Проектирование АРМ валютного кассира

Курсовой проект

Проектирование АРМ валютного кассира

Введение

автоматический рабочий программный база

Сферой применения АРМа является решение комплекса задач связанных с продажей, покупкой валюты, а также с необходимостью ее учета. Этот комплекс решается в несколько этапов, каждому из которых соответствуют собственные задачи. Результатом решения задач АРМа является обеспечение автоматизированного учета проданной и купленной валюты.

Пользователями АРМа являются валютные кассиры. К внешним связям АРМа следует отнести: бухгалтерию, которая пользуется отчетами из АРМа, и инкассатор, который снабжает кассу валютой на начало дня.

Для автоматизации задач, связанных с учетом проданной и купленной валюты и разрабатывается база данных «Валютная касса».

1. Анализ предметной области

.1 Валютные операции, производимые коммерческими банками

Операции с иностранной валютой представляют собой относительно новую сферу деятельности для российских КБ. Неуклонный рост курса основных твердых валют делает иностранную валюту выгодным средством хранения денежных сбережений физических лиц и удобным инструментом ценовой политики фирм. Увеличение объема экспортно-импортных операций, появление на российском рынке иностранных и совместных предприятий, реализующих товары и услуги за иностранную валюту, а также целый ряд других факторов обусловили необходимость для российских КБ начать активную работу по валютному обслуживанию клиентов - юридических и физических лиц.

Операции с иностранной валютой представляют собой один из наиболее динамичных секторов в деятельности КБ, поэтому учет валютных операций требует особого внимания. Контроль и регулирование валютного рынка является одним и направлений деятельности ЦБ РФ, о чем свидетельствует большое количество инструкций, форм отчетности, обязательных для предоставления КБ в ЦБ России.

При надлежащей постановке работы с иностранной валютой в КБ данный вид услуг приносит банку значительную прибыль.

КБ могут покупать наличную иностранную валюту по курсу ниже или выше, чем курс ЦБ России. В последнем случае банк несет убытки за счет курсовой разницы. Однако при дефиците в банке наличной иностранной валюты покупка даже по такому курсу может оказаться более выгодной для банка по сравнению с покупкой наличной валютой на бирже или у других банков.

Обменные пункты имеют покупать и продавать находящиеся в обращение денежные знаки только тех видов иностранных валют, курс рубля к котором официально котируется Банком России.

Обменные пункты не имеют права совершать операции только по покупке или только по продаже иностранной валюты. Указанные виды валютно-обменных операций должны совершаться одновременно.

За выполнение операций по покупке / продаже иностранной валюты с физических лиц банки взимают комиссионное вознаграждение согласно Тарифам.

Разница между курсом продажи и курсом покупки, устанавливаемыми уполномоченными банками, не должна превышать 10%.

.2 Анализ деятельности обменного пункта

Ключевым работником обменного пункта является кассир. Рассмотрим деятельность обменного пункта через трудовой процесс валютного кассира в течение рабочего дня.

Пред началом рабочего дня кассир должен подготовить свое место, проверить сигнализацию и внести поступившие изменения в имеющиеся у него нормативные документы, если это необходимо.

Наличные денежные средства, рубли и валюта доставляются инкассатором данного банка к началу рабочего дня и выдаются под материальную ответственность кассиру обменного пункта. Принимаемые ценности должны быть пересчитаны. Если какие банкноты вызывают сомнение в их подлинности или платежеспособности, то они в сумму взноса не засчитываются.

Операция обслуживания клиента (купля / продажа) валюты проводится в течение смены, с частотой, определяемой количеством обращающихся в обменный пункт клиентов.

Операция обслуживания клиента состоит из:

выяснения вида операции (покупка или продажа валюты), необходимой суммы валюты и др.;

расчет сумм валюты и рублей по курсу (в случае покупки иностранной валюты расчет также 0.5% от общей суммы);

проверка имеющегося в пункте количества валюты и рублей, их достаточности для проведения операции (если средств хватает - выполнение операции продолжается, в противном случае выполняется подкрепление);

получение средств от клиента;

подсчет получаемых купюр (в случае получения рублей - подсчет купюр старого и нового образца)

Заполнение реестра продажи или покупки валюты в зависимости от вида операции;

выписывание справки форма №0406007 клиенту.

