Как правильно составить протокол общего собрания хозяйственного общества
Как правильно составить протокол общего собрания хозяйственного общества
общество хозяйственный протокол собрание
Высшим органом управления хозяйственного общества (далее - общество) является общее собрание участников общества (далее - общее собрание). Важнейшие решения относительно хозяйственной деятельности общества, а также дальнейшей его судьбы принимаются на общем собрании и фиксируются в протоколе, что придает этому документу определенный вес и значимость. В связи с наступлением времени проведения годовых общих собраний данная тема представляется актуальной, поэтому обращаем внимание на правила и требования по составлению и оформлению протокола общего собрания, чтобы общество могло избежать возможных ошибок.
Составляем протокол общего собрания
Протокол - это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях участников собраний или коллегиальных органов (п. 103 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 (далее - Инструкция по делопроизводству)). Он составляется в срок не позднее пяти дней после закрытия общего собрания (ч. 1 ст. 47 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 №2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее - Закон о хозобществах)). Форма протокола включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 №25, нормы которой носят рекомендательный характер. Однако нормативные правовые акты, устанавливающие правила делопроизводства (порядок оформления, обработки и хранения документов), обязательны для исполнения всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями (ч. 2 ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 №323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).
Протокол общего собрания ведется секретарем этого собрания, который избирается или назначается в порядке, предусмотренном уставом общества. При отсутствии секретаря ведение протокола обеспечивает председатель этого общего собрания (ч. 2 ст. 44 Закона о хозобществах).
Протокол общего собрания может составляться в одном экземпляре (ранее было в двух экземплярах) (ч. 1 ст. 47 Закона о хозобществах). При оформлении протокола необходимо учитывать следующее.
. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа и вопрос (тема) заседания, если он один.
. Протокол должен включать номер, дату, место его составления.
. Во вводную часть текста протокола вносятся сведения о лицах, принявших участие в общем собрании. Указываются фамилии, инициалы, наименования должностей председателя, секретаря, а также в алфавитном порядке фамилии присутствовавших участников общества, приглашенных лиц (ч. 2 п. 108 Инструкции по делопроизводству). Если количество присутствовавших на собрании участников превышает 15 человек, а количество приглашенных более 10 человек, списки присутствовавших и приглашенных составляются отдельно и прилагаются к протоколу с проставлением соответствующих отметок (ч. 3, 4 п. 108 Инструкции по делопроизводству).
. Повестка дня. В ней может также содержаться перечень документов для ознакомления участников. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, информация), наименования должностей докладчиков, их фамилии и инициалы.
. Основная часть протокола строится по схеме «Слушали - Выступили - Решили (Постановили)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу (ч. 8 п. 108 Инструкции по делопроизводству). Решения общего собрания в протоколе приводятся полностью. Формулировки решений по вопросам повестки дня должны быть выражены таким образом, чтобы исключить двоякое толкование.
. Постановляющая часть протокола может заканчиваться указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных его пунктов.
. Протокол подписывается (с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу) председателем общего собрания, секретарем (при его наличии) и не менее чем двумя членами счетной комиссии (при ее наличии) или, если это предусмотрено уставом, иными лицами (ч. 2 ст. 47 Закона о хозобществах).
. Приложения к протоколу включают:
списки зарегистрировавшихся и приглашенных лиц, содержащие их подписи;
документы, подтверждающие полномочия лиц на участие в общем собрании (доверенности);
документы для ознакомления участников общества;
проекты решений, договоров, сделок, согласованные на общем собрании, и т.д.
Таким образом, в протоколе общего собрания могут фиксироваться решения по любым вопросам, отнесенным к его компетенции, однако к оформлению отдельных решений законодательство устанавливает определенные требования, которые следует соблюдать. Неправильное или неполное отражение в протоколе необходимой информации может повлечь признание его недействительным, а значит, незаконными могут быть признаны юридически значимые действия общества, совершенные на основании протокола.
Внесение изменений в устав - единственный учредительный документ общества (ч. 1 ст. 14 Закона о хозобществах) - может быть обусловлено как инициативой участников общества, так и изменением законодательства, влекущим необходимость привести устав в соответствие с ним.
Внесение изменений в устав относится к исключительной компетенции общего собрания (абз. 2 ч. 1 ст. 34 Закона о хозобществах). Принятые решения фиксируются в протоколе. С учетом количества изменений общество может подготовить отдельный документ, именуемый «Изменения и дополнения в устав общества», либо новую редакцию устава.
