

создание и ведение необходимого справочно-информационного аппарата (в виде карточек, указателей и др. справочных массивов);

периодическое оповещение об изменениях и дополнениях к формам документов и ответы на разовые запросы.

Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи, свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

На рисунке 15 показана примерная форма Табеля форм документов

Рисунок 15 - Форма Табеля форм документов

Графа 1. Наименование формы переносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. Например: Приказ о приеме на работу.

Графы 2 - 3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором форм кадровых документов - ЛК. Классификатор форм, которым будет пользоваться организация, выбирает она сама.

Графа 5. Проставляется название структурного подразделения, которое подготавливает проект документа; в ряде случаев такие правила нормативно не закреплены. Например, проект приказа о приеме на работу может готовить как кадровая служба, так и подразделение, в которое предполагается зачислить работника. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.

В графу 6 помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности.

В графе 8 записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД). Право подписи документов, не включенных в названные правовые акты, устанавливается в Табеле при его составлении.

Графа 9 заполняется для документов, подлежащих утверждению. Перечень документов организации, подлежащих этой форме придания юридической силы, включается в состав инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению) организации. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, включен в состав подготовленных ВНИИДАД Методических рекомендаций по оформлению документов и рекомендуется к использованию кадровой службой организации при подготовке Табеля.

В графе 10 проставляется название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если документ в этом не нуждается. Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) устанавливается в организации и включается в инструкцию по делопроизводству.

В графе 11 указывается наименование организации/конкретное лицо, которому документ направляется, т. е. он включается в регистрационную информационную систему и получает номер. В соответствии с действующими правилами делопроизводства регистрационный номер является обязательным реквизитом документа.

После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 16), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

полное наименование формы документа;

заголовок к тексту (тема), если он имеется;

код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);

функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ;

сведения об основных этапах подготовки документа.

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__наименование вида документа_

Заголовок к тексту (о чем)_____________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет)_Код внутренний_(есть или нет)________

Унифицированная форма ___________Утверждена ______________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц)_________

Визы:

. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) __________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО) ____________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО) ______________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит)________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 16 - Форма карты документа

Табель и Альбом в ООО «ВолнаАвто» должны быть составлены и вестись в письменной (бумажной) и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов ООО «ВолнаАвто» будет состоять из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации. Так как ООО «ВолнаАвто» является малой организацией, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа (Приложение 8).

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет лицо, ответственное за ведение делопроизводства - в ООО «ВолнаАвто» это секретарь.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

.2 Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства в ООО «ВОЛНААВТО»

Для совершенствования организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS).

Систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS) отличают следующие функциональные возможности:

Моделирование, исполнение и мониторинг бизнес-процессов

Управление документами с помощью единого электронного хранилища и расширяемых атрибутов документов

Быстрый поиск документов по реквизитам и полнотекстовый поиск по файлам-вложениям различных форматов (doc, rtf, xls, ppt, pdf, html и txt) с учетом морфологии русского языка

Импорт/экспорт документов в другие системы архивирования и документооборота

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренней документации

Подготовка и согласование проектов документов, утверждение документов

Рассмотрение документов, фиксация резолюций по документам и сроков их исполнения

Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам

Уведомления о заданиях и контроль исполнения поручений

Ведение электронного архива документов (номенклатуры дел)

Генерация регистрационного номера документа по настраиваемому формату (с использованием префиксов, суффиксов, специальных символов)

Разделение прав доступа

Ведение системного журнала с протоколированием всех действий пользователей

Формирование печатных форм, отчетов

Наличие информационного веб-портала

В Comsoft Docs предусмотрена возможность делегирования полномочий, то есть передачи функций по выполнению шагов процесса обработки документа от одного участника другому.Docs обеспечивает полное документирование всех событий, производимых в системе, и отслеживает выполнение предусмотренных процедур.

Модуль безопасности Comsoft Docs обеспечивает выполнение следующих функций:

аутентификация пользователей

контроль прав на просмотр информации и выполнение операций в системе в зависимости от роли пользователя

шифрование данных между клиентской и серверной частями системы

ведение истории изменения данных, журналирование прикладных и системных событий.

Информационный портал Comsoft Docs предоставляет пользователям персонифицированный доступ к хранилищу системы для получения информационных сведений различной тематики (контент предприятия): простые текстовые сообщения, текстовые сообщения с файлами-вложениями (любых форматов), ссылки на внешние информационные ресурсы и автоматизированные системы).

