Особенности разработки управленческих решений

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретический аспект технологии разработки и реализации управленческого решения

1.1 Сущность, цели, задачи и принципы технологии разработки управленческих решений

1.2 Классификация технологий разработки управленческих решений

1.3 Процесс принятия решения и его структура

Глава 2. Диагностический анализ деятельности администрации Центрального района г. Сочи

2.1 Анализ внутренней среды Администрации Центрального района г. Сочи

2.2 Анализ внешней среды Администрации Центрального района г. Сочи

2.3 Особенности процесса принятия и реализации управленческих решений руководителями структурных подразделений Администрации Центрального района г. Сочи

Глава 3. Совершенствования управления деятельностью Администрации Центрального района г. Сочи

3.1 Анализ системы документооборота Администрации Центрального района г. Сочи

3.2 Рекомендации по совершенствованию технологий разработки управленческих решений

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальность темы определена тем, что процесс жизнедеятельности каждой организации связан с процессом непрерывного изменения и развития. Организация может реализовывать стоящие перед ней цели только в том случае, если ее изменения адекватны изменениям и требованиям существующей экономической среды рыночных отношений.

Для современного состояния науки характерен переход к глобальному рассмотрению степени разработанности проблемы "Технология разработки и реализации принятия управленческого решения", вопросам исследования посвящено множество работ. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике рассмотрены более узкие вопросы проблемы "Технология принятия управленческого решения". Однако требуется учет современных условий при исследовании проблематики обозначенной темы.

Реальные ситуации, которые складываются в современной общественно-политической и экономической жизни общества, можно охарактеризовать как достаточно сложные. Современные руководители должны обладать знаниями, умениями и навыками, позволяющими не только адекватно реагировать на изменения управленческих ситуаций, но и предвидеть их. В этой связи важнейшая роль в процессе управления отводится разработке и реализации обоснованных управленческих решений.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы "Технология разработки УР на примере администрации Центрального района г. Сочи" определяют несомненную новизну данного исследования. Дальнейшее внимание к вопросу о проблеме "Технология разработки УР" необходимо в целях использования современных технологий принятия управленческих решений является важным для руководителя, одним из основных профессиональных умений которого является умение принимать эффективные управленческие решения. И в острой конкурентной борьбе при прочих равных условиях добиваются успеха, устойчиво развиваются и выживают те организации, которые поставили себе на службу дополнительные возможности, предоставляемые технологиями принятия управленческих решений.

Темой данной работы является технология разработки и реализации принятия управленческих решений на примере администрации Центрального района г. Сочи.

Объектом исследования является деятельность администрации Центрального района г. Сочи

Предмет исследования - технология разработки и реализация управленческих решений в муниципальном учреждении.

Целью данной курсовой работы является изучение технологии разработки и реализации управленческих решений. В рамках данной работы будут решены следующие задачи:

. Изучить организацию процесса разработки управленческого решения;

. Обеспечить реализацию процесса принятия управленческих решений;

. Выявить виды информационных ресурсов, определить требования к определению решений.

. Предложить пути совершенствования разработки управленческих решений в администрации Центрального района г. Сочи. Проанализировать систему учета, контроля и мотивацию реализации управленческих решений.

Принятие решений является важной частью любой управленческой деятельности. Эффективность управления во многом обусловлена качеством таких решений. В решениях фиксируется вся совокупность отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности и управления организацией. Если коммуникации - своего рода "стержень", пронизывающий любую деятельность в организации, то принятие решений - это "центр", вокруг которого вращается жизнь организации. Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений.

Существенный вклад в исследование проблем эффективности менеджмента, поведения организации при решении поставленных целей внесли ученые-экономисты и практики И. Ансофф, Х. Виссема, П. Друкер, М. Портер, Г. Саймон, А. Стрикленд, С. Фишер и др. Вопросам исследования сущности и содержания управленческих решений посвятили свои работы В.В. Глущенко, А.Г. Ивасенко, И.Д. Ладанов, А.Э. Саак, Л.Е. Соколова и др. Рассмотрению проблем, связанных с принятием управленческих решений уделили внимание Е.И. Бражко, Е.П. Голубков, О.С. Виханский, И.Л. Карданская, Л.И. Лукичева, Р.А. Фатхудинов, Е.Ю. Хрусталев, Л.П. Яновский и др.

Существуют разнообразные точки зрения на то, какие решения, принимаемые человеком в организации, считать управленческими. Некоторые специалисты относят к таковым, например, решение о поступлении человека на работу, решение об увольнении с неё и т.п. оправданной представляется точка зрения, согласно которой к управленческим следует относить лишь те решения, которые затрагивают отношения в организации.

управленческое решение администрация структура

Глава 1. Теоретический аспект технологии разработки и реализации управленческого решения

1.1 Сущность, цели, задачи и принципы технологии разработки управленческих решений

Технологии разработки управленческих решений в значительной степени определяют эффективность управления организационным, технологическим, инновационным, ресурсным, информационным потенциалом современных организаций и представляют собой совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных действий, которые обеспечивают разработку и реализацию управленческих решений. При этом алгоритм разработки и принятия управленческих решений с соответствующими целями, задачами, методами, способами и инструментами воздействия может быть весьма различным. С позиции системного подхода технология разработки эффективных управленческих решений - задач.

В последнее время появились подходы, которые рассматриваются как универсальное средство решения всех сложных проблем. Наибольшую известность среди них получил системный подход.

В соответствии с этим подходом выделяются следующие этапы технологии разработки управленческих решений или проблем:

выяснение задачи и выбор цели;

перечисление или изобретение альтернатив;

анализ альтернатив;

выбор наилучшего решения;

представление результатов.

Управленческое решение - это решение, принятое в социальной системе и направленное на стратегическое планирование, управление управленческой деятельностью, человеческими ресурсами, производственной и обслуживающей деятельностью, формирование системы управления организации (методология, структура, процесс, механизм), управленческое консультирование и коммуникации с внешней средой, совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, обеспечивает реализацию управленческих задач.

Технология разработки управленческого решения структурно включает:

предмет решения - конкретная тема, проблема, сложный теоретический вопрос или практическая ситуация, которые не позволяют в данных условиях получить желательный результат;

субъект решения, то есть лиц, наделенных правом инициировать решения и реализовывать их;

объект решения - исполнители решения;

цель подготовки решения;

причины подготовки и реализации решения;

персонал или население, для которых готовится или реализуется управленческое решение.

В соответствии с требованиями современных технологий остановимся на системных признаках разработки управленческих решений, к которым относятся одни авторы относят целостность, связность, структурность, органичность, эффективность, экономичность, своевременность, обоснованность, реальность, универсальность и так далее. Остановимся на некоторых, наиболее важных из них. Эффективность - решение должно наиболее полно обеспечивать достижение организацией поставленной цели. Экономичность - решение должно обеспечивать достижение поставленной цели с наименьшими затратами. Своевременность - прекрасная идея (альтернатива) может устареть и не принести результата.

Обоснованность - исполнители должны быть убеждены, что решение обосновано. Реальность - нельзя принимать нереальные, абстрактные решения. Они должны быть эффективными и соответствовать силам и средствам коллектива, их выполняющего.

В технологии также учитывается ряд специфических особенностей управленческих решений:

они оказывают важное воздействие на большие коллективы людей, срок их последействия достаточно высок;

каждое из них в значительной мере определяет последующие решения;

ответственность за принимаемые решения очень высока.

В качестве основных проблем различных технологий разработки управленческих решений можно назвать следующие:

давление сроков;

быстрая смена условий и возникающих проблем и задач;

недостаток квалификации лица, принимающего решение вызванный, с одной стороны, динамичностью ситуации, с другой стороны карьерный рост менеджера часто опережает рост его квалификации;

нехватка информации, ее дороговизна и низкое качество;

ненадежность имеющихся методов, их несоответствие возникающим задачам, недостаточный уровень детализации, формализации и возможности адаптации к конкретной ситуации;

необходимость сочетания интересов различных групп в рамках одного решения и разногласия между лицами, принимающими решения; засилье рутины и др.

Как процесс технология разработки и принятия управленческого решения - это алгоритм, последовательность определенных действий, поиск, группировка и анализ достаточной и необходимой информации для разработки, утверждения и реализации.

Как явление технология разработки управленческого решения это план мероприятий, постановление, письменное или устное распоряжение.

