Функции и средства организации

Функции и средства организации

Введение

организация управление среда предприятие

Вхождение в бизнес зачастую начинается с личных стремлений и влечений к предпринимательству, а настоящее дело (бизнес) начинается с организации. Любая организация - прежде всего люди и работа, которую они выполняют. Однако просто набор людей и работ, не представляет собой организацию. Для того чтобы создать настоящую организацию, необходимо определенным образом соединить работы (виды деятельности) и работников (людей) между собой. Данное взаимодействие выражается, прежде всего, в форме организации и организационной структуре.

В условиях рыночных отношений центр экономической деятельности перемещается к основному звену всей экономики - предприятию.

Именно на этом уровне создается нужная обществу продукция, оказываются необходимые услуги. На предприятии сосредоточены наиболее квалифицированные кадры. Здесь решаются вопросы экономного расходования ресурсов, применения высокопроизводительной техники и технологий. На предприятии добиваются снижения до минимума издержек производства. Разрабатываются бизнес-планы, применяется маркетинг, осуществляется эффективное управление - менеджмент.

Определение понятий Организация и Предприятие

Любое предприятие является организацией. Организация, согласно законам менеджмента - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (целей). Она может быть коммерческой и некоммерческой. В свою очередь предприятие - это государственные и муниципальные предприятия, где объектом прав признается только имущественный комплекс, используемый для предпринимательской деятельности.

То есть предприятие - это экономическая организация, т.е. организация, нацеленная на получение прибыли.

Термин предприятие после принятия Гражданского кодекса РФ (часть 1) был значительно изменен. Он сохранен только для группы предприятий, находящихся в государственной и муниципальной собственности. Все юридические лица получают название организаций, которые делятся на две группы: коммерческие и некоммерческие. Предприятие, как всякая сложная система, состоит из комплекса более простых систем, выполняющих определенные функции.

Организационная система предприятия включает его производственную и организационную структуру управления, а также связи между производством и управлением, между предприятием и внешними организациями.

В социальном отношении предприятие выступает в качестве социальной подсистемы общества, именно на ней осуществляется взаимодействие общественных, коллективных и личных интересов.

Экономическая система предприятия включает экономические отношения предприятия с государством, вышестоящей организацией, поставщиками и потребителями, финансовыми организациями.

В информационном отношении предприятие - сложная динамическая система, характеризующаяся большим объемом, интенсивностью, разнонаправленностью информативных связей между подсистемами и элементами, постоянно обменивающаяся с внешней средой различного рода информацией.

В экологическом отношении предприятие представляет собой производственную систему, взаимодействующую с внешней средой путем материально-энергетического обмена.

В административно-правовом отношении предприятие выступает в качестве юридического лица с установленными государством в законодательном порядке правами и обязанностями.

Управление предприятием в обязательном порядке осуществляется на основе утвержденного устава, действующего законодательства и регламентирующих документов.

Формы предприятий

Организационно-правовые формы предприятия.

Организационно-правовая форма - способ закрепления и использования имущества хозяйствующим субъектом и вытекающие из этого его правовое положение и цели предпринимательской деятельности. К хозяйствующим субъектам в Общероссийский классификатор организационно - правовых форм относятся любые юридические лица, а также организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, а также индивидуальные предприниматели.

В соответствии с гражданским кодексом РФ в России создаются следующие организационные формы коммерческих предприятий: хозяйственные товарищества и общества, производственные кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия. Хозяйственные товарищества и общества бывают: полное товарищество, товарищество на вере, общество с ограниченной ответственностью, общество с дополнительной ответственностью, акционерное общество (открытое, закрытое).

Полное товарищество. Его участники в соответствии с заключенным между ними договором занимаются предпринимательской деятельностью и несут ответственность по его обязательствам, принадлежащим им имуществом, т.е. по отношению ко всем участникам полного товарищества действует неограниченная ответственность.

Товарищество на вере. Им является товарищество, в котором наряду с участниками, осуществляющими предпринимательскую деятельность от имени товарищества и отвечающими по обстоятельствам товарищества своим имуществом, имеются участники-вкладчики, которые несут риск убытков в пределах внесенных ими вкладов, а также не принимают участия в осуществлении товариществом предпринимательской деятельности.

Общество с ограниченной ответственностью - это общество, учрежденное одним или несколькими лицами, уставной капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров. Участники этого общества несут риск убытков, связанный с деятельностью общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Общество с дополнительной ответственностью. Особенность в том, что его участники несут ответственность по обязательствам общества в одинаковом для всех кратном размере к стоимости их вкладов. Все другие нормы ГК РФ об обществе с ограниченной ответственностью могут применяться к обществу с дополнительной ответственностью.

Акционерное общество. Им признается общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Акционерное общество, участники которого могут свободно продавать принадлежащие им акции без согласия других акционеров, признается открытым акционерным обществом. Такое общество в праве проводить открытую подписку на выпускаемые ими акции и их свободную продажу на условиях установленных законом. При этом акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц, признается закрытым акционерным обществом. Такое общество не вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции.

Особенности функционирования акционерных обществ заключается в следующем: они используют эффективный способ мобилизации финансовых ресурсов; каждый акционер рискует потерять только те деньги, которые он затратил на приобретение акций; участие акционеров в управлении обществом; право акционеров на получение дохода.

Производственные кооперативы. Это добровольное объединение граждан на основе членства для совместной производственной либо хозяйственной деятельности, основанной на их личном трудовом либо участии и объединении его участниками имущественных паевых взносов. Прибыль кооператива распределяется между его членами в соответствии с их трудовым участием. В таком же порядке распределяется имущество, оставшееся после ликвидации кооператива и удовлетворение требований его кредиторов.

