Организация документооборота

Организация документооборота

Организация документооборота

документооборот индексирование регистрация

Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» (ГОСТ51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Движение документов представляет собой, в сущности, движение управленческой информации, необходимой руководителям и специалистам для выполнения функций управления, принятия обоснованных решений и фактического претворения их в жизнь. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность.

Перемещение документов в учреждении (точнее, в аппарате управления учреждений) не может быть хаотическим и случайным. Оно должно быть управляемым, т.е. выполнение творческих операций с документами должно обеспечиваться продуманным комплексом технических и формально-логических операций по учету документов и справочно-информационной работе, регулированию распределения документов между руководителями и специалистами, контролю за исполнением документов, их оперативному и архивному хранению.

Следовательно, документооборот - это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых операций с документами.

Число таких пунктов, быстрота перемещения между ними документов и оперативность их обработки в каждом пункте определяют степень совершенства самой схемы и эффективность обеспечения управления информацией.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:

прямоточность движения документов, прохождение документов кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

однократность поступления документа (документ попадает в руки должностному лицу только один раз);

избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.

Эти требования актуальны и для электронной обработки документной информации. Однако главным требованием к документообороту в современных условиях становится его приспособленность к новой информационной технологии: регламентируется состав и количество пунктов электронной обработки информации, автоматизированных рабочих мест и операций, проводимых с их помощью, способов передачи информации между автоматизированными пунктами. При этом предпочтение должно отдаваться передаче информации по каналам связи в безбумажном виде.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - документопотоков:

поток поступающих в учреждение документов (входящий, входной документопоток);

поток отправляемых документов (исходящий, выходной документопоток),

поток внутренних документов (внутренний документопоток).

Наличие трех документопотоков свойственно не только учреждению в целом, но и структурному подразделению, управленческой функции, автоматизированной системе (подсистеме, задаче), отдельному виду работы и т.д.

Каждый из документопотоков характеризуется определенной направленностью, составом и количеством движущихся документов.

Так, входной документопоток, несущий исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий, включает в себя:

документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма и т.д.),

документы подведомственных учреждений, организаций и предприятий (письма, запросы, заключения, отчеты, справки и т.д.),

документы неподчиненных учреждений (письма, решения, акты и т.д.),

предложения, заявления и жалобы граждан,

запросы депутатов.

Выходной документопоток (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т.д.) несет информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи (отправки) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренний документопоток (распорядительные документы, протоколы, акты, докладные записки и т.д.) обеспечивает решение задач в пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы. При этом надо иметь в виду, что внутренняя переписка между структурными подразделениями запрещается.

Количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) в сумме составляет объем документооборота.

Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников документационной службы, выбора типов и количества средств механизации и автоматизации обработки информации, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников. Сопоставление объема документооборота за ряд лет позволяет своевременно выявить тенденцию его увеличения и выработать меры по сокращению числа документов.

Ежедневному количественному учету подлежат все без исключения документы:

поступившие (в том числе нерегистрируемые),

отправляемые - при обработке в экспедиции,

внутренние - по месту регистрации или составления.

Подсчет документов фиксируется по потокам в учетной таблице в разрезе видов документов и групп корреспондентов. Количество указывается дробью, где числитель обозначает число основных документов, а знаменатель - число экземпляров (копий) документа. Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.

В технологическом процессе обработки и движения поступивших документов выделяются следующие последовательно выполняемые типовые этапы:

прием и первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов и ведение справочно-информационной системы;

рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения;

исполнение документов.

Прием и первичная обработка документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, централизуется в подразделении документационной службы - экспедиции либо у секретаря учреждения, что позволяет эффективно применять разнообразные средства механизации трудоемких технических операций.

