Моделирование и анализ бизнес-процесса выпуска газеты

Моделирование и анализ бизнес-процесса выпуска газеты

Факультет дистанционного обучения

Томский Государственный Университет

систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР)

Кафедра АОИ

Курсовая работа

по дисциплине "Моделирование и анализ бизнес-процессов"

Моделирование и анализ бизнес-процесса выпуска газеты

Выполнил студент III курса

Хорошилов Г.Г.

Содержание

Введение

. Общая характеристика бизнес-процесса

. Построение внешней модели бизнес-процесса

. Построение функциональной модели процесса

. Построение объектной модели процесса

. Анализ окружения процесса

. Логический анализ процесса

. Анализ процесса по метрикам

. Анализ рисков

. Определение целей оптимизации

Заключение

Список использованных источников

Введение

Целью данной курсовой работы является приобретение навыков самостоятельного моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Объектом исследования данной курсовой работы является: процесс выпуска газеты.

В ходе работы нужно решить ряд следующих задач:

1.      Дать общую характеристику бизнес-процесса;

2.      Построить внешнюю модель;

.        Построить функциональную модель процесса;

.        Построить объективную модель процесса;

.        Провести анализ окружения процесса;

.        Провести логический анализ процесса;

.        Провести анализ процесса по метрикам;

.        Проанализировать риски;

.        Определить цели оптимизации;

.        Разработать и проанализировать модель нового бизнеса.

В работе использовали структурный метод IDEF.

1. Общая характеристика бизнес-процесса

Процесс подготовки и выпуска номера печатного периодического издания делится на несколько этапов: подготовка информации, формирование номера и, наконец, его выпуск и распространение.

Подготовка журналистской информации, предназначенной для определенного номера газеты, начинается с отбора информации. Отбор производится в отделах редакции и в ее секретариате. Информацию может отбирать и ведущий редактор номера, отвечающий за его содержание. Отбор этот идет с использованием нескольких основных источников. Во-первых, это оперативная информация, доставляемая корреспондентами и собкорами редакции, а также информационными агентствами. Второй источник - запас готовых материалов, хранящихся в "портфелях" отделов и секретариата.

Отобранная информация должна быть подготовлена к публикации. Эта подготовка происходит, прежде всего, в процессе редактирования текстов. В редактировании каждого текста обычно участвуют: сам автор; его руководитель, приводящий текст в соответствие с планом отдела; сотрудник секретариата или ответственный секретарь, проверяющий правдивость и точность информации, содержащейся в тексте, и при необходимости сокращающий его размеры; ведущий редактор или сам главный редактор, оценивающий значение информации и определяющий ее место в номере; возможно, наконец, и корректор, сигнализирующий в секретариат и автору о смысловых и стилистических ошибках, замеченных в тексте.

Последний этап подготовки текста - техническое редактирование. Оно производится в соответствии с нормами, предъявляемыми в редакции к размерам и форме публикаций в издании. В ходе редактирования определяются и указываются: объем текста (количество наборных строк), шрифт и формат набора, а также полоса, для которой предназначается текст.

Редактируют не только текст, но и оригиналы иллюстраций издания. Этим занимается бильд-редактор. Компьютеры и сканеры дают возможность кадрировать фотоснимки, уменьшать или увеличивать их размеры, удалять лишние детали и т.п.

После завершения подготовки всей журналистской информации формируется номер периодического издания в секретариате редакции. Осуществляется разделение всей массы материалов, отобранных для номера, на несколько частей. В каждой из них сосредоточиваются тексты и иллюстрации, объединяемые по какому-то общему признаку - теме, региону, времени описываемых событий. В каждой из таких групп публикаций производится дальнейшая их организация - выделение по значению, важности информации.

Переход к выпуску газетного номера совершается в процессе его макетирования. Макет номера - это его графический план, показывающий размещение текстов и иллюстраций на полосах, заголовков и авторских подписей, место и конфигурацию каждой из публикаций и т.д. Макетированием номера газеты руководят ответственный секретарь редакции и его заместители. При отсутствии у редакции электронной базы, позволяющей перейти к современному процессу выпуска газеты, подготовленный ими макет передается в типографию, где версткой номера руководит выпускающий - сотрудник секретариата. Процесс выпуска номера разделяется на этапы, соответствующие важнейшим производственным операциям, - набор текстов, их верстка вместе с иллюстрациями в соответствии с макетами полос, их редакционная и корректорская вычитка, подписание каждой полосы главным редактором, подготовка печатных форм и другие - вплоть до печатания тиража газеты.

Процесс подготовки и выпуска газеты завершается ее распространением. Отдел распространения передает тираж своим контрагентам, занимающимся распространением. В зависимости от используемых методов распространения (подписка, розничная продажа, бесплатная доставка) это могут быть отделения Роспечати, фирмы, имеющие сети лотков или киосков, частные распространители периодики и др.

Для выполнения процесса потребуются трудовые и материальные ресурсы. К трудовым ресурса можно отнести всех людей, задействованных в выпуске газеты, а к материальным ресурсам: оборудование для печати газет, компьютеры, офисная техника.

