Почему дела должны формироваться в соответствии с нормативами?
Формирование дел в соответствии с нормативно-закрепленными правилами позволяет:
) значительно ускорить и облегчить окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку;
) облегчить проведение экспертизы ценности дел, отбор дел для дальнейшего хранения или уничтожения;
) обеспечить сохранность документов, так как при этом исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;
) создать организационную защиту информации, предупреждает несанкционированный доступ, как к конфиденциальной, так и к иной управленческой информации;
) осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.
Независимо от принципа организации делопроизводства (централизованное, децентрализованное), не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями.
Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме, разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел (ист. № 2, с 195-198).
2. Правила формирования различных категорий документов в дела
В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914-72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.
Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае - утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии - заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело), подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.
Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельное дело (ист. № 3, с 161).
. Документы подшиваются в дела только после их заполнения, то есть окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении ("Дан ответ по запросу от ... №..."); отметка о направлении документа в дело (В дело №...).
В государственных нормативных документах запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа, документы с пометками "подлежит возврату".
В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.
. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. Если в организации большой документооборот, или исполнители вынуждены выезжать в частые командировки, то в инструкции по работе с документами должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.
. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела (например, приказы - отдельно от оснований их издания, протоколы - от решений, выписок и др.).
. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельных делах подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.
. Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляров (копий) одного и того же документа. Это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов; исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.
. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.
. Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. К таким делам относятся:
учебная документация, которая формируется в пределах учебного года;
личные дела, которые формируются в течение всех лет работы (ист. № 2, с 198-200).
Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщенность структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.
В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждении не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твердых папках. Различают две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используются папки-скоросшиватели.
Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, - в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведенным после включения в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела (ист. №3, с 161-162)
3. Оформление обложки дела, заверительной надписи; внутренней описи документа, листа-заменителя и карточки-заместителя
Обложка дела
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:
·наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
·аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
·дата дела (тома, части); количество листов в деле;
·срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, учрежденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранятся и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения; согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
·название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;
·заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформлении обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке подписывают название этого учреждения (структурное подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Заверительная надпись
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак "+" (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Внутренняя опись документов
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видов научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел описей.
Лист-заменитель и карточка-заместитель
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заменитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела (ист. № 4).
4. Принципы систематизации документов внутри дел
Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их оперативного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса.
·Основной принцип систематизации документов - хронологический, при котором документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Соблюдение этого правила обеспечивает расположение документов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в
·Кроме того, используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
·При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц.
·В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции).
Различные категории документов систематизируют по разным признакам.
Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют в отдельные дела.
Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу формировать в дела в соответствии с определенным действием, например: о приеме на работу, о командировании, о премировании, о предоставлении отпуска, об увольнении.
Уставы, положения, инструкции группируются в самостоятельные дела. Если же они утверждены распорядительным документом и являются приложением к ним, то группируются вместе с указанными документами.
Документы коллегий группируют в два дела:
) протоколы заседаний и принятые решения;
) документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений).
Протоколы размещают в хронологическом порядке и по номерам документы к заседаниям формируют в дело в соответствии с номером того протокола, к которому они относятся.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки - группируют отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план
на 2004 г., составленный в 2003 г. должен войти в дела 2004 г., отчет за 2003 г., составленный в 2004 г., хранится в делах 2003 г.
Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (например, личные, персональные, арбитражные и др.) формируются по принципу "досье", т. е. отдельного дела. По этому принципу целесообразно формировать дела о выдаче лицензий, авторских свидетельств (патентов). Внутри таких дел документы располагаются, начиная с инициативного документа по хронологии.
Документы в личных делах обычно размещают в следующей последовательности:
■ внутренняя опись документов дела;
■ заявление о приеме на работу;
личный листок по учету кадров (или анкета);
■ автобиография;
■ копии документов об образовании;
выписки из приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров;
■ другие документы, относящиеся к данному лицу.
Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработной плате располагают по алфавиту начальной буквы фамилий и группируют в самостоятель ные дела в пределах года.
Предложения, заявления, жалобы граждан - формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют отдельные тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии (например: от А до Д, от Е до К). Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу, одно дело отделяется от другого чистым листом бумаги.
Переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: письмо-ответ помещается после поступившего письма-запроса. Хронология соблюдается и при подшивке инициативных писем.
Квитанции, счета, наряды, накладные размещают внутри дела в порядке номеров (ист. № 2, с 200-201).
Заключение
В завершении всего выше изложенного можно сделать следующие выводы:
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
Формирование дел основывается на следующих принципах: в дело помещаются исполненные документы; дело формируется за один календарный год за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного срока хранения помещаются в разные дела; документы помещаются в дела вместе с их приложениями; планы, сметы, отчеты помещаются в дела того года, к которому они относятся, перспективные планы относят к году их утверждения; в нутрии документы располагаются в хронологическом, нумерационном или алфавитном порядке; толщина дела 30-45 мм (250 листов). При большем количестве листов появляется второй том дела, листы которого нумеруются отдельно; если дело хранится до 10 лет, то оно проходит частичную подготовку, если больше, то - полную.
Полная подготовка дела состоит из следующих пунктов:
1.подшивка правильности отнесения документов к делу;
2.удаление металлических частей;
.нумерация страниц дела;
.составляется заверительная надпись;
.если дело хранится больше 10 лет, то оформляется и прикрепляется на внутреннюю обложку дела внутренняя опись его документов. Листы описи дела нумеруются отдельно;
.оформляется обложка дела;
.в течение делопроизводственного года документы для информационной работы могут быть выданы из дела, на их место оформляется лист-заменитель;
.после окончания делопроизводственного года выдача документов из дела запрещается. Дело выдаётся целиком. А на его место оформляется карта-заместитель;
.после окончания делопроизводственного года дело ещё год хранится в структурном подразделении. Но срок их хранения исчисляется с 1.01. года следующего за годом окончания делопроизводства.
Частичная подготовка дела включает в себя следующие из выше указанных пунктов: п. 1, п. 3, п. 6.
документ дело обложка систематизация
Список литературы
1.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. С. 3
2.Ватолина М.В. Организация работы с документами \ Серия "Высшее образование". - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с.
.Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений \ Л.А. Ленкевич. - М. : Издательский центр "Академия", 2007. - 214 с.