Задача разработки информационного и программного обеспечения для подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО 'Альфа-Софт Сервис'

Задача разработки информационного и программного обеспечения для подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО 'Альфа-Софт Сервис'

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет информационных технологий

Кафедра вычислительной техники и защиты информации

ОТЧЕТ

ПО ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ

cтудента гр. 09ВМК-1 Мишучковой Дарьи

Сроки прохождения практики 13.02.2014 - 25.03.2014

Организация: ООО «Альфа-Софт Сервис»

Оренбург 2013

Содержание

1. Задание на преддипломную практику

. Дневник по практике

. Характеристика предприятия

.1 История развития и структура предприятия

.2 Задачи, решаемые на предприятии

. Задача разработки информационного и программного обеспечения для подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис»

4.1 Актуальность задачи разработки информационного и программного обеспечения для подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис»

4.2 Основные характеристики существующей подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис»

.3 Определение концепции по проектированию информационного и программного обеспечения для подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис»

4.4 Определение требований к разрабатываемому информационному и программному обеспечению для подсистемы планирования и контроля мероприятий

.5 Технико-экономическое обоснование на проектирование информационного и программного обеспечения

4.5.1 Оценка ожидаемого технического эффекта

.5.2 Оценка ожидаемого экономического эффекта

.5.3 Оценка ожидаемого социального эффекта

. Постановка задач на дипломное проектирование

Заключение

Список использованных источников

Приложение А Повестка и решения из протокола собрания по системе качества от 24 января 2013 года

Приложение Б План мероприятий по реализации задач к протоколу №01 от 24.01.13 г.

Приложение В План мероприятий по качеству

Приложение Г Дополнение к плану мероприятий по реализации задач к протоколу №01 от 24.01.13 г.

Приложение Д Отчет по мероприятиям за 1квартал 2013 г.

1. Задание на преддипломную практику

Преддипломная практика как часть основной образовательной программы является завершающим этапом обучения и проводится после освоения студентами программы теоретического и практического обучения. Преддипломная практика студентов проводится, как правило, в организациях на основе договоров о базах практики между университетом и организациями.

Длительность преддипломной практики - 6 недель. Преддипломная практика начинается непосредственно после сдачи государственного экзамена.

Основными принципами проведения преддипломной практики студентов являются: интеграция теоретической и профессионально-практической, учебной и научно-исследовательской деятельности студентов.

Целью преддипломной практики является закрепление, углубление и расширение теоретических знаний, умений и навыков, полученных студентами в процессе теоретического обучения, а также сбор и подготовка материала для выполнения выпускной квалификационной работы (ВКР).

На основании выбранной темы ВКР были выделены следующие задачи:

1        Приобрести знания о профессиональной деятельности и работе предприятия:

описать структуру предприятия;

- перечислить задачи, решаемые на предприятии.

2        Выявить основные характеристики существующей подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис».

3        Определить концепцию и требования к разрабатываемому информационному и программному обеспечению для подсистемы планирования и контроля мероприятий.

2. Дневник по практике

График работ, выполненных за время прохождения практики, представлен в таблице 1.

Таблица 1 - График выполненных работ

Дата	Содержание работы	Прим.
13.02.2014	Знакомство с рабочим местом. Инструктаж по технике безопасности.
14.02.2014 - 17.02.2014	Сбор информации о сфере деятельности предприятия.
18.02.2014	Сбор общей информации об организации ООО «Альфа-Софт Сервис»
19.02.2014 - 21.02.2014	Изучение задач, решаемых организацией ООО «Альфа-Софт Сервис»
24.02.2014	Составление структуры предприятия
25.02.2014 - 26.02.2014	Составление характеристики существующей подсистемы планирования
27.02.2014 - 28.02.2014	Выявление требований к проектируемому программному обеспечению
3.03.2014 - 4.03.2014	Согласование концепции и требований к проектируемому программному обеспечению
5.03.2014 - 20.03.2014	Разработка программного обеспечения
21.03.2014 - 25.03.2014	Оформление отчета

3. Характеристика предприятия

.1 История развития и структура предприятия

Организация ООО «Альфа-Софт Сервис» была создана в 2007 году. Целью организации является раскрытие партнерам способов экономичного и соответственно рентабельного вложения средств в программные продукты, их последующую эксплуатацию, оказание клиентам полноценной профессиональной помощи на всех этапах автоматизации управления бизнесом, а также обучение квалифицированных кадров.

Компания ориентирована на партнерские отношения с предприятиями среднего и малого бизнеса, индивидуальными предпринимателями [8].

На рисунке 3.1 представлена структура организации «Альфа-Софт Сервис».

Рисунок 3.1 - Структура организации ООО «Альфа-Софт Сервис»

Администрация и бухгалтерия выполняют общие административные функции. Отдел продаж и поддержки технических решений (ОППТР) осуществляет предпродажную подготовку типовых внедрений и первичную работу с потенциальными клиентами, а также оказывают сервисные и консультационные услуги клиентам.

Линия поддержки осуществляет работу с клиентами, а именно: консультирование по вопросам работы с программой, предоставление обновлений, решение проблем при работе с программой (с использованием удаленного доступа, либо непосредственно выезжая к клиенту).

В соответствии с договором между компанией «1С» и «Альфа-Софт Сервис» в рамках движения 1С:Франчайзинг сотрудники нашей компании проходят периодическое обучение и аттестацию 1С, тем самым подтверждая высокий уровень своей квалификации.

.2 Задачи, решаемые на предприятии

Организация «Альфа-Софт Сервис» является франчайзинговым партнером фирмы «1С». «1С:Франчайзинг» - это сеть предприятий, осуществляющих комплексные услуги по автоматизации учетной и офисной работы.

