Електронний документ
ВСТУП
І століття - це ера нових інформаційних технологій. В наш час електронні документи витісняють друковані. Стрімко зростає інформація, представлена у цифровій формі. Почалося швидке впровадження цифрових технологій обробки інформації.
Актуальність теми, яка вивчається, полягає у тому, що електронне документознавство, як новий документознавчий напрям, потребує якісно нового теоретичного і практичного дослідження і охоплює коло важливих проблем, які необхідно вирішувати.
Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному етапі займаються як російські так і вітчизняні науковці, зокрема: Г.Г. Асеев, М.П. Бобильова, В.М. Боркус, Ю.Г. Вітін, М.В. Ларін, О.В. Матвієнко, В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин. Так, В.М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок. Директор ВНІІДАД М.В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І.Ф. Тихонов та І.Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві.
У сучасних умовах розбудови України, як демократичної, правової, соціальної держави та поставленими завданнями впровадження електронного урядування постає необхідність правового регулювання електронного документообігу, як основного механізму організації взаємодії між органами державної влади та органами місцевого самоврядування, громадянами і субєктами господарювання. Проблеми впровадження технологій електронного урядування у діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування повязані, зокрема, з відсутністю чіткого нормативного регулювання процесів електронного документообігу.
Слід підкреслити, що поява електронної документації стала основною рисою розвитку інформаційного суспільства та електронної демократії у всіх країнах світу. Значний масив сучасної документації все більше переходить у так звану «цифрову» форму. Розуміння сутності документа переноситься з матеріальної складової в інформаційну.
Метою дослідження є електронний документ від початку створення до сучасного стану: історія ЕД, проблеми зберігання ЕД, шляхи створення носіїв та перспективи розвитку електронного документообігу.
Обєктом даного дослідження є електронний документ.
Предметом дослідження є історія, сучасний стан і перспективи розвитку електронного документа, його специфіка у порівнянні з традиційним документом; особливості створення та організації системи електронної документації; законодавчо-нормативні акти, що регулюють сферу створення і функціонування ЕД; особливості сучасного розвитку та перспективи ЕД.
Згідно з законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» та законом України «Про електронний цифровий підпис» електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа [1].
Завдання, що стоять переді мною у дослідженні поставленої тематики, такі:
проаналізувати структуру, функції, ознаки та властивості ЕД;
вивчити його особливості в порівнянні з традиційним документом;
розглянути проблеми архівного зберігання ЕД;
визначити найсучасніші та найзручніші носії інформації ЕД;
теоретично-методичні засади формування системи електронної документації; електронний документ інформація
Для вивчення даної теми використовувала такі методи:
використання цілісного підходу до вивчення ЕД, розгляду його у виникненні та розвитку, історичний розвиток, тобто історичний метод;
термінологічний метод передбачає термінологічний аналіз понять у сфері електронного документообігу;
метод порівняльного аналізу між електронним та традиційним документами;
аналіз та узагальнення наукових праць учених, що стосуються сфери ЕД.
Комплексне використання цих методів дозволило якісно та ефективно дослідити дану тему.
Практичне значення роботи полягає у застосуванні ЕД для функціонування установ та організацій.
На сьогодні, розвиток діловодство не може існувати без компютеризації, оформлення документів на електронних носіях стало вимогою нашого часу. Питання щодо цього також буде розглянуто у курсовій роботі.
Основні організаційно-правові засади організації електронного документообігу та використання електронних документів також регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про державну таємницю», «Про звязок», «Про обовязковий примірник документів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також іншими нормативно-правовими актами.
Робота складається з двох розділів. На основі цих розділів було сформовано загальний висновок. Під час дослідження даної теми було використано близько 22 джерел, серед них праці науковців С. Г. Кулешова, Н. М. Кушнаренка, Ю. І. Палехи та інших, а також використано нормативні акти, що урегульовують порядок роботи ЕД.
РОЗДІЛ 1. Електронний документ. Історія та теорія
.1 Формування поняття про електронний документ
Суспільство, що народжується в наш час, вже більше формує своє спілкування за допомогою електронних засобів, уміння оперативної передачі інформації, її накопичення, виходу у світові електронні мережі та впровадження найновітніших досягнень у повсякденне життя.
Розвиток інформаційних технологій та мережі Інтернет призводили до дискусій та дослідження щодо концепції електронного документу, його відмінностей та особливостей порівняно з традиційним документом на паперовому носії. Деякі науковці вважають, що електронний документ, відомий своєю інформацією, яка обумовлює його соціальну визначеність, та розумінням (зміст, контекст, структуру).
Всі застосування визначення «електронні» («є-») можна узагальнити за такими ознаками:
а) подання інформації в цифровому вигляді (текст, звук, зображення статичне або те, що рухається у цифрових форматах);
б) необхідність програмних та апаратних засобів для її сприймання людиною (тобто компютерного обладнання та програмного забезпечення);
в) необхідність телекомунікаційних засобів для отримання та розповсюдження інформації [17, С. 198].
