Автоматизация учета в кафе-баре

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ НА ТЕМУ:

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА в кафе-барЕ (Ресторане)

Содержание

Введение

I. Специальная часть

. Постановка задачи

. Формализация

. Описание среды программирования

.1 Требования к техническому обеспечению

.2 Требования к программному обеспечению

. Методика разработки проекта

.1 Алгоритмизация задачи

.1.1 Описание алгоритма

.1.2 Структурная схема

.2 Программирование

.3 Аномалии и защитное программирование

.4 Тестирование и отладка

. Анализ результатов решения

. Инструкция пользователю

II. Экономическая часть

III. Заключение

IV.Литература

Введение

Кафе (Ресторан) <<Домбай>> предлагает всем желающим возможность вкусно и недорого перекусить, выпит в уютной обстановке чашечку ароматного кофе, посмотреть телевизор, насладиться приятной музыкой.

В этом кафе могут предложить разнообразное меню и вкусные коктейли. Все блюда из свежих качественных продуктов. Профессиональные повара покормят быстро и вкусно.

Кафе предлагает:

Горячие и холодные напитки

Мороженое

Горячие и холодные закуски.

Недорогие комплексные обеды

Принимаются заявки на корпоративное обслуживание (вместимость зала до 40 человек).

Кафе-бар работает более 5 лет и, конечно, накопила большой опыт в этой деятельности, а также высокий объем информации, для которой необходима систематизация.

Создание автоматизированного учета в баре в кафе-баре <<Домбай>> позволит сделать работу данного заведения более эффективной, упростит ввод и поиск нужной в работе информации, а также, соответственно, повысит уровень дохода кафе-бара.

Необходимо разработать программное приложение (посредством 1С), которое позволит вести автоматизированный учет в ресторане.

I. Специальная часть

. Постановка задачи

Задача дипломного проекта - разработать конфигурацию в среде «1С: Предприятие 8» для учета клиентов в кафе-баре, которая позволит:

·          Автоматизировать процедуру учета в баре.

·        Вводить и хранить данные о израсходованном количестве безалкогольных и спиртных напитков.

·        Формировать и выводить на печать документы для оформления и отчетные формы.

2. Формализация

Для решения, поставленной задачи необходимо провести формализацию задачи, как необходимый этап разработки задачи, который заключается в построении структуры справочников, схемы взаимосвязей документов со справочниками и описания алгоритмов обработки.

Структурная схема исполнения программы:

Схема 1. Структурная схема исполнения программы

Как правило, разработка проекта реализации задачи выполняется в несколько этапов, начиная с анализа той информации, которая является выходной (формы, отчеты). Только после выяснения структуры и состава этой информации, можно сделать вывод о структуре и составе справочников. Какие измерения и ресурсы необходимо создать в регистрах оперативного учета, данными какого характера будут заполняться, проводиться документы.

На следующем этапе уточняется структура полей в справочниках и документах, определяются правила ввода информации.

Затем происходит возврат к проектированию запросов для форм и отчетов, проектируются формы документов и отчетов. Уточняться измерения и ресурсы в регистрах оперативного учета.

На заключительном этапе создаются различные пользовательские меню, журналы документов, различные дополнительные обработки, определяются права пользователей. В процессе отладки и доработки, возможен возврат на любой этап процесса разработки.

В следующих разделах пояснительной записки все объекты задачи рассматриваются более подробно. Основные особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигураторе.

Отчеты, входящие в конфигурацию, позволяют оперативно получать необходимые регистры учета и представлять информацию в удобном для анализа виде.

. Описание среды программирования

«1C: Предприятие 8» является универсальной системой для автоматизации ведения учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности. Система программ «1C:Предприятие 8» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимся предприятиями.

«1С: Предприятие» является гибкой настраиваемой системой, с помощью которой можно решать широкий круг задач в сфере автоматизации деятельности предприятий. Специфические алгоритмы конфигурации описываются в системе «1С:Предприятие» при помощи программной компоненты Конфигуратор в программных модулях, содержащих тексты на встроенном языке системы.

