Анализ объема деятельности общего отдела администрации города Чебоксары

Анализ объема деятельности общего отдела администрации города Чебоксары

Введение

администрация муниципальный экономический финансовый

Администрация города Чебоксары осуществляет исполнительно-распорядительные функции в пределах, установленных Положением об администрации города Чебоксары и правовыми актами Главы города.

Администрация города Чебоксары является юридическим лицом, имеет в оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Администрация города Чебоксары имеет лицевые счета, самостоятельную смету, круглую печать с изображением герба Чувашской Республики и со своим наименованием, штампы и бланки.

В соответствии с Уставом муниципального образования города Чебоксары - столицы Чувашской Республики администрации районов города Чебоксары создаются для управления районными территориями, осуществления функций управления и контроля за хозяйственной деятельностью, жилищно-коммунального и социально-культурного обслуживания населения, осуществления других полномочий, определяемых Конституцией Российской Федерации, Конституцией Чувашской Республики, Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», иными федеральными законами, Законом Чувашской Республики «Об организации местного самоуправления в Чувашской Республике» и иными законами Чувашской Республики, нормативными актами Правительства Российской Федерации, Кабинета Министров Чувашской Республики, решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов, постановлениями и распоряжениями администрации города Чебоксары, а также настоящим Положением.

.1. Администрация района входит в структуру органов местного самоуправления города Чебоксары и является исполнительно-распорядительным органом.

Осуществляет исполнительно-распорядительные функции на территории района в границах общегородской территории. Границы района определяются Чебоксарским городским Собранием депутатов по представлению администрации города Чебоксары.

.2. Администрацию района возглавляет глава администрации района города Чебоксары, назначаемый на должность главой администрации города Чебоксары и работающий по трудовому договору (контракту).

.3. Глава администрации района города Чебоксары на основе единоначалия осуществляет общее руководство деятельностью администрации района и ее структурных подразделений.

.4. Администрация района является юридическим лицом. Имеет печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики, расчетные и текущие счета в банках и других кредитных учреждениях.

.5. Имущество администрации района закрепляется за ней на правах оперативного управления.

1. Социально-экономическая характеристика администрации города Чебоксары

1.1 Роль администрации города Чебоксары в системе муниципальных органов

Администрация города Чебоксары является территориальным органом администрации города. Она является исполнителем распоряжений главы Чувашской Республики, главным распорядителем финансовых средств, получаемых из местного бюджета, решает вопросы местного значения, связанных с развитием и обустройством города, контролирует деятельность предприятий, организаций и учреждений разных сфер деятельности. Она составляет поквартальные, ежемесячные и ежегодные отчеты о проведенных мероприятиях, достижении поставленных задач, использовании бюджетных средств, эти отчеты она предоставляет главе Чувашской Республики.

Основной целью администрации города Чебоксары является решение вопросов местного значения.

Основными задачами является обеспечение выполнения функций и полномочий Главы города, иных органов местного самоуправления, направленных на создание нормальных условий для жизнедеятельности горожан.

.2 Описание вида деятельности администрации города Чебоксары

Структура администрации города Чебоксары

Структура администрации является линейно-функциональной.

Весь аппарат администрации города разделен на отделы:

Отделы имеют своего начальника и специалиста. Они выполняют все полномочия, которыми наделены, исполняют все поставленные задачи в срок.

Результаты работы отделов администрации оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная, прежде всего на достижение высоких показателей каждого отдела. За конечный результат в целом отвечает линейный руководитель - заместитель Главы города, руководитель администрации города Чебоксары, действующий на основании Устава и осуществляющий оперативное руководство администрацией, непосредственно отдела не имеет, в его подчинении находится заместители, являющиеся исполнительным органом. Заместители отвечают за деятельность администрации.

В свою очередь в администрации существует ряд отдельных работников, специалистов, осуществляющих техническое обеспечение муниципальных служащих администрации и другие виды деятельности. Например, специалисты по анализу и учету контролируют соблюдение финансовой и налоговой дисциплины, достоверность и правильность бухгалтерской и налоговой отчетности, организуют и проводят периодическую и годовую инвентаризацию и т.д.

Экспертная комиссия осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации, проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т.д.

