Контроль работы транспортных систем

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

"ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ФЛОТА ИМЕНИ АДМИРАЛА С.О. МАКАРОВА"

Кафедра транспортной логистики

ОТЧЕТ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ

Специальность: 190700.62 "Технология транспортных процессов"

Выполнил студент гр. ЭиФ-38 Кудряшов М.В.

Руководитель практики от университета Пятакова Н.А

Руководитель практики от предприятия Тимченко А.Л.

Санкт-Петербург 2014

Оглавление

Введение

1. Характеристика транспортного предприятия

1.1 Общая характеристика компании

1.2 Подробная номенклатура услуг, тарифы

1.3 Инфраструктура

1.4 Техническая оснащенность предприятия

2. Организация работы и документооборота на предприятии

2.1 Характеристика договоров перевозки, хранения

2.2 Предпочтительные условия контрактов

2.3 Претензии и рекламации предприятию

2.4 Ответственность предприятия и клиента

2.5 Применение на предприятии информационных систем

Заключение

Библиографический список

Введение

Логистика в настоящее время заняла своё место в деле современного и качественного управления складской деятельностью, предприятиями, организациями и учреждениями. Особенно актуальной роль логистики становится в тех случаях, когда предприятие обладает развёрнутой базой товаров, которые расположены в самых различных местах и которые при помощи транспортных потоков необходимо связывать между собой в единую, развёрнутую сеть коммуникации и торговли.

Подход логистики к управлению и распределению транспортных потоков применяется и широко используется в самых многообразных отраслях менеджмента и прогрессивных информационных технологий. В больших компаниях и фирмах наличие логистического отдела становится уже не данью моде, а настоятельной необходимостью в деле планомерного и эффективного управления становлением и развитием бизнеса. Логистика интегрируется в систему управления предприятием и организациями на самых различных уровнях.

Наше направление уделяет большей внимание транспортной логистике. Транспортная логистика имеет ключевую роль, связанную не только с большим удельным весом транспортных расходов в общем составе логистических издержек, но и в связи с тем, что без транспортировки невозможно продвижение материального потока.

При анализе и проектировании транспортных логистических активностей, можно выделить следующие требования:

·        максимально полное использование грузоподъемности подвижного состава и организации поставок без складов;

·        кратность транспортной партии груза единицам заказа, отправки и складирования;

·        стандартизация тары.

подвижной состав транспортное предприятие

На основании имеющейся информации для прохождения практики был выбран "Промавтоматика". Компания работает более десяти лет, не изменяя своим принципам и занимается перевозками, и таможенным оформлением грузов.

Целью производственной практики является углублённое изучение деятельности терминала компании ООО "Модуль", в частности "Модуль-Терминал", освоение некоторых специальностей (оператор КПП, тальман) на терминале; а также предложение по усовершенствованию работы терминала.

В соответствии с этим были поставлены несколько основных задач производственной практики:

)        сбор информации об общей характеристике деятельности "Промавтоматика";

2)      участие в составе коллектива исполнителей в осуществлении контроля за работой транспортных систем;

)        освоение специальности

1. Характеристика транспортного предприятия

1.1 Общая характеристика компании

Полное название компании: ООО "Промавтоматика”. Компания работает с 2005 года и занимается предоставлением услуг по международной перевозке грузов, таможенному оформлению внешне-торговых грузов, складских услуг. Ранее, данная компания называлась Cargo-Express Service, интернет сайт данной компании до сих пор содержит данное название, но во всех контрактах название фирмы ООО "Промавтоматика”. Перевозки в компании осуществляются автомобильным транспортом и изредка морским, также у компании есть склад в Финляндии для консолидации мелких партий грузов и хранения грузов.

Собственный транспорт в компании представлен одной машиной, участвующей непосредственно в перевозке - Евро фурой, и двумя автопогрузчиками. Сама компания маленькая, все её структуры располагаются в одном офисе, за всё время своей работы, компания уже успела наработать себе значительную базу клиентов и до сих пор развивается и совершенствуется.

