Разработка информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудника на примере отдела информатизации и аналитических систем Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края

Разработка информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудника на примере отдела информатизации и аналитических систем Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Разработка информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудника на примере отдела информатизации и аналитических систем Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края

Введение

На какой бы стадии развития организация не находилась, она рано или поздно сталкивается с такими проблемами, как низкая скорость принятия решений, безответственность сотрудников, сбои в работе и как следствие: снижается доходность или конкурентоспособность, замедляется развитие, а возможно, компания даже закрывается. Руководитель или собственник в один прекрасный момент понимает, что необходимо что-то менять. Интуитивно понятно, что для решения проблем нужно представить всю деятельность компании, что сразу невозможно, поэтому ее нужно определенным образом описать, и, скорее всего, в соответствии с какими-то четкими правилами. Иными словами, назревшие проблемы требуют системного подхода и формализации деятельности организации - набора удобных и простых в использовании документов, определяющих, что и как должно происходить, кто за что отвечает.

Система управления организацией - совокупность взаимосвязанных элементов, из которых основными являются система целей и показателей, модель бизнес-процессов и организационная структура управления.

Системы управления, построенные на принципах управления функциями, представляют собой иерархическую пирамидальную структуру подразделений, сгруппированных по выполняемым функциям. Под функциональным подразделением можно понимать группу экспертов в данной функциональной области. В организациях, построенных по данному принципу, управление осуществляется на административно-командных принципах. Другим подходом построения систем управления является управление потоками работ или процессами, составляющими деятельность предприятия. Процессное подразделение включает в себя координатора - владельца процесса и исполнителей из различных функциональных областей, сгруппированных по принципу единства результата бизнес-процесса. Подобные системы часто называют «горизонтальные», подразумевая под «вертикальным» управлением иерархию функциональных подразделений и руководителей в стандартной системе управления, построенной по функциональному принципу.

Понятие бизнес-процесс лежит в основе процессного подхода к анализу и синтезу деятельности организации. Процессный подход позволяет рассматривать деятельность организации как связанную систему бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами или внешней средой. В настоящий момент применение процессного подхода является обязательным условием для построения Системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2008. Практика показывает, что система управления, построенная на принципах процессного управления, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой. Вместе с тем, разработка и внедрение такой системы - сложный процесс [1].

Актуальность темы, отражающей сущность реинжиниринга, обуславливается тем, что необходимо внедрять новую модель управления, а не устранять системные ошибки в несоответствующей современному рынку системе организации предприятия.

Целью выпускной квалификационной работы является анализ автоматизации процессов отдела информатизации и аналитических систем, и выявления преимуществ разработанного информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников.

В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

-       проанализировать теоретико-методологические основы реинжиниринга бизнес-процессов;

-       провести сбор и обработку информации об отделе информатизации и аналитических систем;

-       выявить особенности и слабые места в отделе информатизации и аналитических систем;

-       построить структуру отдела в виде функциональных возможностей;

-       описать преимущества разработанного информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников.

Объектом исследования является отдел информатизации и аналитических систем Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края.

Предметом исследования являются процессы отдела информатизации и аналитических систем и разработка информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников.

Дипломный проект состоит из трех взаимосвязанных глав. В первой главе приведены теоретические основы по внедрению и настройке информационных систем. Во второй главе рассмотрена организационная структура предприятия и отдела информатизации и аналитических систем, приведено обоснование проведения работ по созданию информационного портала. В третьей главе предложено техническое задание на разработку информационного портала, а также сформулированы преимущества внедрения информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников в отделе информационных и аналитических систем.

Теоретико-методологическую основу исследования составляют: методика Группы компаний «Современные технологии управления»; материалы Высшей школы экономики, состоящие из 22 уроков; Серия учебников для программы МВА» Елиферов В.Г., Репин В.В Бизнес-процессы: «Регламентация и управление; ряд базовых учебников по моделированию бизнесс-процессов, таких как Маклаков С.В. «Моделирование бизнес-процессов. Могилко Д.Ю., Шаныгин С.И. «Концептуальное моделирование технологических процессов средствами BPWin».

1. Теоретические основы внедрения и настройки информационных систем на предприятии

1.1 Разработка информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников

Первое определение корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal - EIP) было дано Кристофером Шайлакс и Джулией Тилман в 1998 году. «Корпоративные информационные порталы - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений».

Буквально следом Джерри Мюррей в 1999 отметил, что «порталы, которые концентрируются лишь на работе с контентом, не отвечают нуждам корпоративного рынка. Корпоративные порталы должны подключать нас не только ко всей необходимой информации, но и ко всем нужным нам людям, и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы».

Отметим также, для корпоративного портала имеется довольно часто применяемый синоним - Интранет-портал.

Существует еще много других определений корпоративного портала и, соответственно, различные классификации корпоративных порталов.

Отметим два вида классификации.

Таблица 1.1 - Классификация корпоративных порталов

информационный автоматизация документооборот электронный

1. По функциям:

-       EIP (Enterprise Information Portal) - Корпоративный информационный портал

Обеспечивает персонифицированный доступ к внутренним и внешним информационным ресурсам компании. Обеспечивает доступ к данным по классификатору и с возможностью проведения сквозного полнотекстового и атрибутивного поиска.

-       EEP - (Enterprise Expertise Portals) - Корпоративный экспертный портал, обеспечивает подключение к экспертам (связь между пользователями) на основе их знаний (способностей)

Не всегда портал содержит нужную пользователю информацию, однако, в случае ее отсутствия, он может подключить пользователя к нужным специалистам, которые могут поделиться необходимой информацией, дать экспертные оценки по интересующим вопросам;

-       EAP (Enterprise Application Portal) - Корпоративный портал приложений. Портал, который предоставляет пользователям различные корпоративные приложения компании с помощью которых они могут получить требуемую информацию и данные;

-       ECP (Enterprise Collaboration Portal) - Корпоративный портал совместной работы. Портал, предоставляющий информацию и приложения, и обеспечивающий работу группы сотрудников над какой-либо задачей, проектом (фактически, автоматизация бизнес-процессов);

-       EKP (Enterprise Knowledge Portal) - Корпоративный портал управления знаниями.

Интегрированный портал, охватывающий все перечисленные выше, предназначенный для обеспечения коллективной работы (автоматизация бизнес-процессов) с максимальным информационным обеспечением и аккумулированием корпоративной информации.

Первые три типа порталов предназначены для индивидуальной работы и обеспечивают пользователя необходимой ему информацией, приложениями, экспертными заключения специалистов (которых он может найти и к которым пользователь может подключиться с помощью портала). Иногда все их объединяют под общим названием «Корпоративный информационный портал».

Вторые два типа порталов это порталы совместной работы (автоматизации бизнес-процессов). Они позволяют проводить определенный цикл работ в соответствии с алгоритмом бизнес-процессов, автоматически передавать промежуточные результаты по цепочке другим пользователям, отслеживать и координировать ход работ. При этом пользователи имеют максимальное информационное обеспечение, а компания акумулирует корпоративную информацию, превращая ее в свой капитал.

. По назначению:

-       B2C (Business-to-Consumer) Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве продавца выступает юридическое лицо (предприятие, организация), а покупателя - физическое лицо;

-       B2B (Business-to-Business) Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве субъектов процессов продажи и покупки выступают юридические лица (предприятия, организации). Такие системы (электронные торговые площадки) обычно используются для организации снабжения компаний и реализации продукции.

-       B2E (Business-to-Employee) Внутрикорпоративная система, по организации работы персонала компании, отдельных структур или подразделений. Фактически, B2E системы являются системами автоматизации управления и берут на себя некоторые функции Корпоративных информационных систем (КИС). Как правило, такие системы функционируют во внутрикорпоративной сети - Интранет. При этом Интранет может использовать защищенные каналы в Интернет.

