Совершенствование организации архивного хранения документации государственного кадастра недвижимости (на примере ФГБУ 'ФКП Росреесра' по Тверской области)

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

ТВЕРСКОЙ ФИЛИАЛ

Кафедра государственного управления и менеджмента

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

Совершенствование организации архивного хранения документации государственного кадастра недвижимости (на примере ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области)

Студентки 6 курса

Специальность

Козловой Светланы Владимировны

Научный руководитель: к.и.н., доцент

Потапова Елена Владимировна

Тверь 2013 г.

ВВЕДЕНИЕ

Документ является одним из главных видов социальной информации, которая как важнейший ресурс человечества обладает уникальным свойством: в отличие от физических ресурсов она при употреблении не сокращается, а, напротив, возрастает. Научно-техническая революция углубила и обострила кризис информации («информационный взрыв», сопровождающийся «информационным голодом»), выход из которого в очень большой степени зависит от организации информационных процессов, автоматизации производства, хранения и условий распространения информации.

По мере превращения оперативной информации в информацию ретроспективную частично или полностью документ постепенно теряет свое значение для практических нужд управления. Наблюдения последних лет показывают, что этот процесс, особенно в условиях научно-технической революции, проявляет тенденцию к ускорению. Таким образом, перманентное обновление состава документов архива учреждения естественно вытекает из характера, качественного состава, сущности самих документов. Один документ проходит три этапа и, соответственно, три службы оказываются, связаны документной преемственностью - делопроизводство, ведомственные архивы, государственные архивы. Наличие преемственности порождает необходимость тесной взаимосвязи в их работе.

Так как на ведомственные архивы возложены функции хранения и использования документов в политических, научных, социально-культурных и других целях, в том числе в целях обеспечения управления ретроспективной информацией, следует рассматривать их в качестве подразделений информационного обслуживания, совершенствование, которого положительно влияет на процесс управления.

Архивное хранение - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Обеспечение сохранности является одной из задач в работе с документами. Для ее решения очень важно учитывать сроки хранения документов, соблюдать порядок их учета и использования, обеспечить соответствующие режимы хранения.

Изменения в российском обществе последних десятилетий, в частности, разгосударствление экономики и быстрое развитие учреждений новых организационных форм и видом собственности, актуализировали проблему ведомственного хранения документов, архивных документов и документов по личному составу. Архивы государственных организаций, в которых в настоящее время сосредотачивается значительный объем информации на различных носителях, являются участниками процесса сохранения документных ресурсов страны, а ведомственное хранение документов - важнейшим его звеном.

Настоящий дипломный проект посвящен анализу организации архивного хранения документов в филиале Федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Росреестра» по Тверской области (филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области).

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой вопросов организации и совершенствования архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области, что ведет кряду проблем организационного характера.

Объект исследования - организация архивного хранения документов.

Предмет исследования - организация ведомственного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области.

Цель дипломного проекта - анализ хранения документации государственного кадастра недвижимости в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области и разработка предложений по его совершенствованию.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

. Рассмотреть особенности организации архивного хранения документов в Российской Федерации.

. Охарактеризовать нормативно-правовую и методическую базу архивного хранения документации.

. Выделить особенности организации ведомственного хранения документов в Российской Федерации.

. Дать общую характеристику филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области.

. Провести анализ организации архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области.

. Выделить проблемы хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области.

. Предложить направления совершенствования хранения документации в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области и дать оценку их эффективности.

Для решения поставленных задач в данной работе использовался системный подход и системный анализ. Применялись такие методы сбора информации, как изучение и анализ документов, сравнение и аналитика.

В ходе работы над дипломным проектом была использована учебная литература: Е.В. Алексеева «Архивоведение», А.Н. Белов «Делопроизводство и документ», Т.В. Кузнецова «Документационное обеспечение управления», О.Г. Леонтьева «Архивы в современном мире», М.Ю. Рогожин «Документационное обеспечение управления». В каждом из этих изданий рассматриваются вопросы, связанные с архивных хранением документов.

Методической базой и теоретическим обоснованием дипломного исследования послужили действующие общегосударственные законодательно-нормативные и нормативно-методические акты, устанавливающие порядок документирования и хранения информации: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти»; ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело и иные нормативные и правовые акты.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В РОСИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1 Организация архивного хранения документов в Российской Федерации

Документ - это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487-83: «Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98).

Архивный документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Слово архив означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае, они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII в., например, в Генеральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».

В XVIII в. слово архив означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова», «Архив графов Мордвиновых», «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре современной архивной терминологии социалистических стран была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487-83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной трактовке архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на четыре основные группы: государственные, муниципальные, ведомственные и личные.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Муниципальные архивы (архивные отделы администраций муниципальных образований) хранят документы архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности районных, городских, сельских и поселковых Советов народных депутатов, их исполкомов, отделов и управлений; предприятий, учреждений, организаций районного и городского подчинения, кооперативных и общественных организаций.

Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Личный архив образуют документы, которые возникают по инициативе частного лица, являются его личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивная система России состоит из сети архивных учреждений и архивного законодательства. Это два важных компонента, без которых единой системы не существует, а имеется только какое-то количество архивов, в большей или меньшей степени связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.

Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 600 млн. единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок

Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря 2006 г.

Ежегодно объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, увеличивается в среднем на 1,7 млн. единиц хранения.

Анализ документов архивов позволяет очень четко определить основные функции письменных документов, хранившихся в них, - расширение политических и экономических отношений в обществе и государстве, сохранение истории государства, обеспечение религиозных обрядов, информирование новых поколений об истории и традициях общества.

В состав Архивного фонда Российской Федерации <#"829836.files/image001.gif">

Рис. 2.1 Схема этапов прохождения документов в АИС ГКН

В случае приёма у гражданина заявления на выдачу сведений об ОН, стоящем на ГКУ, схема этапов прохождения документов выглядит немного короче: отсутствует этап «контроль данных», а вместо этапа «ввод данных» присутствует этап «подготовка данных».

На этапе приёма документов самым важным является поиск необходимой информации в документах для заведения заявки (заявления) в АИС, недопущение ошибок. В связи с тем, что пункты приёма документов (для удобства граждан) рассредоточены по нескольким населённым пунктам, документы после приёма сканируются и по каналам связи передаются в региональный центр кадастрового учёта - Кадастровую палату. Сами документы следуют почтой или курьером туда же. Ошибкой, которая в наибольшей степени приводит к задержке обработки документов на этом этапе, является та, при которой заявка (заявление) заводится в АИС ГКН на имя, например, Иванова, а документы берутся от заявителя, например, Петрова. Такая ошибка обнаруживается на этапе ввода данных. В этом случае заявка (заявление) возвращается на переприём (как правило, в Центральном офисе). Поэтому на этапе сканирования документов важным является проверка на наличия таких ошибок (поиск несоответствия).

Этап приёма/выдачи документов является самым напряжённым с психологической точки зрения, так как специалисты этого этапа работают в условиях непрерывного принудительного общения. Для уменьшения психологических и эмоциональных нагрузок рекомендуется делать регулярные (или по мере необходимости в течение дня) замены сотрудников приёма и выдачи документов на сотрудников отдела сканирования документов, рутинная и монотонная работа которых, имеющая минимум общения способствует скорейшему восстановлению после эмоциональных перегрузок. С другой стороны, работа на приёме и выдаче документов полезна всем сотрудникам Кадастровой палаты, чтобы своими глазами видеть к чему приводят ошибки каждого из этапов обработки документов. Этап выдачи документов - это результат работы всего ФГБУ «ФКП Росреестра», позволяет увидеть вклад каждого этапа обработки документов, его необходимость и важность. Кроме того, этап приёма документов очень важен: некоторые ошибки невозможно исправить в дальнейшем и заявки/заявления приходится перепринимать.