Введем метрики, по которым будет измеряться бизнес-процесс:

1.      Время выполнения процесса;

2.      Стоимость/ издержки по процессу;

.        Качество продукта;

.        Спрос на продукт;

.        Окупаемость продукта.

. Построение внешней модели бизнес-процесса

В процессе участвуют:

1.  Ведущий редактор номера;

2.      Корреспонденты;

.        Информационные агентства;

.        Автор информации;

.        Руководитель автора;

.        Секретариат редакции;

.        главный редактор;

.        Корректор;

.        Бильд-редактор;

.        Отдел распространения;

.        Контрагенты;

Потребителями данного процесса являются:

1.      Отделения Роспечати;

2.      Фирмы, имеющие сети лотков или киосков;

.        частные распространители периодики;

.        Обычные покупатели.

Для каждого элемента окружения перечислим его обязательства по отношению к исследуемому процессу.

Обязанности ведущего специалиста:

¾         Отбор информации;

¾            Оценка значения информации;

¾            Определение места в номере;

Обязанности корреспондентов: доставка оперативной информации.

Обязанности информационного агентства: предоставление информации для газеты.

Обязанности автора информации и его руководителя:

¾         Редактирование текста;

¾            Форматирование текста в соответствие с планом отдела.

Обязанности секретариата редакции:

¾         Проверка правдивости и точности информации, содержащейся в тексте, сокращение ее размеров;

¾            Формирование номера периодического издания;

¾            Макетирование номера газеты;

¾            Верстка номера.

Обязанности главного редактора:

¾         Подписание каждой полосы;

¾            Может оценивать значение информации вместо ведущего редактора.

Обязанности корректора: проверка смысловых и стилистических ошибок.

Обязанности бильд-редактора: техническое редактирование.

Обязанности отдела распространения: передача тиража контрагентам.

Обязанности контрагентов: распространение тиража.

3. Построение функциональной модели процесса

Построение модели начнем с построения контекстной диаграммы (рис. 3.1).

Рис. 3.1 - Контекстная диаграмма процесса выпуска газеты

Вход дуг слева от блока представляют собой данные, необходимые для выполнения процесса выпуска газеты. Это информация, которая будет в последующем напечатана в газете.

Дуги, входящие сверху блока, описывают условия и данные, которые управляют процессом. Это промежуточные результаты в процессе выпуска работы, а также порядок проведения данного процесса.

Дуги входящие снизу блока означают исполнителей процесса. Это секретариат и все его члены и руководители, все виды редакторов, участвующие в форматировании содержимого газеты, а также отдел распространения, занимающийся распространением тиража.

Дуги, выходящие справа из блока, показывают результат выполнения процесса, то есть готовый номер газеты.

Поведем декомпозицию контекстной диаграммы. Блок "Выпуск газеты" разделим на три блока: "Подготовка информации", "Формирование номера", "Выпуск и распространение" (рис. 3.2).

Рис. 3.2 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

На входе блока "Подготовка информации" выдается информация для газеты. На выходе - отобранная информация для публикации. Исполнителями данного этапа являются: ведущий редактор, корреспонденты, автор, редакторы. Отобранная информация является входом для блока "Формирование номера". Выходом данного блока является готовый макет газеты. Исполнителями данного процесса являются: секретариат и главный редактор. Готовый макет газеты является входом для блока "Выпуск и распространение". Выходом данного блока является напечатанный тираж газеты. Исполнителями данного процесса являются: отдел распространения и контрагенты. Проведем декомпозицию блока "Подготовка информации" и разделим его на следующие блоки: "Отбор информации", "Подготовка публикации", "Техническое редактирование" (рис. 3.3).

Рис. 3.3 - Декомпозиция блока "Подготовка информации"

Проведем декомпозицию блока "Формирование номера" и разделим его на следующие блоки: "Макетирование номера", "Подготовка к печати".

Рис. 3.4 - Декомпозиция блока "Формирование номера"

Проведем декомпозицию блока "Выпуск и распространение" и разделим его на следующие блоки: "Печать номера", "Распространение".

Рис. 3.5 - Декомпозиция блока "Выпуск и распространение"

. Построение объектной модели процесса

Для построения объектной модели процесса создадим структурированное описание используемых в ходе выполнения процесса ресурсов и исполнителей процессов, а также описание их взаимодействия. Для этого выделим объекты исследуемого бизнес-процесса и для каждого такого объекта укажем его класс (исполнитель, документ и т.д.). Также для классов сделаем описание, включающее: атрибуты (свойства, характеристики) и операции, выполняемые в ходе процесса. Все данные занесем в таблицу 4.1.

Таблица 4.1 Описание ресурсов и исполнителей процесса

. Анализ окружения процесса

Проведем анализ требований клиентов. Дадим оценку по метрикам, которые характеризуют степень удовлетворенности клиента. При этом будем использовать балльные оценки (по 10-и балльной шкале). Сделаем вывод о слабых и сильных сторонах исследуемого бизнес-процесса (таб. 5.1).

