Исследование организационно управленческого механизма реализации функции управления знаниями

Содержание

Введение

. Цель, содержание, структура и процесс реализации функции управления знаниями

. Построение функциональной модели функции управления знаниями

. Разработка последовательности функции управления знаниями и методы её исследования

. Построение процессной модели функции управления знаниями

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Наиболее перспективные теоретические разработки связаны в последнее время с решающим значением знаний для развития организаций, деятельность которых во все большей степени зависит от наличия информации, обучения персонала и усвоения новшеств. В условиях ускоренных изменений в технике и экономике производства, конкурентной борьбе, информационных технологиях и методах управления необходимо понимание механизмов накопления и применения знаний отдельными людьми и организациями в целом, а также факторов, препятствующих этому. Именно знания и компетентность персонала лежат в основе развития организаций и позволяют находить решение возникающих технических, экономических и организационно-управленческих проблем - как текущих, так и перспективных.

Расширение доступа к знаниям, ставшее возможным благодаря информационной революции, меняет саму природу отношений между специалистом и непрофессионалом, между организацией и работником, между источником благ и их получателем. Базовое образование, повышение профессионально-технической подготовки и квалификации работников в соответствии с потребностями рынка труда, а также поддержка развития новаторского мышления имеют существенно важное значение для экономического и технического прогресса, формирования инновационного общества, основанного на знаниях.

1. Цель, содержание, структура и процесс реализации функции управления знаниями

Управление знаниями - это комбинация отдельных аспектов управления персоналом, инновационного и коммуникационного менеджмента , а также использования новых информационных технологий в управлении организациями.

Управление знаниями это - систематический процесс поиска, использования и передачи информаций, знаний. Это процесс в ходе которого организация воспроизводит знания, накапливает и использует в интересах получения конкурентных преимуществ.

Цель управления знаниями заключается в накоплении интеллектуального капитала, выявлении и распространении информации и опыта, создание условий для распространения и передачи знаний. На практике это - систематическое и целенаправленное формирование, обновление и применение знаний для усиления эффективности компании.

Управление знаниями как функция менеджмента решает такие задачи как:

) придание знаниям значимости, возможность обеспечить более эффективное существование компании;

) диагностика и анализ знаний, которыми располагает компания (какие знания есть - как осуществить переход от неявных знаний к явным, какие знания нужны);

) получение знаний (например, покупка или внутренние резервы);

) воплощение знаний в продуктах, услугах, документах, базах данных, программном обеспечении (повышение эффективности, рост производительности путём снижения затрат);

) создание системы управления знаниями (мотивация к обмену знаниями и опытом, создание структуры организации, облегчающий обмен знаниями);

Знания не только представляют собой самостоятельную ценность, но и порождают мультипликативный эффект по отношению к другим факторам производства, воздействуя на уровень эффективности их применения. Таким образом, в современной экономике источником конкурентных преимуществ становится не выгодная рыночная позиция, а сложные для репликации знания как активы и способ их размещения. Причем в центре внимания здесь находится не создание знаний, а их движение и использование в организации.

Информация и знания, составляющие основу интеллектуального капитала, обладают рядом специфических характеристик в отличие от денежных, природных, трудовых и технических ресурсов организации:

·              ценность знаний заключается в их изобилии, в то время как прочие ресурсы оцениваются исходя из понятия редкости;

·              в структуре себестоимости "материализованного знания" (наукоемких товаров и услуг) преобладает тенденция к накоплению издержек на начальной стадии производства;

·              между затратами знаний на входе и объемом знаний на выходе нет значимого экономического соответствия.

это необходимая информация, используемая по определённым правилам и в соответствии с определенными процедурами и с учетом отношения (понимание, одобрение, игнорирование, согласие, отрицание и т. д.) использующих субъектов к этой информации. Сегодня организационные знания рассматриваются одновременно как информационный запас и как поток (движение этой информации) одновременно.

