- означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку
Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.
2. Цели 5S
Выявить 7 основных потерь, которые есть почти в каждом офисе
Сократить потери в офисе - значит устранить все, что увеличивает затраты времени, капитала и ресурсов, необходимых для выполнения работы. Этот процесс применим к бесчисленному множеству проблем. Можно весьма значительно сократить затраты денег и времени, постепенно устраняя многочисленные небольшие потери.
Система 5S выявляет 7 видов потерь в офисе, которые влекут за собой столько затрат, что их прозвали «7 смертных потерь» (как «7 смертных грехов»). Это следующие виды потерь:
. Переделка и исправление.
. Ожидание.
. Ненужные движения.
. Излишняя обработка.
. Простои оборудования.
. Излишние запасы.
. Проверки.
Многие компании обнаруживают, что только 5% работы действительно добавляют ценность конечному продукту; остальная деятельность уходит в потери. В компаниях мирового уровня административная деятельность имеет коэффициент полезности, равный примерно 50%. Достижение такого уровня становится реальностью только в том случае, если потерям уделяют должное внимание и устраняют везде, где это возможно.
Например, производителю деревообрабатывающего оборудования требуется три дня, чтобы отправить заказчику предварительные чертежи, необходимые для начала процесса переговоров. А это 72 часа! Инженеру для изготовления чертежа требуется около 6 часов. Однако он фактически тратит на работу только 4 часа - остальные 2 часа уходят на телефонные переговоры с другими клиентами, ответы на письма по электронной почте, перерыв на обед, совещания и т.д. Поэтому время работы, добавляющее ценность продукту, составляет всего четыре часа. Поскольку заказчик получит чертеж через 72 часа (отправка экспресс-почтой FedEx с доставкой на следующий день), время, добавляющее ценность, составляет всего 5,5% от общего (4/72 *100).
Потери от исправления и переделки
Потери данной категории возникают, когда время тратится на переделку, исправление, повторное выполнение работы. Понятно, что работу нужно выполнять правильно с первого раза. Потери выражаются в затратах дополнительного времени, материалов, энергии, использовании оборудования и людских ресурсов. Представим, что в маршрутизатор работ неправильно введены данные о применяемом измерительном приборе. Эта ошибка может вызвать задержку производства и отгрузки, а также незапланированные расходы, поскольку потребуется приобрести нужное средство измерения и это выяснится уже после начала действий.
Потери от ожидания
Ожидание чего-либо (людей, оборудования или информации) - это потери. Ожидание означает необходимость приостановить работу, простой возникает и у людей, и у оборудования.
Важно, как можно скорее устранить первопричину таких потерь. Обычно это столь же просто сделать, как сорвать с ветки низко висящий плод. Кроме того, это поможет вам осознать другие проблемы, о которых вы не имели представления.
Например, отдел маркетинга компании, производившей комплектующие детали для автомобилей, задержал выпуск рекламной брошюры. Пришлось ждать получения изображения новой детали. Задержка произошла, потому что конструкторы не могли решить, какой прототип пустить в производство и соответственно какое изображение использовать. По сути дела их выбор не имел значения - все прототипы на фотографии выглядели одинаково. Первопричиной потерь стал недостаток информации.
Потери от ненужных движений и перемещений
Любое движение, которое не добавляет ценности продукту, - это потери. Малопродуктивный рабочий процесс или непродуманный дизайн офиса заставляют лишний раз переходить с места на место, наклоняться, тянуться за чем-либо. Например, в одной компании менеджер, отвечавший за выполнение заказов, совершил за день 56 перемещений для работы с документами и получения информации от коллег. 48 из этих перемещений, на которые ушло почти 2 часа, оказались потерями. В ходе ненужных перемещений было пройдено 5185 метров, то есть более 5 км. Такого рода потери могут также возникать из-за неправильного расположения оборудования или материалов. Для устранения этих потерь задайте себе вопрос: есть ли у данного передвижения обоснованная цель? Если да, постарайтесь изменить планировку офиса таким образом, чтобы уменьшить необходимость хождения. Стратегия таких действий описана в главе 3, где речь идет о втором S, то есть о рациональном расположении и установлении границ.
Потери от излишней обработки
Выполнение работы или какого-либо усилия, которые не нужны потребителю, приводит к потерям. С точки зрения заказчика, излишняя обработка не добавляет ценности, и он не будет за это платить. Желая устранить такие потери, задайте себе вопросы: «Какова основная функция данной процедуры? и не слишком ли много действий я совершаю?» Вы можете обнаружить, что действительно выполняете избыточную работу. Вот несколько типичных примеров, иллюстрирующих сказанное:
изготовление переплета и специального титульного листа для отчета, который будет извлечен из итогового документа и помещен на хранение в шкаф;
распечатывание 100-страничного отчета, когда необходима только первая страница (краткое описание);
получение двух-трех согласовывающих подписей на документе, когда достаточно и одной;
неоднократная обработка поступившего заказа.
