Процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе

Процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе

Оглавление

Введение

Глава 1. Характеристика деятельности МБОУ ООШ Д. Ишимово МР Мишкинский район РБ

.1 История, современные цели и задачи общеобразовательной школы

.2 Структура общеобразовательной школы. Организация делопроизводственного обслуживания

Глава 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы

.1 Системы документации, применяемые в деятельности общеобразовательной школы

.2 Составление и оформление управленческих документов

Глава 3. Организация документооборота

.1 Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение документов

.2 Регистрация документов. Организация информационно-справочной работы и контроля за исполнением документов

Глава 4. Формирование документального фонда общеобразовательной школы

.1 Номенклатура дел

.2 Формирование и оформление дел

.3 Подготовка дел для передачи в архив

Глава 5. Пути совершенствования делопроизводства в МБОУ ООШ д. Ишимово

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Таким образом, актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы формирования, оформления и хранения дел в общеобразовательных школах. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы общеобразовательных школах, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Научное значение работы заключается в том, что работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Практическое значение работы заключается в том, что принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в-третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Историография проблемы. Вопросы, имеющие отношение к данной проблеме, освещены в ряде работ, которые можно условно разделить на два направления. Первое направление представлено трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Это работы К.Г. Митяева, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой, М.В. Ларина, В.С. Мингалева, В.М. Магидова, А.В. Пшенко, И.Л. Бачило, В.Д. Банасюкевича, А.С. Красавина, М.П. Илюшенко, В.И. Андреевой, В.Ф. Янковой, С.Л. Кузнецова и др.).

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин "документоведение" и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Вместе с тем в 70-80-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малити-ков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.

Сейчас наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

Второе направление исследований представлено работами по проблемам управления образованием в целом, в том числе и по вопросам документационного и информационного обеспечения управления образованием Российской Федерации. Теоретические предпосылки управления образовательными системами в условиях их реформирования рассматривает А.В.Ефремов, Г.А. Балыхин раскрывает экономические методы управления образованием.

Такие исследователи как М.Л. Агранович, А.В. Полетаев и А.В. Фатеева рассматривают вопросы состава и сбора информации, подготовки документов по разработке макетов для ежегодных публичных докладов о состоянии и результатах деятельности системы образования на федеральном, региональном и субрегиональном уровнях, и отчетов общеобразовательных учреждений.

Цель исследования - изучить процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе на примере муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения основной общеобразовательной школы д. Ишимово муниципального района Мишкинский район РБ.

Объект исследования - муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение основная общеобразовательная школа д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан.

Предмет исследования - организация делопроизводства в общеобразовательной школе.

Исходя из цели объекта и предмета исследования, в выпускной квалификационной работе поставлены и решены следующие основные задачи:

Охарактеризовать деятельность МБОУ ООШ д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан.

Рассмотреть документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы.

Изучить организацию документооборота.

Рассмотреть формирование документального фонда общеобразовательной школы.

Предложить пути совершенствования делопроизводства в общеобразовательной школе.

Хронологические рамки охватывают 2012 -2013 учебный год.

Для раскрытия темы привлечены следующие источники: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела, управления документацией, делопроизводства.

Системообразующим актом в этой области является Федеральный Закон от 27 июля 2006 г. №149 (в ред. от 02.07.2013 N 187-ФЗ)

"Об информации, информационных технологиях и защите информации".

Он заменил Федеральный закон от 20.02.1995 №24 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания. Хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней. Закон регулирует отношения, возникающие при:

) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

) применении информационных технологий;

) обеспечение защиты информации.

Федеральный закон от 10.01.2002 №1 - ФЗ "Об электронно-цифровой подписи".

Устанавливает основы придания юридического значения электронным документам. Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись (ЭЦП) признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. При этом закон устанавливает, что архив это учреждение или структурное подразделение организации. Владельцем архивных документов может быть государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 25.11.2013) "Об образовании в Российской Федерации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2014).