Офис компании располагается по адресу: г. Санкт-Петербург, улица Дегтярная д.5-7. По этому адресу располагаются все структурные подразделения компании.

Рис.1 - Местоположение компании

1.2 Подробная номенклатура услуг, тарифы

Перечень услуг, оказываемых компанией:

)        Международные и внутренние перевозки грузов.

Речь идёт о мелких партиях груза, таких, как коробки и палеты. Перевозки осуществляются как по России, так и по странам Европы и Азии.

Чаще всего компания работает на поставку грузов из-за границы на территорию России и/или с последующим транзитом через Россию. Перевозки осуществляются в основном автомобильным транспортом из-за удобства использования данного вида транспорта для перевозки мелких партий грузов, также при необходимости используется аренда грузовых мест на судах.

Тариф на перевозку в компании рассчитывается в программе "Магистр”, исходя из множества факторов. Эти факторы делятся на общие и специальные. Общие факторы: Стоимость груза, дальность перевозки, требования к срокам доставки. Специальные: требования к упаковке и маркировке груза, требования к безопасности, требования к дополнительному уходу за грузом в процессе транспортировки, требования о наличии специальных сертификатов, является ли груз негабаритным или опасным.

В среднем, при отсутствии специальных требований к грузам, тариф на перевозку в данной компании находится в разбросе от 150 до 250 долларов за паллету, чем больше паллет, тем, соответственно, меньше тариф.

Также в компании практикуются перевозки "На прямой контракт” и "На свой контракт”.

В первом случае, клиент (в дальнейшем - грузовладелец) сам предоставляет компании (в дальнейшем - перевозчику) необходимый пакет документов по грузу, в том числе таможенную декларацию, при этом расходы на таможенное оформление ложатся на грузовладельца.

Во втором случае, перевозчик сам занимается оформлением всех необходимых документов, клиент полностью доверяется компании, при этом, тариф на перевозку остается неизменным, но к стоимости перевозки добавляется стоимость оформления всех необходимых на таможне документов.

Компания перевозит в основном грузы, принадлежащие к группам 84 и 85 Товарной Номенклатуры Внешней Торговой Деятельности (в дальнейшем ТН ВЭД). Именно списком кодов ТН ВЭД пользуются таможенные органы для правильного начисления НДС и таможенных пошлин с различных видов грузов.

Спрос на услуги международных и внутренних перевозок в данной компании, в динамике за последний год, снизился в 2,7 раз. Это обуславливается обострением конкуренции на рынке перевозок и общим спадом потребности на перевозки в новых компаниях. Клиентами данной компании, в основном, являются: производители и поставщики комплектующих для сборки сложных механических изделий, например, станков (46% действующих контрактов фирмы); владельцы предприятий по ремонту сложной техники (20% контрактов), владельцы сложных в плане технического оснащения производств (20%), стоматологии, салоны красоты, мастерские по ремонту обуви и прочие мелкие предприятия (14%).

) Таможенное оформление грузов

В компании работают специалисты, которые занимаются точным определением таможенного кода любого товара и оформлением соответствующих документов, необходимых для таможенного оформления груза (TIR-Tarnet для европейских грузов и ГТД для грузов неевропейского происхождения).

Стоимость таможенного оформления, как и тариф на перевозку, зависит от наличия или отсутствия специальных требований к грузу.

Так, например, антенны от радиоприёмников (код ТН ВЭД - 8517699000), что, казалось бы, просто, требуют от перевозчика наличия сертификата, разрешающего перевозку, а соответственно и таможенное оформление именно таких антенн.

У компании присутствуют и другие сертификаты для перевозку грузов 84 и 85 групп ТН ВЭД, а соответственно, таможенное оформление таких грузов для данной компании сильно упрощается, что даёт компании право увеличить ставку на данный вид услуг.