В технологиях разработки управленческих решений различают их различные основы или сущности. Так, экономическая сущность управленческого решения в технологии разработки проявляется в том, что на подготовку и реализацию любого управленческого решения требуется финансовые, материальные и другие затраты. Каждое управленческое решение имеет реальную стоимость. Реализация эффективного управленческого решения принесет предприятию прямой или косвенный доход, а ошибочное решение - убытки. Организационная сущность управленческого решения в технологии разработки проявляется в том, что к этой работе привлекается персонал. Для эффективной разработки необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать инструкции и положения, наделить работников полномочиями, правами, обязанностями и ответственностью, наладить систему контроля, выделить необходимые ресурсы, в том числе информационные, обеспечить работников необходимой техникой и технологией, постоянно координировать их работу.

Социальная сущность управленческого решения в технологии разработки заложена в механизме управления персоналом, который включает рычаги воздействия на человека для согласования их деятельности в коллективе. К этим рычагам относят потребности и интересы человека, мотивы и стимулы, установки и ценности. Социальная сущность управленческого решения на стадии разработки проявляется, прежде всего, в определении и уточнении цели управленческого решения.

Правовая сущность управленческого решения в технологии разработки заключается в точном соблюдении законодательных актов РФ и ее международных обязательств, уставных и других документов самой организации или предприятия.

Технологическая сущность управленческого решения в технологии его разработки обуславливает обеспечение персонала необходимыми техническими, информационными средствами и ресурсами для подготовки и реализации управленческого решения.

Сущность управленческих решений связано с социальными, экономическими, организационными, правовыми и технологическими интересами организации (рис 1).

Рис. 1 Сущность управленческих решений

Экономическая сущность управленческих решений проявляется в том, что на разработку и реализацию любого решения требуются финансовые, материальные и другие ресурсы. Поэтому каждое управленческое решение имеет свою стоимость. Реализация эффективного управленческого решения должна принести компании прямой или косвенный доход, а ошибочное решение приводит к убыткам, а иногда к прекращению деятельности компании.

сформировать работоспособный коллектив;

разработать инструкции и положения, регламентирующие полномочия, права, обязанности и ответственность работников;

выделить необходимые ресурсы, в том числе финансовые и информационные;

обеспечить работников необходимым оборудованием;

наладить систему контроля;

постоянно координировать процесс разработки и реализации УР.

Социальная сущность управленческого решения заложена в механизме управления персоналом, который включает рычаги воздействия на сотрудника с целью побуждения его к активной деятельности в коллективе. К этим рычагам относятся:

потребности; - интересы;

мотивы поведения; - установки;

ценности человека.

Правовая сущность управленческого решения состоит в точном соблюдении нормативно - правовых актов, а также устава и других документов самой компании. Нарушение законодательства при разработке управленческих решений может привести к отмене решения, юридической ответственности за его реализацию.

Технологическая сущность управленческого решения проявляется в возможности обеспечения персонала необходимыми техническими, информационными средствами и ресурсами для разработки и реализации управленческих решений. Планируя разработку и реализацию управленческих решений, руководитель одновременно должен формировать для него технологическую основу

Таким образом, технология разработки управленческих решений является важной составной частью любой управленческой деятельности. Это сложный технологический процесс, центр, вокруг которого вращается жизнь организации. Решение можно рассматривать как продукт управленческой деятельности, а его разработку и принятие - как процесс, ведущий к появлению этого продукта.

1.2 Классификация технологий разработки управленческих решений

Классификация технологий разработки управленческих решений представляет собой их группировку в зависимости от функциональной направленности решений, характера их подготовки и реализации, времени действия и уровня принимаемых решений, частоте или повторяемости выполнения этих решений, числу лиц, ведущих разработку решения, продолжительности периода, степени обязательности исполнения управленческих решений, способам их принятия и широте охвата, предопределенности, масштабам, жесткости регламентации, направлению воздействия, надежности исходной информации, способам фиксации, способам принятия и другим параметрам. Технологии, безусловно, не являются раз и навсегда данными. Они постоянно совершенствуются.

Вместе с тем, технологии разработки различных управленческих решений имеют свои алгоритмы и сводятся, как правило, к выбору направления действии. Даже самая лучшая технология разработки управленческих решений еще не гарантия, что разработанное решение будет самым оптимальным и рациональным. Другой момент состоит в том, что разработка решения - это психологический процесс. Известно, что человеческое поведение не всегда логично. Иногда в самой лучшей технологии разработчиками движет логика, иногда чувства. Поэтому неудивительно, что способы, используемые для разработки и принятия управленческих решений, варьируют от спонтанных до высоко логичных. Классификация технологий, то есть их группировка, возможна по различным основаниям. Рассмотрим некоторые, наиболее известные из них.

Технологии разработки управленческих решений по функциональной направленности, включают специальные алгоритмы, приемы, методы, способы, показатели разработки прогнозирующих, планирующих, организационных, активизирующих, контролирующих, управленческих других решений.

При этом технология разработки прогнозирующих решений определяется специальными исследованиями для формирования заключения о возможном развитии и результатах какого-либо управленческого процесса. Разработка планирующих управленческих решений, базируется на выборе наиболее приемлемых прогнозов для разработки детального плана развития. Технологии разработки организационных решений предусматривают формирование новой и усовершенствование имеющейся структуры управления организации, а также административные мероприятия по выполнению заданий, направленных на реализацию плана. Технология разработки активизирующих управленческих решений направлена на активизацию деятельности работников за счет стимулирования и мобилизации с целью эффективного выполнения задания. Технологии разработки координирующих решений определяются необходимостью гармонизации деятельности при появлении непредвиденных в плане воздействий внутренней или внешней среды. Технологии разработки контролирующих управленческих решений, направлены на обеспечение своевременного выполнения планов и намеченных рубежей развития. Технологии разработки информирующих управленческих решений направлены на ознакомление инициаторов и исполнителей решения с необходимыми сведениями, а также с промежуточными и конечными результатами выполнения задания.

Технологии разработки управленческих решений по характеру решения задач, времени действия, уровням принятия классифицируются на технологии разработки стратегических, тактических, оперативных управленческих решений. Технологии разработки стратегических управленческих решений определяют основной путь развития организации, разрабатываются и принимаются на высшем уровне управления организацией. Эти технологии отражают разработку решений, которые диктуются внешними обстоятельствами, Как правило, они являются инициативными. Технологии разработки тактических управленческих решений представляют собой конкретные способы продвижения к поставленным проблемам, разрабатываются и принимаются на среднем уровне управления организацией. Они имеют характер предписания. Технологии разработки оперативных управленческих решений представляют собой разработку конкретных действий отделов и подразделений, принимаемых на низшем уровне управления организацией.

Технологии разработки управленческих решений по частоте или повторяемости выполнения, сложности, трудности принимаемого решения классифицируются на технологии разработки рутинных, селективных, адаптивных и инновационных управленческих решений.

Технологии разработки рутинных управленческих решений представляют собой разработку стандартных решений в соответствии с имеющимся алгоритмом. Несколько иную картину представляет технология разработки селективных или выборочных (однотипных) решений, в которых представляется возможность выбрать и установить цель, а затем уже спланировать работу. Адаптивные (разнотипные) - решения, разрабатываются по совершенно иной технологии, в которой нет четкого алгоритма. Разработчик (менеджер) разрабатывая новое решение, приспосабливается к ситуации. В этой технологии требуется анализировать возможный риск, а именно, прорабатывать различные ситуации и решения. Технологии разработки инновационных управленческих решений представляют собой разработку управленческих решений, которые требуют творческого подхода к проблеме, системного прогнозирования событий, интеллекта, интуиции.

Технологии разработки управленческих решений по числу лиц, принимающих решения классифицируются на технологии разработки индивидуальных, коллективных, единоличных управленческих решений.

Технологии разработки единоличных управленческих решений представляют собой разработку, которая целиком и полностью разрабатывается руководителем самостоятельно, без обсуждения с кем-либо. Технологии разработки индивидуальных управленческих решений представляют собой разработку, которые разрабатываются и принимаются руководителем самостоятельно после обсуждения с экспертами или персоналом. Технологии разработки коллективных управленческих решений вырабатываются совместно после обсуждения в группе экспертов и подчиненных.

Технологии разработки управленческих решений по продолжительности классифицируются на технологии разработки долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных управленческих решений. При этом технология разработки долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных управленческих решений определяется сроками их реализации. Долгосрочные разрабатываются на срок свыше 5 лет, среднесрочные - от года до 5 лет, краткосрочные на срок в течение года.

