Автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж торговой организации

Введение

На данном этапе развития человеческого общества наиболее ярко выражен переход к всеобщей информатизации, внедрению компьютерных и информационных систем во все сферы и области деятельности человека. В связи с этим решение проблем использования современных, перспективных методов и средств обработки информации в практической деятельности приобретает первостепенное значение.

Целью дипломного проекта является автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж торговой организации (на примере компании ООО «Интер-М»). Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

-   анализ деятельности компании и отдела продаж;

-   описание состояния информационной системы компании;

-   декомпозиция бизнес-процессов протекающих в отделе продаж;

-   проектирование информационной системы для решения комплекса задач менеджера отдела продаж;

-   программная реализация комплекса задач;

-   расчет экономической эффективности проекта.

В первой главе отражены результаты анализа деятельности компании, которые включают: общую характеристику отдела продаж, описание и анализ протекающих на объекте бизнес-процессов методом функционального моделирования IDEF0, описание текущего состояния информатизации на объекте, формулирование комплекса задач для последующего проектирования, обзор и анализ альтернативных проектных решений для аналогичных задач и выбор варианта решения поставленных задач на основе рассмотрения различных подходов.

Во второй главе содержится проектная часть. В ней представлены решения по реализации комплекса задач. Развернуто представлена постановка задачи и описана ее суть. Рассмотрены входная и выходная информация. Представлена информационно-технологическая схема решения поставленной задачи. Описаны объекты конфигурации и пользовательский интерфейс.

В третьей главе представлена программная реализация и расчет экономической эффективности решения данной задачи. Составлено руководство пользователя. Помимо этого, в главе описаны основные требования к безопасности жизнедеятельности.

В заключении сформулированы основные выводы по результатам дипломного проектирования, а также рассматриваются возможные пути по повышению эффективности разработанной информационной системы.

1. Анализ деятельности ООО «Интер-М»

1.1 Общая характеристика деятельности предприятия

информационный программный бизнес продажа

Основным направлением деятельности компании ООО «Интер-М» является оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения. Компания имеет в долгосрочной аренде как офисные помещения, так и оборудованный склад.

Изначально деятельность компании была ориентирована на работу с крупными поставщиками и фармдистрибуторами, для чего были заключены прямые договора с производителями, такими как Фармакор продакшен, Санофи-Авентис, Байер и другие. Что на начальном этапе позволило сократить издержки по оплате труда и транспортные расходы.

Однако, в 2013 году, было принято решение о выходе на мелкооптовый рынок, то есть продажи в аптеки и медучреждения с децентрализованным хранением товаров. Для этого было увеличено количество сотрудников отдела сборки и комплектации, транспортного отдела, а так же увеличен автопарк. Данный шаг так же потребовал увеличения отдела коммерческих продаж, с последующим выведением отдела по работе с мелкооптовыми учреждениями в самостоятельное подразделение.

Помимо оптовых коммерческих продаж, компания так же занимается поставками лекарственных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ), участвует в тендерах гос. закупок, а также поставкой лекарственных средств под заказ.

Схема организационной структуры компании представлена на Рис. 1.1.

Непосредственным руководством организации занимается генеральный директор, у него в подчинении находятся руководители департаментов.

Рис. 1.1 Схема организационной структуры компании ООО «Интер-М»

В бухгалтерию входят два отдела:

-   отдел по учету движения товаров и расчетов с поставщиками, который занимается учетом хозяйственной и финансовой деятельности организации;

-   отдел по работе с персоналом, в обязанности которого входит учет расчетов по оплате труда и прочим операциям

Так же в обязанности бухгалтерии входит налоговый учет.

Департамент маркетинга играет ключевую роль в структуре нашей организации, так как этот отдел занимается анализом и планированием деятельности организации.

-   отдел закупок занимается непосредственно работой с поставщиками лекарственных средств и изделий медицинского назначения;

-   отдел маркетинга включает в себя две группы: группу аналитики, занимающуюся долгосрочным и краткосрочным планированием, и группу планирования товарного запаса и расценки, которая, основываясь на данных группы аналитики, информации от отдела продаж и анализа рынка, планирует товарный запас и формирует ценовую политику организации.

Департамент ИТ обеспечивает информационную поддержку и бесперебойное функционирование информационных систем компании, состоит из:

-   службой информационной и технической поддержки, которая занимается решением текущих проблем пользователя, не связанных с алгоритмом работы информационных систем;

-   отдел поддержки и развития 1С, которые занимаются непосредственно созданием, настройкой и исправлением модулей 1С, в соответствии с потребностями фирмы.

Департамент логистики, самое многочисленное и наиболее затратное подразделение, в него входят:

-   отдел сборки и комплектации;

-   отдел маршрутизации, который отвечает за планирование, организацию и контроль по доставке заказов клиентам;

-   транспортный отдел занимается непосредственно транспортным обеспечением работы компании.

Департамент продаж работает напрямую с клиентами компании состоит из:

-   отдела продаж по СЗФО, осуществляемым мелкооптовую торговлю.

-   отдела продаж ключевым клиентам, работающим с крупными клиентами.

Служба хозяйственного обеспечения осуществляет обслуживание помещений офиса и склада компании ООО «Интер-М», обеспечивает его хозяйственные и социальные потребности.

Так как основным видом деятельности компании являются продажи, то для оценки основных показателей деятельности, рассмотрим динамику продаж, представленную в таблице 1.1.

Как видно из приведённой таблицы в продажах отмечен небольшой рост, который, однако, сглаживается инфляционными процессами. В прочем, справедливости ради стоит указать на общий спад в отрасли в 2013 г.

Таблица 1.1. Динамика продаж за 2012, 2013 гг.

Показатели	Янв.	Фев	Март	Апр.	Май	Июнь	Июль	Авг.	Сен	Окт.	Нояб.	Дек.
Продажи в 2012 году млн. руб.	6,54	7,39	9,45	9,3	12,79	10,75	10,89	11,6	12,96	11,78	11,22	9,28
Продажи в 2013 году млн. руб.	7,78	8,54	9,08	9,96	13,89	11,91	11,42	11,8	13,87	11,57	10,65	11,35
Прирост продаж, млн. руб.	1,24	1,15	-0,37	0,66	1,10	1,16	0,53	0,19	0,91	-0,21	-0,57	2,07
Прирост продаж, %	19 %	16 %	-4 %	7 %	9 %	11 %	5 %	2 %	7 %	-2 %	-5 %	22 %
Кол-во ЮФЛ	27	28	29	28	28	28	27	29	28	30	30	29
Ср.отгрузка с 1 ЮФЛ, тыс. руб.	288	305	313	356	496	426	423	407	496	386	355	392
Прирост ср. отгрузки с 1 ЮФЛ, %		6 %	3 %	12 %	28 %	-17 %	-1 %	-4 %	18 %	-28 %	-9 %	9 %

На основании сложившейся ситуации, руководством ООО «Интер-М» было принято решение о выходе на аптечный рынок, для увеличения объёмов продаж.

1.2 Описание деятельности отдела продаж

Департамент продаж состоит из двух структурных подразделений: отдела продаж и отдела продаж ключевым клиентам.

Во главе департамента стоит руководитель департамента, который подчиняется непосредственно генеральному директору. В задачи руководителя входит общее руководство подразделением, и участие в принятие стратегических решений в руководстве организации.

В отделе продаж ключевым клиентам работают три специалиста, которые находятся в подчинении у руководителя департамента.

В отделе продаж, на данный момент работают четыре сотрудника: два специалиста, и два помощника специалиста, координатора. Один из специалистов является ведущим специалистом, то есть он подчиняется руководителю департамента, а остальные сотрудники отдела, находятся у него в подчинении. В ближайшее время планируется увеличение штата данного отдела, еще двумя специалистами и двумя координаторами.