Трудность этапа сканирования документов заключается в его рутинности и монотонности. Поэтому выходом из этой ситуации постоянная смена деятельности.

На этапе ввода данных самой трудоёмкой операцией является поиск объекта учёта на карте, поиск соответствия границ земельного участка с соседними участками (отсутствие наложений, пересечений, разрывов).

Этап контроля введённой в АИС ГКН информации заключается в поиске несоответствия введённой информации представленным документам. Этап принятия решения заключается в поиске соответствия подготовленных решений требованиям закона. Этап подготовки выдачи сведений заключается в поиске соответствия между заявленным объектом недвижимости с ОН, находящимся в АИС ГКН.

Традиционным способом распределения работ в архиве кадастровых дел является узкая специализация за каждым из сотрудников (за каждым из сотрудников закрепляется определённый муниципальный район).

На всех этапах прохождения документов кадастрового учёта происходит активное взаимодействие соответствующих отделов с архивом кадастровых дел, в котором осуществляется поиск необходимой информации (в том числе о соседних участках) для постановки объекта на кадастровый учёт.

Самой сложной операцией на этих этапах, определяющей время их выполнения, является поиск информации (в том числе поиск соответствия, поиск несоответствия и др.).

Таким образом, ведущим видом информационной деятельности сотрудников ФГБУ «ФКП Росреестра» на всех этапах кадастрового учёта является поиск информации. Поэтому владение знаниями, умениями, навыками поиска необходимой информации является залогом успешной деятельности специалиста филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области.

2.2 Анализ организации архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области

В структуре филиала ФГБУ «Федеральной Кадастровой Палаты Росреестра» по Тверской области для формирования, учета и хранения кадастровых дел объектов недвижимости был создан отдел ведения архивов, главной задачей которого является обеспечение хранения документов Государственного земельного кадастра в соответствии с правилами для хранения документов государственного архива, картографогеодезического фонда. Более наглядно этапы подготовки кадастрового дела к архивному хранению представлены на рис. 2.2.

Рис. 2.2 Этапы подготовки кадастрового дела к архивному хранению

В соответствии с Приказом Минэкономразвития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42 «Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости» в кадастровое дело помещаются документы, на основании которых в государственный кадастр недвижимости внесены сведения об объектах недвижимости (а также о других объектах, сведения о которых вносятся в государственный кадастр недвижимости, - территориальных зонах, зонах с особыми условиями использования территорий, Государственной границе РФ, границах субъектов РФ, геодезической и картографической основе государственного кадастра недвижимости и т.д.).

Кадастровое дело может состоять из нескольких частей, томов. Объем каждой части или тома не должен превышать 250 листов. В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации.

В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и на электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации. Документы в кадастровое дело включаются по мере их поступления в орган кадастрового учета.

В кадастровое дело при его оформлении помещаются:

обложка дела, реквизиты которой заполняются по установленной форме;

титульный лист кадастрового дела;

лист-заверитель, на котором цифрами и прописью указывается количество листов в кадастровом деле, особенности отдельных документов;

карта-заместитель кадастрового дела, включаемая в кадастровое дело вместо временно изъятого из дела документа либо вместо самого кадастрового дела;

внутренняя опись документов, помещенных в кадастровое дело, оформляемая на отдельном листе по установленной форме.

На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование органа кадастрового учета; номенклатурный индекс, заголовок и дата кадастрового дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения ("Хранить постоянно") и архивный шифр дела, который состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

Обложка дела и лист-заверитель оформляются при подготовке кадастрового дела к архивному хранению.

Кадастровые дела подлежат вечному хранению, их уничтожение и изъятие не допускается, за исключением кадастровых дел объекта недвижимости с «временным» статусом кадастровых сведений.

При передаче на архивное хранение во внутренней описи кадастрового дела производится итоговая запись, кадастровое дело дополняется обложкой, листом-заверителем, прошивается и скрепляется печатью.

Кадастровые дела группируются по кадастровым районам и кадастровым кварталам (кадастровый квартал может содержать несколько томов кадастровых дел по числу папок, в которых размещены кадастровые дела земельных участков). Кадастровые дела хранятся соответственно по районам, расположены по порядку (от наименьшего к наибольшему), помещаются в специально отведенных для этого лотках, стоящих в передвижных стеллажах.

Пример кадастрового номера: 69:01:0000015:145

Здесь 69 - округ, 01 - кадастровый район (Андреапольский), 0000015 - это кадастровый квартал, состоящий из 7 цифр, а 145 - номер участка.

Кадастровое дело формируется на основе учетного дела, которое заводится сотрудниками филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области после регистрации заявления о проведении государственного кадастрового учета объекта недвижимости.

Учет принятых на хранение кадастровых дел осуществляется при приеме кадастровых дел, которые передаются в архив впервые после осуществления государственного кадастрового учета земельных участков (ЗУ). Формируется регистрационно-контрольная карточка кадастрового дела (РКК) для архивного хранения, которая содержит учетные данные для бумажного дела и данные о размещении бумажных дел.

Далее осуществляется:

регистрация поступивших на хранение кадастровых дел, вносятся дата поступления дела на хранения в журнале регистрации;

количество листов в деле, Ф.И.О. сотрудника, принявшего дело;

учет размещения бумажных кадастровых дел в хранилище (занесение информации о физическом месте хранения).

Вместе с заявлением в учетное дело включаются все необходимые для постановки на кадастровый учет документы.

После регистрации все учетные дела вносятся в реестр передачи документов и вместе с ним поступают в отдел ведения архивов, сотрудники которого на основании учетных дел формируют кадастровые дела.

Подготовкой и формированием кадастровых дел в отделе ведения архивов филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области занимаются документоведы. При поступлении учетного дела в отдел ведения архивов документовед регистрирует его в журнале регистрации документов, переданных в отдел ведения архивов для формирования кадастровых дел.

         Документы, находящиеся в кадастровом деле группируются и располагаются в определенном порядке.

В одном кадастровом деле может храниться несколько заявлений, которые в таком случае располагаются в обратном хронологическом порядке. Сверху кладется более новая заявка со всеми необходимыми к ней документами, которые также в свою очередь располагаются в порядке.

Учет использования кадастровых дел осуществляется при передаче и возврате кадастровых дел для выполнения технологических процедур ГКУ, в результате которых кадастровые дела дополняются новыми документами или при выдаче кадастровых дел во временное пользование для иных целей. Для этого осуществляются:

формирование запроса для получения кадастрового дела;

обработка запроса;

учет возврата кадастрового дела.

При формировании запроса кадастрового дела указывается причина, по которой запрашивается кадастровое дело. Запрос регистрируется в архиве - ему присваивается номер и проставляется дата приема.

При обработке полученного запроса осуществляются:

Формирование отказа, если выбранное кадастровое дело уже выдано по другому запросу. В соответствии с письмом Роснедвижимости от 4 марта 2008 г. № ВК/0876 «Разъяснения по ведению кадастровых дел» осуществляется при принятии решения об отказе в проведении кадастрового учета, учетное дело закрывается и помещается в архив на хранение.