В таблице 1 приведены данные о распределении времени при ручном оформлении операций.

Таблица 1 «Распределение времени при ручном оформление операций’

№	название операций	время на обработку соответствующих сумм долларов США
		50	100	200	1000	8000
1	выяснение вида операции и необходимой клиенту суммы	5	5	5	10	10
2	расчет суммы валюты и рублей (включая расчет 0.5% от суммы при продаже валюты)	7	7	7	7	9
3	проверка имеющегося в пункте количества валюты и рублей, и их достаточности для проведения операции	0	0	0	20	40
4	получение средств от клиента	5	7	10	20	35
5	подсчет получаемых купюр	15	20	25	300	600
6	подсчет продаваемых купюр	5	5	5	15	20
7	заполнение реестра покупки и продажи валюты в зависимости от вида операций	8	8	8	8	8
8	выписывание справки форма  №04006007	70	70	70	85	85
9	выдача продаваемых купюр и справки форма №0406007 клиенту	10	10	10	25	25
10	Итого (сек.)	125	128	140	485	837
11	Итого (мин.)	2.1	2.2	2.3	8	13.9

Из таблицы видно, что с увеличением суммы возрастает время на выполнение операции. Длительность операции возрастает в основном за счет увеличения времени на проверку и подсчет денежных средств, получаемых от клиента, на выписывание справки строгой отчетности и заполнение реестра, подсчет наличных денежных средств, получаемых от клиента.

После завершения операционного дня валютный кассир подсчитывает суммы прихода и расхода по каждой валюте, сверяя с наличием денежных средств на данный момент в кассе (если при сводке кассы кассир обнаруживает расхождение между фактическим наличием ценностей и данными в отчетных документах, то он предоставляет записку заведующему кассой), и затем передает денежные средства (рубли и валюту) работнику банка, инкассатору, который доставляет их в банк.

На основе приведенного анализа следует сказать, создание АРМ валютного кассира могло бы значительно упростить труд кассира, поскольку не затрачивается время на заполнение реестров покупки / продажи валют

Установка АРМ валютного кассира в обменном пункте позволила бы существенно увеличить эффективность работы за счет повышения пропускной способности.

2. Обоснование состава задач АРМ

База данных «Валютная касса» создается для удовлетворения потребностей пользователей в информации. Данные об операциях, курсе валют позволят более оперативно выписывать чек и впоследствии составлять отчеты о проданной и купленной валюте за день.

База данных должна предоставлять пользователю возможность:

ü  Редактировать курс валюты на настоящее число:

o   Валюта;

o   Курс национального банка;

o   Покупка;

o   Продажа.

ü  Вводить информацию о кассире открывшем смену:

o   Фамилия

o   Имя

o   Отчество

o   Дата и время входа

o   Дата и время выхода

ü  Вводить информацию о проведённой операции:

o   Ф.И.О. клиента

o   Валюта

o   Тип операции

o   Курс

o   Сумма

o   Итого

ü  Выводить чек(справку) о проведённой операции.

ü  Выводить отчеты.

3. Проектирование иерархического меню

Содержательное проектирование иерархического меню

Пункт главного меню. Пункт подменю.	Экранная форма для ввода информации	Выходная форма (отчёт)
Формы Открыть смену Курс Операции Покупка Продажа Заказ Дневной отчёт Приём валюты  Главная	Подменю Курс  Приём валюты  Операции Покупка Продажа Заказ _______-  _______-	_______- Справочник «Курс» Справочник «Приём валюты»  Операции  Справочник «Операции» Справочник «Заказ валюты»  Главная
Отчеты Дневной отчёт Чек(справка) Главная	Подменю Дневной отчёт Отчёт по операциям _______-	_______- Отчет «Дневной отчёт» Отчет «Операции» Главная
Выход	_______-	Системное меню

Рис. 2. Представление иерархического меню в графическом виде

3.1 Организационно-экономическая сущность задачи

Быстрое оформление товарных чеков привлечет новых клиентов и значительно повысит скорость оформления операции.

Для эффективного процесса покупки и продажи валюты необходимо вести автоматизированный учет курса валюта. На основе этих данных происходит оформление чека(справки) и вывод его на печать.

По мере поступления данные должны вводится, накапливаться и храниться в базе данных в течение регламентированного периода.

