Введение в должность и адаптация персонала

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

МОСКОВСКИЙ ЭНЕРГИТИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ

Курсовая работа на тему:

Введение в должность (ориентация): сущность, цель, задачи, формы. На примере ОАО «МТС»

Выполнил: Студент 2 курса

группы ФП-12-11

Никонов Ф.Д.

Проверила: Жихарева А.А.

Москва 2013

Введение

Введение в должность - комплекс мероприятий, предназначенных для быстрой и эффективной Адаптации нового персонала. Программа введения в должность, разработанная в организации, позволяет обеспечить наилучший трудовой старт новому члену коллектива. Ее главная цель состоит в ознакомлении новых сотрудников с общими правилами работы в организации, правилами техники безопасности и охраны здоровья, с новыми рабочими условиями, корпоративными традициями и нормами поведения. Новичок обязательно должен быть ознакомлен с общей деятельностью организации; со своими сослуживцами, особенно с теми, кто будет работать с ним непосредственно; характером самой работы; рабочими условиями (правилами трудового распорядка, техники безопасности и охраны здоровья, оборудованием, общим планом здания и т.д.).

В идеале программа должна контролироваться сотрудником, который является непосредственным начальником новичка, хотя в зависимости от специфики организации эти функции могут выполняться различными сотрудниками. Им понадобится затратить определенное время на отбор и подготовку информации, предоставляемой новому работнику. К разработке программы введения в должность нужно подходить с максимальной тщательностью. Ведь первые впечатления нового сотрудника об организации самые сильные и могут длительное время влиять на мотивацию к работе и отношения в трудовом коллективе. Неудачное введение в должность может значительно ухудшить процесс адаптации в коллективе, а значит отдалить то время, когда сотрудник начнет вносить полноценный вклад в деятельность организации.

Глава 1. Введение в должность (ориентация): сущность, цель, задачи, формы

1.1 Введение в должность

Многие работодатели неправильно подходят к вопросу приветствия сотрудника в первый день работы, организации для него рабочего места, представления его коллективу. Проведение мероприятий по введению в должность нового сотрудника (или сотрудника, получившего повышение) позволит предупредить появления различных негативных последствий.

Основная задача этой процедуры - помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности в выполнении трудовых функций в наиболее короткий срок. Необходимо отметить, что эта процедура не является обучением и не обеспечивает необходимых навыков или знаний для выполнения порученной работы. Скорее это знакомство с нормами, принятыми в организации. Особенно большое значение эта процедура имеет при введении в должность сотрудников, для которых эта позиция первый рабочий опыт. Следовательно, для них нужно представить более подробный и развернутый объем информации.

Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер и устанавливает общие правила и предписания. Но процесс адаптации сотрудника индивидуален, как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его работы.

Содержание программы зависит от следующих условий:

·        содержание работы;

·        статус и уровень ответственности;

·        рабочее окружение;

·        личностные особенности сотрудника.

Участники процедуры:

·        Линейные руководители. Обеспечивают составление и выполнение программы введения в должность на рабочем месте;

·        Сотрудники, имеющие возможность оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудника;

·        Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях (Приложение 1);

·        Подразделение управления персоналом.

1.2 Организация процедуры

К приходу нового сотрудника необходимо подготовиться:

·        убедиться, что должностная инструкция готова и соответствует действительности;

·        назначить куратора, который будет сопровождать новичка в течении испытательного срока;

·        договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;

·        проверить, готово ли его рабочее место;

·        дать предварительную информацию всем сотрудникам о приходе нового работника;

·        приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;

·        подготовить необходимые пропуска;

·        позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке.

Для того чтобы все приготовления выполнить без спешки и суеты, первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени. Нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов. После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем ему показывают рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.

Список возможных тем для ознакомления с организацией может быть следующим:

·        подробная история компании и ее развитие;

·        высшее и среднее звено управления;

·        наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т. д.);

·        описание бизнеса организации; политика в области работы с заказчиками;

·        содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;

·        система качества;

·        взаимодействие с другими отделами или людьми;

·        техника безопасности на предприятии (инструктаж);

·        список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.

Самый эффективный путь предоставления информации для новичков - создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Если организация обладает соответствующими ресурсами, то в течение первого месяца организовывается формальный семинар для всех вновь принятых сотрудников. На таком семинаре раскрываются основы философии организации, приводятся примеры обычной рабочей практики, дается представление о возможных перспективах, показывается положение на рынке. Кроме того, рассказывают об основных продуктах или услугах, заказчиках и принципах работы с ними, вводят в курс деловой этики принятой в компании.

