располагать исправным огнетушителем. [18, С 290]
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.
Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.
Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.
В штате предприятия предусмотрена должность кассира. Кассир - должностное лицо, на которое возложена обязанность учета приема, хранения и выдачи денег из кассы
При назначении кассира на работу руководитель предприятия знакомит кассира с правилами ведения кассовых операций и заключает с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Кассир несет ответственность за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и из-за неосторожности. Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника.
Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.
Кассир обязан иметь личную печать. Все наличные деньги должны храниться в помещении кассы в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, причем эти ключи запрещается оставлять в условленных местах, передавать посторонним лицам, изготавливать их неучтенные дубликаты.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. [14, С 215]
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с пересчетом денежной наличности. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Организация со своей стороны должна создать кассиру необходимые условия для выполнения его обязанностей, связанных с высокой материальной ответственностью.
Для контроля движения наличных средств используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Законодательством установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическими и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. исключение составляют только те организации, которые в силу специфики используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ.
1.3 Первичная документация по поступлению и расходованию денежных средств
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц), утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"
Таблица 1.1
Основные первичные документы по учету кассовых операций
Форма документаПорядок примененияномерНаименование документаКО-1Приходный кассовый ордерДля оформления поступления наличных денежных средств в кассу организацииКО-2Расходный кассовый ордерДля оформления выдачи денежных средств из кассы организацииКО-3Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документовДля регистрации Приходных кассовых ордеров и Расходных кассовых ордеровКО-4Кассовая книгаДля учета поступлений и выдач наличных организации в кассеКО-5Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средствДля учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по производственным операциям
Поступление наличных денег в кассу организации (индивидуального предпринимателя) оформляется приходным кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1 (Приложение 1), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Он состоит из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.
Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пп. 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:
по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции;
по строке "В том числе" - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)");
по строке "Приложение" - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями п. 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. А если деньги поступили из банка, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если организация продает товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет, то на всю сумму выручки составляется один Приходный кассовый ордер. Делают это в конце рабочего дня или смены. [6]
Выдача наличных оформляется расходным кассовым ордером (РКО) по форме № КО-2. Он представляет собой единый бланк без каких-либо отрывных квитанций. В целом расходный кассовый ордер похож на приходный кассовый ордер и заполняется аналогично.
В верхней части пишется наименование ИП, далее номер и дата ордера. Нумерация ордеров (приходных и расходных) осуществляется раздельно в течение года. С 1 января каждого года она начинается заново.
В табличной части пишется только сумма. Далее указываются полностью Фамилия, Имя, Отчество лица, получающего деньги, основание (номер и дата документа), сумма прописью (копейки - цифрами), прилагаемые бумаги. Ниже, после подписей руководителя и главного, в строку "Получил" получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой укажет выданную ему сумму: рублей - прописью, копеек - цифрами. Он же строкой ниже ставит дату и подпись. То есть если расходный кассовый ордер составлен на компьютере, строка с указанием выданной суммы всегда будет написана от руки. Далее в строке "По" пишутся наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег, чаще всего это паспорт. Расходный кассовый ордер оформляется в 1 экземпляре, печать на нем не ставится. [11]
Документ на выдачу денег подписывается предпринимателем. Когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру бумагах (например, заявление на выдачу денег от командированного сотрудника, счет) есть разрешительная надпись коммерсанта, его подпись на ордере не обязательна. Об этом сказано в правилах заполнения бланка, утвержденных тем же приказом, что и сами формы. Тем не менее, во избежание недоразумений и разногласий с контролерами будет лучше, если индивидуальный предприниматель поставит свою подпись на расходном ордере.
Деньги выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача осуществляется по доверенности, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение.
Заработную плату, пенсию, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. [12]
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковой ручкой или выписаны на пишущей машине. подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. [17, С.172]
Пунктом 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации определено, что приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
В журнале регистрации приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируют в разделе "Приходный документ", расходные - в разделе "Расходный документ". По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.
Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами), под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Если же в организации есть операционные кассы для проведения наличных расчетов с покупателями или заказчиками через Контрольно-кассовую машину (ККМ), то в главную кассу сдается журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Он служит для учета контроля этих расчетов. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в журнале, а затем из них переносятся в кассовую книгу организации. [26]
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.
При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:
расчетно-платежную;
расчетную;
платежную.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате" утверждены типовые формы:
для расчетно-платежной ведомости форма № Т-49;
для расчетной ведомости форма № Т-51;
для платежной ведомости форма № Т-53.
По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. [8]
Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма № Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.
Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.
Срок, на который организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом могут быть утверждены перечень хозяйственных операций; оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета. В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).
Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Форма авансового отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет".
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.
На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
При получении авансового отчета организацией бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Эта часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.
Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ)). При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в ч. 1 ст. 138 ТК РФ: "общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику".
Авансовый отчет должен храниться в организации "в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет" (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности. [1]
ГЛАВА 2. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ
.1 Организация синтетического и аналитического учета движения денежных средств
Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном, балансовом счете 50 "Касса". Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
Сальдо счета указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов.
К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:
-1 "Касса организации"
-2 "Операционные кассы"
-3 "Денежные документы" и другие.
Выделение субсчетов к счету 50 объясняется необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств в зависимости от специфики функционирования организации.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости. Этот же субсчет применяется торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов.
Таблица 2.1
Счет 50 "Касса"
По дебетуПо кредиту№ счетаНазвание счета№ счетаНазвание счета50 51 52 55 57 60 62 66 67 71 73 75 76 79 80 86 90 91 98 99Касса Расчетные счета Валютные счета Специальные счета в банках Переводы в пути Расчеты с поставщиками и подрядчиками Расчеты с покупателями и заказчиками Расчеты по краткосрочным кредитам и займам Расчеты по долгосрочным кредитам и займам Расчеты с подотчетными лицами Расчеты с персоналом по прочим операциям Расчеты с учредителями Расчеты с разными дебиторами и кредиторами Внутрихозяйственные расчеты Уставный капитал Целевое финансирование Продажи Прочие доходы и расходы Доходы будущих периодов Прибыли и убытки50 51 52 55 57 58 60 62 66 68 69 70 71 73 75 76 79 80 81 94 99Касса Расчетные счета Валютные счета Специальные счета в банках Переводы в пути Финансовые вложения Расчеты с поставщиками и подрядчиками Расчеты с покупателями и заказчиками Расчеты по краткосрочным кредитам и займам Расчеты по налогам и сборам Расчеты по социальному страхованию и обеспечению Расчеты с персоналом по оплате труда Расчеты с подотчетными лицами Расчеты с персоналом по прочим операциям Расчеты с учредителями Расчеты с разными дебиторами и кредиторами Внутрихозяйственные расчеты Уставный капитал Собственные акции (доли) Недостачи и потери от порчи ценностей Прибыли и убытки
Одним из основных источников поступления денежных средств в кассу организации, являются расчетные счета. В бухгалтерском учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:
Дебет 50-1 "Касса организации"
Кредит 51 "Расчетные счета".
Поступление денежных средств от покупателей в оплату за реализованный товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая. При продаже товаров через розничную сеть выручка отражается записью:
Дебет 50-1 "Касса организации"
Кредит 90-1 "Выручка".
Основанием для отражения выручки в бухгалтерском учете в оптовой торговле является предъявленный покупателю счет на продажную стоимость товара. В учете составляется запись:
Дебет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
Кредит 90-1 "Выручка".
Поступление денежных средств от покупателей в оплату за товар в данном случае отражается как погашение задолженности покупателя за отгруженный товар:
Дебет 50-1 "Касса организации"
Кредит 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Расчеты за отгруженный покупателям товар могут осуществляться за наличный расчет в форме предварительной оплаты. Поступления от других юридических и физических лиц в порядке предварительной оплаты продукции в соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 г. № 32н, не признаются доходами организации.
