Использование компьютерных сетей в работе офиса
ВВЕДЕНИЕ
Процесс развития персонального компьютера
движется с постоянно увеличивающимся ускорением. Причиной столь интенсивного
развития информационных технологий является все возрастающая потребность в
быстрой и качественной обработке информации, потоки которой с развитием
общества постоянно возрастают.
Сегодня деятельность современных предприятий
невозможно представить без применения технических средств. С их появлением
изменилась технология создания и обработки документов.
К техническим средствам, применяющимся в
делопроизводстве, можно отнести:
средства составления и изготовления документов
(пишущие, диктофонные и др.);
средства репрографии и оперативной полиграфии;
средства обработки документов (склеивающие,
скрепляющие, штемпелюющие и др.);
средства хранения, поиска и транспортировки;
средства связи; и др.
Тема курсовой работы: «Использование
компьютерных сетей в работе офиса предприятия».
Цель работы: проанализировать возможности
использования компьютерных сетей в системе документационного обеспечение
управления на предприятии.
Для достижения данной цели поставлены следующие
задачи:
охарактеризовать виды компьютерных сетей и
способы использования их в системе документационного обеспечения управления;
рассмотреть наиболее часто используемые сервисы
сети INTERNET;
проанализировать возможность использования
локальной сети на примере сетевой программы «контроль исполнения документов».
В настоящее время компьютерные сети получили
очень широкое распространение. Это вызвано несколькими причинами:
объединение компьютеров в сеть позволяет
значительно экономить денежные средства за счет уменьшения затрат на содержание
компьютеров (достаточно иметь определенное дисковое пространство на
файл-сервере (главном компьютере сети) с установленными на нем программными продуктами,
используемыми несколькими рабочими станциями);
компьютерные сети позволяют использовать
почтовый ящик для передачи сообщений на другие компьютеры, что позволяет в
наиболее короткий срок передавать документы с одного компьютера на другой;
компьютерные сети, при наличии специального
программного обеспечения (ПО), служат для организации совместного использования
файлов (к примеру, бухгалтеры на нескольких машинах могут обрабатывать проводки
одной и той же бухгалтерской книги).
Кроме всего прочего, в некоторых сферах
деятельности просто невозможно обойтись без компьютерных сетей. К таким сферам
относятся: банковское дело, складские операции крупных компаний, электронные
архивы библиотек и др. В этих сферах каждая отдельно взятая рабочая станция в
принципе не может хранить всей информации (в основном, по причине слишком
большого ее объема). Сеть позволяет избранным (зарегистрированным на
файл-сервере) пользователям получать доступ к той информации, к которой их
допускает оператор сети.
Предметом для рассмотрения в данной работе
являются компьютерные сети, их использование в работе офиса.
Данная тема является актуальной, так как
объединение компьютеров в сети позволяет значительно повысить
производительность труда при работе с документами.
1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СЕТИ И ИХ
КЛАССИФИКАЦИЯ
.1 Классификации компьютерных сетей
сеть интернет программа документ
Компьютерной сетью называют совокупность узлов
(компьютеров, терминалов, периферийных устройств), имеющих возможность
информационного взаимодействия друг с другом с помощью специального
коммуникационного оборудования и программного обеспечения.
Размеры сетей варьируются в широких пределах -
от пары соединенных между собой компьютеров, стоящих на соседних столах, до
миллионов компьютеров, разбросанных по всему миру (часть из них может
находиться на космических объектах). В сетях применяются различные сетевые
технологии. Каждой технологии соответствуют свои типы оборудования.
Все многообразие компьютерных сетей можно
классифицировать по различным признакам:
) способ организации сети;
) территориальная распространенность;
) ведомственная принадлежность;
) скорость передачи информации;
) организация взаимодействия компьютеров.
