Рис. 15. Кнопка Добавить
строки
|
Рис. 16. Кнопка Копировать
|
Рис. 17. Кнопка Вставить
|
Перемещение полей осуществляют методом перетаскивания.
Для этого их предварительно выделяют. Если нужно переместить сразу несколько
полей, то сначала выбирают первую строку, а потом при нажатой клавише <Shift>
щелкают мышью последнюю строку группы. Затем курсор мыши устанавливают в
область выделения любой строки группы, нажимают левую кнопку, перетаскивают
поля в новое место и отпускают мышь. При перемещении под указателем
показывается маленький прямоугольник, а место вставки обозначается прямой
жирной линией. Удаление поля происходит очень просто. Достаточно его
выделить и нажать клавишу <Delete>. Если таблица содержит хотя бы
одну запись с данными, то Access при попытке удалить поле попросит подтвердить
удаление. Для этого надо нажать кнопку Да (Yes). Если вы нажали клавишу <Delete>
по ошибке, щелкните кнопку Нет (No).
Изменение типов данных, хранящихся в поле,
выполняют, установив курсор в столбец Тип данных (Data Type) и выбирая
нужный тип из раскрывающегося списка. При этом существует ряд ограничений,
связанных с информацией, находящейся в этом поле. При ряде преобразований она может
быть искажена или вовсе потеряна. MS Access предупредит о возможности такого
искажения. При выходе из режима конструктора Access попросит подтвердить
внесенные в таблицу изменения. Если они могут привести к потере хранящихся в
ней данных, на экран будет выведено соответствующее предупреждение. Чтобы
сохранить изменения, нажимают кнопку Да (Yes). Для закрытия таблицы без
изменений щелкают кнопку Нет (No).
1.8 Создание
межтабличных связей
Связь между таблицами обеспечивает целостность данных и
позволяет автоматизировать операции с базой. То есть при наличии реляционных
связей, изменение данных в главной таблице автоматически отражается в
подчиненных таблицах. И не возникает необходимости редактировать все
подчиненные таблицы. Определение связей осуществляется в диалоговом окне Схема
данных (Relationships), которое открывают щелчком на одноименной кнопке
панели инструментов Access (рис. 18). Кроме того, можно воспользоваться
командой Сервис | Схема данных (Tools | Relationships).
Рис. 18. Кнопка Схема данных
Окно Схема данных (Relationships) показано на рис. 19.
Если пользователь впервые устанавливает связи, то оно будет пустым, а затем на
экране появится диалог Добавление таблицы (Show Table). Таблицы
указывают мышью при нажатой клавише <Ctrl>, затем щелкают кнопку Добавить
(Add), после чего они появляются в окне Схема данных (Relationships).
Связь между таблицами организуется на основе общего поля.
Наиболее распространенными являются связи "один-ко-многим" и
"один-к-одному", причем на стороне "один" обязательно
выступает ключевое поле (оно выделено полужирным). Таблица, участвующая в связи
своим ключевым полем, называется главной, а не ключевым - связанной.
Реляционные отношения между таблицами задают при помощи мыши.
Сначала щелкают на ключевом поле одной из таблиц, а потом перетаскивают его и
отпускают на связываемом с ним поле другой таблицы. После этого на экране
возникает диалоговое окно настройки межтабличных связей (рис. 20).
Рис. 19. Схема реляционных отношений между таблицами
Рис. 20. Диалоговое окно Изменение связей
В нем доступны следующие опции:
- Обеспечение целостности данных (Enforce Referential
Integrity) - если установлен только этот флажок, то удалить данные из ключевого
поля главной таблицы нельзя;
- каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related
Fields) - при включении этого флажка редактирование и удаление данных в
ключевом поле главной таблицы возможно, но одновременно автоматически
изменяются связанные с ним поля в других таблицах;
- каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related
Records) - при удалении строки в главной таблице Access также удалит связанные
строки в других таблицах.
В нижней части диалогового окна показывается тип отношений.