Технологии разработки управленческих решений по степени обязательности исполнения классифицируются на технологии разработки директивных, рекомендательных и ориентирующих управленческих решений. Технологии разработки управленческих решений директивного характера, разрабатываются и принимаются высшими органами управления в стабильных условиях по поводу наиболее важных проблем организации и предназначенные для обязательного использования. Технологии разработки управленческих решений рекомендательного характера разрабатываются различного рода комитетами или комиссиями. Их использование желательно, по не обязательно, поскольку те, к кому эти решения относятся, формально не подчиняются тем, кто их принимает. Технологии разработки управленческих решений ориентирующего характера разрабатываются для субъектов, которые во многом не зависят от тех, кто эти разрабатывает и принимает.

В классификации технологий разработки управленческих решений выделяют также технологии разработки консультативного и совместного характера. Технологии разработки консультативных управленческих решений предполагают, что липа принимающие их, советуются с окружающими, а затем на основе рекомендаций делают собственный выбор. Технологии разработки совместные управленческих решений, определяется результатом взаимного согласия всех участников.

Технологии разработки управленческих решений по широте охвата (масштабам воздействия) делятся на технологии разработки общих и частных или специальных управленческих решений. Технологии разработки общих управленческих решений, касающиеся одинаковых для всех проблем. Они вносят в деятельность организации элемент стабильности. И технологии разработки специальных управленческих решений, относящиеся к узким проблемам, присущим только одному подразделению или группе работающих в нем людей.

Технологии разработки запрограммированных управленческих решений основаны на детализированной последовательности действий в строго определенных ситуациях, их можно считать важным вспомогательным средством в принятии эффективных организационных решений. Определив, каким должно быть решение, руководство снижает в процессе технологической разработки вероятность ошибки. Этим также экономится время, поскольку подчиненным не приходится разрабатывать новую правильную процедуру всякий раз, когда возникает соответствующая ситуация. Неудивительно, что руководство часто программирует решения под ситуации, повторяющиеся с определенной регулярностью. Руководству очень важно иметь уверенность в том, что процедура принятия решений, и в самом деле, правильна и желательна. Очевидно, если запрограммированная процедура становится неверной и нежелательной, решения, принятые с ее помощью, будет неэффективными, а руководство утратит уважение своих работников и тех людей вне организации, на которых принимаемые решения сказываются. Однако, чем выше уровень управления, на котором принимается решения, и чем больше их важность, тем меньше доля технологически запрограммированных решений. Незапрограммированные решения требуются в ситуациях, которые в определенной мере новы, внутренне не структурированы или сопряжены с неизвестными факторами. Поскольку заранее невозможно составить конкретную последовательность необходимых шагов, руководство должно разработать процедуру принятия решения. К числу незапрограммированных можно отнести решения следующего типа: какими должны быть цели организации, как улучшить продукцию, как усовершенствовать структуру управленческого подразделения, как усилить мотивацию подчиненных. В каждой из подобных ситуаций истинной причиной проблемы может быть любой из факторов. В тоже время руководство располагает множеством вариантов выбора.

В классификации технологий разработки управленческих решений выделяют также технологии разработки управленческих решений по масштабам характера - глобальные (многоуровневые) и локальные (одноуровневые). В зависимости от глубины воздействия технологии разработки управленческих решений глобального (многоуровневого) характера, предполагает разработку решений, которые затрагивают всю организацию в целом или различные уровни одновременно, тогда как технологии разработки локальных (одноуровневых) решения, касаются только одной части организации или стороны ее деятельности, либо одного ее уровня.

Технологии разработки управленческих решений по направлению воздействия делятся на технологии разработки внутренних и внешних управленческих решений. Технологии разработки внутренних управленческих решений касаются взаимодействия организации с окружающей средой, внешних - внутри организации и касающиеся ее подразделений, отделов и служащих.

Технологии разработки управленческих решений по жесткости регламентации подразделяются на технологии разработки контурных, структурированных и алгоритмических решений. Так, технологии разработки контурных технологий лишь приблизительно обозначают схему действий подчиненных и дают им широкий простор для выбора приемов и методов их осуществления, структурированных - жестко регламентирующие действия подчиненных, инициатива с их стороны может проявляться лишь в решении второстепенных вопросов, алгоритмические - с предельно жесткой регламентацией деятельности подчиненных, практически исключают их инициативу.

В классификации технологий разработки управленческих решений выделяют также технологии разработки управленческих решений по надежности исходной информации. В зависимости от исходной информации технологии разработки управленческих решений осуществляется в определенных условиях по четко сформулированному алгоритму. Эти технологии оправданы в условиях риска, в условиях неполной ясности и зависящие в определенной степени от интуиции. На базе неполной и неточной информации (эвристические) решения, разрабатываются с помощью методов обработки информации, основанных на интуиции, обобщениях, представлениях, опыте, ассоциациях.

Технологии разработки управленческих решений по способу фиксации подразделяются на фиксированные или письменные, устные и виртуальные. Технология разработки фиксированных в письменной форме или в устной необходима для экономической и правовой экспертизы и в дальнейшем для исполнения, их устная форма также может носить правовой характер. Что же касается технологии разработки виртуальных управленческих решений, фиксация которых связана с постепенным внедрением для деловую документацию электронной почты, подписи и печати, то современные деловые электронные коммуникации становятся все более востребованными. Документы в электронном виде имеют юридический статус по законодательству РФ.

Технологии разработки современных управленческих решений базируются также на основе суждений, выборе, знаниях, накопленном опыте. Такие решения в современных технологиях иногда кажутся интуитивными, поскольку логика их неочевидна. Разработчик использует знание о том, что случалось в сходных ситуациях ранее, чтобы спрогнозировать результат альтернативных вариантов выбора в существующей ситуации. Опираясь на здравый смысл, он выбирает альтернативу, которая принесла успех в прошлом. Суждение как основа управленческого решения полезно, поскольку деловые ситуации имеют тенденцию к частому повторению. Например, ранее разработанное и принятое решение может сработать снова не хуже, чем прежде. Разработка в технологии уравновешенных решений, учитывающих баланс интересов заинтересованных сторон, эффективны для исполнителей с высокой квалификацией. Достаточно часто в технологиях разработки управленческих решений используются импульсивные решения, основанные на неожиданном озарении разработчика, стечении обстоятельств. Иногда импульсивные решения являются выходом давно назревших идей. Эти решения хорошо укладываются в технологии, которые легко генерируют самые разнообразные идеи, конечно, с их детальной проверкой, уточнением и оценкой. Другим элементом совершенствования технологий разработки управленческих решений являются контрольные и уточняющие действия над генерированием идей. В таких технологических разработках могут иметь место оригинальность, новаторство, они могут быть очень полезны. Рискованность и осторожность эффективны при общем позитивном настрое руководства и исполнителей, когда возможная неудача существенно не ухудшит материального или социального состояния коллектива, при этом тщательность оценки всех вариантов, критический подход к разработке обязательны. При этом, в основе совершенствования системы технологической разработки и принятия эффективных управленческих решений лежат базовые принципы системности, целостности, функциональности, управляемости, целенаправленности, адекватности, наблюдаемости, иерархичности, комплексности, альтернативности и другие.

1.3 Процесс принятия решения и его структура

Под технологией принятия решений следует понимать состав и последовательность процедур, приводящих к решению проблем организации, в комплексе с методами разработки и оптимизации альтернатив.

Для руководителя принятие решений не является самоцелью. Основное, что должно заботить менеджера, - не сам выбор альтернативы, а разрешение определенной управленческой проблемы. Для разрешения же проблемы очень часто требуется не единичное решение, а определенная последовательность решений и, главное, их осуществление. Поэтому решение - это не одномоментный акт, а результат процесса, развивающегося во времени и имеющего определенную структуру. Исходя из этого, можно дать следующее определение этого процесса.

Процесс принятия решений - это циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, принятии решения и организации его выполнения.

Наиболее целостное и наглядное представление о процессе принятия решений дает схема, отражающая его основные стадии и порядок их следования, (рис. 2).

Рис. 2. Состав и последовательность процедур процесса принятия управленческих решений

Следует, однако, отметить, что схема эта является идеализированной моделью, так как реальные процессы принятия решений, вследствие разнообразия организаций, ситуаций и проблем, требующих решения, как правило, от нее отличаются, т.е. фактически структура ППУР во многом определяется ситуацией и решаемой проблемой.

Основные процедуры процесса принятия управленческого решения.

Анализ ситуации. Для возникновения необходимости принять управленческое решение, нужен сигнал о внешнем или внутреннем воздействии, вызвавшем или способном вызвать отклонение от заданного режима функционирования системы, т.е. наличие управленческой ситуации. Поэтому одним из важнейших условий принятия правильного решения является анализ ситуации.

Анализ управленческой ситуации требует сбора и обработки информации. Этот этап выполняет функцию восприятия организацией внешней и внутренней среды. Данные о состоянии основных факторов внешней среды и положении дел в организации поступают к менеджерам и специалистам, которые классифицируют, анализируют информацию и сравнивают реальные значения контролируемых параметров с запланированными или прогнозируемыми, что в свою очередь позволяет им выявить проблемы, которые следует решать.