Государственные и муниципальные унитарные предприятия. Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на закрепленное за собственником имущества. Имущество унитарного предприятия является неделимым и не может быть распределено вкладом, в том числе между работниками предприятия. В форме унитарных предприятий могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия.

Унитарные предприятия подразделяются на две категории:

·        унитарные предприятия, основанные на праве хозяйственного ведения;

·        унитарные предприятия, основанные на праве оперативного управления.

Право хозяйственного ведения - это право предприятия владеть, пользоваться, распоряжаться имуществом собственника в пределах, установленных законом или иными правовыми актами.

Право оперативного управления - это право предприятия владеть, пользоваться, распоряжаться закрепленным за ним имуществом собственника в пределах, установленным законом, в соответствии с целями его деятельности, заданиями собственника и назначением имущества.

Право хозяйственного ведения шире права оперативного управления, т.е. предприятие, функционирующее на основе права хозяйственного ведения, имеет большую самостоятельность в управлении.

Организации можно разделить по отраслевому признаку: промышленно-хозяйственные, финансовые, административно-управленческие, научно-исследовательские, образовательные, лечебные, социокультурные и др.

Так же можно типологизировать организации: по масштабам деятельности (крупные, средние и малые); по юридическому статусу (общество с ограниченной ответственностью (ООО), открытые и закрытые акционерные общества (ОАО, ЗАО), муниципальные и федеральные унитарные предприятия (МУП, ФГУП) и т.д.); по признаку собственности (государственные, частные, общественные организации со смешанной собственностью); по источникам финансирования (бюджетные, внебюджетные, организации со смешанным финансированием).

Внешняя и внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации.

Менеджмент имеет дело с организациями, представляющими собой открытые системы и состоящие из множества взаимозависимых частей. Рассмотрим наиболее существенные внутренние переменные организации. К основным внутренним переменным традиционно относят: структуру, задачи, технологии и людей. В целом вся организация состоит из нескольких уровней управления и различных подразделений, взаимосвязанных между собой. Это принято называть структурой организации. Все подразделения организации можно отнести к тем или иным функциональным областям. Функциональная область относится к работе, выполняемой для организации в целом: маркетинг, производство, финансы и т. д.

Задача - это предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки. Каждая должность в организации включает в себя ряд задач, которые необходимо выполнить для достижения целей организации. Задачи традиционно делятся на три категории:

·        задачи по работе с людьми;

·        задачи по работе с машинами, сырьем, инструментами и т. п.;

·        задачи по работе с информацией.

В период бурного роста инноваций и нововведений задачи становятся все более и более детальными и специализированными. Каждая отдельная задача может быть весьма сложной и углубленной. В связи с этим возрастает значение управленческой координации действий при решении таких задач.

Следующей внутренней переменной является технология. Понятие технологии выходит за пределы такого обычного понимания, как технология производства.

Технология - это принцип, порядок организации какого-либо процесса для оптимального использования разного рода ресурсов (трудовых, материальных, временных денежных). Технология представляет собой способ, который позволяет осуществить какое-либо преобразование. Это может относиться к сфере продаж - как наиболее оптимально реализовать произведенный товар, или к сфере сбора информации - как наиболее грамотно и с меньшими затратами собрать необходимую для управления предприятием информацию и т. д. В последнее время именно информационные технологии стали ключевым фактором получения предприятием устойчивого конкурентного преимущества при ведении бизнеса.

Люди являются центральным звеном в любой системе управления. Существует три основных аспекта человеческой переменной в организации:

·        поведение индивидов;

·        поведение людей в группах;

·        характер поведения руководителя.

Понимание и управление человеческой переменной в организации является наиболее сложной составляющей всего процесса управления и зависит от многих факторов. Перечислим некоторые из них:

Способности человека. По ним люди наиболее наглядно разделяются внутри организации. Способности человека относятся к характеристикам, которые легче всего поддаются изменениям, к примеру, обучением.

Потребности. У каждого человека существуют не только материальные, но и психологические потребности (в уважении, признании и т. д.). С точки зрения управления организация должна стремиться к тому, чтобы удовлетворение потребности работника вело бы к реализации целей организации.

Восприятие - это как люди реагируют на окружающие их события. Этот фактор важен для разработки различного рода стимулов для работника.

Ценности - это общие убеждения по поводу того, что хорошо или плохо. Ценности закладываются в человека с детства и формируются на протяжении всей деятельности. Общие ценности помогают руководителям объединять работников для достижения целей организации.

Влияние среды на личность. Сегодня многие психологи говорят о том, что поведение человека зависит от ситуации. Было замечено, что в одной ситуации человек ведет себя честно, а в другой - нет. Эти факты указывают на важность создания такой окружающей обстановки па работе, которая поддерживала бы желательный для организации тип поведения.

Кроме перечисленных факторов на человека в организации влияют группы и управленческое лидерство. Любой человек стремится принадлежать к какой-либо группе. Он принимает нормы поведения этой группы в зависимости от того, насколько ценит свою принадлежность к ней. Организация может рассматриваться как некая формальная группа людей, и в то же время в любой организации есть много неформальных групп, формирующихся не только по профессиональному признаку. В любой формальной или неформальной группе есть лидеры. Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей и заставляет их вести себя определенным образом.

Внешняя среда организации.