Предметом регулирования настоящего Федерального закона являются общественные отношения, возникающие в сфере образования в связи с реализацией права на образование, обеспечением государственных гарантий прав и свобод человека в сфере образования и созданием условий для реализации права на образование.

Федеральный закон устанавливает правовые, организационные и экономические основы образования в Российской Федерации, основные принципы государственной политики Российской Федерации в сфере образования, общие правила функционирования системы образования и осуществления образовательной деятельности, определяет правовое положение участников отношений в сфере образования.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28.

Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом. Обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Из данного ГОСТа использованы определения понятий "система документаций", "документооборот", "регистрация", "номенклатура дел", "формирование дел", "экспертиза ценности документов" .

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (введен в действие с 1 июля 2003 года).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации(УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. №477.

Правила вступили в силу с даты их утверждения. Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 №558.- устанавливает сроки хранения документов.

На основе данного Перечня разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия. Данный перечень является определителем для работы делопроизводителей в определении срока хранения документов.

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76. разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 о "Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях". Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуется использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Основными неопубликованными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения основной общеобразовательной школы д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан": устав, должностные инструкции работников, номенклатура дел, книги приказов и многие другие материалы. Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения.

Для изучения данной темы используется следующая литература:

Анодина Н.Н. Документооборот в организации: Практическое пособие. М., 2007. - 125 с.

Излагаются общие требования к подготовке документов. Рассматриваются особенности составления и оформления основных видов документов. Охарактеризованы все аспекты работы с документами, в том числе систематизация и обеспечение их сохранности. Освещена роль секретаря в системе управления.

Гареев И.С. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие. Бирск: Бирская гос. соц.-пед. академия, 2010. - 98 с.

Гареев И.С., Гареева М.П. Документоведение: Курс лекций. Ч.2. Для студентов IIкурса дневного и заочного отделения. Бирск: Бирская гос. соц.-пед. академия, 2010. -60 с.

Учебное пособие включает конспекты лекций по теории документоведения применительно к системе организационно-распорядительной документации.

Дик Н.Ф. Делопроизводство и локальные акты в школе и лицее. Книга современного руководителя. -М.: ФЕНИКС, 2008. - 320 с.

В книге раскрыты ответы на основные проблемы управленческой деятельности, возникающие в связи с изменениями и дополнениями в Трудовой кодекс РФ в условиях реализации приоритетного национального проекта "Образование": новый порядок оформления локальных правовых актов, разработка должностных инструкций педагогических работников, основных приказов по школе и современные требования к делопроизводству в общеобразовательном учреждении. Особый интерес вызовут различные варианты разработки положений о структурных подразделениях школы, практические советы по оформлению должностных инструкций участников образовательного процесса; современные требования к оформлению и формы приказов по школе; формы различных договоров и актов; рекомендации по грамотному ведению делопроизводства в школе, основанные на ныне действующих государственных стандартах и инструкциях.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2007.- 320 с.

В книге рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании новых ГОСТов, а также организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения.

Ларьков Николай Семенович. Документоведение : Учебное пособие / Н.С. Ларьков .- М. : АСТ : Восток-Запад, 2006 . - 427 с.

В учебном пособии доктора исторических наук, заведующего кафедрой истории и документоведения Томского государственного университета Н.С.Ларькова рассматриваются теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; функции, свойства, признаки, структура документированной информации; классификация документов; способы и средства документирования, материальные носители документированной информации; документная коммуникация и др. Освещаются также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов. Для студентов, обучающихся по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления"; может быть использовано также студентами факультетов государственного и муниципального управления, экономических, юридических, исторических факультетов и вузов, институтов культуры и всеми, кто занимается работой с документами.

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. М., 2005. - 304 с.

В учебном пособии изложены основные теоретические основы документоведения. Документ рассматривается в контексте исторического развития, в его видах и функциях. Приводятся современные технологии делопроизводства. Пособие рекомендовано студентам при изучении дисциплин "Документоведение и делопроизводство", "Делопроизводство и его автоматизация", "Документационное обеспечение управления", "Делопроизводство и деловая корреспонденция".

Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. М., 2007. - 187 с.

Предлагаемое учебное пособие представляет собой систему теоретических сведений и практических заданий по составлению, редактированию и последующей обработке документов. В конце каждой лекции содержатся вопросы и задания на повторение пройденного материала, а также приводятся образцы документов.

Работа состоит из Введения, 5 глав:

Глава 1. Характеристика деятельности МБОУ ООШ д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан.

Глава 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы.

Глава 3. Организация документооборота.

Глава 4. Формирование документального фонда общеобразовательной школы.

Глава 5. Пути совершенствования делопроизводства в МБОУ ООШ д. Ишимово. А также Заключения, Списка использованных источников и литературы и Приложений.

Глава 1. Характеристика деятельности МБОУ ООШ Д. Ишимово муниципального района Мишкинский район РБ

.1 История, современные цели и задачи общеобразовательной школы

МБОУ ООШ д. Ишимово (муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение основная общеобразовательная школа д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан) была открыта в 1954 году, как семилетняя школа. С 1893 года она действовала как земская инородческая трехклассная школа. А в 1921 году преобразовали в начальную. Учредителем школы является администрация муниципального района Мишкинский район республики Башкортостан в лице Главы администрации В.М. Андреева. Школа имеет филиал НООШ д. Иликово (филиал муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения основная общеобразовательная школа д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан начальная общеобразовательная школа д. Иликово), действие которой на сегодняшний день приостановлена. Здание школы - нетиповое, одноэтажное, деревянное. В школе имеются кабинет начальных классов, кабинет русского, марийского, башкирского языков, кабинеты биологии и химии с лаборантским, информатики, истории и географии, математики, спортивный зал, мастерская, столовая, библиотека, спортивная площадка. В школе работает краеведческий музей. Оборудовано помещение для группы кратковременного пребывания, пришкольного интерната.

Всего в школе работников - 14.

Директор школы - Салмиянов Валентин Вячеславович с 2011 года.

Школа занимает передовые позиции в краеведении, ориентировании, туризме, успешно выступает на конкурсах и олимпиадах по технологии. Высоко оцениваются деятельность учащихся на учебно-опытном и производственным участках школы. Учащиеся школы выступают на олимпиадах, конкурсах, выставках на районных и республиканских соревнованиях.

Управление школой осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании в Российской Федерации" и "Типовым положением об общеобразовательном учреждении в Российской Федерации" на принципах демократии, гуманизма, общедоступности, приоритета общечеловеческих ценностей, жизни и здоровья человека, гражданственности, свободного развития личности, автономности и светского характера образования.

Основной задачей данной организации является реализация права граждан на образование, гарантии общедоступности и бесплатности начального общего, основного общего образования.

К функциям МБОУ ООШ д. Ишимово можно отнести образовательную и воспитательную функции. Школа может осуществлять предпринимательскую деятельность и иную другую деятельность, приносящую доход, предусмотренную уставом.

Объем документооборота в данной организации не превышает 10 тысяч в год. Работа по рационализации и автоматизации делопроизводственных процессов остается на низком уровне.

Таким образом, муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение основная общеобразовательная школа д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкоротстан преследует цели реализация права граждан на образование, гарантии общедоступности и бесплатности начального общего, основного общего образования.

1.2 Структура общеобразовательной школы. Организация делопроизводственного обслуживания

Управление школой осуществляется на основе сочетания принципов самоуправления коллектива и единоначалия. В основу положена пятиуровневая структура управления.

Первый уровень структуры - уровень директора (по содержанию - это уровень стратегического управления). Директор школы определяет совместно с Советом школы стратегию развития школы, представляет её интересы в государственных и общественных инстанциях. Общее собрание трудового коллектива утверждает план развития школы.

На втором уровне структуры (по содержанию - это тоже уровень стратегического управления) функционируют традиционные субъекты управления: Совет школы, педагогический совет, родительский комитет, Общее собрание трудового коллектива, профсоюзный орган.