Корреспонденция доставляется в экспедицию почтовыми работниками. Заказные и ценные письма, бандероли, телеграммы сотрудники получают под расписку в реестрах, квитанциях и учетных журналах. В нерабочее время корреспонденцию принимает дежурный сотрудник учреждения. На этом этапе проверяется правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение. Корреспонденция может поступить в экспедицию от курьеров других учреждений и посетителей. Вся корреспонденция вскрывается, кроме писем в общественные организации учреждения и писем с пометкой «лично».

После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования (соответствие адреса на конверте адресу на документе) и правильность вложения (ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности), проверяется наличие, комплектность и целостность документа и всех его приложений. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая пометка и информируется корреспондент. В ряде случаев по перечисленным выше причинам документ может быть возвращен.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных писем. Конверты писем граждан сохраняются почти всегда.

При поступлении машиночитаемых документов (дискет, лент, машинограмм и т.д.) в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются в вычислительный центр без вскрытия упаковки.

На всех без исключения документах, в том числе телеграммах, телетайпограммах, радиограммах, проставляется регистрационный (входящий) штамп с указанием текущей даты, который подтверждает факт и время поступления документа в учреждение. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 штамп располагается внизу справа на первом листе документа или на любом свободном месте первого листа. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте, после чего письма передаются адресатам.

Одновременно идет подсчет и внесение в учетную таблицу количества поступивших документов.

Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы, хорошо знающими функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

На данном этапе задачей является определение наиболее рационального и короткого пути (маршрута) движения каждого документа до соответствующего специалиста, что позволяет оперативно и компетентно решать поставленные в документах вопросы и разгружает руководителей от излишнего потока документов. Документы, как правило, должны направляться их документационной службы непосредственно специалистам, решающим конкретный круг управленческих задач.

Распределение поступивших документов по адресатам начинается в экспедиции после окончания их первичной обработки.

Формируются следующие группы документов:

группа документов, адресованных руководству учреждения или учреждению без указания структурного подразделения;

группа предложений, заявлений и жалоб граждан, в том числе адресованных структурным подразделениям;

группа документов, адресованных структурным подразделениям, в том числе специфических документов (плановых, снабженческих, бухгалтерских и т.п.) функциональных структурных подразделений и ответных документов на запросы подразделений.

Первая и вторая группы документов передаются в канцелярию учреждения. Документы третьей группы сортируются по структурным подразделениям и раскладываются по ячейкам сортировочного устройства (стеллажа) в экспедиции. Документы всех групп до передачи их на дальнейшую обработку могут быть в пакетном режиме введены канцелярией в АСДОУ.

Начальник канцелярии или его заместитель (референт) знакомится с содержанием поступивших в канцелярию документов и распределяет (размечает) их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых в документах вопросов.

Руководителю учреждения и его заместителям направляются наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения или относящиеся к компетенции нескольких руководителей и подразделений.

Предложения, заявления и жалобы граждан направляются тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства учреждения, распределяются по структурным подразделениям. На документе делается помета с указанием индекса подразделения или фамилии специалиста. Такая помета имеет силу резолюции руководителя.

В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и распределение документов ведется аналогичным образом секретарем, инспектором или лицом, ответственным за обработку документов.

Предварительное рассмотрение и распределение документов в АСДОУ осуществляется с помощью дисплея при решении задачи «прокладка маршрута» путем внесения в базу данных отметок (команд) о направлении передачи документа.

Целью регистрации документов является ввод в справочно-информационную систему учреждения исходных сведений о документах для обеспечения учета документов, их поиска, справочной работы и контроля исполнения или использования.

Факт включения документа в эту систему фиксируется присвоением ему регистрационного номера (индекса), который служит главным учетным и поисковым признаком документа.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские и пр.), изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники .

Регистрация должна быть одноразовой, т.е. необходимо исключить повторный ввод в систему сведений о документе и присвоение ему нового номера (индекса) при поступлении документа из канцелярии в структурное подразделение или передаче из одного подразделения в другое, из одной локальной базы данных в другую.