Все эти категории муниципальных и не муниципальных работников помогают правильно организовывать работу администрации иподдерживать ее на высшем уровне.

Отдел обеспечения деятельности администрации

Работа отдела обеспечения деятельности администрации города состоит из четырех направлений:

·        работа с кадрами;

·        делопроизводство;

·        работа администрации с населением;

·        архив.

Работа с кадрами

Работа с кадрами администрации города Чебоксары включает в себя следующие направления:

Наем и высвобождение персонала

В администрации города Чебоксары наем работника на должность проходит через собеседование. Как правило, отбор кандидата на вакантную должность осуществляется из уже известных, зарекомендовавших себя людей, обладающих необходимыми знаниями и опытом работы в данной сфере. Практически не бывает случаев, когда на должность муниципального работника принимают человека «со стороны». Исключением может быть прием работников на должности технического и младшего обслуживающего персонала. В этом случае отбор осуществляется с помощью центра занятости.

Причинами высвобождения кадров в администрации города Чебоксары могут быть:

·        перевод на вышестоящую или нижестоящую должность;

·        заработная плата, неудовлетворяющая потребности работника;

·        увольнение по собственному желанию

·        завершение действия трудового договора;

·        уход на пенсию.

Развитие персонала

Они выражены усилиями администрации по сохранению соответствующего уровня знаний у трудового коллектива или же на повышение квалификационного уровня путем дополнительной подготовки. Итог о необходимости повышения квалификации или о получении высшего образования выносится аттестационной комиссией.

Система мотивации персонала

Получение нового места работы, а так же изменение привычных условий деятельности стимулирует работника, вызывает в нем желание проявить себя с лучшей стороны.

Мотивация работников администрации города Чебоксары в основном осуществляется через премии, вручение грамот и похвальных листов, повышение по службе, награждение бесплатными путевками в санатории и лечебницы, словесную похвалу. В целом мотивация персонала в администрации носит социально-экономический характер.

Оценка результативности деятельности персонала

Оценка результативности деятельности персонала осуществляется через проведение аттестации. Она проходит не чаще, чем 1 раз в 2 года и не реже, чем 1 раз в 4 года (в администрации она проводится обычно 1 раз в 4 года). Первым этапом проведения аттестации является издание Главой города распоряжения о проведении аттестации, в котором утверждается состав аттестационной комиссии, план и сроки проведения аттестации. На основании данного распоряжения администрация города Чебоксары издает свое распоряжение, в котором утверждается список аттестуемых служащих, сроки проведения аттестации, форма проведения аттестации и перечень экзаменационных билетов (в случае, если аттестация проходит в виде собеседования, список билетов не утверждается). В течение двух месяцев идет работа со служащими: разного рода занятия и подготовка к аттестации. Перед аттестацией каждый аттестуемый должен заполнить аттестационный лист, где указываются его личные данные, занимаемая должность, опыт работы и отзыв непосредственного руководителя. Также в комиссию должны быть предоставлены должностные инструкции всех аттестуемых служащих. В день аттестации утром собирается аттестационная комиссия в составе семи человек (глава администрации и начальники отдела) и представителя города (он присутствует по своему желанию). Аттестуемые заходят по одному, каждого знакомят с комиссией, члены комиссии дают краткий отзыв о каждом аттестуемом, после чего проходит сама аттестация в виде экзамена или собеседования. После аттестации каждого работника комиссия совещается и выносит оценку аттестуемого:

·        соответствует занимаемой должности;

·        соответствует занимаемой должности при условии выполнения рекомендации аттестационной комиссии по его служебной деятельности (повышение квалификации либо получение высшего образования);

·        не соответствует занимаемой должности.

Если аттестуемого оценили как «не соответствует занимаемой должности», то в течение месяца руководство администрации должно найти другое место работы этому человеку. Если он не согласен с предложением новой работы, то он увольняется по собственному желанию.

По окончании работы аттестационной комиссии пишется отчет об итогах проведения аттестации муниципальных служащих администрации города Чебоксары.

По итогам последней аттестации можно утверждать, что служащие администрации города Чебоксары обладают достаточной квалификацией и необходимыми навыками для работы на занимаемых должностях, и, как следствие, имеют хорошую результативность в своей деятельности.

Делопроизводство

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации возлагается на общий отдел.