Третий уровень структуры управления (по содержанию - это уровень тактического управления) - уровень заместителей директора. Этот уровень представлен также методическим советом. Методический совет - коллегиальный совещательный орган, в состав которого входят руководители школьных методических объединений.

Четвертый уровень организационной структуры управления - уровень учителей, функциональных служб (по содержанию - это уровень оперативного управления), структурных подразделений школы. Методические объединения - структурные подразделения методической службы школы, объединяют учителей одной образовательной области.

Пятый уровень организационной структуры - уровень учащихся. По содержанию - это тоже уровень оперативного управления, но из-за особой специфичности субъектов, этот уровень скорее можно назвать уровнем "соуправления".

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационно-информационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От рациональной организации делопроизводства зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнения, своевременный контроль за исполнением и в конечном счете достижение экономического эффекта в деятельности организации, предприятия.

Структура и функции делопроизводственной службы в МБОУ ООШ д. Ишимово изучались на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Это "Должностная инструкция", и "Номенклатура дел", "Штатное расписание". В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. Также и в данной организации МБОУ ООШ д. Ишимово. В этом случае работу с документами выполняет руководитель организации, как прописано в Инструкции по делопроизводству и в должностной инструкции делопроизводителя.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов. Но, к сожалению, степень автоматизации делопроизводственных процессов в организации на низком уровне. Большинство работ выполняется не автоматизировано.

Регистрация входящей и исходящей документации происходит в журналах по входящей и исходящей документациях. Контроль исполнения производится директором в устном порядке. Хранятся документы в специальных папках, которые помещены в шкафы и пронумерованы в соответствии с номенклатурой дел. Информационно-поисковая работа происходит в соответствии с номенклатурой дел.

Существуют три формы организационного производства: централизованная, децентрализованная, смешанная. В МБОУ ООШ д. Ишимово явно выражена централизованная форма производства.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести: осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется: организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; организация хранения документов в структурных подразделениях; повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы; организация делопроизводства по обращениям граждан; разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят: контроль за правильностью оформления документов; контроль за сроками исполнения документов; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Итак, эффективная организация делопроизводственного обслуживания обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Таким образом, деятельность администрации МБОУ ООШ д. Ишимово преследует цели реализация права граждан на образование, гарантии общедоступности и бесплатности начального общего, основного общего образования. Для достижения этой цели была определена четкая структура организации, а также рассмотрена организация делопроизводственного обслуживания.

Глава 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы

2.1 Системы документации, применяемые в деятельности общеобразовательной школы

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации. В связи с этим любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Согласно ГОСТ Р 51141-98, "система документации" называется "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению".

До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания(мемуары), дневники. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основные из которых имеются в наличии в МБОУ ООШ д. Ишимово, а именно:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация;

документация по информационному обеспечению деятельности организации.

Таким образом, количество систем документации весьма велико и многообразно, что не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности. Систему документации в МБОУ ООШ д. Ишимово можно отнести к системам документации по основному общему образованию.

2.2 Составление и оформление управленческих документов

Документирование управленческой деятельности охватывает все вопросы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий в общеобразовательной школе.

Среди всех видов документации главную роль в управлении играют организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

организационно-правовые;

распорядительные;

информационно-справочные.

Документы управленческой деятельности должны составляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Организационная деятельность учреждений, предприятий, организаций фиксируется в организационно-правовых документах. Они являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру. Штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, учредительный договор, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по определенным направлениям деятельности. Должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов, а именно: наименование организации( также указывается наименование подразделения. Если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационных документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

положение (о чем?) об отделе кадров;

структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76.

К наиболее распространенному виду распорядительных документов, издаваемых в общеобразовательной школе, относится приказ.

Можно выделить следующие стадии подготовки приказа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание..