Икуджиро Нонака была разработана спираль знаний - модель, объясняющая как при создании новых знаний явные и неявные знания взаимодействуют в организации благодаря четырем процессам их преобразования:

·              социализации (превращению неявных знаний в неявные);

·              комбинации (обращению явных знаний в явные);

·              экстернализации (превращению неявных знаний в явные);

·              интернализации (превращению явных знаний в неявные).

В процессе социализации происходит невербальная передача скрытого знания от одного члена организации к другому, например, с помощью наблюдения одного человека за другим. Экстернализация представляет собой процесс превращения скрытого знания в явное при помощи необычного использования языка, различных метафор и аналогий. Комбинирование - это передача явных, кодифицированных знаний от одного человека другому при помощи книг, газет, лекций, компьютерных технологий, а интернализация - превращение явного знания в скрытую форму, например, посредством практического выполнения какой-то деятельности.

Основное внимание авторы уделяют неформализованному знанию - предчувствию, пониманию, догадкам, эмоциям, идеалам. Данный вид знаний позволяет организации решать многие важные задачи, дает возможность увидеть фирму как живой организм, а не как машину для обработки информации. В связи с этим стремление многих современных организаций перевести неявные знания в формализованные не будет иметь такого результата, как в случае существования этих знаний в своей первоначальной форме.

2. Построение функциональной модели функции управления знаниями

Функции управления знаниями

Свойства перечисленных функций многогранны. В рамках аналитической функции информация превращается в знания. В процессе реализации аналитической функции актуальны оперативность и полнота не столько информационного поиска, сколько процесса контекстного анализа имеющейся информации с целью принятия управленческого решения. Суть работы аналитической группы заключается в сборе исходных данных и первичной информации, ее обобщении, установлении причинно-следственных связей влияния одних факторов на другие. На основании полученных результатов анализа и имеющегося опыта следует агрегирование данных, ознакомление с ними заинтересованных лиц через аналитические справки и отчеты и в конечном счете прогнозирование развития ситуации.

При анализе информации для получения знания может возникнуть так называемая информационная перегруженность, последствия которой отразятся на всех последующих действиях. Синдром информационной усталости возникает в результате избытка информации и недостатка знаний. Чтобы этого не случилось, следует знать ответы на следующие вопросы:

• как определить, какие знания и информация нужны сотрудникам?

• как получать только ту информацию, которая превращается в знания?

• какими источниками информации (формальными и неформальными) пользуются сотрудники организации?

• какой из внешних информационных ресурсов наиболее эффективен?

Аналитическая функция на определенном этапе переходит в распределительную функцию управления знаниями. Известно, что ценность знания определяется важностью решения, которое можно принять в результате овладения этим знанием. При этом ценность знания будет различна, так как зависит от содержания решаемой задачи и промежутка времени. Упорядочение знаний (в том числе с помощью создания базы данных и базы знаний, системы управления документами, корпоративных "желтых страниц", экспертных систем), определение их полезности может определить, например, какие текущие и потенциальные знания сотрудников важны для организации, а какие устарели и тормозят ее развитие.

Создание корпоративной памяти позволяет определять ценные знания для организации и структурировать их по критериям ценности, вопроса и области применения. Фирменные знания, отраженные в корпоративной памяти, могут включать в себя следующие сегменты:

• знания о покупателе - его нуждах, взглядах, мотивации, покупательской способности, лояльности и т.п.;

• знания о конкурентах - их "механизме успеха", стратегических устремлениях, рыночной и товарной стратегиях и т.п.;

• знания о продукте - его место на рынке, какую ценность для потребителя создает этот продукт, кто его покупает и почему, во сколько будет обходиться его производство в будущем и т.п.;

• знания о процессах - какие современные бизнес-процессы использует организация, какие методы управления этими процессами применяются, как будут далее развиваться технологии, реальны ли системные инновации, каковы возможности кросс-функциональной синергии и т.п.;

• знания о финансах - каковы денежные ресурсы организации, как привлечь венчурный капитал, как интегрировать различные финансовые механизмы и т.д.;

• знания о людях - что знают сотрудники организации, что их мотивирует, насколько эффективна обратная связь в организации, какие формы обучения наиболее предпочтительны и т.п.

