Разработка системы учета обращений граждан в Отделении социальной помощи г. Запорожья

Разработка системы учета обращений граждан в Отделении социальной помощи г. Запорожья

Введение

Основные идеи современных информационных технологий базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с обеспечением возможности гибкого выбора данных, их анализа и представления в необходимой для пользователя форме [1]. Базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД) [1]. В данной работе выполнены разработка и внедрение информационной системы автоматизации учета обращений граждан за материальной помощью в подразделения «Управления труда и социальной защиты населения Запорожского городского совета».

Актуальность: работы состоит в переводе учета обращения граждан к службам социальной защиты населения в электронную форму и решений проблемы синхронизации регистрационных данных городского и районных подразделений «Управления труда и социальной защиты населения Запорожского городского совета».

Целью работы являлась разработка СУБД для учета обращений граждан в УТСЗНЗГС для получения социальной помощи.

Для достижения поставленной цели было необходимо реализовать следующие задачи:

1.     Ознакомится со структурой и функциями УТСЗНЗГС;

2.      Разработать СУБД для автоматизированного ввода, хранения и обработки данных обращений граждан в городское и районных отделений;

.        Разработать способ синхронизации баз данных городского и районных отделений.

Практическое значение: ценность выполненной работы состоит во внедрении автоматизированной системы в городском и районных отделениях «Управления труда и социальной защиты населения Запорожского городского совета» (УТСЗНЗГС) для получения социальной помощи.

1. Основы построения баз данных

.1 Базы данных

база алгоритм программа данные

База данных - это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях и явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части [2].

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблиц называют записями, все записи имею одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты и объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов [2].

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). СУБД - комплекс программных и лингвистических средств общего или специального назначения, реализующий поддержку создания баз данных, централизованного управления и организации доступа к ним различных пользователей в условиях принятой технологии обработки данных [3].

Большинство СУБД характеризуются используемой моделью, средствами администрирования и разработки прикладных процессов.

СУБД должна обеспечивать:

описание и сжатие данных;

манипулирование данными;

физическое размещение и сортировку записей;

защиту от сбоев, поддержку целостности данных и их восстановление;

работу с транзакциями и файлами;

безопасность данных.

При создании таблиц необходимо определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии, проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задают связи по совпадению значений полей в разных таблицах. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Существует три вида связей [2]:

один - ко - многим;

многие - ко - многим;

один - к - одному;

Например, клиенты и заказы связаны отношением «один - ко - многим», т.к. одной записи в таблице, содержащей сведения о клиентах, может соответствовать несколько записей в таблице заказов этих клиентов. Если же рассмотреть отношение между преподавателями и курсами, которые они читают, то это будет отношение «многие - ко - многим», т.к. один преподаватель несколько курсов, но и один курс могут читать несколько преподавателей. Отношение «один - к - одному» встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношение «один - к - одному» с основной таблицей.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейших операции с данными:

- Добавлять в таблицу одну или несколько записей;

- Удалять из таблицы одну или несколько записей

Обновлять значения некоторых или всех полей в одной или нескольких записях;

- Находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию [1].

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей. Запросы к базе данных формируются на специальном созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов Structured Query Language (SQL) [4].

SQL - стандарт коммуникации с базой данных, который поддержан ANSI. Список преимуществ SQL можно представить в следующем виде: независимость от конкретных СУБД; переносимость с одной вычислительной системы на другую; наличие стандартов; поддержка со стороны компании Microsoft (протокол ODBC); реляционная основа; высокоуровневая структура, напоминающая английский язык; возможность выполнения специальных интерактивных запросов: обеспечение программного доступа к базам данных; возможность различного представления данных; полноценность как языка, предназначенного для работы с базами данных; возможность динамического определения данных; поддержка архитектуры клиент / сервер. Все приведенные в этом разделы требования и технологии создания СУБД поддерживаются многими системами, например: Oracle, MS SQL Server, MySQL, MS Access. [5]

Основные функции СУБД по работе с пользователями - это защита данных от несанкционированного доступа, поддержка многопользовательского режима, работ с данными и обеспечение целостности и согласованности данных. Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или менять. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться не согласованными. Например, если две таблицы связаны отношением «один - ко - многим», то нельзя внести запись в таблицу на стороне «один» [2].

база алгоритм программа данные

1.2 Запросы и их классификация

Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных из одной или нескольких таблиц. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблицы и выполнять над ними ряд операций. В СУБД существует несколько видов запросов [6]:

запросы на выборку, осуществляющие выборку данных из таблиц, например:

SELECT *

FROM *;

выборка всех данных из всех существующих таблиц;

запросы на изменение, позволяющие модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи), например:

UDATE CategoriesCotegory = «інвалід ВВВ 1 гр»Category = «інвалід ВВВ»;

данный запрос изменяет название «інвалід ВВВ» на «інвалід ВВВ 1 гр» в таблице Categories в поле Category;

- запросы на добавление, позволяющие добавлять данные в таблицу, например:

INSERT INTO Categories (CategoryID, Category) (‘9’, ‘Чорнобилець’);

данный запрос добавляет в таблицу Categories с кодом ‘9’ параметр ‘Чорнобилець’;

запросы на удаление, позволяющие удалять данные с таблицы или сами таблицы, например:

DELETECategoriesCategory = «інвалід ВВВ»;

данный запрос удаляет с таблицы Categories запись «інвалід ВВВ».

запросы на автоподстановку, позволяющие автоматический заполнять поля для новой записи (Microsoft Access) [3];

запросы на создание таблицы, позволяющие создать новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а так же другие типы запросов:

CREATE DATABASE Shop;

данный запрос создает базу данных Shop,

CREATE TABLE user (id char, name text, surname text, date date);

данный запрос создает таблицу user с указанием типа для каждого поля;

запросы на удаление таблицы, позволяющие удалять таблицу с находящимися в ней данными, например:

DELETE TABLE user;

данный запрос удаляет таблицу user.