         Формирование карты-заместителя дела и присвоение запросу статуса «Ожидание возврата» в случае выдачи кадастрового дела;

         Присвоение запросу статуса «Завершен» в случае возврата кадастрового дела в архив.

         Предоставление информации из архива (подготовка информации и выдача результата запроса) осуществляется с целью: поиска и просмотра документов кадастровых дел; получения информации о наличии кадастровых дел и документов; получения статистической информации о количестве запросов кадастровых дел для их использования; предоставления сведений о состоянии возврата кадастровых дел.

         Учет передачи закрытых кадастровых/учетных дел осуществляется:

оформление и передача кадастровых дел на земельные участки;

прекратившие свое существование, на бессрочное хранение;

хранение и уничтожение кадастровых дел ЗУ с «аннулированным» статусом кадастровых сведений и учетных дел с отказом по истечении срока в соответствии со статьей 24 Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 221- ФЗ «О государственном кадастре недвижимости», орган кадастрового учета обязан аннулировать сведения государственного кадастра недвижимости о земельных участках, имеющих временный характер.

При принятии решения об отказе в проведении кадастрового учета учетное дело закрывается и помещается в архив на хранение (см. рис. 2.2.).

Рис. 2.2 Организация архивного хранения учетных дел (отказы и приостановки)

Если в течение трех лет учетное дело, по которому принято решение об отказе в проведении кадастрового учета, не было возобновлено, то такое дело подлежит уничтожению, при котором составляется акт на уничтожение кадастровых дел.

Следует отметить, что, несомненно, важной особенностью хранения документации государственного кадастра недвижимости в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области является то, что вся она составляет государственную тайну.

Государственная тайна - это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации согласно Закону РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». Положения Закона обязательны для исполнения на территории Российской Федерации и за ее пределами органами представительной, исполнительной и судебной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, должностными лицами и гражданами Российской Федерации, взявшими на себя обязательства либо обязанными по своему статусу исполнять требования законодательства Российской Федерации о государственной тайне. Государственную тайну составляют сведения, разглашение (передача, утечка и т. д.) которых может оказать отрицательное воздействие на качественное состояние военно-экономического потенциала страны или повлечь другие тяжкие последствия для обороноспособности, государственной безопасности, экономических и политических интересов страны. Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 в связи с тем, что они являются геопространственными сведениями на территории Российской Федерации и топографической, геодезической, России картографической деятельности.

Таким образом, все кадастровые дела включаются в номенклатуру дел филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области и подлежат постоянному хранению. Ведение номенклатуры дел, формирование и оформление кадастровых дел осуществляются сотрудниками отдела ведения архивов с учетом нормативных требований Росархива.

Правильное единое оформление и хранение кадастровых дел играет очень важную роль, так как вопрос постановки на государственный кадастровый учет земельного участка и объекта недвижимости является в настоящее время очень актуальным.

2.3 Проблемы организации хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области

Таким образом, рассмотрев и проанализировав организацию хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области, были выявлены следующие проблемы.

. Проблема организации передачи дел на государственное хранение.

В связи с тем, что архив филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области является ведомственным, весь объем документов сейчас находится на депозитарном хранении, т.е. долговременном, условия которого должны согласовываться с Федеральной архивной службой. После определенного срока документы должны передаваться на постоянное хранение в государственный архив либо муниципальный архив. С соответствии с пунктом 2 статьи 21 «Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение» Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Но на практике данный договор отсутствует. Это связано не только с проблемами финансирования, а еще и с тем, что хранение документов изначально производилось неправильно, учетные дела с постоянным и временным сроками хранения находились вместе, по этой причине не производилось своевременное уничтожение учетных дел с временными сроками хранения. Отказы (учетные дела с временными сроками хранения), во многих районах находятся внутри самого кадастрового дела, это серьезное нарушение. Сейчас сотрудники наряду с основной деятельностью, производят постепенное изъятие и отделение дел с временными от дел с постоянными сроками хранения. Предстоит большой объем работы, поскольку архив существует 8 лет, за это время поступило много документации.

Неправильное хранение привело не только к трудностям с передачей на государственное хранение, но и к проблемам, связанным с недостатком площадей. А отсутствие свободных площадей в свою очередь привело к катастрофическому росту объемов дел, хранящихся в организациях сверх законодательно установленного срока.

. Проблема организации доступа к архивной информации ГКН.

Во-первых, необходимо, чтобы информация государственного кадастра недвижимости была доступна для кадастровых инженеров, которые принимают решение о постановке участка на ГКУ, её всегда можно было быстро найти и использовать. Иначе может произойти "утеря" нужной в процессе работы информации, ее неточность, что увеличивает сроки работы с документом . Это относится не только к информации о самом кадастровом объекте, но и дополнениям в инвентаризационные описи, которые в архиве хранятся в больших коробках и при необходимости их приходится снимать со стеллажей, это приводит к затрате времени на получение нужной информации.

Во-вторых, необходимо, чтобы при доступности был реализован механизм ограничения доступа к хранимой информации, согласно правам пользователей этой информации. На данный момент все кадастровые инженеры могут получить информацию из архива, но не все могут получить в работу учетное дело, так как в основном это всего один или 2 сотрудника, которые затем передают эти дела другим сотрудникам под свою ответственность. Эта система на практике не очень удобна, необходимые документы часто теряются, после чего встает вопрос об ответственности за ее утерю. Необходимо закрепить за каждым районом минимум двух кадастровых инженеров, а в зависимости от объемов работы, увеличить количество сотрудников, обладающих правом доступа к информации.

. Проблема организации учета хранимой документации.

Стоит указать, что правильный учет поступающей информации в виде документации ГКН, облегчает доступность, поиск необходимой информации и исключает её «потери».

Но в связи увеличением объемов работы, увеличением не только количества заявлений о предоставлении сведений из ГКН, заявлений о постановке на ГКУ, произошло возрастание количества поступающих завершенных дел в архив, некоторые из которых не регистрируются. Данные изменения рассмотрим в сравнении на период октября 2009 г. с количеством кадастровых дел в архиве на 26 октября 2010 г. Для наглядности возьмем 3 наиболее крупных по объему дел районов Тверской области: Калининский р-н, Осташковский и Конаковский, представленные в таблице 2.3.

Таблица 2.3 Количество кадастровых дел в архиве филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области за 2006-2010 годы

Более наглядно результаты исследования представлены на рисунке 2.3.

Рис.2.3 Динамика поступивших кадастровых дел

Основной объем работ по ведению архива, систематизации информации осуществляет специалист-эксперт, который, кроме обязанностей, связанных с ведением архива, выполняет другие, связанные с деятельностью отдела функции. За последние 5 лет количество сотрудников отдела ведения архива практически не изменилось, при значительном увеличении объемов работы.

Это является причиной того, что выдача документов из хранилища не регистрируется, проверка наличия документов в архиве не проводится, что не позволяет уточнить фактическое и количественное наличие документов, находящихся в архиве; не выявляются отсутствующие документы, и, таким образом, не организовывается их розыск, создаются условия для безвозвратной потери документов.

Не все кадастровые и учетные дела поступают в архив согласно реестрам, которые позволяют упростить учет хранимой документации. Это так же связано с постоянным увеличением объемов, как заверенных кадастровых дел, так и поступлением учетных дел.