К правилам подготовки и оформления документов относятся:

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, таких как: распоряжения, постановления, служебные письма, положения, правила, инструкции, протоколы, бланки документов, оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

Организационное, документационное и информационное обеспечение заседаний и совещаний.

Организация исполнения и контроля за выполнением актов и других документов и поручений. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов.

Архив

Документы, не принадлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Администрации по акту установленной формы. Работники общего отдела в праве уничтожать документы в соответствии с установленным порядком.

В период подготовки дел работниками общего отдела к передаче в архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Уничтожено документов, не подлежащих хранению - 29 единиц хранения.

2. Анализ основных технико-экономических показателей за 2011-2013 гг.

В целях определения эффективности деятельности организации необходимо провести анализ основных технико-экономических показателей.

Аналитическая таблица №1 Основные технико-экономические показатели

2.1    Анализ объема деятельности общего отдела администрации города Чебоксары

Таблица №2 Тематика обращений граждан за 2011-2013 годы

Проанализировав тематику обращений, в связи со спецификой города - обширный частный сектор, доминирующими проблемами, как в письменных обращениях, так и на личном приеме зам. Главы города - руководителя администрации города Чебоксары Л.И. Черкесова, являются вопросы жилья и коммунального хозяйства.

Увеличение количество обращений за 2012 год по сравнению с 2011 годом обусловлено обветшанием жилья и необходимости переселения жителей в более благоустроенные дома. Основная тематика вопросов в обращение как уже отмечалось, касается жилищного и коммунального хозяйства. Отмечена тенденция увеличения коллективных обращений. Коллективно обращаются граждане, в основном, по коммунальным проблемам. Это жители частного и коммунального сектора, в том числе, и люди пенсионного возраста, а также рабочие и домохозяйки. За счет чего и наблюдается снижение в составе заявителей пенсионного возраста. Обращаются по поводу регулярной подачи воды и работы отопительной системы, низкого электронапряжения в частном секторе, подтопления подвальных помещений и др.

2.2    Анализ численности персонала администрации города Чебоксары

Результаты анализа численности персонала, показывают, что состав работников администрации города Чебоксары в течение отчетного периода значительно не изменился.

Уменьшение численность персонала с 2011 на 2012 год связанно с тем, что численность города значительно не увеличилась. В 2007 году было проведено сокращение. Был закрыт отдел один из отделов.

Стоимость имущества с 2011 по 2013 год постоянно увеличивалась. Это связанно с тем на протяжении отчетного периода производилась активная закупка нового оборудования и инвентаря, а списывание старого имущества не фиксировалась.

При сокращении штата работников администрации на одного специалиста, ведущего прием населения, нагрузка возрастает, отсюда снижаются показатели эффективности всей работы.

Благодаря активному сотрудничеству с населением города, руководство администрации в курсе всех наиболее остро стоящих перед городом проблем, вследствие чего оно может предпринять все необходимые меры по ликвидации этих проблем, и, как следствие, эффективность работы администрации высокая, регулярно она показывает высокие результаты своей деятельности.

3. Анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности администрации города Чебоксары

.1 Анализ наличия, состава, структурной эффективности использования персонала

В администрации города на 01.01.2013 работает 50 чел. - 100%, из них специалистов - 27, работников осуществляющих техническое обеспечение - 11 человек; обслуживающий персонал - 12 человек. В течение года уволилось 9 человек, было принято 5 человек. Таким образом, текучесть составляет 18% от численного состава. Качественный состав работников администрации представлен в таблице №3.

Специалистов, имеющих высшее образование 20 человек (2011 г. -19 человек), средне-специальное - 6 человек (2011 г. - 9 человек).

На 2013 год специалисты управления в возрасте до30 лет 4%, с 31 по 40 год составляет 11%, от 41 до 50 лет - 27%, от 51 лет до 60 - 54% и свыше 60 всего 4%.

На 2013 год специалисты управления, имеющие стаж более 10 лет, составляют 31% от общего количества сотрудников.

В 2011 году выдано больничных листов на 214 дней. В 2012 году количество дней нетрудоспособности по всем причинам составляет 364 дня. А в 2013 году выданных больничных на 633 дня.