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В СУБД существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Основное сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что в них проводится извлечение подмножество записей из базовой таблицы или запроса. Для осуществления выбора фильтра или запроса необходимо понимать, как предполагается использовать отобранные записи [6]. Фильтр можно использовать при работе в режиме таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы;

для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;

для просмотра отдельных полей таблицы;

для выполнения отдельных вычислений над значениями полей;

Основные отличия запросов и фильтров заключается в следующем:

фильтры не позволяют добавить еще несколько таблиц, записи которых включаются в возвращаемый набор записей;

фильтры не позволяют указать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей;

фильтры не могут быть выведены как отдельный объект в окне базы данных;

фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Наиболее распространенными является внутреннее соединение (эквисоединение). Если таблицы связаны соотношением «один - ко - многим», соединения основываются на уникальном значении поля первичного ключа в одной таблице и значениях поля внешнего ключа в другой таблице. В результирующее множество запроса попадают все записи из главной таблицы (таблицы «один»), для которых имеются соответствующие записи в подчиненной таблице (таблица «многие»). Если в подчиненной таблице записи с заданной величиной отсутствуют, то соответствующие записи в главной таблице в результирующее множество не включается. Результатом такого запроса являются все записи, значения связанных полей которых в обеих таблицах совпадают. Другими словами, эквисоединение связывают данные полей записей таблиц отношением равенства.

Для создания запроса, объединяющего все записи из одной таблицы и только те записи из второй, в которых связанные поля совпадают, используют внешнее соединение. Независимо от того, имеются ли соответствующие записи во второй таблице, все записи первой попадают в результирующее множество запроса.

Если необходимо связать данные любым отношением, кроме отношения равенства, используют соединение по отношению (тета - соединение).

Для обозначения внутренних соединений в СУБД используется зарезервированные слова SQL - это INNER JOIN, а для указания внешних соединений - слова LEFT JOIN или RIGHT JOIN. Выражение WHERE <поле1>=<поле2> соответствует внутреннему соединению, а WHERE поле1>поле2 соответствует соединению по отношению (одному из таких соединений), например [6]:

SELECT *a JOIN b LEFT JOIN c ON (c.key=a.key)JOIN d ON (d.key=a.key)b.key=d.key;

SQL запрос внешнего соединения с использованием LEFT JOIN;

SELECT *a INNER JOIN b ON a.key=b.key b.key=2;

SQL запрос объединения таблиц на основе INNER JOIN.

Для связывания данных в одной таблице применяют рекурсивное соединение, которое создается путем добавления в запрос копии таблицы и связывания полей идентичных таблиц (Microsoft Access). Рекурсивные соединения крайне редко используется в базах данных не смотря на то, что они и обеспечивают целостность данных и возможность задать ограничения значений.

2. Построение схемы данных и разработка алгоритмов программы

.1 Структура и задачи Управления труда и социальной защите населения Запорожского городского совета

. Управление труда и социальной защите населения Запорожского городского совета (УТСЗНЗГС) есть исполнительным органом Запорожского городского совета.

Управление реализует полномочия органов социальной защиты населения, предусмотренные Постановлением Кабинета Министров Украины от 29.09.2000 г. №1498 и полномочия исполнительных органов городского совета в сфере социальной защиты населения города, предусмотренные ст. 34 Законом Украины «Про городское самоуправление».

. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией и Законами Украины, актами Президента Украины и Постановлением Кабинета Министров Украины, приказами Министерства труда, распоряжениями Председателя областной государственной администрации, решениями Городского совета и исполнительного комитета, распоряжениями городского головы и Положением про Управление.

. Управление осуществляет управление городской службой социальной помощи и управлением труда и социальной защиты населения районных администраций.

. Основные задачи управления:

реализация государственной политики в сфере социальной защиты и поддержки населения, организация выполнения решений государственной исполнительной власти и органов местного самоуправления в этой сфере;

обеспечение, по мере своих полномочий, контроля за поддержанием законодательства о труде, охране труда, занятости населения, общего обязательного государственного социального страхования, пенсионного обеспечения, социальной защиты населения;

анализ демографической ситуации и реальных социальных процессов, которые происходят в городе их влияния на уровень жизни населения, создание, на основе такого анализа, баз данных о населении, которое требует помощи, определение стратегии и тактики городского совета её исполнительного комитета в сфере социальной защиты населения;

анализ и координация деятельности общественных и благотворительных организаций, благотворительных фондов, предприятий, учреждений в сфере социальной защиты населения, содействия развитию благотворительности в городе;

разработка и реализация городских мероприятий, направленных на социальную защиту населения города, привлечение дополнительных, внебюджетных средств на их реализацию;

организация работы подчиненных учреждений и организаций, а так же контроль за их деятельностью.