Средняя стоимость таможенного оформления грузов составляет от 340 до 420 долларов. В случаях, когда необходимо оформление дополнительных сертификатов, это значение доходит до 600 долларов.

Таможенным оформлением грузов в данной компании пользуются все клиенты, пользующиеся услугами перевозки, соответственно, ситуация с распределением клиентов по отраслям экономики аналогичная, однако, ситуация со спросом отличается от предыдущей.

Существуют клиенты, которые не соглашаются на использование услуг перевозки в данной компании, но пользуются услугами по таможенному оформлениию. Такие клиенты везут груз до пограничного таможенного пункта либо сами либо с другим перевозчиком, а на таможне их встречает таможенный брокер и предоставляет клиенту весь необходимый ему спектр услуг. За счёт таких клиентов, спрос на данную услугу в динамике за последний год упал всего на 15%. Месяца с самым большим спросом за 2013 год-декабрь, с наименьшим - июль.

)        Предоставление складских услуг

У компании есть собственный склад в Финляндии, в городе Хельсинки, расположенный по адресу: Varova Oy Logistics area C2, Door C36.

На данном складе работает наемный финский экспедитор, который на прямую контролирует все поставки и отгрузки со склада и состояние груза. На складе производится консолидация мелких партий грузов для рационализации использования транспортных средств, а также временное и сезонное хранение товаров по договорам ответственного хранения.

Среднее значение стоимости услуг по хранению груза колеблется в интервале от 0,5 до 0,9 долларов за сутки, в зависимости от того, было ли место на складе зарезервировано на складе заранее по контракту, или же запрос на хранение поступил как срочный.

Спрос на данный вид услуг с каждым годом растёт. С 2011 по 2012 год количество перегруженного груза (вес) за год увеличилось на 19,3%, а с 2012 по 2013 эта же величина увеличилась на 32,1%.

Клиенты классифицируются следующим образом:

) Клиенты, воспользовавшиеся доставкой груза в данной компании только до склада, а не до потребителя, в следствии чего, груз остался временно на складе.

) Клиенты, пользующиеся только услугами ответственного хранения груза на складе, с перевозками в данной компании не связанные.

1.3 Инфраструктура

В компании работает всего 10 человек, в том числе:

)        Управленческий отдел:

А) Генеральный Директор, контролирующий работу всех сотрудников

Б) Ответственный за оформление документов

В) Ответственный за таможню

Г) Водитель

) Диспетчерский отдел:

Работники, ответственные за нахождение клиентов и диалог с ними до подписания договора перевозки, в том числе:

А) Диспетчеры по телефонным и e-mail переговорам

Б) Представители компании, посещающие выставки и мероприятия, где можно найти потенциальных клиентов и ответственные за прямой диалог с потенциальным клиентом.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ

Рис. 2 - Организационная структура предприятия с указанием спектра решаемых задач и ответственности

Весь отдел, ответственный за работу с по переговорам с клиентами управляется как единый, конкретные задачи ставятся всему отделу сразу. Моей задачей в этой фирме во время прохождения практики были прямые переговоры с клиентами.

1.4 Техническая оснащенность предприятия

Характеристика основных средств и перспективы развития.

У предприятия есть собственная и арендуемая техника:

Собственное основное средство предприятия для производства перевозок (основной деятельности) - Машина для перевозки грузов-Еврофура, вместимостью до 33 палет и грузоподъёмностью до 30 тонн. Недостаток этого транспортного средства в том, что на множестве российских дорог не разрешается проезд транспортным средствам,, суммарным весом более 20 тонн, в следствие чего, грузоподъёмность данной фуры используется всегда не полностью. Достоинство состоит в том, что такая фура оптимально подходит для перевозки мелких партий груза в паллетах, грузовместимость используется практически полностью при соблюдении ограничений по грузоподъёмности.

Также к основным средствам относится всё оборудование офиса компании.

