Основы секретарской деятельности
1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
Профессия секретаря появилась еще в Древнем Риме. Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В. Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I). Эту должность могли занимать только мужчины знатного происхождения.
Особого развития достигла эта профессия при Екатерине II. У императрицы было множество доверенных лиц в качестве секретаря. Они были талантливыми писателями, поэтами. По «Табелю о рангах» секретари имели множество привилегий и высокий статус. чины Губернского и Коллежского секретаря занимали 10 и 12 места, обозначенные в «Табеле гражданских чинов». Хотя, по словам А.П. Чехова, требования в то время к ним были не высоки: они должны лишь уметь грамотно писать.
Секретарская канцелярия екатерининских времен была хорошим плацдармом для будущих государственных чиновников.
Позднее в ХIХ веке функции секретарей несколько изменились. Кроме делопроизводства они стали принимать людей разных чинов. В конце ХIХ века секретарей начали специально обучать. Так, у Ленина работали квалифицированные специалисты, закончившие специальные курсы. С изобретением печатной машинки и распространением грамотности эта профессия становилась женским занятием. По окончании Первой мировой войны секретарей мужского пола практически не осталось.
Среди обязанностей тогдашних секретарей царской России была регистрация челобитных, передача почтовой корреспонденции. Подобные функции должны выполнять и современные офис-менеджеры. Впрочем, и тогда, и сейчас секретари должны обладать организаторскими способностями, иметь отличную память, быть терпеливыми и внимательными, коммуникабельными. Они являются правой рукой любого руководителя.
В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».
Секретарь - одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе как организацию без руководителя, так и руководителя без секретаря.
Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие - выполняют функции помощника, референта; третьи - обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые - ведут делопроизводство целого структурного подразделения, офиса; пятые - работают в приемной (рецепции), с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой.
Каждой специализации секретаря соответствует своя должностная инструкция с набором обязанностей, для каждой должности существуют особые требования к образованию, подготовке, личным качествам секретаря.
Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые и составляют суть профессии. Профессиональное поле секретаря можно условно поделить на две части: информационную и организационную. В зависимости от конкретных условий эти части работы по объему могут сильно различаться.
Информационные функции секретаря. В современных организациях информация стала основным ресурсом производства. В конкурентной борьбе зачастую побеждает тот, кто лучше умеет собрать и использовать необходимую информацию. Лучшие аналитики компаний заняты обработкой информации. Как правило, в крупных фирмах создаются специальные информационные службы, которые занимаются не только сбором и обработкой информации, но и ее защитой, предотвращением утечки.
Все информационные потоки соединяются в информационную систему организации и служат источниками для формирования информационного ресурса. Создание информационных ресурсов управления - очень ответственная и сложная задача. Для включения информации в информационный ресурс ее необходимо одновременно отобрать, обработать, систематизировать и "приготовить" для последующего использования на рабочих местах сотрудников организации.
Можно назвать несколько источников информации для формирования информационных ресурсов организации. Прежде всего, это правовая информация, которая необходима для юридического обоснования управленческих действий. Правовая информация в современных организациях, как правило, поступает из автоматизированных информационных систем ("Гарант", "Кодекс", "КонсультантПлюс" и др.). Правовую информацию можно также отобрать самостоятельно, анализируя сборники правовых актов федерального, отраслевого и регионального уровней.
Другим необходимым источником для работы любой организации служат различные нормативы, стандарты, правила, классификаторы технико-экономической информации, патентная, научно-техническая информация. Эти документы используются при организации основной (финансовой, плановой, кадровой, производственной) деятельности фирмы.
Определенное значение имеет создание библиотеки (книжной, журнальной продукции, видео- и аудиокассет) по профильным вопросам деятельности организации и общим вопросам менеджмента. В последние годы в менеджменте активно используется информация из Интернета.
В любой организации формируются информационные ресурсы в виде массивов документов делопроизводства, архива, баз данных. Эти элементы информационного ресурса создаются как централизованно (например, в канцелярии), так и в различных структурных подразделениях, на рабочих местах. Совокупность информационных ресурсов, технологий и технических средств, которые позволяют ими пользоваться, а также персонала организации, который специально занимается информационными ресурсами, составляет информационную инфраструктуру организации. Современная инфраструктура организации формируется с помощью методов информационного менеджмента - специально создаваемой системы управления информационными ресурсами организации.