Основними елементами, що виділяються в структурі електронного документа є його зміст, реквізити і носій.
Зміст електронного документа - це документована інформація (відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подачі).
Реквізити електронного документа повинні розміщуватись відповідно до діючих нормативних документів та стандартів. Зокрема, відповідно до ДСТУ 4163-2003, таких обовязкових реквізитів є пять:
найменування організації-творця документа;
місцезнаходження організації-творця документа;
найменування документа;
дата виготовлення документа;
код особи, яка виготовила або затвердила документ [6].
За Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення реквізитів електронних документів визначається законодавством. ЕД може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить на папері у формі, придатній для cприймання його змісту людиною чи електронними засобами [1, С. 3].
Електронний документ повинен відповідати наступним вимогам:
створюватися, оброблюватися, зберігатися, передаватися і прийматися за допомогою програмних і технічних засобів;
містити реквізити, які підтверджують його цілісність та якість;
бути відображеним у формі, зрозумілій для сприйняття.
ЕД характеризується такими основними рисами: є окремим документом і відрізняється від електронних документів, включаючи різні версії. Йому притаманна логічна структура звязків між меншими сукупностями даних - таблицями, зображеннями, заголовками, які, власне, складають документ. Саме цим відрізняється документ від інших типів даних. Електронний документ все більше набуває характеру мультимедійного, з можливим додаванням звуку та відео зображення, що передбачає більш зручне сприймання потрібної інформації у будь-якому форматі.
Так, як і у всіх інших документах, в електронній документації також існує певна класифікація щодо документів.
До класифікації внесені наступні види електронних документів:
що розрізняються по особливостях носія: стрічковий, картковий, дисковий, електромагнітний, оптичний, магнітний.
що розрізняються по особливостях доступу і програмно-апаратного середовища: мережевий, немережевий; локальний (місцевий), видалений; відкритого доступу і використання, обмеженого доступу і використання.
що розрізняються по інформаційній складовій документа: сприймається людиною, сприймається машиною, візуальний, аудіальний, аудіовізуальний, тактильний, недоступний людському сприйняттю, текстовий.
що розрізняються по обставинах існування документа в зовнішньому середовищі: неопублікований; електронного походження, оцифрований, трансформований; що має електронний цифровий підпис, не має електронного цифрового підпису [22, С. 31-35].
.2 Нормативно-правова база електронного документообігу
Одним з першочергових напрямів побудови та подальшого розвитку інформаційного суспільства в нашій країні є створення нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини на законодавчому рівні.
Законодавчо відносини, повязані з інформацією, інформаційно-комунікаційними технологіями, визначено пріоритетними. Так, Угодою між Україною і ЄС про наукове і технологічне співробітництво (04.07.2002) технології інформатизації суспільства визначені серед одинадцяти напрямів співробітництва.
За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів та нормативних актів, що складають базу нормативно-правового регулювання сфери інформаційних відносин, зокрема і електронного документообігу.
Нормативно-правову базу побудовано на принципах інформаційної відкритості та свободи, гарантованості інформаційної безпеки особистості, суспільства, держави згідно Конституції України. Законодавство регулює суперечності між потребами особи, суспільства та держави в розширенні вільного обміну інформацією й окремими обмеженнями на її поширення.
У додатку A подано перелік Законів України, Постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, які складають нормативну і законодавчу базу для нормативно-правового регулювання використання інформаційних технологій, а, власне, два із цих законодавчих актів безпосередньо стосуються предмету дослідження. Це закони «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис». Вони регулюють загальні відносини у сфері електронного документообігу. Доцільно розглянути їх.
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» прийнятий у травні 2003 року. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У контексті Закону електронний документ розглядається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа, а електронний документообіг (обіг електронних документів) як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та вилучення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний підпис є обовязковим реквізитом, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими субєктами електронного документообігу. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Закон регламентує правові відносини у питаннях:
▪ електронного підпису;
▪ електронного цифрового підпису;
▪ оригіналу електронного документа;
▪ правового статусу електронного документа та його копії;
▪ відправлення та передавання електронних документів;
▪ одержання електронних документів;
▪ перевірки цілісності електронного документа;
▪ зберігання електронних документів та про архіви електронних документів;
▪ організації електронного документообігу;
▪ права та обовязки субєктів електронного документообігу;
▪ вирішення спорів між субєктами електронного документообігу;
▪ відповідальності за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час використання електронного цифрового підпису. У Законі визначено терміни:
електронний підпис - це дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними повязані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;
електронний цифровий підпис - це вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа [2].
Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, що здійснюється з використанням електронних документів. Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа. Закон також визначає:
▪ особливості застосування електронного цифрового підпису;
▪ субєкти правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису;
▪ права та обовязки підписувача;
▪ центр сертифікації ключів;
▪ відповідальність за порушення законодавства про електронний цифровий підпис;
▪ визнання іноземних сертифікатів, ключів тощо.