В первый рабочий день сотруднику целесообразно предоставить следующую информацию:

·        совместно с новым сотрудником разобрать его должностные обязанности;

·        объяснить правила по компенсации возможных затрат;

·        ознакомить с требованиями конфиденциальности информации;

·        ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;

·        обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации;

·        ознакомить с основными процедурами и политикой по персоналу;

·        ознакомить с организационной структурой и структурой подчинения (если это необходимо);

·        провести инструктаж по технике безопасности;

·        провести инструктаж по оказанию неотложной помощи;

·        ознакомить с правилами и действиями на случай эвакуации, показать пожарные выходы;

·        ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности;

·        ознакомить его с требованиями к внешнему виду;

·        ознакомить с требованиями пропускной системы, открытием и закрытием офиса;

·        представить сотрудника подчиненным, коллегам и руководителям;

·        предоставить ему информацию личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения и т. д.;

·        представить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать.

1.3 Период адаптации работника

Виды адаптации

Существуют профессиональная, психофизиологическая и социально-психологическая адаптации.

Психофизиологическая адаптация - адаптация к трудовой деятельности на уровне организма работника как целого, результатом чего становятся меньшие изменения его функционального состояния (меньшее утомление, приспособление к высоким физическим нагрузкам и т.п.). Психофизиологическая адаптация особых сложностей не представляет, протекает достаточно быстро и в большой мере зависит от здоровья человека, его естественных реакций, характеристики самих этих условий. Тем не менее, большинство несчастных случаев происходит в первые дни работы именно из-за ее отсутствия.

Социально-психологическая адаптация человека к производственной деятельности - адаптация к ближайшему социальному окружению в коллективе, к традициям и неписаным нормам коллектива, к стилю работы руководителей, к особенностям межличностных отношений, сложившихся в коллективе. Она означает включение работника в коллектив как равноправного, принимаемого всеми его членами. Она может быть связана с немалыми трудностями, к которым относятся обманутые ожидания быстрого успеха, обусловленные недооценкой трудностей, важности живого человеческого общения, практического опыта и переоценкой значения теоретических знаний и инструкций.

В период процесса адаптации необходимо контролировать успехи сотрудника, для чего организуются периодические встречи с целью фиксации достигнутых результатов выполнения программы введения в должность. Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились бы окончательные итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника. Возможно проведение тестирования на выявление понимания своего функционала молодым специалистом.

Глава 2. Анализ организации введения в должность на примере Московского Прожекторного Завода

.1 Характеристика Московского Прожекторного Завода (МПЗ)

Московский Прожекторный Завод был основан в 1932 году, и с тех пор предприятие выросло в крупного лидера, успешно работающего на рынке энергообеспечения военно-промышленного комплекса страны. Объемы научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ увеличиваются с каждым годом, кроме того, стабильно выполняются Рособоронзаказы по серийным поставкам качественной военной техники для различных видов войск. Богатый опыт работы (более 80 лет) позволяет заводу производить огромный ассортимент оборудования для ЖКХ, транспортной системы страны, медицины и большинства отраслей промышленности. Каждая единица продукции отвечает высоким стандартам качества.

Основные направления деятельности:

·        научно-исследовательские работы;

·        опытно-конструкторские разработки;

·        проектирование систем электроснабжения для воинских подразделений, производство и тестирование продукции, выполнение Рособоронзаказов;

·        изготовление богатого ассортимента оборудования гражданского назначения. В основном это автономные, резервные генераторы и стабилизаторы напряжения, которые обеспечивают надежное электроснабжение производства, офиса, социального учреждения. Кроме того, популярностью на рынке пользуется металлическая мебель, сейфы и многое другое;

·        предоставление услуг по разработке и созданию металлоконструкций в промышленных масштабах.

2.2 Система адаптации персонала на МПЗ

адаптация персонал должность работник

Система мероприятий по введению новых сотрудников в должность, поощрение наставничества и ознакомление всего кадрового состава с материалами идеологического содержания являются неотъемлемой частью технологии адаптации и корпоративной культуры организации.

Одним из эффективных способов передачи профессионального опыта является наставничество, грамотная организация которого снимает множество проблем, возникающих на этапе адаптации новых сотрудников. Данный метод позволяет достаточно быстро преодолеть разрыв между обучением персонала и применением полученных навыков в реальной работе на предприятии.

На МПЗ разработана технология наставничества, которая регламентирует адаптационный период нового работника. Кроме этого, наставничество позволяет включить в адаптационный процесс опытных сотрудников предприятия, сократить материальные, временные и моральные затраты, достигнуть необходимой эффективности работы нового сотрудника в наиболее короткий срок.