Выбрав нужные настройки, нажимают кнопку Создать (Create)
Созданные реляционные отношения между таблицами программа обозначает линиями,
причем на стороне "одного" изображается цифра "1", а на
стороне "многих" - знак "бесконечность".
Установленную связь при необходимости несложно изменить. Для
этого Достаточно дважды щелкнуть на линии, обозначающей связь, после чего снова
откроется диалог Изменение связей. Для удаления неверно заданную связь
выделяют щелчком мыши и нажимают клавишу <Delete>.
Таким образом, главное назначение межтабличных связей -
автоматизация изменений сразу в нескольких таблицах и защита данных от
случайного удаления.
2 Запросы
Запросы отбирают, сортируют и фильтруют данные из базовых
таблиц, преобразовывают их по определенному алгоритму и прочее. Существует
несколько разновидностей запросов.
Для изучения Access наиболее эффективно разрабатывать запросы
в режиме конструктора. Чтобы приступить к разработке запроса, необходимо
открыть окно База данных (Database) и в его левой части щелкнуть кнопку Запросы
(Queries) для перехода на одноименную вкладку. Далее нажимают кнопку Создать
(New), изображенную на рис.21.
Рис. 21. Щелкните кнопку Создать
для начала разработки нового запроса
Возникнет диалоговое окно Новый запрос (New Query), в
котором следует выбрать пункт Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК
(рис. 22).
Рис. 22. Диалоговое окно Новый запрос
Access откроет диалог Добавление таблицы (Show Table),
предназначенный для указания базовых таблиц, к которым адресован запрос. Их
выбор выполняют мышью при нажатой клавише <Ctrl>. Затем нажимают кнопки Добавить
(Add) и Закрыть (Close).
В верхней области окна запроса отобразятся базовые таблицы и
реляционные отношения между ними. Если связи не определены, Access попытается
установить их самостоятельно, связав ключевые поля одних таблиц с полями
других, имеющими такие же имена и содержащие подходящие типы данных. Нижняя
часть представляет собой специальный бланк, разбитый на столбцы - по одному
столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы (рис. 23). Названия полей
выводятся в верхней строке бланка.
Рис. 23. Создание запроса "Клиенты Запрос (сорт)" в
режиме конструктора
Выбор полей базовых таблиц, которые должны войти в
результирующую таблицу, выполняют двойным щелчком мыши на их названиях в
верхней части окна запроса. При этом автоматически заполняются столбцы в бланке
внизу окна. Если вы случайно выбрали не то поле, достаточно в бланке установить
на его имени курсор ввода и, щелкнув мышью появившуюся маленькую кнопку с
направленной вниз стрелкой, выбрать из раскрывающегося списка нужное поле.
Если требуется поместить в запрос все поля той или иной
таблицы, показанной в верхней части окна запроса, необязательно выбирать их
поочередно. В самом начале списка полей в каждой таблице имеется символ
звездочки (*), щелчок на котором позволяет добавить в бланк запроса сразу все
поля.
Другой способ включить в запрос поле таблицы - перетащить его
в соответствующий столбец бланка мышью (для добавления всех полей их
предварительно выделяют двойным щелчком на строке заголовка таблиц).
Для выполнения запроса нужно дважды щелкнуть на нем мышью.
Результат выполнения запроса "Клиенты Запрос (сорт)" показан на рис.
24. Данные отсортированы по убыванию по полю "ФИО".
Рис. 24 Результат выполнения запроса "Клиенты Запрос
(сорт)"
Создание запроса "Услуги Запрос (and)" в режиме
конструктора показано на рис. 25
Рис. 25. Создание запроса "Услуги Запрос (and)" в
режиме конструктора
Результат выполнения запроса "Услуги Запрос (and)"
показан на рис. 26. Данные выбраны с условием, что стоимость услуги лежит в
пределах от 1000 до 5000.