. Проблема организации контроля исполнения документов.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документов возлагается сейчас только на сотрудников отдела контроля информации. Необходимо также осуществлять контроль на этапе поступления учетных дел в архив, который в связи отсутствием достаточного количества кадровых ресурсов и времени на данный момент не осуществляется, в связи с этим возникают случаи потери информации, ее неточности.

. Проблема организации условий хранения документов.

Одной из самых больших проблем организации деятельности архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» является решение комплекса вопросов, связанных с созданием материально-технических условий, обеспечивающих физическую сохранность документов, надлежащий режим их хранения, улучшение условий хранения документов.

Помещение архивохранилища является не совсем приспособленным. Через архив проходит не защищенные трубопроводы отопления. Специальные приборы для контроля температурно-влажностного режима отсутствуют. Установка средств хранения произведена без учета всех норм, предусмотренных основными правилами работы архивом организации. Стеллажи установлены вплотную у стен, что не позволяет воздуху свободно циркулировать - накапливается пыль. Ценные бумажные носители лучше хранятся при использовании соответствующего оборудования и системы создания микроклимата.

Несомненно, важной проблемой организации хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» являются проблемы, возникающие в связи с внедрением автоматизированных систем ДОУ.

Выделим основные проблемы введения автоматизированной системы ДОУ в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра»:

. Наиболее значимой проблемой является несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом.

. Автоматизация управленческой деятельности и системы архивного хранения требует наличия у специалистов, задействованных в системе электронного документооборота и архива Управления, умений и навыков, позволяющих выполнять свои функции с помощью ПК без особой подготовки и обеспечить сохранность и эффективность использования электронных документов.

3. Еще одной проблемой возникающей при введении автоматизированной системы ДОУ является проблема в обеспечении доступа к электронной информации.

Таким образом, в ходе анализа особенностей организации хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» был выявлен целый ряд проблем, которые требуют немедленного решения. Это решение проблемы, связанной с передачей кадастровых документов на государственное хранение, проблема организации учета и контроля хранимой документации, проблемы материально-технического обеспечения и многие другие. Эти проблемы мешают эффективному функционированию учреждения. Пока они не будут решены, мы не сможем стать современным государством с развитой системой электронного правительства.

В следующей главе мы рассмотрим основные направления совершенствования хранения документации в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра».

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ФИЛИАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ФКП РОСРЕЕСТРА» ПО ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1 Предложения по оптимизации организации архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области

Таким образом, были предложены следующие пути оптимизации архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра»:

1.      Утвердить Положение о порядке и сроках хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов, а также их передачи на государственное хранение.

2.      Увеличение количества специалистов осуществляющих работы по ведению работы архива организации, совершенствование их умений и навыков в системе электронного документооборота и архива организации.

Используя нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, была рассчитана численность сотрудников филиала ФГБУ «ФКП Росреесра». В основу расчета положены:

. Нормы составления номенклатуры дел.

. Составление статистического отчета.

. Составление отчета о комплектовании архива.

. Ненормированный труд (материально-техническое содержание архива). Такие нормы времени приведены в таблице 3.1.

Таблица 3.1

Нормативный перечень выполняемых работ в архивном отделе

Ч = (Тн + Тнн) / Фп

где: Ч - численность работников,

Тн - нормы времени на определенный вид работ; н - количество видов выполняемых работ,

Тнн - затраты времени на работы, не предусмотренные нормами и носящие разовый характер,

Фп - фонд рабочего времени одного работника.

Ч = (8292, 3 + 438,9) / 1910 = 4,57

Расчеты показали, что для осуществления данных функций, при годовом объеме документации в 15000 документов, необходимо 4-5 сотрудников, что объясняет необходимость увеличения количества сотрудников архивного отдела.

Рассмотрев Должностной регламент специалиста Отдела ведения архива, можно выделить следующие функции в организации архива: ведение работы по организации архивного дела в учреждении, обеспечение хранение и использование документов, образующихся в деятельности учреждения; инструктирование работников отделов ФГБУ «ФКП Росреесра» о порядке формирования, подготовки и сдаче дел в архив. Функции раскрыты не полно, поэтому учреждению следует разработать организационно-нормативные правила по организации архива, пересмотреть и более конкретизировать должностной регламент специалиста, заведующего архивом.

3.      Создание материально-технических условий, обеспечивающих физическую сохранность документов, надлежащий режим их хранения: оборудовать трубопроводы отопления средствами защиты, установить средства хранения с учетом норм предусмотренных «Основными правилами работы архивов организаций», приобрести приборы, обеспечивающие контроль температурно-влажностного режима хранения документов.

Обеспечение филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» компьютерными технологиями, программными продуктами, современными ПК, позволяющими вести полноценную систему электронного архива.

Так как объем документации в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» достаточно велик, а нехватка площадей создает сложности в организации архива, то на сегодняшний день можно рассмотреть возможность применения электронных архивов. В настоящее время наиболее актуальной проблемой филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» является отсутствие конкретной инструкции по уничтожению дел с истекшим сроком хранения. Когда подходит срок уничтожения (чаще всего, это от 3 до 5 лет), собирается экспертная комиссия. Комиссия определяет количество дел, подлежащих уничтожению, создается акт об уничтожении данных дел, при этом, из дела должны извлечь все оригиналы постановлений, а другие материалы дела подлежат уничтожению. Поскольку ранее документы хранились неправильно, то есть дела с временным и постоянным сроком хранения вместе, для начала необходимо поместить их отдельно. На практике дела еще ни разу не уничтожались, т.к. в теории процедура ясна, но никто не знает, как осуществить утилизацию дел. Поэтому создание инструкции по уничтожению архивных документов с истекшим сроком хранения - это первоочередная задача.

Это способствует принятию в широкое пользование так называемых «технотронных архивов». Под технотронным архивом понимается по специализированное архивохранилище, а способ организации хранения и исполнения документов, созданных на нетрадиционных носителях, как вновь созданных, так и уже имеющихся архивных документах. Первая и основная сложность, которую вносят в деятельность архивов электронные документы, состоит в удостоверении подлинности электронных документов (обладать юридической силой). Для документов на бумажном носителе данная возможность реализована, с документами на иных носителях все гораздо сложнее, в особенности с электронным документом.

Внедрение данного программного обеспечения требует использования новых технологий и оргтехники, на сегодняшний день в большинстве случаев это потребует практически полного обновления компьютерного оснащения в органах власти. Однако внедрение этой системы электронного документооборота позволит обеспечить удобное управление документами, возможность всегда отслеживать все имеющиеся потоки документов. Важное преимущество электронного архива - это разграничение прав доступа к документам, постоянное и своевременное обновление информации и увеличение сроков хранения документов.

Также внедрение данного программного обеспечения позволит сократить объемы ДОУ в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра».

Следует отметить, что практически все проблемы, связанные с архивным хранением документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра», могут быть решены в результате решения основной проблемы: недостаточной информатизации архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра».

Создание электронного архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра», отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечит надежность и долговечность хранения информации, оперативный доступ к ней и повышение эффективности работы учреждения.

Для создания электронного архива необходимо обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности, использование электронных подписей и иных средств криптографии.

Таким образом, успешная работа организации во многом зависит от уровня ее технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные системы электронного документооборота, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК.

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, включая доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Правила Росархива определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение документов на компьютерных носителях не может быть запрещено.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов, которое необходимо организовать в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра».

Совершенствование электронной системы документооборота и архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» позволит более оперативно принимать и передавать управленческие решения.