Идентификация проблемы. Первый шаг на пути решения проблемы - ее определение или диагноз, полный и правильный. Как принято говорить, правильно сформулировать проблему - значит наполовину решить ее.

Существуют два взгляда на сущность проблемы. Согласно одному, проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты или существует отклонение от заданного уровня, например, мастер может установить, что производительность труда или качество изделий на его участке ниже нормы. В соответствии с другим, как проблему следует рассматривать также и потенциальную возможность повышения эффективности. Объединяя оба эти подхода, будем понимать под проблемой расхождение между желаемым и реальным состоянием управляемого объекта.

Выявление и формулировка проблемы - весьма сложная процедура. Дело в том, что в момент своего возникновения многие важнейшие проблемы слабо структурированы, т.е. не содержат очевидных целей, альтернативных путей их достижения, представления о затратах и эффекте, связанных с каждым из вариантов, и доведение этих проблем до количественной определенности (структурирование) требует от руководителей не только знаний и опыта, но и таланта, интуиции, творческого подхода.

Пользуясь медицинской терминологией, первый шаг в диагностировании сложной проблемы - установление симптомов. Общими симптомами болезни организации являются: низкие - прибыль, объем продаж, производительность труда, качество товаров и услуг; высокие - издержки, текучесть кадров, многочисленные конфликты. Выявление симптомов помогает определить проблему в общем виде, однако подобно тому, как различные болезни нередко имеют общие симптомы (головная боль может быть вызвана и обычным переутомлением и гипертонией), различные причины могут вызывать сходные организационные проблемы (низкое качество товара может быть следствием как изношенности оборудования, так и недостаточной квалификации рабочих). Поэтому менеджеры должны более глубоко исследовать причины возникшей проблемы и не спешить устранять только ее симптомы.

Нельзя также забывать, что все элементы и работы в организации взаимосвязаны ц решение какой-либо проблемы в одной части организации может вызвать появление проблем в других. Поэтому, определяя решаемую проблему, следует стремиться к тому, чтобы число вновь возникающих при этом проблем было минимальным.

Определение критериев выбора. Прежде чем рассматривать возможные варианты решения возникшей проблемы, руководителю необходимо определить показатели, по которым будет производиться сравнение альтернатив и выбор наилучшей. Эти показатели принято называть критериями выбора. Например, принимая решение о приобретении нового оборудования, можно ориентироваться на критерии цены, производительности, эксплуатационных расходов, эргономичности и т.п., а в случае принятия решения о приеме на работу нового сотрудника, критериями выбора среди кандидатов могут быть: образование, опыт работы, возраст, личные качества.

Разработка альтернатив. Следующий этап - разработка набора альтернативных решений проблемы. В идеале желательно выявить все возможные альтернативные пути решения проблемы, только в этом случае решение может быть оптимальным. Однако на практике руководитель не располагает (и не может располагать) такими запасами знаний и времени, чтобы сформулировать и оценить каждую возможную альтернативу. Менеджеры хорошо понимают, что поиск оптимального решения очень труден, занимает много времени и дорого стоит, поэтому они ищут не оптимальный, а достаточно хороший, приемлемый вариант, позволяющий снять проблему и помогающий отсечь заранее непригодные альтернативы, критерии выбора, определенные на предыдущем этапе.

Наряду с положением, когда варианты решения проблемы заранее известны или обнаруживаются без особых трудностей, часто бывают ситуации, при которых решаемая проблема не встречалась раньше, т.е. возможные альтернативы неизвестны и их необходимо предварительно сформулировать. В таких случаях весьма полезным может оказаться коллективное обсуждение проблемы и генерирование альтернатив.

Выбор альтернативы. Разработав возможные варианты решения проблемы, их необходимо оценить, т.е. сравнить достоинства и недостатки каждой альтернативы и объективно проанализировать вероятные результаты их реализации. Для сопоставления вариантов решения необходимо иметь стандарты или критерии, по которым их можно сравнивать. Такие критерии выбора были установлены на третьем этапе. С их помощью и производится выбор наилучшей альтернативы.

Поскольку выбор осуществляется, как правило, на основе нескольких критериев, а не одного, он всегда носит характер компромисса. Кроме того, при оценке возможных вариантов решения руководитель фактически имеет дело с прогнозными оценками сравниваемых величин, а они всегда вероятностные. Поэтому очень важно учитывать фактор риска, т.е. определять вероятность осуществления каждой альтернативы. Учет фактора риска приводит к пересмотру самого понятия наилучшего решения: им является не тот вариант, который максимизирует или минимизирует некоторый показатель, а тот, который обеспечивает его достижение с наиболее высокой степенью вероятности.

Согласование решения. В современных системах управления в результате разделения труда сложилось положение, при котором подготавливают, разрабатывают решение одни работники организации, принимают или утверждают - другие, а выполняют - третьи. Иначе говоря, руководитель часто утверждает и несет ответственность за решение, которого не разрабатывал, специалисты, готовившие и анализировавшие решение, не участвуют в его реализации, а исполнители не принимают участия в подготовке и обсуждении готовящихся решений. Принятие управленческих решений в организации довольно часто ошибочно рассматривается как индивидуальный, а не групповой процесс. Между тем, хотя основные этапы ППР организациями и отдельными людьми совпадают, формирование решений в организации (как показано в гл.1) существенно отличается от индивидуального принятия решения. Именно организация, а не отдельный руководитель должна реагировать на возникающие проблемы. И не один руководитель, а все члены организации должны стремиться к повышению эффективности ее работы. Конечно, менеджеры выбирают курс для организации, но чтобы решение было реализовано, необходимы совместные действия всех членов организации. Поэтому в групповых процессах принятия решений весьма существенную роль играет стадия согласования.

В идеальном случае исполнители будут действовать в соответствии с решениями менеджеров, однако практика далека от идеала и так происходит не всегда. Признание решения редко бывает автоматическим, даже если оно явно хорошее. Поэтому руководитель должен убеждать в правильности своей точки зрения, доказывать работникам, что его решение несет выгоды и организации, и отдельным ее членам. Практика показывает, что вероятность быстрой и эффективной реализации значительно возрастает, когда исполнители имеют возможность высказать свое мнение по поводу принимаемого решения, внести предложения, замечания и т.п. Тогда принятое решение воспринимается как свое, а не навязанное "сверху". Поэтому лучший способ согласования решения - привлечение работников к процессу его принятия. Разумеется, этот способ не надо абсолютизировать: встречаются ситуации, когда это невозможно или не рационально и менеджер вынужден принимать решение единолично, не прибегая к обсуждениям и согласованиям, но надо помнить, что систематическое игнорирование мнения подчиненных ведет к авторитарному стилю руководства.

Управление реализацией. Процесс решения проблемы не заканчивается выбором альтернативы: для получения реального эффекта принятое решение должно быть реализовано. Именно это и является главной задачей данного этапа.

Для успешной реализации решения, прежде всего, необходимо определить комплекс работ и ресурсов и распределить их по исполнителям и срокам, т.е. предусмотреть, кто, где, когда и какие действия должен предпринять и какие для этого необходимы ресурсы. Если речь идет о достаточно крупных решениях, это может потребовать разработки программы реализации решения. В ходе осуществления этого плана руководитель должен следить за тем, как выполняется решение, оказывать в случае необходимости помощь и вносить определенные коррективы.

Контроль и оценка результатов. Даже после того как решение окончательно введено в действие, процесс принятия решений не может считаться полностью завершенным, так как необходимо еще убедиться, оправдывает ли оно себя. Этой цели и служит этап контроля, выполняющий в данном процессе функцию обратной связи. На этом этапе производятся измерение и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить.

Не следует забывать, что решение всегда носит временный характер. Срок его эффективного действия можно считать равным периоду относительного постоянства проблемной ситуации. За его пределами решение может перестать давать эффект и даже превратиться в свою противоположность - не способствовать решению проблемы, а обострять ее. В связи с этим основная задача контроля - своевременно выявлять убывающую эффективность решения и необходимость в его корректировке или принятии нового решения. Кроме того, осуществление этого этапа является источником накопления и систематизации опыта в принятии решений.

Проблема контроля управленческих решений весьма актуальна, особенно для крупных бюрократических организаций. Можно принять немало разумных и полезных решений, но без рационально организованной системы контроля исполнения они останутся в "недрах делопроизводства" и не дадут ожидаемого эффекта.