Согласно Плану счетов сумма поступившей в кассу организации предварительной оплаты в счет предстоящей поставки продукции отражается по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Причем сумма предварительной оплаты учитывается обособленно, для этого организация по балансовому счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" может открыть соответствующий субсчет, например субсчет 62-1 "Расчеты по предварительной оплате".
Пример 2.1
Организация получила авансовый платеж наличными денежными средствами под предстоящую отгрузку товара на сумму 35400 руб., в том числе НДС- 5400 руб.
В бухгалтерском учете организации отражаются записи:
Дебет 50-1 "Касса организации"
Кредит 62-1 "Расчеты по предварительной оплате" - 35 400 руб. - на сумму поступившего авансового платежа в кассу
организации;
Дебет 62-1 "Расчеты по предварительной оплате"
Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам" - 5400 руб. - на сумму НДС от поступившего авансового платежа.
Денежные средства в кассу организации могут поступать от учредителей организации в качестве вклада в уставный капитал. Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей.
Учет расчетов с участниками общества по денежным и имущественным вкладам в уставный капитал ведется с применением счета 75 "Расчеты с учредителями".
Подтверждением факта принятия денежного вклада от участника является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью организации.
Приходный кассовый ордер служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.
Сумма вклада участника, поступившая в виде наличных денежных средств в кассу, отражается записью:
Дебет 50-1 "Касса организации"
Кредит 75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал". [18, С 296]
Денежные средства могут поступать в кассу организации при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.
Например, подотчетному лицу из кассы организации выданы денежные средства на приобретение канцелярских принадлежностей. После приобретения канцелярских принадлежностей подотчетным лицом составлен авансовый отчет, к которому приложены товарный и кассовый чеки. Остаток неиспользованных денежных средств сдан в кассу организации.
В бухгалтерском учете составляются записи:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Кредит 50-1 "Касса организации" - выданы из кассы подотчетному лицу денежные средства для приобретения канцелярских принадлежностей;
Дебет 10-1 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности"
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - приобретены подотчетным лицом канцелярские принадлежности;
Дебет 50-1 "Касса организации"
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - возвращен в кассу организации остаток неиспользованных подотчетных сумм.
Иные операции поступления денежных средств в кассу организации представлены в табл. 2.2[18, 297]
Таблица 2.2
Операции по поступлению денежных средств в кассу организации
(дебет счета 50-1 "Касса организации")
№ п/пОснование для взноса денежных срествСодержание операцииКорреспондирующий счет12341Денежный чекОсуществлен возврат неиспользованных средств в аккредитивах55-12Отчет кассираСданы наличные деньги из операционной в основную кассу организации50-23Справка, заявление на покупку валютыИностранная валюта, снятая с валютного счета, оприходована в кассу524Денежный переводПоступили в кассу наличные денежные средства, находящиеся в пути575Накладная, акт приемки ценностейВнесены денежные средства поставщиком в оплату недостающих материальных ценностей606Договор займаПогашена задолженность юридическими лицами по предоставленному долгосрочному займу и процентам за пользование заемными средствами677Справки, заявление, свидетельство о рождении ребенкаПоступили в кассу организации денежные средства от Фонда социального страхования РФ на выплату единовременного пособия на рождение ребенка.69-18Договор займаПогашена задолженность работником организации по предоставленному займу и процентам за пользование заемными средствами73-19Акт инвентаризации, распоряжениеПогашена материально ответственным лицом недостача, выявленная при инвентаризации товаров73-210РасчетОсуществлен возврат излишне выплаченной акционеру суммы дивидендов75-211Акт приемки ценностей, претензияПоступили в кассу денежные средства от поставщика по предъявленной претензии по поставке товаров76-212Договор простого товариществаПоступили в кассу организации дивиденды от участия в договоре простого товарищества76-313КнигаОсуществлен возврат излишне выданных депонированных сумм работникам организации76-414ПриказПоступили в кассу денежные средства от филиала организации, выделенного на отдельный баланс79-115Программа, грантыПоступили денежные средства для финансирования программы развития региональной информационной базы8616Платежная ведомостьВнесена в кассу излишне выданная заработная плата работникам7017СоглашениеПоступили в кассу организации безвозмездно переданные юридическим лицом денежные средства98-2
Выбытие денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50 "Касса" в корреспонденции с разными счетами в зависимости от назначения расходов.