Корпоративные порталы B2C, B2B, B2E включают в себя корпоративные порталы EAP, EIP, EKP, однако на базе последних можно строить и другие самые различные системы.

Исходя из этих определений, корпоративный портал призван решать следующие основные задачи:

1)      предоставление унифицированного (обычный браузер, не требующий никакого специального клиентского программного обеспечения) персонализированного доступа в реальном времени к корпоративной информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, для поддержки процессов принятия решений и управления;

2)      обеспечение рабочих мест и средств коллективной работы с унифицированным персонализированным доступом в реальном времени к корпоративным приложениям и информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, т.е., фактически, автоматизация бизнес-процессов.

В сфере маркетинга и реализации наибольше применение находят, естественно корпоративные порталы B2C - Интернет-магазины.

Единственное ограничение корпоративного портала - наличие Интернет-доступа, но мобильный Интернет и спутниковый Интернет, практически снимают все территориальные ограничения. Корпоративный информационный портал это кросс-платформенное решение, не зависящее от оборудования и приложений.

Приведенные выше определения и вытекающие задачи практически не имеют границ. Ведь в принципе, на основе унифицированного браузера можно создать и корпоративную информационную систему компании любого масштаба. Причем, может, так и было бы, если бы Интернет-технологии появились бы лет на двадцать раньше.

Необходимо провести грань между корпоративным информационным порталом и корпоративной информационной системой.

Корпоративный информационный портал чаще всего является дополнением традиционной корпоративной информационной системы (на базе локальной сети), отвечающим за взаимодействие компании с внешним миром (в широком понимании - частью общей глобальной корпоративной информационной системы), иногда изолированной системой, решающей ограниченные задачи.

Если же корпоративный информационный портал включает в себя автоматизацию основных бизнес-процессов компании, включает подсистемы бухгалтерского учета и т.д., то он, очевидно, превращается в корпоративную информационную систему, созданную с применением Интернет-технологии[2].

Разработанный информационный портал на данном предприятии включает в себя ряд информационных систем и программных продуктов. Основные информационные системы будут описаны в данной работе.

1.2 Описание методологий моделирования бизнес-процессов

Бизнес-процесс - последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации (Рис. 1.1). Например, Прием заказа клиента, Планирование закупок, Производство товара, и т.п.

Рисунок 1.1 - Система бизнес-процессов [3]

Бизнес-моделирование - процесс описания той или иной сферы деятельности организации с использованием четкого формализованного подхода (методологии), поддерживаемый специализированным программным продуктом.

Бизнес-модель - формализованное описание определенного аспекта или сферы деятельности организации. Например: дерево целей, модель бизнес-процессов, модель организационной структуры и т.п.

Организация - группа людей и средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений. Пример: компания, корпорация, фирма, предприятие, учреждение, благотворительная организация, предприятие розничной торговли, ассоциация, или же их части, или комбинации из них (ISO 9000:2005).

История бизнес-моделирования

В истории развития бизнес-моделирования, как концептуального подхода к управлению организацией, можно условно выделить четыре этапа:

Первый этап наступает в 70-е годы XX века. В 70-е годы прошлого века начались реализация сложных крупномасштабных проектов совместно специалистами различных предметных областей (системы вооружения, полеты в космос, атомные электростанции, транспортные сети и т.п.), произошло достаточно серьезное изменение условий функционирования как коммерческих так производственных компаний. Анализ проблем возникающих в деятельности организаций, привел к тому, что они стали рассматриваться как организационно-технические системы, включающие:

-             персонал;

-             оборудование;

-             компьютеры (программное обеспечение);

-             способы их взаимодействия.

Это в свою очередь вызвало необходимость в разработке адекватных способов этих элементов в структурированном связном виде. Минимальные требования, которым должно было отвечать описание организации, следующие:

-       однозначность;

-       простота для возможности понимания специалистами различных предметных отраслей;

-       компактность.

Одной из самых известных методологий описания организаций как организационно-технических систем, стала методология структурного анализа и проектирования систем SADT (Structured Analysis and Design Technique). Она была разработана американцем Дугласом Россом (D. Ross) в 1973 г. Особенно широкое применение получило одно из подмножеств SADT методология функционального моделирования IDEF0 (Integration Definition For Function Modeling). Инициатором ее разработки и дальнейшей стандартизации было Министерство обороны США. Методология IDEF0 успешно применялась в военных, коммерческих организациях для решения широкого спектра задач (от разработки программного обеспечения для оборонных систем до разработки систем материально-технического снабжения и управления финансами). Наличие возможностей и опыт применения IDEF0 в различных предметных сферах, наряду с растущей компьютерной поддержкой сделало ее еще более доступной в использовании. Это в свою очередь, также привело к широкому использованию IDEF0 как методологии для описания бизнес-процессов организаций.

Во многом популярность методологии функционального моделирования IDEF0 обусловлена простотой нотации, основными элементами которой является функциональный блок и стрелка.

Рисунок 1.2 - Функциональный блок[3]

Каждая из четырех сторон блока имеет строго определенное значение:

-             левая сторона обозначает входы, т.е. что поступает на вход процесса и будет преобразовано;

-             правая сторона - выход, т.е. что создается на выходе процесса в результате его выполнения;

-             верхняя сторона - управление, т.е. какие требования необходимо выполнить или чем руководствоваться при исполнении процесса;

-             нижняя сторона - механизм, т.е. какие ресурсы необходимы для исполнения процесса.

Исходя из смыслового значения сторон блока, процесс в общем виде можно определить как деятельность (последовательность работ), которая преобразует Входы в Выходы по правилам и требованиям, уставленным Управлением, с помощью определенных Механизмов (ресурсов).

Второй этап начался в 80-е годы XX века. Мощнейший импульс дальнейшему развитию методов описания деятельности организаций придало широкое внедрение персональных компьютеров, а также разработка информационных систем (или систем автоматизации) компаний различных предметных областей. Потребность в автоматизации бизнес-процессов в свою очередь вызвала необходимость их описания и формализации на принципиально другом уровне.

В зависимости от целей, стоящих перед специалистами по автоматизации, было разработано достаточно большое число методологий для описания деятельности организаций, самые известные из которых:

-             функциональное моделирование с использованием диаграмм потоков данных различных нотаций (Йордана / Де Марко, Гейна-Сарсона);

-             информационное моделирование с использованием диаграмм «сущность-связь» различных нотаций (Чена, Баркера);

-             моделирование бизнес-процессов в виде цепочки событий (нотация EPC);

-             динамического функционального анализа на основе сетей Петри различного вида, функционально-стоимостного анализа.

Каждая из методологий (нотаций) в силу имеющих место ограничений оптимально решала ту или иную задачу, стоящую перед специалистами по автоматизации.

Бурное развитие информационных технологий в 80 гг., рост объемов разработки наряду со все более острой необходимостью проектирования «правильного» программного обеспечения «с первого раза», привело к созданию целого отдельного направления программотехники CASE-технологий (Computer-Aided Software/System Engineering).средства позволяют уйти от сложностей «ручного» применения методологий для описания (моделирования) бизнес-процессов, являются средством автоматизации труда специалистов по разработке программного обеспечения (аналитиков, постановщиков задач, проектировщиков, программистов, технических писателей). Они, как правило, предоставляют возможность визуального (графического) описания бизнес-процессов с помощью той или иной методологий (нотации), обеспечивают удобную среду для групповой работы специалистов на всех этапах анализа, проектирования, разработки и сопровождения систем программного обеспечения.

