Документооборот организации

Документооборот организации

Содержание

Введение

1. Нормативная база организации как подсистема управления

.1 Характеристика информационной подсистемы управления

1.2 Понятие и типология нормативных документов организации

2. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

.1 Программа исследования документооборота ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

2.2 Анализ документооборота ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

3. Мероприятия по совершенствованию системы документооборота предприятия ООО "ЗКПД"

.1 Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте

3.2 Обоснование предложения по внедрению на ООО "ЗКПД" электронного документооборота "ДЕЛО"

Заключение

Список использованных источников

информационный управление документооборот электронный

Введение

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. "Бумажный" документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Этим объясняется актуальность темы работы.

Целью работы является выявление недостатков в системе документооборота организации и выработка рекомендаций по их устранению.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

рассмотреть нормативное обеспечение организации как подсистему управления;

изучить основные типы нормативных документов в организации;

разработать программу исследования нормативного обеспечения ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

провести анализ документов и контент-анализ на предприятии и подвести итоги исследования;

разработать рекомендации по усовершенствованию системы нормативного обеспечения на ООО "ЗКПД";

обосновать разработанные предложения.

Объектом работы является предприятие, а предметом - нормативное обеспечение управления на предприятии.

Работа состоит из введения, трех разделов, в каждом по два подраздела, заключения и списка использованных источников.

В первой главе рассматривается информационная подсистема управления, а также дается характеристика типов нормативных документов. Во второй главе проводится исследование нормативного обеспечения на ООО "ЗКПД". В третьей главе предлагаются мероприятия по усовершенствованию системы нормативного обеспечения на данном предприятии.

1. Нормативная база организации как подсистема управления

.1 Характеристика информационной подсистемы управления

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Информационное обеспечение-это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

1. первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественным выражением;
2. схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели) [1, С.111].

Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет выделить два уровня характеристик информационного обеспечения:

1. элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;
2. системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.

Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления.

Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация-это предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов - банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.

Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.

Информация относится к предметам труда особого рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной при минимуме исходной информации [2, С.201].

Старение информации в ряде случаев связано с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная информация как база для анализа динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена:

1. первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов;
2. вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации;
3. информационные модели отдельных элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние объекта;
4. информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных элементов и процессов;
5. интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения и имеющие активную направленность [3, С. 36].

Первые две степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей пользуется руководителем.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые решения.

Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и реализующая методы управления этими процессами. Разработка конструкторской и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической информации. Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономической или общественно-воспитательной и т. п.

Под экономической информацией понимают информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

Таким образом, система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю [4, С.94].

Необходимо отметить, что важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.

Таким образом, поток информации - движение информации от источника к получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации.

Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства [4, С. 121].

Руководители, которым для успешного осуществления управленческой деятельности необходима как информация из внешней среды, поставляемая системой НТИ, так и разнообразная внутрифирменная информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно:

1. обеспечение полноты и достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным, статистическим и бухгалтерским учетом;
2. минимизация информационного шума и ограничение информационной избыточности лишь требованиями надежности;
3. обеспечение неразрывной связи между внешней и внутренней информацией и принятием решений на всех уровнях иерархии управления.

.2 Понятие и типология нормативных документов организации

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как вид и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, требования потребителей, соответствующие обязательные требования, продемонстрированные способности персонала, а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества.

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин "нормативное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации - уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве - положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях - положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан [5, С. 19].

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

Локальные нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение законодательства.

Локальный нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм [6, С. 119].

Структура локального нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Нормативный правовой акт с приложениями, должен иметь сквозную нумерацию страниц. Подготовленный проект локального нормативного правового акта до его подписания должен быть проверен на соответствие законодательству РФ, а также правилам русского языка.

Локальный нормативный правовой акт утверждается (подписывается) руководителем учреждения.

Нормативный правовой акт должен содержать следующие реквизиты:

. наименование органа, издавшего акт;

. наименование вида акта и его название;

. дата подписания (утверждения) акта и его номер;

. наименование должности и фамилии лица, подписавшего акт.

Локальный акт в форме Положения может в своей структуре содержать следующие разделы:

· Порядок организации целевого приема;

· Общие правила подачи и рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний.

Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.

Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.

При работе с такой документацией предусматриваются:

· своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;

· заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;

· внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью "привязки" их к особенностям деятельности конкретной организации.

Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, "жесткой" регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования прежде всего следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале деятельности создаются структуры предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции и т.д. Подобные документы предназначены для решения организационных вопросов.

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Инструкции определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя.