Текст приказа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Подготовив текст приказа, приступают к его оформлению. Приказ оформляется на общем бланке, формат А4 или А5. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование организации, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок к тексту, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

Итак, в распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Большинство документов, создаваемых в общеобразовательных школах, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно-справочных документов: акт; протокол; докладная записка; объяснительная записка; справка; письма; телеграмма, телефонограмма.

Информационно-справочные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Часть из информационно-справочных документов не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт - на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги.

Таким образом, информационно-справочные документы содержат текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

В оформлении управленческих документов в МБОУ ООШ д. Ишимово имеются в наличии все реквизиты представленные в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Также были взяты во внимание Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 №477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009. (заголовок, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, отметки на документах и т.д.). Реквизит "адресат" состоит из следующих частей:

Наименование учреждения.

Указание должности получателя.

Инициалы и фамилия, кстати, инициалы пишут после фамилии, что не соответствует требованиям нормативно-методических документов.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки, расстояние между ними одинарный межстрочных интервал. Длина максимальной строки не превышает 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания не ставятся. Эти нормы в данном учреждении учитываются не всегда и частично.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. В данном учреждении гриф согласования оформляется верно. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. В данном учреждении виза согласования оформляется верно.

Все этапы удостоверения документов соблюдаются. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Гербовую печать ставят в: договорах, трудовых книжках, аттестатах.

В МБОУ ООШ д. Ишимово наиболее чаще используются технический способ документирования. Но не забывается и рукописный способ. Протоколы оформляются исключительно от руки. Также используется фотографический способ и видеодокументирование. Документы изготавливает сам директор, или его заместитель по воспитательной работе. В организации имеются компьютеры. В основном используют программу Microsoft Word для создания бланка документов и оформления документов. Базу данных не используют.

Рассмотрим приказ по школе (см. Приложение 3). Замечания в оформлении приказа таковы: наименование вида документа, то есть "П Р И К А З" пишется через разрядку. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" пишется в констатирующей части последним и заглавными буквами. Инициалы пишутся перед фамилией. Исправленный вариант смотри в приложении.

В приложении указаны также титульные листы Положения о формах проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников 9 класса, Устава школы.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Глава 3. Организация документооборота

.1 Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение документов

документ школа дело архив

Рассмотрим понятие документооборота. Определение данного понятия можно увидеть во многих источниках. Например, в ГОСТе Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 г. документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. и в Методических рекомендациях по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, помещения в дело или отправки.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которым происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению: -горизонтальные - связывают организации одного уровня; -вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

восходящие - поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Входящие документы в МБОУ ООШ д. Ишимово находятся в таких делах:

Постановления и распоряжения главы администрации района

Приказы отдела образования администрации района

Письма, справки, распоряжения отдела образования администрации района

Заявления, жалобы, обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Исходящая документация ОУ (копии)

-11 Журнал регистрации выданных справок

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы МБОУ ООШ д. Ишимово, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в МБОУ ООШ д. Ишимово.

Документы, поступившие, в МБОУ ООШ д. Ишимово начинают свой путь к исполнению с директора школы. Там они подвергаются обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В школе обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

.Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока остаются у директора, второго потока - в структурные подразделения. Руководитель производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ.

Исходящие документы. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет руководитель. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов подшиваются в дело.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах МБОУ ООШ д. Ишимово.

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

.2 Регистрация документов. Организация информацинно-справочной работы и контроля за исполнением документов

Обрабатывая входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, в службе ДОУ проводят ее регистрацию.

По ГОСТ Р 51141-98 регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашение программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжении государственных органов, информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию. Все документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения. регистрационный номер документа, автор, резолюция, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен), № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например, внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Ручная карточная система регистрации быстро заменяется сегодня регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в МБОУ ООШ д. Ишимово. Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 2003. В практической деятельности, в зависимости от объема в МБОУ ООШ д. Ишимово используют журнальную форму регистрации документов, причем регистрацию входящей документации не производят, так как большинство документов поступают по электронной почте. Из исходящих документов регистрируются только справки.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в МБОУ ООШ д. Ишимово обеспечивает их своевременное и качественное исполнение. Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководитель учреждения.