По способу организации сети подразделяются на
реальные и искусственные. Реальные компьютерные сети позволяют связывать
компьютеры с помощью специальных устройств коммутации и физической среды
передачи данных. Искусственные компьютерные сети (псевдосети) связывают
компьютеры вместе через последовательные или параллельные порты и не нуждаются
в дополнительных устройствах.
По территориальному признаку сети подразделяются
на:
. Локальные сети (LAN - Locate Area Network).
Такая сеть охватывает небольшую территорию с расстоянием между отдельными
компьютерами до 10 км. Обычно такая сеть действует в пределах одного
учреждения.
. Глобальные сети (WAN - Wide Area Network).
Такая сеть охватывает, как правило, большие территории (территорию страны или
нескольких стран). Компьютеры располагаются друг от друга на расстоянии
десятков тысяч километров.
. Региональные сети. Подобные сети существуют в
пределах города, района. В настоящее время каждая такая сеть является частью
некоторой глобальной сети и особой спецификой по отношению к глобальной сети не
отличается.
По ведомственной принадлежности различают
ведомственные и государственные сети. Ведомственные компьютерные сети
принадлежат одной организации и располагаются на ее территории. Государственные
компьютерные сети - сети, используемые в государственных структурах.
По скорости передачи информации компьютерные сети
делятся на низко-, средне- и высокоскоростные.
Низкоскоростные компьютерные сети - это сети,
имеющие скорость передачи информации до 10 Мбит/с.
Среднескоростные компьютерные сети - это сети,
имеющие скорость передачи информации до 100 Мбит/с.
Высокоскоростные компьютерные сети - это сети,
имеющие скорость передачи информации свыше 100 Мбит/с.
С точки зрения организации взаимодействия
компьютеров, сети делят на одноранговые и иерархические.
Все компьютеры одноранговой сети равноправны. В
иерархической сети при установке сети заранее выделяются один или несколько
компьютеров, управляющих обменом данных по сети и распределением ресурсов.
Такой компьютер называют сервером. Любой компьютер, имеющий доступ к услугам
сервера называют клиентом сети или рабочей станцией.
Независимо от того, к какому типу относится
компьютерная сеть, создание ее вызвано практической потребностью совместного
использования информации пользователями, работающими на удаленных друг от друга
компьютерах.
1.2 Локальные компьютерные сети
Компьютерная сеть представляет собой
совокупность компьютеров и различных устройств, обеспечивающих информационный
обмен между компьютерами в сети без использования каких-либо промежуточных
носителей информации.
Основное назначение компьютерных сетей - совместное
использование ресурсов и осуществление интерактивной связи как внутри одной
фирмы, так и за ее пределами. Ресурсы - это данные, приложения и периферийные
устройства, такие, как внешний дисковод, принтер, мышь, модем или джойстик.
Рождение компьютерных сетей было вызвано
практической потребностью иметь возможность для совместного использования
данных. Персональный компьютер - прекрасный инструмент для создания документа,
подготовки таблиц, графических данных и других видов информации, но при этом нет
возможности быстро поделиться своей информацией с другими.
Локальная компьютерная сеть включает в себя
совокупность компьютеров, соединенных линиями связи, обеспечивающая
пользователям сети потенциальную возможность совместного использования ресурсов
всех компьютеров расположенных на небольшом расстоянии.
В настоящее время локальные вычислительные сети
(ЛВС) получили очень широкое распространение. Это вызвано несколькими
причинами:
объединение компьютеров в сеть позволяет
значительно экономить денежные средства за счет уменьшения затрат на содержание
компьютеров (достаточно иметь определенное дисковое пространство на
файл-сервере (главном компьютере сети) с установленными на нем программными
продуктами, используемыми несколькими рабочими станциями);
локальные сети позволяют использовать почтовый
ящик для передачи сообщений на другие компьютеры, что позволяет в наиболее
короткий срок передавать документы с одного компьютера на другой;
локальные сети, при наличии специального
программного обеспечения (ПО), служат для организации совместного использования
файлов (к примеру, бухгалтеры на нескольких машинах могут обрабатывать проводки
одной и той же бухгалтерской книги).