Третий этап настал в 90-е годы XX века. В начале 90-х годов на Западном рынке появились первые программные продукты, предназначенные для решения задач, связанных с организационными вопросами управления организациями. Этому способствовало:

1)      с одной стороны появления значительного опыта по моделированию бизнес-процессов на основе CASE-технологий. Понимание того, что моделирование бизнес-процессов первично по отношению к задачам их автоматизации привело к смещению акцентов от задач автоматизации до решения задач общего менеджмента (поскольку по меткому выражению классика: нельзя автоматизировать хаос);

2)      с другой стороны принципиально изменилась бизнес-среда, в которой функционируют современные организации (Интернет, глобализация, доминирование на рынке потребителя и т.д.). Динамика изменений бизнес-среды стала такова, что компаниям приходится постоянно корректировать свою систему управления: стратегию, бизнес-процессы и организационную структуру. Изменения системы управления из отдельных проектов и разовых акций превратилось в постоянный процесс, который должен протекать без потери контроля над действующей системой управления, обеспечивая достижение текущих целей ее функционирования.

Постепенно в силу особенностей применения CASE-средств, их стали применять не только для целей автоматизации деятельности, но и для широкого круга задач бизнес-анализа деятельности организаций. Действительно, наличие у компании модели деятельность «как есть» позволяло построить модель «как должно быть», а в дальнейшем и провести ее реструктуризацию, со значительно меньшими трудностями и рисками.

Моделирование, направленное на решение организационных вопросов управления, стало следующим логичным шагом развития CASE-средств. Они стали охватывать полный цикл построения системы управления: стратегия - бизнес-процессы - организационная структура - регламентирующие документы - анализ, представляя компаниям новые возможности по осуществлению «регулярного менеджмента».

Программы, предназначенные для решения организационных вопросов управления или бизнес-моделирования, выделили в отдельный класс, который на западном рынке получил название «BMS» (Business Modeling Software). К ключевым преимуществам программ этого класса можно отнести:

-             широкие возможности визуального (графического) моделирования компании;

-             обеспечение возможности одноформатного, одинакового понимания бизнес-процессов компании сотрудниками с разным уровнем квалификации, различных подразделений;

-             изначально встроенная поддержка процессного подхода;

-             представление единого информационного пространства для описания всех существенных аспектов ее функционирования;

-             получение различных отчетов из модели (например, в виде регламентных документов: Положения о подразделения, Должностные инструкции, Регламент процесса, Регламент процедуры, Матрицы ответственности и др.).

Бизнес-модель, построенная с помощью программ класса «BMS», как правило, включает:

-             систему (дерево) целей компании;

-             модель бизнес-процессов;

-             модель организационной структуры;

-             справочник используемых документов.

Наличие комплексной бизнес-модели компании, основанной на визуальном (графическом) представлении информации о ней, представило новые возможности для анализа и дальнейшего совершенствования деятельности как организации в целом, так и ее отдельных бизнес-процессов. Преимущества же использования графики уже давно оценили инженеры, разрабатывая чертежи и схемы объектов, либо явлений реального мира. Если даже для такого простого объекта как отдельная деталь, выгоды использования визуального (графического) представления информации (а именно чертежа детали) для анализа очевидны, то, что уж говорить про организации, «устройство» которых на порядки сложнее. Проведя аналогию можно сказать, что бизнес-моделирование это по-сути «разработка чертежей» организации. Бизнес-модель позволяет сделать компанию более прозрачной, готовой к регулярному анализу, управлению и, самое главное, дальнейшему улучшению.

Бизнес-моделирование, безусловно, необходимо в высококонкурентной, динамичной бизнес-среде, там где скорость проведении внутренних изменений, сопутствующие им риски являются критическими факторами успеха компании.

Четвертый этап наступил в 2000 гг. XXI века и длится до настоящего времени. Бизнес-моделирование, поддержанное соответствующим программным обеспечением, постепенно развилось до отдельной методологии менеджмента, которая получила название «бизнес-инжиниринга». Стержневая идея бизнес-инжиниринга заключается в анализе и совершенствовании деятельности компании посредством широкого применения ее бизнес-моделей, созданных с применением процессного подхода.

Существующая динамика изменений внешней бизнес-среды выдвигает новые требования к проведению соответствующих им внутренних изменений. Скорость проведения изменений, улучшений во многом определяется возможностями анализа того или иного аспекта деятельности организации, будь-то бизнес-процесс или организационная структура. Наличие навыков проведения внутренних изменений, их системное применение являются необходимым условием выживаемости и успешности компании. Бизнес-моделирование является тем инструментом, который позволяет облегчить проведение внутренних изменений, улучшений на уровне соответствующем сложности этой задачи.

Перечислим набор основных знаний и инструментов, которыми, должен владеть современный бизнес-аналитик, специалист по бизнес-моделированию:

1)      программные продукты бизнес-моделирования: Business Studio, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWIN), Бизнес-инженер, Microsoft Visio.

2)      нотации бизнес-моделирования и описания бизнес-процессов: IDEF0, IDEF3, Data Flow Diagram (DFD), extended Event Driven Process Chain (eEPC), Value Added chain Diagram (VAD), Cross Functional Flowchart и др.

)        методики и методы бизнес-инжиниринга / менеджмента.

-              Разработка и внедрение системы сбалансированных показателей BSC / KPI

-             Описание бизнес-процессов

-             Анализ, оптимизация, повышение качества бизнес-процессов

-             Управление бизнес-процессами на долгосрочной основе

-             Функционально-стоимостной анализ (ФСА) и имитационное моделирование

-             Описание и оптимизация организационной структуры, численности персонала

-             Построение систем мотивации персонала

-             Построение и организация функционирования системы менеджмента качества (ISO 9000)

-             Управление проектами (в том числе по PMBOK - Project management body of knowledge)

-             Построение комплексной бизнес-модели организации

-             Бенчмаркинг

-             Lean, 6 Sigma

-             TQM (всеобщее управление качеством)

-             Различные отраслевые методики и стандарты, разработки консалтинговых компаний

4)      типовые решения, примеры, наработки и материалы. Чтобы не разрабатывать большую часть материалов с нуля и не совершать ошибок, которые уже прошли другие специалисты, необходим набор типовых решений, моделей, документов и т.п.

Таким образом, можно сформировать следующую схему:

Методика + Типовые решения + Программный продукт = Результат

Рисунок 1.3 - Набор знаний и инструментов бизнес-аналитика

Здесь Методики и методы показывают, КАК выполнять проекты и задачи. Типовые решения и материалы демонстрируют, ЧТО должно получиться на выходе (результат).

С помощью ППБМ автоматизируется выполнение всех задач и проектов. Это в несколько раз сокращает время и повышает эффективность работ. Например, система Business Studio позволяет по нажатию одной кнопки автоматически сформировать регламентирующую документацию на основе разработанных моделей бизнес-процессов, обеспечивая значительную экономию финансовых и трудовых ресурсов.

В каждый программный продукт бизнес-моделирования заложен свой набор нотаций. В нашем случае, мы будем использовать систему бизнес-моделирования Business Studio, которая включает в себя Нотации IDEF0, Процесс и Процедура, EPC. Рассмотрим, каждую из них подробнее.

IDEF0 - нотация графического моделирования, используемая для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающих эти функции. Нотация IDEF0 является одной из самых популярных нотаций моделирования бизнес-процессов. К ее особенностям можно отнести:

Контекстная диаграмма. Самая верхняя диаграмма, на которой объект моделирования представлен единственным блоком с граничными стрелками. Эта диаграмма называется A-0 (А минус нуль). Стрелки на этой диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Диаграмма A-0 устанавливает область моделирования и ее границу.

Поддержка декомпозиции. Нотация IDEF0 поддерживает последовательную декомпозицию процесса до требуемого уровня детализации. Дочерняя диаграмма, создаваемая при декомпозиции, охватывает ту же область, что и родительский процесса, но описывает ее более подробно. При декомпозиции стрелки родительского процесса переносятся на дочернюю диаграмму в виде граничных стрелок.

Доминирование. Блоки IDEF0 на неконтекстной диаграмме должны располагаться по диагонали - от левого верхнего угла диаграммы до правого нижнего в порядке присвоенных номеров. Блоки на диаграмме, расположенные вверху слева, «доминируют» над блоками, расположенными внизу справа. «Доминирование» понимается как влияние, которое блок оказывает на другие блоки диаграммы. Расположение блоков на листе диаграммы отражает авторское понимание доминирования. Таким образом, топология диаграммы показывает, какие функции оказывают большее влияние на остальные.