Вспомогательное оборудование, напрямую не связанное с основной деятельностью предприятия:

К арендуемым основным средствам, а конкретно, технике, относятся: Автопогрузчики на складе для производства перегрузочных процессов, 2 штуки. Грузоподъёмность каждого 2 тонны. Достоинство-универсальность по месту, способу использования и времени. Недостаток - частый ремонт.

На данный момент предприятием уже была предпринята попытка внедрения новой техники - в 2010 году была приобретена ещё одна Еврофура, аналогичная имеющейся на данный момент, однако, уже в течении двух месяцев, расходы на её содержание не покрывались прибылью от увеличенного грузооборота, так как грузооборот компании недостаточно велик, чтобы приобретение ещё одной машины могло дать существенную выгоду.

Достоинство такой схемы на предприятии, по моему мнению-узкая специализация на мелких партиях грузов и, соответственно, большой опыт во всех тонкостях перевозки таких грузов.

На мой взгляд рационально было бы усовершенствовать склад и управление им, но предприятие не считает этот вид деятельности основным.

Недостатком является невозможность расширения предприятия на данный момент. Это обуславливается тем, что наиболее рациональное соотношение расходов на содержание транспортных средств, склада и управленческого аппарата, и доходов от всех видов деятельности уже достигнуто и любое увеличение производственных мощностей повлечет уменьшение прибыли. Уменьшение прибыли произойдет точно, от того, что возможный доход от любого усовершенствования не покроет возможные расходы.

Единственное возможное усовершенствование-увеличение численности диспетчерского отдела, но и оно не гарантирует увеличение количества клиентов, а соответственно, может быть сделано только на риск компании.

Информационные технологии, применяемые на предприятии в данный момент, ограничиваются локальной информационной системой под названием "Магистр”, которая позволяет рассчитать стоимость перевозки, стоимость таможенного оформления груза, НДС и таможенный сбор.

Перспективы развития, как я считаю, заключаются в разработке более крупной информационной системы, которая могла бы в дополнение ко всему вышеизложенному, просчитывать и показывать возможные маршруты доставки с учётом навигационных особенностей (ремонт, прекращение движения, объезды и т.п.).

1.5 Складское хозяйство и показатели его использования

Что касается складского хозяйства - у фирмы есть собственный склад в Финляндии в городе Хельсинки, точный адрес был указан выше.

На складе осуществляется хранение грузов и консолидация мелких партий грузов. На складе работает наёмный сотрудник-экспедитор, который не считается постоянным сотрудником фирмы. Экспедитор отвечает за общее качество оказания складских услуг. Система управления складским хозяйством - стандартная - ABC.

Показатели использования склада, которые применяет данная компания, следующие:

) Коэффициент использования складской площади

По данным на период Зима-Весна 2014 года этот показатель составляет: 13050 куб. м. /15000 куб. м. =0,87

2. Организация работы и документооборота на предприятии

2.1 Характеристика договоров перевозки, хранения

Договоры перевозки грузов оформляются данной фирмой на следующих условиях:

EXW - в случаях, когда клиент пользуется услугами компании только в отношении перевозки грузов, страхования груза чаще всего нет.

CIP - в случаях, когда клиент пользуется услугами компании только по перевозке грузов, при этом страхование присутствует, оплачивается продавцом или покупателем.- Для данной компании это почти тоже самое, что и при EXW, но более выгодно за счёт момента перехода рисков по грузу, страхование отсутствует.

FCA - Используется, когда клиент пользуется услугами как по перевозке, так и по таможенному оформлению. Страхование чаще всего отсутствует.

При этом таможенную декларацию может оформить клиент, можем данная фирма, в зависимости от желания клиента. Соответственно при условиях, когда оформляет фирма-стоимость перевозки увеличивается; инвойс-счёт-фактура на груз-всегда клиент, СМР-накладная на груз-всегда оформляет данная фирма.

Договор хранения - договор ответственного хранения.