Фирмы-франчайзи работают под единой маркой "1С:ФРАНЧАЙЗИНГ", имеют в своем составе аттестованных фирмой "1С" специалистов, что гарантирует высокое качество выполнения типового набора услуг, начиная от простой инсталляции и элементарной настройки прикладной конфигурации до интеграции программы с другими пакетами, обучения пользователей и постановки учета на предприятии в полном объеме.

В задачи, решаемые на предприятии, входит:

- автоматизация бизнеса на основе программных продуктов фирмы «1С» - продажа, внедрение, сопровождение;

- оказание услуг в рамках Информационно-Технологического Сопровождения (ИТС);

- автоматизация с помощью отраслевых тиражных программных продуктов, предназначенных для различных отраслей и сфер деятельности;

продажа программных продуктов для дома и офиса российских и зарубежных производителей (Microsoft, Лаборатория Касперского, Esset, Dr.Web и др.);

услуги 1С: Центра Сертифицированного Обучения компании - обучение пользованию программами "1С:Предприятие", ведению учета, а также базовые знания и умение работы с персональным компьютером [9].

4. Задача разработки информационного и программного обеспечения для подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис»

.1 Актуальность задачи разработки информационного и программного обеспечения для подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис»

В ООО «Альфа-Софт Сервис» применяется система менеджмента качества - совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для общего руководства качеством. Она предназначена для постоянного улучшения деятельности, для повышения конкурентоспособности организации на отечественном и мировом рынках, определяет конкурентоспособность любой организации [1]. На рисунке 3.1 выделены должностные лица и подразделения организации, задействованные в системе менеджмента качества.

Качество - интегральное понятие, которое характеризует эффективность всех сторон деятельности предприятия или организации: организацию деятельности, маркетинг, разработку стратегии и др. [1] требования к системе менеджмента качества описываются серией международных стандартов ISO 9000.

Мировой опыт свидетельствует, что построение на предприятии СМК, соответствующей требованиям стандарта ИСО 9001, позволяет увеличить эффективность и прибыльность, обеспечить удовлетворенность потребителя, упрочить позиции на рынке, уменьшить себестоимость продукции и услуг, существенно повысить доверие к предприятию (организации). [1]

В соответствии со стандартом системы менеджмента качества ISO 9001:2008 (E), высшее руководство организации должно обеспечивать, чтобы цели в области качества, включая необходимые для выполнения требований к продукции, были установлены в соответствующих подразделениях и на соответствующих уровнях организации [2]. Данное требование стандарта в организации ООО «Альфа-Софт Сервис» реализуется путем ежемесячных собраний ответственных за планирование работников фирмы, в ходе которых формируется протокол собрания по системе качества. Повестка собрания и решения, принятые по его итогам, из протокол от 24 января 2013 года приведен в приложении А.

На основании протокола собрания формируется план мероприятий, включающий в себя цели и задачи для сотрудников фирмы на предстоящий период. План мероприятий по протоколу от 24 января 2013 года приведен в приложении Б. Отдельно могут быть сформированы планы мероприятий по качеству (приложение В). Для выполнения каждой задачи назначается ответственный сотрудник или несколько сотрудников, а также задается срок выполнения плана.

Если задача, описанная в каком-либо пункте плана, сформулирована широко и требует уточнения, формируется дополнение к плану мероприятий. В нем раскрываются подзадачи, входящие в требующую уточнения задачу из плана мероприятий. Дополнение к плану мероприятий по реализации задач к протоколу №01 от 24.01.13 г. Приведено в приложении Г.

В случае, если сотрудник не может выполнить поставленную задачу в установленный срок, он должен написать заявление для переноса срока с указанием причины. По окончании периода создается отчет, отражающий степень выполнения задач и реальные сроки их выполнения. Результаты анализируются и учитываются при дальнейшем планировании с целью улучшения качества работы. Отчет по мероприятиям за 1 квартал 2013г. приведен в приложении Д.

Схема вышеописанного метода планирования представлена на рисунке 4.1.

На основании каждого собрания может быть сформировано несколько различных планов. Формирование всех видов планов после каждого собрания не является обязательным.

Рисунок 4.1 - Схема формирования документов по планированию

На основе данных по запланированным и фактическим срокам выполнения задач за 1 квартал 2013 года, можно выявить, насколько часто задачи не выполняются в заданный срок, а также величины отклонения фактических сроков от запланированных. Результаты анализа представлены в таблице 1.1.

Из приведенных данных видно, что в большинстве случаев часть задач не выполняется в срок. Это свидетельствует о несовершенстве данной системы планирования и контроля.

Таблица 4.1 - Данные по выполнения плановых задач за 1 квартал 2013 года

Дата принятия плана мероприятий	Общее количество задач	Количество задач, выполненных с задержкой	Среднее количество дней отклонения от запланированного срока, дней	Процент задач, не выполненных в срок
24.01.2013	9	6	16,17	66,67%
7.02.2013	7	1	50	14,29%
13.02.2013	2	1	12	50%
25.03.2013	2	0	0	0%

Вышеописанный процесс не автоматизирован, в связи с чем на его ход оказывает большое влияние человеческий фактор. Сотрудники должны самостоятельно искать способы информирования и напоминания о сроках выполнения задач. Но данные способы не всегда могут оказаться эффективными, в связи с чем сотруднику не удается выполнить поставленную задачу к сроку. Данная ситуация негативно сказывается на производительности труда как самого сотрудника, так и организации, так как вызывает необходимость переноса сроков других задач, что в свою очередь снижает производительность труда сотрудников.

Кроме того, составление отчетов по выполнению задач, необходимых для анализа качества работы сотрудников, также не автоматизировано. Таким образом, затрачивается дополнительное рабочее время одного из сотрудников на составление отчетов. Отчет представляет собой сводный документ, в котором представлены задачи, назначенные сотрудникам, ответственные сотрудники и сроки выполнения (запланированный и фактический). Таким образом, отчет представляет собой сводный документ по нескольким планам и не требует какой-либо сложной аналитической работы. Составление такого отчета автоматически является наиболее рациональным путем.

