Организация и технология документационного обеспечения управления

Перечень сокращений и обозначений

В настоящем ПСП использованы термины и определения по ГОСТ Р ИСО 9000-2001.

СМК - система менеджмента качества.

РИ - рабочая инструкция.

ДИ - должностная инструкция.

СП - структурное подразделение.

ПСП - положение о структурном подразделении.

ОВО - Отдел вневедомственной охраны при управлении внутренних дел по городу Прокопьевску.

. Общие положения

.1.Отдел делопроизводства является структурным подразделением ОВО.

.2. Отдел подчиняется начальнику.

.3. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется на основании приказа начальника.

.4. В состав отдела входят:

начальник отдела;

ведущий документовед;

документовед.

.5. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника отдела и на время отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом начальника.

.6. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее образование по направлению работы отдела и имеющего стаж работы не менее 3-х лет.

.7. Отдел делопроизводства в своей деятельности руководствуется:

Законодательством РФ;

Конституцией Российской Федерации;

положением ОВО;

постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами Федерального агентства по образованию, касающихся организации делопроизводства;

приказами и распоряжениями начальника;

. Основные задачи отдела делопроизводства

Деятельность отдела делопроизводства ведется в рамках процесса 3.8. «Управление производственной средой», целью которого является деятельность, направленная на формирование, поддержание и развитие производственной среды ОУ, а также обеспечение комфортных условий деятельности сотрудников ОУ.

.1. Обеспечение организации делопроизводства в отделе в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству;

Контроль за порядком подготовки, оформления, прохождения, исполнения, учета, хранения, печатания, копирования и тиражирования служебных документов.

Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях отдела единой системы делопроизводства.

Организация и обеспечение единого порядка работы с документами.

Совершенствование форм и методов делопроизводства.

Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях отдела, анализ исполнительской дисциплины.

Организация работы с исходящей корреспонденцией.

Систематизация и хранение документов текущего архива.

Учет объема документооборота.

Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях отдела.

. Функции

В соответствии с возложенными на отдел задачами осуществляет следующие функции:

.1. Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции.

.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

.3. Организация работы по регистрации, учету и хранению документации материала текущего архива.

.4. Осуществление контроля за правильным оформлением дел в подразделениях вуза.

.5. Разработка и внедрение предложений по совершенствованию систем делопроизводства отдела.

.6. Печатание и размножение служебных документов.

.7. Оформление командировочных документов работников отдела, регистрация, приезжающих в ОВО в командировку.

.8. Получение проектов приказов, распоряжений и исходящей корреспонденции на подпись руководству.

.9. Направление корреспонденции (копий распорядительных документов, бланков, форм) в структурные подразделения.

.10. Описание и подготовка законченных дел к сдаче в архив.

Оказание методической помощи в вопросах ведения делопроизводства.

Подготовка документов к передаче в архив.

. Перечень документов, записей и данных по качеству подразделения

.1. Номенклатура дел отдела делопроизводства.

.2. Политика и Цели в области качества

.3..Положение о структурном подразделении.

.4. Должностные инструкции сотрудников отдела делопроизводства.

.5. Документы по планированию деятельности отдела.

.6. Нормативные документы

.7. Журналы:

регистрации приказов;

регистрации исходящей корреспонденции;

регистрации отправки корреспонденции;

регистрации командировочных удостоверений.

. Взаимоотношения. Связи

. Основные функции руководителя структурного подразделения

.1. Начальник отдела делопроизводства организует работу отдела делопроизводства.

.2. Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции.

.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

.5. Разрабатывает и внедряет инструкцию по ведению делопроизводства в отделе.

.6. Принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также оборудованием, оргтехникой, техническими средствами для осуществления деятельности отдела.

.7. Организует печатание и размножение служебных документов.

.8. Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в ОВО.

.9. Проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну.