У країнах ЄС, США, Канаді та ін. цифрові підписи й сертифікати затверджено на законодавчій основі як еквівалент власноручного підпису. Країни ЄС ухвалили національні законодавчі акти, які цілком відповідають Директиві Європарламенту та Ради Міністрів ЄС 1999/93/ЄС про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства, та рішенню Комісії 2000/709/ЄС Європарламенту і Ради. Нині всі положення Директиви 1999/93/ЄС реалізовано у вигляді технічних європейських та міжнародних стандартів (ETSI та RFC).
Однак, законодавці відзначають, що Закон України «Про електронний цифровий підпис» не відповідає ні європейському, ні міжнародному законодавству в цілому. Наприклад, «Посилений електронний підпис у визначенні ЄС» - це електронний підпис ЄС та додаткові вимоги щодо надійності, які технічно означають, що засіб створення підпису має задовольняти вимоги стандартів FIPS 140-1, 140-2 level 2, 3 (Federal Information Processing Standards, U. S.). Такого терміну в Законі України немає, натомість є термін «електронний цифровий підпи», який відповідає електронному підпису ЄС у межах криптографії з відкритими ключами. До термінів ЄС і відповідних європейських та міжнародних стандартів уведено термін «кваліфікований електронний підпис», якого в нашому Законі також немає.
Для подальшого розвитку нормативної і законодавчої бази потрібно не так уже й багато - на практиці визнати членство України в Міжнародній організації зі стандартизації ISO, ратифікувати міжнародні договори, розробити й упровадити необхідні технічні та інші стандарти, що вже діють у Європі, адаптувати вже ухвалені закони до вимог європейського законодавства. Разом із цим слід зазначити, що навіть прискорені дії у цьому напрямку не забезпечать швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів. Зокрема, уведення електронних документів у практику роботи державних установ тісно повязано з необхідністю реформування практичної роботи державних службовців, тобто з прискоренням адміністративної реформи, а в електронному бізнесі ухвалити Закон України «Про електронну торгівлю».
Представлена в статті загальна характеристика нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини в державі та забезпечує реалізацію державної політики в питаннях документообігу, діловодства, дає систематизовану теоретичну базу дослідження під час запровадження електронного документообігу. У контексті сучасних уявлень діловодство та документообіг є одним із найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних у ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.
Слід зауважити також, що законодавством не встановлено норм щодо застосування мов у документообігу.
Результати можуть бути корисними для проектувальників і розробників електронного документообігу.
Подальше дослідження у цьому напрямку доцільно спрямувати на дослідження сучасного стану державних і міжнародних стандартів документообігу.
Отже, в наш час, чим далі, тим більше електронні документи витісняють друковані. Стрімко зростає інформація, представлена у цифровій формі. Почалося швидке впровадження цифрових технологій оброблення інформації. На сьогодні розвиток діловодство не може існувати без компютеризації, оформлення документів на електронних носіях стало вимогою нашого часу.
Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Слід памятати, що у розвязані проблем створення і довготривалого зберігання ЕД головна увага має приділятися надійності форматів та носіїв документації.
.3 Історія електронно-обчислювальної машини
Історія електронного документа безпосередньо повязана з виникнення Електронно-обчислюваної машини (ЕОМ). Німецький інженер Конрад Цузе був першим, хто успішно здійснив ідею створення обчислюваної машини на основі двійкової системи числення. У 1936 році він розпочав конструювати обчислюваний апарат, що працює в двійковій системі числення. Громіздкі статистичні обчислювання для здійснення складних інженерних розрахунків повинні були стати автоматизованими, що було до тепер не можливо. Ця машина Цузе стала першим обчислюваним автоматом із програмним керуванням і вважається першим компютером .
У 1941 році Цузе був одним із перших хто зумів перебудувати діючу модель Zuse З на базі ZI. Числа можна було «записати» у память і «зчитати» відтіля за допомогою електричних сигналів, що проходили через реле. Реле або пропускали сигнал, або не пропускали. Керуюча програма була закодована за допомогою перфорованої стрічки, виготовленої з бракованої кіноплівки, що було актуально при дефіциті паперу в роки війни. Машина зчитувала програму механічно крок за кроком (лінійно), тому робити розгалужені обчислення було поки неможливо. Zuse 3 проводила від 15 до 20 обчислюваних операцій на секунду [16, С. 48-56].