Наставником может быть назначен сотрудник:

.        имеющий достаточный опыт работы (не менее года)

.        обладающий высокими профессиональными качествами;

.        имеющий стабильные показатели в работе;

.        располагающий способностью и готовностью делиться своим опытом;

.        обладающий коммуникативными навыками и гибкостью в общении;

За одним наставником может быть закреплено не более 2 сотрудников (стажеров).

Назначение осуществляется по предварительному согласованию с предполагаемым наставником.

Для того чтобы процесс адаптации новичков проходил максимально эффективно, разработаны два варианта материального вознаграждения наставников, при этом учитывается напряженность и интенсивность их работы в зависимости от специфики видов деятельности на предприятии.

Процесс адаптации сотрудников и наставничество способствуют формированию у новых сотрудников таких качеств, как чувство причастности к делам других подразделений и компании в целом, правильное понимание задач и должностных обязанностей, своей роли в команде, заинтересованность всего кадрового состава в жизнедеятельности компании.

2.3 Основные задачи наставничества на МПЗ

1. Регламентация адаптационного процесса нового работника. Для нового сотрудника разрабатывается «План работы сотрудника на время адаптации», который позволяет упорядочить мероприятия по ознакомлению с необходимыми документами, каталогами, программами, процессами, спецификой работы отдела, всего предприятия и так далее. План заполняется индивидуально для каждого работника и соответствует его назначению и должности.

. Регламентация включенности в адаптационный процесс опытных сотрудников предприятия. В соответствии с «Планом» за каждое мероприятие отвечает наиболее компетентный профильный сотрудник, который должен ознакомить новичка с тем или иным процессом.

. Сокращение материальных, временных и моральных затрат предприятия. «План работы сотрудника на время адаптации» позволяет установить новые контакты и связи и ускоряет изучение материала.

. Достижение необходимой эффективности работы нового сотрудника в наиболее короткий срок. Оптимальное приспособление сотрудника и организации друг к другу происходит при участии в адаптации нового сотрудника наиболее компетентных и ответственных работников предприятия.

2.4 Процесс адаптации

Процесс адаптации на предприятии включает три этапа:

.        социально-психологическая адаптация;

.        профессиональная адаптация;

.        подведение итогов адаптации и проведение экзамена.

Социально-психологическая адаптация. На этом этапе новичок адаптируется к коллективу, требованиям организации и существующим в ней нормам.

Наставник знакомит нового сотрудника:

-       с должностной инструкцией;

-       Трудовым договором;

-       инструкцией по технике безопасности;

-       кратким описанием структуры предприятия;

-       Правилами внутреннего трудового распорядка;

-       Положением о персонале;

-       расположением кабинетов и цехов;

-       системой оплаты труда;

-       сотрудниками предприятия.

На этом этапе у каждого сотрудника есть наставник, который курирует молодого специалиста на протяжении всего адаптационного периода и несет ответственность за выполнение мероприятий, прописанных в «Плане».

Профессиональная адаптация. На втором этапе выполняется намеченный для новичка план мероприятий, ответственные лица проставляют отметки в «Плане работы сотрудника на время адаптации». Профессиональная адаптация сотрудника выражается в овладении им специальностью, профессиональными навыками.

По завершении выполнения всех мероприятий и истечении срока адаптационного периода наставник представляет в службу персонала «Отзыв» для рассмотрения вопроса о проведении экзамена и досрочном завершении испытательного срока (период адаптации меньше испытательного срока примерно на 3-4 недели).

В случае получения неудовлетворительного результата на экзамене или неготовности нового сотрудника для сдачи экзамена ему предоставляется шанс восполнить отсутствующие знания.

Наставник сдает «Отзыв» в службу персонала в указанный срок и в графе «рекомендации» отмечает уровень готовности молодого специалиста.

2.5 Подведение итогов адаптации

До проведения экзамена служба персонала рассматривает «Отзыв», проводит беседу с наставником и новым сотрудником, чтобы принять одно из решений:

-       о возможности проведения экзамена и о снятии испытательного срока;

-       о дальнейшей профессиональной подготовке;

-       о несоответствии работника ввиду неудовлетворительного завершения периода адаптации.

При вынесении решения о проведении экзамена служба персонала формирует экзаменационную комиссию, в которую обычно входят:

-       наставник;

-       начальник отдела, в котором стажируется новый сотрудник;

-       руководитель или специалист службы персонала;

-       руководитель предприятия.

Помимо списка комиссии служба персонала совместно с начальником отдела или наставником готовит предполагаемый перечень вопросов.

По завершении экзамена решение комиссии вносится в бланк «Заключение по результатам оценки профессиональных знаний»

В случае неудовлетворительного результата экзамена или при отрицательном «Отзыве» наставника новому сотруднику предлагают увольнение по собственному желанию или как не выдержавшему испытательный срок. При успешном же результате новый сотрудник утверждается в должности и его испытательный срок считается пройденным. Служба персонала предоставляет копию «Заключения» в бухгалтерию для изменения оплаты труда.