Таблица №4. Качественный состав работников администрации

3.2 Анализ доходов и прибыли администрации города Чебоксары

Финансовые ресурсы города состоят из бюджетных средств и иных поступлений, предусмотренных законодательством.

Финансирование города осуществляется по смете, которая является составной частью единого городского бюджета. Смета расходов города утверждается Главой города. Финансирование поселков в городе осуществляется по смете, которая является составной частью сметы города.

Финансовые ресурсы администрации города используются исключительно для выполнения полномочий, указанных в Положении об администрации города Чебоксары.

Для осуществления дополнительно передаваемых администрации города полномочий, не предусмотренных вышеназванным Положением, ей одновременно передаются необходимые для этого материальные и финансовые средства.

Правовым актом Главы Чувашской Республики может быть назначена проверка использования средств, выделенных городу.

.3 Анализ сметы администрации города Чебоксары

Проведем экономический анализ исполнения сметы расходов администрации города Чебоксары по данным бухгалтерского учета и отчетности с целью выявления резервов и соблюдения режима экономии.

Таблица №6 Статьи расходов сметы администрации города Чебоксары

Среди текущих расходов наибольший удельный вес занимают статьи «Расходы» - 32%, «оплата труда и начисления на оплату труда», «заработная плата», что характерно для большинства бюджетных учреждений. Наименьший удельный вес имеют статьи «Прочие выплаты», «Арендная плата за пользование имуществом» и «прочие расходы» по нулям все. Анализ структуры расходов позволяет оценить соответствие направления использования бюджетных средств профилю деятельности учреждения.

Такой анализ требует проверки кредиторской задолженности учреждения, чтобы убедиться, что выполнение сметы не сопровождается потребностью в дополнительных средствах.

Анализ расходов учреждения позволяет выявить причины нехватки бюджетного финансирования (или недорасхода средств, запланированных по смете), контролировать запасы материальных ресурсов, состояние кредиторской и дебиторской задолженности и другие показатели деятельности учреждения. По итогам выяснилось, что у администрации города Чебоксары при анализе сметы исполнении расходов все в норме.

Заключение

В данном отчете был рассмотрен анализ организационно-правовой формы и производственно-хозяйственной и финансовой деятельности отдела обеспечения деятельности администрации города Чебоксары.

В первой главе основной части рассмотрена социально-экономическая характеристика администрации города Чебоксары, показана организационная структура и описан вида деятельности отдела обеспечения деятельности администрации.

Во второй главе представлен анализ технико-экономических показателей отдела за 2011-2013 гг., по следующим показателям: объем деятельности, численность персонала, стоимость имущества, показатели эффективности, фондоотдача и смета исполнения расходов.

Опираясь, на данную главу можно сделать вывод, что объем работы отдела с каждым годом увеличивается, а количество специалистов сокращается, что в свою очередь приводит к повышению производительности труда. Средства расходуются по целевому назначению.

Порядок работы администрации и ее сотрудников строго регламентирован. В целом работа администрации весьма эффективна. Благодаря слаженности коллектива, четкому распределению обязанностей и благоприятной атмосферы в нем, деятельность администрации дает высокие результаты. Все работники по знаниям, навыкам и опыту соответствуют занимаемым должностям.

В третьей главе произведен анализ производственно-хозяйственной деятельности отдела обеспечения деятельности администрации города Чебоксары, по таким направлениям как состав и структурная эффективность использования персонала, анализ сметы расходов за 2006-2008 гг.

Список используемой литературы

1    должностные инструкции работников администрации города Чебоксары;

2       инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Чувашской Республики;

         комплексная программа социально-экономического развития города Чебоксары;

         план социально-экономического развития города Чебоксары до 2017 г.;

         конституция РФ (принята всенародным голосованием 12.12.1993);

6    отчет об исполнении бюджета администрацией города Чебоксары;

      список объектов особой важности;

8    устав города Чебоксары от 30.11.2005;

9       ФЗ №104-ОЗ «О статусе и границах муниципальных образований» от17.12.2004;

10  ФЗ «Об основах государственной службы в РФ» от 31.07.1995 №119-ФЗ (ред. от 27.05.03);

11     ФЗ «Об основах муниципальной службы в РФ» от 08.01.98 №8-ФЗ (ред. от 25.07.02).

         данные с официального сайта Чувашской Республики: http://gov.cap.ru/