Глава 2. Диагностический анализ деятельности администрации Центрального района г. Сочи

2.1 Анализ внутренней среды Администрации Центрального района г. Сочи

Администрация района города-курорта Сочи является территориальным органом администрации города исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления города-курорта Сочи. Администрацию Центрального района возглавляет глава администрации Центрального района.

Правовой основой деятельности администрации Центрального района являются: законодательство Российской Федерации, Краснодарского края, Устав города-курорта Сочи, нормативно-правовые акты города-курорта Сочи, определяющие полномочия администрации Центрального района.

Устав города Сочи и оформленные в виде правовых актов решения, принятые на местном референдуме, являются актами высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов имеют прямое действие.

В случае необходимости Глава города-курорта Сочи вправе передать главе администрации Центрального района дополнительные полномочия путем издания соответствующего постановления и предоставления финансового обеспечения.

Полномочия главы администрации Центрального района не могут выходить за пределы функций и полномочий Главы города-курорта Сочи, установленных законодательством РФ, Уставом города-курорта Сочи и иными актами уполномоченных органов.

Основной задачей администрации Центрального района является обеспечение выполнения отдельных исполнительно-распорядительных функций Главы города-курорта Сочи и администрации города на территории района с целью создания необходимых условий для жизнедеятельности населения муниципального образования.

Цель муниципального управления - повысить уровень жизнеобеспечения населения муниципального образования. Для этого муниципальное управление решает следующие задачи:

создает социальную инфраструктуру;

стабилизирует экономику;

регулирует социально-экономические процессы;

поддерживает экологическую обстановку;

сохраняет единое экономическое пространство.

Администрация Центрального района обладает правом юридического лица, имеет право открывать расчетные счета по исполнению сметы расходов, связанных с реализацией задач, возложенных на администрацию Центрального района Главой города-курорта Сочи, имеет в оперативном управлении обособленное имущество, может от своего имени вступать в имущественные и неимущественные отношения, приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, быть истцом и ответчиком в судебных органах, иметь собственные источники финансирования из средств местного бюджета, самостоятельную смету, печать с гербом города-курорта Сочи и своим полным наименованием: "Администрация Центрального района города-курорта Сочи, Краснодарского края Российской Федерации бланки и штампы: "Администрация Центрального района города-курорта Сочи".

Взаимодействие администрации района с органами государственной власти осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Законом Краснодарского края "О местном самоуправлении в Краснодарском крае".

Администрация района в своей работе в рамках своих полномочий взаимодействует с государственными органами, со всеми подразделениями администрации города, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности для осуществления своих функций, определенных Положением об администрации Центрального района г. Сочи.

Администрация Центрального района г. Сочи осуществляет следующие направления работы:

·              контроль за содержанием дорог местного значения, благоустройством и озеленением территории района в соответствии с требованиями СНиПов и финансированием затрат в порядке, установленном Главой города;

·              участие в разработке предложений по системе местных налогов, сборов и другим источникам финансовых поступлений в местный бюджет;

·              обеспечение оказания помощи в деятельности муниципальных учреждений здравоохранения, социальной защиты, культуры, спорта, дошкольного, основного общего и профессионального образования;

·              соблюдение требований охраны окружающей среды и санитарного благополучия на территории района, санитарного благополучия населения;

·              организация в пределах целевого бюджетного финансирования работы по благоустройству территории, эксплуатации, текущему и капитальному ремонтам объектов социально-культурного и бытового назначения, находящихся в муниципальной собственности;

·              координацию работы по организации охраны общественного порядка и безопасности движения, борьбу с правонарушениями;

·              создание условий для обеспечения населения услугами торговли, общественного питания и бытового обслуживания;

·              развитие предпринимательской деятельности и объектов малого бизнеса; заключение договоров с коммерческими и некоммерческими организациями об их участии в социально-экономическом развитии района;

·              в обеспечение социальной защиты и содействие занятости населения, оказание помощи гражданам, нуждающимся в социальной защите;

·              осуществление предусмотренных законодательством мер по гражданской обороне и пожарной безопасности;

·              исполнение законодательства о всеобщей воинской обязанности и законодательства по мобилизационной подготовке;

·              организационно-техническое обеспечение выборных компаний;

·              привлечение, в пределах своей компетенции, к административной ответственности граждан и должностных лиц за совершенные ими административные нарушения;

·              прием населения, рассмотрение обращений граждан, принятие по ним необходимых мер;

·              развитие территориального общественного самоуправления и иных форм участия населения в осуществлении самоуправления;

·              рассмотрение ходатайств и внесение представлений в соответствующие органы о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий;

·              регистрация хозяйствующих субъектов.

Администрация Центрального района осуществляет следующие полномочия:

. Вносит предложения Главе города Сочи:

.1 Связанные с созданием и ликвидацией муниципальных хозяйствующих субъектов, а также назначением и увольнением руководителей муниципальных предприятий и учреждений, расположенных на территории района.

.2 По проектам планов размещения, развития и специализации предприятий и организаций всех форм собственности, расположенных на территории района, по вопросам, связанным с удовлетворением потребностей населения, экономическим и социальным развитием подведомственной территории, дает по ним заключения.

. Участвует:

.1 В разработке предложений и реализации мер по созданию на территории Центрального района предприятий различных форм собственности, развитию предпринимательской деятельности, содействует становлению малого бизнеса.

.2 В разработке предложений по программе приватизации муниципальной собственности на территории Центрального района.

. Взаимодействует с предприятиями, учреждениями и организациями, не отнесенными к муниципальной собственности, а также с физическими лицами на договорной основе в соответствии с действующим законодательством.

. Согласовывает документы, связанные с изменением имущественных прав и обязанностей в отношении муниципального имущества, расположенного на территории района.

. Ведет учет письменных и устных обращений жителей района в адрес главы администрации Центрального района, организует их рассмотрение в соответствии с действующим законодательством, обеспечивает информирование Главы города-курорта Сочи о количестве и содержании обращений и принятых по ним мерах в соответствии с требованиями регламента администрации города-курорта Сочи.

. Организует прием граждан, проводит анализ и обобщение вопросов, которые ставят граждане в обращениях и на личном приеме должностных лиц администрации, готовит предложения по устранению причин, порождающих жалобы.

. Осуществляет иные исполнительно-распорядительные функции и полномочия, предусмотренные федеральным и краевым законодательством, Уставом города-курорта Сочи, нормативно-правовыми актами Городского Собрания Сочи и Главы города Сочи.

Глава администрации района, заместители главы администрации района, руководители отделов, а также муниципальных организаций, учреждений и предприятий могут присутствовать и выступать на заседаниях Городского Собрания г. Сочи и его постоянных комиссий, а в случае приглашения - обязаны присутствовать на их заседаниях и работать с депутатами в порядке, установленном Регламентом Городского Собрания г. Сочи.

При необходимости обращения в органы государственной власти Российской Федерации и субъекта Российской Федерации должностные лица администрации района направляют соответствующие предложения мэру города, и после согласования, направляют обращения за подписью мэра города.

Подготовка документов в органы государственной власти производится по указанию мэра города или по инициативе заместителей мэра города. В случае, если обращение направляется в структурное подразделение органа государственной власти мэр города может делегировать право подписи такого отражения своему заместителю, курирующему данный вопрос. Документы для предоставления к награждению государственными наградами Российской Федерации подписываются только мэром города.

Среди внешних факторов наиболее часто присутствуют такие, как недостаток ресурсов, повышенный спрос на них, уровень инфляции, быстрое развитие организации, распространение и завоевание рынка новыми технологиями, усиление контроля и регулирование со стороны правительства, изменчивость и нестабильность экономики и политической ситуации. Таким образом, целый ряд факторов, собранных воедино, увеличил необходимость более эффективно прилагать усилия при планировании. Примером может послужить недоработка в планирования в области жилищно-коммунального хозяйства Кировского района. Из-за опоздания с долгосрочным планом не были вовремя решены такие вопросы как: эффективная работа обслуживающих муниципальных управлений ("Сочитеплоэнерго", "Водоканал" и др.).

Работники администрации состоят в трудовых отношениях на основе трудовых договоров и подразделяются на следующие категории:

муниципальные служащие, замещающие должности муниципальной службы в администрации;

лица, исполняющие обязанности по техническому обеспечению деятельности администрации.

Муниципальные служащие, замещающие должности муниципальной службы в администрации, назначаются на должность и освобождаются от должности на основании соответствующих распоряжений главы администрации.

Лица, исполняющие обязанности по техническому обеспечению деятельности администрации, принимаются на работу и увольняются с работы на основании соответствующих распоряжений главы администрации.

К работникам администрации применяются меры поощрения или дисциплинарной ответственности на основании соответствующих распоряжений главы администрации.