Регистрация документов может быть централизованной и децентрализованной.

Децентрализованная регистрация документов характерна для крупных учреждений сложной, часто территориально разобщенной структуры и предполагает наличие множества пунктов регистрации. Документы, передаваемые руководству учреждения, регистрируются в канцелярии - в группе регистрации или в бюро правительственной переписки; предложения, заявления и жалобы граждан - в группе (бюро, отделе) писем. В структурных подразделениях документы, поступившие из экспедиции, регистрируются секретарем.

Централизованная регистрация документов, т.е. их регистрация в едином для учреждения пункте - канцелярии, при традиционной (ручной) обработке документной информации, применяется, как правило, в небольших учреждениях, аппаратах управления предприятий и организаций. В министерствах, ведомствах, городских, областных и районных администрациях, крупных учреждениях с большим объемом документооборота централизованная регистрация документов может быть организована только на основе применения компьютерной или копировально-множительной техники выборочного копирования. При этом необходимо помнить, что письма граждан всегда регистрируются централизованно в канцелярии учреждения.

Предпочтительность централизованной регистрации документов обусловлена тем, что она резко сокращает трудоемкость обработки документов в документационной службе структурных подразделений и формирует в условиях функционирования АСДОУ единую справочно-информационную систему по документам, позволяющую управлять информационными ресурсами учреждения.

Технология и пункты регистрации документов регламентируются в инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения или в Табеле документов. Приложением к инструкции являются:

классификаторы информации, предназначенные для регистрации документов;

номенклатура дел;

классификатор корреспондентов;

классификатор структурных подразделений учреждения;

классификатор руководителей и специалистов;

классификатор видов документов;

классификатор вопросов деятельности учреждения;

классификатор вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан.

В конкретных учреждениях состав классификаторов может быть дополнен.

Временные рамки регистрации жестко ограничены: документы регистрируются в день их поступления в учреждение. В процессе регистрации производится индексирование документа и внесение исходных сведений о документе в регистрационную учетную форму.

Индексирование заключается в присвоении документу индивидуального условного обозначения (номера, индекса), определяющего принадлежность его к конкретной классификационной группе и порядковый номер в этой группе.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями, авторами и содержанием документов. Индексы (номера) необходимы как для традиционных, так и для автоматизированных способов учета, поиска и систематизации документов. В учреждении должна быть единообразная и стабильная система индексирования, имеющая постоянное расположение составных частей индекса (номера) и использующая в качестве условных обозначений только арабские цифры.

В основе индексирования документов лежит номенклатура дел учреждения. Простейший базовый индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Например: индекс № 127/05-12

где 127 - порядковый номер документа в деле, 05-12 - индекс дела по номенклатуре (05 - индекс структурного подразделения, работающего с документом, или направления деятельности организации, а 12 - номер дела).

Для большей информативности индекс может усложниться за счет дополнения его другими необходимыми классификационными обозначениями: корреспондента, вида документа, структурного подразделения, в котором зарегистрирован документ (при децентрализованной регистрации) и т.п.

Например, индекс 127/29/05-12, где 127 - порядковый номер самого документа в группе корреспондента, 29 - группа корреспондентов, 05-12 - индекс дела по номенклатуре.

При индексировании предложений, заявлений и жалоб граждан в индекс документа включается первая буква фамилии заявителя, например: 35/22-27/Б.

Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает не только поиск, но и сохранность документов. В связи с этим необходимо соответствие выбранных учетных классификационных групп разделам справочной картотеки. Это позволит размещать карточки в картотеке по порядковым номерам. Порядковый номер необходим также для наблюдения за сохранностью электронных записей. Нумерация всего потока поступающих документов «по валу» применяться не должна.

Поступившим ответным документам новый индекс не присваивается. Факт их поступления фиксируется в зоне «Отметка об исполнении» регистрационной формы (РКК или журнала) инициативного документа. Однако в целях учета этим документам дается очередной порядковый номер в классификационной группе, который дописывается к индексу инициативного документа.