Все инструкции подразделяются на две основные группы:

) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);

) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация представляется устойчивой терминологией - "Председатель", "Президиум" (если он избирается), "Секретарь", "Присутствовали", "Приглашенные". Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение "ПОВЕСТКА ДНЯ" пишется от начала левого поля или по центру при продольном способе оформления протокола. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня, которые нумеруются арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не рекомендуется формулировка "Разное": каждый вопрос должен быть конкретизирован [7, С. 19].

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно-справочными. Документы этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению [8, С. 12].

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.

Акты не составляются произвольно, по личному волеизъявлению.

Это - прерогатива временных или постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающие их полномочия.

Некоторые виды актов подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит "Гриф согласования".

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей

В первой части указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие)

Докладная записка - вид внутренней переписки справочно-информационного характера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя.

По содержанию и назначению докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, адресованными руководителям предприятия (их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна - побудить руководителя принять решение [9, С. 27].

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

Основным распорядительным документом на предприятии является приказ. Они подразделяются на два вида - приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят на основании новых приказов.

Приказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект приказа, затем издается сам приказ.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц или отдельному должностному лицу.

Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, автор, дата, №).

Выписка из приказа - это копия части документа, представляющей ту часть текста, которая необходима для работы. Выписка необходима, когда документ объемен и затрагивает интересы многих должностных лиц и подразделений, т.к. при копировании расходуется большое количество бумаги, а работники загружаются ненужной им информацией.

Особенность выписки заключается в том, что при наличии в приказе констатирующей части её записывают полностью, а затем извлекают тот пункт, который необходим для работы.

Заверительная надпись (отделяют от текста 2-3 интервалами). При необходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск печати.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения и указания. Они создаются аналогично приказам [10].

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса.

Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым оно адресовано.

Распоряжение и указания оформляются на бланках формата А 4.

Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом "Наименование вида документа" [11].

Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Различаются постановления организационные и адресуемые. Первые - позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана и т.д. Вторые - предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами [12].

2. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

2.1Программа исследования документооборота ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

Методологическая часть

Проблемной ситуацией исследования является тот факт, что в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы нормативного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер. Для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. На сегодняшний день предъявляются особые требования к документированию управленческой деятельности, так как этот процесс влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников.

Организация работы с нормативными документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям.

К сожалению в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

Объект исследования - нижнекамское производственное предприятие - ООО "Завод крупнопанельного домостроения".

Предметом исследования является действующая на предприятии система нормативного обеспечения.

Целью данного исследования является выявление недостатков в действующей системе нормативного обеспечения ООО "Завод крупнопанельного домостроения".

Для проведения исследования были выдвинуты следующий гипотезы:

1)на предприятии очень большой объем внутренней документации, затрудняющий процесс принятия решений и усвоение информации

2)процесс ознакомления с документацией и доведения ее до сведения работников не совершенен

)отсутствует налаженная автоматизированная система документооборота на предприятии

Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:

1)проанализировать количественный и качественный состав нормативной документации на предприятии за два последних года (2009-2010)

2)рассмотреть процесс ознакомления сотрудников с нормативными документами

)исследовать уровень автоматизированности документооборота

Локальный нормативный акт - нормативное предписание, принятое на уровне конкретного предприятия, учреждения, организации и регулирующее их внутреннюю жизнь (например, правила внутреннего распорядка).

Документооборот - движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Система "ДЕЛО" - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Методическая часть

Обоснование выбора метода исследования

Для проведения исследования был выбран метод анализа документов, контент-анализ.

Значительная часть информации, необходимая исследователю в его работе, содержится в документальных источниках. В социологии их изучение как этап социологического исследования называют анализом существующих данных, или вторичным анализом данных. Полное представление о содержании документальных источников во многих случаях позволяет получить информацию, достаточную для решения возникшей проблемы или углубить анализ проблемы.

Контент-анализ - это метод изучения сообщений, создаваемых в различных сферах социальной коммуникации и зафиксированных в форме письменного текста на бумаге или записи на каких-либо иных физических носителях.

Его суть заключается в том, чтобы найти и использовать для подсчёта такие признаки документа, которые отражали бы определённые существенные стороны его содержания.

Рабочий план исследования

МероприятияСрокРазработка программы исследования15.02.2011 - 01.03.2011Проведение анализа документов и контент-анализа02.03.2011 - 02.04.2011Обработка результатов исследования02.04.2011 - 15.04.2011Подведение итогов15.04.2011 - 30.04.2011

2.2Анализ документооборота ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

Для проведения исследования нормативного обеспечения управления было выбрано предприятие ООО "Завод крупнопанельного домостроения".