Структурирование по критериям ценности и области применения способствует оперативному распространению необходимых знаний, а также их концентрации для решения нестандартных задач. Кроме того, отражение в базе знаний не только документов, но и связанных с ними знаний, так называемых ноу-хау, позволяет перевести часть скрытых интеллектуальных активов в явные, что повышает уровень знаний организации. Доступность базы знаний для всех сотрудников организации позволяет преодолевать границы знаний за счет того, что становится понятным, какими вопросами занимается тот или иной сотрудник и какими знаниями он обладает, а также ускоряет трансфер знаний от одного сотрудника к другому.

Для эффективного взаимодействия между подразделениями организации и отдельными сотрудниками нужно определить, какие группы сотрудников производят знания, а какие их применяют. Речь, по сути, идет о направлении потоков знаний и информации в организации. Определив эти направления, можно решить задачу "прозрачности", или известности источников фирменной информации, создать условия для совместной работы сотрудников разных подразделений. Но не только.

Эффективно управлять организацией можно только при доскональном знании руководителями своих подчиненных. Подобного рода знание включает в себя знание об образовании, квалификации, опыте персонала. Однако полной информацией о том, что сотрудники знают, руководители обладать не могут. А надо ли к этому стремиться, надо ли обязательно вытаскивать на поверхность скрытые знания? Крупные транснациональные корпорации, занимающие верхние строчки рейтингов конкурентоспособности, в этом не сомневаются. Свои устремления они объясняют высокой динамикой изменений внешней среды и необходимостью быстро реагировать на них, а также способностью к инновациям.

Руководители организации должны как можно больше знать о знаниях своих сотрудников для того, чтобы быть уверенными в правильности реакций на сигналы из внешней среды, а также для сохранения собственной конкурентоспособности. В практике управления знаниями существует множество методов, позволяющих кодифицировать знания, т.е. вытащить на поверхность скрытые знания. В их числе дискуссии, "мозговые атаки", методы экспертно-аналитической и исследовательской деятельности. Увеличение явных знаний, необходимых для решения инновационных задач и принятия оригинальных решений, только повышает их ценность с точки зрения оперативной реакции на непредвиденные ситуации.

Выделяя охранную функцию, следует сказать, что управление знаниями изначально представляет собой своеобразный барьер для нежелательного воздействия внешней среды, нейтрализует негативное воздействие не благоприятных для организации внешних факторов. Кроме того, надежно защищенная корпоративная память помогает сохранить отличительные свойства знаний, которые придают им особую ценность. Профессиональный интеллект организации также должен быть частью этой памяти.

Лучшей охраной "знаниевых активов" является природа знаний. Возьмем, например, знания бизнес-процессов, т.е. знания о том, как повысить капитализацию организации. Такие знания защитить легче, чем знания о продукте. Как правило, первыми продукт организации покупают конкуренты - посмотреть, как он сделан. Такой обратный инжиниринг практикуют все: немцы изучают японские товары, американцы - французские. Но то же нельзя сделать в отношении знаний о бизнес-процессах, которые нельзя непосредственно наблюдать постороннему лицу. Бизнес-процессы к тому же изначально защищены благодаря неявному компоненту знания. Что особенного знал Страдивари, создавший столь совершенные скрипки? Кстати, к уникальным инструментам пытались применять метод обратного инжиниринга, но секрета так и не открыли. Знания о многих технологических процессах промышленных организаций относятся именно к этой категории. Среди механизмов охраны "знаниевых активов" можно также отметить правовую защиту объектов интеллектуальной собственности (патенты, коммерческая тайна, авторское право).

Интеграционная функция реализует достижения в области управления знаниями. Она обусловлена использованием новых управленческих, маркетинговых и IT-технологий, а также инновационной активностью и творчеством организации.