. Управление несет ответственность за возложенные на него задания:

обеспечивает целевое использование бюджетного финансирования на социальную защиту населения;

организовывает осуществление контроля по обеспечению социальной защиты работников с вредными условиями труда на производстве, в учреждениях и организациях, а так же контроля качества проведения аттестации рабочих мест, по условиям труда и предоставления работникам соответствующих законодательству льгот и компенсаций за работу во вредных условиях;

организовывает и осуществляет контроль с участием Управления труда и социальной защите населения районных администраций в проведении коллективных переговоров и составлении территориальных тарифных соглашений, решений трудовых споров (конфликтов) относительно предприятий, учреждений и организаций, находящихся на территории города, регистрации коллективных договоров и соглашений и их выполнение;

берет участие в разработке и осуществлении городской программы занятости населения, средств, направленных на реализацию долгосрочной государственной политики развития трудового потенциала;

анализирует социальные процессы в городе, определяет степень их влияния на уровень жизни граждан, состояние выполнения условий социальной поддержки и предоставляет предусмотренные законодательством льготы социально не защищенным гражданам, предоставляет исполкому и городскому совету предложения по поводу этих вопросов;

координирует деятельность городских общественных организаций, предоставляет им консультации по вопросам социальной защиты населения и помогает благотворительным, религиозным организациям, отдельным гражданам, их объединениям в предоставлении ими социальной помощи инвалидам, ветеранам войны и труда, гражданам пожилого возраста, остальным нуждающемся слоям населения города;

организовывает личный прием граждан, проводит консультации и разъясняет гражданам положение нормативно-правовых актов по вопросам, которые относятся к компетенции Управления, осуществляет, согласно действующему законодательству, своевременное рассмотрение обращений граждан, предприятий, учреждений и организаций, внедряет необходимые мероприятия по устранению причин, которые вызывают жалобы;

организовывает проведение социологических исследований по проблемам социальной защиты населения города;

определяет категории и численность населения, которое требует помощи, формы и объемы социальной поддержки, разрабатывает и дает на утверждение исполкому или городскому совету критерии и механизмы, по которым предоставляется помощь гражданам в соответствии с городскими мероприятиями;

создает базу данных граждан города, которые требуют помощи;

организовывает и контролирует исполнение подчиненными учреждениями и организациями городских мероприятий по социальной защите населения;

организовывает контроль по поддержанию предприятиями всех форм собственности нормативов рабочих мест, предназначенных для трудоустройства инвалидов, влияет созданию производства, цехов и участков для использования их труда, профессионально-техническому обучению и переквалификации инвалидов, проверяет на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности условия труда инвалидов;

согласно действующему законодательству, согласовывает проекты строительства и реконструкции жилищ, сооружений, транспортных средств, на предмет их соответствия потребностям инвалидов;

организовывает контроль в соответствии с законодательством предоставления льгот инвалидам, ветеранам войны и труда, предоставление субсидий для возмещения затрат на оплату жилищно-комунальных услуг, приобретения сжатого газа, твердого и редкого печного бытового отопления;

организовывает, вместе с подчиненными структурами, материально-бытовое обслуживание инвалидов, ветеранов войны и труда, их санитарно-курортное лечение, предоставление протезно-ортопедической помощи, способствует обеспечению инвалидов транспортными средствами в установленном порядке;

организовывает контроль по предоставлению компенсационных выплат инвалидам на бензин, техническое обслуживание и ремонт автомобиля, транспортное обслуживание инвалидов, санитарно-курортного лечение;

до передачи функции по назначению и выплате пенсий Пенсионному фонду организовывает контроль по начислению и выплате пенсий районными управлениями, формирует банк данных получателей социальной помощи по категориям семей и видам помощи, организовывает и контролирует пересчет ранее назначенных пенсий и помощи;

организовывает предоставление консультационно-правовой помощи предприятиям, учреждениям и организациям всех видов собственности по подготовке документов для назначения пенсий, а так же способствует гражданам в получении документов, необходимых для назначения пенсий и помощи;

способствует внедрению персонального учета в системе обязательного государственного пенсионного страхования;

организовывает и контролирует инвентаризацию пенсионных личных дел и личных счетов пенсионеров и лиц, которуые получают помощь в установленном законодательством порядке;

готовит городскому совету предложения по поводу предоставления льгот по оплате местных налогов и сборов, арендной платы для решения проблем социальной защите нуждающихся граждан города;

готовит доклады, отчеты, информацию по вопросам социальной защиты малообеспеченных слоев населения и предоставляет обратную информацию городскому исполкому и Управлению труда и социальной защиты населения Запорожской области государственной администрации;

организовывает семинары и способствует подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников социальной сферы;

организовывает реализацию мероприятий по развитию современных информационных технологий и созданию единой компьютерной сети с подчиненными учреждениями;

обеспечивает освещение в средствах массовой информации проблем социальной защиты и информирует население о деятельности Управления в этой сфере;

выполняет остальные функции предусмотренные законодательством.

2.2 Структура службы социальной помощи

Существует большое количество людей, которые нуждаются в социальной помощи государства. Оказанием такой помощи занимается УТСЗНЗГС. Эта государственная служба состоит из городского и районных отделений.

Социальная помощь предоставляется следующим льготным категориям:

инвалид Великой Отечественной Войны 1 - 3 группы;

инвалид 1 - 3 группы;

пенсионер;

пострадавший от Чернобыльской АС;

мать-одиночка;

многодетная семья;

малообеспеченная семья с детьми (инвалидами);

ветеран войны;

сирота;

Герой Советского Союза;

вдова;

опекун;

участник боевых действий, локальных воин;

участник Великой Отечественной Войны.

УТСЗНЗГС предоставляет следующие виды помощи обратившимся гражданам:

на телефонизацию;

на ремонт жилья;

выделение жилья;

помощь с жилищными кооперативами;

на газификацию;

на восстановление подключения коммуникаций (газа, воды, отопления);

на обучение;

на оформление статуса льготной категории;

на протезирование (слуховой аппарат);

на протезирование (инвалидная коляска);

на протезирование (тазобедренный сустав);

на протезирование (костыли);

на протезирование (очки);

на компенсацию за курортное лечение;

на оздоровительные путевки для детей;

на оздоровительные путевки для взрослых;

на остальные вопросы охраны здоровья;

помощь в трудоустройстве;

помощь в выплате заработной платы в связи с задержками;

помощь на восстановление на рабочее место;

жалоба на работодателя;

помощь оценки оплаты труда;

помощь расчета налога от заработной платы;

льготы;

материальная помощь, которая включает в себя:

зубное протезирование;

лечение;

на лечение глаз;

на технику для лечения;

на лекарственные препараты;

на проживание;

на экстраусловия (пожар, смерть);

на бытовую технику (телевизор, компьютер, холодильник).