Встроенный язык системы «1С: Предприятие» предназначен для описания (на стадии разработки конфигурации) алгоритмов. Результатом конфигурирования является Конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.

Конфигурацией в системе «1С: Предприятие» называется совокупность трех взаимосвязанных составных частей:

•        Структуры метаданных

•        Набора пользовательских интерфейсов

•        Набора прав

Метаданными в системе «1С: Предприятие» называется совокупность объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельность конкретного предприятия.

Под объектами метаданных понимается формальное описание группы понятий предметной область со сходными характеристиками и одинаковым предназначением.

Рассмотрим объекты метаданных, используемых в дипломном проекте:

•        Справочники - предназначены для работы с постоянной и условно постоянной информацией. Примерами справочников в дипломом проекте являются списки стран, предоставляемых туров, организаций -туроператоров, работающих с агентством, сотрудников и др.

•        Перечисления - используются для описания постоянных наборов значений, не изменяемых для конкретной конфигурации. На этапе конфигурирования можно описать практически неограниченное количество видов перечислений. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения.

Типичным примером перечислений, использованном в дипломном проекте, является тип клиентов (физические лица, юридические лица).

•        Документы - предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, прочие подобные события.

•        Отчеты и обработки - для описания отчетов и процедур произвольной обработки на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное количество форм отчетов. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов.

•        Регистры (компонента «Оперативный учет»)- предназначены для анализа остатков и движений средств в системе «1С: Предприятие».

Регистр представляет собой многомерную систему хранения остатков или оборотов. Каждый регистр на этапе конфигурации описывается набором измерений и ресурсов.

Под измерением понимается набор значений, которые детализируют движения средств, и в разрезе которых хранятся остатки; под ресурсом - числовая величина, которая является количественным или суммовым значением, отражающих размер движение (остатка).

Под пользовательским интерфейсом в системе «1С: Предприятие» понимается совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных - документами, справочниками, журналами и т.д. Как правило, пользовательский интерфейс создается для конкретной категории пользователей. Цель создания интерфейса - обеспечить быстрый доступ пользователей к той информации, которая необходима им в соответствии с их обязанностями.

Большинство объектов метаданных в системе «1С: Предприятие» могут иметь визуальное представление. В самом лучшем случае визуальное представление состоит из следующих частей:

•        Экранный диалог, используемый для ввода и редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных;

•        Печатная форма объекта метаданных (печатных форм может быть несколько)

•        Модуль формы - программа на встроенном языке системы «1С: Предприятие». Как правило, модуль формы содержит алгоритм построения печатной формы объекта метаданных, а также может выполнять обработку вводимой в диалог информации для целей входного контроля, выполнения расчетов и т.п.

3.1 Требования к техническому обеспечению

Для оптимальной работы рекомендуется использовать компьютер с процессором Intel Pentium-III или выше, и не менее 128 Мб оперативной памяти.

·      печатающее устройство;

·        VGA-совместимый дисплей (рекомендуется SVGA дисплей).

3.2 Требования к программному обеспечению

Для работы программы необходимо, чтобы на компьютере были установлены:

·      операционная Microsoft Windows 2000 или выше;

·        Программа 1С:Предприятие 8 (Многопользовательская версия).

4. Методика разработки программы

.1 Алгоритмизация задачи

.1.1 Описание алгоритма

Конфигурация «Автоматизация учета кафе-бар» разрабатывалось в среде в «1C:Предприятие 8» с нуля.

В ходе разработки программного приложения был создан следующий справочник:

Справочник «Сотрудники»

Таблица.

Программа имеет следующие документы:

документ «Поступление от поставщика». Данный документ предназначен для отражения операций поступления товаров от поставщиков. В табличной части документа после выбора номенклатуры устанавливается закупочная цена, потом процент наценки. При этом происходит автоматический расчет продажной цены. Ее можно откорректировать до нужного значения, после чего процент наценки автоматически будет пересчитан. При установке документом новых значений покупной и продажной цены они сохраняются и используются в дальнейшем для автоматической подстановки в данные строки табличной части документа при выборе соответствующей позиции номенклатуры. Помимо оприходования товаров от поставщиков, в случае изменения продажных цен осуществляется автоматическая переоценка остатков данного вида номенклатуры по всем партиям по всем складам.