На основе хранимых данных (о курсе валют, о произведённых операциях, о текущем кассире) по запросу пользователя должен производиться автоматизированный анализ текущих данных и выдача отчета. Отчет должен содержать сведения о проданной и купленной валюте за необходимый период времени.

АРМ «Валютная касса» связан с различными отделами предприятия. Данные о проданной и купленной валюте поступают в бухгалтерию для проверки, а также в отдел материально снабжения, который по этим отчетам составляет заказы на необходимый товар.

 

.2 Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи

Входная информация разделяется на условно-постоянную и оперативно-учетную информацию.

-        Условно-постоянная информация включает в себя справочные данные о курсах валют.

-        Оперативно-учетная информация содержит в себе данные оперативного учета, включает в себя данные о проведённых операциях.

3.3 Описание выходной информации

Выходной информацией для пользователя являются:

-        отчет по проведённым операциям за день;

-        чек(справку).

Эти документы должны выводится на экран и на печать.

.4 Описание технологии и алгоритмов решения задачи

 

Общие сведения о содержании и алгоритме решения задачи

По мере покупки и продажи валюты должен осуществляться ввод данных о товарном чеке в базу данных, где они должны храниться. Таким, образом, осуществляется накопление необходимой для решения задачи оперативно-учетной информации.

По условию задачи необходимо обеспечить анализ продажи и покупки валюты за день. В этом случае надо по запросу пользователя формировать отчет, содержащий сведения о проданной или купленной валюте, покупателе, сумме операции. Отчет должен выводиться на экран и принтер.

Также должна быть возможность сформировать чек(справку) и распечатать его покупателю.

Технология ввода и накопления входной информации

Для решения рассматриваемой задачи должен производиться ввод и накопление оперативно-учетной информации о проделанных операциях, согласно чекам. Справочная информация о курсе валют должна быть ранее загружена в базу данных (в соответствующие справочники) с соответствующих документов - «Курс», формы, заполняемые покупателями.

В соответствии с этим технология ввода входной информации и решение рассматриваемой задачи приведены ниже.

Рис. 6. Технологическая схема ввода информации и решения задачи продажи товара

.5 Работа пользователя с выходной информацией для принятия решений

Для получения выходных отчетов пользователь пользуется диалоговым меню. При этом данные отчеты выводятся сначала на экран, затем на печать. Данные отчетов используются при сверке наличных в кассе и данных бухгалтерского учета, а также при составлении отчетов для руководства.

4. Проектирование базы данных

Таблица 2. Структура записей таблицы «Вход / Выход»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	№Кассира	Счетчик (INT)	Длинное целое	Да
2	Фамилия	Текстовый (CHAR)	255	Нет
3	Имя	Текстовый (CHAR)	255	Нет
4	Отчество	Текстовый (CHAR)	255	Нет
5	Дата и время входа	Дата\время (DATE)	Краткий формат даты	Нет
6	Дата и время выхода	Дата\время (DATE)	Краткий формат даты	Нет

Таблица 3. Структура записей таблицы «Курс»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	Id	Счетчик (INT)	Длинное целое	Да
2	Валюта	Текстовый (CHAR)	255	Нет
3	Курс национального банка	Денежный	Не целое	Нет
4	Покупка	Денежный	Не целое	Нет
5	Продажа	Денежный	Не целое	Нет

Таблица 4. Структура записей таблицы «Операции»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	Номер	Счетчик (INT)	Длинное целое	Да
2	Клиент Ф.И.О.	Текстовый (CHAR)	255	Нет
3	Валюта	Текстовый (CHAR)	255	Нет
4	Тип операции	Текстовый (CHAR)	255	Нет
5	Курс	Денежный	Не целое	Нет
6	Сумма	Денежный	Не целое	Нет
7	Итого	Вычисляемый		Нет

Рис. 7. ER-диаграммы базы данных АРМ Валютная касса

5. Проектирование экранных форм

Экранные формы в настоящее время образуют основу интерфейса в человеко-машинном диалоге.

Порядок проектирования экранной формы подразумевает следующие этапы:

·   проектирование содержания экранной формы

·        проектирование ее формы представления (формы экрана)

·        программное обеспечение экранной формы.