Организации в существенной мере зависят от изменений во внешней среде. Организация не понимающая своего окружения и своих границ, обречена. Во внешней среде бизнеса, подобно дарвиновским теориям, происходит жесточайший естественный отбор: выживают только те, кто обладают достаточной гибкостью и способны научаться - закреплять в своей генетической структуре необходимые для выживания черты.

Организация способна выжить и стать эффективной только в том случае, если сумеет приспособиться к внешней среде. С точки зрения интенсивности взаимодействия организации и её окружения можно условно выделить три группы:

Локальная среда (среда прямого воздействия) - это факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К объектам локальной среды традиционно относят потребителей, поставщиков, конкурентов, законы и государственные органы, и профсоюзы.

Глобальная среда (среда косвенного воздействия) - наиболее общие силы, события и тенденции, непосредственно не связанные с операционной деятельностью организации, однако в целом, формирующие контекст бизнеса: социокультурные, технологические, силы торговли, экономические, экологические, политические и правовые.

Международная среда (среда бизнеса многонациональных компаний) - когда компания выходит за пределы страны своего происхождения и начинает осваивать зарубежные рынки, в действие вступают факторы международного бизнеса, к которым чаще всего относят уникальные особенности культуры, экономики, государственного и иного регулирования, а также политической обстановки.

Анализ среды, как он проводится в стратегичес­ком управлении, направлен на выявление угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к орга­низации, и сильных и слабых сторон, которыми обладает организа­ция. Именно для решения этой задачи и разработаны определен­ные приемы анализа среды, которые используются в стратегичес­ком управлении. Применяемый для анализа среды метод СВОТ (англ. SWOT) - сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities) и угрозы (threats) - является широко признанным подходом, позво­ляющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Применяя метод СВОТ, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и внеш­ними угрозами и возможностями. Методология СВОТ предполага­ет сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, и после этого установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для форму­лирования стратегии организации.

Принципы управления предприятием

Принцип - это основное правило, требование, идея управления, основа.

Принципы управления производством, обществом и личностью опираются на диалектический закон развития, обобщающий опыт человеческой цивилизации. При смене социально-политических формаций, при непрерывном развитии всех явлений в мире изменяются и совершенствуются методы, формы, техника и сами принципы управления.

Принципы управления универсальны, т.е. применимы для воздействия на личность и для оптимального управления любым социумом - официальным (производственным, служебным, гражданским, общественным) или неофициальным (семейным, дружеским, бытовым). Трудно сказать, где роль этих принципов особенно актуальна и важна, несомненно, только, что социальные объекты управления наиболее сложные и ответственные.

Принципы управления как фундамент сложнейшего из видов искусств - искусства управления не претендует на роль панацеи на все случаи жизни, но во всех случаях не оставят человека без обоснованных, продуманных специалистами-профессионалами рекомендаций.

В руководстве персоналом необходим не только "технократический" административный подход (понятие "экономический человек"), но и социально-этический подход, учитывающий социальный - человеческий фактор, который ставится на одно из первых мест в японской системе управления.

Вот, например, философские принципы управления японских компаний:

. Постановка крупной цели, понятной всем, плоть до рабочих.

. Патернализм - воспитание у людей чувства, что они члены одной семьи.

. Пожизненный наем служащих, когда им гарантируется рабочее место до ухода на пенсию.

. Уважение к старшему по возрасту и по должности, беспрекословное подчинение ему.

. Отсутствие привилегий для отдельных категорий персонала: одинаковые куртки, общие столовые, отсутствие отдельных кабинетов для управляющих.

. Создание атмосферы свободы дискуссий, поощрение энтузиастов и талантливых людей, уважение и поощрение способностей каждого.

На основе проведённых теоретических изысканий и обобщения опыта функционирования наиболее успешных производственных предприятий, а также прогноза и анализа тенденций развития рынка России, мы сформулировали следующие принципы управления коммерческими процессами в производственной организации:

·        принцип ориентации на рынок;

·        принцип федерализма;

·        принцип межфункциональной интеграции;

·        принцип организационной гибкости;

·        принцип профессионализации коммерческой деятельности;

·        принципы эффективного организационного сжатия;

·        принципы сокращения логистического сжатия;

·        принцип обеспечения аккумулирования коммерческого опыта и потенциала;

·        принцип укрепления стратегических партнёрских связей;

·        принцип обеспечения информационной прозрачности внешней и внутренней среды.

На международном уровне постоянно происходит поиск наиболее эффективных путей управления. Для выполнения этого нужны государственные и коммерческие предприятия, которые должны в своей работе использовать эффективные методы и принципы управления.

Также, не менее важным моментом в организации предприятия является, к какой именно организационной структуре она относится. Для различных организаций характерны различные виды структур управления.

Механистическая и органическая организационные структуры

В отечественной и зарубежной практике используются два уровня организационных структур:

·        механистический (бюрократический);

·        органический (адаптивный).

Своё название бюрократической структуры связано с тем что первый подход разработал М.Вебер, который предложил нормативную модель названную рациональная бюрократия, т.е. идеальная структура. По этой модели все работники организации должны действовать строго по инструкциям и не отклоняется от них. Второе название механистическая структура она получила от машинного механизма.

Характеристика механистической структуры:

·        системность;

·        большое число подразделений по горизонтали;

·        высокая степень формализации процессов управления;

·        высокий уровень централизации управления, следовательно низкий уровень участия рядовых работников в принимаемых решениях.

Это жесткие структуры, т.е. они не поддаются изменениям. С помощью этой структуры невозможно управлять процессами изменений.