В обоих отделах у специалистов одинаковые обязанности:

-   поиск и привлечение новых клиентов;

-   заключение договоров с новыми клиентами и поддержания старых в актуальном состоянии;

-   прием и обработка заказов покупателя;

-   контроль за своевременным исполнением заказа;

-   контакт с клиентом и решение его проблем внутри компании;

-   контроль дебиторской задолженности;

-   выполнение плана продаж и плана по приходу денежных средств;

-   информирование клиентов о проводимых компанией рекламных и маркетинговых акциях.

Координатор выполняет вспомогательные функции и выполняет задания специалиста, а в случае его отсутствия полностью берет на себя его обязанности.

Для привлечения клиентов специалист, как правило, использует несколько способов. Первоначально, когда специалист только устраивается, он привлекает клиентов из своей наработанной базы, в последствии, общаясь со своими клиентами узнает ситуацию на рынке для поиска потенциальных покупателей. Так же специалист должен отслеживать средства массовой информации, такие как специализированные издания и интернет ресурсы, для поиска новых клиентов. В свою очередь компания сама публикует информацию о своей деятельности в таких средствах массовой информации, что бы заинтересованный покупатель сам мог связаться с представителе фирмы.

После первичного общения и проявления заинтересованности в товарах, предлагаемых организацией, менеджер должен согласовать коммерческие условия торговли с данным клиентом, основываясь на предполагаемых объемах, способах и сроках оплаты и стратегических интересах компании. На основании этих договоренностей составляются персональный прайс-лист и договор, утверждаемый руководителем департамента.

Заявки на закупку товаров поступают как по телефону, так и по электронной почте. Приняв заявку менеджер проверяет реестр договоров на существование и актуальность договора с контрагентом, после чего заполняет готовые формы счета-фактуры и товарной накладной, которые отправляет на склад для сборки и комплектации заказа. Если клиент работает по предоплате, то специалист выставляет счет на оплату клиенту. После подтверждения оплаты, производиться отгрузка товара. Если же клиент работает с отсрочкой платежа, то отгрузка производится в то время в которое необходимо покупателю, после чего, сотрудник отдела продаж, должен отслеживать поступление денежных средств.

В случае возникновения проблем заказчик контактирует только со своим специалистом, который, в свою очередь, должен самостоятельно разрешить все трудности возникшие внутри компании.

1.3 Описание состояния информатизации компании

Первоначально информационная сеть компании была спроектирована как простая двуранговая сеть. Все файлы к которым был необходим совместный доступ, такие как реестр договоров и картотека клиентов, находились на одном из компьютеров сети, выполняющем роль файлового сервера, в папке с открытым доступом. В случае внесения изменений, пользователь открывал файл, редактировал, после чего сохранял файл в общей папке, в связи с чем в это время остальные пользователи не могли пользоваться этим файлом. Так же такой способ хранения не позволял осуществлять контроль доступа, в следствие чего любой сотрудник, имеющий доступ к папке мог свободно редактировать файлы.

Вся работа с файлами осуществлялась средствами программного пакета MS Office, в частности MS Excel и MS Word.

Однако, в связи с расширением компании и выходом на новые рынки сбыта, было принято решение об автоматизации деятельности организации. Для чего, исходя из текущих потребностей с учетом ближайших перспектив был приобретен сервер производства HP модель Proliant DL180R06 под управлением 2-х процессоров Intel Xeon E5645 6C 2.4Ghz(12Mb) на который была установлена СУБД Microsoft SQL Server.

Рис. 1.2 Схема информационной сети ООО «Интер-М»

Взаимодействие пользователя с сервером осуществляется с использованием технологии терминальных подключений, которая возможна под управлением операционной системы Windows Server 2008 R2 Standard Edition (Рис. 1.2). Такой формат взаимодействия обеспечивает такие преимущества как: резерв производительности и масштабируемости, возможность использования для полноценной и безопасной работы систем на базе Windows, а также достижение максимального уровня защиты информации и данных при значительном снижении затрат. Пользователь устанавливает терминальное соединение с сервером и запускает приложение 1С: Предприятие в рамках терминальной сессии.

Для организации корпоративной почты компания пользуется услугами сторонней организации NextMail, которая, в рамках корпоративного почтового решения NextMail, предоставляет:

-   Доступ к почте через web-интерфейс.

-   Поддержка протоколов IMAP, POP3 и SMTP - возможность использования почтовых программ.

-   Подключение дополнительных почтовых ящиков (расположенных на других доменах) по протоколу POP3.

-   Маршрутизация входящей корреспонденции в пределах ящика.

-   Неограниченный размер письма.

-   Антивирусная проверка входящей почты.

-   Спам-фильтрация входящей корреспонденции.

-   Доступ по защищенным каналам связи.

-   Настраиваемый уровень безопасности.

1.4 Описание бизнес-процессов отдела продаж

Для лучшего понимания организации работы отдела продаж компании ООО «Интер-М» рассмотрим бизнес-процессы, происходящие в данном подразделении (Рис. 1.3).

Основные документы, регулирующие деятельность подразделения это:

-   внутренние инструкции организации - основные правила регламентирующие деятельность внутри компании, обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации;

-   правовые акты РФ - правовые и законодательные акты Российской Федерации, регламентирующие деятельность в отрасли;

Входящие документы:

-   заказ покупателя - обращение к специалисту отдела с желанием приобрести товары, как первичное, так и постоянных клиентов компании;

-   реестр договоров - реестр уже заключенных и подписанных договоров;

-   общий прайс-лист - прайс-лист предоставляемый группой расценки для формирования индивидуального прайса клиента в соответствиями с условиями работы с покупателем;

-   картотека клиентов - документ содержащий карточки клиентов в которых указана информация по клиентам - условия работы, реквизиты и прочее;

-   реестр прихода д/с - реестр, создаваемый бухгалтерией, на основе поступления денежных средств в кассу и на расчетный счет организации.

Рис. 1.3 Контекстная диаграмма бизнес-процесса «Выполнить заказ клиента»

Исходящие документы:

-   карточка клиента - документ содержащий информацию по клиентам (условия работы, реквизиты и прочее);

-   договор - согласованный, заверенный и подписанный договор на поставку товара;

-   счет-фактура - документ необходимый для учета в бухгалтерии поставщика и покупателя;

-   товарная накладная - документ для проведения сборки и комплектации товара на складе;

-   аналитические отчеты - отчеты о проделанной работе за отчетный период.

Ресурсами используемыми в отделе являются сотрудники компании, в лице менеджеров и руководителя отдела продаж, и программное обеспечение MS Office.

Проведем процесс функциональной декомпозиции для детального изучения бизнес-процессов отдела.

Рис. 1.4 Декомпозиция контекстной диаграммы «Выполнить заказ клиента»

При обращении в компанию, с целью приобрести товар, клиент обращается к менеджеру отдела продаж. В случае заинтересованности покупателя в приобретении товара создается «заказ покупателя» в котором содержится список товаров и их количество, для этого менеджер использует шаблон в формате файла MS Excel, который запускает процесс «Зарегистрировать клиента» (Рис. 1.4).

Менеджер при помощи картотеки клиентов, файл в формате MS Excel, проверяет, существует ли карточка клиента. Если карточка уже есть, то специалист переходит к процессу «Контроль и оформление договоров». Если же карточки нет, то в соответствии с внутренними инструкциями создается карточка клиента, которая входит в общую картотеку, и запускается процесс «Оформить условия взаиморасчетов».

Рис. 1.5 Декомпозиция бизнес-процессов «Оформить условия взаиморасчетов»

Процесс «Оформить условия взаиморасчетов» (Рис. 1.5) делится на четыре подпроцесса. На основании карточки клиента создается проект коммерческих условий, которые согласовываются с заказчиком. После согласования на основании общего прайс-листа, ценовой политики организации и согласованных коммерческих условий клиенту устанавливается персональный прайс-лист. Все эти действия требуют утверждения руководителем департамента, после чего согласованные условия запускают процесс «Контроль и оформление договоров».