Структура и штатное расписание администрации утверждаются правовым актом мэра города Сочи.

Местное самоуправление в городе Сочи осуществляется на основе Конституции Российской Федерации, Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Устава Краснодарского края, Закона Краснодарского края "О местном самоуправлении в Краснодарском крае", Устава города Сочи.

В систему муниципальных правовых актов входят:

) Устав города Сочи;

) правовые акты, принятые на местном референдуме;

) решения Городского Собрания Сочи;

) постановления и распоряжения председателя Городского Собрания Сочи;

) постановления и распоряжения Главы города Сочи;

) решения Избирательной комиссии;

) распоряжения председателя Избирательной комиссии;

) постановления и распоряжения глав администраций внутригородских районов;

) постановления и распоряжения глав администраций сельских (поселковых) округов;

) представления Контрольно-счетной палаты;

) акты руководителей отраслевых органов администрации, обладающих правами юридического лица.

Положение о должности начальника отдела ЖКХ.

Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Администрации муниципального образования "Центрального района " по согласованию с Главой муниципального образования "Центрального район".

Начальник отдела:

руководит деятельностью отдела;

несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление им своих функций;

ведет прием граждан и организаций по вопросам согласования в области ЖКХ;

осуществляет полномочия отдела в соответствии с должностной инструкцией в пределах своей компетенции;

распределяет обязанности между специалистами отдела, разрабатывает и вносит на утверждение главе Администрации муниципального образования "Центрального район" должностные инструкции специалистов;

вносит предложения о поощрении и наложении взысканий на специалистов отдела;

подписывает служебную документацию, исходящую из отдела;

осуществляет по поручению главы Администрации иные полномочия.

) выполнять задачи, полномочия, функции, возложенные на отдел в соответствии с Положением об отделе жилищно-коммунального хозяйства администрации Центрального района;

) отчитываться перед вышестоящим руководителем по результатам собственной служебной деятельности;

) точно и в срок выполнять указания и поручения вышестоящего руководителя, а в его отсутствии - лица, его замещающего;

) руководить и организовывать работу отдела по вопросам ЖКХ;

) рассматривать заявления, жалобы и письма граждан Центрального района по вопросам ЖКХ;

) готовить постановления и распоряжения и другую нормативную документацию;

) согласовывать документацию, касающуюся вопросов ЖКХ и благоустройства;

) разрабатывать и организовывать мероприятия по подготовке жилищного фонда и социальной сферы к работе в зимних условиях;

) разрабатывать и организовывать мероприятия первичных мер пожарной безопасности, ГО и ЧС;

) составлять ежегодные отчеты о работе предприятий ЖКХ;

) руководить и организовывать работу административной комиссии;

) принимать участие в работе межведомственной комиссии по обследованию жилищных условий;

) осуществлять контроль за состоянием дорог городского поселения;

) принимать участие в работе комиссии по размещению производительных сил и комиссии по регулированию рынка транспортных услуг;

) выполнять поручения главы администрации района;

) организовывать ведение реестра собственности Центрального района;

) уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений в соответствии с федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ "О противодействии коррупции";

) надлежащим образом исполнять обязанности муниципального служащего, установленные в соответствии с федеральным и краевым законодательством, соблюдать установленные федеральными законами запреты и ограничения, связанные с прохождением муниципальной службы;

) беречь и рационально использовать муниципальное имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей.

Использование информационных технологий предоставляет принципиально новые возможности для повышения эффективности работы органов государственного управления и местного самоуправления.

В связи с этим от муниципального служащего ожидают эффективного использования новых информационных технологий в своей профессиональной деятельности, адаптируемости к быстро изменяющимся информационным технологиям, способности к саморазвитию, умению находить эффективные решения управленческих задач с помощью информационных технологий, креативности и инновационности при их использовании.

Показатель деятельности администрации Центрального района г. Сочи

Деятельность администрации Центрального района г. Сочи основывается на решении вопросов местного значения.

Отдельно можно выделить работу с:

-       обращениями граждан, поступившими в общественную приемную администрации;

-       проведение антикоррупционной работы, которая на сегодняшний день очень актуальна;

-       уделяется не малое внимание работе при чрезвычайных ситуациях. (Например, принятие мер по устранению последствий ураганного ветра, который произошел в конце сентября 2013 года на территории Сочи.)

Отдельно рассмотрим статистику обращения граждан, поступивших в общественную приемную Администрацию Центрального района.

В общем, количество принятых и рассмотренных обращений в 2012 году составило 1510: 243 - в I квартале, 541 - во II квартале, 446 - в III квартале, 280 - в IV квартале.

Рис. 2

Статистика обращений граждан, поступивших в общественную приемную Администрации Центрального района за 2012. г.

Также к вопросам местного значение можно отнести:. К вопросам местного значения муниципального района относятся:

) формирование, утверждение, исполнение бюджета муниципального района и контроль за исполнением данного бюджета;

) установление, изменение и отмена местных налогов и сборов муниципального района;

) владение, пользование и распоряжение имуществом, находящимся в муниципальной собственности муниципального района;

) организация в границах муниципального района электро - и газоснабжения поселений;

) дорожная деятельность в отношении автомобильных дорог местного значения вне границ населенных пунктов в границах муниципального района, а также осуществление иных полномочий в области использования автомобильных дорог и осуществления дорожной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации;

) создание условий для предоставления транспортных услуг населению и организация транспортного обслуживания населения между поселениями в границах муниципального района;

) участие в профилактике терроризма и экстремизма, а также в минимизации и (или) ликвидации последствий проявления терроризма и экстремизма на территории муниципального района;

) участие в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций на территории муниципального района;

) организация охраны общественного порядка на территории муниципального района муниципальной полицией.

Основные нормативно-правовые акты

Местное самоуправление в городе Сочи осуществляется на основе Конституции Российской Федерации, Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Устава Краснодарского края, Закона Краснодарского края "О местном самоуправлении в Краснодарском крае", Устава города Сочи.

В систему муниципальных правовых актов входят:

) Устав города Сочи;

) правовые акты, принятые на местном референдуме;

) решения Городского Собрания Сочи;

) постановления и распоряжения председателя Городского Собрания Сочи;

) постановления и распоряжения Главы города Сочи;

) решения Избирательной комиссии;

) распоряжения председателя Избирательной комиссии;

) постановления и распоряжения глав администраций внутригородских районов;

) постановления и распоряжения глав администраций сельских (поселковых) округов;

) представления Контрольно-счетной палаты;

) акты руководителей отраслевых органов администрации, обладающих правами юридического лица.

2.2 Анализ внешней среды Администрации Центрального района г. Сочи

Для начала необходимо определиться с самим понятием термина "внешняя среда", под которым понимается совокупность субъектов и сил, находящихся за пределами организации, и оказывающих какое-либо влияние на ее деятельность. В научной литературе существует достаточно много точек зрения по поводу структуры внешней среды. Но наиболее широко распространен подход, согласно которому во внешней среде любых организаций выделяют два уровня: микро - и макросреду.

Анализ внешней среды обычно считается исходным процессом стратегического управления, так как обеспечивает базу для определения как миссии и целей фирмы, так и для выработки стратегий поведения, позволяющих фирме выполнить миссию и достичь своих целей. Он представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана контролируют внешние по отношению к организации факторы, чтобы определить возможные угрозы для фирмы.

В качестве внешних связей следует понимать каналы поступления ресурсов от поставщиков и каналов сбыта продукции клиентам. Существуют связи со смежными предприятиями, конкурентами, союзами, органами государственного управления.

Следует иметь в виду, что ресурсы внешней среды небезграничны. Кроме того, на них претендуют другие предприятия, находящиеся в этой же среде. Поэтому существует потенциальная опасность, что предприятие не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды.

Задача стратегического планирования - обеспечить такое взаимодействие с внешней средой, которое позволяло бы поддерживать потенциал предприятия на уровне, необходимом для нормального функционирования и развития.

Факт появления современной структуры административного устройства вызван определенными внешними для данных структур условиями:

) политическими - процесс политической модернизации, демократизация, изменение политической культуры;

) социальными - формирование новых ценностных ориентиров, форм и способов участия населения в общественных процессах;

) правовыми - новое законодательство, начиная с основного закона и заканчивая региональными;

) экономическими - финансирование соответствующих административных структур.

Поскольку Администрация Центрального района сотрудничает со всеми видами организациями, культуры и науки, соответственно необходимо создание отделов, занимающихся каждый своим направлением, а также необходима юридическая поддержка (юридический отдел), контроль за проведением тех или иных мероприятий (контрольно-организационный отдел), ведение бухгалтерского учета в организации (отдел бухгалтерского учета и отчетности) и содержание здания Администрации в должном виде (служба эксплуатации здания).