выплата пенсии;

гуманитарная помощь;

выплата пособия освободившимся из мест заключения;

установка памятника;

компенсация (заключенным концлагерей);

социальная защита;

билет на новогоднюю елку;

поздравление (с днем Победы и т.д.)

приобретения угля для отопления;

оформление подписки на газету и журналы;

прокат бытовой техники (телевизор, холодильник);

наборы продуктов питания;

транспортные перевозки льготных категорий.

Гражданин может получить социальную помощь, как в городском отделении, так и в районом по месту жительства. Для того чтобы обратившийся гражданин не мог получить дважды социальную помощь, городское и районное отделение обмениваются списками обратившихся граждан.

2.3 Схема данных

Схема данных (Рис. 2.1) построена с помощью стандартных средств Microsoft Access. Как видно главная таблица Registrations имеет в основном связь один ко многим с таблицами справочниками, содержащими не более двух полей.

Рис. 2.1. Схема данных

.4 Таблицы и типы данных

Таблица Administators содержит информацию об администраторах, контролирующих оказание помощи по заявке гражданина и содержит следующие поля:

·   AdmnID - (счетчик) уникальный код присваивающейся администратору.

·   Admin - (текстовый) содержит фамилию и инициалы администратора.

Таблица Categories содержит информацию о льготных категориях обратившихся граждан и содержит следующие поля:

·   CategoryID - (счетчик) уникальный код, присваивающейся каждой льготной категории.

·   Category - (текстовый) название льготной категории гражданина.

Таблица Contents содержит информацию о виде социальной помощи и имеет в наличии такие поля:

·   ContentID - (счетчик) уникальный код присваивающейся каждому виду социальной помощи.

·   Content - (текстовый) содержит информацию о виде социальной помощи.

Таблица ControlTypes нужна для конечного учета информации о контроле данного обращения и содержит следующие поля:

·   ControlID - (счетчик) уникальный код присваивающейся каждому типу контроля.

·   Contol - (текстовый) содержит типы контроля, такие как: удовлетворено; отказано; разъяснено; контроль; дополнительный контроль; закрыто в связи со смертью; закрыто по заявлению.

Таблица MatReport необходима для генерирования отчета по материальной помощи из таблицы Registrations, которая содержит такие поля:

·   Surname - (текстовый) фамилия обратившегося гражданина.

·   Fname - (текстовый) имя обратившегося гражданина.

·   Pname - (текстовый) отчество обратившегося гражданина.

·   Category - (текстовый) название льготной категории.

·   Address - (текстовый) адрес места жительства обратившегося гражданина.

·   TotalSum - (числовой) поле содержит информацию о сумме средств, выделенной на социальную помощь.

·   DecisonDate - (дата / время) поле содержит информацию о дате исполнения приказа о предоставлении материальной помощи.

Таблица Performers содержит информацию об исполнителях, которые рассматривают заявку на социальную помощь обратившегося гражданина и содержит поля:

·   Performer - (текстовый) содержит фамилию каждого исполнителя.

Таблица Regions содержит названия всех административных районов города и содержит следующие поля:

·   RegionID - (счетчик) уникальный код присваивающейся каждому району.

·   Region - (текстовый) содержит название всех административных районов.

Таблица Registration-Performers необходима для просмотра и контроля над исполнителями и заявками, а так же является таблицей пересечений, необходимой, поскольку исполнители и обращения связаны связью «много - ко - многим». Данная таблица хранит в каждой записи уникальную пару код обращения - код исполнителя и содержит такие поля:

·   Registration-PerformersID - (счетчик) уникальный код присваивающейся каждой заявке сделанной определенным исполнителем.

·   RegistrationID - (счетчик) уникальный код заявки.

·   PerformerID - (счетчик) уникальный код исполнителя.

Таблица Totals содержит информацию о дополнительном контроле после просмотра и одобрения заявки администратором и содержит следующие поля:

·   TotalID - (счетчик) уникальный код дополнительного контроля.

·   Total - (текстовый) содержит виды дополнительного контроля.

Таблица Registration является главной таблицей и содержит информацию о гражданине, обратившимся за социальной помощью в следующих полях:

·   RegistrationID - (счетчик) уникальный код каждого обращения (заявки).

·   Data - (дата / время) дата обращения в подразделение УТСЗНЗГС.

·   Index - (текстовый) алфавитный код с порядковым номером, кодирующий первую букву фамилии.

·   Surname - (текстовый) фамилия обратившегося гражданина.

·   Fname - (текстовый) имя обратившегося гражданина.

·   Pname - (текстовый) отчество обратившегося гражданина.

·   RegionID - (счетчик) уникальный код, присвоенный каждому району необходим для связи с таблицей Regions.

·   Adress - (текстовый) адрес места жительства обратившегося гражданина.

·   CategoryID - (счетчик) уникальный код, присваивающийся каждому виду социальной помощи, служит для связи с таблицей Category.

·   Extras - (текстовый) поле содержит дополнительную информацию о гражданине.

·   ContentID - (счетчик) уникальный код, присвоенный каждому типу контроля необходим для связи с таблицей Content.

·   Organisation - (текстовый) поле содержит информацию, куда перечислять материальную помощь.

·   Message - (текстовый) поле содержит информацию о поручении, руководителя, направившего в УТСЗНЗГС заявление.

·   Resolution - (текстовый) поле содержит информацию о резолюции присланной Органом социальной помощи.

·   AdminID - (счетчик) уникальный код, присвоенный каждому администратору необходим для связи с таблицей Administrators.