Использование системы Comsoft Docs (Ope№Icar DMS) подразумевает создание в системе ООО «ВолнаАвто» следующих групп пользователей (ролей):

регистратор входящей документации

регистратор исходящей документации

регистратор формуляров

ответственный регистратор

регистратор контрагентов

куратор, контролирующий исполнение документов

рассматривающий

ознакомляемый

исполнитель

Роль администратора системы закрепляется за пользователями системы - сотрудниками ООО «ВолнаАвто».

Роли: регистратор входящей документации, регистратор исходящей документации, ответственный регистратор, куратор, контролирующий исполнение документов, регистратор контрагентов - закреплены за пользователем - секретарем ООО «ВолнаАвто».

В роли рассматривающего обычно выступают руководители верхнего звена.

В ролях регистратора формуляров, ознакомляемого и исполнителя может выступать любой пользователь системы.

Процесс обработки входящей корреспонденции (рисунок 17) начинает пользователь, которому присвоена роль регистратора входящей документации. В зависимости от реквизитов регистрируемого документа в процессе его обработки могут принимать участие пользователи, выступающие в роли рассматривающего, ознакомляемого, исполнителя и куратора, контролирующего исполнение документов.

Рисунок 17 - Схема процесса обработки входящей корреспонденции

Количество уровней подчинения исполнителей не ограничено.

Процесс обработки исходящей корреспонденции (рисунок 18) может быть начат регистратором исходящей документации или участником документооборота, зарегистрировавшим формуляр в ходе процесса обработки внутреннего документа после выполнения этапа «Отправить формуляр».

Рисунок 18 - Схема процесса обработки исходящей корреспонденции

В процессе регистрации входящей и исходящей корреспонденции может возникнуть необходимость в пополнении реестра юридических лиц (справочника контрагентов).

Право на ввод нового контрагента в систему закреплено за пользователями, которым присвоена роль регистратора контрагентов.

Процесс обработки формуляров (рисунок 19) может быть начат регистратором формуляров или любым из пользователей, выступающих в роли исполнителя в ходе процессов обработки входящей и внутренней документации на этапе «Исполнить документ».

Рисунок 19 - Схема процесса обработки внутренней документации

На различных этапах прохождения формуляра в его обработке могут принимать участие пользователи, выступающие в роли рассматривающего, ознакомляемого, исполнителя и куратора, контролирующего исполнение документов.

Количество уровней подчинения исполнителей не ограничено.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота Comsoft Docs также позволит:

Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. По оценке при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты. Данный порядок рекомендуется регламентировать следующим образом:

. Электронная почта - одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри ООО «ВолнаАвто», так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

. Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

. Разрешение на передачу документа по электронной почте дает генеральный директор ООО «ВолнаАвто».

. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и его руководителя.

. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за компьютер, имеющий выход к электронной почте.

Контроль за использованием компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.

. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.

Выводы

Для совершенствования системы ведения делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» нужно установить правовые основы делопроизводства для определения единых норм создания управленческих документов и работы со служебными документами с любыми носителями информации в организации.

Недостатками в системе делопроизводства ООО «ВолнаАвто», на мой взгляд, являются:

.Номенклатура дел составляется не ежегодно, что затрудняет дальнейшую работу с документами до сдачи их в архив.

.Отсутствие инструкции по делопроизводству. Я считаю, это серьезное нарушение в работе организации, поэтому изучив механизм работы секретаря, в приложениях данной работы представлена инструкция по делопроизводству со всеми необходимыми к ней сопроводительными документами. Главная задача инструкции по делопроизводству - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Таким образом, можно сделать выводы о том, что в ООО «ВолнаАвто» имеются существенные недостатки в организации службы ДОУ, которые, по моему мнению сдерживают процесс развития и самой системы управления предприятия.

Для ООО «ВолнаАвто» могут быть предложены следующие направления совершенствования делопроизводства:

Разработать Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

Принять соответствующие локальные правовые акты;

Разработать порядок работы с документами, поступающими и отправляемыми по электронной почте, а также предложить автоматизированную систему ДОУ

Организация остро нуждается в Инструкции по делопроизводству, а также необходимо разработать такие документы как:

Положение о службе делопроизводства;

Положение об архиве организации;

Приказ о возложении на секретаря организации функций по ведению архива;

дополнение к должностной инструкции секретаря по возложению на него задач и функций по ведению архива;

Табель унифицированных форм документов;

Приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто»;

Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

Вести учет и анализ документооборота;

Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».

Главная задача совершенствования процессов документирования управленческой деятельности - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.

Для совершенствования организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS).

Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время в Российской Федерации создана солидная правовая база по делопроизводству, позволяющая организациям успешно разрабатывать локальные правовые акты по ДОУ. Законодательством Российской Федерации установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив.