Разновидности механистических структур:

·        линейные структуры (Достоинства - четкость распределения и простота управления. Недостатки - высокие требования к руководителю, т.к. должны быть подготовлены всесторонне. Применение - применяется мелкими и средними фирмами, которые осуществляют несложное производство при отсутствии операционных связей между предприятиями. Эти структуры могут применяться только мелкими предприятиями, поэтому возникли другие структуры.);

·        функциональные (Достоинства - компетентность специалистов и освобождение менеджеров от выполнения специальных вопросов. Недостатки - нарушение принципа единства, распорядительство. Применение - применяется в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом, которые производят ограниченную номенклатуру продукции, предприятие действует в стабильных условиях);

·        линейно-функциональные (Достоинство - универсальный характер. Недостаток - отсутствие единства действия звеньев. Применение - в различных производственных хозяйствах.);

·        диффузиональные (продуктовые) (применяются в крупных и крупнейших компаниях. Особенности - усиление ориентации деятельности на конечный результат и возможность организовать центры прибыли).

В чистом виде эти структуры используются редко, чаще применяются смешанные структуры.

Органические структуры получили своё название из-за того, что имеют сходство с организмом и способны изменяться.

Характеристика:

·        высокая гибкость;

·        умеренное использование формальных правил и процедур;

·        децентрализация управления следовательно участие рядовых работников в принимаемых решениях;

·        небольшое количество уровней управления;

·        широкая ответственность работников.

Каждая их этих видов структур имеют несколько разновидностей.

Разновидности органических структур:

·        проектные (основа - проект - это группа видов деятельности направленной на решение разовой задачи, образуется внутри раздела. Достоинства - гибкость и целевая ориентация.);

·        матричные (Достоинство - лучшее использование высококвалифицированного труда. Недостаток - нарушение принципа единоначалия. Применяется в наукоёмких отраслях.);

·        программно-целевые (В них объединяются в единое целое отдельные виды деятельности и сами подразделения которые выполняют эти виды деятельности. Применяются в организациях с изменяющимися целями.)

Структура управления - совокупность звеньев управления, находящихся во взаимосвязи и соподчиненности и обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. В самом общем смысле этого слова структура системы - это совокупность связей и отношений между ее элементами. Организационная система управления представляет собой совокупность подразделений и должностей, связанных отношениями и подчинением.

Процесс создания организационной структуры управления обычно включает три основных этапа:

·        определение типа организационной структуры (прямого подчинения, функциональная, матричная и др.);

·        выделение структурных подразделений (аппарат управления, самостоятельные подразделения, целевые программы и др.);

·        делегирование и передача на нижестоящие уровни полномочий и ответственности (отношения руководства-подчинения, отношения централизации-децентрализации, организационные механизмы координации и контроля, регламентация деятельности подразделений, разработка положений о структурных подразделениях и должностях).

С точки зрения качества и эффективности управления выделяют следующие основные типы структур управления предприятием:

·        иерархический тип, к которому относятся линейная организационная структура, функциональная структура, линейно-функциональная структура управления, штабная структура, линейно-штабная организационная структура, дивизиональная структура управления;

·        органический тип, включающий бригадную, или кросс-функциональную, структуру управления; проектную структуру управления; матричную структуру управления.

Характеристика компании ООО «Рельеф-Центр»

Компания «Рельеф-Центр» - один из крупнейших и динамично развивающихся операторов канцелярского рынка, рынка оргтехники и расходных материалов Российской Федерации.

Свою деятельность компания начала с оптовых операций в одном из райцентров Рязанской области в 1999 году, а через год успешной работы, 21 февраля 2000 года было зарегистрировано ООО «Рельеф», а уже 5 января 2001 года было создано ООО «Рельеф-Центр» и открыт офис в Рязани. В этом же году начал свою работу оптово-розничный магазин в Волжске (Республика Марий Эл). В апреле 2003 года одновременно открылись два филиала в городе Туле, а в Рязани начал работу первый розничный магазин под названием «Канцлер». 2003 год также был ознаменован открытием собственного филиала в Пензе.

Данная организационно-правовая форма выбрана в связи с тем, что данный бизнес является семейным и имеет несколько учредителей.

Уже в 2005 году представительство фирмы открылось в Москве. В рамках реализации бизнес-стратегии компанией «Рельеф-Центр» в начале 2008 года был открыт филиал в Санкт-Петербурге. Это явилось очередным этапом развития бизнеса и важным шагом на пути к достижению максимально удобного сервиса и создания эффективной логистической схемы, позволяющий ускорить процесс получения заказов партнерами компании. Наличие собственного склада в Северной столице позволяет значительно сокращать сроки поставки канцелярских товаров и оргтехники в Северо-Западном регионе, постоянно повышая качество обслуживания клиентов.

В течение восьми лет компания активно развивалась, что позволило уже в 2007 году говорить о ней, как о крупном игроке на канцелярском рынке.

Центральный офис в Рязани располагается в собственном здании общей площадью более 3 500 кв. м., складские площади - 18 500 кв.м (в т.ч. в Рязани - 12 000 кв.м). На сегодняшний день персонал фирмы составляет более 700 сотрудников. Компания осуществляет оптовые поставки продукции торгующим организациям и обеспечивает комплексное корпоративное обслуживание организаций более 30 регионов центральной части РФ: Рязани, Москвы и Московской области, Тульской области, Липецка, Тамбова, Воронежа, Астрахани, Пензы, Саранска, Нижнего Новгорода, Владимира, Орла, Калуги, Иваново, Костромы, Ярославля и др.

В состав компании также входят 16 розничных магазинов «Канцлер» в городах и областях городов: Рязань, Йошкар-Ола, Касимов, Тула, Чебоксары, Пенза.