В интеграции знаний немаловажную роль играет процесс кодификации знаний, цель которого - сделать локальные знания доступными и понятными для широкого круга пользователей. Интеграция знаний связана с минимизацией рисков, фиксировать которые помогает единая информационная система организации, а также мотивацией сотрудников к обучению и распространению знаний. Одним из видов интеграции знаний является их продажа. На основе интеллектуального капитала создаются новые продукты и услуги (изобретения, патенты, бренды, базы данных и т.п.), которые могут быть реализованы вне организации. Для более эффективной интеграции накопленных знаний используются как уже известные нам подходы (хранение, оценка, использование авторских прав, патентов, лицензий), так и новые - создание соответствующей корпоративной культуры и интерактивной среды для обучения, в рамках которой сотрудники с готовностью будут делиться собственными знаниями и навыками, т.е. создавать новое знание.

Реализация интеграционной функции помогает установить причины потери ценности знаний сотрудников для организации. Это может быть или невостребованность знаний в подходящий момент, или несоответствие знаний последним достижениям науки и практики, или отсутствие у сотрудников организации мотивации к использованию знаний.

В рамках интеграционной функции разрабатываются обучающие программы для получения знаний внутри и за пределами организации; приглашаются инструкторы со стороны для обучения внутри организации; формируется корпоративная культура, с помощью которой знания распространяются внутри организации. Эта функция решает и такую важную задачу, как воспитание доверия между сотрудниками, находящимися на разных уровнях управления.

В самостоятельную функцию выделено создание новых знаний. Существенное место в создании новых знаний отводится покупке и аренде знаний. В числе методов покупки знаний - наем на работу новых сотрудников, обладающих знаниями и опытом; партнерство с другой организацией. Среди способов аренды знаний и мастерства можно назвать наем на работу консультантов; получение помощи (в разных формах) от клиентов, поставщиков, потребителей, научных учреждений и ассоциаций.

Этапы управления знаниями:

Методы исследования системы управления знаниями

Принято выделять следующие методы исследования знаний:

) наблюдение;

) лекция;

) анкетирование;

) интервью;

) свободный диалог;

) "круглый стол";

) "мозговой штурм".

Остановимся подробнее на последних двух. Термин "круглый стол" заимствован из журналистики и предполагает обсуждение какой-либо проблемы, в котором принимают равноправное участие несколько человек. Обычно вначале участники высказываются в определенном порядке, а затем переходят к свободной дискуссии. Число участников круглого стола обычно колеблется от трех до семи. Метод "мозговой штурм" (brainstorming) был впервые использован в 1939 г. в США Алексом Осборном как способ получения новых идей в условиях запрещения критики. Известно, что боязнь критики мешает созидательному мышлению, поэтому основная идея "мозгового штурма" - это отделение процесса генерации идей от анализа и оценки высказанных предложений. Как правило, "мозговой штурм" длится недолго - около 40 минут. Количество участников - не более десяти. Им предлагается высказывать любые идеи (шутливые, фантастические, ошибочные) на заданную тему. Критика запрещена. Оценивает результаты обычно группа экспертов, не участвовавших в "мозговом штурме". Хотя, по статистике, всего лишь 10-15% идей оказываются разумными, среди них бывают очень полезные и, безусловно, оригинальные.

4. Построение процессной модели функции управления знаниями

1. планирование

Планирование знаний организации является процессом стратегическим. В ходе планирования знаний проводится анализ текущих знаний компании, их сопоставление с мировыми стандартами, выявляются "узкие места". Определяются знания, недостающие для повышения эффективности и результативности, происходит предварительная оценка знаний, которые потребуются в будущем для реализации стратегии развития.

. Сбор

Стадии сбора должна предшествовать разъяснительная работа о том, каким образом управление знаниями приведет к повышению благополучия компании и к улучшению благополучия сотрудника, поделившегося своими эксклюзивными знаниями. На этой стадии определяются внутренние и внешние носители знаний, происходит аккумулирование явных и неявных знаний, необходимых для обеспечения конкурентного преимущества компании. При сборе знаний, также как и при планировании, особую важность представляет оценка знаний.