Процесс «Проконтролировать и оформить договор» имеет два варианта запуска.

Первый, когда, в процессе «Зарегистрировать клиента», было установлено, что карточка клиента уже заведена, запускает, на основании заказа покупателя, процесс «Проверить срок и наличие действующего договора». Специалист отдела продаж, при помощи реестра договоров, проверяет срок действия текущего договора и, если все в порядке, то переходит к процессу «Оформить продажу», иначе запускается процесс «Создать новый договор».

Второй вариант запуска процесса предполагает отсутствие действующего договора и запускается либо на основе согласованных условий из процесса «Оформить условия взаиморасчетов», либо на основании утратившего силу старого договора. Менеджер на основе типового шаблона договора, файл в формате MS Word, составленном в соответствии с законодательством Российской Федерации, создает новый договор, который необходимо утвердить руководителем департамента (Рис. 1.6). После чего данный договор регистрируется в реестре договоров как действующий.

Рис. 1.6 Декомпозиция бизнес-процессов «Проконтролировать и оформить договор»

Процесс «Оформить продажу» (Рис. 1.7) запускается на основе заказа покупателя. Состоит из следующих процессов: «Создать счет на оплату», «Проконтролировать приход денежных средств» и «Отгрузить заказ покупателю».

В процессе «Создать счет на оплату», на основании заказа покупателя и персонального прайс-листа, менеджер рассчитывает стоимость заказанных товаров. Данная процедура происходит путем заполнения шаблона файла MS Excel, в которые менеджер вносит данные о заказанной номенклатуре, ее стоимости, для данного клиента и количестве. На выходе получаем счет на оплату, который отправляем покупателю для оплаты заказа.

Рис. 1.7 Декомпозиция бизнес-процессов «Оформить продажу»

На основе файла реестра прихода денежных средств, присылаемом ежедневно бухгалтерией, менеджер производит контроль прихода денежных средств, и, в случае, поступления оплаты он должен отгрузить заказ покупателю для чего специалист заполняет товарную накладную, готовый шаблон в формате MS Excel, на основании которой склад производит сборку и комплектацию, и счет-фактуру, так же в виде файла MS Excel, которая необходима для ведения бухгалтерского учета как покупателю так и поставщику, и делает отметку в реестре счетов об оплате и отгрузке заказа.

Также в обязанности сотрудников отдела продаж входит составление аналитических отчетов за отчетный период, таких как: отчет по клиентам, отчет по продажам, отчет по оплате.

Данные отношения возникают каждый раз при обращении клиентов в отдел продаж.

1.5 Обоснование необходимости автоматизации комплекса задач

Проведя анализ деятельности отдела продаж компании ООО «Интер-М», был выявлен ряд существенных недостатков, которые негативно влияют на деятельность департамента. Рассмотрим основные их них.

Практически вся деятельность отдела осуществляется в, так называемом «ручном режиме» - все документы, необходимые для работы, специалист заполняет вручную, используя программные средства MS Word и MS Excel. Также эти программные продукты используются при последующем анализе деятельности отдела.

Большое количество «ручного» труда ведет к временным задержкам оформления заказов, ошибках при заполнении документов и произведении расчетов. Так же необходимо отметить, что при такой организации деятельности серьезно затруднен обмен информацией между подразделениями.

Рассмотрим текущие способы работы отдела продаж ключевым клиентам, и оценим, возможность использования текущих методов, в свете расширения рынков сбыта компании путем выхода на аптечный рынок.

Как видно из приведенной выше таблицы (Таблица 1.1, стр. 8) количество контрагентов, совершающих заказы в ООО «Интер-М», в месяц, не превышает тридцати, при этом, среднее количество заказов от одного покупателя составляет десять заказов в месяц. Малое количество заказов обусловлено спецификой работы с оптовиками, которые совершают крупные разовые закупки. При наличие большого товарного остатка на складе, в пиковый сезон, осенне-зимний период, количество заявок, на одного менеджера, может достигать десяти заявок в день. При текущем алгоритме работы, описанном в разделе описания бизнес-процессов, специалист не успевает справляться со своими обязанностями, в течение рабочего дня, и ему приходиться оставаться сверхурочно, что так же негативно сказывается как на качестве работы, так и на психоэмоциональном состоянии работника.

Благодаря малому количеству контрагентов не требуется специальное программное обеспечение для проведения анализа деятельности отдела, можно обойтись средствами MS Office, хотя и за счет увеличения времени и трудозатрат.

Образование новой структуры в виде отдела продаж, который будет работать с аптеками, требует изменения информационной структуры компании, так как только в начале своего существования отдел планирует привлечь около ста клиентов, из которых треть будет делать заказы ежедневно, треть дважды - трижды в неделю и оставшаяся часть один раз в неделю. Таким образом только в один день количество заказов в среднем будет составлять 50-60 заказов, а в пиковый день, понедельник, будет достигать ста. В дальнейшем по мере увеличения клиентской базы количество заказов будет увеличиваться пропорционально росту количества клиентов. Только в Санкт-Петербурге, по приблизительным оценкам, количество юридических лиц, занимающихся фармацевтической деятельностью, составляет около 400, при том, что в некоторые из них, входит до 50 торговых точек, а в случае с «Фармакором» эта цифра достигает 100.

Выход на новый рынок так же требует значительного расширения ассортиментной матрицы и, как следствие оперативный контроль и мониторинг товарных запасов, что невозможно сделать при существующем положении в компании.

Аналитическая деятельность, используя MS Office, то же становиться невозможной, в связи с тем, что только заполнение такого объема информации вручную потребует колоссальных временных затрат и, как следствие, приведет к большому количеству ошибок.

Исходя из выше сказанного было принято решение об автоматизации компании в целом и отдела продаж в частности. В связи с этим составим список задач, подлежащих автоматизации в отделе продаж:

-   учет заказов покупателя;

-   учет отгрузки заказов;

-   ведение данных о клиенте;

-   контроль дебиторской задолженности;

-   контроль актуальности действующих договоров;

-   контроль выполнения плана продаж;

-   планирование продаж;

-   планирование прихода денежных средств;

-   анализ продаж;

-   анализ прихода денежных средств;

-   анализ деятельности менеджера.

 

.6 Анализ альтернативных вариантов автоматизации

Для автоматизации комплекса задач менеджера отдела продаж ООО «Интер-М» было принято решение использовать технологию типового проектирования в сочетании со средствами автоматизации отдельных этапов. Такое сочетание технологий позволяет достичь оптимальных сроков и высокого качества разработки программного средства.

Для решения поставленных задач есть два варианта решения: закупка готового программного обеспечения и доработка его под нужды компании или разработка нового программного средства.

В настоящий момент на рынке представлено большое количество программных продуктов для автоматизации деятельности организаций. Так как перед руководством компании стояла задача комплексной автоматизации организации, рассмотрим наиболее популярные средства для реализации поставленных задач. Наибольшее распространение получили решения от таких компаний как SAP, Microsoft и 1С. Остановимся подробнее на продуктах этих компаний.

Компания SAP предлагает полнофункциональное ERP-решение, которые представляют собой набор модулей и пакетов. Данные модули можно развертывать по мере необходимости. Что дает компаниям возможность внедрять только тот набор инструментов, который им необходим для проведения управления организацией, и в тот момент, когда в этом появляется потребность. Возможность подключения новых модулей реализована за счет технологии интеграции SAP NetWeaver. В решение SAP ERP входят такие модули как [16]:

-   SAP ERP Financials;

-   SAP ERP Human Capital Management;

-   SAP ERP Operations;

-   SAP ERP Corporate Services.

Стоимость ERP-решения на базе SAP составляет от 155 до 400 тысяч евро, при том, что затраты на внедрение и поддержку SAP ERP не разглашаются в открытых источниках, однако многие аналитики указывают на то, что они находятся в диапазоне от 200 до 300 % от стоимости лицензий или от 370 тысяч до 1 млн евро. Такие высокие затраты окажутся непосильным бременем для бюджета нашей организации, помимо стоимости так же необходимо обучение сотрудников, что так же отрицательно сказывается на целесообразности приобретения данного программного продукта.