На сегодняшний день товарный перечень ООО «Рельеф-Центр» - это более 7 000 наименований канцелярских товаров ведущих отечественных и зарубежных производителей:

•        бумажно-беловая продукция для школы и офиса,

•        пишущие принадлежности,

•        офисные принадлежности,

•        папки для хранения документов,

•        оргтехника,

•        расходные материалы,

•        телефоны, факсы, АТС и много другое.

•        Помимо торгового, фирма успешно развивает и другие направления деятельности.

В 2005 году в Рязани была открыта типография «Рельеф-Принт», которая производит полиграфическую продукцию широкого спектра: визитки, буклеты, дисконтные карты, плакаты, календари, ценники, брошюры, удостоверения, открытки, папки и многое другое. Компания успешно развивает сервисную службу.

Всю оргтехнику, приобретенную в торговой сети компании, клиенты могут обслуживать в специализированном сервисном центре «Офисная техника», работающем на базе предприятия. Квалифицированные специалисты настроят оборудование, оперативно и качественно устранят любые неполадки.

Распределительный центр компании «Рельеф-Центр» площадью 12 000 кв. м расположен в Рязани. Основной склад на участке 2,5 га находится на федеральной трассе М5 «Урал». Удачное расположение относительно важнейшей транспортной магистрали Российской Федерации дополняет прямая железнодорожная ветка от станции Дягилево (Московская железная дорога) до крытой рампы склада. Эффективное использование железнодорожных магистралей позволяет компании снижать логистические издержки на транспортировку товаров от поставщиков и повысить качество обслуживания удаленных клиентов.

Для каждого покупателя «Рельеф-Центр» предусматривает удобные схемы оплаты, в том числе, рассрочку платежа. Благодаря постоянному наличию товара на складе и четкой работе менеджеров заказы клиентов исполняются в кратчайшие сроки. Неизменное качество сервиса, стабильно высокие темпы развития, оперативность в решении возникающих проблем закрепили за компанией «Рельеф-Центр» имидж крупнейшей компании федерального уровня.

Компания имеет матричную структуру управления.

К регламентированным документам фирмы относятся: различные формы бухгалтерской отчетности, налоговые декларации, должностные и рабочие инструкции, служебные записки, устав фирму, трудовые договора.

На цели увеличения объема реализации работают два подразделения фирмы:

·        отдел маркетинга;

·        отдел продаж.

Отдел маркетинга отвечает за плодотворное проведение рекламных кампаний, наличие на торговом месте привлекательных раздаточных материалов, проведение исследований покупательских предпочтений и прочих свойственных маркетинговому подразделению мероприятий.

Реализация осуществляется через оптовых партнеров компании и собственные магазины.

Доставка товара осуществляется бесплатно в черте данного региона. Также существует возможность самовывоза со склада компании. Для обеспечения бесперебойности данного направления фирма имеет парк автомобилей.

Ценовая политика формируется исходя из анализа покупательского спроса и сезонности.

Соответствующим образом осуществляется рекламная компания. В техническом плане она представлена установкой на территории города рекламных щитов, наклеек на автотранспорте.

Структуру потребительского рынка нашей фирмы составляют все категории населения, от офисных служащих до студентов и школьников. Их предпочтения представлены ниже:

·        1/3 часть покупателей - предпочитают продукцию импортного производства;

·        2/3 покупателей - приобретают товар отечественного производства, ориентируясь на ее относительную дешевизну.

В целом, фирма находится в стадии зрелости. Это влечет за собой необходимость совершенствовать методы менеджмента. Все фирмы поддерживают средний уровень цен и конкурируют по таким параметрам как реклама, обслуживание, качество продукции, дополнительные услуги и т.п. В канцелярском бизнесе конкуренцию можно назвать жесткой, т.к. спрос на канцелярскую продукцию растет не быстрыми темпами, он постоянен. Методы дополнительного стимулирования покупателей быстро копируются конкурентами, и приходится прилагать немало усилий для сохранения положения в отрасли.

Количество фирм, стремящихся в отрасль, до сих пор растет, т.к. отрасль привлекает большим уровнем прибыли, и постоянным спросом на продукцию. Вновь пришедшие в отрасль фирмы предлагают продукцию по более низким ценам. Такая тенденция может привести к непропорциональности роста потребительского спроса и предложения в целом по отрасли, что нежелательно для компании ООО «Рельеф-Центр».

Это влечет за собой необходимость проявления гибкости в работе организации: снижения цен, проведения акций, дополнительной закупки сопутствующих товаров, переквалификации специалистов и т.д.

Анализ

Любая фирма функционирует, имея связи с рынком: поставляя на него изделия, услуги и обеспечивая покупателей соответствующей информации. С рынка фирма получает деньги и снова информацию - об объемах и темпах продажи, мнения покупателей, данные о товарах конкурентов и т.д. Таким образом, возникает замкнутая система, функционирующая как единое целое.

Кроме того, имеется еще одна замкнутая система, в которой компания является как бы принимающим звеном по отношению к поставщикам товаров. В ответ на этот материальный поток, фирма направляет информацию и деньги.

В итоге фирма оказывается тесно связанной с тем, что в теории маркетинга принято называть внешней средой.

Макросреда

Изучение экономического состояния позволяет понять действующие законы - темпы инфляции, соотношения валют, нормы налогообложения и их тенденции, уровень безработицы; и увидеть возможности использования природных и человеческих ресурсов.

Для компании ООО «Рельеф-Центр» особое значение имеют уровень налогов в стране, таможенные сборы и пошлины; уровень безработицы оказывает косвенное влияние через изменение покупательной способности населения.