2.2 Предпочтительные условия контрактов

Предпочтительным для данной фирмы является перевозка грузов таможенных групп 84 и 85: " Реакторы ядерные, котлы, оборудование и механические устройства; их части; Электрические машины и оборудование, их части; звукозаписывающая и звуковоспроизводящая аппаратура, аппаратура для записи и воспроизведения телевизионного изображения и звука, их части и принадлежности ”, так как фирма обладает множеством сертификатов на перевозку данных грузов. Так, например, для перевозки антенн для радиоприёмников, необходим отдельный сертификат, который есть далеко не у всех транспортных компаний, и наличие этого сертификата даёт фирме значительное преимущество. Предпочтительным условием поставки для фирмы является CPT, так как при таких условиях нет необходимости прибавлять стоимость перевозки до границы к инвойсовой стоимости контракта, тем самым упрощается определение таможенной пошлины и НДС и их величина соответственно уменьшается.

2.3 Претензии и рекламации предприятию

Так как фирма работает недавно, и старается сохранять хорошую репутацию, примеров арбитражных решений споров у неё не было. У фирмы был один случай требования о возмещении вреда со стороны клиента:

На ответственном хранении на складе в Хельсинки находился груз - Шпули-резка, стоимостью 5000 евро, при этом клиент постоянно пользовался услугами нашей компании со многими грузами. На складе случился пожар, шпули-резка сгорела полностью, клиент требовал полного возмещения стоимости.

Компания выплатила клиенту 50% стоимости утраченного груза, а остальные 50% предоставила в виде скидки с тарифа на перевозку других грузов клиента. Таким образом удалось избежать и суда, и потери клиента.

2.4 Ответственность предприятия и клиента

В случае невыполнения сроков поставки компанией, компания за свой счёт выясняет, по чьей вине произошла задержка. Если выясняется что виновна компания, клиенту делается скидка от стоимости перевозки в зависимости от времени просрочки. Если же выясняется что задержка произошла по вине клиента (неверно заполненные декларации, инфойс и другие документы; непредставление груза для перевозки в назначенные сроки), сроки доставки откладываются и клиент оплачивает фирме расходы по выяснению причин задержки, если таковые имеются. Тара для товаров всегда предоставляется клиентом, по получении груза, тара сдаётся вместе с грузом. Собственной многоразовой тары у предприятия нет, в случае необходимости, она берётся в аренду у сторонних организаций.

Клиент обязан в первую очередь поставить полный комплект документов (все документы по фирме, необходимые для таможенного оформления, документы по контракту купли-продажи, документы на поставку). Во всех документах должны быть указаны номера договоров и инвойса, к которым они прилагаются. Названия товаров, вес брутто и нетто должны совпадать во всех документах (инвойс, спецификация, сертификат, прайс-лист (если есть), техническая документация). Если какая-то позиция не совпадает - перевозка невозможна до корректировки клиентом.

Для не возникновения или разрешения споров по сохранности груза, по прибытии груза на склад, экспедитор нашей компании фотографирует груз со всех сторон и высылает на почту нашей компании, мы в свою очередь - клиенту. Далее, если претензий по качеству нет - наша машина везет груз, и грузополучатель осматривает его при приёмке. Таким образом контролируется состояние груза на всех участках следования.

Если же какие-либо споры всё же возникают, с клиентом в неофициальной форме связывается генеральный директор Виноградов С.О. и, представляя интересы фирмы, приходит к какому-либо соглашению по претензии.

2.5 Применение на предприятии информационных систем

На данном предприятии применяется одна специализированная программа для расчёта стоимости перевозки и таможенного оформления-"Магистр - Декларант”.

Преимущества перед аналогами:

Изящный и удобный интерфейс с мощной системой настроек.

На экране монитора реальные бланки документов.

Интерактивная система предупреждения ошибочных действий пользователя.

Полное и точное определение всех тарифных и нетарифных ограничений ввоза/вывоза на любую заданную дату.