ООО "ЗКПД" входит в состав УК "Камаглавстрой" и выполняет работу по изготовлению и комплектную поставку деталей домостроения 84 серии. Перечень выпускаемой продукции:

·сборные железобетонные изделия - детали домостроения;

·сваи;

·блоки;

·металлоконструкции;

·товарный бетон;

·лестничные марши и площадки;

·перегородки;

·ступени;

·шахты лифта;

·металлоизделия и конструкции.

Для достижения цели и задач исследования проведен анализ нормативной документации предприятия за 2009 - 2010 год.

Генеральный директор <#"justify">Наименование документа2009 год, шт2010 год, шт.Абсолютное изменение, шт.Темп роста, %Входящие734114040655,3Исходящие1344172938528,6Приказы, в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу2045 842 650 5532173 943 639 591128 101 -11 386,3 12,0 -1,7 6,9Внутренние, в том числе: - финансовые - служебные3444 1622 18223005 1680 1325-439 58 -497-12,7 3,6 -27,3Итого в год:756780474806,3В среднем за день283027,1Выручка от реализации, тыс. руб.54387654981111120,4

Таким образом, проведенный анализ <#"justify">Заключение

На основании результатов проделанной работы можно сделать следующие выводы.

Информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. В составе информационного обеспечения необходимо выделить важнейшую его составляющую - это нормативная информация, находящая отражение в локальных нормативных актах. К ним относятся: приказы, распоряжения, протоколы, служебные, докладные, пояснительные записки, инструкции, правила, кодексы и т.д.

В целях выявления недостатков нормативного обеспечения на предприятии было проведено исследование данной обеспечивающей подсистемы управления. В качестве объекта исследования выступило нижнекамское предприятие ООО "Завод крупнопанельного домостроения".

Методом исследования был выбран анализ документов и контен-анализ. В ходе исследования было выявлено следующее:

на предприятии очень большой объем внутренней документации, затрудняющий процесс принятия решений и усвоение информации

процесс ознакомления с документацией и доведения ее до сведения работников не совершенен

отсутствует налаженная автоматизированная система документооборота на предприятии.

В целях совершенствования системы нормативного обеспечения данного предприятия выдвинуты предложения по автоматизации процесса документооборота.

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.

При внедрении электронного документооборота рекомендуется:

постепенно увеличивать удельный вес ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);

своевременно модернизировать техническое и программное обеспечение;

первоочередное использовать ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

предпочтительно использовать ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);

ясно понимать необходимость внедрения подобных систем руководством организации.

В качестве электронной программы предлагается использовать систему "ДЕЛО". К числу преимуществ данной системы можно отнести:

быстрый поиск документов;

эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

сокращение сроков подготовки и согласования документов;

получение сводных отчетов и журналов;

быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

отслеживание хода исполнения резолюций;

журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки.

Список использованных источников

1Яновский А. Информационное обеспечение управленческой деятельности//Вопросы управления. - 2004. - №2. - С. 110 - 120

Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник. М.: Экзамен, 2006 г.- 480 с.

3Мишин А.В. Исследование систем управления. Учебник для вузов. М.:Юнити-Дана, 2007. - 527 с.

Сендеров В.Л. Исследование систем управления.: Учебник для вузов. М.: МГОУ, 2001.- 189 с.

Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА - М., 2006. - 474 с.

Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин - СПб.: Проспект, 2005. - 347 с.

Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления / Л.Р. Фионова // Делопроизводство: информационно - аналитический журнал. - 2006. № 1.- С. 16-20

Каменева Е.М. Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии // Делопроизводство и документооборот на предприятии / №5, 2010. - С.10-15

В.Ф. Янковая, Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве // Секретарь-референт. - 2007. №8. - С.25-29

Электронный документооборот и управление бизнес - процессами [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/ArticleHelp.asp?l=ru (01.03.2011).

Документооборот и делопроизводство [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.wss-consulting.ru/163.php (01.03.2011).

Веденин Д. В. Исполнение приказа или распоряжения на обстоятельство, исключаюшее преступность деяния [ электронный ресурс ] / Д. В. Веденин. - Екатеринбург: Изд. Уральского юридического института МВД Росси, 2001. - Режим доступа: http://www.pravo.vuzlib.net/book_z2171_page_5.html (07. 03. 2011).

Пахчанин А. Внедрение систем электронного документооборота [электронный ресурс] / А. Пахчанин // Диресктрор ИС. - М., 2011, - Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687 (07.03.2011).

Автоматизированная система документооборота [электронный ресурс] // Институтпроблем передачи информации им. Харакевича РАМ. - 2011. Режим доступа: http://www.iitp.ru/ru/science/works/524.htm (10.03.2011).

Документооборот на предприятии [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.avacco.ru/page.asp?code=documentooborot_na_predpriyatii (10.03.2011).