Анализ политического окружения и правовых аспектов позволит фирме установить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими аспектами правовой системы.

Политико-правовая составляющая для данной компании заключена в законах и нормативных актах, регулирующих торговую деятельность фирмы, ввоз товаров из-за рубежа, выезд специалистов для работы на предприятиях поставщиков.

Изучение социальной компоненты макроокружения позволяет выяснить уровень жизни населения, его отношение к качеству жизни, разделяемые ими ценности, тенденции и направленности в моде и т.п.

Анализ научно-технического и технологического развития общества позволяет вовремя заметить и начать применять в практике достижения современной науки и техники в области рекламы, управления, доставки, продажи, а также в области информационного обеспечения, что может стать значительным конкурентным преимуществом.

Непосредственно на коммерческую деятельность фирмы развитие научно-технического прогресса в области производства влияние не оказывает; этот фактор значим только для фирм, производящих продукцию, которую реализует компания.

Количественный анализ

Для проведения подобного анализа можно построить матрицы вероятностей/воздействий, в одной из которых необходимо спозиционировать выявленные факторы внешней среды, оказывающие положительное влияние на организацию (возможности), в другой - факторы внешней среды, оказывающие негативное воздействие на организацию (угрозы).

Такие матрицы приведены в виде таблицы 1 и таблицы 2, которые позволяют получить три оценки степени значимости факторов для организации: высокое, среднее, низкое.

Таблица 1. Матрица «вероятность/воздействие» для позиционирования возможностей внешней среды.

Таблица 2. Матрица «вероятность/воздействие» для позиционирования угроз внешней среды.

Однако для получения более дифференцированной оценки значимости факторов внешней среды, применяется метод взвешенной оценки воздействия факторов, результаты которого представлены в таблице 3, где в первую колонку вписаны отдельные факторы среды; во вторую - вес данного фактора, в виде относительной важности, определяемой экспертным путем; в третью - оценка в баллах степени влияния фактора на организацию, которая присваивается экспертом в соответствии с выбранной шкалой.

Таблица 3. Результаты взвешенной оценки степени влияния факторов среды.

По данным таблицы видно, что на компанию ООО «Рельеф-Центр» оказывают сильное негативное воздействие факторы ближайшего окружения и представляют сильнейшую угрозу. При этом положительное влияние в основном оказывают факторы макросреды.

Чтобы получить более полное представление, упорядочим в порядке убывания их степени воздействия в таблице 4.

Таблица 4. Внешние возможности и угрозы.

Теперь очевидно, какие из внешних факторов имеют наибольшее положительное или отрицательное влияние на компанию.

Анализ внутренней среды

Внутреннюю структуру организации называют еще внутренней средой. К ней относятся функциональные структуры фирмы, обеспечивающие управление, разработку и тестирование новых товаров, продвижение товаров до покупателей, сбыт, обслуживание, взаимоотношения с поставщиками и иными внешними органами. В понятие внутренней среды так же входят квалификация персонала, система передачи информации и т.д.

Таким образом, анализ внутренней среды представляет собой управленческое обследование функциональных зон организации с целью определения сильных и слабых сторон организации, представленных в таблице 5.

Изучая внутреннюю среду фирмы необходимо уделить особое внимание организационной культуре организации, т.е. наличию таких норм и правил, как, например, материальное вознаграждение, льготы при покупке собственной продукции, другие социальные гарантии.

Для полного анализа внутренней среды компании ООО «Рельеф-Центр» необходимо исследовать пять функциональных зон:

·  маркетинг;

·        производство;

·        финансы;

·        управление персоналом;

·        общее управление.

Анализируя организацию общего управления, было замечено, что организационная структура фирмы соответствует настоящему положению и существующим целям, в дальнейшем, при изменении стратегии, организационную структуру придется видоизменить.

Права и обязанности возложены на сотрудников, несущих ответственность за конкретную работу. Однако наблюдается нарушение информационных потоков, проявляющиеся в нечеткости взаимодействия между подразделениями. В этом направлении ведется работа, ведется изучение способов использования систематизированных процедур и техники в процессе принятия решений. В организации отсутствует процедуры участия персонала в принятии какого-либо управленческого решения.

Проблема качества продукции решается силами двух отделов следующим образом: поиск и отбор нового товара осуществляется специализированным подразделением компании, работники которого непосредственно присутствуют при отгрузке первой партии товара на предприятии-изготовителе. А дальнейшая работа по данному товару с данным предприятием-изготовителем ведется другим отделом по каждой группе товаров отдельно. Однако все это приводит к некоторым задержкам в поставках продукции.

Предприятие не ставит своей целью концентрацию своей деятельности на конкретном товаре или на определенной группе покупателей. Фирма имеет широкий ассортимент продукции.

Маркетинговое подразделение фирмы прилагает максимальные усилия для сбора информации о рынке, о предпочтениях покупателей, создания имиджа фирмы, разработки возможных новых направлений в сфере оказания дополнительных услуг. Действующая рекламная политика не всегда успешна, т.к. ориентирована большей частью на привлечение большего числа потенциальных покупателей в магазины фирмы, а не на создание предпочтений у потребителей или не на пропаганду собственных индивидуальных конкурентных преимуществ.

Таблица 5. Сильные и слабые стороны организации.

Выбор стратегии

Во всем многообразии факторов внешней и внутренней среды, можно заметить их разделение на две группы: те, которые поддаются управлению со стороны руководства фирмы, и те, которые такому управлению не поддаются. Это разделение важно с точки зрения прогнозирования, конъюнктурных исследований, стратегического и иного планирования, выдвижения целей.