Использование эффективных мастеров форм, позволяющих корректно и быстро оформить документы как опытному, так и начинающему декларанту.

Оптимальная компоновка документов.

Обеспечивается еженедельное обновление.

Программа для ВЭД "Магистр-Декларант" (таможенное оформление) позволяет произвести импорт всех документов, оформленных с помощью DOS-версии САО ГТД.

При разработке этого комплекса использовался не только многолетний опыт разработки и сопровождения аналогичного продукта для DOS, но и все новые возможности, которые даёт применение 32-разрядных операционных систем Windows и систем доступа в Internet.

Проведённый сравнительный анализ аналогичных программных продуктов для ВЭД, представленных в настоящее время на рынке, даёт основание утверждать, что данная разработка автоматизированного рабочего места по таможенному оформлению превосходит их по целому ряду параметров.

Универсальная программа для внутренней связи сотрудников в офисе:

Skype - программа для видео - и голосовых переговоров, также обмена текстовыми сообщениями между участниками конференции.

Универсальная программа для связи и e-mail переговоров с клиентами:

Thunderbird mail - программа в виде почтового ящика, служащая для e-mail переговоров с клиентами и потенциальными клиентами, электронного документооборота.

Ключевые возможности:

Рассылка неограниченному числу адресатов.

Адресаты не видят кому ещё было отправлено это же письмо.

Персонализация письма за счёт переменных. Составляется шаблонное письмо, где вместо Имени, Обращения, Дня Рождения и т.д. ставятся переменные, соответствующие полям в адресной книге.

Поддержка проверки условий на переменные (if|then|else)

Поддержка регулярных выражений (regexp)

)        Предприятие на данный момент балансирует на грани конкурентоспособности, в силу того, что из за необходимости содержания кадров и расходов по перевозочной технике, тарифы на перевозку у данной фирмы далеко не самые привлекательные, из за чего много клиентов отказывается от сотрудничества.

2)      Предприятию следовало бы вложить средства в разработку более совершенной информационной системы для просчёта стоимости перевозки и остальных расходов, системы, обладающей большим функционалом.

)        Кардинальное расширение штата сотрудников, расширение офиса компании на данный момент не требуется.

После прохождения практики, у меня возникли следующие предложения по совершенствованию управленческой практики:

) Нанять специалиста, занимающегося обучением отдела, ответственного за связь с потенциальными клиентами для совершенствования коммуникативных навыков и профессионализма отдела;

) Добавить к списку услуг, предоставляемых фирмой, услуги по сертификации с целью получения дополнительной прибыли и приобретения сертификатов на перевозку дополнительного ряда специализированных грузов.

) Расширить список направлений для перевозки грузов, существенно усовершенствовать грузоперевозки внутри страны различными видами транспорта.

Библиографический список

1.       Толкование сокращенных терминов Инкотермс 2010 // Умный логист Справочник // ИНКОТЕРМС 2010

URL: <http://www.umniylogist.ru/poleznoe/handbook/inkoterms-2010.html>

2.       Услуги, предоставляемые компанией, документы, необходимые для оформления грузов. Сайт компании "Промавтоматика” (бывший Cargo-Expres Service). URL: http://www.ces-logistic. spb.ru/service/

3.      Сайт компании "ТКС - Логистик”. ТН ВЭД ТС. толкование выбора товарного кода груза URL: http://www.tks.ru/db/tnved/tree

4. Бабурин В.А., Бабурин Н.В. Организация перевозок и управление работой флота: Учебник. - СПб., Издательский дом "Миръ", 2012. - 400 с.: илл.

. Уксусов С.А. Учебно-методическое пособие по прохождению организационно-управленческой практики студентами, обучающимися по специальности 190700.62 - "Технология транспортных процессов" и по специальности 180500.62 - "Управление водным транспортом и гидрографическое обеспечение судоходства". - СПб.: ГУМ и РФ им. адмирала С.О. Макарова, 2013. - 26 с.