Выделение 4 видов стрелок. Выделяются следующие виды стрелок: Вход, Выход, Механизм, Управление. Входы преобразуются или расходуются процессом, чтобы создать то, что появится на его выходе. Управления определяют условия, необходимые процессу, чтобы произвести правильный выход. Выходы - данные или материальные объекты, произведенные процессом. Механизмы идентифицируют средства, поддерживающие выполнение процесса. Таким образом, блок IDEF0 показывает преобразование входа в выход с помощью механизмов с учетом управляющих воздействий.

Нотации Процесс (Basic Flowchart в Microsoft Visio) и Процедура (Cross Functional Flowchart в Microsoft Visio) используются для представления алгоритма (сценария) выполнения процесса и позволяют задать причинно-следственные связи и временную последовательность выполнения действий процесса. Нотации поддерживают декомпозицию на подпроцессы, также как и нотация IDEF0.

Различие между нотациями Процесс и Процедура состоит в том, что дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, в нотации Процедура используются дорожки (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы - исполнителей действий процесса. Это позволяет повысить наглядность диаграммы.

Нотации Процесс и Процедура можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Пример диаграммы в нотации Процесс приведен на рисунке 1.6, а диаграммы в нотации Процедура - на рисунке 1.7.

Нотация EPC (Event-Driven Process Chain - событийная цепочка процессов) используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни. Декомпозиция может производиться только в нотации EPC.

При декомпозиции процесса ЕРС, расположенного на диаграмме SADT, стрелки с диаграммы SADT на диаграмму ЕРС не переносятся.

Правила моделирования процессов в нотации EPC:

1)      диаграмма функции EPC должна начинаться как минимум одним стартовым событием (стартовое событие может следовать за интерфейсом процесса) и завершаться как минимум одним конечным событием (конечное событие может предшествовать интерфейсу процесса).

)        события и функции по ходу выполнения процесса должны чередоваться. Решения о дальнейшем ходе выполнения процесса принимаются функциями.

)        рекомендуемое количество функций на диаграмме - не более 20. Если количество функций диаграммы значительно превышает 20, то существует вероятность, что неправильно выделены процессы на верхнем уровне и необходимо произвести корректировку модели.

)        события и функции должны содержать строго по одной входящей и одной исходящей связи, отражающей ход выполнения процесса.

)        события и операторы, окружавшие функцию на вышележащей диаграмме, должны быть начальными / результирующими событиями и операторами на диаграмме декомпозиции функции.

)        На диаграмме не должны присутствовать объекты без единой связи.

)        Каждый оператор слияния должен обладать хотя бы двумя входящими связями и только одной исходящей, оператор ветвления - только одной входящей связью и хотя бы двумя исходящими. Операторы не могут обладать одновременно несколькими входящими и исходящими связями.

)        Если оператор обладает входящей связью от элемента «событие», то он должен обладать исходящей связью к элементу «функция» и наоборот.

)        За одиночным событием не должны следовать операторы «OR (ИЛИ)» или «XOR (Исключающее ИЛИ)».

)        Операторы могут объединять или разветвлять только функции или только события. Одновременное объединение / ветвление функции и события невозможно.

)        Оператор, разветвляющий ветки, и оператор, объединяющий эти ветки, должны совпадать. Допускается также ситуация, когда оператор ветвления «И», оператор объединения - «ИЛИ».

Система бизнес-моделирования Business Studio разработана специально для поддержки полного цикла проектирования эффективной системы управления компанией - «Проектирование - Внедрение - Контроль - Анализ», позволяя решать следующие задачи:

-             формализация стратегии и контроль ее достижения;

-             моделирование и оптимизация бизнес-процессов;

-             проектирование организационной структуры и штатного расписания;

-             регламентация деятельности: разработка регламентов и распространение их среди сотрудников;

-       внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO.

Особенности системы Business Studio:

-             использование в качестве графического редактора диаграмм Microsoft Visio, ставшего стандартом в области деловой графики;

-             объектно-ориентированная промышленная платформа, определяющая уникальные возможности системы по построению сложных фильтров и работе с большими объемами данных [3].

1.3 Описание системы электронного документооборота DIRECTUM

Система DIRECTUM - корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Функциональность системы DIRECTUM зависит от ее конфигурации. В поставку могут входить восемь модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования.

Функциональные модули:

)        модуль Управление электронными документами поддерживает полный комплекс работ с электронными документами: создание и редактирование в форматах различных приложений, структурированное хранение; управление доступом, защита от изменений посредством шифрования и ЭЦП; атрибутивный и полнотекстовый поиски; протоколирование работы с документами;

)        модуль Управление деловыми процессами автоматизирует процессы согласования и обработки электронных документов (docflow); обеспечивает выдачу электронных заданий и контроль их исполнения (workflow);

)        модуль Канцелярия организует работу с бумажными документами в соответствии с требованиями ГСДОУ: регистрация документов, контроль их местонахождения и списание в архив, ведение номенклатуры дел, поиск документов по атрибутам;

)        модуль Управление совещаниями и заседаниями предназначен для подготовки и проведения совещаний: обсуждение состава участников, повестки, места и времени проведения, формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений;

)        модуль Управление взаимодействием с клиентами создан для работы с базами организаций и контактных лиц: история встреч, звонков, переписки, сопровождение процесса продаж, планирование маркетинговых мероприятий, анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий;

)        модуль Управление договорами автоматизирует процессы согласования, визирования и регистрации входящих и исходящих договоров, обеспечивает конфиденциальность информации, дает возможность выделения ответственного за регистрацию, служит для централизованного хранения информации по договорам;

)        модуль Обращения граждан и организаций автоматизирует работу с обращениями граждан и организаций в соответствии Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (от 2 мая 2006 года №59-ФЗ): регистрация обращений, рассмотрение, исполнение поручений по обращению, контроль исполнения, направление ответа заявителю. Ведение номенклатуры дел обращений, поиск информации по атрибутам;

)        модуль Управление показателями эффективности предназначен для автоматизации работы с количественными оценками тех или иных процессов организации. Модуль позволяет разрабатывать алгоритмы получения оценок, накапливать статистику и наглядно отображать значения в виде таблиц, графиков и диаграмм;

)        модуль Интеграция с системами обмена документами предназначен для обмена электронными юридически значимыми документами с другими организациями через системы обмена документами. К таким системам относятся Synerdocs и Диадок. Модуль позволяет принимать документы и сохранять их в DIRECTUM, регистрировать, согласовывать и отправлять документы DIRECTUM в другие организации через системы обмена документами;

Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их назначением. Вызов компонент осуществляется через проводник системы DIRECTUM, аналогичный по виду проводнику Windows.

Технология быстрой идентификации документов, DIRECTUM Rapid Document Identification (DIRECTUM RapID) позволяет идентифицировать электронные документы в системе DIRECTUM за счет маркировки всех документов уникальным штрих-кодом. Предназначена для организации быстрого доступа к электронным документам по их бумажным копиям. Использовать технологию быстрой идентификации документов в системе DIRECTUM можно только в том случае, если вместе с системой DIRECTUM были приобретены одна или несколько клиентских лицензий Быстрой идентификации документов. При отсутствии таких лицензий организовать быстрый доступ к электронным документам по их бумажным копиям встроенными в систему средствами нельзя.

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder позволяет создавать и дорабатывать компоненты системы посредством визуальной настройки их форм и задания вычислений на встроенном языке ISBL. Предназначен для адаптации системы к нуждам конкретного предприятия программистами этого предприятия. Использовать предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder можно только в том случае, если вместе с системой DIRECTUM были приобретены одна или несколько клиентских лицензий разработчика. При отсутствии таких лицензий программисты предприятия не могут создавать и / или дорабатывать компоненты системы, но могут настраивать систему, используя вычисления на языке ISBL.