Индекс проставляется в регистрационном (входящем) штампе на документе и в регистрационной учетной форме.

Регистрационные учетные формы подразделяются на журнальные, карточные и электронные.

Журнальная форма регистрации документов в учреждениях со значительным документооборотом не должна применяться ввиду ее серьезных технологических недостатков:

формального характера закрепления документа за валовым порядковым номером,

сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы,

обязательной многократной регистрации и

отсутствия возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

От этой формы регистрации целесообразно отказаться даже в некрупных учреждениях и организациях с небольшим документооборотом (школах, правлениях кооперативов и т.д.), имеющих правильно составленные номенклатуры дел. Поступивший документ в этом случае после экспедиционной обработки подшивается в соответствующее дело и вместе с делом передается на рассмотрение и исполнение. В регистрационном штампе проставляется его порядковый номер в данном деле. При необходимости может вестись внутренняя опись дела, в которой указываются наименования документов, их исходящие номера и даты, номера листов дела. Справочная и контрольная работа осуществляется непосредственно по делам. Такой способ учета документов дает возможность значительно сократить трудоемкость делопроизводственных операций и уделить большее внимание работе с самими документами.

Журнальная форма регистрации может быть признана целесообразной лишь в тех случаях, когда на первое место выступает учет документов, например, выдача дипломов об образовании или при крайне незначительном количестве документов. Но при этой форме затруднено ведение контроля за выполнением и справочная работа.

Карточная форма регистрации документов лишена недостатков, присущих журнальной форме регистрации. Однократное заполнение на пишущей машинке нескольких экземпляров регистрационной карточки индивидуально на каждый документ позволяет исключить его повторную регистрацию в структурном подразделении и формировать в канцелярии и структурных подразделениях ряд справочных и контрольных картотек. К тому же регистрировать документы на карточках могут одновременно несколько человек.

Для регистрации всех видов и разновидностей документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка (РКК), которая имеет следующий обязательный типовой состав фиксируемых сведений о документе (реквизитов):

автор (корреспондент);

название документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

индекс (номер) поступившего документа;

заголовок к тексту документа или его краткое содержание;

резолюция;

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа),

номер дела, в котором находится документ.

Состав обязательных реквизитов может быть дополнен такими данными, как расписка специалиста в получении документа, отметки о ходе исполнения, приложения и др.

Расположение реквизитов на карточке, размеры зон для записи информации, порядок использования оборотной стороны карточки и состав дополнительных реквизитов определяются самим учреждением и регламентируются в инструкции по документационному обеспечению. Форма карточки может быть машинно-ориентированной, т.е. иметь зоны (поля) для кодирования реквизитов, переносимых на машинный носитель.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, имеющих следующий состав обязательных реквизитов:

на лицевой стороне РКК;

корреспондент, его фамилия, имя, отчество, адрес, телефон;

отметка о предыдущих обращениях (дата, номер);

вид документа, количество листов;

автор, дата, регистрационный номер (индекс) сопроводительного письма;

дата, регистрационный номер (индекс) поступления документа;

краткое содержание;

ответственный за исполнение;

резолюция, автор резолюции;

срок исполнения;

на оборотной стороне:

дата передачи на исполнение;

специалист-исполнитель;

отметка о промежуточном ответе и дополнительном запросе;

контрольные отметка;

дата, регистрационный номер (индекс) ответа;

адресат;

содержание;

отметка о снятии с контроля;

подпись контролера;

номер дела, тома листов.

Рекомендуется заготовлять РКК формата А 5 (148 х 210), который дает возможность полно и без сокращений заполнять все зоны карточки на пишущей машинке. РКК на отдельные виды и группы документов (например, на контролируемые документы) могут иметь цветные отличия - окраску бумаги, цветовые полосы.