До 1942 року всі обчислювані машини працювали на механічних або електромеханічних елементах (реле), і тільки з цього року почали частіше застосовуватися електронні лампи як для збереження, так і для обробки даних. Це дозволило збільшити швидкість роботи машин у тисячу разів. Перша електронно-обчислювана машина була розроблена Джоном Алтансоффом і Кліффордом Беррі, і на її базі в 1946 році під керівництвом Дж. Преспера Еккерта і Джона Маушлі був побудований ENIAC (Electronic Numeral Integrator and Calculator) за замовленням військового відомства США. Вага машини складала ЗО тонн, вона вимагала для розміщення 170 квадратних метрів площі. ENIAC містив 18 000 електронних ламп замість тисяч механічних деталей. Рахувала машина в двійковій системі і робила 5000 операцій додавання або 3000 операцій множення в секунду. Уведення даних здійснювалося через перфоровані карти. На жаль, машина працювала лише половину передбаченого часу, тому що нерідко 67 електронних ламп виходили з ладу протягом однієї години і весь процес рахунку зупинявся.
У Радянському Союзі перша ЕОМ була створена у 1950 році в інституті математики АН УРСР під керівництвом академіків С.А. Лебедєва і М.А. Лаврентєва. Перший радянський електронно-обчислювальний пристрій, якому було призначено народитися у Феофаніі (під Києвом), одержали назву МЕРМ - мала електронна рахункова машина. Основні параметри машини такі: швидкодія - 50 операцій у секунду; ємність оперативного ЗУ- 31 число і 63 команди; представлення чисел - 16 двійкових розрядів із фіксованої перед старшим розрядом коми; команди трьох адресні; була передбачена також можливість підключення додаткового ЗУ на магнітному барабані, ємкістю в 5000 слів. ОЗУ було побудовано на регістрах, АУ - рівнобіжної дії, чим, в основному, і пояснювалися порівняно великі апаратурні витрати (тільки в ОЗУ було використано 2500 тріодів і 1500 діодів).
ОЗУ було побудовано на таких же критеріях, як і пристрій керування й арифметичний, і могло безпосередньо звязуватися з повільно діючи ЗУ на магнітному барабані [16, С. 61].
Джон Маушлі і Джон. Преспер Єккерт заснували компанію, що приступила до розробки компютерів із збереженою програмою. У 1951 році вони створили машину UNIVAC (Universal Automatic Computer - універсальна обчислювальна машина). Перший екземпляр був переданий у Бюро перепису населення США. Потім було створено багато різних моделей UNIVAC, що знайшли застосування в різних сферах діяльності. Таким чином, UNIVAC став першим серійним компютером. Крім того, це був перший компютер, який вільно обробляв як цифрову, так і символьну інформацію.
У 1954 р. розпочався серійний випуск електронно-обчислюваних машин у СРСР. Після появи ВЕОМ (Великої електронно-обчислювальної машини) був заснований серійний випуск машини «Стріла», розробленої за проектом Ю.А.Базилевського. Машина згодом зіграла значну роль у вирішенні ряду науково-технічних завдань. «Стріла» мала 43 двійкових розряди і трьох адресну систему команд. Введення в машину здійснювалося з перфокарт і з магнітної стрічки. Отже, теоретичні засади та методики створення, функціонування електронного документа розроблялися як українськими, так і російськими науковцями та винахідниками. Поширенню електронного документообігу передувало винайдення ЕОМ, а також наукових доробків у цій галузі з моменту поширення електронних документів до розвитку системи електронного документообігу.
Отже, теоретичні засади та методики створення, функціонування електронного документа розроблялися як українськими, так і російськими науковцями та винахідниками. Поширенню електронного документообігу передувало винайдення ЕОМ, а також наукових доробків у цій галузі з моменту поширення електронних документів до розвитку системи електронного документообігу.
РОЗДІЛ 2. Сучасний стан та перспективи розвитку електронного документа
.1 Електронні носії інформації: характеристика
Носій електронного документа - це матеріальний обєкт, на якому інформація може бути записана й відтворена в електронно-цифровому вигляді. Залежно від використаного способу запису і зчитування інформації розрізняють магнітні, оптичні, а також накопичувальні інформації, мікросхеми на енергозалежній флеш-памяті. Також носієм електронного документа може бути перфокарта - являє собою прямокутник стандартних розмірів з тонкого еластичного картону, призначений для запису інформації шляхом пробивання отворів, перфострічка - стрічка з певною структурою - пробитими отворами, на яку нанесена певна інформація у вигляді математичних чи логічних значень. Але на сьогоднішній день практично не використовується.
До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку (МС), магнітну карту (МК), магнітний диск (МД) (жорсткий і гнучкий). Магнітна стрічка - носій інформації у вигляді стрічки із гнучкої та прозорої плівки з феромагнітним покриттям. МС несе звукову чи цифрову інформацію, закріпленим електромагнітним способом. Використовується у аудіо- та відеотехніці. Як вид документу зявилася вперше у 1965 році (США) та використовувалася в якості матеріалу - носія звуку (голосу і музики) [17, С. 201].
По рівню узагальнення інформації стрічково-магнітні документи поділяються на два види:
) МС, яка містить первинну інформацію;
) МС, яка містить вторинну інформацію.