Модуль интеграции с Microsoft OCS/Lync предназначен для интеграции системы DIRECTUM с системой мгновенных сообщений Microsoft Office Communicator. Модуль интеграции с Microsoft OCS устанавливается вместе с клиентской частью системы DIRECTUM. Для работы с модулем требуется серверная лицензия Модуль интеграции с Microsoft OCS/Lync. Сервер веб-доступа обеспечивает доступ к данным системы DIRECTUM через веб-браузеры. Для установки требуется серверная лицензия Веб-доступ.

Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint позволяют интегрировать функциональные модули системы DIRECTUM в корпоративные веб-порталы предприятий, построенные на базе Microsoft SharePoint. Для установки требуется серверная лицензия Портальные компоненты для SharePoint.

Службы взаимодействия систем предназначены для организации обмена информацией между системами, изначально никак не связанными между собой. Позволяют передавать из одной системы в другие документы, записи справочников, задачи и задания. Для установки требуется серверные лицензии Агент служб взаимодействия систем и Контроллер служб взаимодействия систем.

Службы файловых хранилищ позволяют размещать тексты документов системы DIRECTUM в файловых системах одного или нескольких компьютеров. Предназначены для организации распределенного хранения больших объемов данных, например, мультимедиа данных и архивов редко используемых документов. Для установки требуется серверная лицензия Служба файловых хранилищ. При отсутствии таких служб тексты всех документов размещаются в базе данных системы на SQL-сервере.

Службы ввода документов предназначены для организации автоматического ввода документов, полученных из различных источников в систему DIRECTUM, на почтовый сервер или произвольную программу, например, учетную систему. А также предназначена для преобразования документов в многостраничный TIFF-файл и извлечения из них штрих-кодов при вводе документов. Для установки требуется серверная лицензия Служба ввода документов.

Вторичные серверы репликации позволяют синхронизировать данные системы, расположенные на нескольких SQL-серверах; данные синхронизируются в режиме сеансов связи (off-line) путем передачи изменений по электронной почте или на магнитных и оптических носителях. Предназначены для создания территориально-распределенных систем. Для установки требуется серверная лицензия Вторичный сервер репликации. При отсутствии таких серверов данные системы DIRECTUM хранятся на одном SQL-сервере. Модуль поддержки английского языка пользовательского интерфейса позволяет отображать текстовые элементы интерфейса системы DIRECTUM на английском языке. Предназначен для удобства работы с системой англоязычных пользователей. Для установки требуется серверная лицензия Поддержка английского языка интерфейса. При отсутствии такого модуля все пользователи работают с системой на русском языке. Коннекторы к системам 1С: Предприятие 8*, Dynamics AX* предназначены для интеграции системы DIRECTUM c перечисленными системами, предоставляют функции для взаимодействия систем. Для установки требуются серверные лицензии Коннектор к 1С: Предприятие 8 и Коннектор к Dynamics AX. Веб-сервис интеграции предназначен для организации обмена данными между системой DIRECTUM и интегрированной системой в условиях, когда между системой DIRECTUM и интегрируемой системой нельзя установить связь через COM-объекты. А также предназначен для ускорения загрузки и выгрузки данных из системы DIRECTUM в интегрируемую систему, расширения возможностей работы с объектами системы DIRECTUM в интегрируемой системе. Для установки требуется серверная лицензия Веб-сервисы интеграции.

Программирование в системе DIRECTUM. ЯЗЫК ISBL (IS-Builder Language) - встроенный в платформу IS-Builder высокоуровневый язык программирования, на котором задаются все программные вычисления внутри систем, разработанных на этой платформе: обработка событий при работе со справочниками и карточками электронных документов; подготовка данных для отчетов; тексты сценариев и прикладных функций; задание логики работы типовых маршрутов и их отдельных блоков; вычисление ролей и описание поисков объектов в системе.

Язык ISBL, как и любой высокоуровневый язык программирования, включает в себя следующие элементы:

-       КОНСТАНТЫ - любые постоянные значения, используемые, например, при присваивании значений переменным или параметрам функций;

-       ПЕРЕМЕННЫЕ - имена для значений, используемые при обращении к этим значениям;

-       ОПЕРАЦИИ - условные записи математических, логических, строковых и некоторых других функций;

-       ФУНКЦИИ - именованные последовательности операторов, предназначенные для их многократного использования;

-       МАССИВЫ - именованные структуры данных, обращение к которым осуществляется по имени и индексу данных в структуре;

-       ВЫРАЖЕНИЯ - константы, переменные, элементы массивов и функции, связанные определенными операциями;

-       ОПЕРАТОРЫ - синтаксические «фразы» языков программирования, позволяющие реализовывать алгоритмы программ. Например, «оператор присваивания» или «оператор условного ветвления»;

-       КОММЕНТАРИИ - тексты вычислений, не учитываемые при их выполнении, например, пояснения к текстам программ.

В текстах вычислений на ISBL можно использовать методы и свойства объектов IS-Builder, например, методы и свойства работы со справочниками или электронными документами.

Из текстов ISBL можно обращаться к объектам сторонних приложений, например, к документам Microsoft Word или к книгам Microsoft Excel. Для написания вычислений на языке ISBL используется специальный редактор. Для проверки работоспособности ISBL-кода используется отладчик [4].

2. Анализ системы информационного обеспечения в Министерстве сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края.

Объектом нашей деятельности по автоматизации процессов, является государственный орган исполнительной власти Министерство сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности.

Осуществляет функции:

-       по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере агропромышленного комплекса, включая животноводство (в том числе разведение одомашненных видов и пород рыб, включенных в Государственный реестр охраняемых селекционных достижений), ветеринарию, обращение лекарственных средств для ветеринарного применения, растениеводство, карантин растений, мелиорацию земель, плодородие почв, регулирование рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, пищевую и перерабатывающую промышленность, производство и оборот табачной продукции, устойчивое развитие сельских территорий;

-       по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере рыбного хозяйства, в том числе рыболовства, рыбоводства (аквакультуры), товарного рыбоводства, сохранения водных биологических ресурсов, производства, переработки и реализации рыбной и иной продукции из водных биологических ресурсов, производственной деятельности на судах рыбопромыслового флота, а также в сфере охраны, рационального использования, изучения и воспроизводства водных биологических ресурсов и среды их обитания, за исключением водных биологических ресурсов, находящихся на особо охраняемых природных территориях федерального значения и занесенных в Красную книгу Российской Федерации, обеспечения безопасности плавания судов рыбопромыслового флота и аварийно-спасательных работ в районах промысла при осуществлении рыболовства, а также контроля и надзора за водными биологическими ресурсами и средой их обитания во внутренних водах Российской Федерации;

-       по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере земельных отношений (в части, касающейся земель сельскохозяйственного назначения), по государственному мониторингу таких земель;

-       по оказанию государственных услуг в сфере агропромышленного комплекса, включая устойчивое развитие сельских территорий;

-       по управлению государственным имуществом на подведомственных предприятиях и учреждениях.

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации осуществляет координацию и контроль деятельности подведомственных Министерству Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору и Федерального агентства по рыболовству.

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, а также настоящим Положением.

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Информатизация органов государственной власти подразумевает автоматизацию и перевод в электронный формат большинства бизнес-процессов, которые ежедневно ведутся. Это можно сделать, внедрив ряд информационных систем, которые помогают организовать и повысить эффективность ежедневной работы: ведение хозяйственной деятельности, финансовую отчетность, статистику, управление ресурсами и кадрами и так далее [5].

Организационная структура Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края приведена на рисунке 2.1.

2.2 Отдел информатизации и аналитических систем

Отдел информатизации и аналитических систем является структурным подразделением управления экономики и целевых программ министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края. В своей деятельности отдел непосредственно подчиняется первому заместителю министра министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края, начальнику управления экономики и целевых программ.