Кроме всего прочего, в некоторых сферах
деятельности просто невозможно обойтись без ЛВС. К таким сферам относятся:
банковское дело, складские операции крупных компаний, электронные архивы
библиотек и др. В этих сферах каждая отдельно взятая рабочая станция в принципе
не может хранить всей информации (в основном, по причине слишком большого ее
объема).
Локальная сеть объединяет несколько компьютеров
и позволяет пользователям совместно использовать ресурсы компьютеров, а также
подключенных к сети периферийных устройств.
Общая схема соединения компьютеров в локальной
сети называется топологией сети. Существуют различные топологии
сетей.(см.Приложение 1)
В небольших локальных сетях все компьютеры
обычно равноправны, т.е. пользователи самостоятельно решают, какие ресурсы
своего компьютера сделать общедоступными. Такие сети называются одноранговыми.
В небольших офисных сетях, включающих 3-4
компьютера, для соединения компьютеров используется топология линейная шина. В
этом случае все компьютеры подсоединяются к одному кабелю, а принтер - к одному
из компьютеров.
Если из одного центрального сетевого устройства
к каждому компьютеру подходит отдельный кабель, то реализуется локальная сеть с
топологией звезда. В одноранговых локальных сетях с топологией звезда все
компьютеры и сетевой принтер соединяются с концентратором или коммутатором,
которые обеспечивают передачу данных между устройствами сети.
Преимущество локальной сети типа звезда перед
локальной сетью типа линейная шина состоит в том, что при выходе из строя
сетевого кабеля у одного компьютера локальная сеть в целом продолжает нормально
функционировать.
Если к локальной сети подключено более 10
компьютеров, одноранговая сеть может оказаться недостаточно производительной.
Для увеличения производительности, а также в целях обеспечения большей
надежности хранения информации в сети выделяется мощный компьютер для хранения
файлов и программных приложений. Такой компьютер называется сервером, а
локальная сеть - сетью на основе сервера. Сеть на основе сервера имеет
топологию звезда.
Каждый компьютер или принтер, подключенный к
локальной сети, должен иметь специальную плату (сетевой адаптер). Основной
функцией сетевого адаптера является передача и прием информации из сети.
В проводных локальных сетях соединение
компьютеров (сетевых адаптеров) между собой производится с помощью кабеля.
Кабели подключаются к сетевым адаптерам, которые могут обеспечивать скорость
передачи данных по локальной сети 10 Мбит/с, 100 Мбит/с или 1000 Мбит/с.
Для подключения к локальной сети портативных
компьютеров часто используется беспроводное подключение, при котором передача
данных осуществляется с помощью электромагнитных волн. Беспроводные сети типа
Wi-Fi могут обеспечивать скорость передачи данных до 54 Мбит/с, однако,
скорость от количества подключенных компьютеров и от расстояния до точки
доступа.
Современные версии операционных систем обладают
встроенными сетевыми возможностями, которые делают подключение к локальной сети
простым и быстрым.
Локальные компьютерные сети офиса, равно как и
локальные компьютерные сети предприятия, дают возможность всем сотрудникам
одновременно и непрерывно использовать информационные ресурсы всех рабочих
узлов (компьютеров сотрудников), сервера, хранилища данных, периферийное
оборудование, а также специализированное программное обеспечение и Интернет.
1.3 Глобальная компьютерная сеть
Глобальная компьютерная сеть - сеть, соединяющая
компьютеры, удалённые географически на большие расстояния друг от друга.
Отличается от локальной сети более протяженными коммуникациями (спутниковыми,
кабельными и др.). Глобальная сеть объединяет локальные сети. Internet - глобальная
компьютерная сеть, охватывающая весь мир.