Также негативное влияние оказывает отсутствие планирования текущих задач сотрудников на небольшой срок. К текущим задачам можно отнести этапы назначенных сотруднику задач в соответствии с планами, а также повседневные рабочие дела (телефонные звонки, встречи, совещания и т.д.). Данное обстоятельство снижает эффективность работы и может повлечь за собой финансовые потери как за счет снижения производительности труда сотрудников, так и из-за возможной потери клиентов и, соответственно, прибыли.

Таким образом, задача проектирования информационного и программного обеспечения планирования и контроля мероприятий является актуальной, так как создаваемое программное обеспечение позволит систематизировать работу каждого сотрудника, обеспечит своевременность выполнения заданий, а также улучшить контроль со стороны руководства за ходом выполнения планов.

4.2 Основные характеристики существующей подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис»

Существующая на предприятии система планирования основывается на стандарте системы менеджмента качества ISO 9001:2008 (E), согласно которому функционирует предприятие.

Согласно данному стандарту, руководство предприятия устанавливает цели системы менеджмента качества, а также другие цели и задачи, связанные с работой предприятия (повышение квалификации сотрудников, посещение сотрудниками профессиональных семинаров, мероприятия по работе с клиентами, задачи повышения эффективности и качества рабочего процесса).

Существующая система не автоматизирована. Документы, отражающие цели и задачи планирования, хранятся на бумажном носителе и никак не отражаются в действующей информационной системе предприятия. Доступ к данным документам может получить любой сотрудник предприятия, задействованный в системе менеджмента качества.

В существующей системе планирования используются следующие документы:

-        протокол собрания;

-        план мероприятий по качеству;

-        план мероприятий по протоколу;

-        дополнение к плану мероприятий;

-        отчет по мероприятиям.

При необходимости, документы могут быть просмотрены любым из сотрудников фирмы. Внесение изменений в документы не производится, за исключением внесения примечаний в соответствующий столбец таблицы в документах «План мероприятий по протоколу», «План мероприятий по качеству» и «Дополнение к плану мероприятий». В примечании указывается заявление ответственного сотрудника о переносе срока выполнения соответствующей задачи.

Отчет по мероприятиям формируется раз в квартал и отражает соответствие запланированных и фактических сроков выполнения задач.

В подсистеме планирования задействованы не все сотрудники предприятия. На рисунке 3.1 выделены отделы, на которые не распространяется система планирования, а именно Центр сертифицированного обучения и бухгалтерия. Обсуждение задач планирования производят следующие сотрудники:

-        директор;

-        руководитель службы качества;

-        руководитель ОППТР;

-        заместитель руководителя ОППТР по сопровождению;

-        заместитель руководителя ОППТР по продажам;

-        сотрудник службы качества.

На рисунке 1.3 показана структура информационных потоков предприятия в рамках подсистемы планирования.

Информационные потоки определяют состав входных и выходных документов, обрабатываемых в рамках системы планирования и контроля в ООО «Альфа-Софт Сервис».

Результаты из отчета по мероприятиям учитываются при формировании задач по планированию на следующий период.

Рисунок 4.2 - Информационные потоки подсистемы планирования: 1 - протокол собрания; 2 - план мероприятий по протоколу; 3 - план мероприятий по качеству; 4 - дополнение к плану мероприятий; 5 - заявление о переносе срока; 6 - отчет по мероприятиям.

4.3 Определение концепции по проектированию информационного и программного обеспечения для подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис»

Результатом проектирования должно стать программное обеспечение, позволяющее производить планирование и контроль деятельности сотрудников.

ПО должно обладать клиент-серверной архитектурой, на сервере располагается общая база данных. Клиентские приложения устанавливаются на персональных компьютерах каждого сотрудника. Перед подключением к базе данных каждый сотрудник проходит авторизацию путем введения своего имени пользователя и пароля.

Программа должна обеспечивать следующие аспекты планирования рабочих мероприятий:

-        информирование пользователей о сроках выполнения заданий из планов мероприятий;

-        обеспечивать возможность для каждого пользователя планировать свой рабочий процесс в течение дня;

-        создание отчетов о выполнении планов мероприятий.

Для обеспечения первого аспекта в базу данных вводятся планы мероприятий. Каждый план включает в себя набор задач. В каждой задаче должны быть указаны: тип задачи, описание, ответственный, срок выполнения, отметка о выполнении. Сложные задачи предполагают создание связанного с задачей подплана, в котором данная задача разбивается на соответствующие подзадачи. Данные задания пользователь не может вводить и редактировать самостоятельно. Ввод в базу планов мероприятий осуществляет менеджер по персоналу, и только он обладает правами ввода, изменения и удаления планов мероприятий в базе.

Второй аспект реализуется путем предоставления пользователю возможности создавать для себя отдельные задания, не относящиеся к планам мероприятий. Данные задания могут отражать то, что сотруднику необходимо выполнить в ходе повседневного рабочего процесса (телефонные звонки, встречи, какие-либо виды работ и т.д.).

Для таких заданий пользователь может установить срок выполнения и срок, когда программа должна показать напоминание о данном задании. Также пользователь должен обладать правами на редактирование и удаление созданных им личных задач.

Для всех типов заданий программа должна осуществлять информирование пользователя о приближении срока окончания задачи и об истечении срока.

Ввод в базу общих планов осуществляется пользователями с соответствующими правами, а именно директор и менеджер по персоналу. Также они могут осуществлять редактирование и просмотр всех планов. Другие пользователи обладают правами только на просмотр задач, входящих в общие планы и подпланы, и для которых в качестве ответственного указан данный пользователь, а также правами на просмотр, создание, редактирование и удаление собственных заданий.

По соответствующему запросу привилегированного пользователя (директора или менеджера по персоналу) программа генерирует отчеты по результатам сравнения запланированных и фактических сроков выполнения задач. Должна присутствовать возможность сортировки данных по следующим критериям:

-        по конкретному исполнителю;

-        по типу задачи;

-        по документу.