Отдел взаимодействует с другими структурным подразделениями министерства, а также органами государственной власти Краснодарского края, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами метного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края, общественными объединениями и организациями, действующими на территории Краснодарского края.

Рисунок 2.1 - Организационная структура Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края

Отдел осуществляет практическую реализацию возложенных на управление функций в сфере информационного обеспечения деятельности министерства, а также внедрения, сопровождения и развития единого техничекского, программного и телекоммуникационного пространства в министерстве, обеспечивающего эффективное и надежное информационное обеспечение деятельности министерства. Разрабатывает предложения по развитию информационных технологий в министерстве, инфраструктуры информации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, локальной вычислительной сети.

Обеспечивает:

1)      Доступ к информации о деятельности министерства путем размещения информации о его деятельности в информационно-телекоммуникационной сети интернет на официальном сайте министерства, а также информации, предусмотренной Федеральным законом от 29 декабря 2006 года №264-ФЗ «О развитии сельского хозяйства» и иными нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам Краснодарского края;

)        Подготовку документов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в рамках сферы ведения отдела;

)        Своевременное копирование, архивирование и резервирование данных, находящихся в хранилище данных;

)        Ограничение доступа сотрудников министерства к ресурсам информационно-телекоммуникационной сети Интернет, использующихся в нерабочих целях;

)        Техническое и технологическое сопровождение официального сайта министерства;

)        Защиту информационных ресурсов министерства путем создания и эксплуатации системы защиты информационных ресурсов, в том числе персональных данных, программно-технических средств, в том числе криптографических, систем хранения информационных ресурсов, обеспечивающих сохранность информации при воздействии на нее отрицательных факторов различного происхождения;

Осуществляет:

)        Проведение мониторинга правоприменения по вопросам, отнесенным к сфере ведения отдела;

)        Проведение мероприятий по реализации правовых актов Российской Федерации и Краснодарского края по вопросам, находящимся в сфере ведения отдела;

)        Мультимедийное сопровождение в министерстве совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;

)        Информатизационное обеспечение деятельности министерства;

)        Техническое и системное сопровождение компьютерно-коммуникационного оборудования и оргтехники в министерстве путем: поддержания их в работоспособном состоянии; подготовки предложений по приобретению и модернизации компьютерно-коммуникационного оборудования и оргтехники; проведения регламентированных профилактических работ (тестирование компьютеров, антивирусный контроль и прочее);

)        Техническое сопровождение официального сайта министерства;

)        Администрирование объединенной локальной сети министерства путем: обеспечение устойчивого функционирования файл-серверов и оборудования объединенной локальной сети министерства, выполнения регламентных функций администратора локальной сети по определению прав пользователей к ресурсам сети, конфигурирования и маршрутизации серверов и рабочих станций сети, поддержания стандартного комплекса программного обеспечения, контроля за соблюдением пользователям правил работы в сети, в том числе антивирусный контроль, организации размещения, установки и подключения компьютеров к локальной сети.

)        Создание информационно-аналитических баз данных в сфере агропромышленного комплекса и их наполнение необходимой информацией;

)        Проведение организационно-технических мероприятий по переводу министерства на электронный документооборот;

)        Прием и отправку электронной почты.

Организует:

)        Проведение специальных исследований и контрольных проверок программного и информационного обеспечения по выявлению демаскирующих признаков и возможных каналов утечки информации;

)        Создание и внедрение автоматизированных информационных систем сбора, обработки и хранения статистической, аналитической и иной информации по актуальным вопросам агропромышленного комплекса Краснодарского края [6].

Организационная структура отдела, построенная в Microsoft Visio 2010 приведена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Организационная структура отдела информатизации и аналитических систем

2.3 Обоснование необходимости проведения работ по созданию информационного портала в министерстве сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края

Для создания информационного портала для начала был проведен анализ технического оснащения и программного обеспечения организации. В результате был сделан вывод о том, что техническая база устарела и потребуются не малые затраты для ее обновления, так как больше 60% рабочих станций нуждаются в замене. Рациональным решением в данной ситуации стало внедрение программного продукта WTware.

Программа WTware - это клиент службы терминалов (Windows Services), встроенной в Windows Server. WTware - это программное обеспечение, которое позволяет с минимальными затратами времени и средств эффективно использовать накопленный организацией парк компьютеров в качестве Windows-терминалов, которые загружаются по сети и работают без жесткого диска. Терминалом могут стать машины с процессором от i486 и ОЗУ 8Мб. Каждый установленный терминал привязан учетной записью не к физическому лицу, а к должности, что позволит в будущем эффективно организовать ведение электронного документооборота [7].

Результат анализа технического оснащения и программного обеспечения организации, показал, что на тот момент в организации не было мониторинга информационно-технической деятельности, что усложняет работу не только всего отдела, но и всей организации.

Для оптимизации деятельности предприятия необходимо предпринять ряд мер по разработке информационного портала.

3. Разработка программного кода информационного портала

.1 Разработка технического задания на разработку информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников

. Общие сведения

.1. Наименование портала

.1.1. Полное наименование портала

Разработка информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности.

.1.2 Краткое наименование: ИПМСХ, портал.

.3. Наименование организаций - Заказчика и Разработчика

.3.1. Заказчик

Министерство сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края

.3.2. Разработчик

Отдел информатизации и аналитических систем

.4. Плановые сроки начала и окончания работы

.4.1. Начало проведения работ: 20.02.2013

.4.2 Окончание работ: 20.02.2014

. Назначение и цели создания портала

.1. Назначение портала

Назначением ИПМСХ является автоматизация рабочего места сотрудника министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края.

К объектам автоматизации относятся рабочие места пользователей и администратора.

Для работы с ИПМСХ на предприятии предполагается выделять следующих пользователей:

-       администраторы, ведущие мониторинг работы ИПМСХ;

-       внутренние пользователи - работники Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края;

-       внешние пользователи         - контрагенты, государственные организации, юридические и физические лица, др.

.2 Цели создания портала

Основными целями создания ИПМСХ являются:

-       концентрация и систематизация информации обо всех сторонах деятельности Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края;

-       своевременное обеспечение сотрудников Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края полной и достоверной информацией;

-       обеспечение эффективного взаимодействия подразделений и служб Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края;

-       повышение результативности работы подразделений и служб Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края;

-       интенсификация внутрикорпоративного информационного обмена Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края;

3)      Характеристика объектов автоматизации

3.1 Краткие сведения об области деятельности предприятия в целом.

Объектом автоматизации является Министерство сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края, которое осуществляет функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сферах агропромышленного комплекса, рыбного хозяйства, земельных отношений; по по оказанию государственных услуг в сфере агропромышленного комплекса, включая устойчивое развитие сельских территорий; по управлению государственным имуществом на подведомственных предприятиях и учреждениях.

Документом, регламентирующим деятельность Учреждения, является Положение о министерстве сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края.

. Требования к системе

.1. Требования к системе в целом

.1.1. Требования к структуре и функционированию системы

ИПМСХ основан на техническом решение «Интеграция DIRECTUM с системой Business Studio».

Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников.- система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.

Разработка готовых к применению бизнес-решений, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота. (сайт директум)

Техническое решение «Интеграция DIRECTUM с системой Business Studio» предназначено для поддержки деятельности бизнес-аналитиков (в частности отдела информатизации и аналитических систем министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности) в части переноса разработанных в Business Studio моделей оргструктуры и бизнес-процессов в среду исполнения DIRECTUM, а также последующего анализа статистических данных, собираемых в ходе исполнения процессов.

Основные возможности, предоставляемые техническим решением:

-       обмен между системами справочными данными об оргструктуре;

-       обмен схемами процессов и типовыми маршрутами;

-       передача структуры компонент DIRECTUM и связь их с автоматизируемыми процессами;

-       согласование регламентов, разработанных в Business Studio, средствами DIRECTUM;

-       выгрузка статистики процессов из DIRECTUM для анализа в Business Studio.