Любой секретарь является одним из важных элементов этой инфраструктуры. Секретарь накапливает информацию, служит ее источником, обрабатывает ее, осуществляет коммуникационные процессы, используя различные информационные технологии и применяя организационную технику.
Высокий уровень технического и технологического оснащения современной организации предъявляет принципиально новые требования к профессиональной подготовке секретаря. Чтобы комфортно и уверенно чувствовать себя в информационной системе организации, секретарь должен владеть компьютером и основными компьютерными технологиями подготовки и оформления документов, приема и передачи информации по электронной почте, поиска информации в Интернете и локальной сети организации.
Современный секретарь должен досконально знать информационную инфраструктуру организации, четко идентифицировать основные источники необходимой информации и правильно формулировать запросы и обращения к информационным ресурсам в соответствии с потребностями руководителя.
Секретарь является важным коммуникационным звеном в структуре организации. К секретарю обращаются с вопросами как сотрудники организации, так и внешние абоненты, посетители организации. Каждый должен получить от секретаря доброжелательный, вежливый и содержательный ответ. Ответы типа: "не знаю", "не в курсе", "он мне об этом не докладывал" и т. п. не должны звучать из уст секретаря.
Современный секретарь должен быть образованным и информированным. Он должен знать структуру организации, названия структурных подразделений, чем они занимаются, фамилии их руководителей, номера телефонов и другую необходимую информацию - не для того, чтобы щеголять своей эрудированностью в коллективе, а для того, чтобы использовать ее только в необходимых по службе случаях.
Секретарь участвует в процессе документационного обеспечения управления. Работа с документами - важнейшая составляющая обязанностей любого секретаря. Квалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно подготавливать и оформлять документы по заданию руководителя. Секретарь организует работу руководителя с документами, поскольку именно к нему попадает поступающая корреспонденция. В работе с документами секретарь опирается на инструкцию по делопроизводству организации.
Чаще всего секретарь складывает поступившие документы в папку и передает ее для рассмотрения руководителю, а затем, в соответствии с резолюцией руководителя, передает документы на исполнение. Если секретарь обладает необходимой квалификацией и пользуется доверием руководителя, этот процесс может быть организован по-иному. В этом случае секретарь берет часть задач руководителя на себя: просматривает почту, отмечает в документах самое важное, готовит проект резолюции и даже предлагает вариант ответного письма. Такой секретарь может сортировать документы по степени важности и срочности, определять приоритеты в работе с документами, предлагать исполнителей документов и определять сроки их исполнения, организовывать контроль за исполнением документов.
Секретарь организует также работу с внутренними и исходящими документами в соответствии с инструкцией.
В процессе работы у секретаря накапливается свой информационный массив. Он состоит прежде всего из документов, которые организуются в дела. Каждое дело должно занять свое место в информационном массиве и при этом получить индекс, заголовок и другие поисковые признаки. Лучше всего, если секретарь сразу составит номенклатуру дел, где под соответствующими индексами обозначаются заголовки заводимых в секретариате дел. При должной аккуратности номенклатура дел служит прекрасным навигатором секретаря в море документов.
Другая часть информационного массива находится в памяти компьютера. Компьютер - незаменимый современный помощник в работе, однако он способен одновременно как облегчить выполнение служебных обязанностей секретарю, так и осложнить их. Отдельные документы, файлы могут так затеряться в директориях и форматах памяти компьютера, что на их поиск уйдет слишком много рабочего времени. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдать несколько элементарных правил: во-первых, не забывать сохранять файлы, правильно называть их и организовывать в папки и каталоги; во-вторых, своевременно переводить потерявшие оперативное значение файлы с жестких дисков на отдельные диски и дискеты, которые следует хранить в систематизированном виде отдельно от компьютера, не забывая отмечать на их ярлыках содержание и формат хранения информации.
Очень важная часть информационного массива секретариата включает в себя справочники телефонов, интернет-адресов, персонала, а также городские справочники и планы, международные справочники, языковые словари и т. п.
Для того чтобы секретарь мог поддерживать современные информационные коммуникации, необходимо оснастить его рабочее место организационной техникой. Кроме компьютера с выходом в сеть, на рабочем месте секретаря должны быть телефон (телефонная станция), телефакс, копировальный аппарат/сканер; в необходимых случаях секретарь должен владеть оборудованием для проведения презентаций и конференций <#"justify">Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:
законодательные и правовые акты Российской Федерации;
государственные и отраслевые стандарты;
нормативные документы;
государственные и отраслевые классификаторы;
Государственная система документационного обеспечения управле-ния (ГСДОУ);
инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.