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование директора школы в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, а также устные поручения директора Школы, в первую очередь данные на аппаратных совещаниях. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". На каждый контрольный документ в журнале регистрации поступающих документов в примечании проставляется "К" и срок (дата) исполнения документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов (администрации области, района) и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

С конкретной датой исполнения - в указанный срок;

Без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "весьма срочно" и "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок,

остальные - в срок не более месяца;

По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

По обращениям граждан, поступившим в Школу и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в журнале. Решение о снятии документа с контроля принимается директором Школы после исполнения документа по существу и подписания документа-ответа.

Таким образом, организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности МБОУ ООШ д. Ишимово - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства школы документированной информацией.

Глава 4. Формирование документального фонда общеобразовательной школы

4.1 Номенклатура дел

Основными видами работ, обеспечивающими правильное формирование документального фонда в соответствии с установленными правилами, являются составление номенклатур дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все документы организации, распределенные в дела. Электронные документы и базы данных включаются также в номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

закрепление индексов дел;

систематизация дел;

установление сроков хранения дел;

учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в следующих нормативно-методических документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. №477.

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76.

Различают 3 вида номенклатуры дел: 1)типовую, 2) примерную, 3)индивидуальную номенклатуру дел для конкретной организации.

Типовая номенклатура дел составляется архивными организациями, министерствами и ведомствами для учреждений с однородными типами деятельности структурами.

Номенклатура дел школы составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах, согласована с заведующей архивным отделом администрации муниципального района Мишкинский район, подписана директором МБОУ ООШ д. Ишимово.

Таким образом, в процессе деятельности общеобразовательной школы создают и получают большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их систематизации, то есть при составлении номенклатуры дел.

4.2 Формирование и оформление дел

По ГОСТ Р 51141 - 98 формирование дел - "группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела".

При формирование дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

В дело помещаются документы, закрытые в делопроизводстве.

Дела ведутся в пределах календарного года

В одно дело не подшиваются документы постоянного и временного сроков хранения, они формируются в разные дела.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем документам, к которым они относятся.

Документы, находящиеся в деле должны быть подлинными.

Если появились документы, на которые номенклатурой не предусмотрено соответствующее дело, то на них заводится самостоятельное дело.

При большом количестве документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации по хронологии или узким вопросам.

Если в деле имеются особо ценные документы или документы-приложения к основному тексту, наличие которых не может быть определено по заголовку дела, к заголовку составляется аннотация.

Внутри дела документы размещаются в обратном хронологическом порядке.

Дела, содержащие документы органиченного доступа, формируются отдельно от других.

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм.

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в МБОУ ООШ д. Ишимово составляется номенклатура дел.

Итак, формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.

4.3 Подготовка дел для передачи в архив

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуется большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов, которая определяется ГОСТ Р 51141-98 как "определение политического, экономического, социально-культурного. Практического и иного значения документов с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".

Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве, проходя три этапа: составление номенклатуры дел, экспертиза ценности самих документов, передача из ведомственного архива в государственный.

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы архивов организаций".

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и наряду с экспертизой ценности документов включает:

соответствующее оформление дел;

описание документов постоянного и долговременного хранения;

передача дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив.

Завершенные делопроизводством дела в течение 5 лет остаются в школе для использования в работе. По окончании этого срока дела постоянного хранения передаются в установленном порядке на государственное хранение в отдел архивной службы района. По согласованию с руководством отдела архивной службы района, обработанные и описанные дела постоянного хранения и по личному составу, могут быть приняты в архив досрочно.

Передача дел в отдел архивной службы района осуществляется по графику, утвержденному администрацией района.

Дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу принимаются в архив только по описям дел, утверждённым и согласованным в установленном порядке. К разделу описи должно быть составлено предисловие.

Итак, основными видами работ, обеспечивающими правильное формирование документального фонда в соответствии с установленными правилами, являются составление номенклатур дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.