·   Performing_Date - (дата / время) содержит информацию о дате выполнения заявки.

·   ContentID - (счетчик) уникальный код, присвоенный каждому виду социальной помощи необходим для связи с таблицей Content.

·   AddControl - (дата / время) дата дополнительного контроля.

·   Decison - (текстовый) поле содержит решение, принятое по социальной помощи, например: расп-ие ЗМГ №162 р 13.02.06 про оплату лекарств 1000 грн. г/п*.

·   DecisonDate - (дата / время) поле содержит информацию о дате исполнения заявки.

·   TotalID - (счетчик) уникальный код дополнительного контроля необходим для связи с таблицей Total.

·   TotalSum - (числовой) поле содержит информацию о сумме, выделенной на социальную помощь.

·   Copy - (текстовый) служебное поле, необходимое для отметки о копировании данных в процессе синхронизации.

·   Sync - (текстовый) служебное поле, содержит метку для записей данных, которые участвуют в текущей синхронизации.

Таблица tableTemp нужна для синхронизации данных и содержит те же поля, что и таблица Registrations.

2.5 Описание системы

Автоматизированная система предназначена для учёта обращений граждан в подразделения УТСЗНЗГС за материальной помощью. Программное обеспечение СУБД контроля и учета социальной помощи разработано с помощью продукта Microsoft Access 97-2003. Система состоит из двух файлов Microsoft Access - registrations.mdb и temp.mdb, которые должны находиться в каталоге C:\Programs. Программа представляет собой базу регистрационных данных о гражданах, обратившихся за социальной помощью. Программа имеет легкий и удобный интерфейс, который не требует дополнительного опыта работы с компьютером. Данная программа позволяет:

вводить регистрационные данные обращений граждан;

осуществлять поиск и выборку данных по различным критериям;

вести справочники пользователя;

генерировать отчёты по занесенным данным;

выполнять синхронизацию данных с базами районных отделений.

Рис. 2.2. Главное окно программы районного отделения

Рис. 2.3. Главное окно программы городского отделения

На рисунках 2.2, 2.3 показано главное окно программы, которое появляется при открытии программы. Как видно в окне находятся кнопки, которые позволяют вызвать дополнительные меню программы. С главного окна можно попасть в формы «Ввод данных», «Работа со справочниками», «Работа с отчетами» и «Синхронизация». В программе районного отделения (рис. 2.2) кнопка «Робота со справочниками» отсутствует, так как в районных отделениях нет необходимости редактирования соответствующих данных.

Рис. 2.4. Интерфейс ввода данных районного отделения

Рис. 2.5. Интерфейс ввода данных городского отделения

На рисунках 2.5, 2,6 показан интерфейс окна ввода данных районного и городского отделения. С помощью данной формы оформляется заявка на получение социальной помощи обратившемуся гражданину. Эта форма содержит такие данные: дата обращения или заполнения заявки, индекс, Ф.И.О гражданина, адрес, льготную категорию, вид социальной помощи, организацию, которой будут перечисляться средства, данные о поручении и резолюциях, данные администратора, курирующего проект, дату выполнения, ответ или решение и сумму (Рис. 2.6). Данная форма так же может использоваться для просмотра и поиска информации.

Рис. 2.6. Пример ввода данных

При вводе данных надо учитывать что существуют поля в которых содержатся справочники и они являются обязательными для ввода. На рис. 7 приведен пример всех полей с расшифровкой их назначения:

1.      Поле «Дата» предназначено для ввода даты обращения граждан. Пример ввода: 01.02.2007

2.      Поле «Индекс» предназначено для ввода индекса регистрации гражданина в виде Первая_буква_фамилии-Порядковый_номер. Пример ввода для фамилии Иванов: И-4

.        Поле «Прізвище» предназначено для ввода фамилии гражданина

.        Поле «Ім’я» предназначено для ввода имени гражданина

.        Поле «По-батькові» предназначено для ввода отчества гражданина

.        Поле со списком «Район» предназначено для выбора из списка административного района проживания гражданина и является обязательным полем для ввода.

.        Поле «Адреса» предназначено для ввода адреса проживания гражданина. Данные вводятся в произвольной форме.

.        Поле со списком «Категорія» предназначено для выбора из списка льготной категории гражданина и является обязательным полем для ввода.

.        Поле «Додаткові відомості» предназначено для ввода дополнительной информации, например «з місць позбавлення волі», «допомога на лікування родича П.І.П.» и др.

.        Поле со списком «Зміст» предназначено для выбора из списка содержания материальной помощи гражданину и является обязательным полем для ввода.

.        Поле «Організація» предназначено для ввода кода организации, перечисляющей средства на оказание материальной помощи.

.        Поле «Доручення» предназначено для ввода информации о поручении вышестоящей организации с указанием даты и ответственного лица.

.        Поле «Резолюція» предназначено для ввода информации о резолюции, накладываемой по данному обращению.

.        Поле «Строк виконання» предназначено для ввода срока выполнения решения по обращению гражданина. Пример ввода: 01.04.2007

.        Поле со списком «Контроль» предназначено для выбора из списка вида контроля по текущему решению и является обязательным полем для ввода.

.        Поле «Додатковий контроль» предназначено для ввода дополнительных данных о контроле.

.        Поле «Рішення» предназначено для ввода решения по конкретной заявке гражданина.

.        Поле «Дата виконання» предназначено для ввода даты выполнения решения по обращению гражданина. Пример ввода: 11.05.2007

.        Поле со списком «Підсумок» предназначено для выбора из списка общего итога по обращению гражданина и является обязательным полем для ввода.

.        Поле «Сума» предназначено для ввода суммы материальной помощи.