3.2 Внедрение информационных технологий в процесс архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области

В целях совершенствования деятельности органов власти на основе использования информационно-коммуникационных технологий Правительство Российской Федерации приняло программу «Информационное общество (2011-2020 годы)», которая в том числе предусматривает развитее системы электронного документооборота, локальных информационных сетей, использование стандартов ДОУ и документооборота, а так же развитие систем межведомственного электронного документооборота.

Не менее значимой является проблема использования в органах государственной власти самых современных информационных технологий.

Автоматизация процедур ДОУ позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составления, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становиться более оперативной и эффективной.

Недостаточная информатизация архива в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» - одна из основных проблем архивного хранения документов.

Создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы, бесспорно, позволит решить ряд проблем и существенно расширить доступ к архивной информации всех заинтересованных в ней граждан, приступить к предоставлению государственных услуг в электронном виде, в том числе и услуг архива, способствовать внедрению электронного документооборота.

Электронный документ - не только сведения о чем-либо, но и сведения о самом документе (когда был создан, когда копировался, когда представлялся для пользования), без такого «окружения» первоначальных сведений не существует электронного документа.

Преимущества электронного архива документации перед архивом бумажным достаточно многочисленны и убедительны.

. Оперативность в работе с документами: электронный архив позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа к документам (точнее, к их электронным образам) - поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому, или иному заданному признаку, создание тематических отчетов, сортировка документов по хронологии и т. д.

. Надежность и долговечность: все цифровые документы временем не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем и могут храниться практически вечно. Кроме того, автоматически решается и проблема целостности документации: не секрет, что бумажные документы иногда бесследно пропадают в силу форс-мажорных обстоятельств, по неосторожности или по злому умыслу, а при правильной организации хранения электронных документов их несанкционированные удаление, фальсификация или неумышленная модификация невозможны.

. Многопользовательский режим: с одними и теми же документами при любой структуре и типе локальной сети предприятия одновременно могут работать несколько пользователей, что абсолютно недоступно при использовании бумажного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному пользователю.

. Дистанционный доступ: обеспечение удаленного доступа к документам сотрудников территориально распределенных (удаленных) подразделений с авторизацией и разграничением прав доступа, невозможное в бумажном архиве, совершенно естественно в электронном архиве.

. У электронного архива есть и еще одно преимущество, вполне себе физическое. Это - сокращение квадратных метров помещения для хранения документов. При организации электронного архива нужен только системный блок. Поэтому вполне вероятно, что траты на организацию цифрового хранилища уже через несколько месяцев будут компенсированы.

Технология создания электронного архива документов наглядно представлена на рис. 3.2.

Рис. 3.2 Этапы создания электронного архива документов

Массовое сканирование документов. Документация переводится в электронный вид с помощью поточного (массового) сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюциями, визами, подписями, печатями, штампами и т. д.). Для сканирования документов используются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Они способны переводить в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами;

индексация документов. Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (например, тип документа, название, номер дела, дата создания и др.). При необходимости электронная форма может быть дополнительно обработана: тексты распознаются, а графика (чертежи, схемы и т.п.) векторизуется;

наполнение электронного архива. После перевода документов в электронный вид они заносятся в электронный архив.
Главное требование к любому электронному архиву - обеспечение сохранности документов. Немаловажным качеством архива является также обеспечение безопасности данных: профессиональная архивная система предоставляет доступ к документам строго в соответствии с политикой безопасности.

Но здесь существует еще одна проблема - срок хранения современного долговременного электронного носителя от 10 до 40 лет. Если электронный носитель разрушается, с ним разрушается и та информация, которая на этом электронном носителе находится. Возникает необходимость переноса такой информации с носителя на носитель. А это уже затратная процедура. Кроме того, перенос с носителя на носитель должен быть осуществлен абсолютно транспарентно, с сохранением оригинальных особенностей переносимой информации, ничего не должно быть потеряно.

В настоящее время единственным приемлемым носителем для записи архивируемых компьютерных документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя) оптический диск. Оптические диски и другие емкие компьютерные носители все чаще используются в организации в качестве рабочей копии для каждодневного использования, в то время как бумажные оригиналы хранятся в архиве.

При применении автоматизированной системы, эффект от внедрения делится на две части: прямой эффект от внедрения системы (экономический эффект), связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с преимуществами для функционирования организации, (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и др.).

Наиболее наглядно эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота можно увидеть на рис 3.2.

Рис. 3.2 Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота

Эффект второго типа - новый уровень качества оценить в общем случае очень сложно. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Схема вычисления расходов. Предположим, что имеется организация с N сотрудниками. Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

Стоимость L - одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 150 до 800 долл. на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД (система электронного документооборота).

Стоимость H - дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная N. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров или крупных роботизированных библиотек для электронного архива. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Пусть до начала работ на одного сотрудника в современных условиях приходится техники примерно на 1500 долл. (берется стоимость техники, находящейся в среднем ценовом диапазоне). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше.

Стоимость работ по внедрению системы V. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Чтобы внести какую-то определенность, можно считать, что стоимость внедрения равна следующей величине:

=M*W + M*W*F(N)

где: M - это количество человек в месяц, нужное для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человек),W - средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по проработке требований, созданию проекта внедрения, доработке ПО, инсталляции и обучению). Второе слагаемое, зависящее от F - функции характеристики размера организации, служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приведено на графике (см. рис. 3.2.)

Рис.3.2 Зависимость поправочного коэффициента от объема организации

Характер функции F - зависимости величины коэффициента для расчета поправки к V - стоимости работ при учете числа рабочих мест в СЭД. Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Они могут составить до 15-20% от стоимости системы в год.

Схема оценки прямого (экономического) эффекта.

Оценка прямой экономии средств включает не только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому можно посчитать расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Если P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;

экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

В зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. При расходах на одного сотрудника S экономия может составить величину. Но проверить это можно будет только на практике. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Информационный эффект от внедрения системы ДОУ связан с ускорением прохождения документов и предоставления услуг, своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами.

Несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации, это возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.

Таким образом, основным направлением совершенствования хранения документации ГКН в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области, является создание электронного архива документов, который позволит не только решить вопрос с недостатком площади для хранения документов, но и обеспечит быстрый и удобный доступ к информации. Но для этого, необходимо решить первостепенные задачи: создать соответствующие материально-технические условия работы, а также увеличить количество специалистов, осуществляющих работы по ведению работы архива организации, совершенствовать их умения и навыки в системе электронного документооборота и архива организации.

ведомственный хранение документ недвижимость

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Архивное дело, как деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, обеспечивает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства.

Документационное обеспечение управления, вопросы организации системы архивного хранения документов в Российской Федерации регламентируются действующими нормативно-правовыми и методическими документами, важнейшими из которых являются Конституция РФ, Федеральные законы, Типовые инструкции и регламенты, ГОСТы.

В данном дипломном проекте нами была рассмотрена организация архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области.

Как показывает история развития архивного дела и, в частности, организация работы по архивному хранению документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра», процесс работы с документами находится в постоянном интенсивном развитии. При этом каждая организация, фирма, предприятие, учреждение вносят свою определенную лепту в это развитие, так как только практическая деятельность в данном направлении может определить правильные пути совершенствования системы архивного хранения документов. На примере филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» мы проанализировали организацию хранения архивных документов. В данной работе было отмечено, организация деятельности архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» базируется на требованиях Федеральных законов, ГОСТов, затрагивающих архивное хранение. Состав документации, необходимый для деятельности учреждения, определен его компетенцией и функциями.