Проектирование сценария диалогового режима решения задачи состоит в разработке взаимосвязанной последовательности экранных форм и правил перехода между ними. Правила перехода между формами представлены в разделе «Проектирование иерархического меню».

В АРМ «Валютная касса» мною были разработаны семь экранных форм. Для ввода информации в базу данных используются следующие формы:

ü «Вход / Выход»;

ü  «Курс»;

ü  «Продажа»;

ü  «Покупка».

Для поддержания диалогового режима работы пользователя с АРМ используются формы: «Главная», «Формы», «Операции».

Формы для ввода информации проектировались при помощи Мастера и содержат такие же реквизиты, как и соответствующие таблицы, на основе которых они были спроектированы.

Таблица 5. Структура формы «Вход / Выход»

№ п/п	Имя поля	Объект формы	Описание реквизита
1	№ кассира	Поле	Справочник «Вход / Выход», имя поля «№ кассира»
2	Фамилия	Поле	Справочник «Вход / Выход», имя поля «Фамилия»
3	Имя	Поле	Справочник «Вход / Выход», имя поля «Имя»
4	Отчество	Поле	Справочник «Вход / Выход», имя поля «Отчество»
5	Дата и время входа	Поле	Справочник «Вход / Выход», имя поля «Дата и время входа»
6	Дата и время выхода	Поле	Справочник «Вход / Выход», имя поля «Дата и время выхода»
7	«Войти»	Кнопка	Переход к форме «Формы»
8	«Выйти»	Кнопка	Переход к форме «Главная»

Таблица 6. Структура формы «Курс»

№ п/п	Имя поля	Объект формы	Описание реквизита
1	Поле	Справочник «Курс», имя поля «Валюта»
2	Курс национального банка	Поле	Справочник «Курс», имя поля «Курс национального банка»
3	Покупка	Поле	Справочник «Курс», имя поля «Покупка»
4	Продажа	Поле	Справочник «Курс», имя поля «Продажа»
5	«Следующая»	Кнопка	Переход к следующей записи справочника
6	«Предыдущая»	Кнопка	Переход к предыдущей записи справочника
7	«Вернуться»	Кнопка	Переход к форме «Формы»

Таблица 7. Структура формы «Покупка»

№ п/п	Имя поля	Объект формы	Описание реквизита
1	«Новая операция»	Кнопка	Переход на следующую строку справочника «операции»
2	Клиент Ф.И.О.	Поле	Справочник «Операции», имя поля «Клиент Ф.И.О.»
3	Валюта	Поле со списком	Справочник «Операции», имя поля «Валюта»
4	Курс	Поле(закрытое)	Определяется автоматически из справочника «Курс»
5	Сумма	Поле	Справочник «Операции», имя поля «Сумма»
6	Итого	Поле(закрытое)	Результат произведения суммы на курс
7	«Провести операцию»	Кнопка	Запись в справочник «операции», открытие отчёта «чек»

Таблица 8. Структура формы «Продажа»

№ п/п	Имя поля	Объект формы	Описание реквизита
1	«Новая операция»	Кнопка	Переход на следующую строку справочника «операции»
2	Клиент Ф.И.О.	Поле	Справочник «Операции», имя поля «Клиент Ф.И.О.»
3	Валюта	Поле со списком	Справочник «Операции», имя поля «Валюта»
4	Курс	Поле(закрытое)	Определяется автоматически из справочника «Курс»
5	Сумма	Поле	Справочник «Операции», имя поля «Сумма»
6	Итого	Поле(закрытое)	Результат произведения суммы на курс
7	«Провести операцию»	Кнопка	Запись в справочник «операции», открытие отчёта «чек»

Формы для поддержания диалогового режима проектировались с помощью Конструктора.