.        Поле со списком «Виконавці». В данном поле выбираются один или несколько исполнителей по данному обращению, и является обязательным полем для ввода.

Для сохранения введенных данных необходимо внизу окна нажать кнопку , после чего осуществится переход на новую запись и сохранение только что введенных данных. В программе же районного отделения отсутствующие поля в базе данных не заполняются, а просто содержат пустые ячейки в таблице. Таким образом, сохраняется единая структура базы данных городского и районных отделений УТСЗНЗГС.

2.6 Справочники

Справочники (Рис. 2.7) используются в форме «Ввод данных» для городского отделения. В справочнике содержится информация о «Категориях», «Содержании», «Исполнителях», «Администраторах», «Контроле» и «Итоге».

Рис. 2.7. Окно справочников

Справочник (Рис. 2.8) представляет собой список данных, который можно добавлять, изменять или удалять.

Рис. 2.8. Окно редактирования справочника

2.7 Построение отчетов

С целью автоматизации составления отчетов по оказанной социальной помощи были разработаны соответствующие средства. Отчеты строятся с помощью стандартных средств Microsoft Access. Для простоты вывода отчетов была создана форма-построитель календарных отчетов (Рис. 2.9). Для вывода отчета необходимо все лишь ввести дату начала и конца отчетного периода, после чего нажать кнопку вывести отчет. Таким образом, можно строить разные виды отчетов социальной помощи: еженедельные, квартальные, годовые и т.д.

Рис. 2.9. Форма вывода отчета

Календарь - это стандартный элемент ActiveX, который может быть настроен в зависимости от потребностей пользователей. Так как в Microsoft Access отчеты строятся на основе таблиц или существующих запросов для этого была создана специальная таблица MatReport содержащая следующие поля: Surname, Fname, Pname, Category, Adress, TotalSum и DecisionDate. С помощью средств Visual Basic была разработана процедура генерирования отчета. Ниже приведен исходный код процедуры генерации отчета:

Private Sub Button18_Click()                   ‘Обработка нажатия кнопки

On Error GoTo Err_Button18_Click        ‘При возникновении ошибки перейти в процедуру ее обработки

Dim x As String            ‘Объявление переменно

Dim y As String            ‘Объявление переменно

Dim stDocName As String     ‘Объявление переменно

Dim stSQL As String              ‘Объявление переменно

x = Me. Calendar1. Value       ‘Присвоение данных переменной календаря 1

y = Me. Calendar2. Value       ‘Присвоение данных переменной календаря 2

x = Format (Me. Calendar1. Value, «mm/dd/yyyy»)             ‘Преобразование формата календаря 1

Mid$(x, 3) = «/»  ‘Преобразование символа «.» в «/»

Mid$(x, 6) = «/»  ‘Преобразование символа «.» в «/»

y = Format (Me. Calendar2. Value, «mm/dd/yyyy»)             ‘Преобразование формата календаря 2

Mid$(y, 3) = «/»  ‘Преобразование символа «.» в «/»

Mid$(y, 6) = «/»  ‘Преобразование символа «.» в «/»

stSQL = «DELETE MatReport.*MatReport»    ‘SQL запрос очищающий данные с таблицы MatReport. RunSQL stSQL       ‘Выполнение SQL запроса

stSQL = «INSERT INTO MatReport (Surname, FName, PName, Category, Adress, TotalSum, DecisionDate)» & _

«SELECT Registrations. Surname, Registrations.FName, Registrations.PName, Categories. Category, Registrations. Adress, Registrations. TotalSum, Registrations. DecisionDateCategories INNER JOIN Registrations ON Categories. CategoryID = Registrations. CategoryID(((Registrations. DecisionDate) Between #» & x & «# And #» & y & «#));»                   ‘SQL запрос выполняющий добавление данных в таблицу MatReport

DoCmd. RunSQL stSQL        ‘Выполнение SQL запроса

stDocName = «MatReport»   ‘Инициализация переменной

DoCmd. OpenReport stDocName, acPreview    ‘Открытие отчета

Exit_Button18_Click:   ‘Блок завершения процедуры

Exit Sub     ‘Завершения процедуры нажатия кнопки

Err_Button18_Click:              ‘Начало блока обработки ошибк

MsgBox Err. Description       ‘Вызов системного сообщения об ошибке

Resume Exit_Button18_Click         ‘Если ошибка не появилась перейти в этот блок

End Sub     ‘Завершения процедуры обработки ошибок

Данный исходный код демонстрирует генерирование отчета, который состоит из нескольких этапов:

. Открытие процедуры обработки кнопки.

. Присвоение переменной x и y данные первого и второго календаря.

. Преобразование календарей в формат «мм/дд/гггг».

. Преобразование символа «/» на символ «.» в формате даты.

. Исполнение запроса, который очищает от данных таблицу MatReport.

. Исполнение запроса, который заполняет таблицу MatReport о предоставленной материальной помощи.

. Открытие отчета на основе таблицы MatReport.

8. Закрытие процедуры обработки кнопки.

Рис. 2.10. Отчет о гражданах получивших социальную помощь

Сгенерированный отчет о материальной помощи (Рис. 2.10) содержит: Ф.И.О. гражданина, его адрес, район проживания, льготную категорию, вид социальной помощи, дату получения и полученную сумму социальной помощи.