В каждой из вышеописанных категорий должна присутствовать возможность выведения только задач, удовлетворяющих какому-либо из следующих условий:

-        задачи, выполненные в срок;

-        задачи с перенесением срока выполнения;

-        задачи, не выполненные в срок;

-        все задачи.

Функциональная подсистема планирования и контроля мероприятий автоматизированной информационной системы предприятия должна иметь деление на задачи и функции, представленное в таблице 4.2. На рисунке 4.3 представлена иерархия функций данной подсистемы.

Таблица 4.2 - Состав функциональной подсистемы планирования и контроля мероприятий

Комплекс задач	Задача	Функция
Общее планирование на предприятии	Планы мероприятий	Ввод планов мероприятий. Редактирование планов мероприятий.
	Задачи общего планирования	Просмотр списка задач. Установка даты и времени приближения срока. Вывод уведомлений о приближении срока для сотрудника. Вывод уведомлений об окончании срока для сотрудника. Вывод уведомлений об окончании срока для руководителя.
	Отчеты	Формирование отчетов по выполнению задач.
Личное планирование	Личные задачи	Ввод личной задачи. Редактирование личной задачи. Просмотр списка личных задач. Вывод уведомлений о приближении срока. Вывод уведомлений об окончании срока.

Рисунок 4.3 - Функции проектируемого программного обеспечения

Вывод уведомлений должен осуществляться путем отображения на экране всплывающего окна с текстом, в котором указана информация о задании, типе напоминания и срок выполнения данного задания. При создании задания должна присутствовать возможность указать сроки вывода напоминаний.

.4 Определение требований к разрабатываемому информационному и программному обеспечению для подсистемы планирования и контроля мероприятий

На основании составленной концепции проектируемого информационного и программного обеспечения, выявлены следующие требования.

Требования к функциональным характеристикам:

1    Оперативное информирование сотрудников при помощи двух типов уведомлений: о приближении срока выполнения задания и об окончании срока. Уведомления должны быть реализованы в виде отдельных окон, открывающихся в заданный момент времени и содержащих соответствующее информационное сообщение.

2        Возможность ввода двух типов задач: относящихся к общей системе планирования предприятия только для привилегированных пользователей и личных задач сотрудника. Задачи общей системы планирования вводятся при вводе плана или подплана одним из привилегированных пользователей. Личные задачи вводятся каждым сотрудником для себя и никак не отражаются в общей системе планирования.

          Просмотр сотрудником списка только тех задач, за которые он является ответственным, а также списка личных задач.

          Сотрудник может просматривать задачи, за которые является ответственным, но не может просматривать планы мероприятий полностью.

          Для руководства - возможность просмотра всех задач общей системы планирования всех сотрудников. Личные задачи сотрудника доступны для просмотра и редактирования только данному сотруднику.

          Возможность назначения нескольких ответственных сотрудников для одной задачи и нескольких задач для одного сотрудника.

          Формирование отчетов по выполнению планов с отбором по сотрудникам, по плану и др.

Требования к составу и параметрам средств технического обеспечения:

      В состав технического обеспечения должен входить персональный компьютер, выполняющий роль сервера, а также персональные компьютеры на рабочих местах пользователей.

2        Компьютеры должны быть объединены в одну локальную сеть при помощи кабеля, либо с применением беспроводной связи.

Требования к архитектуре:

1    Программное обеспечение должно иметь клиент-серверную архитектуру.

2    Серверная часть должна содержать базу данных подсистемы планирования.

3    Клиентская часть должна быть представлена приложением, запускаемым на компьютере локальной сети.

Требования к надежности:

1    Серверная часть должна обслуживать без сбоев одновременное подключение и работу до 100 пользователей.

2        Серверная и клиентская части должны без потерь передавать информацию по каналу связи между клиентом и сервером.

3 Выход из строя одного или нескольких компьютеров локальной сети не должен влиять на работоспособность подсистемы в целом.

Требования к операционной системе:

      Программное обеспечение должно работать под управлением Windows Vista и Windows 7.

2        Используемая СУБД должна работать под управлением операционной системы Microsoft Windows Server 2008.

Требования к программному обеспечению:

1    Программное обеспечение должно использовать графический интерфейс.

2        Программное обеспечение должно обеспечивать возможность авторизации пользователей по заданному администратором базы данных логину и паролю.

Требования к информационному обеспечению:

      Для обеспечения целостности данных должны использоваться внутренние механизмы используемой СУБД.

2        Доступ к данным должен предоставляться только авторизованным пользователям.

          Наличие двух типов пользователей: привилегированных (руководство предприятия), обладающих расширенными правами, и обычных (сотрудники).

.5 Технико-экономическое обоснование на проектирование информационного и программного обеспечения

4.5.1  Оценка ожидаемого технического эффекта

Технический эффект от внедрения системы связан, как правило, с внутренней организацией труда и измеряется по нормативно-стоимостно-затратным показателям. Величина технологического эффекта оценивается сопоставлением характеристики производительности труда, выработки по отдельным процессам или операциям при использовании новых технических средств (систем, комплексов, аппаратуры, устройств, приборов и т. д.), алгоритмов и программ. Критериями оценки этого вида эффекта могут выступать новизна, простота, гибкость, безотказность, ремонтнопригодность, полезность, надежность, компактность, адаптивность, технологичность, повышение производительности труда и другие [3].

В данном случае в качестве технического эффекта от внедрения информационного и программного обеспечения планирования и контроля рабочего времени выступает повышение производительности труда сотрудников, использующих эту систему.

В текущей реализации планирование и контроль выполнения задач осуществляются вручную. Планы хранятся в офисе организации и представляют собой документы на бумажном носителе. Для того, чтобы свериться со сроком, к которому необходимо выполнить задачу, работнику необходимо отвлечься от своей основной деятельности, открыть план и найти в нем задачи, за которые он является ответственным.