Рис. 26 Результат выполнения запроса "Услуги Запрос
(and)"
Создание запроса "Увеличить скидки на 10%" в режиме
конструктора показано на рис. 27
При запуске запроса на обновление появятся предупреждения об
изменении данных таблиц, как показано на рис. 28
Рис. 28 Предупреждение, что запрос на удаление приведет в
изменению данных таблицы
Создание запроса "Общая сумма предоставленных
услуг" в режиме конструктора показано на рис. 29. Итоги подводятся по полю
"Стоимость" - подсчитывается сумма.
Рис. 29. Создание запроса "Общая сумма предоставленных
услуг" в режиме конструктора
Результат выполнения запроса "Общая сумма
предоставленных услуг" показан на рис. 30.
Рис. 30 Результат выполнения запроса "Общая сумма
предоставленных услуг"
Создание запроса "Количество услуг приобретенных
клиентом" в режиме конструктора показано на рис. 31. Подсчитывается
количество приобретенных услуг.
Рис. 31. Создание запроса "Количество услуг
приобретенных клиентом" в режиме конструктора
Результат выполнения запроса "Количество услуг
приобретенных клиентом" показан на рис. 32.
Рис. 32 Результат выполнения запроса "Количество услуг
приобретенных клиентом"
3. Формы
Формы обеспечивают доступ к информации, хранящейся в базовых
таблицах, без непосредственного открытия последних. Это существенно упрощает
ввод, редактирование, удаление и просмотр данных. Во-первых, на экран выводятся
только необходимые поля и записи. Во-вторых, формы могут иметь красивое
графическое оформление и удобные элементы управления, что заметно облегчает
восприятие. Мы рассмотрим создание формы с помощью мастера. Для создания формы
необходимо открыть окно База данных (Database) и перейти на вкладку Формы
(Forms).
Рассмотрим создание формы с помощью мастера
Мастер форм запускается из диалогового окна Новая форма (New
Form). Работа с ним выполняется в четыре основных этапа.
Первый диалог мастера предназначен для указания таблиц и
полей, которые войдут в форму.
На втором этапе задают внешний вид формы.
Третий шаг - определение стиля оформления формы.
Наконец, на четвертом этапе осуществляется сохранение формы
под каким-либо именем.
Мастер позволяет разрабатывать формы на основе как одного,
так и нескольких объектов.
Главная форма имеет внешний вид, как показано на рис. 33.
Рис. 33. Внешний вид главной формы
Формы для справочников (см. рис. 34-37) создаются аналогичным
образом.
Рис. 34 Внешний вид формы "Дисконтные карты"
Рис. 35 Внешний вид формы "Скидки"
Рис. 36 Внешний вид формы "Услуги"
Рис. 37 Внешний вид формы "Формы оплаты"
4. Отчеты
Функциональное назначение отчетов - вывод отформатированных
данных, отобранных из базовых таблиц, на принтер. К примеру, отчеты могут быть
использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов, каталогов
товаров, почтовых наклеек и других документов, используемых в бизнесе.
4.1 Создание
отчета
Для создания отчета необходимо в окне База данных (Database)
перейти на вкладку Отчеты (Reports). Подобно формам и страницам, отчеты
могут создаваться автоматически (автоотчеты), с помощью мастера отчетов
и в режиме конструктора.
Автоотчеты. Чтобы создать автоотчет, в диалоговом окне
Новый отчет (New Report) выбирают его разновидность и указывают источник
данных. В Access имеется две разновидности автоотчетов - "в столбец"
и ленточный.
Создание отчета с помощью мастера. Мастер отчетов
запускается из диалогового окна База данных (Database). На первом этапе
выбирают поля базовых таблиц и запросов, на которых отчет основывается. На
втором этапе добавляют уровни группировки, если они необходимы. На третьем
этапе задают метод сортировки записей. На четвертом этапе посредством
переключателей выбирают вид макета и способ ориентации страницы отчета.
На пятом этапе задают стиль оформления отчета. Название
интересующего стиля щелкают в правой части окна, а образец отчета показывается
в левой. При выборе стиля оформления необходимо учитывать возможности принтера.
Последний диалог мастера предлагает сохранить отчет под
заданным именем. Кроме того, предусмотрена возможность вернуться на несколько
шагов назад или изменить макет отчета, переключившись в режим конструктора.