В одной компании еженедельно распечатывали статистические отчеты для каждого из 24 менеджеров отделов. Отчеты содержали краткое описание, а также графики и диаграммы по 16 мероприятиям, направленным на совершенствование бизнеса. Для менеджеров, которым был адресован этот отчет, достаточно было только первой страницы с кратким обзором. Более того, они имели доступ к текстам отчетов со своих компьютеров через локальную сеть. Проблема была обнаружена и устранена, когда стали выявлять причины большого расхода бумаги. Кроме потерь материалов устранили и потери от излишней обработки информации.
Основной причиной такого рода потерь является привычка. Мы так привыкаем делать что-либо определенным способом, что перестаем видеть альтернативные варианты.
Потери от простоев оборудования
Потерями является любое время ожидания, которое возникло вследствие поломок оборудования, снижения его производительности или вынужденного изменения режимов работы. Сюда же относят и такие причины, как выход из строя и ухудшение состояния оборудования, последовавшие из-за плохого обслуживания или несоответствующего планирования.
В одной компании пятеро сотрудников из отдела обслуживания клиентов пользовались одним принтером для печати с их компьютеров. Каждому из них приходилось дожидаться своей очереди, чтобы воспользоваться принтером. Кроме того, слишком интенсивная эксплуатация принтера таким количеством пользователей приводила к частым поломкам, и ремонт отнимал много времени. Было найдено простое решение: приобрести менее дорогие принтеры на рабочий стол каждого из пятерых сотрудников. Сэкономленные время и деньги значительно превзошли первоначальное вложение.
Потери от излишних запасов
Любые излишние запасы - это потери. Даже если запас является не более чем страховкой, это тоже потери, поскольку вы уже заплатили за то, что не используете в данный момент. Неиспользуемые материалы, инструменты, оборудование, книги и другие предметы, которые можно определить как излишние запасы, занимают немало места. Посчитайте, сколько вы платите за каждый квадратный метр офиса и сколько метров этой площади занято стеллажами и шкафами, в которых хранятся излишние запасы. Затем добавьте сюда затраты на людей, которые обслуживают эти запасы, оцените потенциальное влияние этих запасов на безопасность в офисе. Представьте себе, что все эти запасы могут стать бесполезными, если изменятся какие-либо требования к работе, выполняемой с их помощью.
Одной из основных категорий, наиболее подверженных такого рода потерям, без сомнения, является документация. В большинстве компаний документация хранится повсюду. Иногда компании вынуждены специально арендовать помещения, чтобы хранить документы, которые им на самом деле не нужны. Поскольку 95% хранимой документации бесполезны, то и 95% площадей, папок, шкафов и времени, затрачиваемого на обслуживание таких запасов, являются потерями. А это соответственно потерянные деньги.
Потери от проверок
Чтобы сократить потери от разнообразных проверок и контрольных операций, всем необходимо придерживаться новых правил. Для начала следует осознать, что причиной брака является несоответствующий способ выполнения работы. Если обязанности выполняются правильно, проверки не нужны. Наличие контроля обусловлено прежде всего страхом перед ошибками, которые могут возникнуть при выполнении действий. Проверка выявляет дефекты только после того, как они уже возникли. Другими словами, проверка лишь обнаруживает потери. Процесс проверки не добавляет ценности, наоборот, сам становится одним из видов потерь. Задумайтесь о том, сколько усилий и времени затрачивается людьми, осуществляющими контроль, о том количестве отчетов, которые они составляют. Эти отчеты кто-то читает, основываясь на них, принимает какие-то меры, вся эта документация где-то хранится, порождая новые потери.
Заметим еще, что аудиторы (и отчеты, которые они составляют) иногда размывают границу между ошибками и дефектами. Важно помнить, что это не одно и то же. Ошибки - это причина, а дефекты - это результаты. Все дефекты возникают вследствие ошибок, но не все ошибки приводят к дефектам.
Компания, производившая комплектующие для аэрокосмической промышленности, недавно отгрузила 40 «не тех» деталей заказчику. Но почему произошла ошибка? Расследование показало, что виновником произошедшего является сторона заказчика, а именно - одна из сотрудниц отдела снабжения, которая заказала детали, перепутав номера в каталоге. Также было установлено, что эта сотрудница постоянно делает одну и ту же ошибку, но представителем службы по работе с клиентами она постоянно обнаруживается и исправляется. К сожалению, в день, когда был сделан данный заказ, опытный сотрудник был болен, а тот, кто его заменял, не обнаружил ошибку.