Кроме того, выполнение повседневных рабочих обязанностей также требует сверки с записями, создаваемыми сотрудником с целью напоминания о каких-либо событиях или заданиях. Это требует определенных временных затрат.

Согласно классификации затрат рабочего времени, данные временные затраты можно отнести к подготовительно-заключительным. Подготовительно-заключительное время - это время, затрачиваемое работником на подготовку к выполнению заданной работы и действия, связанные с ее окончанием [4].

Ежедневные временные затраты каждого сотрудника на сверку с личными записями и общими планами мероприятий, по результатам наблюдений, занимают в от 1 до 20 минут в день. Таким образом, среднее затрачиваемое время на организацию планирования составляет 9,5 минут. На составление ежеквартального отчета по мероприятиям менеджер по персоналу затрачивает до 40 минут рабочего времени.

С использованием проектируемого программного обеспечения значения времени для обоих видов временных затрат значительно сократятся за счет автоматизации. Среднее время выполнения запроса к базе данных составляет менее 10 мс [5]. Также стоит учесть, что среднее предложение звучит около 2,5 секунд [6]. Следовательно, время на получение информации по планам при помощи проектируемого программного обеспечения составит около 3 с за одно обращение к программе. При обращении к программе каждый час (8 раз в день при восьмичасовом рабочем дне), затрачиваемое на получение информации время в день составляет 24 с.

Сводные данные по затрачиваемому в рамках системы планирования и контроля рабочего времени в организации ООО «Альфа-Софт Сервис» представлены в таблице 4.3.

Таблица 4.3 - Временные затраты на планирование и контроль выполнения задач

Средство организации планирования и контроля	Среднее время на сверку с планами, мин		Время на составление отчета, мин
	В рабочий день	В год	В квартал	В год
Неавтоматизированная система	9,5	2346,5	40	160
Проектируемое программное обеспечение	0,4	10,8	0,05	0,2

Таким образом, введение в эксплуатацию проектируемого программного обеспечения позволит использовать 2335,7 минут (38,9 часов) рабочего времени каждого сотрудника в год более эффективно. Также 159,8 минут (2,67 часов) рабочего времени менеджера по персоналу можно будет использовать более эффективно.

Высвобождение указанного количества рабочего времени позволит сотрудникам быстрее обслуживать клиентов, а также больше времени уделить рабочим задачам. Это повысит качество и эффективность работы.

4.5.2 Оценка ожидаемого экономического эффекта

Экономический эффект приводит к сбережению трудовых, материальных или природных ресурсов, позволяет увеличить производство предметов потребления и услуг, получающих стоимостную оценку [3].

Оценить ожидаемый экономический эффект от введения в использование проектируемого программного обеспечения можно путем расчета и сравнения приблизительных значений приведенных затрат до его внедрения и во время его использования.

Для данного программного обеспечения расчет ожидаемого экономического эффекта можно произвести по формуле 4.1

Э_ф = (N * (t_п1 - t_п2) + n * (·t_о1 - t_о2))* С_чтс - E_н*К,                      (4.1)

где t_п1, t_п2 - среднее время, затрачиваемое на контроль выполнения планов сотрудником до и после внедрения программы в год;

С_чтс - средняя часовая тарифная ставка пользователя;

E_н - нормативный коэффициент окупаемости капитальных вложений;

N - количество сотрудников, использующих программное обеспечение;

n - количество сотрудников, работающих с отчетами;

t_o1, t_o2 - среднее время, затрачиваемое на составление отчетов сотрудником до и после внедрения программы в год;

К - дополнительные капитальные вложения на разработку ПО.

Средняя часовая тарифная ставка пользователя составляет 100 рублей. Количество пользователей равно 12. Отчеты составляет один сотрудник - менеджер по персоналу.

Стоимость разработки программного продукта рассчитывается по формуле 4.2.

К = М_ВС + Э + З_ЗП + Н,                                                (4.2)

где МВС - затраты на вспомогательные материалы, руб.;

Э - затраты на электроэнергию, руб.;

ЗЗП - заработная плата разработчика, руб.;

Н - накладные расходы, руб.

В накладные расходы могут быть включены затраты, связанные с созданием необходимых условий для создания программного обеспечения. Накладные расходы составляют 10% от суммы заработной платы разработчика. Заработная плата разработчика составляет 10000 рублей в месяц.

Затраты на вспомогательные материалы, необходимые для проектирования, приведены в таблице 4.3.

Таблица 4.4 - Затраты на вспомогательные материалы

Наименование затрат	Количество	Сумма, руб.
Доступ в Интернет	1 месяц	1000
Бумага офисная А4	500 листов	150
Всего		1150

Затраты на электроэнергию рассчитываем по формуле 4.3.

Э = P · С_Э · R_ЗАГ · T_ОБЩ,                                              (4.3)

где P - мощность потребляемой электроэнергии, кВт;

СЭ - стоимость одного киловатт-часа электроэнергии, руб.;ЗАГ - коэффициент загрузки компьютера;ОБЩ - общие затраты труда на разработку программного продукта, часов.

При подстановке в формулу 2.3 числовых значений, затраты на электроэнергию составляют:

Э = 0,3 · 2,5 · 0,6 · 92 · 8 = 331,2 руб.

При подстановке в формулу 2.2 полученных значений, рассчитывается примерная стоимость разработки программного продукта:

К = 1150 + 331,2 + 10000 + 1000 = 12481,2

Таким образом, подставив полученные значения в формулу 2.1, можно рассчитать ожидаемый экономический эффект от разработки и использования данного программного обеспечения:

Э_ф=(12*(38,9-0,007)+1*(2,67-0,0008))*100 - 0,25*12481,2= 34457,4 руб.

Из вышеприведенных подсчетов видно, что экономический эффект от разработки является положительным. Это свидетельствует о том, что выгода от разработки и внедрения программного обеспечение превысит затраты на его разработку.