При оценке качества работы начальника отдела делопроизводства и решении вопроса о соответствии его занимаемой должности учитывается:

всестороннее владение современной методологией работы с первичной документацией

знание действующего законодательства и нормативных документов по делопроизводству

. Права

Начальник отдела делопроизводства имеет право:

.1. Требовать качественного и своевременного выполнения обязанностей от сотрудников отдела.

.2. Вносить на рассмотрение начальника и руководителей структурных подразделений отдела предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

.3. Требовать от руководителей структурных подразделений отдела и иных ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в отделе.

.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела делопроизводства.

.5. Давать поручения сотрудникам, помимо должностных обязанностей, направленных на осуществление деятельности отдела.

.6. Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложений взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

.7. Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений отдела по вопросам ведения делопроизводства.

.8. Взаимодействовать с юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

.9. Взаимодействовать с отделом снабжения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и др.

. Поощрения и ответственность

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за оптимальное функционирование своего подразделения, за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций, выполнение плана работы по всем направлениям деятельности, а также за создание условий для эффективной работы своих подчиненных.

Увеличение или уменьшение стимулирующей части заработной платы начальника отдела делопроизводства возможно на основании следующих показателей:

высокая интенсивность труда, сложность выполняемых работ, новые подходы к организации деятельности управления;

качественное и оперативное выполнение особо важных заданий руководства отдела;

внедрение инновационных средств и технологий в практику работы отдела;

организация и проведение отделом мероприятий, способствующих повышению качества деятельности отдела в целом и ее подразделений.

При оценке качества работы начальника отдела учитывается:

умение организовать работу коллектива подразделения, не допуская срывов, нарушений законодательства и внутренних регламентов, предотвращая конфликтные ситуации и текучесть кадров;

знание действующего законодательства и нормативных документов;

систематическое повышение квалификации (с подтверждением соответствующими свидетельствами и сертификатами);

отсутствие замечаний со стороны начальника (заместителей) отдела.

В случае невыполнения должностных обязанностей или неприятия своевременных надлежащих мер, повлекших за собой срыв работы подразделения, руководитель привлекается к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Лист согласования

Лист регистрации изменений

Приложение В

Должностные инструкции работников отдела делопроизводства

МВД России Утверждаю

Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел _________________Ф.И.О

, г. Прокопьевск,

ул. Петренко,1-а

тел (83846) 62-12-72

№___________  

«_____»______ 2004 г.

Должностная инструкция

начальника отдела делопроизводства

. Общие положения.

Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей.

На должность начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требования к стажу работы.

Назначение на должность начальника отдела делопроизводства и освобождение от нее производится приказом начальника отдела.

Начальник отдела делопроизводства должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

Единую государственную систему делопроизводства;

структуру ОВО;

организацию делопроизводства в ОВО;

схемы документооборота;

порядок постановления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

сроки и порядок сдачи дел в архив;

системы организации контроля за исполнением документов;

правила внутреннего распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

Начальник отдела делопроизводства в своей деятельности руководствуется:

Положением об отделе делопроизводства;

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом ОВО;

приказами и распоряжениями начальника ОВО;

настоящей должностной инструкцией.

Начальник отдела делопроизводства подчиняется начальнику отдела.

Начальник отдела делопроизводства осуществляет руководство работниками отдела делопроизводства.

. Должностные обязанности.

Начальник отдела делопроизводства:

Организует работу отдела делопроизводства.

Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции.

Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранению.

Разрабатывает инструкцию по ведению делопроизводства в отделе и организует ее внедрение.

Принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой техническими средствами.

Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

Проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну.

. Права.

Начальник отдела делопроизводства имеет право:

Вносить на рассмотрение начальника и руководителей структурных подразделений отдела предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

Требовать от руководителей структурных подразделений отдела и иных ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в отделе.

Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

Пописывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела делопроизводства.

Давать указания, обязательные для выполнения работниками отдела делопроизводства, требовать своевременного и качественного их выполнения.

Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений отделе по вопросам ведения делопроизводства.

Взаимодействовать с юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

Взаимодействовать с отделом снабжения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и пр.

. Ответственность.