Глава 5. Пути совершенствования делопроизводства в МБОУ ООШ д. Ишимово

Система делопроизводства в любой фирме, организации описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах и т. п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования учреждения. Поэтому первым этапом совершенствования делопроизводства в МБОУ ООШ д. Ишимово, как и в любом другом учреждении должно стать не внедрение информационных технологий, а приведение в порядок существующего делопроизводства и его нормативной базы.

Для четкой и рациональной постановки делопроизводства в общеобразовательной школе предлагается разработать такой документ как "Инструкция по делопроизводству".

Можно ли вести делопроизводство без Инструкции? Для многих организаций (особенно государственных) это риторический вопрос. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства.

Инструкция по делопроизводству - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации.

Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации; - создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Назначением инструкции по делопроизводству является установление единого порядка работы с документами в МБОУ ООШ д.Ишимово. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для данного учреждения. Другими словами можно сказать, что Инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 года №76.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 №558.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

сбор и анализ материала;

разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

внедрение инструкции в организации.

Основные разделы Инструкции по делопроизводству:

Общие положения.

Основные понятия.

Создание документов.

Организация документооборота.

Документальный фонд.

Особенности работы с электронными документами.

Работа исполнителя с документами.

Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов.

В разделе "Общие положения" инструкции, как правило, приводятся: назначение и цели инструкции; нормативная база инструкции; виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции; общие принципы работы с документами; нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией; ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Также здесь отмечается, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В данном разделе перечисляются те нормативные документы, которые применяются наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.

Раздел "Основные понятия" включает определения понятий и терминов, встречающихся в процессе документирования и работы с документами.

В раздел "Создание документов" целесообразно включить следующие подразделы:

Вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;

Виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;

Общие правила документирования;

Правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;

Раздел "Организация документооборота" содержит:

Принципы организации документооборота;

Порядок приема, обработки и распределения входящих документов;

Порядок передачи документов внутри организации;

Порядок подготовки и обработки исходящих документов;

Порядок учета количества документов;

Регистрация документов;

Организация справочной работы.

Раздел "Документальный фонд" включает:

Разработка и ведение номенклатуры дел;

Формирование дел и их текущее хранение;

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение;

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения;

Передача дел на архивное хранение.

Раздел "Особенности работы с электронными документами". В этом разделе устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Раздел "Работа исполнителя документа". В этом разделе устанавливаются правила работы исполнителей с документами.

Раздел "Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов" устанавливает порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

перечень нерегистрируемых документов;

перечень утверждаемых документов;

перечень документов, заверяемых печатью организации;

формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Работа по разработке Инструкции по делопроизводству в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении основной общеобразовательной школы д. Ишимово была начата еще во время прохождения производственной практики на 3 курсе. Разработанная инструкция была утверждена и введена в действие приказом. В связи с обновлением некоторых нормативно-методических документов во время прохождения преддипломной практики были внесены изменения. Окончательный вариант находится в Приложении.

Таким образом, Инструкция по делопроизводству - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства.

Заключение

Изучив тему выпускной квалификационной работы "Организация делопроизводства в общеобразовательной школе, на примере муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения основной общеобразовательной школы д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан", можно сделать следующие выводы:

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Информационно-справочные документы содержат текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Контроль исполнения документов, решений и заданий является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления.

Процесс осуществления контроля происходит в несколько этапов: постановка документов на контроль, ведение контроля, исполнение документа, снятие документов с контроля.

Основными видами работ, обеспечивающими правильное формирование документального фонда в соответствии с установленными правилами, являются составление номенклатур дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Формирование дел - "группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

Экспертиза ценности документов - это определение политического, экономического, социально-культурного. Практического и иного значения документов с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и наряду с экспертизой ценности документов включает соответствующее оформление дел, описание документов постоянного и долговременного хранения, передача дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив.

Первым этапом совершенствования делопроизводства в МБОУ ООШ д. Ишимово, как и в любом другом учреждении должно стать не внедрение информационных технологий, а приведение в порядок существующего делопроизводства и его нормативной базы.