В стратегическом управлении наиболее часто используется метод анализа среды организации, получивший название SWOT-анализ. Применяя этот метод, удается установить линии связи между силой и слабостью и внешними угрозами и возможностями. Такие связи в дальнейшем используются для разработки стратегии.

В процессе выработки стратегии необходимо учитывать, что возможности и угрозы могут переходить в свои противоположности. Для успешного применения SWOT-анализа окружения организации важно уметь не только вскрыть угрозы и возможности, но и попытаться оценить их с точки зрения того, сколь важным для организации является учет в стратегии своего поведения каждой из выявленных угроз и возможностей.

Для такой оценки чаще всего применяют метод позиционирования на матрицах возможностей и угроз (см. таблицу 6).

Для компании ООО «Рельеф-Центр» после проведенного анализа наиболее значимыми и вероятными оказались возможности расширения доли рынка, расширение ассортимента и разработка нового направления по продаже сопутствующих товаров.

После позиционирования угроз было выявлено, что:

·        к критическому состоянию фирму могут привести либо выход в отрасль большого числа конкурентов и коренное изменение вкусов потребителей;

·        к разрушению компании или ее выходу из отрасли может привести ограничительная политика государственных органов, например, увеличение таможенных сборов и пошлин, увеличение транспортных тарифов, изменение правил торговли.

Таблица 6. Матрица SWOT-анализа.

Разрабатываемая стратегия должна быть направлена на максимальное использование предоставляемых возможностей и максимально возможную защиту от угроз.

Таки образом, рассмотрев возможности компании ООО «Рельеф-Центр», ее слабые и сильные стороны, проведя анализ угроз, исходящих из внешней среды, и ознакомившись с основными принципами выработки стратегии, можно определить стратегию фирмы, при этом опираясь на цели организации.

Так как компания работает на развивающемся рынке с сильной конкуренцией, то для нее наилучшей будет комбинированная стратегия, нацеленная на решение своих конкурентных преимуществ и предусматривающая более глубокое проникновение и географическое развитие рынка, с последующей вертикальной интеграцией вверх. Это можно сформулировать следующим образом:

Сначала минимизировать издержки и тем самым укрепить свою конкурентную позицию, при этом освоить продажу в уже имеющихся магазинах сопутствующих товаров; заключить долгосрочные выгодные договора с крупными партнерами; выйти на новые рынки, заключив договора в регионах; закрепиться в регионах, путем открытия новых магазинов.

Персонал

Особое внимание в компании ООО «Рельеф-Центр» уделяют найму работников. Это происходит с помощью специализированного кадрового агентства, с которым заключен договор о долгосрочном сотрудничестве, а также просмотр вакансий самостоятельно посредством интернет-сайтов.

На предприятии существуют возможность карьерного роста; уровень зарплат выше, чем средний по региону в данной отрасли. Ежегодно все работники компании проходят аттестационную комиссию по профессиональной пригодности.

Общая численность работающих - примерно 700 человек.

Необходимая численность управленческого персонала является следующей:

президент - это человек, находящийся во главе фирмы. Т.к. рассматриваемая организация, является ООО, то во главе находится человек, сделавший наибольший вклад в капитал фирмы.

Соучредители (5 человек) - это группа лиц, которые играют основную роль в деятельности организации. Президент компании, также является соучредителем.

Оставшееся число составляет: руководители дивизионов, менеджеры различной направленности, помощники менеджеров, автоводители, технический персонал, грузчики, сборщики, продавцы-консультанты.

Квалификационный уровень соответствует занимаемым должностям. Средний возраст уволившихся колеблется от 24-26 лет.

Сведения об уволившихся заносят обычно в книгу убытия.

Кадровый резерв обеспечивает кадровое агентство, о котором сказано выше.

Финансы

Компания имеет высокую деловую активность и постоянно расширяется. Анализ финансовой отчетности компании показал, что на предприятии наблюдается стабильный рост. За неполный текущий 2013 год он составляет 35% от итогов 2012 года. Объем оборотных средств вырос на 55%.

Особое внимание при изучении коммерческой деятельности фирмы привлекли данные по закупочной стоимости продукции, ее динамика, организация складского хозяйства и методы формирования оптимального запаса на складах фирмы.

В начале своей деятельности упор компании делался на торговлю только канцелярией. Товар приобретался по договорам поставок с условиями отсрочки оплаты преимущественно у региональных фирм-посредников. Анализируя положение дел и тенденции развития организации, можно сказать, что торговые точки не давали достаточного уровня рентабельности и отдачи на вложенный капитал. Рентабельность была порядка 20-25%, а накладные расходы высокими. Исходя из этого руководство фирмы приняло решение о расширении ассортимента и изменении сбытовой политики.

Несмотря на вышеперечисленные факторы, один год работы позволил усилить маркетинговый отдел и направить усилия на изменения условий работы с поставщиками, появились свободные активы. Это дало возможность приобретать продукцию напрямую у производителей, минуя посреднические организации и повысить рентабельность продаж до 30-35%.

Имидж, культура, миссия, цели и задачи

Миссия организации

Организация существует для того, чтобы добиться чего-то в рамках окружающей ее среды. Конкретная цель или миссия организации ясна обычно с самого начала. Однако с течением времени по мере роста организации, программа может потерять свою четкость.

Многие фирмы разрабатывают миссию своей деятельности. Хорошо проработанная миссия позволяет сотрудникам фирмы почувствовать себя участниками общего дела в освоении открывающихся возможностей, дает им цель, подчеркивает их значимость, нацеливает на достижения.