Это классический пример, который демонстрирует, что ошибка не всегда ведет к дефектам, но потенциально всегда чревата ими. Данный пример показывает, почему ошибки надо предотвращать, а не только выявлять.
3. 10 самых лучших примеров внедрения концепции 5S
Существует мнение, что если пытаться взрослого человека пытаться учить завязывать шнурки более оптимальным способом, то будет достигнут не положительный, а отрицательный эффект.
Довольно спорный вопрос… к хорошему быстро привыкаешь…
Давайте разберем некоторые примеры применения приемов системы 5S.
. Расположение инструментов (подвесное)
Положительные моменты:
организовано достаточно много инструмента на минимальной производственной площади
порядок визуализирован (под инструментом - его контур)
инструмент легко взять и вернуть на место
Отрицательные моменты:
скорее всего не было попыток сократить количество инструмента
. Расположение предметов на столе
Плюсы:
использовано визуальное управление предметами
оставлен минимум предметов
визуализирован стандарт меню (наклейка на мониторе)
Минусы:
неудобно брать и возвращать на место ручку, карандаш, линейку и блокнот
не предусмотрено место для рабочих документов (бумажных), которые судя по степлеру - есть
цвет разметки - неудачный
. Организация предметов.
Сразу видно чего не хватает: шуруповерта, шлиф-машинки угловой, шлиф-машинки торцовой и пассатижей.
Плюсы:
определено конкретное место для каждого предмета
места визуально обозначены (и на полу тоже)
Минусы:
инструмент располагается не на рабочем месте (далеко ходить за ним, работник будет его бросать где попало)
из фото видно, что контейнер (большой синий) не подходит для содержания того материала, что там есть - он выступает
. Расположение предметов в ящике
Плюсы:
оставлены только необходимые предметы
создана система хранения (в поролоне вырезали ячейки) - стандарт
скорее всего предметы отсортированы по частоте использования
Минусы:
неудобно брать некоторые предметы (нужно добавить вырезы для захвата пальцами в поролоне)
некоторые предметы все-таки можно перепутать местами
. Визуальное управление
Для управляющей информации предусмотрено место, оно обозначено и оборудовано папками с зажимами. Оставлен минимум инструмента, который также подписан, как и место его хранения. Использовано несколько способов визуализации. Визуализированы инструменты и задания, т.е. сам ход работы. На таком рабочем месте будет удобно и приятно работать и к тому же им просто управлять руководителю.
. 5s акция
Если действительно проведена акция, то изменения рабочего пространства налицо, кроме того должны были быть сформулированы правила расположения предметов и критерии, по которым должна проводиться самооценка. Однако здесь не совсем явно видна визуализация стандартов, хоть она и необязательна.
. Визуализация канцелярских товаров.
Каждый офис использует канцелярские товары, под которые выделяется какой-то шкаф, в котором обычно содержится иллюстрация к слову «первобытный хаос», однако и здесь не всё безнадежно.
Плюсы:
для каждого вида товаров - отдельный бокс
на каждом боксе есть информация о содержимом (бирки)
боксы штабелируются, что колоссально экономит место
с первого взгляда можно определить чего не хватает
. Этикет-принтер
Используется для создания этикеток на папки, дела. Можно промаркировать предметы и места на которых они должны находиться. В лабораториях - незаменимая вещь, когда нужно быстро обозначить различные емкости и пр.
Плюсы:
быстрое изготовление этикеток
повышение качества работы
эстетичный вид документооборота
повышение имиджа компании
Минусы:
придется раскошелиться на принтер и ленту к нему
. Контрольный лист уборки (в офисе, производстве, рабочем месте)
позволяет не задумываться каждый раз над тем, что нужно убирать
можно занести примечания по особым способам очистки отдельных предметов
можно по нему проверять готовность к уборке - внести список инвентаря и материалов
в него можно вносить предложения по совершенствованию (5й шаг системы), которые всегда возникают во время уборки
проведя уборку по контрольному листы Вы ничего не упустите (полить фикус)
. Правильная визуализация
На фото видны кармашки для входящей почты сотрудникам. Правильно то, что используются фотографии и понятные символы - пиктограммы, не нужно тратить время на чтение текста. Пытливый глаз заметит также справа-вверху кармашек для ручки. На этикетке нарисована ручка. Когда ручки там не окажется, то любому человеку будет ясно, что здесь не хватает ручки.
Рассмотренные примеры являются не чем-то экзотическим или появившимся вдруг и сразу. Все они создавались в течении некоторого промежутка времени: от месяцев до нескольких лет. Следует также помнить, что это не какая-то статичная картинка. Это рабочее место, которое используется постоянно и по причине того, что всё предусмотрено - беспорядку просто неоткуда возникнуть. При необходимости какие-то элементы добавляются, удаляются и изменяются.