Внедрение СЭД осуществляется согласно рисунку 3.1

Рисунок 3.1 - Внедрение СЭД

Платформа и инструменты:SQL Server обеспечивает хранение данных системы.

Предметно-ориентированная платформа IS-Builder позволяет развивать функциональность DIRECTUM. Специальные компоненты на ее основе предоставляют дополнительный технический инструментарий для развития системы силами

ИТ-специалистов заказчика. Клиентские приложения расширяют возможности применения системы конкретными пользователями.

Мониторинг работы и техническое обеспечение будет проводится с помощью программного продукта WTware.- это программное обеспечение, которое позволит использовать компьютеры в качестве Windows-терминалов.

Терминалом называется устройство ввода и отображения информации. Прикладные программы (Word, Excel, 1C или любая другая программа для Windows) выполняются на сервере, а для пользователя терминала все выглядит так, как если бы компьютер, равный по мощности серверу, стоял у него на столе. Специфика современных программ такова, что можно подключить десятки терминалов к одному серверу и при этом ни один из пользователей не заметит, что сервер используется кем-то еще.

Терминальный клиент после установления связи с терминальным сервером пересылает на последний вводимые данные (нажатия клавиш, перемещения мыши) и, возможно, предоставляет доступ к локальным ресурсам (например, принтер, дисковые ресурсы, устройство чтения смарт-карт, локальные порты (COM/LPT)). Терминальный сервер предоставляет среду для работы (терминальная сессия), в которой исполняются приложения пользователя. Результат работы сервера передается на клиента, как правило, это изображение для монитора и звук (при его наличии).

.1.2. Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы

.1.2.1. Требования к численности персонала

В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации ИПМСХ, необходимо выделение следующих ответственных лиц:

Руководитель - 1 человек (начальник отдела информатизации и аналитических систем.

Администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - 2 человека.

- Администратор сети - 1 человек

Бизнес-аналитик - 2 человека

Данные лица должны выполнять следующие функциональные обязанности.

Руководитель - на всем протяжении функционирования ИПМСХ обеспечивает общее руководство группой сопровождения, контролирует работу ИПМСХ.

Администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - на всем протяжении функционирования ИПМСХ обеспечивает контроль процессов ETL (извлечение данных из внешних источников, их трансформация и очистка, чтобы они соответствовали нуждам бизнес-модели и загрузка их в хранилище данных)

- Бизнес-аналитик - на всем протяжении функционирования ИПМСХ, описывает в Business Studio модель бизнес-процессов организации, проводит при необходимости модификацию структуры модели, оптимизацию производительности ИПМСХ и организации в целом.

.1.2.3 Перечень аварийных ситуаций, по которым регламентируются требования к надежности

Под аварийной ситуацией понимается аварийное завершение процесса, выполняемого той или иной подсистемой ИПМСХ, а также «зависание» этого процесса.

При работе системы возможны следующие аварийные ситуации, которые влияют на надежность работы системы:

ошибки Системы ИПМСХ, не выявленные при отладке и испытании системы;

сбои программного обеспечения сервера.

.1.3. Требования к защите информации от несанкционированного доступа

.1.3.1. Требования к информационной безопасности

Обеспечение информационное безопасности ИПМСХ должно удовлетворять следующим требованиям:

Защита портала должна обеспечиваться комплексом программно-технических средств и поддерживающих их организационных мер.

Защита портала должна обеспечиваться на всех технологических этапах обработки информации и во всех режимах функционирования, в том числе при проведении ремонтных и регламентных работ.

Программно-технические средства защиты не должны существенно ухудшать основные функциональные характеристики портала (надежность, быстродействие, возможность изменения конфигурации).

5. Состав и содержание работ по созданию портала

Таблица 3.1 - Состав и содержание работ по созданию портала

. Порядок контроля и приёмки системы

.1. Виды и объем испытаний системы

Система подвергается испытаниям следующих видов:

. Предварительные испытания.

. Опытная эксплуатация.

. Приемочные испытания. Состав, объем и методы предварительных испытаний системы определяются документом «Программа и методика испытаний», разрабатываемым на стадии «Рабочая документация». Состав, объем и методы опытной эксплуатации системы определяются документом «Программа опытной эксплуатации», разрабатываемым на стадии «Ввод в действие».

Состав, объем и методы приемочных испытаний системы определяются документом «Программа и методика испытаний», разрабатываемым на стадии «Ввод в действие» с учетом результатов проведения предварительных испытаний и опытной эксплуатации.

3.2 Описание работы информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников

Вся работа пользователя будет проходить через интерфейс системы электронного документооборота DIRECTUM.внешне напоминает Проводник Windows и Microsoft Outlook, что заметно упрощает работу в нем новых пользователей. По умолчанию для каждого пользователя настроены предустановленные папки:

-       во Входящие поступают задания, которые сотруднику нужно выполнить;

-       папка Исходящие содержит поставленные им задачи;

-       избранное - это личная папка пользователя;

-       общая папка представляет собой электронный архив всей организации.

Компоненты системы, доступные в отдельной предустановленной папке (например, справочники и отчеты модуля «Канцелярия», средства модуля «Управление договорами»), расширяют базовый функционал DIRECTUM, а также предоставляют средства администратора и разработчика. Доступ к дополнительным компонентам осуществляется на основе прав доступа пользователей в системе. Для каждой папки возможно создание «обложки», которая является одним из удобных вариантов представления информации. На обложке размещаются логически сгруппированные ссылки на часто используемые объекты системы [8].

Чтобы создать какую-либо задачу необходимо нажать на панели инструментов кнопку создать. Выплывет окно (Рисунок 3.1), в котором необходимо заполнить информацию о том, кому поставлена задача, кем и так далее. В этом окошке также есть кнопка Маршрут которая позволяет с помощью интеграции DIRECTUM с системой Business Studio, не прорисовывать маршрут вручную, а взять из ранее описанных маршутов прохождения документов в Business Studio. Это намного сокращает время пользователя.

Для того чтобы прикрепить документ к задаче необходимо нажать павой кнопкой мыши на поле справа и создать документ предложенными способами: из шаблона, из файла, со сканера. Затем нажимаем кнопку Выполнить и задача отправляется исполнителю, после этого задача хранится в папке Исходящие и можно следить за ходом ее исполнения.

Документ формата *.xls, открывется через программу Microsoft Excel.

Для исполнения задачи прикрепляем в ответ документ из шаблона, так как данный запрос в Департамент имущественных отношений имеет единую форму.

Все шаблоны документов были разработаны специально для конкретной организации, их около 210 штук, что позволяет сократить время выполнения поставленных задач. Шаблоны были написаны в системе электронного документооборота с помощью высокоуровневого языка программирования ISBL, встроенного в платформу IS-Builder.

Пример одного из шаблонов, созданного с помощью языка программирования ISBL, встроенного в систему электронного документооборота.

Форма, разработанная с помощью этого кода, представлена на рисунке 3.9, а весь код запроса а приложении Б.

Называем документ, выставляем права, указываем вид и автоматически после нажатия кнопки ок открывается документ в Microsoft Word, который редактируется согласно поставленной задачи.

Нажимаем кнопку выполнить и задача отправляется инициатору.

.3 Преимущества внедрения информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников в отделе информационных и аналитических систем

Информационный портал включает в себя две системы: электронного документооборота DIRECTUM и бизнес-моделирования Business Studio. Рассмотрим их преимущества соответственно.является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Можно выделить ряд преимуществ внедрения информационного портала:

Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.Studio позволяет создать эффективную компанию, работающую как часы. Все элементы системы управления, проектируемой с помощью Business Studio, логически увязаны друг с другом: от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей.