В случае приведения устава в соответствие с законодательством изменения должны либо строго соответствовать изменившимся нормам, либо не противоречить им, а устанавливать правила в пределах, разрешенных законодательством. Срок для внесения изменений в устав, как правило, указывается в нормативном правовом акте, которым эти изменения приняты (ч. 1 ст. 2 Закона Республики Беларусь от 15.07.2010 №168-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «О хозяйственных обществах»).
Для принятия решения о внесении изменений и дополнений в устав важно соблюсти требования законодательства о необходимом количестве голосов (ч. 6 ст. 83, ч. 3 ст. 109 Закона о хозобществах).
Протокол общего собрания может содержать указание на положения устава, в которые вносятся изменения, и суть этих изменений либо положения устава в новой редакции. Как вариант, изменения, вносимые в устав, могут прилагаться к протоколу в виде отдельного документа, который будет являться неотъемлемой частью протокола.
Оформляем решение о совершении крупной сделки
Крупные сделки общества могут совершаться по решению общего собрания, если уставом принятие такого решения не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) этого общества (ч. 3 ст. 58 Закона о хозобществах).
Протокол должен содержать решение общего собрания о совершении крупной сделки, а также необходимую информацию о лицах, являющихся ее сторонами; предмете, сумме и условиях сделки, которые определены законодательством как существенные для сделок данного вида; других условиях сделки по решению органа управления общества, принимающего решение о совершении крупной сделки (ч. 4 ст. 58 Закона о хозобществах).
Обращаем внимание, что при подписании на общем собрании проектов договоров согласованными будут считаться не только существенные условия договора, но и все иные условия, содержащиеся в нем. В случае если руководителем общества впоследствии подписывается договор, отличающийся по условиям от проекта, приложенного к протоколу, можно утверждать, что общее собрание не согласовало условия такого договора, а значит, речь может идти о признании его недействительным.
В случае последующего одобрения такой сделки протокол кроме ранее названных сведений должен содержать реквизиты заключенных договоров о крупной сделке (дата, номер, место, наименование сторон) для безошибочной идентификации данных договоров.
Учитывая возможность внесения в договор изменений (например, ввиду колебания курса национальной валюты), в протоколе можно предусмотреть минимальные и максимальные значения цены договора или общей суммы крупной сделки, в пределах которых он является одобренным. В таком случае при подписании руководителем общества договора в указанных рамках можно говорить, что общее собрание утвердило в том числе его новые условия.
Иногда общее собрание ошибочно предоставляет руководителю общества полномочия на подписание изменений и дополнений, вносимых в договор, составляющий крупную сделку общества, и фиксирует это в протоколе. Однако в Законе о хозобществах установлено, что изменения в условия договоров, составляющих крупную сделку, вносятся только по решению того органа общества, который принял решение о совершении крупной сделки, - либо общего собрания, либо совета директоров (наблюдательного совета). В связи с этим наделение директора общества такими полномочиями, зафиксированными в протоколе, является неправомерным.
Оформляем решение о совершении сделки с заинтересованностью аффилированных лиц
Решение о сделке, в совершении которой имеется заинтересованность аффилированных лиц, принимается общим собранием большинством от общего количества голосов участников, не заинтересованных в осуществлении этой сделки (ч. 2 ст. 57 Закона о хозобществах). При оформлении такого решения необходимо на общем собрании ознакомить участников с утвержденным списком аффилированных лиц общества (можно повторно) и выделить среди них лиц, заинтересованных в осуществлении сделки. Ознакомить участников с этой информацией можно устно либо они под списком ставят отметку об ознакомлении, содержащую собственноручную подпись, ее расшифровку и дату. В протоколе целесообразно сделать отметку об ознакомлении участников со списком, отразить перечень аффилированных лиц с заинтересованностью, а также основания заинтересованности в соответствии с законодательством (ч. 1 ст. 57 Закона о хозобществах).
Таким образом, судебная практика свидетельствует, насколько существенным для общества является процесс принятия решений общим собранием, не менее важно также юридически грамотно и полно отразить их в протоколе общего собрания. Зачастую от правильности составления протокола, полноты отраженной в нем необходимой информации впоследствии зависит судьба принятых решений.