До першого виду відносяться МС із записаною на них первинною інформацією; тезиси докладів, лекції, повідомлення, довідникові дані. До другого виду відносяться МС із записаною на ній вторинною інформацією.
Основну увагу під час розроблення нових типів магнітних стрічок приділялося підвищенню щільності запису інформації (ємність сучасних магнітних стрічок складає сотні Гбайт) і швидкості записування інформації (швидкість записування/відтворення складає десятки мільйонів байт [13, С. 424-425].
Документ на оптичному носії - це інтегрований вид електронного документа, який може ввібрати в себе всі переваги та можливості книги, мікро-, діа-, відеофільмів чи аудіо запису одночасно. Використання оптичних носіїв дозволяє вирішувати основні проблеми забезпечення довготривалого зберігання цифрової інформації. Строки зберігання інформації на оптичних носіях можуть бути істотно збільшені (до 200-300 років) при використанні високо-стабільних матеріалів для підкладок носіїв і однорідних структур для представлення інформації.
Флеш-память являє собою різновид енергонезалежного напівпровідникового запамятовуючого пристрою з електронним стиранням.
Реалізується флеш-память завдяки логічним елементам (чіпам), згрупованим у багаторівневі соти, що можуть зберігати ту чи іншу інформацію. На відміну від жорсткого диска флеш-память витримує обмежену кількість циклів стертя та запису. Перевагою флеш-памяті над звичайною - є її енергонезалежність, при виключенні енергії зміст памяті зберігається. Перевагою над жорсткими дисками, CD-ROM та DVD є відсутність рухомих частин, що дозволяє зробити записану інформацію більш компактною й доступною для користувача [17, С. 209].
2.2 Стан та проблеми архівного зберігання електронного документа
Довготривале, довічне (тобто, по можливості найтриваліше) зберігання ЕД є однією з проблем інформаційної спільноти, важливість якої визначається все більшим проникненням інформаційних технологій в життя людини. Деякі фахівці характеризують проблему довготривалого зберігання ЕД як «критичну, накопичувану слабкість нашої інформаційної інфраструктури». Відзначається, що проблема архівного зберігання є як технічною так і організаційною проблемою. Технічна проблема полягає в досить короткому життєвому циклі програмно-технічних засобів створення ЕД та носіїв інформації для їх зберігання. Організаційна проблема полягає в тому, що не завжди архівісти мають вплив на вирішення питань законодавчого та фінансового забезпечення організації створення та функціонування ЕД [15, С. 82-83]. електронний документ архівний
Міжнародна Рада Архівів (ІСА), Комітет електронних документів в 1997 р. визначив основні принципи довготривалого зберігання ЕД в архівах.
Відповідно до цих рекомендацій архів повинен:
дослідити життєвий цикл електронних систем, що створюють та зберігають архівні ЕД;
упевнюватись, що ЕД, які створюють і зберігають, є автентичними і цілісними;
здійснювати експертизу та контролювати процеси зберігання архівних ЕД;
обєднати вимоги до зберігання та користування ними,
забезпечивши їх доступність.
Автентичність архівного ЕД - одне з важливих питань. Загроза втрати автентичності ЕД зумовлена здатністю редагування програмними засобами, а також необхідністю в конвертуванні та міграції документів (переміщення ЕД в наступне покоління програмно-технічних засобів).
В електронній публікації автентичність визначена як доказ того:
що ЕД відповідає зазначеному;
що ЕД, створений або надісланий зазначеним автором або організацією, що створили його;
що зазначений час відповідає часу створення або надсилання.
Для забезпечення автентичності ЕД створювані метадані мають містити відомості про криптографічні перетворення документа (електронний цифровий підпис) або контрольні суми одиниць інформації для документа, а також інформацію, про те що автори мають визначені повноваження створення та передавання ЕД до архіву. У процесі здійснення процедур з ЕД електронний цифровий підпис або контрольна сума мають бути підтверджені.
До визначених стратегій вирішення проблеми довготривалого зберігання ЕД слід віднести :
стратегію консервації: базується на збиранні та зберіганні морально застарілих програмно-технічних засобів, що дозволяють відображати ЕД в конфігурації, в якій він був створений;
стратегію емуляції - розроблення програм, які відтворять дії морально застарілого програмного забезпечення так, що будуть отримані результати так само як і в конфігурації програмно-технічного забезпечення, в якому було створено ЕД;
стратегію міграції - періодичне перенесення ЕД з існуючого в наступне покоління програмно-технічних засобів;
стратегію інкапсуляції: базується на ідеї, що ЕД має інформаційну оболонку, що містить описання, яке слугує для організації процесів його зберігання та користування, тобто метадані.
Перша стратегія є не досить практичною: технічні засоби та програмне забезпечення виробляється та виготовляється незалежними виробниками, тому у разі припинення виробництва, відновлення працездатності обладнання потребує значних фінансових ресурсів.