документ «Возврат поставщику» предназначен для оформления возврата товаров поставщику. Документ оформляется на основании документа «Поступление от поставщика». По нажатию кнопки производится заполнение табличной части исходя из фактических остатков полученной от поставщика партии товаров на момент оформления возврата. После этого данные табличной части могут быть откорректированы для отражения точных данных по возврату. Возможен ручной ввод возвращаемых позиций, при этом осуществляется проверка наличия выбранных позиций на дату возврата по партии документа, на основании которого осуществляется возврат.

документ «Внутреннее перемещение» предназначен для отражения операций по перемещению товаров между складами (местами хранения).

документ «Переоценка» предназначен для установки новых продажных цен и осуществления автоматической переоценки по выбранным позициям номенклатуры всех партий по всем складам.

документ «Списание» предназначен для отражения операций по списанию товаров на расходы предприятия.

документ «Инвентаризация» служит для отражения излишков и недостач, относимых на счет учета расчетов с материально ответственными лицами. Специальная обработка ежедневно автоматически создает документы инвентаризация для оприходования недостающих материалов, используемых в производстве, и товаров, которые были проданы, но которых не было на остатках. Отражение недостач и не учтенных ранее излишков происходит в день проведения инвентаризации. Такой порядок позволяет получать ежедневные отчеты об остатках товаров в разрезе номенклатуры без отрицательных остатков. Это может быть полезно, например, для предоставления сведений в банк для кредитования под залог товаров в обороте. Результаты инвентаризации при таком подходе определяются за период от предыдущей до текущей инвентаризации. В случае установки новых продажных цен документ «Инвентаризация» осуществляет переоценку всех партий по всем складам позиций номенклатуры, по которым произошло изменение продажной цены.

документ «Производство» формируется ежедневно специальной обработкой, которая заполняет его табличную часть на основании данных о проданных за день позициях произведенной продукции. Допускается вхождение одного вида продукции в состав другого вида продукции (количество уровней вложенности не ограничено). При этом списываться будут конечные товары, купленные у поставщиков или оприходованные в результате инвентаризации, которые не являются результатом производства. Для каждой позиции продукции определяется технологическая карта (которая определяет состав и количество компонентов, необходимых для ее производства) и склад, с которого будут списываться ингредиенты и на который будет приходоваться выпущенная продукция. Продукция не остается на остатках на конец дня и подлежит списанию на продажи, за счет предприятия или за счет виновных лиц. В случае установки новых продажных цен документ «Производство» осуществляет переоценку всех партий по всем складам позиций номенклатуры, по которым произошло изменение продажной цены. После проведения в табличную часть документа заносятся (перезаполняются) данные фактической себестоимости (по столбцу покупной цены) по всем позициям продукции.

документ «Технологическая карта» создается для каждой позиции продукции для отражения состава и количества используемых для ее производства ингредиентов. Существует два вида заполнения технологической карты - брутто и нетто. В первом случае заполняется брутто-количество используемых ингредиентов (например, вес неочищенного картофеля), затем указывается коэффициент потерь количества брутто для получения количества нетто (процент потери веса картофеля при очистке для получения очищенного картофеля), после чего указывается процент потери веса нетто для получения готового блюда (процент потери веса при уварке или ужарке картофеля). Вариант нетто предполагает первоначальное заполнение количества нетто, после чего, с учетом указанных коэффициентов брутто и нетто осуществляется автоматический расчет количества брутто (количество, которое будет списываться со складов) и чистого веса ингредиента в составе готового блюда.