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

Первым, главным и основополагающим законом нашей страны является Конституция Российской Федерации. Другими главными источниками выступают законы - это нормативные правовые акты, принятые в особом порядке органами законодательной власти или референдумом, выражающие волю народа, обладающие наибольшей после Конституции юридической силой и регулирующие социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Являясь локальными правовыми актами, они составляют юридическую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками. К видам локальных правовых актов, организационных документов, в первую очередь относятся уставы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.

Объектом исследования дипломного проекта является ООО «ВолнаАвто». Основными видами деятельности ООО «ВолнаАвто» являются оптовая и розничная торговля автотранспортными средствами, а также оптовая и розничная торговля деталями, автомобильными узлами и принадлежностями.

Численность персонала ООО «ВолнаАвто» составляет 7 человек. Ведением делопроизводства занимаются следующие специалисты:

секретарь занимается ведением документации, связанной с непосредственной деятельностью организации, а также ведением кадровой документации;

бухгалтер фирмы занимается оформлением и учетом коммерческой документации.

В ООО «ВолнаАвто» организационные документы разрабатываются и утверждаются генеральным директором.

Изучение локальных правовых актов ООО «ВолнаАвто» позволило выявить определенные проблемы в регламентации системы делопроизводства. Так, в ООО «ВолнаАвто» нет положения о службе делопроизводства. На мой взгляд, лучше иметь такой документ, т. к. в нем установлены права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность, что строго обязательно для исполнения.

Необходима обязательная разработка инструкции по делопроизводству. От этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Повышение эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Необходимы разработка положения об архиве организации, создание приказа о назначении заведующего архивом и разработка должностную инструкцию заведующего архивом и приказа о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто».

Также необходимо разработать Табель унифицированных форм документов. В текущей деятельности Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.

В соответствии с выявленными недостатками и проблемами должна совершенствоваться внутренняя регламентация системы делопроизводства ООО «ВолнаАвто».

Для совершенствования системы ведения делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» нужно установить правовые основы делопроизводства для определения единых норм создания управленческих документов и работы со служебными документами с любыми носителями информации в организации.

Недостатками в системе делопроизводства ООО «ВолнаАвто», на мой взгляд, являются:

.Номенклатура дел составляется не ежегодно, что затрудняет дальнейшую работу с документами до сдачи их в архив.

.Отсутствие инструкции по делопроизводству. Я считаю, это серьезное нарушение в работе организации, поэтому изучив механизм работы секретаря, в приложениях данной работы представлена инструкция по делопроизводству со всеми необходимыми к ней сопроводительными документами. Главная задача инструкции по делопроизводству - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Таким образом, можно сделать выводы о том, что в ООО «ВолнаАвто» имеются существенные недостатки в организации службы ДОУ, которые, по моему мнению сдерживают процесс развития и самой системы управления предприятия.

Для ООО «ВолнаАвто» могут быть предложены следующие направления совершенствования делопроизводства:

Разработать Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

Принять соответствующие локальные правовые акты;

Разработать порядок работы с документами, поступающими и отправляемыми по электронной почте, а также предложить автоматизированную систему ДОУ

Организация остро нуждается в Инструкции по делопроизводству, а также необходимо разработать такие документы как:

Положение о службе делопроизводства;

Положение об архиве организации;

Приказ о возложении на секретаря организации функций по ведению архива;

дополнение к должностной инструкции секретаря по возложению на него задач и функций по ведению архива;

Табель унифицированных форм документов;

Приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто»;

Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

Вести учет и анализ документооборота;

Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».

Главная задача совершенствования процессов документирования управленческой деятельности - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Для совершенствования организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS).

Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты.

Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

. Источники

Конституция Российской Федерации : принята всенародным голосованием 12 дек. 1993 г. (с учетом поправок от 30 дек. 2008 г. № 6-ФКЗ, от 30 дек. 2008 г. № 7-ФКЗ) // Рос. газ. 2009. - № 7. - 21 янв.

Гражданский кодекс Российской Федерации: [федер. закон. № 51-ФЗ: принят Гос. Думой 21 окт. 1994 г. по сост. на 1 янв. ноября 2001 г.]. - М. : Проспект, 2001.

Трудовой кодекс Российской Федерации: [федер. закон № 197-ФЗ: принят Гос. Думой 21 дек. 2001 г. : по сост. на 10 января 2002 г.]. - М. : ВИТРЭМ, 2002. - 192 с.

Уголовный кодекс Российской Федерации: [федер. закон. № 64-ФЗ: принят Гос. Думой 13 июня 1996 г. по сост. на 20 июня 2009 г.]. - М. : Омега-Л, 2009. - 160 с.