Друга стратегія - емуляції, потребує зберігання значного обсягу документації стосовно програмно-технічних морально застарілих засобів, що дозволить в майбутніх поколіннях здійснити конвертацію або розробку програмного забезпечення для відтворення і подальшого зберігання оригіналів ЕД. Ця стратегія досить обтяжлива, а тому також потребує великих витрат.
Періодична міграція електронних документів із покоління в покоління програмно-технічних засобів є одним з перспективних рішень проблеми довготривалого зберігання ЕД. Успішне використання цієї стратегії залежить від метаданих, повязаних з електронним документом, що містять історію міграції документа і забезпечує розуміння середовища, в якому було створено ЕД.
Стратегія інкапсуляції притягує увагу архівістів, наприклад Австралії, як можливість перенести початок традиційного життєвого циклу для ЕД на момент до його створення, або водночас зі створенням, так звана концепція «records continuum». Це, на думку дослідників, створює усі умови для успішного вирішення проблеми довготривалого зберігання ЕД. Ця стратегія передбачає включення до метаданих певної частини архівного описування і передавання до архіву ЕД у вигляді інкапсульованого інформаційного обєкта [11, С. 1-6].
У розвязані проблем створення і довготривалого зберігання ЕД слід приділяти увагу надійності форматів та носіїв документації. Сьогодні поширені такі формати електронних документів: [24]
формати відкритого тексту (plain textі):
► Microsoft (Word, Excel) - широко використовуються в діловодстві для створення ЕД, характеризуються тим, що мають закриту специфікацію і не прийнятні для довготривалого зберігання;
формати графічних зображень:
► TIFF (Tag Images File Format) - графічний формат, який рекомендується як стандарт високої якості зображень для широкого застосування і довготривалого зберігання графічних зображень;
► GIF (Graphics Interchange Format) - графічний формат, рекомендований для передавання зображення каналами зв'язку; для довготривалого зберігання зображень не рекомендується;
► JPEG (Joint Photography Experts Group) - графічний формат з ущільненням інформації за мінімальних її втрат, широко використовується в інтернеті й діловодстві; у цьому форматі ЕД надходять і до архіву;
► SGML (Standard Generalized Mark-up Language) - формат має можливості відкривання документів, зручний для їх довготривалого зберігання;
► XML (Extensible Mark-up Language ) - призначений створення та зберігання структурованих ієрарх даних незалежно від характеристик програмно-технічних засобів, формат розроблено [21, С. 30].
Уміння бездоганно створювати електронні документи передбачає також дотримання певних вимог щодо їх подальшого зберігання протягом певного періоду, передання їх на архівне збереження або вилучення для знищення. Ці вимоги визначаються шляхом вивчення потреб управлінської діяльності, організаційно-правових засад, а також завдяки оцінці можливих ризиків. Вони й відображують рівень культури створення та збереження електронних документів. Класифікацію документів з електронними носіями інформації подано у додатку Б.
Щодо зарубіжних проектів, у наш час, то вони існують разом ініціативами щодо вирішення проблеми довготривалого зберігання ЕД виконані у співпраці асоціацій бібліотекарів, архівістів та керуючих документацією. Архівісти та керуючі документацією на початку концентрували свою увагу на створенні ЕД в автоматизованих системах діловодства. Одним з найперших таких досліджень був Піттсбургський проект «РІТТ». Результатом цього проекту була розробка прийнятних функціональних вимог до систем діловодства. Головною вимогою було те, що системи мають забезпечувати приймання, використання та як можливо у більш продовженому часі здатність відтворення ЕД.
2.3 Перспективи розвитку електронного документообігу
Останнім часом при значному збільшенні обсягів інформації діловодство на паперових носіях скорочується. Це досягається за рахунок розвитку сучасних технологій роботи з документною інформацією: застосування автоматизованого сканування документів у компютер; впровадження текстового і графічного видів обробки документів, що дає змогу оперативно вносити в них змін; застосування систем електронного документообігу та сучасних засобів оргтехніки; санкціонованого доступу до довідкової інформації через міжнародні бази даних та відповідні компютерні мережі.
У статті 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» подано таке визначення електронного документообігу (обіг електронних документів) - це «сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів». Основним обєктом електронного документообігу є електронний документ - «документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа». Основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є: 1) підвищення ефективності управління діяльності; 2) прискорення руху документів у організації; 3) зменшення трудомісткості опрацювання документів [1].
На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання компютерних мереж.
Електронний документообіг дозволяє створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства. Основа подібної інтеграції - надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі оброблювані документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів. Слід зазначити що, архів електронних документів формально не відноситься до документообігу. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву електронних документів у єдиний інформаційний простір організації дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним.
При впровадження електронного документообігу користь для корпоративних користувачів досить значуща. А саме слід зазначити, що:
продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25 %;
вартість архівного збереження електронних документів на 80 %, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.