Рассмотрим продукт компании Microsoft, Dynamics AX (ранее Axapta) - данная система является комплексом управления предприятием класса ERP II для крупных и средних компаний. В этой системе реализовано управление финансами, товарно-материальными потоками, отношениями с клиентами, персоналом и другими областями деятельности компании. В основе Axapta лежат технологии и принципы программного обеспечения Microsoft, что дает возможность строить современные бизнес-решения, интегрированные с уже работающими практически в каждой компании приложениями, а следовательно, значительно сократить ресурсы, необходимые для обучения сотрудников, и дать им возможность сосредоточиться на достижении целей бизнеса [11].

Как правило, стоимость лицензии в расчете на одно рабочее место составляет 1600-2500 евро. Из чего следует, что пакет на 50 пользователей будет стоить примерно 80 - 125 тыс. евро. Помимо этого следует учитывать стоимость внедрения, которая, в среднем, составляет 150-200 % от стоимости лицензий. Исходя из выше сказанного, общая стоимость может составляет от 140 до 265 тыс. евро, что так же выходит за рамки бюджета компании ООО «Интер-М».

Наибольшее распространение, на территории стран СНГ, в сфере малого и среднего бизнеса, получила система программ «1С: Предприятие 8» которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Архитектура системы «1С: Предприятие 8» нацелена на то, чтобы значительно ускорить и унифицировать как саму разработку прикладных решений, так и их сопровождение. Повышение уровня абстракции, четкое разделение на платформу и прикладное решение, построение прикладного решения на основе метаданных - все это позволяет перейти от технических и низкоуровневых понятий к более содержательным и высокоуровневым, а значит приблизить их к языку пользователей и специалистов в предметной области. Благодаря тому, что все прикладные решения строятся на основе определенной модели, решаются и традиционные задачи, связанные с производительностью, эргономикой, функциональностью и т. д. [10].

Стоимость лицензий на 50 рабочих мест составляет 295 тысяч рублей, лицензия на сервер для двух ядер стоит 85 тысячи рублей, что соответствует возможностям компании.

Помимо стоимости немаловажную роль играет распространенность данного программного продукта, так как не требуется переобучение сотрудников компании и не вызовет серьезных затруднений поиск сотрудников для технического обслуживания информационной системы.

Дополнительных изменений в конфигурацию компьютеров сотрудников компании вносить не требуется, так как все компьютеры удовлетворяют требованиям к аппаратному обеспечению для работы «1С: Предприятие 8» в тонком клиенте [15]:

-   процессор Intel Pentium Celeron 1800 Мгц и выше;

-   оперативная память 256 Мб и выше;

-   жесткий диск 40Гб и выше;

-   устройство чтения компакт-дисков;

-   USB-порт;

-   SVGA-видеокарта.

Исходя из выше сказанного, реализация проекта по обеспечению автоматизации процессов отдела продаж, средствами «1С: Предприятие 8» позволит сократить время проектирования и внедрения, обеспечит функциональную полноту и позволит вписать стоимость информационной системы в бюджет компании.

2. Проектирование комплекса задач менеджера отдела продаж

2.1 Постановка задачи

Проектируемый модуль информационной системы должен решать следующие задачи:

.        Учет заказов покупателя.

На основании, полученного файла заказа в системе создается документ «заказ покупателя», в который заносится информация содержащаяся в файле заказа, такая как список номенклатуры, количество и цена. Привязка осуществляется по коду контрагента. Каждый файл заказа содержит уникальный номер, который, так же, используется в базе, для осуществления идентификации и защиты от сбоя, в случае ошибочно задублированного заказа.

.        Учет отгрузки заказов.

Для учета отгрузки заказов используется документ «счет». Счет создается на основании документа «заказ покупателя», на этом этапе в счет подвязывается номенклатура и цена из прайса выставленного контрагенту. В счете также содержится информация о контрагенте и список отгруженных позиций. Данный документ является основанием для отгрузки товара со склада покупателю.

.        Ведение данных о клиенте.

В качестве основного источника информации в проектируемой информационной системе используется справочник «список контрагентов». В карточке справочника содержится вся информация по клиенту: наименование организации, юридический и физический адрес, телефон и имя контактного лица, реквизиты.

Помимо общей информации в карточку заносится специальная информация, такая как является ли данный контрагент головным, что необходимо при работе с сетью аптек, когда договор оформляется на головного контрагента, который является плательщиком, а все остальные только грузополучатели. В случае если контрагент не является головным, то ему не возможно установить договор. В случае заключения нового договора, старый договор сохраняется, а новый устанавливается как основной.

.        Контроль дебиторской задолженности и планирование прихода денежных средств.

В обязанности менеджера отдела продаж входит контроль дебиторской задолженности, это показатель имеет прямое влияние на бонусную часть его заработной платы. Поэтому для реализации этой задачи в системе необходим соответствующий отчет, на основании которого, менеджер может отслеживать дебиторскую задолженность и поступление платежей. Для планирования поступления денежных средств в отчете используется графа планируемая дата оплаты. Данный отчет строиться на основании информации предоставляемой бухгалтерией о приходе денежных средств на расчетный счет компании или в кассу. Дифференциация бонусной части производиться в соответствии с долей просроченной дебиторской задолженности, задолженность не оплаченная в период установленный в договоре как отсрочка платежа, в общей задолженности по клиентам ответственного менеджера.

.        Контроль актуальности действующих договоров.

В соответствии со статьей 506 Гражданского кодекса РФ для приобретения товаров для их использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным использованием[14], необходим действующий договор поставки. Для чего, при создании счета, необходимо осуществлять проверку на актуальность действующих договоров, и, в случае, окончания действия информировать об этом менеджера, что бы он принял соответствующие меры. Информация о договорах хранится в справочнике «договора», где содержаться информация о сроках действия договора, контрагенте, с которым он заключен, отсрочка платежа и ответственный менеджер отдела продаж.

6.      Контроль выполнения плана и планирование продаж.

Ежемесячно руководством департамента составляется план продаж по отделам, который состоит из плана по ответственным, в обязанности менеджера входит выполнение данного плана. Для осуществления оперативного контроля по выполнению плана продаж, менеджеру может воспользоваться отчетом «отгрузка», в котором, отображается информация по отгруженным таврам, за выбранный период. На основании полученных данных менеджер может принять оперативные меры по изменению тактики работы с клиентом, а так же коррекции условий работы с покупателем.

.        Анализ продаж и анализ деятельности менеджера.

Для общего анализа продаж, а также анализа деятельности менеджера, так же используется отчет «отгрузка», где для проведения анализа вводиться соответствующий временной интервал, на котором можно отследить динамику и общие тенденции.

Описание входной и выходной информации

Входная информация в отделе продаж состоит из:

-   данных клиента, которые заполняет менеджер отдела продаж, при первичном обращение клиента. Для этого в компании специально разработана анкета поставщика.

-   заказа покупателя, который клиент формирует через электронную площадку, после чего, используя площадку, присылает в компанию. Заказ представляет собой структурированный файл, в случае электронной площадки Медлайн, это текстовый файл формата txt (Рис. 2.1).

Рис. 2.1 Пример файла заказа по системе медлайн

-   прайс-лист, корректируемый, отделом маркетинга, под сложившуюся конъюнктуру рынка, справочник загружаемый в базу данных.

-   оплата покупателя, реестр оплат, составляемый бухгалтерией, для контроля и отслеживания дебиторской задолженности, так же является справочником базы данных

Выходная информация состоит из:

-   договор поставки, заполняется менеджером, после согласования сроков оплаты и прочих формальностей, подписывается клиентом и руководителем департамента продаж.