документ «Внутреннее перемещение списание» предназначен для отражения перемещения товаров из одного ресторана (кафе, бара), в другой ресторан (кафе, бар) той же сети, но с ведением учета в отдельной информационной базе данных. Это приводит к тому, что в текущей базе данных товар уходит с остатков. При последующей консолидации данных в централизованной информационной базе данных компании осуществляется проверка соответствия списания товаров в одном подразделении и оприходования в другом.

-документ «Внутреннее перемещение поступление» ставит на приход товары, полученные из другого подразделения той же компании, ведущего учет в отдельной информационной базе данных.

Данные этого документа должны соответствовать данным документа «Внутреннее перемещение списание» перемещающего подразделения. В случае установки новых продажных цен документ «Внутреннее перемещение поступление» осуществляет переоценку всех партий по всем складам позиций номенклатуры, по которым произошло изменение продажной цены.

Документ «Ввод остатков» используется в случае начала ведения учета в информационной базе с некоторого момента, на который уже существуют остатки товаров (например, в случае перехода с другой программы ведения учета), а также в случае обрезки информационной базы. Данный документ устанавливает покупные и продажные цены номенклатуры, которые будут использоваться в дальнейшем до очередного изменения.

документ «Установка цен меню». В программе реализован учет одновременно в покупных и продажных ценах. Это касается как товаров, приобретенных у поставщиков и подлежащих перепродаже, так и товаров, используемых в производстве продукции, и самой продукции. Такой подход позволяет, во-первых, осуществлять корректный перенос информации в бухгалтерскую базу данных, в которой учет товаров ведется с использованием счета 42 «Торговая наценка», а, во-вторых, производить ценообразование продукции на основании продажных цен ингредиентов (если в отношении разных групп ингредиентов предусмотрены разные наценки). При такой организации учета очередное поступление товаров с изменением покупной цены приводит (при фиксированном проценте торговой наценки) к автоматическому пересчету продажной цены. Покупные и продажные цены меняются у товаров, подлежащих перепродаже, а также входящих в состав продукции. Изменение цен бэкофиса происходит регулярно, в то время как цены меню (цены фронтофиса) должны пересматриваться с меньшей периодичностью. В связи с этим продажные цены бэкофиса и продажные цены фронтофиса представляют собой два параллельно существующих измерения. В любой момент их можно сопоставить для получения объективной информации о необходимости изменения цен меню. Это сопоставление и установка цен производится с помощью документа «Установка цен меню». Табличная часть заполняется по нажатию кнопки данными выбранной группы номенклатуры с отражением продажных цен бэкофиса и фронтофиса. После этого существует возможность сделать цены фронтофиса равными ценам бэкофиса и произвести ручную корректировку первых.

Программа имеет следующие отчеты:

Отчет «Остатки и движения товаров ресторан». Данный отчет предоставляет возможность анализа всего товародвижения в ресторане за выбранный период, включая информацию о начальных остатках, приходе, расходе, конечных остатках. Информация предоставляется по трем видам ресурсов - продажной стоимости, покупной стоимости и количеству. Таким образом, блок числовых данных отчета представляет собой таблицу, по столбцам которой располагаются начальный остаток, приход, расход и конечный остаток, а по строкам - продажная стоимость, покупная стоимость и количество. Существует возможность перемены местами расположения указанных элементов по строкам и столбцам, а также удаления ненужных на момент формирования отчета элементов или смены порядка их следования. В качестве измерений (разрезов аналитики) выступают: организация, подразделение, склад, номенклатура, партия, регистратор. Пример отчета с измерениями склад, номенклатура, с выбором двух складов - Суши и Бара и двух позиций номенклатуры - Абсент 1 и Абсент 3 представлен ниже.