Прийнято також вважати, що при впроваджені електронного документообігу здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при його впровадженні, звязаним із: звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічного відносяться переваги, звязані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: значне прискорення пошуку і вибірки документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в системі електронного документообігу з незареєстрованої робочої станції неможлива, а кожному користувачеві призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів.
Тому автоматизація роботи з документами, що циркулюють в організації, має найважливіше значення для підвищення ефективності діяльності системи управління в цілому [18, С. 92].
Слід памятати, що при впровадженні електронного документообігу в Україні необхідно спиратись на такі нормативно-правові акти:
Закони України:
від 22.05.03 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;
від 22.05.03 № 852-IV «Про електронний цифровий підпис».
Постанови Кабінету Міністрів України:
від 26.05.04 № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»;
від 28.10.04 № 1451 «Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган»;
від 28.10.04 № 1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності»;
від 28.10.04 № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади»
від 28.10.04 № 1454 «Про затвердження Порядку обовязкової передачі документованої інформації»
ВИСНОВКИ
Опрацювавши дану тему, було здійснено дослідження формування поняття про електронний документ, обстежувалася нормативно-правова база електронних документів, була досліджена історія електронно-обчислюваної машини, схарактеризовані електронні носії інформації, були зясовані стан та проблеми архівного зберігання електронного документа, відбулося визначення перспективи розвитку електронного документообігу. Отже, ЕД - це найвищий ступінь розвитку документації. У державному стандарті ДСТУ 2732-94. «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення» електронний документ трактується, як засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища обєктивної реальності та розумової діяльності людини. Електронний документ - це документ, інформація в якому представлена у цифровій формі. Поряд з цим, Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» надає наступне визначення: «електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа...». Далі уточнюється: «Електронний документ може бути створений, переданий, збережений, перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення інформації, яку він містить, електронними засобами (компютерне обладнання і програмне забезпечення) або на папері (у спосіб переведення її у друковану форму за допомогою компютерного обладнання) у формі, придатній для приймання його змісту людиною».
Історія електронного документа безпосередньо повязана з виникнення Електронно-обчислюваної машини (ЕОМ). Теоретичні засади та методики створення, функціонування електронного документа розроблялися як українськими, так і російськими науковцями та винахідниками. Поширенню електронного документообігу передувало винайдення ЕОМ, а також наукових доробків у цій галузі з моменту поширення електронних документів до розвитку системи електронного документообігу.
Довготривале, зберігання ЕД є однією з проблем інформаційної спільноти, важливість якої визначається все більшим проникненням інформаційних технологій в життя людини
При створенні електронних архівів повинні використовуватись наступні умови:
електронні документи повинні бути захищенні від несанкціонованого доступу і внесення змін.
організація доступу до документів повинна виконуватися в порядку, згідно конкретних нормативних актів;
користувачам повинна бути представлена можливість показу електронних документів у вигляді копії на (паперовому) носії;
користувачам повинна бути представлена можливість підтвердження справжності електронних документів в продовж всього терміні їх збереження.
Використання оптичних носіїв дозволяє вирішувати основні проблеми забезпечення довготривалого зберігання цифрової інформації.
Розвиток сучасних технологій істотно впливає на процес наукового дослідження на всіх його етапах. Використання компютерних технологій та електронних баз даних стає невідємною частиною процесу наукового пізнання.
Електронний документообіг урегульовується певними нормативними документами, як на національному, так і на міжнародному рівні, що дає змогу правильно та раціонально використовувати електронні ресурси та електронну інформацію.
Внаслідок якісних змін у культурі документування виник електронний документообіг, що визначає процеси підготовки та руху електронного документа з використанням засобів компютерної техніки.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ
1. Про електронні документи та електронний документообіг: закон України від 22 травня 2003 р. № 851-IV // Урядовий кур'єр - 2003. - №119 - 2 липня. - С. 1-6
. Про електронний цифровий підпис: закон України від 22 травня 2003 р. № 851-IV // Урядовий кур'єр - 2003. - №119 - 2 липня. - С. 1-6
. Про інформацію: закон України від 2 жовтня 1992 р. // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - С. 650
. ГОСТ 7.83-2001. Электронные издания: Основные виды и выходные сведенья: Межгосударственный стандарт. - Минск: Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации, 2002. - 13 с.
. ДСТУ 2732-94. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення / Держстандарт України. - К., 1994. - ЗЗ с.
. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003.
. ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.
. Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р. №1153 // Офіційний вісник України. - 1997. - № 43.
. Автоненко, І.Є. Керування документацією за крордоном: історія, законодавство, теоретичні основи та технології: Автореф. дис. к. і н. / Держкомархів України. УНДІАСД. - Київ, 2005. - 20 с.
. Діденко, А. Н. Сучасне діловодство: навч. посібник. 2-е вид. перероб. доп. / А. Н. Діденко - К.: Либідь, 2000. - 384 с.