Документирование организационной деятельности регламентируется также общегосударственными нормативно-методическими документами по организации архива, разработанными Федеральной архивной службой России. Большую роль в организации работы с документами в любой организации играет комплекс нормативно-методических документов, разрабатываемых самой организацией.

Эффективность деятельности филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» напрямую зависит от своевременности и правильности принятия управленческого решения, которое базируется на информации, содержащейся в официальных документах, поэтому руководство учреждения строго следит за соблюдением правил документирования управленческой деятельности. В ходе работы над дипломным проектом был проведен анализ системы архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра», который позволил выявить проблемы в данной сфере управления организации, в дальнейшем нами были предложены пути их решения.

Одной из проблем в организации делопроизводства в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» является возрастающее с каждым годом количество обрабатываемых документов, что влечет за собой возможную нехватку площадей для хранения, недостаточность кадровых ресурсов.

Главное условие успешной организации архивного хранения является создание электронного архива, отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечивающего надежность и долговечность хранения информации, оперативный доступ к ней и повышение эффективности работы филиала ФГБУ «ФКП Росреесра».

В целом, существующая система архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» не противоречит основным требованиям, а использование новых технологий, несомненно, будет способствовать рациональному функционированию данного учреждения.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.     Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 2003 г. (с изм. на 30 декабря 2008 г.) // Российская газета. - 2009. - 21 января.

2.      О государственной тайне : закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 (с изм. на 8 ноября 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 1997. - № 41. - Ст. 8220-8235.

.        О бухгалтерском учете : федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с изм. и доп. на 28 ноября 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 1996. - № 48. - Ст. 5369.

.        О государственных и муниципальных унитарных предприятиях : федеральный закон от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ (ред. от 30 ноября 2011 г.) Собрание законодательства РФ. - 2002. - № 48. - Ст. 4746.

.        Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации : федеральный закон от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ (с изм. на 5 января 2012 г. ) // Собрание законодательства РФ. - 2003. - № 40. Ст. 3822.

.        Об архивном деле в Российской Федерации : федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. на 27 июля 2010 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2004. - № 3. - Ст. 4169.

.        О государственном кадастре недвижимости: федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ (с изм. на 5 декабря 2011 г.) // Российская газета. - 2007 г. - 1 августа.

.        Об информации, информационных технологиях и о защите информации федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (с изм. на 6 апреля 2011 г.) Собрание законодательства РФ. - 2006. - № 31 (Ч. 1). - Ст. 3448.

.        Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне : указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 (с изм. на 21 сентября 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 49. - Ст. 4775.

.        Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности : постановление Правительства РФ от 27 декабря 2006 г. № 808 (с изм. на 16 декабря 2009 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2007. - № 1 (Ч. 1). - Ст. 266.

.        Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти : постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060.

.        О проведении ликвидационных мероприятий в отношении упраздненных Роскартографии и Роснедвижимости : распоряжение Правительства РФ от 31 марта 2009 г. № 409-р (с изм. на 22 июля 2009 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 14. - Ст. 1738.

.        О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» : распоряжение Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р (с изм. на 30 декабря 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2010. - № 46. - Ст. 6026.

.        Об утверждении положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия : приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 // [документ опубликован не был].

.        Об утверждении Примерного положения о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации : приказ Росархива от 17 марта 1998 г. № 19 // [документ опубликован не был]

.        Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти : постановление Минтруда Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23 // Бюллетень Минтруда РФ. - 2002. - № 4.

.        Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия : приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 // [документ опубликован не был]

.        Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации : приказ Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. - № 17.

19.   Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук : приказ Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. № 19 (с изм. на 16 февраля 2009 г.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2007. - 14 мая.

20.    Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 // [документ опубликован не был]

.        Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости : приказ Минэкономразвития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42 // Российская газета. - 2010. - 9 апреля.

.        Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» : приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2011. - 19 сентября.

.        Разъяснения по ведению кадастровых дел : письмо Роснедвижимости от 4 марта 2008 г. № ВК/0876 // Нормирование в строительстве и ЖКХ. - 2008. - № 3.

24.   Об архивном деле в Тверской области : закон Тверской области от 23 декабря 2005 г. № 162-ЗО // Тверские ведомости. - 2005. - 28 декабря.

25.    Об утверждении регламента деятельности Федерального государственного учреждения «Земельная кадастровая палата» по Тверской области по ведению государственного кадастра недвижимости, осуществлению государственного учета объектов недвижимого имущества и предоставлению сведений, внесенных в государственный кадастр недвижимости» : приказ ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Тверской области от 5 марта 2011 г. № П-0032 // [документ опубликован не был]

.        ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело : Термины и определения. - М. : Издательство стандартов, 1998. - 18 с.

.        ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. : Издательство стандартов, 2003. - 28 с.

.        ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и определения. - М. : Стандартинформ, 2008. - 15 с.

.        Алексеева, Е.В. Архивоведение : учебник / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова. - М. : Академия, 2009. - 272 с.

30.   Басаков, М.И. Делопроизводство : учебник / М.И. Басаков, О.И.

Замыцкова. - Ростов н/Д : Феникс, 2010. - 376 с.

31.   Белов, А.Н. Делопроизводство и документ : учеб. пособие / А.Н. Белов. - М. : Экспо, 2007. - 554 с.

32.    Березина, Н.М. Современное делопроизводство : учебник / Н.М. Березина. - СПб. : Питер, 2007. - 224 с.

.        Васильева, И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент : учебное пособие / И.Н. Васильева, Г.С. Желнинский. - М. : Вузовский учебник, 2004. - 272 с.

.        Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила : практ. пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - М. : Омега-Л, 2007. - 239 с.

35.   Кирсанова, М.В. Современное делопроизводства / М.В. Кирсанова. - М. ИНФРА-М, 2003. - 304 с.

36.    Корнеев, И.Н. Управление документами : учебник / И.Н. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. - М. : ИНФРА-М, 2009. - 300 с.

.        Кузнецов, Т.В. Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова. - М. : изд-во МЦФЭР, 2007. - 324 с.

38.   Леонтьева, О.Г. Архивы в современном мире / О.Г. Леонтьева. - Тверь : Лилия Принт, 2004. - 180 с.

.       Мигель, И.Н. Документирование управленческой деятельности : курс лекций / И.И. Мигель. - М. : Флинта, 2006. - 200 с.

.       Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации / А.В. Непогода, П.А. Семченко - М. : Омега-Л, 2009. - 480 с.

41.   Охотский, Е.В. Делопроизводство в системе государственного управления : учебное пособие / Е.В. Охотский. - М. : изд-во РАГС, 2001. - 372 с.

42.   Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие / М.Ю. Рогожин - М. : Проспект, 2009. - 384 с.

43.    Татарников, М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и

на предприятиях / М.А. Татарников. - М. : Инъязиздат, 2006. - 207 с.