Макет отчета "Общая сумма предоставленных услуг"
представлен на рис. 38
Рис. 38 Макет отчета "Общая сумма предоставленных
услуг"
Внешний вид отчета "Общая сумма предоставленных
услуг" представлен на рис. 39
Рис. 39 Результат выполнения отчета "Общая сумма
предоставленных услуг"
Чтобы создать диаграмму, необходимо создать отчет с помощью
конструктора, в макет нового отчета вставить диаграмму путем выбора пункта меню
Вставка - Диаграмма…
При добавлении диаграммы появится окно мастера создания
диаграмм, в котором следует включить переключатель Запросы и указать запрос
"Общая сумма предоставленных услуг". Нажать Далее.
Выбрать необходимые поля, чтобы отобразить их в диаграмме.
Нажать Далее.
На следующем шаге мастера выбрать тип диаграммы
"Кольцевая". Нажать Далее.
4.2 Изменение
отчета
Чтобы отредактировать сохраненный ранее отчет (к примеру,
добавить или удалить номера страниц, оформить колонтитулы), его открывают в
режиме конструктора аналогично любому другому объекту базы данных.
4.3 Печать
отчета
Двойной щелчок на значке отчета в окне База данных открывает
окно предварительного просмотра, показывающее, как он будет выглядеть на
бумаге. При этом курсор мыши принимает форму лупы, позволяющей уменьшать или
увеличивать масштаб изображения. Можно также отобразить несколько страниц
отчета, воспользовавшись соответствующими кнопками панели инструментов.
Названия кнопок появляются во всплывающих подсказках при наведении на них
курсора мыши.
Имеется возможность настроить параметры страницы, выбрав
команду Параметры страницы (Page Setup) из меню Файл (File). На
экране появится соответствующее диалоговое окно, имеющее три вкладки.
После установки всех опций отчет можно отправить на принтер.
Для этого выбирают команду Файл | Печать (File | Print) или нажимают
кнопку Печать (Print) на панели инструментов.
5. Кнопочная
форма
Перед созданием кнопочной формы создадим макросы, выполняющие
определенные действия, такие как открытие запросов, кнопочной формы.
Для кнопок, открывающих запросы: Макросы→создать (рис.
40-44)
Рис. 40 Создание макроса "Открыть Услуги Запрос
(and)"
Рис. 41 Создание макроса "Открыть Увеличить скидки на
10%"
Рис. 42 Создание макроса "Клиенты Запрос (сорт)"
Рис. 43 Создание макроса "Общая сумма предоставленных
услуг"
Рис. 44 Создание макроса "Количество услуг приобретенных
клиентом"
Кнопочная форма-меню создается для быстрого доступа к
созданным формам и отчетам.
Для создания кнопочного меню необходимо реализовать следующие
действия:
1)
Выполнить
команду Сервис - Служебные программы - Диспетчер кнопочных форм;
3)
Создать
свою страницу кнопочной формы, щелкнув по кнопке Создать в окне Диспетчера
кнопочных форм (Рис. 45);
Рис. 45 Окно "Диспетчер кнопочных форм"
4)
Можно
выбрать имя в появившемся диалоговом окне Создание (Главная кнопочная форма) и
щелкнуть по кнопке ОК (Рис. 46);
Рис. 46 Окно "Создание"
) В окне Диспетчера кнопочных форм выбрать созданную страницу
Меню и щелкнуть по кнопке Изменить;
) Далее в окне Изменение страницы кнопочной формы создаются
ее элементы с помощью кнопки Создать (Рис. 47);
Рис. 47 Окно "Изменение страницы кнопочной формы"
В результате появится окно Создание (Рис. 48):
Рис. 48 Окно "Создание"
7)
Для
каждого элемента вводится текст, поясняющий его действие, это делается в строке
Текст;
8)
В
строке Команда из списка выбирается действие, которое будет происходить при
нажатии этого элемента-кнопки;
9)
В
строке Форма указывается имя формы или отчета, с которым будет происходить
действие, указанное в строке Команда. Далее нажимается кнопка ОК. (Рис. 49)
Рис. 49 Окно "Изменение элемента кнопочной формы"
10)
После
определения всех элементов кнопочной формы окно изменения закрывается кнопкой
Закрыть;
Появившуюся на вкладке Формы Кнопочную форму можно открыть и
просмотреть ее возможности.