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Начальник отдела делопроизводства

_________________________     

«_____»_____________200___г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

_______________________         

«______»___________2000___г.

С инструкцией ознакомлен:

______________________  

«______»___________2000___г.

МВД России УТВЕРЖДАЮ

Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел

, г. Прокопьевск, _________________Ф.И.О

ул. Петренко,1-а

тел (83846) 62-12-72

« ____» ___________ 200___г. № _______ «_____» __________200___

На _________ «_____»______ 2004 г.

Должностная инструкция

документоведа отдела делопроизводства

. Общие положения

.1. Документовед относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом начальника отдела по представлению начальника отдела делопроизводства.

.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, или среднее общее образование, без предъявлений требования к стажу работы.

.3. Документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства.

.4. В своей деятельности документовед руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом ОВО, инструкцией по делопроизводству;

приказами и распоряжениями начальника ОВО;

настоящей должностной инструкцией.

.5. Документовед должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе;

основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

структуру отдела;

порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

правила эксплуатации оргтехники;

основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда;

знание ПК.

.6. Во время отсутствия документоведа его обязанности выполняет в установленном порядке назначенный заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций документовед обязан:

.1. Внедрять технологические процессы работы по учету, контролю исполнения, оперативному хранению и справочной работе с документами.

.2. Вести делопроизводство:

производить отбор документов, передаваемых на хранение в архив;

организовывать текущее хранение документов;

оформлять командировочные документы;

обеспечивать своевременное отправление корреспонденции, вести реестр и журнал отправления корреспонденции.

.3. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководства:

получать необходимые руководству сведения от других подразделений отдела или от исполнителей;

печатать по указанию руководства отдельные материалы.

.4. Выполнять отдельные поручения по делопроизводству по распоряжению начальника отдела делопроизводства.

.5. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

. Права

Документовед имеет право:

.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

.3. Получать от руководителей структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

. Ответственность

Документовед несет ответственность:

.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель подразделения

______________________  

«_____»_____________200___г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

_______________________         

«______»___________200___г.

С инструкцией ознакомлен:                                       

______________________  

«______»___________200___г.                                

МВД России УТВЕРЖДАЮ

Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел

, г. Прокопьевск, _________________Ф.И.О

ул. Петренко,1-а

тел (83846) 62-12-72

« ____» ___________ 200___г. № _______ «_____» __________200___

На _________ «_____»______ 2004 г.

Должностная инструкция

ведущего документоведа отдела делопроизводства

. Общие положения

.1. Ведущий документовед относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом начальника отдела по представлению начальника отдела делопроизводства.

.2. На должность ведущего документоведа назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, или среднее общее образование, без предъявлений требования к стажу работы.

.3. Ведущий документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства.

.4. В своей деятельности ведущий документовед руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом ОВО, инструкцией по делопроизводству;

приказами и распоряжениями начальника ОВО;

настоящей должностной инструкцией.

.5. Ведущий документовед должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе;

основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

структуру отдела;

порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

правила эксплуатации оргтехники;

основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда;

знание ПК.

.6. Во время отсутствия ведущего документоведа его обязанности выполняет в установленном порядке назначенный заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций ведущий документовед обязан:

.1. Внедрять технологические процессы работы по учету, контролю исполнения, оперативному хранению и справочной работе с документами.

.2. Вести делопроизводство:

производить отбор документов, передаваемых на хранение в архив;

организовывать текущее хранение документов;

оформлять командировочные документы;

обеспечивать своевременное отправление корреспонденции, вести реестр и журнал отправления корреспонденции.

.3. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работыруководства:

получать необходимые руководству сведения от других подразделений отдела или от исполнителей;

печатать по указанию руководства отдельные материалы.

.4. Выполнять отдельные поручения по делопроизводству по распоряжению начальника отдела делопроизводства.

.5. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

. Права

Ведущий документовед имеет право:

.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

.3. Получать от руководителей структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

. Ответственность

Ведущий документовед несет ответственность:

.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.