-   счет, документ в электронном виде, содержащий информацию о заказе клиента, на основании которого на складе проводиться комплектация.

-   счет на оплату, распечатывается менеджером для отправки клиенту, для совершения им платежа.

В проекте используются следующие объекта конфигурации:

Справочники

«Контрагенты» - содержит информацию о клиенте.

Таблица 2.1. «Контрагенты»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
ИНН	Строка, 10	ИНН контрагента
ОГРН	Строка, 13	ОГРН контрагента
КПП	Строка, 9	КПП контрагента
НаименованиеПолное	Строка, 100	Юридическое наименование контрагента
КонтактноеЛицо	Строка, 50	Ф.И.О. контактного лицав компании контрагента
ЗапретитьПродажу	Булево	Запрет продажи контрагенту
ГоловнойКонтрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Наименование головного контрагента
ОсновнойДоговор	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Основной договор
ЯвляетсяГоловным	Булево	Является головным контрагентом
Табличная часть. «Контактная информация»
Тип	ПеречислениеСсылка. ТипыКонтактнойИнформации	Тип контактной информации
Вид	СправочникСсылка. ВидыКонтактнойИнформации	Вид контактной информации
Представление	Строка, Переменная	Представление контактной информации
ЗначенияПолей	Строка, Переменная	Значение полей контактной информации
Страна	Строка, 100	Страна
Регион	Строка, 50	Регион
Город	Строка, 50	Город
АдресЭП	Строка, 100	Адрес электроной почты
ДоменноеИмяСервера	Доменное имя сервера
НомерТелефона	Строка, 20	Номер телефона
НомерТелефонаБезКодов	Строка, 20	Номер телефона без кодов

«ФизическиеЛица» - в справочник записываются данные менеджера отдела продаж.

Таблица 2.2. «ФизическиеЛица»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Код	Счетчик	Код
Наименование	Строка, 25	Ф.И.О. менеджера

«ВидыКонтактнойИнформации» - справочник носитель контактной информации.

Таблица 2.3. «ВидыКонтактнойИнформации»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Тип	ПеречислениеСсылка. ТипыКонтактнойИнформации	Тип контактной информации (адрес, телефон и т. д.)
РеквизитДопУпорядочивания	Число, 5	Используется для упорядочивания (служебный)
РедактированиеТолькоВДиалоге	Булево	Редактировать контактную информацию только в диалоге
МожноИзменятьСпособРедактирования	Булево	Разрешено изменять способ редактирования
АдресТолькоРоссийский	Булево	Доступны только российские адреса

«Номенклатура» - содержит список номенклатуры.

Таблица 2.4. «Номенклатура»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Производитель	СправочникСсылка. Контрагенты	Производитель
СрокГодности	Дата	Срок годности
ЦенаРеестра	Число, 15	Цена реестра для препаратов включенных в список ЖНВЛС
КатегорияТовара	ПеречислениеСсылка. КатегорииТовара	Категория товара (БАД, ЛС, СД)
Артикул	Строка, 25	Артикул

«Валюты» - используется для отражения валюты операции.

Таблица 2.5. «Валюты»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
НаименованиеПолное	Строка, 50	Полное наименование валюты
ПараметрыПрописиНаРусском	Строка, Переменная	Параметры для написания суммы прописью

«Лицензии» - в данный справочник заносится информация об имеющейся у клиента лицензии на осуществление фармацевтической деятельности.

Таблица 2.6. «Лицензии»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Тип	ПеречислениеСсылка. ТипыЛицензий	Тип лицензии
ДатаНачала	Дата	Дата начала действия лицензии
ДатаОкончания	Дата	Дата окончания действия лицензии
Сильнодействующие	Булево	Лицензия на сильнодействующие лекарственные препараты, наркотические и другие лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету
ЛекарственныеСредства	Булево	Лицензия на лекарственные препараты
БАД	Булево	Лицензия на изделия медицинского назначения

«ДоговорыКонтрагентов» - содержит информацию из договора на поставку товара.

Таблица 2.7. «ДоговорыКонтрагентов»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
ДатаНачала	Дата	Дата начала действия договора
ДатаОкончания	Дата	Дата окончания действия договора
ОтветственныйСпециалистОтделаПродаж	СправочникСсылка. ФизическиеЛица	Менеджер ответственый по клиенту
ОтсрочкаОплаты	Число, 3	Отсрочка оплаты
Основной	Булево	Установлен договор как основной
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»

«ЭлектронныеПлощадки»

Таблица 2.8. «ЭлектронныеПлощадки»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
КаталогСЗаказами	Строка, Переменная	Путь к файлам заказов

«Организации» - содержит данные компании ООО «Интер-М».

Таблица 2.9. «Организации»

Наименование поля		Тип поля	Комментарий
ИНН		Строка, 10	ИНН
ОГРН		Строка, 13	ОГРН
КПП		Строка, 9	КПП
НаименованиеПолное		Строка, 100	Юридическое наименование компании
Табличная часть. «Контактная информация»
Тип	ПеречислениеСсылка. ТипыКонтактнойИнформации		Тип контактной информации
Вид	СправочникСсылка. ВидыКонтактнойИнформации		Вид контактной информации
Представление	Строка, Переменная		Представление контактной информации
ЗначенияПолей	Строка, Переменная		Значение полей контактной информации
Страна	Строка, 100		Страна
Регион	Строка, 50		Регион
Город	Строка, 50		Город
АдресЭП	Строка, 100		Адрес электроной почты
ДоменноеИмяСервера	Строка, 100		Доменное имя сервера
НомерТелефона	Строка, 20		Номер телефона
НомерТелефонаБезКодов	Строка, 20		Номер телефона без кодов

 

Константы

Таблица 2.10. Константы

Наименование	Тип	Комментарий
ВалютаУчета	СправочникСсылка. Валюты	Валюта учета

 

 

Перечисления

Таблица 2.11. Перечисления

Наименование перечисления	Перечень значений	Комментарий
СтавкиНДС	НДС18, НДС10, НДС0, БезНДС	Ставка НДС
ТипыЛицензий	Федеральная, Региональная, Письмо	Типы лицензий
ТипыКонтактнойИнформации	Адрес, Телефон, Факс, Другое, АдресЭлектроннойПочты, ВебСтраница,	Тип контактной информации
СтатусЗаказа	Активен, Закрыт	Статус заказа
ТипыСчетов	НаСклад, ВРезерв	Статус счета
КатегорииТовара	СД, ЛС, БАД	Категория товара

 

Документы

«ПоступлениеТоваров» - содержит информацию о поступлении товара на склад.

Таблица 2.12. «ПоступлениеТоваров»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
СуммаДокумента	Число, 15	Сумма полученого товара
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий
Табличная часть. «Товары»
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Цена	Число, 15	Цена из файла заказа покупателя
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма, по полю, из файла заказа покупателя
СтавкаНДС	ПеречислениеСсылка. СтавкиНДС	Ставка НДС
СуммаНДС	Число, 15	Сумма НДС

«ЗакрытиеЗаказовПокупателей» - на основании документа производиться закрытие заказов покупателя.

Таблица 2.13. «ЗакрытиеЗаказовПокупателей»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий
Табличная часть. «Закрытие заказов»
Документ	ДокументСсылка. ЗаказыПокупателя	Документ

«ЗаказыПокупателя» - содержит заказ покупателя.

Таблица 2.14. «ЗаказыПокупателя»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
СуммаДокумента	Число, 15	Сумма из файла заказа покупателя
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий из файла заказа покупателя
Статус	ПеречислениеСсылка. СтатусЗаказа	Статус заказа
Табличная часть. «Товары»
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Цена	Число, 15	Цена из файла заказа покупателя
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма, по полю, из файла заказа покупателя
СтавкаНДС	ПеречислениеСсылка. СтавкиНДС	Ставка НДС
СуммаНДС	Число, 15	Сумма НДС

«ОплатаПокупателя» - содержит информацию по оплате покупателя.