Пример использования данной концепции на промышленном предприятии
Данный проект был осуществлен в рамках исследовательской программы преподавателей производственного факультета университета Иордании. Программа обеспечивает финансирование проектов, реализуемых профессорско-преподавательским составом университета на базе местных предприятий. Длительность проекта - 3 месяца летнего триместра. Преподаватели факультета в ходе консультации с представителями предприятия выясняют, какие проблемы требуют решения и в каких областях необходимо улучшение. Затем администрации факультета представляется на рассмотрение детальное «диагностическое исследование» с указанием идеи проекта, целей, подхода, предполагаемых результатов и обязательств предприятия по проекту. Одобренные проекты финансируются спонсорами факультета. Авторы проекта сотрудничают с предприятием для достижения целей проекта. Подробный итоговый отчет с подведением итогов проделанной работы представляется администрации факультета и руководителям предприятия.
Целью данного проекта является анализ производственного процесса и организация рабочих мест на Фабрике сборных конструкций в Аммане, выпускающей такие конструкции как модульные строения, дома, офисы и трансформаторные будки. На рисунке - пример продукции фабрики.
Использование модульных конструкций имеет множество преимуществ, которые делают их более привлекательными по сравнению с традиционными строениями.
Анализ потребностей
Идея данного проекта зародилась в связи с острой потребностью в преобразованиях на Фабрике сборных конструкций, которые позволили бы справиться с растущим спросом и настойчивыми требованиями рабочих улучшить условия труда. В связи с возросшим спросом за последний год на фабрике имели место такие проблемы как неопределенный технологический маршрут, превышение нормы отходов, неорганизованные рабочие места и нездоровая рабочая обстановка, что в результате привело к увеличению стоимости производства, ухудшению трудовой дисциплины и задержке доставки товаров. Поэтому проект направлен на упорядочение производственного процесса, сокращение количества отходов, оздоровление рабочей обстановки и организацию рабочих мест. В качестве методики достижения целей проекта избрана система 5S.
Фабрика сборных конструкций столкнулась с такими проблемами как непостоянный объем выпуска продукции и частое изменение настроек оборудования вследствие изменчивых параметров выпускаемой продукции и характеристик оборудования. В результате тратится много времени и усилий на изменение и установку конфигураций поточной линии, а также возникают сложности с откатом поточной линии, контролем за рабочими процессами, организацией рабочего места, чистотой и прозрачностью процесса. Все это имеет негативные последствия: приводит к порче материалов, потере ресурсов и необходимости их утилизации, а также перегружает производственный процесс и увеличивает напряженность рабочих. А значит, существует необходимость в анализе производственных процессов и перепланировке предприятия таким образом, чтобы оно отвечало требованиям производства продукции с гибкими параметрами и содержания рабочих мест в чистоте и порядке, а также, чтобы облегчить контроль за рабочим процессом. На рисунке изображены производственные отходы и товарно-материальные запасы, хранящиеся в цеху.
Заключение
В данной работе мы рассмотрели идею упорядочивания рабочих мест по системе 5S, простейшие идеи ее применения, а также внедрение ее на реальном производстве на фабрике сборных конструкций. Рассмотрев данную концепцию, мы можем видеть, что она работает. А что значит «работает» в формате такой концепции? Это значит, что она действительно помогает систематизировать рабочее место сотрудника и, следовательно, повышает его производительность. Можно и нужно реализовывать эту идею как на промышленных предприятиях (для которых она и была изначально разработана), так и в офисах на рабочих местах сотрудников. 5S помогает нам начать реальные изменения в организации, путем выявления реальных причин. Это не только техника применимая к «вещам» в бизнесе - это инструмент для формирования способа мысли и подхода к проблемам, с которыми сталкивается любой бизнес. Лишь обучив сотрудников данной концепции возможно сохранить её на предприятии и продолжить совершенствование. В противном случае эту концепцию придется постоянно искусственно поддерживать, чтобы она не самоуничтожилась после завершения внедрения её на предприятие за счет того, что не будет иметь поддержки и одобрения сотрудников, ради удобства которых она собственно и составлена.
Список литературы
организация уборка оборудование рабочий
1.Томас Фабрицио, Дон Тэппинг, 5S для офиса: как организовать эффективное рабочее место / Пер. с англ. - М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2008. 214 с., 5S for the Office: Organizing the Workplace to Eliminate Waste
2.Хирюки Х., 5S для рабочих: как улучшить свое рабочее место /Пер. с англ. М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2007. - 168 с.