Стоимость разработки данного программного обеспечения значительно ниже стоимости аналогичного программного обеспечения. В то же время, выгода от экономии рабочего времени сотрудников, рассчитанная с учетом часовой ставки заработной платы сотрудника, достаточно велика.

4.5.3 Оценка ожидаемого социального эффекта

Социальный эффект рассматривается как результат, способствующий удовлетворению потребностей человека и общества, не получающий чаще всего стоимостной оценки (улучшение здоровья, повышение квалификации пользователей, удовлетворение эстетических запросов и т. д.) [3].

В данном случае социальный эффект проявляется в первую очередь в повышении комфортности работы сотрудников и улучшения эргономичности рабочего места.

При работе в соответствии с первоначальной неавтоматизированной системой планирования, предполагающей контроль срок выполнения заданий сотрудниками вручную, ответственные исполнители вынуждены периодически отвлекаться от рабочего процесса, чтобы свериться с документами, определяющими сроки выполнения заданий. Такая необходимость выбивает сотрудника из рабочего процесса, вынуждая затрачивать дополнительные силы и время на возвращение к работе и корректировку хода ее выполнения.

Во избежание вышеописанных неудобств, работник часто стремится самостоятельно организовать контроль сроков выполнения заданий. Как правило, это реализуется с помощью различных записей в ежедневниках, блокнотах, стикерах, и других материальных носителях, размещаемых на рабочем месте. Обилие подобных напоминаний, которые постоянно видит сотрудник, приводит к снижению концентрации внимания. Также данная ситуация способна вызвать информационную перегрузку. Информационная перегрузка - это состояние, при котором люди принимают "любую информацию" не являющуюся полезной в данный момент. [9]

Информационная перегрузка препятствует нормальной деятельности человека, и выходов из этой ситуации может быть несколько:

-        человек пропускает (не воспринимает) часть информации, не сумев ее увидеть;

-        он воспринимает и перерабатывает всю информацию точно и в соответствии с задачей, но позднее срока;

-        воспринимает информацию в искаженном свете или просто отказывается от ее восприятия.

Если информация воспринимается не в полном объеме, частично, то она дает превратное представление о фактах, а отсюда источник неточных, и даже ошибочных, федеральных, групповых, индивидуальных решений. Когда человек, особенно деловой, понимает, что он воспринимает не всю информацию по заинтересованной теме, это отрицательно сказывается на его нервной системе. Он испытывает неуверенность, раздражительность и даже чувство страха. Доктор Джеймс Дж. Миллер, директор Института исследований психического здоровья Мичиганского университета, подчеркивает, что "насыщение человека большей информацией, чем он может переварить, приводит к разбалансировке" [7].

Кроме того, децентрализованность индивидуального планирования деятельности каждого сотрудника может привести к утере предметов, документов и записей, служащих сотрудникам средствами планирования.

Помимо составления планов и контроля их соблюдения, необходимо составлять ежеквартальные отчеты по срокам выполнения задач. Работа по составлению отчета представляет собой монотонный процесс, не требующий анализа. Подобная работа снижает интерес работника и вызывает быстрое утомление.

Проектируемая система позволит избежать информационной перегрузки сотрудников, так как напоминания будут осуществляться именно в то время, когда они необходимы, не отвлекая сотрудника от выполнения текущей работы. Рабочее место пользователя данного программного обеспечения очищается от лишних предметов и бумаг. Порядок на рабочем месте улучшает концентрацию, так как снижается количество отвлекающих факторов.

Кроме того, сотруднику больше не придется самостоятельно заботиться об организации планирования рабочего процесса, так как планирование осуществляется единым централизованным образом.

Таким образом, проектируемая система позволит упростить работу сотрудников организации и сделать ее более комфортной за счет повышения организованности рабочего процесса.

программный планирование контроль сотрудник

5. Постановка задачи на дипломное проектирование

В качестве темы дипломного проектирования была выбрана тема «Разработка информационного и программного обеспечения для подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис».

Цель: Повышение оперативности и достоверности информации по планированию и контролю мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис».

Задачи на дипломное проектирование:

      Провести обзор существующей подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис», выявить их недостатки.

2        Определить информационные потоки при планировании и контроле мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис».

          Составить классификацию систем планирования и контроля мероприятий

          Разработать структурную схему подсистемы планирования и контроля мероприятий.

          Выбрать инструментальные средства для разработки информационного и программного обеспечения подсистемы планирования и контроля мероприятий.

          Разработать информационное обеспечение для подсистемы планирования и контроля мероприятий.

          Разработать алгоритмическое и программное обеспечение для подсистемы планирования и контроля мероприятий

          Разработать инструкции пользователя и программиста

          Изучить условия безопасности труда и рассчитать экономические показатели проекта.

Заключение

За время прохождения практики в ООО «Альфа-Софт Сервис» была изучена сфера деятельности организации, ее история и структура. Были выявлены основные характеристики существующей подсистемы планирования и контроля мероприятий организации, определена концепция и требования к разрабатываемому информационному и программному обеспечению.

ООО «Альфа-Софт Сервис» является активно развивающейся компанией, занимающей одну из лидирующих позиций на рынке отраслевого программного обеспечения электронного учета в городе. Организация постоянно расширяется и заинтересована в привлечении выпускников ВУЗов и молодых специалистов.

Коллектив организации состоит из целеустремленных и высококвалифицированных специалистов, заинтересованных в дальнейшем развитии и продвижении фирмы на рынке программного обеспечения.

В результате работ по производственной практике:

1 Приобретены знания о профессиональной деятельности и работе предприятия:

описана структура предприятия;

- перечислены задачи, решаемые на предприятии.

2        Выявлены основные характеристики существующей подсистемы планирования и контроля мероприятий ООО «Альфа-Софт Сервис».

3        Определена концепция и требования к разрабатываемому информационному и программному обеспечению для подсистемы планирования и контроля мероприятий.