Таблица 2.15. «ОплатаПокупателя»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Сумма	Число, 15	Сумма платежа
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
ДокументОснование	ДокументСсылка. СчетНаОплату	Документ основание

«СчетНаОплату» - содержит данные счета.

Таблица 2.16. «СчетНаОплату»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
ДоговорКонтрагента	Договор контрагента
СуммаДокумента	Число, 15	Сумма счета
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий
ТипСчета	ПеречислениеСсылка. ТипыСчетов	Статус счета
ОтказОтОткрытия	Булево	Отказ от открытия пустой формы, в случае ошибки
ДокументОснование	ДокументСсылка. ЗаказыПокупателя	Заказ, на основании которого, создан счет
Табличная часть. «Товары»
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Цена	Число, 15	Цена
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма
СтавкаНДС	ПеречислениеСсылка. СтавкиНДС	Ставка НДС
СуммаНДС	Число, 15	Сумма НДС

«УстановкаЦенНоменклатуры» - содержит цены на номенклатуру.

Таблица 2.17. «УстановкаЦенНоменклатуры»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий
Табличная часть. «Товары»
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Цена	Число, 15	Цена

 

Регистры сведений

«ЦеныНоменклатуры» - хранит установку цен номенклатуры.

Таблица 2.18. «ЦеныНоменклатуры»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Ресурсы
Цена	Число, 15	Цена

 

Регистры накопления

«ВзаиморасчетыСКонтрагентами» - накапливает информацию по оплате.

Таблица 2.19. «ВзаиморасчетыСКонтрагентами»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Счет	ДокументСсылка. СчетНаОплату	Счет
Ресурсы
Сумма	Число, 15	Сумма

«ЗаказыПокупателей» - накапливает информацию по заказам покупателя.

Таблица 2.20. «ЗаказыПокупателей»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
ЗаказПокупателя	ДокументСсылка. ЗаказыПокупателя	Заказ покупателя
Ресурсы
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма

«РеализацияТоваров» - накапливает информацию по реализации товаров.

Таблица 2.21. «РеализацияТоваров»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
Ресурсы
Сумма	Число, 15	Сумма

«ТоварыНаСкладах» - накапливает информацию по остаткам товара.

Таблица 2.22. «ТоварыНаСкладах»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Ресурсы
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма

Проектирование пользовательского интерфейса

Для удобства работы, с базой, необходимо построить максимально эргономичную и интуитивно понятную систему меню.

Аутентификация, при входе в базу, осуществляется средствами операционной системы, что удобно тем, что от пользователя не требуется каких-либо действий по вводу логина и пароля. Все менеджеры отдела продаж наделены равными полномочиями.

Детальное рассмотрение интерфейса проекта приведено в третьей главе в пункте 3.2 Руководство пользователя.

3. Программная реализация и расчет показателей экономической эффективности комплекса задач менеджера отдела продаж

 

Программная реализация комплекса задач

«1С: Предприятие» является универсальной системой для автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. В связи с таким широким спектром решаемых задач, в данной системе реализована возможность настройки системы на особенности конкретного предприятия и решаемые задачи, то есть конфигурирование.

Для создания прикладного решения были созданы объекты конфигурации описанные во второй главе.

В качестве примера, рассмотрим процесс формирования документа «СчетНаОплату».

Для загрузки файла заказа используется локальный контекст модуля формы «ФормаСписка» (Рис. 3.1) объекта конфигурации документ «Заказы покупателя».

Рис. 3.1 «Форма списка»

Процедура осуществляет загрузку файла заказа покупателя в базу, листин , и создает документ «Заказ покупателя», движения по которому заносятся в регистр накопления «Заказы покупателей» (Рис. 3.2).

Рис. 3.2 Движения по документу «Заказы покупателя»

Для создания счета, на основе документа «Заказы покупателя» используется обработка «Создание счетов». Из формы «Форма» (Рис. 3.3), этой обработки, происходит запуск процедуры «Создать счет», в ходе выполнение которой осуществляется проверка лицензий, сроков действия договоров и отсрочки платежа. Результатом работы процедуры является создание документа «Счет на оплату».

Рис. 3.3 «Форма»

Движение по документу «Счет на оплату» заносятся во все регистры накопления: «Взаиморасчеты с контрагентами», «Заказы покупателей», «Реализация товаров» и «Товары на складах» (Рис. 3.4).

Рис. 3.4 Движения по документу «Счет на оплату»

Для вывода на печать «Счета на оплату» используется макет «Счет» (Рис. 3.5).

Рис. 3.5 Макет «Счет»

Руководство пользователя

После запуска базы аутентификация, осуществляется средствами операционной системы, все менеджеры отдела продаж наделены равными полномочиями.

После запуска системы пользователь попадает на рабочий стол, где, в зависимости от стоящей перед ним задачей, выбирает необходимый ему раздел (Рис. 3.6).

Рис. 3.6 Рабочий стол

Справочники

Вкладка «Справочники» содержит следующие пункты меню (Рис. 3.7):

·        Список контрагентов

·        Номенклатура

·        Договора

·        Сотрудники

·        Лицензии

Рис. 3.7 Меню «Справочники»

В списке контрагентов осуществляется создание карточки контрагента, при нажатии кнопки «Создать», появляется экранная форма создания карточки контрагента.

Рис. 3.8 Карточка контрагента, вкладка «Основное»

На вкладке «Основное» (Рис. 3.8) необходимо заполнить следующие поля:

-   Наименование (наименование под которым контрагент будет отображаться в системе);

-   Код (присваивается автоматически при создании карточки);

-   Группа

-   Наименование полное (юридическое название организации)

-   ИНН

-   ОГРН

-   КПП

-   Контактное лицо

-   Признак запретить продажу

-   Холдинговая структура (признак головной контрагент устанавливается организации, которая осуществляет финансовые расчеты по группе компаний, которые в нее входят, иначе необходимо установить головного контрагента (Рис. 3.9))

Рис. 3.9 Карточка контрагента, выбор головного контрагента

В случае если создаваемый контрагент является головным, то в карточке присутствует вкладка «Договора», где выбирается договор по которому работает контрагент, если договоров несколько, то один из них устанавливается как основной.

На вкладке «Лицензии» необходимо выбрать лицензию, на основании которой, контрагент осуществляет свою деятельность.

На вкладке «Прайс-листы» выбирается прайс-лист, по которому будет работать клиент.

Далее заполняется вкладка с контактной информацией.

В пункте «Номенклатура» содержится список номенклатуры, который несет сугубо информационное значение.

Пункт «Договора» предназначен для отображения списка договоров с контрагентами.

Данный раздел, так же предназначен для создания договоров. Для этого Код (присваивается автоматически при создании карточки);

-   Наименование (наименование под которым договор будет отображаться в системе);

-   Владелец (контрагент с которым заключен договор);

-   Организация (ООО «Интер-М»)

-   Дата начала;

-   Дата окончания;

-   Специалист (менеджер ответственный по контрагенту);

-   Отсрочка оплаты (при работе по предоплате устанавливается 0).

После заполнения договора его можно распечатать нажав кнопку «Печать».

В разделе «Сотрудники» содержится список менеджеров компании.

Вкладка «Лицензии», предназначена для просмотра и создания лицензий контрагента.

Необходимо заполнить следующие поля:

-   Наименование (номер лицензии);

-   Тип (федеральная, региональная и письмо);

-   Дата начала;

-   Дата окончания;

-   Разрешенные для работы клиента категории товаров (лекарственные препараты, изделия медицинского назначения, сильнодействующие лекарственные препараты, наркотические и другие лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету).

Обработки

На вкладке «Обработки» доступны следующие пункты меню (Рис. 3.19):

-   Заказы покупателя;

-   Формирование счетов;

-   Закрытие заказов покупателя.