. Карпенко, С.Г. Інформаційні системи і технології: навч. посібник для студ. вищ. навч. закл./ С.Г.Карпенко, В.В. Попов, Ю.А.Тарновський, Г.А. Шпортко. - К.: МАУП, 2004. -192 с.
. Кулешов, С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи. / С.Г. Кулешов, УДНДІАСД, ДАКККіМ. - К., 2000. - 164 с.
. Кушнаренко, Н.М. Документоведение : навч. посібник. / Н. М. Кушнаренко - К.: Знання, 2003. - 468 с.
. Ларін М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению [Электронный ресурс] / М.В. Ларин. - М., 2005. - Режим доступа: www.URL:#"justify">. Марченко, П.В. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві (аналіз Інтернет-ресурсів) // Студії з арх. справи та документознавства. - К., п 2004. - Т. 12. - С. 81-85.
. Новиков, Ю. Энциклопедия. Компьютерные сети, интернет / Ю. Новиков - С.П.Б.: Питер, 2002. - 928 с.
. Палеха, Ю. І. Загальне документознавство: навч. посібник. / С. Г. Палеха, Н. О. Леміш - К.: Ліра-К - 2008. - 395 с.
. Палеха, Ю.І. Організація сучасного діловодства: навч. посібник. / Ю.І.Палеха - К.: Кондор, 2007. - 194 с.
. Попов, В.В. Інформаційні системи і технології: навч. посібник для студ. вищ. навч. закл. / В.В.Попов - К.: МАУП, 2004. - 192 с.
. Слободяник, М.С. Структура сучасного документознавства //Вісник книжкової палати. - 2003. - №4. - С. 18-21
. Фионова, Л.Р. Использование информационных технологий в подготовке документоведов // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 28-33.
. Швецова-Водка, Г.М. Типологія документа: навч. посіб. для студентів ін-тів культури. / Г.М. Швецова-Водка - К.: Кн. палата України, 1998. - 78 с.
ДОДАТОК А
Перелік нормативно-правових актів щодо застосування електронного документообігу
№ п/п Назва документаДата введення в дію1.Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» 22.05.20032.Закон України «Про електронний цифровий підпис» 22.05.20033.Закон України «Про телекомунікації» 18.11.20034.Закон України «Про інформацію» 02.10.19925.Закон України «Про державну таємницю» 21.01.19946.Закон України «Про обовязковий примірник документів» 09.04.19997.Закон України «Про Національну програму інформатизації» 04.02.19988.Постанова Верховної Ради України «Про Концепцію національної інформаційної політики» 03.04.20039.Закон України «Про захист інформації в інформаційно- телекомунікаційних системах» 05.07.199410.Закон України «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2005-2007, 2007-2015 роки» 09.01.200711.Закон України «Про стандартизацію» 11.01.200612.Закон України «Про Національну систему конфіденційного звязку» 10.01.200213.Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» 24.12.1993 14. Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження Порядку акредитації ЦСК»13.07.2004 15.Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади»28.10.200416.Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження положення про центральний засвідчувальний орган»28.10.200417.Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу» 26.05.200418.Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження порядку застосування ЕЦП» 28.10.200419.Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження Порядку обовязкової передачі документованої інформації» 28.10.2004
ДОДАТОК Б
Класифікація документів з електронними носіями інформації
Ознака класифікації Вид документа За семантичними принципами організації інформаціїЗа способом сприйняття інформації людиною (вид комунікаційного каналу) ОдноканальнийВізуальнийАудіальнийТактильнийДвоканальнийАудіовізуальнийЗа статусом та станом в документаційному процесіПроектВнутрішнійВихіднийВхіднийНа оперативному зберіганніАрхівнийЗа юридичною значущістюЕлектроннийОфіційний в електронній форміНе офіційний в електронній форміЗа способом надання юридичної силиЗ електронним цифровим підписом (ЕЦП)З електронним підписом (ЕП )Без ЕЦП та ЕП (за приналежністю до системи)За ступенем абстрагування від носіяНосієвообліковийНе носієвообліковийОзнака класифікаціїВид документуЗа особливостями документування інформаціїЗа типом документної інформаціїТекстовийПіктографічнийПіктограмаДіаграмаФотодокументВідеодокументАудіодокументБрайлевськийМультимедіаЗа способом створенняОригінальнийМігрованийОцифрованийКонвертованийЗа способом фіксації інформаціїНосієвоформатнийФормат носія (Audio CD, Video CD VCD), Super Video CD (SVCD), Photo CD, DVD-Audio, Video DVD, спеціальний)ФайловийЗа рівнем автоматизації документування інформаціїАвтоматичнийАвтоматизованийЗа організацією даннихЗа формою документів з паперовим носіє інформаціїЗа формою електронних інформаційних ресурсівЗа структуроюСтруктурованийНе структурований