О бухгалтерском учете : [фед. закон № 402-ФЗ от 06.12.2011] // Рос. газета. - 2011. - № 5654.

О государственной гражданской службе Российской Федерации : [федер. закон от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №3539. - 31 июля 2004 г.

Об информации, информационных технологиях и о защите информации : [федер. закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4131. - 29 июля 2006 г.

О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации : [федер. закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4582. - 5 мая 2006 г.

Об обществах с ограниченной ответственностью : [федер. закон от 8 февраля 1998 г. г. N 14-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск № 30. - 17 февраля 1998 года.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : [Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4937. - 24 июня 2009 г.

Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: [приказ Министерства культуры Рос. Федерации от 25.08.2010 № 558] // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - № 38.

Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия: [приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2] // Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле. - М.: - 2002. - 459 с.

ГОСТ Р 51141-98, "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (взамен ГОСТ 16487-83)".

ГОСТ Р 6.30-97, "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72

. Литература

Андреева В. И. Делопроизводство: практ. пособие / В. И. Андреева. - 9-е изд., испр. и доп. М.: Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2010. - 290 с.

. Анисимов В.М. Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие / В.М. Анисимов, В.С.

. Арбузова, А.Ю. Иванова. - М.: Издательство РАГС, 2001. - 376 с.

Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2010 <http://2dip.ru/%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BE%D0%BA_%D0%BB%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8B/129386/>. - 322 с.

. Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство: «Термика», 2010. - 117 с.

Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: практическое пособие / В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.- 336 с.

Борискин В.В. Правовая основа, методология и практика делопроизводства государственных органов России: Учебно-методическое пособие / В.В. Борискин. - М.: ИПК Госслужбы , 2011. - 506 с.

Быкова Т. А. Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 8. - С. 31-33

Ватолина М.В.: Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. - Ростов н/Д: Феникс, 2010 <http://2dip.ru/%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BE%D0%BA_%D0%BB%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8B/117422/>. - 364 с.

Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. - М.: РАГС, 2012. - 285 с.

Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина. Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

Дёмин Ю.М.: Делопроизводство / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2010 <http://2dip.ru/%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BE%D0%BA_%D0%BB%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8B/129057/>. - 361 с.

Документация в информационном обществе. Международный опыт управления документами./ Доклады и сообщения на XYII Международной научно-практической конференции 25 -26 ноября 2010 г. - М.: ВНИИДАД, 2011.

Ермолаева А.В. Правовые и организационно-распорядительные документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации: Учебное пособие / А.В. Ермолаева. - Саратов: Поволжская академия государственной службы им. П.А. Столыпина, 2012. - 541 с.

Замыцкова О.И.: Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] / О.И. Замыцкова. - Ростов на/Д: Феникс, 2009 <http://2dip.ru/%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BE%D0%BA_%D0%BB%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8B/10050/>. - 411 с.

Кабашов С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Издательство «Флинта», 2009. - 362 с.

Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - М.: Омега-Л - 2011. - 239 с.

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. (в 3-х книгах) / Е.Н. Колесник. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 542 с.

Корнеев И. К. Управление документами / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. - М.: Издательство «ИНФРА-М», 2010. - 471 с.

Коротков А.В., Кристальный Б.В., Курносов И.Н. Государственная политика Российской Федерации в области развития информационного общества. / науч. ред. А.В. Коротков. М., 2007. - 218 с.

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

Кузнецов И.Н.: Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2012 <http://2dip.ru/%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BE%D0%BA_%D0%BB%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8B/14092/>. - 258 с.

Кузнецова Т.В. Вопросы документационного обеспечения управления в Типовых регламентах федеральных органов исполнительной власти / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2005. - № 4. С. 4-10.

Кузнецова Т. В. Федеральный закон "Об информации, информационных процессах и защите информации" - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2006. - № 4. - С. 3-7.

Кузнецова Т. В. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2009. - № 3. - С. 14-17

Кузнецов С. Л. Проблемы межведомственного электронного документооборота и организация электронных архивов / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2011. - № 2. - С. 25-29

Петренко И.В. Решение и договор об учреждении ООО: новеллы законодательства / И.В. Петренко // Наука и образование: хозяйство и экономика; предпринимательство; право и управление. - 2012. - №2. - С. 27-32

Петренко И.В. Правовая природа устава общества с ограниченной ответственностью / И.В. Петренко // Юристъ правовед. - 2010. - № 5 - С. 55-60

Савельев А. М. Практические вопросы автоматизации документооборота в органах власти и других государственных структурах Российской Федерации / А.М. Савельев // Делопроизводство. - 2013. - № 2. - С. 55-58.