Таблица 9. Структура формы «Главная»

№ п/п	Имя поля	Объект формы	Описание
1	«Открыть смену»	Кнопка	Открыть форму «Вход / Выход»
3	«Отчеты»	Кнопка	Открыть форму «Отчеты»
4	«Выход»	Кнопка	Выход из Access

Таблица 10. Структура формы «Формы»

№ п/п	Имя поля	Объект формы	Описание
1	«Курс»	Кнопка	Открыть форму «Курс»
2	«Операции»	Кнопка	Открыть форму «Операции»
3	«Приём денежных средств»	Кнопка	Внести в таблицу «Сумма» значения
4	«Отчёты»	Кнопка	Переход к главному меню
5	«Выход»	Кнопка	Открыть форму «Вход / Выход»

Таблица 11. Структура формы «Операции»

№ п/п	Имя поля	Объект формы	Описание
1	«Продажа»	Кнопка	Открыть форму «Продажа»
2	«Покупка»	Кнопка	Открыть форму «Покупка»
3	«Заказ валюты»	Кнопка	Открыть форму «Заказ валюты»
4	«Вернуться»	Кнопка	Открыть форму «Формы»

6. Проектирование отчётов

Отчёт представляет собой полученный на принтере выходной документ, предназначенный для конечного пользователя. Отчёт - наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода информации на печать отчёты обладают двумя принципиальными преимуществами:

ü  они предоставляют широкие возможности для группирования и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

ü  отчёты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов, материалов для презентаций и других документов.

Отчеты в АРМ «Валютная касса» предоставляют информацию о продаже или покупке валюты. Отчеты в распечатанном виде представлены в Приложении.

Проектирование содержания отчета «Дневной Отчёт»

Проектирование содержания отчета «Чек (справка)»

7. Программная реализация проекта

В настоящее время уровень технического развития персональных компьютеров позволяет использовать их как в быту, так и на производстве. Современное программное обеспечение по вводу, обработке, хранению и модификации данных позволяет сэкономить ощутимое количество труда и времени. Такие программные продукты как, к примеру, Microsoft Access 2010 позволяют легко оперировать с огромными массивами информации, выполнять точный и полный анализ данных и выводить общие или скрупулезные отчеты по итогам работы, проводить быстрый поиск необходимой информации и многое другое.

MS Access 2010 позволяет автоматизировать многие операции на предприятии и упростить систему документооборота за счет замены бумажных документов их электронными копиями. В частности, в среде Access с помощью различных инструментов можно разработать автоматизированную информационную систему, поддерживающую и упрощающую работу склада.

Результаты проектирования представлены в виде распечаток в Приложении.

Основная форма, с которой работает пользователь - это форма «Главная». Эта форма автоматически открывается при запуске и позволяет открывать все имеющиеся формы для заполнения таблиц, а также все отчеты. Также на форме предусмотрена кнопка «Выход», при нажатии которой происходит автоматическое сохранение данных и выход из программы.

Заключение и анализ результатов

Данный курсовой проект разработан для создания АРМ «Валютная касса». Создание базы данных обусловлено необходимостью вести автоматизированный учет и хранение сведений обо всех проделанных операциях, а также для составления товарных чеков. Вся эта информация необходима для нормального функционирования фирмы.

Проектирование приложения осуществляется под управлением СУБД Access 2010.

В процессе разработки была использована нормализованная реляционная модель. Проведение нормализации позволило спроектировать базу данных, в которой нет избыточных (ненужных) данных и противоречий. Также была обеспечена целостность данных, которая способствовала адекватности отражаемых сведений.

Создание АРМ «Валютного кассира» могло бы значительно упростить труд кассира, поскольку не затрачивается время на заполнение реестров покупки / продажи валют

Установка АРМ валютного кассира в обменном пункте позволила бы существенно увеличить эффективность работы за счет повышения пропускной способности.

Библиографический список

1.  Бугорский В.Н., Соколов Р.В., Сетевая экономика и проектирование информационных систем. - СПб.: Питер, 2007.-320 с.

2.       Мультимедийный конспект по дисциплине «Проектирование информационных систем в экономике».

.        Соколов Р.В., Чиркова М.Ю., «Проектирование АРМ управленческого персонала», Методические указания к выполнению курсового проекта по дисциплине «Проектирование информационных систем в экономике». - СПб.: СПбГИЭУ, 2011

.        Соколов Р.В., Чиркова М.Ю., «Проектирование информационных систем» СПБ.: СПбГИЭУ, 2009

.        Соколов Р.В., «Проектирование информационных систем» учебник - СПб.: СПбГИЭУ, 2011

6.  Балабанов И.Т. «Валютный рынок и валютные операции в России’, М.: Финансы и статистика, 2004 г.

7.       Молчанов А.В. «Коммерческие банки в современной России, теория и практика’, М.: Финансы и статистика, 2003 г.