Глобальная сеть Internet, служившая когда-то
исключительно исследовательским и учебным группам, чьи интересы простирались
вплоть до доступа к суперкомпьютерам, становится все более популярной в деловом
мире.
Компании привлекают быстрота, дешевая глобальная
связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы,
уникальная база данных сети Internet. Они рассматривают глобальную сеть как
дополнение к своим собственным локальным сетям.
Подключиться к глобальной сети можно, выбрав
один из способов:
удаленный доступ по коммутируемой телефонной
линии;
прямой доступ по выделенному каналу.
Удаленный доступ по коммутируемой телефонной
линии. В этом случае в распоряжении пользователя вместо сетевого адаптера
должен быть модем. Модем подключает компьютер к телефонной линии. Он
предназначен для преобразования (модуляции) цифровых сигналов на выходе
компьютера в аналоговые сигналы, которые могут передаваться по телефонной сети,
и обратном преобразовании (демодуляции) при приеме информации на компьютер. На
другом конце телефонной линии также должен быть подключен модем.
Прямой доступ по выделенному каналу. Этот, более
дорогой способ подключения, чаще используют более крупные организации. В
качестве выделенных каналов могут быть коаксиальные и оптоволоконные кабели,
радиорелейные линии, спутниковая связь. По видам каналов различают и модемы:
радиомодемы, телефонные модемы, волоконно-оптические модемы и др.
Для выхода в интернет необходимо специальное
программное обеспечение. Браузеры (в переводе с английского языка означает
«просматривать», «листать») - это специальная программа для просмотра
интернет-сайтов, а именно: запрос веб-страниц из сети Интернета, их обработка,
вывод и переход от одной страницы к другой. Браузеры позволяют получать доступ
ко всем информационным ресурсам сети, а также просматривать и загружать
рисунки, звуковые и видео файлы, разнообразную текстовую информацию. Существует
множество браузеров от разных производителей, например: Internet Explorer,
Firefox, Opera, Chrome, Safari, Mozilla, NetFront. В состав современной
операционной системы уже входит один из представителей программ-браузеров, что
обеспечивает работу в сети Интернет без дополнительной установки
соответствующего программного обеспечения.
Подключившись к глобальной сети, можно
познакомиться с новостями, получить доступ к разнообразной справочной,
энциклопедической, учебной и научной информации.
2. СЕРВИСЫ СЕТИ INTERNET
.1 Электронная почта
Приложениями или видами сервиса именуют
отдельные возможности или способы использования глобальных сетей. В
практической работе большинство из них гармонично переплетаются в единое целое,
перетекая из одного в другое. Рассмотрим эти приложения в отдельности.
Один из наиболее популярных и простых ресурсов -
это электронная почта (e-mail). Как ясно из названия - это метод передачи
почтовых сообщений (писем) электронным способом. Кроме того, вместе с электронным
письмом, можно послать фотографии, рисунки, тексты, отсканированные документы,
презентации, небольшие программки, т.е. любую информацию, хранящуюся в
компьютере или занесенную в него при помощи внешних устройств, например, таких
как сканер.
Для того, чтобы послать электронное письмо
необходимо обзавестись своим почтовым ящиком (особенно, если необходимо
получить ответ) и, естественно, знать электронный адрес той организации, кому
адресуется письмо.
Электронное письмо - это обмен информацией в так
называемом режиме offline, т.е. отправив сообщение с одного электронного
почтового ящика, оно дожидается внимания в почтовом ящике абонента.
Электронная почта - один из самых популярных
сервисов, предоставляемых Интернет.
Программы для работы с электронной почтой
называются почтовыми клиентами. Почтовые клиенты могут быть совершенно
различными. В любом браузере - просмотрщике ресурсов Интернет есть встроенный
почтовый клиент, в котором можно работать с электронной почтой параллельно с
просмотром web-страниц. Есть и отдельные программы, предназначенные для работы
исключительно с электронной почтой.