Одним из основных направлений выбытия денежных средств является их зачисление на расчетный счет.
Денежные средства сдаются в банк кассирами организаций или через инкассаторов. Денежные средства, выданные кассиру для сдачи в банк, оформляют расходным кассовым ордером. В банке оформляется объявление на взнос наличными. В бухгалтерском учете составляется запись:
Дебет 51 "Расчетные счета"
Кредит 50-1 "Касса организации".
Денежные суммы (преимущественно выручка от продажи товаров торговых организаций), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению, учитываются на счете 57 "Переводы в пути".
Основанием для принятия на учет денежных средств по счету 57 "Переводы в пути" являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.
Выбытие денежных средств из кассы организации может произойти в результате осуществления организацией инвестиций наличными денежными средствами. Для учета инвестиций (в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, представленные займы) в бухгалтерском учете предусмотрен счет 58 "Финансовые вложения".
Выдача денежных средств из кассы организации в виде займов может осуществляться не только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, но и работникам организации. Для учета расчетов по предоставленным займам Планом счетов предусмотрен субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам". Займы работникам организации могут быть предоставлены для приобретения жилья, садовых домиков, на благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и т.д.
Для предоставления займов с работником заключается договор, в котором определяют сумму, срок возврата займа, а также проценты за пользование денежными средствами.
Из кассы организации денежные средства могут быть направлены и на иные цели[10]
.2 Учет денежных документов
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы должны храниться в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению. лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.
Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие денежные документы выданы, кому и на какую сумму. Сведения отчета по оприходованию и выдаче денежных документов используются для аналитического учета, в качестве регистров которого может быть книга учета движения денежных документов по отдельным их видам. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.
Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете "Денежные документы" к счету 50 "Касса". Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты и пр. отражаются бухгалтерской записью: [18, С 299]
Дебет 50 "Касса", субсчет "Денежные документы"
Кредит 50 "Касса", субсчет "Касса организации" или 51 "Расчетные Счета"
При выдаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой делают запись.
Дебет 50 "Касса" - на сумму частичного платежа, сделанного работником,
Дебет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению",
"Прочие доходы и расходы" - на суммы, оплаченные за счет средств социального страхования или организации (в соответствии с условиями коллективного договора)
Кредит 50 "Касса", субсчет "Денежные документы".
Таблица 2.3
Операции по приобретению и выдаче денежных документов
2.3 Особенности учета операций с наличной валютой
Нормативное регулирование валютных операций в отношении их бухгалтерского учета осуществляется Положением о бухгалтерском учете "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте", утвержденным Приказом Министерства Финансов РФ от 27 ноября 2006 года № 154н (ПБУ 3/2006)
Данное ПБУ не применяется в некоторых случаях:
-при пересчете показателей бухгалтерской отчетности, составленной в рублях, в иностранные валюты в случаях требования таких пересчетов с учредительными документами, при заключении кредитных договоров с иностранными юридическими лицами и т.п.