Главная кнопочная форма выглядит следующим образом (Рис. 50):
Рис. 50 Главная кнопочная форма
Страница "Запросы" кнопочной формы показана на рис.
51
Рис. 51 Кнопочная форма (страница "Запросы")
6. Выполнение
в Excel
Данные из Access экспортировали в Excel путем копирования
таблиц. Таблицы разместили на отдельных листах книги (рис. 52-54).
Рис. 52 Таблица "Формы оплаты"
Рис. 53 Таблица "Скидки"
Рис. 54 Таблица "Дисконтные карты"
Выполнили необходимые расчеты: вычислили итоговую функцию по
столбцам (Сумма). Макет таблицы "Услуги" с расчетными формулами
показан на рис. 55
Рис. 55 Макет таблицы "Услуги" с расчетными
формулами
Заключение
В ходе выполнения данной работы мы ознакомились с основными
принципами построения реляционных баз данных при помощи программного пакета
Microsoft Access. Изучили структуру базы данных, принципы построения основных
элементов базы данных, таких как таблицы, запросы, формы и отчеты. И на основе
полученных знаний создали базу данных в соответствии с поставленной задачей. А
именно разработали базу данных "Автосалон". База данных включает в
себя семь таблиц удовлетворяющих требованиям целостности, непротиворечивости и
неизбыточности. Также в БД имеются пять запросов (Услуги Запрос (and),
Увеличить скидки на 10%, Клиенты Запрос (сорт), Общая сумма предоставленных
услуг и Количество услуг приобретенных клиентом). Создана удобная форма на
основе таблиц для ввода, редактирования и отображения данных. А также созданы
удобный отчет с диаграммой и главная кнопочная форма (меню) для навигации по БД.
СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с
базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему относительно легко
создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и
формировать отчеты.
В работе приведено подробное описание хода решения задачи,
представлены результаты. Выполненная работа позволила мне углубить знания в
области информатики и использования современных информационных технологий в
экономике. Мною также повышен профессиональный уровень за счет практического
использования программы Microsoft Access и овладения практическими навыками
создания базы данных.
База данных разработана строго в соответствии с заданием,
полученные результаты верны.
Литература
1. Васильева
В.С. Персональный компьютер. Быстрый старт. - СПб.: БХВ - Петербург, 2008 - 480
с.: ил.
2. Горев
А., Ахаян Р., Макашарипов С. "Эффективная работа с СУБД" - СПб.:
Питер, 2008. - 704 стр.
. Грабер
Мартин. "Введение в SQL". Пер. с англ. - М.: Издательство
"ЛОРИ”, 2007. - 375 с.
. Дж.
Ульман. Основы систем баз данных. М: Финансы и статистика. 2009
. К.
Дейта. Введение в системы баз данных. М: Наука. 2006
. "Как
работать с Microsoft Office" Microsoft Press Официальное издание, 2008 г.
. Пол
Литвинг, Кен Гетц, Майкл Гилберт, "Access 2003. Руководство разработчика.
Том 2. Корпоративные приложения". Пер. с англ., Издательская группа BHV,
Киев, 2007 - 912 c.
. Практикум
по экономической информатике: Учебное пособие. Часть I / Под ред. Е.Л.
Шулемова, Н.А. Тимаковой, Е.А. Мамонтовой. М.: Перспектива, 2007
. Харитонова
И.А., Михеева В.Д., "Microsoft ACCESS 2003: разработка приложений",
Издетельство "БХВ-Санкт-Петербург", 2007 - 832 с.
. Экономическая
информатика и вычислительная техника: Учебник для вузов / Под ред. В.П.
Косарева и А.Ю. Королева. М.: Финансы и статистика, 2007