Любой почтовый клиент выполняет два блока
действий: получение корреспонденции и ее отправка. В любой из этих программ
можно составить письмо, присоединить к нему необходимые файлы, отправить
готовое письмо немедленно или отложить отправку для того, чтобы дописать позже.
Также программа позволяет получить письмо, прочитать его немедленно или чуть
позже, раскрыть присоединенные к письму файлы, ответить на письмо немедленно или
переслать его, сохранить письмо в виде файла на внешний накопитель или тут же
распечатать его на бумаге. Кроме этих основных функций, почтовые программы
имеют и ряд дополнительных возможностей:
• сортировка приходящих писем по созданным вами
папкам в соответствии с заданными вами условиями,
• отправка писем «пачками», т.е. одно письмо
сразу нескольким адресатам,
• блокировка нежелательной корреспонденции,
• установка пароля на почтовый ящик и др.
Для того чтобы отправить по электронной почте
какое-либо сообщение, в первую очередь необходимо создать свой собственный
почтовый ящик. Есть два варианта получить собственный почтовый ящик:
Первый и самый надежный: если вы работаете в
организации и хотите получать и отправлять электронную почту с работы - обратитесь
в отдел автоматизации с просьбой дать вам личный электронный адрес, если хотите
работать дома, то, подключаясь к Интернет, оговорите условия создания вашего
электронного почтового ящика с вашим провайдером, т.е. поставщиком услуг
Интернет.
Второй способ - если у вас есть возможность
пользования постоянным подключением к Интернет на работе или дома, можно
самостоятельно зарегистрировать свой ящик на одном из «виртуальных» почтовых
серверов.
У этих двух способов есть свои достоинства и
свои недостатки. Первый способ более надежен, зато второй более универсален -
этот адрес будет вам доступен с любого конца планеты, конечно, если там есть
Интернет-подключение.
Для современного офиса электронная почта
является неотъемлемым атрибутом. Она во многом удобнее обычной,
"бумажной", не говоря, уже о том, что не приходится вставать из-за
компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо.
Кроме того, электронной почтой сообщение доставляется гораздо быстрее, чем
обычной, а для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его в
нескольких экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер.
Электронная почта даёт возможность посылать
сообщения, получать их в свой электронный почтовый ящик, отвечать на письма
корреспондентов автоматически, используя их адреса, исходя из их писем,
переправлять полученное письмо по другому адресу, создавать несколько
подразделов почтового ящика для разного рода корреспонденции, включать в письма
текстовые файлы, пользоваться системой «отражателей почты» для ведения
дискуссий с группой ваших корреспондентов и т.д.
2.2 Всемирная информационная служба
Самым распространенным сервисом сети Интернет
является «Всемирная паутина» или World Wide Web, который, в общем-то, и
ассоциируется со словом Интернет.Wide Web (Web или WWW) представляет легкий в
управлении графический интерфейс для просмотра документов Интернет. Web
предоставляет ссылки с одной страницы на другие страницы. При подключении к Web
предоставляется равный доступ к сведениям, разбросанным по всему миру, а также
отсутствуют дополнительные ограничения или оплата за удаленный доступ.
Возможность пользоваться им возникла благодаря
изобретению нового метода передачи и отображения информации. Этот метод
называется HTTP (Hypertext Transfer Protocol - протокол передачи гипертекстов).
Гипертекст (Hypertext) - это многомерный текст, т.е. такая организация
документов, при которой один документ или текст может включать в себя
разнонаправленные ссылки или указатели (адреса) на другие документы и ссылки.
Пользоваться WWW исключительно легко и удобно.
Достаточно набрать на клавиатуре какой-нибудь адрес (например, #"784340.files/image001.gif">
Рис. 1 - Сеть шинной типологии
Рис. 2 - Сеть в виде звезды
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Основное окно программы «контроль исполнения
документов»
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Форма «документ»
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Лицевая и обратная сторона
контрольной карточки