2.8 Синхронизация

Синхронизация городского и районных отделений необходима для контроля обратившихся граждан. Случаются ситуации, когда гражданин обратился дважды в службу социальной помощи: сначала в городское отделение, а затем и в районное по месту жительства. С целью предотвращения дублирования выделения материальной помощи в программе были разработаны средства синхронизации. Каждый месяц данные с районных отделений доставляются в городское отделение, где они синхронизируются и обрабатываются специалистами службы. Поскольку в настоящие время отсутствует компьютерная сеть, связывающая подразделения УТСЗНЗГС было принято решение о разработке средств синхронизации в оффлаин-режиме. Синхронизация представляет собой копирование информации с одной базы в другую путем выбора полей из таблицы Registrations несинхронизированных записей и их переноса во внешнюю таблицу Temp. После чего все данные готовы к отправке их по электронной почте или переносу на носителе информации. Все данные сохраняются в файл на жестком диске, главная программа (Registration) и временный файл (Temp) должны находится C:\Programs. Синхронизация происходит между районным и городским отделением, причем процесс синхронизации данных начинается со стороны базы-источника (районного отделения). Процесс синхронизации состоит из следующих этапов:

В базе районного отделения (Рис. 2.2) необходимо выполнить следующие действия:

1.      Нажать кнопку «Відправлення данных» (рис. 2.11) в окне «Синхронізація», в появившемся окне, предлагающем заменить таблицу tableTemp, нажать кнопку «Да». Таким образом, выполняются следующие запросы:

- Clear - отчистка временной таблицы tableTemp в виде SQL выглядит так:tableTemp.*tableTemp;

–       tempAdd - копирование данных из таблицы Registration в tableTemp при условии что в поле Copy таблицы Registrations нет символа «*» в SQL выглядит таким образом:

INSERT INTO tableTemp ([Date], [Index], Surname, FName, PName, RegionID, Adress, CategoryID, Extras, ContentID, Organisation, Message, Resolution, AdminID, Performing_Date, ControlID, AddControl, Decision, DecisionDate, TotalID, TotalSum)Registrations. Date, Registrations. Index, Registrations. Surname, Registrations.FName, Registrations.PName, Registrations. RegionID, Registrations. Adress, Registrations. CategoryID, Registrations. Extras, Registrations. ContentID, Registrations. Organisation, Registrations. Message, Registrations. Resolution, Registrations. AdminID, Registrations. Performing_Date, Registrations. ControlID, Registrations. AddControl, Registrations. Decision, Registrations. DecisionDate, Registrations. TotalID, Registrations. TotalSumRegistrations(((Registrations. Copy) Not Like «*»));

registrationsCopyUpdate - проставляет метку в виде символа «*» в поле Copy таблицы Registrations данных, которые были скопированы, в SQL виде выглядит таким образом:

UPDATE RegistrationsRegistrations. Copy = «*»;

- tempCopyUpdate - проставляет метку в виде символа «*» в поле Copy таблицы tableTemp данных, которые были скопированы, в SQL виде выглядит таким образом:

UPDATE tableTemptableTemp. Copy = «*»;

DoCmd. CopyObject «C:\Programs\Temp», acTable, «tableTemp»

2.      Закрыть программу.

3.      Скопировать файл temp.mdb, который находится в папке C:\Programs на дискету или какой-либо другой переносной носитель либо отправить его электронной почтой через Интернет.

.        Доставить скопированный файл в городское отделение.

Рис. 2.11. Окно синхронизации данных районного отделения

В базе городского отделения необходимо выполнить следующие действия:

5.      Скопировать файл temp.mdb с носителя в папку C:\Programs, перезаписав существующий файл.

6.      Запустить файл temp.mdb в папке C:\Programs двойным щелчком левой кнопкой мыши или нажатием клавиши Enter.

Рис. 2.12. Окно синхронизации данных внешней таблицы Temp

7.      После запуска файла нажать в открывшемся окне кнопку «Копіювання таблиці» (Рис. 2.12), в появившемся окне, предлагающем заменить таблицу tableTemp, нажать кнопку «Да». При данном действии запускается команда в Visual Basic, которая копирует таблицу tableTemp во внешний файл Registrations и выглядит следующим образом:

DoCmd. CopyObject «C:\Programs\Registrations», acTable, «tableTemp»

8.      Закрыть файл temp.mdb.

9.      Запустить программу городского отделения и открыть окно «Синхронізація»

.        Нажать кнопку «Полученння даних» (Рис. 2.13), в появившемся окне, предлагающем заменить таблицу tableTemp, нажать кнопку «Да».

Рис. 2.13. Окно синхронизации данных городского отделения

11.    Скопировать файл temp.mdb, который находится в папке C:\Programs на дискету или какой-либо другой переносной носитель либо отправить его электронной почтой через Интернет.

12.    Доставить скопированный файл в районное отделение, откуда были приняты данные.

После возвращения файла с городского в районное отделение, необходимо выполнить следующие действия:

13.    Скопировать файл temp.mdb с носителя в папку C:\Programs, перезаписав существующий файл.

14.    Запустить файл temp.mdb в папке C:\Programs двойным щелчком левой кнопкой мыши или нажатием клавиши Enter.

.        После запуска файла нажать в открывшемся окне кнопку «Копіювання таблиці» (Рис. 2.12), в появившемся окне, предлагающем заменить таблицу tableTemp, нажать кнопку «Да». При данном действии запускается команда в Visual Basic, которая копирует таблицу tableTemp во внешний файл Registrations и выглядит следующим образом:

DoCmd. CopyObject «C:\Programs\Registrations», acTable, «tableTemp»

16.    Закрыть файл temp.mdb

17.    Запустить программу районного отделения и открыть окно «Синхронізація»

.        Нажать «Підтвердження синхронізації» (Рис. 2.11), таким образом, выполняются запрос registrationsSyncUpdate, который проставляет в поле Sync метку в виде символа «*» при условии что в таблице tableTemp тоже находится такая метка в поле Sync что означает что данные были успешно синхронизированы в SQL виде выглядит следующим образом:

UPDATE Registrations INNER JOIN tableTemp ON Registrations. RegistrationID=tableTemp. RegistrationIDRegistrations. Sync= "*»

WHERE (((tableTemp. Sync)= "*»));

Выводы

В дипломной работе представлена разработка системы учета обращений граждан в подразделения УТСЗНЗГС для получения социальной помощи. Разработанная система обеспечивает ввод, поиск и сортировку данных, выводя подробную информацию об обратившихся гражданах:

полный список обратившихся граждан;

поиск граждан по любому критерию;

составление любых видов отчета об обратившихся гражданах;

синхронизацию данных баз городского и районного отделения.