44.   Чуковенков, А.Ю. Правила оформления документов : Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. - М. : Проспект, 2005. - 216 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Пример заполнения листа-заверителя дела

Формат А4 (210 297)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано _______100 (сто) листов

(цифрами и прописью)

с № 1 по № 99

в том числе:

литерные номера листов 15а, 78а, 99а;

пропущенные номера листов 33, 34;

пронумерованы чистые листы________________________

+ листов внутренней описи __________________________

Особенности физического состояния и формирования дела      Номера листов 1 2

В деле имеются схемы, карты отреставрированы

Листы № 15, 67

листы № 67, 78

Наименование должности работника

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 2

Индекс 11.1

:13:0000015:165

Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра»

по Тверской области

Кадастровое дело объекта недвижимости:

:13:0000015:165

Окончено:________________

Приложение 3

         ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ КАДАСТРОВОГО ДЕЛА ОБЪЕКТА НЕДВИЖИМОСТИ 69:01:0000015:145

Номер кадастрового квартала ________________________

Номер тома _____________________________________

Дата подготовки описи ____________

Должность и ФИО сотрудника подготовившего опись

Подпись

Расшифровка подписи

Приложение 4

Акт на уничтожение документа

_________________________________

(наименование предприятия)

УТВЕРЖДАЮ

АКТ <http://blanker.ru/doc/akt-unichtozhenie-del> Наименование должности

"___"_______ 200_ г. Nо. _____ руководителя предприятия

гор. _________________________

_____________________________

(подпись, И.О. Фамилия)

О выделении к уничтожению

документов и дел

Основание: Приказ Nо. _________ от "___"__________ 200__ г.

Составлен экспертной комиссией

Председатель комиссии ________________________________

                                         (должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии ________________________________

________________________________

________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

Присутствовали ________________________________

                                (должность, фамилия, инициалы)

Комиссия, руководствуясь Перечнем (название Перечня), отобрала к уничтожению <http://blanker.ru/doc/akt-unichtozhenie-del>, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела, отложившиеся в деятельности предприятия

Всего дел ________________________________________

                                      (цифрами и прописью)

Председатель ЭК _________________________

Члены ЭК _________________________

_________________________

_________________________

Документы сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного

сырья по приемо-сдаточной накладной Nо. ____ от "___"200__ г.

Председатель ЭК ___________________________________

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

"___"________ 200__ г.

В дело Nо. __________ ___________________________________

"___"_______ 200__ г. (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение 5

Форма журнала регистрации документов, переданных в отдел ведения архивов для формирования кадастровых дел

Приложение 6

Порядок расположения документов в кадастровом деле

Приложение 7

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ КАДАСТРОВОГО ДЕЛА

КАДАСТРОВОЕ ДЕЛО ОБЪЕКТА НЕДВИЖИМОСТИ

№ _____________________

Папка _________________________________ (номер папки)

Приложение 8

Проект

Положение о порядке и сроках хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов, а также их передачи на постоянное хранение в государственные архивы

I. Общие положения

. Настоящий Порядок устанавливает правила и сроки хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов, а также их передачи на постоянное хранение в государственные архивы.

. Требования, установленные настоящим Порядком, не распространяются на секретные документы и документы с грифом «для служебного пользования».

. Положения настоящего Порядка распространяются на документы, содержащиеся в государственном кадастре недвижимости независимо от вида носителя.

. Документы до их передачи на постоянное хранение в государственные архивы подлежат хранению в архиве ФГБУ «ФКП Росреесра».

. ФГБУ «ФКП Росреестр» (далее Учреждение) обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, содержащихся в государственном кадастре недвижимости.

. В случае утраты документов работник Учреждения немедленно докладывает (в письменном виде) об этом начальнику структурного подразделения Учреждения, в ведении которого находится архивное хранение документов, или лицу, его замещающему. В этом случае проводится служебное расследование в установленном порядке.

. Если иное не установлено Федеральным законом от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости», содержащиеся в государственном кадастре недвижимости (далее - ГКН) документы подлежат постоянному хранению; их уничтожение и изъятие из них каких-либо частей не допускаются.

II. Состав документов

. В соответствии с настоящим Порядком в архиве Учреждения подлежат хранению следующие документы, содержащиеся в государственном кадастре недвижимости (далее - документы ГКН):

документы, помещенные в кадастровые дела объектов недвижимости, зон с особыми условиями использования территорий, территориальных зон, кадастрового деления, геодезической основы ГКН, картографической основы ГКН, участков Государственной границы Российской Федерации, границ между субъектами Российской Федерации, границ муниципальных образований, границ населенных пунктов (далее - кадастровые дела);

документы, помещенные в учетные дела объектов недвижимости;

документы, помещенные в дела нерассмотренных заявлений;

журналы учета кадастровых номеров кадастровых районов на бумажных носителях;

формы государственных реестров земель кадастровых районов, содержащие сведения о ранее учтенных земельных участках;

дежурные кадастровые карты;

книги учета заявлений, книги учета выданных сведений, ведение которых осуществлялось на бумажных носителях.

. Документами ГКН, составляющими документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - документы архивного фонда), являются:

документы, помещенные в кадастровые дела объектов недвижимости со статусом кадастровых сведений «архивные»;

документы, помещенные в кадастровые дела территориальных зон, зон с особыми условиями использования территорий, границ между субъектами Российской Федерации, границ муниципальных образований, границ населенных пунктов, прекративших свое существование (упраздненных);

журналы учета кадастровых номеров кадастровых районов на бумажных носителях;

закрытые тома книг учета заявлений, книг учета выданных сведений, ведение которых осуществлялось на бумажных носителях.

III. Передача документов ГКН в архив Учреждения

. В последний рабочий день каждого месяца в архив Учреждения передаются:

кадастровые дела;

учетные дела;

дела нерассмотренных заявлений.

. Указанные в пункте 10 настоящего Порядка дела передаются в архив Учреждения по описи дел, которая составляется в двух экземплярах.

. Кадастровые дела, сформированные в филиалах Учреждения, хранятся в архивах указанных филиалов до централизованной передачи дел в архив Учреждения.

. До передачи указанных в пункте 10 настоящего Порядка дел работником структурного подразделения Учреждения, осуществляющего ведение государственного кадастра недвижимости, работником архива Учреждения предварительно проверяется правильность их формирования и оформления. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению.

. Прием указанных в пункте 10 настоящего Порядка дел производится работником архива Учреждения в присутствии работника структурного подразделения Учреждения, осуществляющего ведение государственного кадастра недвижимости, передающего такие дела. На обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи передавшего и принявшего дела работников.

IV. Организация хранения и обеспечение сохранности дел в архиве

15. Помещение архивохранилища должно обеспечивать оптимальные условия хранения документов ГКН, раздельное размещение работников архива Учреждения и оборудования.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются предоставлением под размещения архива отдельного, специально оборудованного помещения (здания).

Не допускается использование под архив подвальных, чердачных и цокольных помещений.

. Рабочие места персонала архива Учреждения рекомендуется располагать отдельно от хранилища документов.

В случае, если выделить под архив отдельное помещение не представляется возможным, его следует отделить от рабочего помещения огнеупорной перегородкой.

. Хранилище архива должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии с установленным порядком и иметь запасный выход. Запасным выходом может служить окно, снабжённое металлической распашной решеткой (1 этаж). Замок на ней пломбируется.

Помещение архива Учреждения должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

Пожарная безопасность в помещении архива Учреждения должна обеспечиваться системой порошкового (газового) автоматического пожаротушения, а также огнетушителями.

. Работник архива Учреждения должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива Учреждения по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год работником Учреждения, назначенным соответствующим приказом.

. Наружная дверь помещения архива Учреждения должна быть металлической либо обшита металлом и оборудована прочными запорами.

В нерабочее время дверь опечатывается или пломбируется.

Печать или пломбир хранят в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

. Оборудование архивохранилища должно состоять из стационарных или раздвижных металлических стеллажей.

