Автоматизация документооборота предприятия по утилизации опасных отходов
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ ПО УТИЛИЗАЦИИ ОПАСНЫХ ОТХОДОВ
Работу выполнил Арбедж М.А.
Научный руководитель
доцент, к.экон.н. А.В. Коваленко
Нормоконтролёр Свистунова О.Н.
Краснодар 2013
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. Теоретические аспекты предметной области
.1 Автоматизация предприятия, основные понятие
.2 Области применения, цели и принципы автоматизации предприятия
.3 Понятия и цели автоматизации документооборота на предприятии
. Особенности использования системы «1С: Предприятие»
.1 Общие сведения о системе «1С: Предприятие»
.2 Функциональные возможности системы «1С: Предприятие»
.3 Области применения системы «1С: Предприятие»
.1 Краткая характеристика деятельности предприятия
.2 Функциональные возможности разработанной конфигурации «1С: Утилизация опасных отходов»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Организация деятельности и управления любого предприятия осуществляется при помощи большого объема документации. Уходят прочь времена, когда в организации хранились многотонные бумажные архивы, оформление документов требовало длительного времени, каждый приказ приходилось несколько раз перепечатывать при внесении даже незначительных изменений, а отследить движение нужных бумаг было очень сложно. С введением всеобщей компьютеризации процесс обработки документов на конкретном участке или рабочем месте значительно упростился. Но для того, чтобы деятельность предприятия была успешной, а управление эффективным, необходима оперативная связь между подразделениями с возможностью мгновенного обмена информацией, нужна прозрачная схема отслеживания изменений в документах предприятия. Эти задачи решаются при помощи автоматизации документооборота.
Использование современных информационных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.
Автоматизация процессов документооборота позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации, учета и хранения документов с помощью ЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации документооборота.
Тема автоматизации документооборота с развитием технологий по обработке информации приобретает ещё большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной системы документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.
Актуальность темы выпускной квалифицированной работы связана со значительной распространенностью исследуемой проблемы и заключается в необходимости использования современных информационных технологий в процессе автоматизации документооборота на предприятии.
Целью дипломной работы является разработка системы автоматизации документооборота предприятия по утилизации опасных отходов.
Для достижения поставленных целей в дипломной работе реализованы следующие задачи:
-Рассмотреть особенности процессов документооборота и их взаимосвязь между собой, на предприятие занимающегося утилизацией опасных отходов;
-Определить основные процессы документооборота предприятия, которые необходимо автоматизировать;
-Выбрать инструментальных средств разработки и технология проектирования;
-Разработать автоматизированную систему документооборота предприятия по утилизации опасных отходов.
Объектом исследования является документооборот предприятий по утилизации опасных отходов.
Предметом исследования является автоматизация процессом документооборота на предприятии.
Дипломная работа состоит из трех глав, введения, заключения и библиографического списка.
Во второй главе изложены общие сведения о системе «1С: Предприятие». Описаны основные возможности и элементы функционирования системы «1С: Предприятие». Представлены особенности конфигурирования и использования системы. Рассмотрены основные объекты конфигурации и их назначение. Описаны области применения системы «1С: Предприятие».
В третьей главе представлено краткое описание предметной области исследования. Дана общая характеристика документооборота предприятия по утилизации опасных отходов. Обозначены основные процессы документооборота, нуждающиеся в автоматизации. Описана и представлена разработка автоматизированной системы документооборота предприятия по утилизации опасных отходов в системе «1С: Предприятие 8.2». Описана поэтапная разработка всех элементов конфигурации и их функционирование в рамках данной системы.
В заключении подводится итог всего дипломного проекта.
1. Теоретические аспекты предметной области
.1 Автоматизация предприятия, основные понятие
Каждое действующее предприятие стремится к снижению издержек для того, чтобы увеличить конкурентоспособность и, соответственно, прибыль в сложных условиях рынка. Один из основных факторов, который влияет на снижение расходов - это уменьшение удельных затрат на выпуск продукции или услуги определенного вида. Уже на протяжении десятков лет с этой проблемой успешно справляются системы автоматизации предприятия, основное предназначение которых - повышение эффективности и производительности работы любой компании.
Сегодня, наверное, трудно представить себе даже небольшое предприятие, в котором ни стоял бы хотя бы один компьютер. Разнообразные процессы, которые требуют использование современных информационных технологий все больше и больше входят в повседневную хозяйственную деятельность предприятия.
Автоматизация предприятия - это очень широкое понятие. Каждый руководитель и владелец бизнеса может понимать это по-разному. В зависимости от отрасли деятельности и размера компании задачи, решаемые в процессе автоматизации предприятия могут сильно отличаться.
Здесь можно говорить о таких понятиях как автоматизация управления, автоматизация бюджетирования, автоматизация электронного документооборота, автоматизация бизнес процессов, автоматизация производства и другие виды автоматизаций, прежде всего - ради уменьшения рутины и ускорения взаимодействия и прозрачности этапов.
Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоемкость выполняемых операций [3].
Автоматизация в общем виде представляет собой комплект действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.
Автоматизация деятельности предприятия позволяет увеличить производство, эффективность работы, снизить затраты на человеческий труд, освободить персонал от выполнения рутинных задач. Автоматизация тем самым дает возможность сосредоточить внимание на основных бизнес-процессах и работать более продуктивно, вовремя реагируя на изменения внешней и внешней среды и эффективнее планировать дальнейшие действия.