бизнес процесс метрика оптимизация

Таблица 5.1 Оценка по метрикам

Исходя из данных таблицы, можно сказать, что процесс успешен. Оценки по всем метрикам довольно высокие.

. Логический анализ процесса

Для проведения логического анализа, перечислим шаги исполнения процесса:

1.      Отбор информации;

2.      Редактирование текстов;

.        Совершенствование текста в соответствии с планом отдела;

.        Проверка правдивости и точности информации;

.        Оценка значения информации и определение ее места в номере;

.        Выявление смысловых и стилистических ошибок;

.        Техническое редактирование;

.        Разделение всей массы материалов, отобранных для номера;

.        выделение по значению, важности информации;

.        макетирование;

.        набор текстов;

.        верстка текстов;

.        редакционная и корректорская вычитка;

.        подписание каждой полосы;

.        подготовка печатных форм;

.        печатание тиража газеты;

.        распространение тиража.

Таблица 6.1 Оценка шагов бизнес-процесса

По результатам оценки видим, что НУЦ - действия присутствуют. Это "Разделение всей массы материалов, отобранных для номера", "выделение по значению, важности информации", "редакционная и корректорская вычитка", "подписание каждой полосы". Здесь мы можем удалить первое и четвертое действие, тем самым уменьшим время процесса. Остальные функции приемлемы и не требует совершенствования.

. Анализ процесса по метрикам

Для осуществления анализа процесса по метрикам производят измерение существующего бизнес-процесса (каждого шага процесса) в соответствии с выделенными метриками. Для измерения процесса по метрикам времени будем использовать сетевой график (рис. 8.1).

Рис. 7.1 - Сетевой график процесса выпуска газеты

Дуги данного графа являются шагами, а вершины - событиями (результатами выполнения работ). Для каждого шага определим время выполнения. Описание данного графа представлено в таблице 7.1.

Таблица 7.1 Шаги и события бизнес процесса

На выполнение всего процесса необходимо 7 - 8 дней. Наиболее длительным шагом процесса является "Распространение тиража" и "Отбор информации". Отбор информации занимает большое время, так как нужен ее тщательный отбор и подготовка. Сократить время распространения тиража можно за счет увеличения клиентов с помощью рекламы.

. Анализ рисков

Для выявления рисков будем брать отдельные шаги процесса, анализировать их с точки зрения возможности возникновения нежелательных событий.

Для каждого из выделенных рисков укажем:

¾         объект риска (функция, шаг процесса);

¾            фактор риска (причина возникновения);

¾            последствия (возможные нежелательные события);

¾            значимость риска (катастрофический, критический, существенный, граничный);

¾            вероятность наступления риска (очень высокая, довольно высокая, не слишком высокая, умеренная, небольшая, незначительная).

Анализ рисков представим в таблице 8.1

Таблица 8.1 Анализ рисков

По данным таблицы составим карту рисков (рис. 8.1).

Рис. 8.1 - Карта рисков

Граница между черным и белым полем - это критическая граница терпимости. Риски, расположенные выше и справа от этой границы, классифицируются как "невыносимые", а расположенные ниже и слева - как "терпимые". На рисунке 8.1 в зону терпимости входят все риски 1, 2 и 3.

9. Определение целей оптимизации

На основе результатов анализа окружения, логического анализа процесса, анализа процесса по метрикам и анализа рисков составим список проблем существующего бизнес-процесса. Проранжируем список по важности: 1 - самый важный, 2 - менее важный и т.д. (таблица 10.1).

Таблица 10.1 Список проблем

Исходя из выявленных проблем, выдвинем цели оптимизации процесса. Цели структурируем в виде иерархии (дерева целей). (рис. 10.1).

Рис. 10.1 - Дерево целей

Для достижения сокращения времени распространения тиража необходимо:

1.      заключить контракты с большим количеством реализаторов газет;

2.      запустить рекламу.

Для того, чтобы сократить время отбора информации необходимо:

1.      организовать отдел, занимающийся отбором иформации.

Заключение

В ходе выполнения работы были приобретены навыки самостоятельного моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Были проведены следующие анализы процесса:

1.      анализ окружения процесса;

2.      логический анализ процесса;

.        анализ процесса по метрикам;

.        анализ рисков;

Были построены внешняя, функциональная, объектная модели.

Список использованных источников

1.     Силич М.П. Моделирование и анализ бизнес-процессов: Учебное методическое пособие. - Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2009. - 35 с.

2.      Силич М.П. Моделирование и анализ бизнес-процессов: Учебное пособие. - Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2009. - 197 с.

.        Шеер А. Моделирование бизнес-процессов./ А. Шеер. - М., 2011. - 206 с.

.        Абдикеев Н. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA/ Н. Абдикеев. - М., 2006 - С 456

.        Елиферов В., Репин В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. - М., 2008 - С. 346

.        Калашян А. Н. Структурные модели бизнеса. DFD-технологии. - М., 2004. - 282 с.

.        Шеер А. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы - М., 2011. - 560 с.