4 Подготовлен отчет по преддипломной практике.

Список использованных источников

1. Смагина М.Н., Герасимов Б.И., Пархоменко Л.В. Процессы системы менеджмента качества / Под науч. ред. д-ра экон. наук, проф. Б.И. Герасимова. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2006. 100 с.

. Международный стандарт ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования» («Quality management systems Requirements»)/ Дата введения в действие13.11.2008 /ТК - разработчик стандарта TC 176/SC 2./ Язык оригинала - английский, номер издания 4/ Количество страниц оригинала 36, количество страниц перевода 33.

. Решетникова А.Н. Эффективность внедрения информационных систем в библиотеки [Текст] / А.Н. Решетникова, Е.Г. Домнина // Молодой ученый. - 2013. - №6. - С. 411-412.

          Хорошавина У.В. Классификация затрат рабочего времени // Информационный бюллетень РНТБ [электронный ресурс] - 2010. - №1.

. Паутов А.В. MySQL Руководство администратора. - 2004 г. - 266 с.

Еляков А.Д. Информационная перегрузка людей [Текст] / А.Д. Еляков // Социолог. исслед. - 2005. - № 5. - С. 114 - 121. - Библиогр.: с. 120 - 121.

. О компании // Альфа-Софт Сервис - ООО «Альфа-Софт С».

. 1С:Франчайзинг // Фирма «1С» - ООО «1С».

Приложение А

Повестка и решения из протокола собрания по системе качества от 24 января 2013 года

Таблица А.1 - Повестка собрания (регламентные темы)

№ п/п	Тема собрания	Ответственный	Отметка о выполнении
1.	Анализ со стороны руководства, результативности действующей системы менеджмента качества.	Абдрашитов Р.Р.	выполнено

Таблица А.2 -Принятые на собрании решения

№ п/п	Решение	Ответственный	Срок
1.	Активизировать процесс перевода с договора ИТС ТЕХНО на договор ИТС ПРОФ	Руководитель ОППТР,  Толкачев А.К.	1-ое полугодие 2013 г.
2.	Организовать процесс продаж услуг по сопровождению сторонним клиентам	Зам. руководителя ОППТР, Алдамжаров Н.К.	1-й квартал 2013г.
3.	Составить план мероприятий по развитию СМК на 2013 г.	Руководитель СК, Воробьева Е.А.	Апрель 2013 г.
4.	Определить и утвердить цели в области качества на 2013 г.	Директор, Абдрашитов Р.Р.	Март 2013 г.
5.	Совершенствовать методы предоставления услуг, расширять клиентскую сеть.	Руководитель ОППТР, Толкачев А.К.	2 - 4-й квартал 2013 г.
6.	Отработка механизма формирования бюджета для обеспечения деятельности компании необходимыми ресурсами.	Директор, Абдрашитов Р.Р.	2-ое полугодие 2013 г.

Приложение Б

План мероприятий по реализации задач к протоколу №01 от 24.01.13 г.

Таблица Б.1 - План мероприятий по реализации задач к протоколу №01 от 24.01.13 г.

№	Наименование мероприятия	Ответственный	Срок выполнения	Отметка о выполнении		Прим.
1	К п.1 «Активизация процесса перевода с договора ИТС ТЕХНО на договор ИТС ПРОФ»
	1.1  Разработать презентацию о сервисах и возможностях ИТС ПРОФ для пользователей	Кудряков К.И.	01.02.2013
	1.1.1 Порядок учета проведенных презентаций	Кудряков К.И.	01.02.2013
	1.2  Обучение сотрудников
	1.2.1 Дополнить внутрифирменный курс по ИТС материалами по технологии продаж, о списке предоставляемых услуг в рамках договора ИТС и презентацией о сервисах и возможностях ИТС ПРОФ	Толкачев А.К.	25.01.2013
	1.2.2 Доработать инструкцию по активным продажам ИТС ПРОФ	Алдамжаров Н.К.	25.01.2013
	1.3  Перевод клиентов с ТЕХНО
	1.3.1 Разработать общую методику работы по подбору клиентов и сотрудников для агитации этих клиентов	Тульских П.И.	15.02.2013
	1.3.2 Определить порядок учета заключенных договоров ИТС ПРОФ	Тульских П.И.	22.02.2013
	1.3.3 Определить порядок и учет мотивации сотрудников заключивших договор ИТС ПРОФ с клиентом	Толкачев А.К.	28.02.2013
2	К п.2 «Организация продаж услуг по сопровождению сторонним клиентам»
	2.1 Разработать материалы по рекламе услуг по сопровождению и рекламе фирмы в целом	Алдамжаров Н.К.	18.02.2013
	2.2 Разработать технологию продаж услуг по сопровождению для сторонних клиентов	Алдамжаров Н.К.	14.03.2013
	2.3 Разработать схему постановки сторонних клиентов на учет	Толкачев А.К.	14.03.2013