При воздействии компонентов внешней среды на структуру управления, таких как Городское собрание г. Сочи и органы государственной власти, часто приходится сталкиваться с независимым мнением каждого структурного подразделения администрации Центрального района.

Также основные вопросы по принятию того или иного решения принимает Городское собрание г. Сочи.

Работа отдела по жилищно-коммунальному хозяйству направлена на осуществление взаимодействия администрации района с жилищно-коммунальными предприятиями города, ТСЖ районов, непосредственно с жителями города Сочи, с управляющими компаниями, подрядчиками строительных организаций.

.        Среда косвенного воздействия - факторы внешней среды, которые не оказывают непосредственного воздействия на деятельность муниципального образования, но косвенно влияют на процесс формирования стратегии; к ней относятся экономические, политические, технологические и социальные факторы.

2. Среда прямого воздействия - совокупность факторов среды, непосредственно влияющих на деятельность муниципального образования: бизнес, население, другие муниципальные образования, муниципальные служащие, воздействие учреждений государственной и региональной власти.

На мой взгляд одним из самых важных факторов внешней среды, влияющий на Администрацию Центрального района, является население. Сохранение, восстановление и рост демографического потенциала требуют от государства проведения эффективной демографической политики. Разработка и предложение оптимальной системы мер социально-демографической политики возможно только на основе знаний о современном состоянии демографической системы и векторе ее поведения в будущем. Игнорирование или недоучет регионального аспекта анализа демографического развития удаляют государственную политику от соблюдения баланса федеральных и территориальных интересов. Например, за 2011 и 2012 г. г. в Центральном районе отмечена положительная динамика по сокращению задолженности предприятий жилищно-коммунального комплекса перед подрядчиками и поставщиками топливно-энергетических ресурсов, а также населения, коммерческих и бюджетных организаций перед жилищно-коммунальными организациями. Так, например, по состоянию на 1 октября 2011 года по сравнению с аналогичным периодом прошлого года задолженность предприятий и организаций сократилась на 13,3 процента, задолженность населения на 10,2 процента, а предприятий ЖКХ и бюджетных организаций на 10,1 и 11,5 процента соответственно.

На сокращение задолженности за предоставленные жилищно-коммунальные услуги повлияло формирование общественного мнения путем привлечения к работе с населением общественных организаций, размещение обращений в средствах массовой информации, проведение с должниками индивидуальной разъяснительной работы. Кроме того, имела место практика погашения задолженности путем обмена жилой площади должников на меньшую жилую площадь.

Муниципальные служащие оказывают большое влияние на развитие муниципальное образование. Муниципальным служащим является гражданин Российской Федерации, достигший возраста 18 лет, исполняющий в порядке, определенном уставом муниципального образования в соответствии с федеральными законами и законами субъекта Российской Федерации, обязанности по муниципальной должности муниципальной службы за денежное вознаграждение, выплачиваемое за счет средств местного бюджета.

Уровень компетентности муниципальных служащих в современном управлении, их способность активно, последовательно и ответственно реализовать менеджмент качества на практике, определяет степень достижения цели социально-экономического развития муниципального образования: повышение уровня и качества жизни каждого жителя, социально-экономического развития муниципального образования и региона в целом.

2.3 Особенности процесса принятия и реализации управленческих решений руководителями структурных подразделений Администрации Центрального района г. Сочи

В аппарате администрации г. Сочи было проведено тестирование главы города и его заместителя по общим вопросам по тесту "Ваш стиль управления". На тот же самый тест отвечали подчиненные.

В результате проведенного тестирования были получены следующие результаты.

И мэр города Сочи и его заместитель по общим вопросам дали одинаковое количество баллов по всем стилям управления, так, например, видно, что преобладающий стиль управления - демократический. Данные исследования представлены на рис. 3, рис. 4.

Рис. 3. Стиль управления управляющего состава в администрации г. Сочи

Рис. 4. Стиль управления, выбранный сотрудниками в администрации г. Сочи

Итак, сложившийся стиль руководства в аппарате администрации Центрального района - демократический. Глава района и его заместители по общим вопросам раскрывают устойчивое стремление жить интересами коллектива, проявляют заботу о подчиненных, оказывают доверие заместителям и поощряют их инициативу, реагируют на критику и опираются на актив, им свойственно умение убеждать и разъяснять приказы, сочетать поощрение и принуждение, они используют просьбы и прислушиваться к предложениям подчинённых, развивают коллективное мнение.

Рис. 4 Оптимальный стиль управления

Данный стиль руководства является оптимальным для администрации Центрального района г. Сочи. Указанный стиль руководства создает наиболее благоприятный психологический климат.

Демократический (коллегиальный) стиль руководства применяется в ситуациях принятия решений, которые меняют внутреннее и внешнее устройство, изменяют деятельность системы управления в целом.

Для оценки социально-экономического положения, а также для выявления проблем муниципального образования целесообразно воспользоваться методикой SWOT-анализа, который позволит выявить отрасли и сферы деятельности МО, в которых оно значительно преуспело и которые являются "сильными сторонами", а также те, по которым существует отставание от других МО, так называемые, "слабые стороны". Также SWOT-анализ позволяет определить возможности и угрозы, существующие во внешней среде МО.

Матрица SWOT-анализа по Центральному району г. Сочи

Вывод: внешняя и внутренняя среда муниципального образования является источником, необходимыми для поддержания его внутреннего потенциала на должном уровне. Муниципальное образование находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Всегда приходится учитывать среду, поскольку муниципальное образование как открытая система зависит от внешнего мира.

Все факторы внутренней и внешней среды находятся в состоянии сильного взаимовлияния. Изменение одного из факторов обязательно приводит к тому, что происходит изменение других факторов.

Глава 3. Совершенствования управления деятельностью Администрации Центрального района г. Сочи

3.1 Анализ системы документооборота Администрации Центрального района г. Сочи

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

общие положения;

основные функции и задачи;

обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);

организация работы;

управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости - сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Функции обеспечения документооборота в Администрации Центрального района г. Сочи выполняют несколько подразделений - общий и архивный отдел, отдел оргработы и частично некоторые другие. Организация управления документооборота в Администрации типична для органов местного самоуправления.

Все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - общем отделе.

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, в Администрации носят спорадический, как правило, некоординируемый характер. Основные объективные проблемы, которые необходимо решить в процессе внедрения современных ИТ-решений в органах муниципального управления, являются, по существу, организационными:

повышение компьютерной грамотности широкого круга служащих;

блокирование каналов и способов некорректного использования в личных целях;

устранение пробелов в организации работы государственных органов;

тщательное планирование и контроль развертывания и эксплуатации ИТ-решения;

правильный выбор исполнителя проекта автоматизации, а также оптимальных аппаратной и программной платформ.

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ).

В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий государственная власть экономит бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего прогресса России.

В Саранске разработана оригинальная структура муниципальной информационной системы, которая отражает иерархию всех систем, начиная от базовых (которые содержат информацию, характеризующую конкретное муниципальное образование и его основные составляющие - территорию, землю, имущество, население), отраслевых (к которым относятся специализированные системы отдельных отраслей муниципального образования), межотраслевых (которые охватывают несколько функций управления и содержат наборы данных, одновременно используемые различными службами и подразделениями) и заканчивая потребителями муниципальной информационной системы. К последним относятся центральное хранилище (база данных, включающая в свой состав максимально полную информацию, обеспечивающую получение статистической и управленческой отчетности по всему муниципалитету), интерфейсы передачи данных (настраиваемые модули для согласования форматов приема потоков данных в хранилище, обеспечивающие автоматизированный ввод данных, преобразование форматов, контроль целостности самого потока и центрального хранилища), отраслевые аналитические комплексы (рабочие места аналитиков-специалистов по направлениям функционирования муниципального образования или по составу решаемых управленческих задач) и общесистемные аналитики. Возглавляют пирамиду пользователей лица, принимающие решения - глава города, Городской совет, руководители администрации, служб, отраслей, бюджетных учреждений и муниципальных организаций.

Очевидно, что создание такой информационной системы требует длительного периода времени и значительных финансовых затрат, поэтому администрация города Саранска реализует схему поэтапного создания структурных элементов муниципальной информационной системы.