Список использованных источников и литературы

Источники

Федеральный закон от 10.01.2002 №1 - ФЗ "Об электронно-цифровой подписи".// Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127

Федеральный закон от 22.10. 2004 № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".//Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43ст.4169.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149 - ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. №31(часть 1), ст.3448.

Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "Об образовании в Российской Федерации"// Собрание законодательства РФ, 31.12.2012, N 53 (ч. 1), ст. 7598.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28.- М.: ИПК Изд-во стандартов, 1998.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (введен в действие с 1 июля 2003 года)// Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации".

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.// Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 50, ст. 4901.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. №477.// Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. №25, ст.3060.

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76.// Собрание законодательства Российской Федерации от 23 декабря 2009 г. №76, ст.307.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 №558// Собрание законодательства Российской Федерации от 06 октября 2010 г. №25, ст.460.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 О "Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

Литература

Анодина Н.Н. Документооборот в организации: Практическое пособие. М., 2007.- 125 с.

Баскова М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство[Документационное обеспечение управления]: учебник.- Изд. 12-у, перераб. - Ростов н/Д: Феникс, 2013.- 376 с.

Басков М.И. Делопроизводство: конспект лекций. - Изд.8-е. - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 192 с.

Баскова М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник. - Изд. 2-е, исп. и доп.- Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 350 с.

Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2005. - 268 с.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник. 3-е изд., перераб. и доп./ под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. -- М.: ИНФРА-М, 2012. - 364 с.

Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. ДОУ (делопроизводство). Учебное пособие. Под общей редакцией проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: ИНФРА-М, 2012, 304 с.

Гареев И.С., Гареева М.П. Документоведение: Курс лекций. Ч.2. Для студентов II курса дневного и заочного отделения. Бирск: Бирская гос. соц.-пед. академия, 2010. -60 с.

Гареев И.С., Гареева М.П. Документоведение: Учебное пособие для подготовки к государственному экзамену. Бирск: Бирский филиал БашГУ,2013.- 150 с.

Гареев И.С. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие. Бирск: Бирская гос. соц.-пед. академия, 2010. - 98 с.

Дик Н.Ф. Делопроизводство и локальные акты в школе и лицее. Книга современного руководителя. -М.: ФЕНИКС, 2008. - 320 с.

Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровику приказах. Унифицированные формы.- М.: ИНФРА-М, 2013. - 182 с. - (Б-ка журн. "Трудовое право Российской Федерации". Вып. 16(230)).

Журавлева И.В., Журавлева М.В. Оформляем документы на персональном компьютере грамотно и красиво. - М.: ИНФРА -М, 2014. - 187 с.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 367 с.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 312 с.

Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2013. - 520 с.

Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2013.- 576 с.

Кузнецова И.В., Хачатурян Г.А. Документационное обеспечение управления персоналом. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2014. - 220 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2007. - 320 с.

Кузнецова Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова - М., 2006. - 354с.

Ларьков Н. С.. Документоведение : Учебное пособие / Н.С. Ларьков .- М. : АСТ : Восток-Запад, 2006 . - 427 с.

Лернер Г.И. Делопроизводство в школе // Справочникруководителя ОУ. - 2006. - № 7. -С. 4.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959;

Никифорова Н.А. Приказы по кадрам и сопроводительные документы. Учеб. пособие. - 2-е изд., стер. - М.: Издательство "Омега-Л", 2014. - 219 с.

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. М., 2005. - 304с.

Песецкая Е.В., Русецкая О.В., Трофимова Л.А. Менеджмент. Учебник для бакалавров. Под редакцией профессора Петров А.Н. СПб: Юрайт, 2012. - 641 с.

Свободная энциклопедия Википедия. (Электронный ресурс). Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki.

Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник / В.С. Соколов. - 2-е изд. - М.: Форум, 2009. - 176 с.

Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство / В.А. Спивак. - СПб.: Питер. 2006. - 235 с.

Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций). - М.: Приор-издат, 2006. - 159 с.