Задачи автоматизации:
-Перевести значительную часть бумажного документооборота в электронную форму;
-Сэкономить время и средства на проведении расчетов, ведении необходимой документации;
-Оперативно получать данных по всем участкам работы и постоянно контролировать показатели деятельности компании;
-Гарантировать конфиденциальность и сохранность большого объема информации;
-Приведение всей информации в необходимый объем и нужный вид для повышения эффективности и правильности принятия решений персоналом предприятия;
-Сократить расходы на хранение, и обработку информации;
-Ускорение и упрощение работы с информацией;
При проведении автоматизации или обсуждении вопроса о необходимости ее проведения любое предприятие должно стремиться к достижению следующих целей:
-Сократить трудозатраты на выполнение прежнего объема работ. Примером может служить подготовка бухгалтерской отчетности, либо процесс отгрузки продукции. С помощью использования средств автоматизации трудоемкость таких процедур сокращается в несколько раз.
-Исключить повторяющиеся процедуры или участки бизнес процесса. Пример - оформление первичных документов выполняет один сотрудник, а их регистрацию и учет другой. После внедрения средств автоматизации регистрация и учет первичных документов будет происходить автоматически.
-Автоматизировать средства контроля, отчетности и анализа. Наибольшую сложность для предприятия, как правило, представляет получение оперативных итогов работы за произвольный интервал, контроль эффективности торгового или производственного персонала, получение аналитической информации в разрезе сотрудников, товаров, контрагентов, показателей бухгалтерского и налогового учетов. Комплексная автоматизации учета с успехом решает такую задачу.
-Повысить «прозрачность» бизнес процесса внутри компании. Формализация и централизация знаний, получаемых в процессе работы предприятия, формализация функций и критериев сотрудников позволит администрации проводить более правильную организационную и кадровую политику, оценивать общую схемы работы, устранить слабые места предприятия.
-Соответствовать нормам законодательства. Вероятность несоответствия процедур работы предприятия требованиям законодательства значительно снижается после внедрения средств автоматизации.
-Сбор, накопление и учет коммерческой информации. Каждое предприятие стремится непрерывно улучшать качество обслуживания своих заказчиков. Важнейшей составляющей этого процесса является ведение истории клиентов, истории их заказов, уровня удовлетворенности сервисом и много другое.
-Повысить эффективность предприятия. Следствием достижения перечисленных целей станет улучшение экономических показателей предприятия, его эффективности.
Из выше сказанного, главной целью автоматизации хозяйственной деятельности предприятия является, получение максимальной прибыль от деятельности предприятия при использовании минимальных затрат и повышение эффективности предприятия с целью извлечения большей прибыли.
Понятие автоматизации не может существовать без таких понятий, как информационные системы и информационные технологии.
Информационная технология (ИТ) - это совокупность методов и средств, для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации, выполняемых в определенной последовательности с мощью средств компьютеризации или без таковых. ИТ неотделима от технической, программной, организационной и т.п. той среды, в которой она реализована.
Автоматизированная информационная технология (АИТ) представляет собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Главной задачей современных информационных технологий организационного управления является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.
Информационная система (ИС) - это система, реализующая информационную модель предметной области, чаще всего - какой-либо области человеческой деятельности. ИС должна обеспечивать: получение (ввод или сбор), хранение, поиск, передачу и обработку (преобразование) информации [3].
Автоматизированная информационная система (АИС) - человеко-машинная система с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.
1.2 Области применения, цели и принципы автоматизации предприятия
Прежде, чем говорить о целях, следует разобраться с областями автоматизации. Сразу необходимо отметить, что какого-то списка областей автоматизации не существует, т.к. все это очень индивидуально. Но, можно выделить наиболее типичные области автоматизации. Что это даст? Во-первых, станет понятно, какие участки автоматизируют различные компании, во-вторых, определить, что необходимо автоматизировать в рассматриваемой области.
Для начала составим список наиболее распространенных на практике областей автоматизации и постепенно раскроем понятие целей автоматизации (таб. 1.1).
Таблица 1.1 - Основные области автоматизации предприятий
Область автоматизацииРешаемые задачиТорговля- Оптовая торговля - Розничная торговля (поддержка торгового оборудования: весы, сканеры штрих кодов, кассовые терминалы, информационные киоски, считыватели магнитных карт и другое оборудование) - Интернет-торговля (управление корзиной покупателя, каталогом изделий, поддержка различных форм оплаты)Взаимоотношения с клиентамиВсе системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) условно можно разделить на 3 группы: - Оперативные CRM - Аналитические CRM - CRM взаимодействия Назначение: полный контроль всех стадий взаимоотношений, от первого контакта до послепродажного сопровождения, а также анализа эффективности взаимодействия. Несомненно, такие системы предполагают владение всей информацией о клиенте. Иногда такие системы представлены в виде модулей систем комплексной автоматизации.Управление складомWMS- системы (Warehouse Management System) - системы управления складами. Это достаточно большой и сложный класс систем. Основные решаемые задачи: - Складской учет товаров; - Контроль оборачиваемости товаров; - Сборка и комплектация партий товаров; - Отгрузка товара; - Контроль сроков годности; - Управление системой штрих кодирования грузов; - Поддержка радиоуправляемого оборудования для использования работниками склада; -