3.2 Рекомендации по совершенствованию технологий разработки управленческих решений

Процесс совершенствования технологий разработки управленческих решений, центральным звеном которых является стратегический выбор, основанный на сопоставлении собственного ресурсного потенциала администрации Центрального района с возможностями и угрозами внешнего окружения, в котором оно действует, это сложный и достаточно противоречивый процесс. Процесс разработки решений и их эффективность отражают основные показатели уровней и параметров результативности системы принятия управленческих решений - повышение уровня управляемости в целом как результат совершенствования, развития, взаимодействия функций планирования, регулирования, организации, программирования, контроля, учета и анализа, направленных на повышение социально-экономической результативности текущей деятельности, перспективного и стратегического развития; прирост уровня управления, мобильность, гибкость, оперативность, рациональность в текущем, среднесрочном и в стратегическом периодах времени; экономическая результативность.

Анализ и оценка существующих технологий разработки управленческих решений в администрации Центрального района позволяет предложить рекомендации по совершенствованию, основными результатами которой будут, на наш взгляд, являться более эффективные показатели экономической, социальной, управленческой и других видов деятельности муниципального управления в средне-, долгосрочном и стратегическом периодах времени.

Так, например, совершенствование технологии разработки управленческих решений в области организационной структуры позволят оптимизировать нормы управляемости. Организационная структура администрации Центрального района г. Сочи является линейно-функциональной. Предложения, связанные с разработкой практических мер по изменению организационной структуры, делегирование части полномочий и ответственности на уровень среднего звена повысит управляемость.

Из множества возможных признаков оценки эффективности управления, например, два являются наиболее показательными: нагрузочный и результативный. Нагрузочный признак оценки эффективности определяется параметром "сравнительная напряженность деятельности", характеризующим интенсивность труда работников администрации. Результативный признак оценки эффективности деятельности администрации включает несколько составляющих: финансовую результативность, экономическую эффективность деятельности, результативность производственной деятельности. Для наиболее полного отражения разработки управленческих решений необходимо учитывать результативность производственной деятельности.

Таким образом, совершенствование технологий разработки эффективных управленческих решений администрации Центрального района позволяет констатировать, что резервы и возможности совершенствования существуют. Для этого есть достаточные материальные, финансовые ресурсы, квалифицированный персонал, грамотный менеджмент.

На основе анализа и оценки технологий разработки управленческих решений в администрации Центрального района г. Сочи в выпускной квалификационной работе сделаны следующие выводы:

. Совершенствование технологий разработки управленческих решений в современной системе управления организационным, экономическим, инновационным, ресурсным, информационным потенциалом современного предприятия в условиях рыночной экономики представляет собой достаточно сложный механизм взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных действий, которые обеспечивают реализацию управленческих задач, в соответствии с конкретными целями, проблемами, а также с соответствующими методами, способами и инструментами воздействия.

. Технологии разработки управленческого решения - это вид управленческого труда, обеспечивающих реализацию управленческих задач, которое структурно включает: предмет решения, то есть конкретную проблему или практическую ситуацию; субъект решения, то есть лиц, наделенных правом инициировать решения и реализовывать их; объект решения - исполнители решения; цель подготовки решения; причины подготовки и реализации решения; Как процесс управленческое решение - это поиск, группировка и анализ требуемой информации. Как явление управленческое решение - это план мероприятий, постановление, письменное или устное распоряжение - разработка, утверждение и реализации, контроль.

Заключение

Процесс принятия решений зависит не только от навыков и мастерства руководителей организации, но и от конкретных условий, в которых принимаются управленческие решения. Такой подход называется ситуационным. Он основывается на простой идее, что принятие решений - это искусство возможного. А возможности предоставляются (и отбираются) обстоятельствами внешней среды.

Если бы не было изменений, менеджмент организаций не был бы столь трудным делом можно было бы выработать лучший, оптимальный вариант принятия решений, планирования, контроля, мотивации и т.п. на основании как теоретических исследований, так и практической проверки их результатов. Однако это невозможно: внешняя и внутренняя среда организаций меняются, причем темпы таких изменений могут быть настолько высоки, что люди в организации могут за ними не поспевать. Тогда возникает угроза кризиса - организация столкнется тем, что уже в ближайшем будущем она не сможет выполнять свои функции, достигать определенные цели. Именно в силу этих причин аффективное принятие организационных решений предполагает прогнозирование изменении во внутренней и внешней среде организации. Прогнозирование позволяет получить информацию, необходимую как для выдвижения альтернатив решения проблемы, так и для разработки критериев оценки альтернатив.

Совершенствование процесса принятия управленческих решений и соответственно повышение качества принимаемых решений достигается за счет использования научного подхода, моделей и методов принятия решений.

Модель является представлением системы, идеи или объекта. Руководителю необходимо использовать модели из-за сложности организаций, невозможности проводить эксперименты в реальном мире, необходимости заглядывать в будущее.

В ходе исследования разработан проект анализа влияния факторов внешней среды на организационную деятельность администрации Кировского района, основанный на современных подходах к системам принятия управленческих решений, в чем подтверждается цель курсовой работы: изучение факторов воздействия внешней среды на управление организацией в современных условиях. Проект преследует цели создания эффективной системы принятия управленческих решений в организации, обеспечивающей рост производительности, мотивации, социальных гарантий для персонала.

Проведенное исследование позволяет сделать ряд выводов, которые могут быть использованы в управленческой деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также при совершенствовании порядка принятия управленческих решений в рассматриваемой области:

. Серьезной проблемой является определение конкретных факторов на деятельность федеральных органов исполнительной власти, поскольку для эффективного осуществления принятия решений требуется качественная разработка проблемы.

Организации стараются получить представление о неопределенных условиях своего существования посредством анализа, пытаясь свести многочисленные факторы обстановки к модели, которая будет понятной и согласно которой можно действовать. Очевидно, что обстановка, с которой сталкиваются организации, не одинакова. Различной конкретной обстановке соответствуют различные уровни неопределенности.

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации. - Москва: К65 проспект, 2012. - 32с.

. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (с изменениями от 19 июня, 12 августа, 28, 29, 30 декабря 2004 г., 18 апреля, 29 июня, 21 июля, 12 октября, 27, 31 декабря 2005 г., 2, 15 февраля 2006 г) // Российская газета от 8 октября 2003 г. № 202

. Бусыгин А.В. Эффективный менеджмент: Учебник/ А.В. Бусыгин. М.: Финпресс, 2006. - 674с.

. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Конспект лекций. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.

. Гуджоян О.Л. и др. Методы принятия управленческих решений. Учебное пособие. - М.: 1997.

. Карданская Н.Л. Принятие управленческих решений. - М.: Юнити, 2007. - 407 с.

. Менеджмент: Учебн. пособие для ВУЗов/Под ред. Ю.В. Кузнецова, В.И. Подлесных. - СПб.: Издательский дом "Бизнес-пресса", 2001. - 432с.

. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1998. - 540с.

. Ременников.В.Б. Разработка управленческого решения: Учебное пособие / - М. - ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 144с.

. Ранняя Н.А. Цели и альтернативы в принятии управленческих решений // Материалы VI региональной научно-технической конференции “Вузовская наука Северо-Кавказскому региону”. Ставрополь: СевКавГТУ, 2002.

. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. Учебное пособие. - М.: 2002г.

. Ципкин Ю.А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Ю.А. Ципкина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 439с.

. Цыгичко В.Н. Руководителю - о принятии решений. - М.: Инфра-М, 1996.

. Нарекалов М.Т. Управление и конкурентоспособность. - М.: Интер - Пресс, 2009. - 350 с.

. Осипов П.В. Система принятия управленческих решений в инновационном менеджменте / Менеджмент. - 2009. - № 7. - C.23-28.

. Сапрыкин Е.М. Информационные аспекты управленческой практики / Менеджмент. - 2008. - № 2. - C.31-33.

. Ульянова Е.П. Контроль исполнения управленческих решений / Менеджмент. - 2007. - №8. - C.29-34.

. Эддоус М., Стенсфилд Р. Методы принятия решений. - М.: Аудит: ЮНИТИ, 2006. - 325с.

. Литвак Б.Г. Разработка управленческих решений. - М.: Дело, 2008. - 392

. Экономика: Учебник.3-е изд., перераб. и доп. / Под ред. д-ра экон. наук проф.А.С. Булатова. - М.: Юристъ, 2001. - 896 с.

. Экономика предприятия: Учебник для вузов. - М.: ИНФРА-М, 2010.

. Экономический анализ: Учебник для вузов / Под ред.Л.Т. Гиляровской. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 527 с.

. Экономическая статистика: Учебник/Под ред. Ю.Н. Иванова. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 480 с.

. Справочно-правовая система "Консультант Плюс".

. Справочно-правовая система "Гарант".

. Справочно-правовая система "Кодекс"

. Юкаева В.С. Управленческие решения. Гл.6 - М., 2003.