Для загрузки файлов заказа покупателей, необходимо выбрать пункт «Заказы покупателя». В открывшемся окне в поле «Площадка» необходимо выбрать электронную площадку, по которой получен заказ и нажать «Загрузить заказы», после чего загруженные заказы будут добавлены в список заказов в статусе «Активен».

Загрузив заказы, следует перейти к пункту «Формирование счетов», где также выбирается площадка и устанавливается стадия в которой будут созданы счета. И выбирается «Заполнить», в результате чего появляется диалоговое окно «Создание счетов», где необходимо выбрать заказы, на основании которых, будут созданы счета и нажать «Подобрать».

Подобранные счета будут добавлены в список, после чего необходимо нажать «Сформировать счета».

В результате этих действий будут созданы счета. В случае если у клиента имеются проблемы с документами, будут выведены соответствующие информационные сообщения.

Для решения возникших проблем менеджеру необходимо перейти в соответствующий раздел, скорректировать данные, и повторить формирование счетов.

В случае, если некоторые заказы были не обработаны, необходимо воспользоваться «Закрытием заказов покупателя», для чего выбирается соответствующий пункт, в открывшемся списке нажимаем кнопку «Создать».

В диалоговом окне указываем организацию ООО «Интер-М» и нажимаем кнопку «Провести и закрыть», в результате чего у всех не обработанных заказов будет изменен статус на «Закрыт».

Документы

В данном разделе содержится два пункта:

-   Счета;

-   Заказы покупателя.

В разделе «Счета» содержится список созданных счетов.

В том случае, если необходимо создать счет вручную, в данном списке необходимо нажать кнопку «Создать».

В открывшейся экранной форме заполняются поля:

-   Статус (статус в котором будет создан счет);

-   Организация (ООО Интер-М);

-   Контрагент;

-   Договор (заполняется автоматически);

После чего пользователь может переходить к выбору номенклатуры.

Заполнив список номенклатуры счет проводится нажатием кнопки «Провести и закрыть».

Вкладка «Заказы покупателя» содержит список скачанных заказов (Рис. 3.20).

Отчеты

В данном пункте находится два отчета:

-   Дебиторская задолженность;

-   Отгрузка.

Для настройки отчета «Дебиторская задолженность», пользователь может воспользоваться экранной формой, где он указывает интервал, который его интересует, и значения для отбора.

Полученный отчет, пользователь может сохранить в файл формата MS Excell, кнопка «Сохранить копию», либо распечатать, кнопка с изображением принтера.

Настройка отчета «Отгрузка» происходит таким же образом как и отчет «дебиторская задолженность»

Расчет показателей экономической эффективности комплекса задач

Для расчета экономической эффективности необходимо определить капитальные затраты на информационную систему.

Применительно к информационным системам капитальные затраты принято группировать следующим образом [7]:

К = К_пр + К_тс + К_лс + К_пс + К_ио + К_уч + К_во + К_пл + К_оэ,

где К_пр - затраты на проектирование ИС;

К_тс - затраты на технические средства управления;

К_лс - затраты на создание линий связи информационных сетей;

К_пс - затраты на программные средства;

К_ио - затраты на формирование информационной базы;

К_уч - затраты на обучение персонала;

К_во - затраты на вспомогательное оборудование;

К_пл - затраты на производственную площадь;

К_оэ - затраты на опытную эксплуатацию.

Таблица 3.1. Фонд заработной платы проекта

№ этапа	Стадии разработки проекта	Исполнители	Время чел./час	Сумма
1	Исследование объекта проектирования	Руководитель	28	11116
		Разработчик	228	45144
2	Проектирование программной реализации комплекса задач	Разработчик	96	19008
3	Разработка программного продукта средствами 1С: Предприятие 8	Разработчик	120	23760
4	Отладка информационной системы	Разработчик	32	6336
5	Написание документации и руководства пользователей	Разработчик	40	7920
Фонд заработной платы проекта				113284

Рассчитаем затраты на проектирование информационной системы.

Для начала определим размер фонда заработной платы, заработная плата руководителя отдела составляет 70000 руб. то есть 397 руб./час. Заработная плата разработчика 35000 руб. что составляет 198 руб./час. Фонд заработной платы приведен в Таблица 3.1.

Для разработки проекта, инструментальные средства дополнительно не приобретались.

Потребность в машинном времени, для разработки проекта, составила 312 ч., рассчитаем стоимость одного часа машинного времени.

Стоимость компьютера составляет 25000 руб. Срок эксплуатации 5 лет. Рассчитаем амортизацию линейным методом.

/ 5 = 5000 руб./год.

Затраты на обслуживание компьютера составляют 260 руб./мес. рассчитаем годовые затраты:

* 12 = 3120 руб./год.

Тогда стоимость одного часа составит:

(5000 + 3120) / 2016 = 4 руб./час.

Стоимость машинного времени составит:

* 4 = 1248 руб.

Отчисления в государственные фонды составляют 30 % от фонда заработной платы.

Таблица 3.2. Затраты на проектирование информационной системы

№	Статья расходов	Сумма
1	Фонд заработной платы	113284
2	Стоимость машинного времени	1248	Отчисления в государственные фонды	33985,2
4	Инструментальные средства	0
5	Накладные расходы	52400
Затраты на проектирование ИС (Кпр)		200917,2

Затраты на технические средства управления состоят из затрат на приобретение сервера для работы с конфигурацией 1С, цена которого составила 245 тыс. рублей. и остаточной стоимости четырех компьютеров менеджеров. Средняя стоимость компьютера менеджера составляет 25000 руб. компьютеры отработали по 2 года из 5, остаточная стоимость равна:

/ 5 * 3 * 4 = 60000 руб.

Сервер приобретен для нужд всей компании, поэтому в качестве затрат на проект приходится 15 % от его стоимости:

* 15 % = 36750 руб.

Тогда затраты на технические средства управления составят:

+ 60000 = 96750 руб.

К_пс - формируется из стоимости лицензии на сервер MS SQL Server Standard 2012 в размере 25 869 рублей, и 300 921 рублей для лицензии на клиентский доступ на 50 рабочих мест к MS SQL Server 2012 Full-use для 1С: Предприятие 8:

(25869 + 300921) * 15 % = 49018,5 руб.

Период эксплуатации линий связи, в организации, превысил установленный срок эксплуатации, поэтому остаточную стоимость линий связи принимаем равной нулю.

Для формирования информационной базы потребуется 48 чел./час. При стоимости часа 198 руб./час. получаем:

* 198 = 9504 руб.

На обучение сотрудников потребуется 4 часа на человека, при численности отдела в 4 человека данные расходы составят:

* 4 * 198 = 3168 руб.

Вспомогательное оборудование включает в себя установку металлической двери в серверную 12000 руб. и принудительной вентиляции 27000 руб.

Опытная эксплуатация будет производиться в течение 10 рабочих дней, то есть 80 часов:

* 198 + 4 * 80 = 16160 руб.

Таблица 3.3. Капитальные затраты

Затраты	Сумма
Затраты на проектирование ИС (Кпр)	202789,2
Затраты на технические средства управления (Ктс)	96750
Затраты на создание линий связи информационных сетей (Клс)	0
Затраты на программные средства (Кпс)	49018,5
Затраты на формирование информационной базы (Кио)	9504
Затраты на обучение персонала (Куч)	3168
Затраты на вспомогательное оборудование (Кво)	39000
Затраты на производственную площадь (Кпл)	0
Затраты на опытную эксплуатацию (Коэ)	16160
Капитальные затраты (К)	416389,7

Помимо капитальных затрат, при расчете экономической эффективности, необходимо учитывать эксплуатационные затраты. В состав данных затрат входят следующие статьи [7]:

С = С_зп + С_ао + С_то + С_пс + С_ин + С_ни + С_эл + С_пр,

где С_зп - зарплата персонала, работающего с использованием ИС;

С_ао - амортизационные отчисления;

С_то - затраты на техническое обслуживание, включая заработную плату персонала ИС;

С_пс - затраты на программное сопровождение;

С_ин - затраты связанные с использованием глобальных вычислительных сетей;

С_ни - затраты на носители информации;

С_эл - затраты на электроэнергию;

С_пр - прочие затраты.