-при включении данных бухгалтерской отчетности дочерних (зависимых) обществ, находящихся за пределами Российской Федерации, в сводную бухгалтерскую отчетность, составляемую головной организацией
Также Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" устанавливает такое понятие, как курсовая разница. Курсовая разница - разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода, и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода. [21]
В кассе организации в соответствии с действующим законодательством может храниться иностранная валюта, использование которой предусматривается только на оплату командировочных расходов за пределами Российской Федерации. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения ее руководителя о норме суточных. При этом иностранная валюта выдается банком не ранее чем за десять рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдача иностранной валюты оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа. [10, С 85]
Так, на сумму выданного аванса в долларах США составляется запись:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами",субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте"
Кредит 50 "Касса", субсчет "Касса в долларах США". [7, С 309]
Таблица 2.4
Записи на счетах бухгалтерского учета расчетов по командировочным расходам
Дебет счетаКредит счетаХозяйственная операция50-4 "Касса в иностранной валюте"52-1 "Валютные счета"Получены средства со специального транзитного счета для командировочных расходов (по видам валют) по курсу Центрального Банка РФ71 "Расчеты с подотчетными лицами"50-4 "Касса в иностранной валюте"Выданы под отчет средства (по видам валют) по курсу Центрального Банка РФСчета источников возмещения (20, 26, 23, 91 и т.д.)71 "Расчеты с подотчетными лицами"Утвержден авансовый отчет (по видам валют) по курсу Центрального Банка РФ71 "Расчеты с подотчетными лицами"50-4 "Касса в иностранной валюте"Возмещена задолженность по командировочным расходам50-4 "Касса в иностранной валюте"71 "Расчеты с подотчетными лицами"Возврат неиспользованных средств (по видам валют)
Обязательным моментом при составлении бухгалтерской отчетности в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2006 является пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, выраженных в иностранной валюте, в рубли на отчетную дату ее составления. Пересчет осуществляется по каждой валюте. Для организации аналитического учета кассовых операций и осуществления пересчета остатка по видам валют целесообразно открывать карточки аналитического учета кассовых операций. [16, С 403]
Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации каждая организация может вести только одну кассовую книгу. Поэтому для ведения операций с наличной валютой отдельная кассовая книга не открывается
Согласно ПБУ 3/2006, пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, денежных и платежных документов, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату. По итогам этого пересчета, в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности отражается курсовая разница. Она отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность.
Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты организации как прочие доходы ли прочие расходы, кроме той курсовой разницы, которая связана с расчетами с учредителями по вкладам в уставный (складочный) капитал. Эта курсовая разница подлежит зачислению в добавочный капитал. [21]Например:
Дебет 50 "Касса" субсчет "Касса в валюте"
Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 91-1 "Прочие доходы" - на сумму положительной курсовой разницы
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 91-2 "Прочие расходы"
Кредит 50 "Касса" субсчет "Касса в валюте" - на сумму отрицательной курсовой разницы
ГЛАВА 3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАССЫ
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе (бланков ценных бумаг, бланков документов строгой отчетности).
Для производства инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Приказ о проведении инвентаризации является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем, приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.
Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.
В ходе инвентаризации проверяется правильность оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, соблюдение лимитов остатка наличных денежных средств, применения контрольно-кассовой техники. [23, С 353]
Результаты инвентаризации денежных средств в операционных кассах определяются путем сверки фактического наличия денежных средств, указанных в журналах кассира-операциониста, с данными учета по счету 50 "Касса", субсчет "Операционная касса". Результаты инвентаризации денежных средств, находящихся в основной кассе организации, определяются путем сверки фактического наличия денежных средств в кассе с учетными данными по счету 50 "Касса".
Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк. (форма № ИНВ-15)
Во время инвентаризации никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.
По итогам проверки, инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:
-первый экземпляр передают кассиру;
-второй экземпляр - в бухгалтерию.
При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах:
-первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности;
-второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности;
-третий экземпляр передают в бухгалтерию.
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.
В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).
Выявленные излишки наличных денег приходуются как доход предприятия, а недостача средств списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", с которого затем списывается в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". С этой целью к нему открывается субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". В случае отказа кассира погасить недостачу предприятие вправе оформить исковое заявление в судебные органы. [1]
По кредиту счета 73 отражается погашение виновными лицами сумм ущерба - в корреспонденции со счетами 50 "Касса" или 51 "Расчетный счет", со счетом 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (при удержании сумм ущерба из заработной платы работника).