Количество заполняемых экземпляров РКК определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, в которые они будут помещены в канцелярии и структурном подразделении. Обычно это количество не превышает 3-4.

Ввод исходной учетной информации в АСДОУ осуществляется с заполненной машинно-ориентированной РКК или непосредственно с документа (автоматическое выполнение экземпляра РКК). В автоматизированную систему может вводиться как краткое содержание документа (заголовок, аннотация, реферат), так и полный его текст. Подобный прямой ввод информации наиболее экономичен, поскольку сводит к минимуму объем ручных операций по регистрации документов.

Заполненные экземпляры РКК помещаются в справочные, контрольные и контрольно-справочные картотеки, которые образуют в совокупности традиционную справочно-информационную систему (справочный банк данных). Система предназначена для накопления, хранения и корректировки исходной учетной информации о документах, ответа на запросы пользователей системы, наблюдения, контроля, регулирования и координирования процесса работы с документами в учреждении.

Справочная картотека состоит из двух частей: комплекта карточек на неисполненные документы (в том числе направленные в структурные подразделения для изучения, ознакомления) и комплекта карточек на исполненные документы.

Часть картотеки на неисполненные документы делится на группы карточек поступивших, отправленных и внутренних документов. В группе поступивших документов карточки систематизируются по корреспондентам, а внутри - по структурным подразделениям, руководителям, специалистам, а затем - по датам поступления.

Часть картотеки на исполненные документы является тематической и формируется по классификационной схеме номенклатуры дел или по специально разработанной схеме классификации направлений деятельности учреждения. Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления документов. Целесообразно, чтобы расположение карточек совпало с порядковой нумерацией в регистрационных индексах (номерах) документов.

Справочный раздел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям и жалобам граждан строится по алфавиту фамилий заявителей. Для обобщения, а анализа вопросов и причин возникновения писем граждан необходимо иметь в картотеке аналитический раздел, в котором карточки группируются по тематической классификационной схеме.

Контрольно-справочная картотека структурного подразделения имеет в числе других справочный раздел, карточки в котором систематизируются аналогично справочной картотеке канцелярии.

Справочная картотека и справочные разделы контрольно-справочных картотек продолжают формироваться в документационной службе на первых этапах внедрения в учреждении АСДОУ, являясь страховыми массивами информации, а также обслуживая справочно-информационную работу подразделений, которые по какой-либо причине не включены в структуру автоматизированной системы.

Работа со всеми типами картотек предполагает не только их формирование - своевременное и правильное включение в них карточек на вновь поступившие документы, но и регулярное выполнение операций по ведению картотеки - внесение в карточки дополнительных сведений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документа (резолюций, отметок о передаче специалисту, об исполнении и т.д.), внесение изменений в прежние записи и отметки, перестановка карточек из одного раздела картотеки в другой и формирование дополнительных разделов из освобождающихся карточек.

Поддержание справочно-информационной системы в актуальном, достоверном состоянии является важнейшей задачей сотрудников документационной службы. При правильном ведении картотек вся справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и с высокой степенью эффективности, без обращения непосредственно к документам и специалистам.

Таким образом, комплекс регистрационных операций осуществляется не только для фиксирования и учета поступления документа в учреждение, но и для формирования динамичной справочно-информационной системы по документам, обслуживающей управленческий процесс в учреждении. Автоматизация регистрационных операций резко снижает их трудоемкость (в среднем на 50 %) и одновременно существенно повышает оперативность формирования и ведения справочно-информационной системы в рамках АСДОУ, позволяет в безбумажном режиме пользоваться информацией этой системы всем категориям сотрудников.

Литература

1.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.

2.Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

.Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.

.Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - 256 с.

.Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998 - 137 с.

.Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М., 1998 - 572 с.

.Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 - 85 с.

.Русский язык и культура речи /под редакцией Е. В. Ганапольской, А.В. Хохлова. СПб: Питер, 2005 - 336 с.

.Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224 с.

.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1999 - 144 с.