К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:
законы Российской Федерации;
указы и распоряжения Президента;
постановления и распоряжения Правительства;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) - как общественного, так и ведомственного характера;
правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;- правовые акты нормативного и инструктивного характера.
Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.
Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Федеральный закон от 1 июня 2005 года №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».
Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. №2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».
Пакет нормативно-методических документов всегда должен быть под рукой у секретаря, чтобы в любой момент уточнить, КАК правильно выполняется та или иная работа.
К общегосударственным нормативно-методическим документам, которые организация должна приобрести, относятся;
·Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991;
·Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти‚ 2009;
·ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. «Требования к оформлению документов».
·Основные правила работы ведомственных архивов;
·Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный);
·Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан).
Стандарт распространяется на документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
·федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык органов местного самоуправления;
·предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности (ГОСТ Р 6.30-2003).
Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Если секретарю приходится работать с бухгалтерскими документами, он должен иметь:
·Федеральный закон о бухгалтерском учете от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ.
·Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
Если секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.
Но помимо того, что секретарь должен знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря-референта, секретаря-помощника творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д.
Существует достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Секретарь может воспользоваться следующими актами:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72).-М., 1995;
Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. №327/17-42).- М., 1988;
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152)-М., 1993;
Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64).-М., 1988;
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1991.
Последний нормативный документ нужен в том случае, если на секретаря-референта фирмы возложены и обязанности оформления кадровой документации.
Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 - 210x297 мм, напечатанная с одной стороны.
Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.
Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятся как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет особенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда.
Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены, прежде всего работы, связанные с документами, "Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления" содержат такие важные для секретаря разделы, как "Секретарско-референтские работы", где приводятся и виды работ по бездокументному обслуживанию:
·прием посетителей;
·ведение телефонных переговоров;
·вызов абонента к руководителю;
·организация связи руководителя с необходимыми лицами;
·получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;
·устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;
·вызов участников совещания по телефону;
·заказ пропуска по телефону.
Но помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.
Секретарь может найти в этих нормативных актах много полезных для себя советов.
Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день и вовремя успеть выполнить все задания руководителя.
Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.
. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И УСЛОВИЯ ТРУДА СЕКРЕТАРЯ
Рабочее место - зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.
Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.
В обязательный набор мебели должны входить:
§канцелярский стол с придвижной тумбой;
§подъемно-поворотный стул;
§вспомогательный стол или подставка для оргтехники;
§шкаф для хранения документации;
§сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей;
§стулья для посетителей.
Среди канцелярских принадлежностей и специального оборудования можно выделить предметы, часто используемые при работе с документами:
§письменный прибор;
§папка или лоток для текущих документов и бумаги;
§справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник;
§дырокол, степлер (скрепкосшиватель);
§нож для бумаги, ножницы;
§корректирующая справка («штрих»), клей;
§магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи;
§настенные часы;
§папка с надписями «К докладу», «На подпись», «Документы в работе» и т. п.
Любому работнику для успешного выполнения возложенных на него функций требуются определенные условия труда. Они должны обеспечивать максимальные удобства работника во время работы при минимальных затратах сил и времени. Условия труда складываются из ряда факторов: технических, гигиенических, социальных, психологических, психофизических и эстетических.
Условия труда - совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе его деятельности.
К техническим факторам условий труда относятся оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. При организации рабочего места секретаря следует позаботиться о специальной мебели и канцелярских принадлежностей.
Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. д.
Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и др.
Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, т. е. психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам - все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою, сотрудники ее ценят и дорожат своим рабочим местом.
Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника сотрудника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, т. к. организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения.
Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.
Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи, современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.
К условиям труда относится соблюдение эргонометрических требований. Этим требованиям должен соответствовать комплект секретарской мебели.
Эргометрические требования к секретарской мебели
Наименование мебелиРост работникаВысота мебелиКанцелярский столдо 170 см выше 170 см72 см 75 смСтолик для работы на пишущей машинке или клавиатуре ПКдо 170 см выше 170 см66 см 68 смСтул, креслодо 170 см выше 170 см45 см 47 см