Все полученные материалы передаются в службу персонала для формирования личного дела нового сотрудника.

Система мероприятий по введению новых сотрудников в должность, поощрение наставничества и ознакомление всего кадрового состава с материалами идеологического содержания - это неотъемлемая часть технологии адаптации, отражение корпоративной культуры предприятия.

Заключение

Многим знакомо ощущение «дискомфорта первого дня» работы в новой организации или в новой должности. Знаний и квалификации в этот адаптационный период явно недостаточно, так как каждая организации уникальна и обладает только ей присущими особенностями. Как правило, первое, что делают «новички», - начинают собирать информацию о правилах гласных и негласных, о традициях и обычных процедурах, о системе отчетности и т.д. Они получают информацию, осмысливают ее и что-то изменяют в своей работе. Иначе говоря, они обучаются. Важно, что результатом такого рода обучения является не сумма знаний, не диплом или удостоверение, результатом обучения являются изменения в деятельности человека, более конкретно - в его работе.

Список использованной литературы

1.       Мордовин С. К. Управление человеческими ресурсами. Модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации».

.        Арутюнов, В.В. Управление персоналом: учеб. пособие /В.В. Арутюнов, И.В. Волынский. - Ростов-на-Дону, 2009. - 448с.

.        Пригожин А.И. Методы развития организаций.

.        Виханский О.С. Стратегическое управление.

Приложения

Приложение 1

Приложение 2

Анкета на выявление понимания своего функционала молодыми специалистами

В целях изучения понимания своего функционала молодыми специалистами МПЗ, была составлена анкета относительно характера и содержания труда на месте:

«Уважаемый сотрудник! Прошу Вас ответить на вопросы анкеты! Данная информация поможет улучшить организацию труда в Вашем коллективе с учетом Ваших пожеланий и будет способствовать повышению степени Вашей удовлетворенности трудом. Информация, предоставляемая Вами, будет известна только независимым экспертам. Руководство получит ее в максимально обработанном и обезличенном виде. Заранее благодарим Вас за участие в поиске путей повышения эффективности и выявления функционирования Вашей организации!

ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА__________________________________

Ф.И.О.:______________________________________________________

.1.      Каковы отличительные черты Вашего рабочего места (РМ)?

.2.      Какой уровень в иерархии фирмы занимает Ваше РМ?

.3.      Кому Вы организационно подчиняетесь?

.4.      Кому Вы должны подчиняться, чтобы работать эффективнее?

.5.      Какие РМ подчинены непосредственно Вам?

.6.      Какие из этих РМ не следует подчинять Вам, а какие следует подчинить в целях повышения эффективности работы в Вашей сфере деятельности?

.7.      Кто, кроме Вашего прямого начальника, дает Вам указания и какого рода?

.8.      Какие распорядительные полномочия других работников по отношению к Вам должны быть ограничены, а какие расширены?

.9.      Каким работникам, кроме тех, которые непосредственно подчинены Вам, Вы даете указания и какого рода?

.10.    По отношению к каким РМ Ваши распорядительные полномочия следует ограничить или расширить?

.11.    Кто исполняет Ваши обязанности в Ваше отсутствие?

.12.    Считаете ли Вы, что Ваше замещение должно регулироваться иначе, и если да, то как?

.13.    Какие Вы имеете полномочия, обязанности, не связанные непосредственно с Вашим РМ и подлежащие рассмотрению для лучшего разделения труда?

.14.    Каких полномочий Вам не достает для более эффективной работы?

.15.    Какие виды работ Вы выполняете, в каких случаях принимаете решения, даете советы, консультации другим?

.16.    Какие виды функций, выполняемых на других РМ, относятся к Вашей сфере деятельности? В каких случаях целесообразно передать Вам право принимать решения, давать консультации, информировать? Какие из возложенных на Вас работ целесообразно выполнять на других РМ?

.        Каковы, на Ваш взгляд, цели организации, достижению которых Вы способствуете своей деятельностью?________________________________

.1. В качестве критериев повышения эффективности Вашей работы и работы Вашего коллектива могут рассматриваться следующие:

-       ускорение принятия решений;

-       снижение трудоемкости работ, снижение трудозатрат;

-       снижение материальных и финансовых затрат;

-       улучшение отношения к труду, повышение заинтересованности в достижении конечных результатов;

-       повышение удовлетворенности трудом;

-       улучшение отношений в коллективе;

-       другое.

Дата________________________ Подпись________________________»

Я считаю, по результатам данных анкет можно судить о понимании, или непонимании сотрудниками своего функционала. Важную роль в этом процессе имеет четкая организационная структура.