При отказе судом во взыскании с виновных лиц сумм ущерба списывается с кредита счета 73 в дебет счета 94.
При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73, и их стоимостью, отраженной на счете 94, относится в кредит счета 98. По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счете 98 в корреспонденции со счетом 91 "Прочие доходы и расходы".
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе выполнения курсовой работы был рассмотрен учет кассовых операций в рублях и в иностранной валюте. В работе представлен теоретический и практический материал в сфере рассматриваемых вопросов.
В заключении можно сделать следующие выводы:
·Предприятия, организации и учреждения, независимо от их организационно-правовой формы:
обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков;
должны производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями в безналичном порядке через учреждения банков;
могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями предприятий;
обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждением банка;
имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.
·Для эффективного управления денежными средствами важно хорошо организовать учет, который будет оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией.
·Огромную роль в ведении кассовых операций играет современная вычислительная техника, позволяющая заменить автоматизированными рукописные ведомости, кассовые книги, отчеты кассира и т.д.
·Большое значение в сохранности наличных денежных средств и денежных документов имеет тщательное и своевременное проведение инвентаризаций, контрольных и выборочных проверок, а также наличие технически укрепленного помещения кассы;
·Особую роль имеет выполнение всех предложений и рекомендаций по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений.
Чтобы облегчить ведение кассовых операций, нужно постоянно совершенствовать применяемые документы и учетные регистры, повышать уровень автоматизации учетно-вычислительных работ, применять более современные программные продукты.
При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
Решение этих проблем поможет наладить более действенный и менее трудоёмкий учет и контроль за наличием, движением и использованием денежных средств, а также достичь их реальной экономии.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.Аудиторские ведомости, № 11, 2003
.Бухгалтер-профессионал автотранспортного предприятия, 2009, № 10
.Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях, 2006, №5
.Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях, 2008, №18
.Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях, 2006, №9
.Бухгалтерский учет, 2009, № 16
7.Бухгалтерский учет: учеб. / Ю.А. Бабаев и др.; под ред. ЮА. Бабаева. - М.: ТК. Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 392 с.
8.Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение, 2007, № 12
.Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение, 2007, № 10
10.Гетьман В.Г. Финансовый учет. Учебник. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2005.
11.Главбух, 2006
.Гражданский кодекс РФ
14.Каморджанова Н.А. Бухгалтерский учет: краткий курс. - СПБ.: Питер, 2009.
15.Камышанов П.И. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. 2-е изд., испр. и доп. - М.: Омега-Л, 2005.-656 с.
16.Керимов В.Э. Бухгалтерский учет М., изд-во Эксмо, 2006
.Кондраков Н. П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учеб. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 448 с
18.Лытнева Н. А., Малявкина Л. И., Федорова Т. В. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006. 496
19.План счетов бухгалтерского учета. Инструкция по применению - Новосибирск: Сиб.унив. изд-во, 2009 - 96 с
.Положение о правилах организации наличного и денежного обращения на территории РФ от 5.01.1998 № 14-п, утвержденное советом директоров Банка России
.Положение по Бухгалтерскому учету 3/2006 от 27.11.2006. "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте"
.Положение ЦБР от 24 апреля 2008 г. N 318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (с изменениями от 27 февраля 2010 г.)
23.Пошерстник Н. В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб.-практ. пособие. - М.; ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. - 552 с.
24.Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение, 2010, № 4
.Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение, 2010, №4
.Современный предприниматель, 2008, № 4
.Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение, 2008, № 3
.Федеральный Закон от 21.11.1996 г. № 129 - ФЗ "О бухгалтерском учете"
.Федеральный Закон от 22.05.2003г. №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных средств и (или) расчетов с использованием платежных карт"
.Финансовая газета. Региональный выпуск, 2007, № 49