Произведем расчет эксплуатационных затрат при базовом варианте.

Средняя заработная плата менеджера составляет 35000 руб. обработка заказов и составление отчетов, в данном варианте, занимает 80 % рабочего времени, отчисления в гос. фонды 30 %, накладный расходы 45 %. Расчеты производятся для 4 сотрудников отдела продаж. Тогда:

С_зпб = 35000 * 4 * 175 % * 12 * 80 %= 2352000 руб.

Амортизационные отчисления, при средней стоимости компьютера 25000 руб. и периоде эксплуатации равном 5 годам, составят:

С_аоб = 25000 / 5 * 4 = 20000 руб.

Затраты на техническое обслуживание в базовом варианте:

С_тоб = 600 * 12 * 4 = 28800 руб.

Затраты на программное сопровождение, на носители информации, затраты на электроэнергию и прочие затраты уже включены в накладные расходы, таким образом получаем эксплуатационные затраты при базовом варианте составят:

С_б = 2352000 + 20000 + 28800 = 2400800 руб.

Теперь необходимо рассчитать эксплуатационные затраты по предлагаемому вариану.

После внедрения системы на обработку заказов и составление отчетов менеджер будет тратить 50 % рабочего времени. Средняя заработная плата останется прежней и составит 35000 руб., так же не изменными остаются отчисления в гос. фонды 30 % и накладный расходы 45 %. Тогда расходы на 4 сотрудников составят:

С_зпп = 35000 * 4 * 175 % * 12 * 50 %= 1470000 руб.

Амортизационные отчисления, при средней стоимости компьютера 25000 руб. и периоде эксплуатации равном 5 годам, составят:

/ 5 * 4 = 20000 руб.

Необходимо также учесть амортизационные отчисления на сервер стоимостью 245000 рублей со сроком эксплуатации 5 лет. Доля которого в отделе продаж составляет 15 %.

/ 5 * 15 % = 7350 руб.

С_аоп = 20000 + 7350 = 27350 руб.

Затраты на техническое обслуживание в проектном варианте состоит из обслуживания 4 компьютеров:

* 12 * 4 = 28800 руб.

И обслуживание сервера:

* 12 * 15 % = 5580 руб.

С_топ = 28800 + 5580 = 34380 руб.

Итого эксплуатационные затраты при проектном варианте составят:

С_п = 1470000 + 27350 + 34380 = 1531730 руб.

Расчет внутреннего экономического эффекта производиться по формуле [7]:

Э_внутр = П_б - П_п,

где, П_б - приведенные затраты по базовому варианту;

П_п - приведенные затраты по предлагаемому варианту.

П_б = С_б + ЕК_б,

П_п = С_п+ Е (К + К_б),

где С_б, С_п - годовые эксплуатационные затраты по базовому и предлагаемому варианту соответственно;

К, К_б - капитальные затраты по базовому и предлагаемому варианту соответственно.

Получаем:

Э_внутр = С_б - С - ЕК,

Норму прибыли на капитал примем равной 20 %.

Подставим значения

Э_внутр = 2400800 - 1531730 - 416389,7 * 20 % = 785792,06 руб.

Для расчета срока окупаемости проекта воспользуемся формулой [7]:

где Э_год - годовая экономия.

Э_год = С_б - С,

Тогда:

Э_год = 2400800 - 1531730 = 869070 руб.

Т = 416389,7 / 869070 = 0,48

Таким образом, срок окупаемости проекта составляет 0,48 года.

Коэффициент рентабельности рассчитывается по формуле [7]:

Получим:

Е = 869070 / 416389,7 = 2,09

Рассчитаем годовой экономический эффект по формуле [7]:

Э = Э_год - ЕК

Подставив значения получаем:

Э = 869070 - 416389,7 * 20 % = 785792,06 руб.

Таблица 3.4. Показатели экономической эффективности

Показатель	Значение
Единовременные затраты (К)	416389,7 руб.
Годовые эксплуатационные затраты (С)	1531730 руб./год
Годовой экономический эффект (Э)	785792,06 руб./год
Срок окупаемости (Т)	0,48 год

Для оценки внешнего экономического эффекта необходима накопленная статистическая информация, которой, в связи с коротким сроком эксплуатации проекта, не достаточно для проведения расчетов.

Автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж приведет к:

-   увеличению скорости обработки заказов;

-   увеличению клиентской базы;

-   росту выручки;

-   уменьшению количества ошибок в отчетах.

 

Заключение

Основная задача дипломного проекта - автоматизация рабочего места менеджера продаж. Постановка такой задачи вызвана острой необходимостью компании, в связи с ее расширением и освоением нового рынка сбыта, а, в современных условиях, выход на аптечный рынок практически не возможен без использования автоматизированных систем, так как многократно возрастает объем работы, который необходимо совершать менеджеру отдела продаж.

Аналитическая работа произведенная на объекте внедрения информационной системы, позволила четко сформулировать круг задач и обязанностей специалиста, определить бизнес-процессы, происходящие в отделе, определить схему документооборота и на основании полученных данных грамотно сформулировать постановку задачи и спроектировать модуль информационной системы.

На основании проектной части, средствами технологической платформы «1С Предприятие 8», был разработан программный комплекс, испытанный на локальном сервере и, в последствии, после испытаний и необходимых исправлений недочетов, интегрированный в информационную систему компании.

Разработанный модуль выполняет все поставленные задачи, а, в случае необходимости, может быть расширен путем добавления новых объектов конфигурации без изменения основной структуры. Например, можно расширить функциональность подсистемы добавлением других электронных площадок.

Помимо прямого экономического эффекта, рассчитанного в данном проекте, организация получит косвенный эффект в виде снижения рутинной нагрузки, на менеджера отдела продаж, и увеличении дополнительного времени для активных продаж и продвижения маркетинговых акций компании.

Список литературы

1. OHSAS 18001:2007 «Системы менеджмента охраны труда и техники безопасности. Требования»

2.      ГОСТ 7.32-2003. «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и порядок оформления»

.        ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания»

.        ГОСТ 19.701-90 «Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения»

5. Бугорский В.Н., Соколов Р.В. Сетевая экономика и проектирование информационных систем. - СПб.: Питер, 2007. - 320 с.: ил. - (Серия «Учебное пособие»).

.   Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. 1С: Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы. - М.: 1С-Паблишин, 2013. - 964 с.

7.      Соколов Р.В. Проектирование информационных систем: учебник - СПб.: СПбГИЭУ, 2012. - 336 с.

.        Методические указания к дипломному проектированию / Сост. Брусакова И.А., Соколов Р.В. И др. - СПб.: СПбГИЭУ, 2008. - 28 с.

.        Информатизация бизнес-планирования в корпорации: методические указания И.И. Свеженцев. - СПб: СПбГИЭУ, 2008. - 24 с.

.        Нуралиев С.Г. «Архитектура «1С: Предприятия» как продукт инженерной мысли» // PC Week/Russuan Edition (международного издательского дома Ziff (Davis Media Inc.), 2004 г. № 46 стр. 38.

11.    Microsoft Dynamics AX (Axapta) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://ms.korusconsulting.ru/ (15.04.2014)

.        Гарант. Информационно правовой портал. [Электронный ресурс] Режим доступа: base.garant.ru (20.05.14)

13.    Калькулятор стоимости 1С [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.1 c.ru/ (10.04.2014)

14.    КонсультантПлюс. Правовой интернет-портал. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru/ (19.05.2014)

.        Рекомендации по выбору оборудования для работы 1С: Предприятие 8. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://v8.1 c.ru/ (10.04.2014)

16.    Управление ресурсами предприятия (SAP ERP) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.info-pro.ru/ (13.04.2014)