 <#"791957.files/image003.jpg"> <#"791957.files/image004.jpg"> <#"791957.files/image005.jpg"> <#"791957.files/image006.jpg"> <#"791957.files/image007.jpg"> <#"791957.files/image008.jpg"> <#"791957.files/image009.jpg"> <#"791957.files/image010.jpg"> <#"791957.files/image011.jpg"> <#"791957.files/image012.jpg"> <#"791957.files/image013.jpg"> <http://profacsys.ru/wp-content/uploads/2010/11/ChoiseN2.jpg>

При первоначальном открытии формы появляются группы и позиции номенклатуры верхнего уровня. При нажатии на кнопку группы номенклатуры происходит перезаполнение гряды кнопок дочерними группами и позициями номенклатуры. При нажатии на кнопку позиции номенклатуры происходит ее добавление в табличную часть формы подбора. При количестве элементов, превышающем 18, существует возможность просмотра следующих 18 позиций путем нажатия кнопки со стрелкой влево, равно как и возможность возврата к предыдущим 18 позициям нажатием кнопки со стрелкой вправо. Возврат к более высокому уровню иерархии осуществляется нажатием кнопки со стрелкой вверх, расположенной в нижнем левом углу формы.

Нажатием кнопки «OK» осуществляется закрытие формы подбора с добавлением позиций из таблицы подбора в табличную часть документа «Чек ККМ» . До этого момента существует возможность корректировки табличной части подбора. Навигация осуществляется с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз, расположенными справа от табличной части, а удаление строк с помощью кнопки «Удалить». При нажатии кнопки «Отмена» форма подбора закрывается без добавления позиций в табличную часть документа «Чек ККМ».

Будет ли попадать группа или позиция номенклатуры в диалог подбора определяется установкой признака «Горячая позиция» в карточке номенклатуры.

Кнопка «Печать заказа» документа «Чек ККМ» отправляет заказ на сервисные термопринтеры. Для каждой позиции номенклатуры в ее карточке указывается принтер, на который будет производиться печать заказа. Соответственно при нажатии данной кнопки осуществляется печать заказов сразу на нескольких принтерах (количество принтеров не ограничено). Позиции, по которым напечатали заказ, отмечаются, и в последующем, после добавления новых позиций в тот же документ, при печати заказа не повторяются.

Кнопки формы документа «Чек ККМ» «Изменить количество» и «Удалить строку» доступны только под правами персоны «Администратор ресторана» и предназначены для корректировки уже добавленных в табличную часть позиций. При уменьшении или удалении позиций номенклатуры появляется диалог выбора причины удаления - «Ошибка ввода» или «Отказ покупателя», и после выбора причины отмененные позиции заносятся в отдельную табличную часть документа, с указанием автора и причины удаления.

Заключение

Полный перенос данных в программу ведения бухгалтерского учета позволяет существенно облегчить работу бухгалтерии по отражению операций товародвижения и расчетов с поставщиками, повысить оперативность формирования бухгалтерской отчетности.

Обмен данными между двумя подсистемами программы автоматизации ресторана базируется на использовании инструментов распределенных информационных баз 1С: Предприятие 8. Это означает, что:

все данные, подлежащие переносу, собираются в одном XML-сообщении;

существует возможность автоматической архивации передаваемых данных с возможностью защиты архива паролем;

используется механизм гарантированной доставки сообщений, согласно которому отправляющий узел будет включать подлежащие передаче объекты в сообщение до тех пор, пока не получит от принимающего узла информацию о том, что сообщение, содержащее данные объекты, прочитано;

размер файлов обмена оптимизирован за счет того, что в сообщения включаются только измененные данные;

в случае, если произведено изменение конфигурации головной базы данных, в подчиненную базу данных в сообщении обмена будет автоматически передано это изменение, и только после обновления конфигурации подчиненной базы данных станет возможным чтение входящего сообщения

Срок окупаемости конфигурации 1 месяц.

Литература

·   А. Михайлов, «1С. Предприятие 7.7 “Системное программирование”, 2-ое издание, Изд-во фирмы БХВ-Петербург,2012 г.

·        Байдаков В., Дранищев В, Краюшкин А, Кузнецов И, Лавров М, Моничев А.1С: Предприятие 8.0 Описание встроенного языка. В 4-х томах.- М.: Фирма «1С», 2004. -2575с.

·        Практическое пособие. - М.: ООО”1С-Паблишинг”, 2010. -286 с.: ил.