Приложение В

План мероприятий по качеству

Таблица В.1 - План мероприятий по качеству

№ п/п	Описание планируемых мероприятий	Ответственность за реализацию	Срок выполнения	Отметка о выполнении
Раздел № 1 Совершенствование технологий предоставления продукции и услуг
1.1	Организация предоставления услуг клиентам через удаленный доступ	Руководитель ОППТР	2 - ой квартал 2013 г.
1.2	Реорганизация ЛК, изменение условий работы.	Руководитель ОППТР	2 - ой квартал 2013 г.
Раздел № 2 Повышение квалификации и подготовки персонала
2.1	Разработать план повышения квалификации сотрудников ОППТР на 2013 г	Менеджер по персоналу	1-й квартал 2013 г.
2.2	Включить в план подготовки сотрудников зачет на знание Системы менеджмента качества компании.	Менеджер по персоналу/Руководитель СК	2 - ой квартал 2013 г.
Раздел № 3 Улучшение вспомогательных процессов
3.1	Отработка финансового планирования для эффективной мотивации сотрудников и обеспечения ресурсами запланированных мероприятий.	Директор	2-ое полугодие 2013 г.
Раздел № 4 Внедрение новых методов и средств контроля качества
4.1	Пересмотр и определение необходимости доработки существующих, внедрения новых методов контроля качества процессов.	Руководитель СК	2-ое полугодие 2013 г.
4.2	Разработка и утверждение статистических методов анализа (диаграммы динамики показателей результативности, выявленных несоответствий по подразделениям и должностным лицам)	Руководитель СК	2-ое полугодие 2013 г.
Раздел № 5 Удовлетворение ожиданий потребителя
5.1	Совершенствование методов опроса потребителей	Руководитель ОППТР	2-ое полугодие 2013 г.
5.2	Доработка сайта компании	Зам. руководителя ОППТР по продажам	2-ое полугодие 2013 г.
Раздел № 6 Функционирование и совершенствование СМК
6.1	Подготовка и проведение сертификации СМК в ЗАО «Бюро Веритас Сертификейшн»	Руководитель СК	Июль 2013 г.
6.2	6.2.1 Пересмотр документов СМК:  - Регламент работы с контрагентами; - Работа с гарантийными письмами; - Контроль учета рабочего времени; 6.2.2 Разработка РИ «Управление специальными процессами».	Сотрудник СК	Август 2013 г.
6.3	Проведение внутреннего аудита	Руководитель СК	Октябрь 2013 г.

Приложение Г

Дополнение к плану мероприятий по реализации задач к протоколу №01 от 24.01.13 г.

Таблица Г.1 - Дополнение к плану мероприятий

№	Наименование мероприятия	Ответственный	Срок выполнения	Фактический срок выполнения	Резул.	Прим.
1	К п.2 «Организация продаж услуг по сопровождению»
	1.1 Разработать и утвердить схему постановки сторонних клиентов на учет	Толкачев А.К.	22.03.2013
	1.2 Разработать, утвердить и опробовать технологию продаж услуг по сопровождению сторонним клиентам	Алдамжаров Н.К.	22.03.2013
2	Внести изменения в методику работы по переводу клиентов с ИТС ТЕХНО на ИТС ПРОФ	Тульских П.И.	22.03.2013

Приложение Д

Отчет по мероприятиям за 1 квартал 2013г.

Таблица Д.1 - Результаты работы по плану к протоколу №1 от 24.01.13

№ п/п	Номер пункта плана	Пункт плана	Дата планируемого выполнения	Дата фактического выполнения
1	1.1	Разработать презентацию о сервисах и возможностях ИТС ПРОФ для пользователей	01.02.13	04.03.13
2	1.2.1	Дополнить внутрифирменный курс по ИТС материалами по технологии продаж, о списке предоставляемых услуг в рамках договора ИТС и презентацией о сервисах и возможностях ИТС ПРОФ	25.01.13	Разработан 25.02.13 Утвержден приказом от 04.03.13
3	1.2.2	Доработать инструкцию по активным продажам ИТС ПРОФ	22.03.13	15.03.13
4	1.3.1	Разработать общую методику работы по подбору клиентов и сотрудников для агитации этих клиентов	15.02.13	Разработана 25.02.13 Утверждена 04.03.13
5	1.3.2	Определить порядок учета заключенных договоров ИТС ПРОФ	22.02.13	04.03.13
6	1.3.3	Определить порядок и учет мотивации сотрудников заключивших договор ИТС ПРОФ с клиентом	28.02.13	04.03.13
7	2.1	Разработать материалы по рекламе услуг по сопровождению и рекламе фирмы в целом	18.02.13	Отказались
8	2.2	Разработать технологию продаж услуг по сопровождению для сторонних клиентов	22.03.13	Приказ № 2013_12_СМК от 03.04.13
9	2.3	Разработать схему учета сторонних клиентов	22.03.13	Разработана, не утверждена

Таблица Д.2 - Результаты работы по плану к протоколу №2 от 07.02.13

№ п/п	Номер пункта плана	Пункт плана	Дата планируемого выполнения	Дата фактического выполнения
1	1	Доработка офисной БД с целью оперативного получения информации о состоянии взаиморасчётов с клиентами в соответствии с Положением о системе информационного обеспечения.	12.02.13	11.02.13
2	2.1	Разработать опытный образец процедуры «Работа с контрагентами, имеющими финансовую и документальную просроченную задолженность»	15.02.13	13.02.13
3	2.2	Провести работу с клиентами, имеющих просроченную финансовую и документальную задолженность (с начала 2012 г. по текущий момент)	11.03.13	Работа ведётся
4	2.3	Оформить в окончательной редакции РИ «Работа с контрагентами, имеющими просроченную задолженность»	15.03.13	15.03.13
5	3.1	Внести изменения по новой должности в штатное расписание	12.02.13	12.02.13
6	3.2	Перераспределить функции и оформить должностные инструкции для: · Старшего менеджера по сопровождению · Менеджера по сопровождению	13.02.13	12.02.13
7	3.3	Пересмотреть РИ по ИТС, внести изменения.	22.02.13	22.02.13

Таблица Д.3 - Результаты работы по протоколу №3 от 13.02.13

№ п/п	Пункт плана	Дата планируемого выполнения	Дата фактического выполнения
1	Провести собрание с сотрудникам ОППТР для формирования единого представления о проведении презентации возможностей ИТС	22.02.13	06.03.13
2	Внести в офисную БД форму анкеты «Отчет по презентации»	01.03.13	01.03.13

Таблица Д.4 - Результаты работы по протоколу №4 от 25.03.13

№ п/п	Пункт плана	Дата планируемого выполнения	Дата фактического выполнения
1	Изменить структуру справочника «Типы договоров» в офисной БД	27.03.13	25.03.13
2	Доработать и утвердить РИ 7.2-21-СМК «Регламент работы с разделом контрагентов»	15.06.13	Работа ведётся