В ходе выполнения дипломной работы были реализованы следующие задачи:

. Ознакомился со структурой и функциями УТСЗНЗГС;

2.     Разработана СУБД для автоматизированного ввода, хранения и обработки данных обращений граждан в городское и районных отделений;

3.      Разработан способ синхронизации баз данных городского и районных отделений.

Система была протестирована и внедрена в подразделение УТСЗНЗГС, где используется на данный момент.

Список использованных источников

1. URL: #"656700.files/image015.gif">

Рис. 1. Главное окно программы

В главном окне расположены 4 кнопки:

.        «Введення даних» - по нажатию этой кнопки открывается окно для ввода регистрационных данных обращений граждан (Рис. 2).

.        «Робота з довідниками» - по этой нажатию кнопки открывается окно «Довідники», при помощи которого возможно редактирование справочников (Рис. 7).

.        «Робота зі звітами» - кнопка вызывает окно, при помощи которого выводятся отчёты.

.        «Синхронізація» - по нажатию кнопки вызывается окно для выполнения синхронизации данных районных и городского отделений.

Описание полей окна ввода регистрационных данных граждан

Рис. 2. Окно ввода регистрационных данных граждан

Поле «Дата» предназначено для ввода даты обращения граждан. Пример ввода: 01.02.2007

1.      Поле «Прізвище» предназначено для ввода фамилии гражданина

2.      Поле «Ім’я» предназначено для ввода имени гражданина

.        Поле «По-батькові» предназначено для ввода отчества гражданина

.        Поле со списком «Район» предназначено для выбора из списка административного района проживания гражданина*.

.        Поле «Адреса» предназначено для ввода адреса проживания гражданина. Данные вводятся в произвольной форме.

.        Поле со списком «Категорія» предназначено для выбора из списка льготной категории гражданина*.

.        Поле «Додаткові відомості» предназначено для ввода дополнительной информации, например «з місць позбавлення волі», «допомога на лікування родича Ф.І.П.» и др.

.        Поле со списком «Зміст» предназначено для выбора из списка содержания материальной помощи гражданину.

.        Поле «Строк виконання» предназначено для ввода срока выполнения решения по обращению гражданина. Пример ввода: 01.04.2007

.        Поле со списком «Контроль» предназначено для выбора из списка вида контроля по текущему решению.

.        Поле «Додатковий контроль» предназначено для ввода дополнительных данных о контроле.

.        Поле «Рішення» предназначено для ввода решения по конкретному гражданину.

.        Поле «Дата виконання» предназначено для ввода даты выполнения решения по обращению гражданина. Пример ввода: 11.05.2007

.        Поле со списком «Підсумок» предназначено для выбора из списка общего итога по обращению гражданина.

.        Поле «Сума» предназначено для ввода суммы материальной помощи.

.        Кнопка закрытия окна ввода регистрационных данных граждан

Примечание:

Работа с окном ввода данных

·        Ввод данных в поля со списками (6,8,10,14,16,20,22) осуществляется нажатием левой кнопки мыши на значке в виде треугольника рядом с полем и дальнейшего выбора необходимого значения.

·        Если известно значение, вводимое в поля со списками, то возможно вводить данные с клавиатуры до тех пор, пока не появится необходимое значение и затем завершить ввод нажатием кнопки «Enter».

·        Для перехода на следующее поле следует использовать клавишу «Tab».

·        Для перехода на произвольное поле следует установить указатель мыши напротив него и нажать левую кнопку мыши.

·        Для окончания ввода данных по текущему гражданину следует нажать кнопку  либо.

·        Для перехода по записям базы данных следует использовать кнопки,.

·        Для перехода на конкретную запись базы необходимо ввести её номер в  и нажать клавишу «Enter».

·        Для создания новой записи в базе необходимо нажать кнопку.

Описание процесса синхронизации

Для синхронизации данных в программе предусмотрено окно «Синхронізація» (Рис. 3), которое вызывается нажатием соответствующей кнопки в главном окне программы.

Рис. 3. Синхронизация данных

Описание процесса синхронизации

Процесс синхронизации данных начинается со стороны базы-источника (районного отделения).

В базе районного отделения необходимо выполнить следующие действия:

2.     Нажать кнопку «Отправление данных» в окне «Синхронізація», в появившемся окне, предлагающем заменить таблицу tableTemp, нажать кнопку «Да».

3.      Закрыть программу.

.        Скопировать файл temp.mdb, который находится в папке C:\Programs на дискету или какой-либо другой переносной носитель либо отправить его электронной почтой через Интернет.

.        Доставить скопированный файл в городское отделение.

После возвращения файла с городского в районное отделение, необходимо выполнить следующие действия:

6.     Скопировать файл temp.mdb с носителя в папку C:\Programs, перезаписав существующий файл.

7.      Запустить файл temp.mdb в папке C:\Programs двойным щелчком левой кнопкой мыши или нажатием клавиши Enter.

Рис. 4. Копирование таблицы

.        После запуска файла нажать в открывшемся окне кнопку «Копіювання таблиці» (Рис. 4), в появившемся окне, предлагающем заменить таблицу tableTemp, нажать кнопку «Да».

.        Закрыть файл temp.mdb

.        Запустить программу районного отделения и открыть окно «Синхронізація»

.        Нажать «Підтвердження синхронізації».

Синхронизация завершена