Построение системы управления компании с помощью Business Studio позволяет:

-       ускорить достижение стратегических целей;

-       повысить прозрачность компании;

-       снизить затраты и время выполнения бизнес-процессов;

-       сохранить в компании знания о правилах выполнения бизнес-процессов при потере ключевых сотрудников;

-       минимизировать время обучения нового персонала;

-       разгрузить руководителей от «текучки» и предоставить им возможность заниматься стратегическими задачами.

Снизить трудоемкость работ по проектированию и совершенствованию системы управления в 2-3 раза.

Интеграция лидирующих в своих классах разработок - Business Studio и DIRECTUM - предоставила реальную возможность построить «бесшовную» систему управления на основе процессного подхода. Интегрированное решение в полной мере реализует стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз» и обеспечивает комплексное применение наиболее передовых и эффективных методик и решений, что позволяет быстро выстроить оптимальную управленческую модель.

Использование интегрированного решения позволяет осуществить полный цикл процессного управления, включающий моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов. Проектирование структуры управления организацией от стратегических целей и показателей их достижения к исполняемым бизнес-процессам операционного уровня осуществляется в системе бизнес-моделирования Business Studio. Таким образом выстраивается продуманная архитектура бизнеса как модель необходимых и достаточных бизнес-процессов и их операций. А для автоматизации смоделированных и оптимизированных бизнес-процессов применяется система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Передача данных между системами является двусторонней: они могут обмениваться схемами процессов и общими справочниками. Из Business Studio в DIRECTUM также передается на согласование и хранение регламентирующая документация; из DIRECTUM в Business Studio - статистические данные о выполнении процессов. Реальная статистика используется для контроля деятельности и повышения эффективности системы управления.

Закладывая основы формирования единого информационного пространства предприятия, интегрированное решение «Business Studio + DIRECTUM» позволяет получить быстрый эффект от автоматизации процессов в соответствии с разработанной моделью бизнеса, открывая неограниченные возможности качественной трансформации системы управления, делает доступными дополнительные резервы для роста эффективности и развития организации, поднимая систему управления на новый качественный уровень [9].

Заключение

Решая задачу повышения эффективности управления, компании сталкиваются с необходимостью принятия стратегических решений, наиболее важным из которых является применение процессного подхода. Его успешное внедрение сегодня практически невозможно без использования специальных программных средств, позволяющих провести все работы в разумные сроки и с высоким качеством.

Интеграция лидирующих в своих классах систем - Business Studio и DIRECTUM - обеспечивает комплексное применение наиболее передовых и эффективных методик и решений, что позволяет быстро выстроить оптимальную систему управления, работающую без сбоев. Интегрированное решение в полной мере реализует стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз». Закладывая основы формирования единого информационного пространства предприятия, оно позволяет в короткие сроки получить эффект от автоматизации процессов в соответствии с разработанной моделью бизнеса, открывая неограниченные возможности качественной трансформации системы управления.

Проведенная работа позволяет сделать вывод о том, что данные системы применимы не только для бизнеса, но и существенно могут облегчить работу государственным органам.

Для получения конечного результата потребуется еще много времени и затрат, но несмотря на это эффективность данного портала видна даже первом шаге огромного процесса формирования корпоративного портала.

Цель выпускной квалификационной работы - анализ автоматизации процессов отдела информатизации и аналитических систем, и выявления преимуществ разработанного информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников достигнута. Все поставленные задачи решены:

-       проанализированы теоретико-методологические основы реинжиниринга бизнес-процессов;

-       проведены сбор и обработка информации об отделе информатизации и аналитических систем;

-       выявлены особенности и слабые места в отделе информатизации и аналитических систем;

-       построена структура отдела в виде функциональных возможностей;

-       описаны преимущества разработанного информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников.

Решая задачу повышения эффективности управления, компании сталкиваются с необходимостью принятия стратегических решений, наиболее важным из которых является применение процессного подхода. Его успешное внедрение сегодня практически невозможно без использования специальных программных средств, позволяющих провести все работы в разумные сроки и с высоким качеством.

Интеграция лидирующих в своих классах систем - Business Studio и DIRECTUM - обеспечивает комплексное применение наиболее передовых и эффективных методик и решений, что позволяет быстро выстроить оптимальную систему управления, работающую без сбоев. Интегрированное решение в полной мере реализует стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз». Закладывая основы формирования единого информационного пространства предприятия, оно позволяет в короткие сроки получить эффект от автоматизации процессов в соответствии с разработанной моделью бизнеса, открывая неограниченные возможности качественной трансформации системы управления.

С помощью информационного портала будут достигнуты в поставленные сроки цели всех уровней пирамиды целей.

В результате полного внедрения информационного портала в Министерство сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края будет достигнута оптимизация бизнес-процессов, обеспечивающая технологическую поддержку процессно-ориентированного управления в организации:

-       сократится время между разработкой и автоматизацией бизнес-процесса;

-       снизится количество ошибок при выполнении процессов;

-       будут выявлены и оптимизированы «проблемные» процессы;

-       и как общий эффект - повысится качество управления в целом.

В процессе исследования был наведен порядок во многих отделах Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края, а создание корпоративного университета - системы управления корпоративными данными, предполагает, что первый шаг - это наведение порядка, так как, сказал Майкл Хаммер, автор книги «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе», «автоматизация беспорядка приводит к автоматизированному беспорядку».

Список использованных источников

1. Д. Пинаев Процессное управление: в чем сила? // Журнал «БОСС» №3'2012

2.      Басыров Роберт Книга «1С-Битрикс: Корпоративный портал. 2010 Издательство: Питер

.        Методика Группы компаний «Современные технологии управления» URL: #"701483.files/image007.gif">

Приложение Б

Код запроса в департамент имущественных отношений Краснодарского края на языке программирования ISBL

Код Шаблона электронного документа «Запрос в департамент имущественных отношений»:

открытие

Connection. UserPrivilege (PRIVILEGE_OBJECT_FULL_ACCESS).Enabled or. UserPrivilege (PRIVILEGE_OBJECT_VIEW).Enabled= Sender. Requisites (SYSREQ_EDOC_ENCODE_TYPE).FieldName. Component. Params. SetVar (AccessRightsWhereIDParamName; Sender. AddWhere (

'(' & MainTableName & '.' & EncodeTypeFieldName & «= '» & SYSRES_CONST_EDOC_NONE_ENCODE_CODE & «' or» && '.' & IDFieldName & ' in ' & CR &

' (select' & CR &

' distinct EDocAccessTable.' & EDocIDFieldName & CR &

' from ' & CR &

' ' & EDocRightsTableName & ' EDocAccessTable' & CR &

' where ' & CR &

' EDocAccessTable.' & AccountIDFieldName & ' = ' & ToString (GetCurrentUserInternalID()) & CR &

' and EDocAccessTable.' & EDocIDFieldName & ' = ' & MainTableName & '.' & IDFieldName & '))')). Component. Params. SetVar (AccessRightsWhereIDParamName; Sender. AddWhere (& '.' & IDFieldName & ' in ' & CR &

' (select' & CR &

' distinct EDocAccessTable.' & EDocIDFieldName & CR &

' from ' & CR &

' ' & EDocRightsTableName & ' EDocAccessTable, ' & CR &

' ' & FullAccessRightsTableName & ' UserAccessTable (READCOMMITTED)' & CR &

' where ' & CR &

' EDocAccessTable.' & AccountIDFieldName & ' = UserAccessTable.' & FullAccessRightsUserOrGroupIDFieldName & ' ' & CR &

' and EDocAccessTable.' & EDocIDFieldName & ' = ' & MainTableName & '.' & IDFieldName & CR &

' and UserAccessTable.' & FullAccessRightsUserIDFieldName & ' = ' & ToString (GetCurrentUserInternalID()) & ')'))

Закрытие

. DelWhere (Sender. Component. Params. ValueByName('AccessRightsWhereID'))

Запись

Открытие

! Component =! Sender. Componentnot! Sender. Inserted

! Component. AccessRights. CheckRead