В миссии организации должна быть четко указана сфера деятельности фирмы. Определителями границ сфер деятельности могут служить товары, технологии, группы клиентов, их нужды или сочетание нескольких факторов.

Миссия организации с позиций рыночной ориентации определяет предприятия с точки зрения его деятельности по обслуживанию конкретных групп потребителей и/или удовлетворению конкретных нужд и запросов.

При разработке миссии организации рыночной ориентации руководство должно стремиться, чтобы миссия не получилась слишком широким или слишком узким. Каждый этап расширительного представления предполагает открытие новых возможностей, но может также толкнуть фирму на оторванные от реальности рискованные шаги, не подкрепленные ее возможностями.

Рассматриваемая фирма декларирует следующую философию: наша фирма призвана удовлетворять постоянную потребность в канцелярии на российском рынке. В дальнейшем ООО «Рельеф-Центр» планирует расширить свою сферу деятельности на прилегающие регионы с целью лучшего удовлетворения потребностей населения, обеспечения людей дополнительными сопутствующими товарами, при этом создавая дополнительные рабочие места.

Таким образом, миссию компании ООО «Рельеф-Центр» можно сформулировать в виде девиза: «Через сотрудничество к процветанию».

Имидж и культура

Различные типы организаций имеют различные идей, убеждении традиции; они отличаются внешним видом, атмосферой и методами работы.

На культуру организации влияют следующие факторы: происхождение, вид собственности, технология, яркие события.

Многие основные идеи, убеждения и традиции, из которых складывается культура организации, является, скорее, неявными, многое принимается без доказательств и редко подвергается сомнению.

Культура важный фактор в достижении эффективности организации.

На мой взгляд, от того, какие мы сами зависит то, что мы делаем. Поэтому сотрудники моей фирмы постоянно (по мере возможности) должны стараться повышать свой культурный и образовательный уровень. Это может выражаться в непрерывном повышении своего профессионализма и развитии культурных личных предпочтений. Необходимо быть вежливым со всеми абсолютно. Работники должны хорошо выглядеть, в соответствии с рекомендациями стилистов фирмы. В фирме разработаны корпоративные стандарты на документооборот внутри организации. Руководство разрабатывает программу по формированию корпоративной лояльности. Например, совместное празднование различных дат, праздников и Дней рождений. Руководство должно быть образцовым примером для своих подчиненных. Руководству необходимо с пониманием относится к ошибкам или небрежностям своих подчиненных.

Например, категорично не карать за опоздания на работу, а предупредить, возможно, несколько раз. Фирма заботится о здоровье своих сотрудников и поэтому ежегодно проводиться диспансеризация по ОМС. На наш взгляд влияние внутренней культуры, общение внутри нашей фирмы ведет к улучшению, а главное к ускорению выполнения работы. Благодаря неформальному отношению к работе и поддержанию такого отношения, у сотрудников должно сформироваться представление о работе над общим делом, взаимопомощи, взаимовыручке и слаженности в работе. Удовольствие от работы в коллективе для каждого работника принесет очевидные плоды и послужит положительной стороной в развитии и текущей работе.

В нашей компании существуют традиции празднования различных мероприятий. Один из самых любимых праздников - это выбор работника месяца. Его фото вывешивается на доску почета.

Имидж компании формировался на протяжении многих лет. Заключается он в хорошей репутации, слогане (девизе), эмблеме и фирменном стиле персонала.

Заключение

Практически в любой отрасли функции и средства организации одинаковы, однако есть небольшие различия, определяемые особенностями производственных и технологических процессов и организацией производства.

На основе представленных в курсовой работе данных можно сделать вывод о том, что предприятие ООО «Рельеф-Центр» успешно функционирует на рынке, наблюдаются тенденции роста продаж и прибыли организации, увеличение численности персонала, рост средней заработной платы работников.

На основании этого можно сказать, что предприятие имеет хорошо развитую структуру управления. Данная организационная структура соответствует потребностям инновационного развития предприятия и является целесообразной для исследуемого предприятия.

В курсовой работе приведены мероприятия необходимые для совершенствования данной организационной структуры: проект введения отдела маркетинга обусловлен нарастающими потребностями организации в проведении эффективных рекламных компаний с целью привлечения новых клиентов и завоевания новых сегментов рынка, выхода на региональный уровень.

В курсовой работе выполнен анализ движения информации внутри организации. Поскольку организация большая, можно отметить, что в основном движение организационно-управленческой, технологической и экономической информации в системе управления на данном предприятии является эффективным и своевременным.

Также в данной курсовой работе представлен SWОT-анализ деятельности организации, в результате которого были выявлены сильные и слабые стороны предприятия ООО «Рельеф-Центр», а так же возможности и угрозы. Анализ внешней среды включает в себя политику, экономику, социум и технологию, а внутренней среды - переработку ресурсов и менеджмент.

Проведенное исследование позволяет сформулировать вывод о наиболее оптимальном направлении использования имеющихся ограниченных ресурсов предприятия с целью более эффективного решения имеющихся проблем. На исследуемом предприятии намечен ряд программ по развитию организации, включающих программу привлечения в качестве клиентов не только частных лиц, но и организаций, а так же программу выхода на региональный уровень.

Так же в стадии разработки находятся несколько проектов, таких как: проект предоставления системы скидок, бонусов наиболее выгодным клиентам и проект создания отдела маркетинга для проведения исследований рынка и рекламных компаний. Хорошую репутацию компания заработала качеством предоставляемых услуг, что привело к стабильности и процветанию.