. Для размещения справочных картотек в архивохранилище или в рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

. Доступ в помещение архива Учреждения разрешается персоналу архива, а также работникам Учреждения, их замещающим в соответствии с приказом Учреждения.

Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива Учреждения устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками.

. В хранилищах архива Учреждения запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, проведение газосварочных работ, размещение посторонних объектов, устройство складских помещений, серверного и телекоммуникационного оборудования.

. В помещении архива Учреждения в качестве искусственного разрешается только электрическое освещение.

. Помещение архива Учреждения оборудуется металлическими стеллажами. Целесообразно применять передвижные стеллажи. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10- 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1-1,2 метра, остальных проходов - 70-80 см.

. Электропроводка должна быть скрытой или скрытой в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).

. В помещении архива Учреждения категорически запрещается курение и приготовление пищи.

. Архив Учреждения должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива Учреждения и для выемки дел.

. В помещении архива Учреждения должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

. В помещении архива Учреждения рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от_50 до 60 процентов.

. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива Учреждения устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям, которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически (не реже одного раза в полугодие) проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

. На помещение архива Учреждения составляется паспорт архива Учреждения.

V. Выдача документов ГКН из архива Учреждения

. Указанные в пункте 10 настоящего Порядка дела выдаются из архива Учреждения во временное пользование:

для использования в работе специалистам структурных и обособленных подразделений Учреждения;

для проведения архивных работ с документами;

для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию, сканированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности.

. Указанные в пункте 10 настоящего Порядка дела выдаются во временное пользование из архива Учреждения на срок, не превышающий:

рабочих дней - для использования в работе специалистами структурных и обособленных подразделений Учреждения;

рабочих дней - для проведения архивных работ с документами, работ по созданию страхового фонда, копированию, сканированию и специальной обработке документов ГКН.

. Передача дел для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения сохранности производится архивом Учреждения на основании заказов на проведение этих работ.

. Для осуществления оборота в каждом деле заводится карточка учёта выдачи и возврата дела.

Карточка хранится в деле, а при выдаче дела для работы специалисту структурного или обособленного подразделения Учреждения - остается на месте его хранения.

. Выдача указанных в пункте 10 настоящего Порядка дел из архива Учреждения оформляется заказами на выдачу таких документов во временное пользование в структурные или обособленные подразделения Учреждения, в которых указывается цель выдачи дела и срок временного пользования дела.

Выдача дел из архива Учреждения регистрируется в книге выдачи дел в структурные подразделения Учреждения.

. Выдача указанных в пункте 10 настоящего Порядка дел из архива Учреждения для проведения работ, указанных в пункте 37 настоящего Порядка, оформляется заказами на проведение таких работ.

Выдача дел из архива Учреждения в данном случае регистрируется в книге выдачи дел для проведения работ, указанных в пункте 37 настоящего Порядка.

. Исполненные заказы хранятся в специально установленном месте в архиве Учреждения до истечения сроков их хранения.

. Перед выдачей и при возвращении дел в архив Учреждения проверяются нумерация листов и состояние дел.

К каждому выдаваемому из хранилища для использования делу постоянного хранения должен прилагаться лист использования дела.

. Состояние возвращаемых в архив Учреждения дел после использования должно быть проверено в присутствии работника, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи документов в деле, а также повреждений документов работником архива Учреждения составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю Учреждения для привлечения лиц, допустивших повреждение либо утрату документов, к ответственности, другой - хранится в архиве Учреждения.

. Документы ГКН могут в установленном законом порядке быть изъяты судебными или правоохранительными органами. В данном случае в дело, указанное в пункте 10 настоящего Порядка, помещается лист - заместитель, включаемый в дело вместо временно изъятого из дела документа, а также копия протокола выемки документов ГКН.

Выдача дел из хранилища в данном случае оформляется актом о выдаче дел во временное пользование, который составляется в двух экземплярах (на общем бланке Учреждения): один остается в архиве Учреждения, другой выдается получателю.

Акт подписывается директором Учреждения, передающего дела, и руководителем органа - получателя, либо соответствующим должностным (процессуальным) лицом, осуществляющим выемку.

Подписи скрепляются гербовыми печатями Учреждения и соответствующего органа. Если выемка документов осуществляется соответствующим должностным (процессуальным) лицом, вместо гербовой печати органа - получателя указывается номер служебного удостоверения указанного лица.

После возвращения дел в двух экземплярах указанного в настоящем пункте акта делается соответствующая отметка. Один из экземпляров хранится в архиве Учреждения, другой выдается органу, которым осуществлялось изъятие документов.

Выдача дел из хранилища регистрируется в книге выдачи дел во временное пользование сторонним органам.

Изъятые документы ГКН подлежат возврату в архив Учреждения в сроки и в порядке, установленном действующим законодательством.

VI. Сроки хранения документов ГКН в архиве Учреждения

. Срок хранения документов ГКН, являющихся документами архивного фонда, составляет 15 лет согласно статье 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

. Течение указанного в пункте 45 настоящего Порядка срока начинается с момента:

присвоения соответствующему объекту недвижимости статуса «архивный»;

внесения в государственный кадастр недвижимости сведений о прекращении существования (упразднении) объекта землеустройства;

поступления в архив Учреждения журналов учета кадастровых номеров кадастровых районов на бумажных носителях;

поступления в архив Учреждения закрытых томов книг учета заявлений и книг учета выданных сведений на бумажных носителях.

. Передаче в государственные архивы указанных в пункте 9 настоящего Порядка кадастровых дел предшествует создание электронных образов включенных в них документов ГКН (если такие электронные образы не были созданы при поступлении в орган кадастрового учета таких документов с соответствующим заявлением).

. Учетные дела, по которым приняты решения об отказе в постановке на кадастровый учет, а также дела нерассмотренных заявлений подлежат хранению в архиве Учреждения в течение пяти лет, по истечении которых указанные дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

. При аннулировании и исключении из ГКН сведений об объекте недвижимости с «временным» статусом сведений, с документов, подлежащих возврату заявителю, изготавливаются копии, которые взамен оригиналов включаются в соответствующее кадастровое дело. Указанное кадастровое дело с «аннулированным» статусом кадастровых сведений об объекте недвижимости хранится в архиве органа кадастрового учета в течение десяти лет. По истечении указанного срока кадастровое дело подлежит уничтожению в установленном порядке.

VII. Передача документов ГКН в государственные архивы

. Государственный архив, в который подлежат передаче из архива Учреждения документы архивного фонда, определяется соответствующим архивным органом.

. Передача документов архивного фонда от Учреждения в государственные архивы проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями Учреждения и соответствующего архивного учреждения.

52. Документы архивного фонда передаются Учреждением в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема передачи<consultantplus://offline/main?base=LAW;n=31742;fld=134;dst=103069> составляемым в двух экземплярах.

. Перед передачей документов архивного фонда от Учреждения на государственное хранение представитель государственного архива проводит в Учреждении проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами Учреждения.

. При передаче документов архивного фонда Учреждением в государственный архив передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно - проверочной комиссией. Передача дел проводится поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в Учреждении.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема - передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке Учреждения. Учреждение, передающее документы архивного фонда на государственное хранение, обязано принять меры к розыску отсутствующих дел.

. При первой передаче документов архивного фонда Учреждением в государственный архив представляется историческая справка об Учреждении. При последующих передачах документов этим Учреждением в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности Учреждения и составе переданных на государственное хранение документов.