Уникальные и особо ценные документы
Российская академия художеств
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Санкт-Петербургский государственный академический
институт живописи, скульптуры и архитектуры
имени И.Е. Репина
Факультет теории и истории искусств
кафедра русского (зарубежного) искусства
Реферат
по Основам архивного дела
УНИКАЛЬНЫЕ И ОСОБО ЦЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Выполнил студент:
1 курса
заочного отделения
ШАДРИНА АННА СЕРГЕЕВНА
Преподаватель: Кривда Е.М.
Санкт-Петербург 2013 г.
Содержание
1. Особо ценные документы. определение
2. Учет уникальных и особо ценных документов
3. Страховой фонд и страховые копии особо ценных и уникальных документов
Список использованной литературы
1. Особо ценные документы. определение
В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные.
Все, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.
Особо ценный документ - это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Уникальный документ - это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичность.
Имеет место ограничение доступа к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
Существует следующий график проведения плановых проверок наличия и состояния дел в государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук:
·уникальных документов - ежегодно;
·особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);
·аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
·кинодокументов - один раз в 2 года.
Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Определение уникальных и особо ценных документов происходит следующим образом:
)заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;
2)рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;
)представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертно-проверочной комиссией Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.
При выявлении особо ценных документов важными считаются следующие критерии:
·значение учреждения, фондообразователя;
·время создания документов;
·ценность, содержащейся в документах информации;
·юридическая сила, подлинность документов;
·наличие художественных, палеографических особенностей документов.
Архив организации по согласованию и под непосредственным руководством Архивного Фонда Российской Федерации проводит выявление особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:
.выявление фондов, частей фондов;
2.выявление дел по описям;
.непосредственный просмотр отобранных дел.
Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с Архивным Фондом Российской Федерации. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.
Принципы проведения экспертизы ценности:
) Историзма. Позволяет рассмотреть документ как продукт определенной эпохи.
) Всесторонности. Рассматривает документ с различных аспектов. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку документа.
) Комплексности. Документ оценивается в совокупности с другими (каждый не столь значим как в комплексе).
Когда документ признан особо ценны, на дела, содержащие такие документы, составляются описи, которые рассматриваются центральной экспертной комиссией организации, утверждаются экспертно-проверочной комиссией Архивного фонда Российской Федерации, затем руководителем организации.
После утверждения описей в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс "ОЦ".
После утверждения описей все особо ценные дела подлежат учету.
2. Учет уникальных и особо ценных документов
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.
На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов; порядок составления и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.
Особому учету подлежат дела, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни. Они считаются особо ценными или уникальными.
Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируются в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации.
Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.
Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка ("сейфовое хранение") в описи дел, документов, и включается в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы или камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй - у материально-ответственного лица, третий хранится в бухгалтерии архива.
Ежегодно, специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.
Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Учет особо ценных документов ведется по:
·списку фондов, содержащих особо ценные документы;
·описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам);
В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.
Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.
Если большинство документов по описи являются ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.
уникальный ценный документ архивный
При отнесении документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки "ОЦ".
В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.
3. Страховой фонд и страховые копии особо ценных и уникальных документов
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или повреждения их оригиналов, в архивах создаются их страховые копии, путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах). Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в архивохранилищах.
Для страхового фонда копированию подлежат все документы признанные особо ценными, независимо от их типа (способа воспроизведения), времени создания и вида носителя, а также списки тех архивных фондов, в составе которых имеются особо ценные дела.
Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).
Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.
4. Хранение уникальных и особо ценных документов
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища.
Как правило, оригиналы особо ценных документов не должны предоставляться пользователям, экспонироваться на выставках, выдаваться другим организациям для временного пользования. Отклонения от настоящего правила возможны лишь в особых случаях, со специального разрешения директора государственного и муниципального архива, руководителей администрации государственного органа.
Список использованной литературы
1.Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ
2.Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред.В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр "Академия", 2005.
.Болдина А.Н. Комплектование государственных и частных архивов. М., 2005.
.Черешня А.Г. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации. М., 2003.
.Яковлев П.А. Архивное дело. М., 2007.