. Систематизация

При систематизации должна быть разработана классификация аккумулированных знаний (например, принципиально важные, практические и стратегические знания), обеспечено их хранение, по возможности проведена трансформация знаний из неявных в явные. Знания накапливаются и хранятся в корпоративной и обязательно доступной для сотрудников базе знаний. Компания должна при этом проинструктировать сотрудников по вопросам информационной безопасности созданной базы знаний и создать эффективную систему ее защиты.

. Распределение

Распределение знаний включает в обмен знаниями как в рамках организации, так и за ее пределами, и передачу знаний от более опытных работников новичкам. Проводятся "круглые столы" по обмену неявными и явными знаниями, применяется практика наставничества, организуется санкционированный доступ к базам знаний.

. Капитализация

Воплощение знаний в патентах, ГОСТах, ТУ, "ноу-хау", документах, базах данных и описании программ позволяет сократить время и затраты на разработку продуктов, документов, программного обеспечения, совершенствовать бизнес-процессы компании. Перевод нематериальных активов в материальные позволяет извлекать прибыль из знаний каждого.

Заключение

Итак, для своевременного принятия адекватных решений в условиях быстро меняющегося рынка, важно уметь пользоваться огромным багажом знаний, которым располагает практически любая современная компания. Однако не во всех компаниях внедрена методика управления знаниями, без которой невозможно эффективное использование информации, рассредоточенной в головах сотрудников, базах данных, хранилищах документов, сообщениях электронной почты, отчетах о продажах, данных о клиентах, партнерах и конкурентах организации.

Современная компания действует в условиях растущей конкуренции, носящей хаотический, сложный и глобальный характер, требующей сокращения времени реакции в условиях ограниченных ресурсов. Знания сотрудников и организаций в целом становятся ценным ресурсом, который начинает учитываться наравне с другими материальными ресурсами. Современные методики управления знаниями позволяют достигать измеримых бизнес - результатов от их внедрения.

Фирмы, применяющие управление знаниями, все чаще выигрывают на рынке по сравнению с компаниями, использующими обыкновенный сбор и накопление информации в слабоструктурированной "кипе".

Очевидно, что наличие в организации, такой концепции как управление знаниями помогает вывести предприятие на новый, качественный уровень ведения бизнеса. К сожалению, основные принципы по управлению знаниями получили признания совсем недавно, когда многие российские и зарубежные концерны, вследствие отсутствия или игнорирования такой системы потерпели фиаско. Поэтому основной задачей, является абсолютное внедрение такой программы в каждое предприятие. Причем не имеет значение частный ли это сектор и государственный, важно наличие такой системы как обязательной и неотъемлемой

Список используемой литературы

управление знание память информация

1. Междисциплинарный словарь по менеджменту. - М.: Дело, 2005.

. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление качеством: Учеб. пособие. - М.: Высшая школа, 2003.

. Поршнева, А.Г. Управление организацией/ А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева, Н.А. Саломатин. - М., 2004.

. Интернет ресурс - http://www.elitarium.ru/

. В.Р. Веснин "Менеджмент" Москва "Проспект" , 2011.

. Б.З. Мильнер "Теория организации" Учебник. Москва, Инфра - М, 2005

. Авдеев, Л.Л. Проблема совершенствования мотивации и стимулирования трудовой деятельности в механизме управления трудовым потенциалом /Л.Л. Авдеев //Предпринимательство. - 2008. №3.

. Кузнецов, В.И. Управление персоналом. Система дистанционного обучения/В.И. Кузнецов. - М., 2005.

. Наумов, С.Ю. Совершенствование системы профессионального образования/С.Ю. Наумов, Е.В. Масленникова // Власть. - 2002. - №6.

. Базаров, Т.Ю. Управление персоналом/ Т.Ю. Базаров, Б.Л. Еремин. - М., 2008