АРМ главного экономиста в составе АСОИУ ООО 'Победа Фест'

Министерство Образования и науки российской федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО «адыгейский государственный университет»

Физический факультет

Специальность 230102 - АСОИУ

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

АРМ главного экономиста в составе АСОИУ ООО”Победа Фест”

Лысенко Алексей Геннадьевич

курс группа А2

Майкоп 2011

Содержание

Оглавление

Реферат

Введение

. Предпроэктное обследование

.1 Общая характеристика ООО”Победа Фест”

.2 Описание функциональной структуры предприятия

.2.1 Изучение функциональных областей

.3 Анализ целей

.4 Построение организационно-управленческой структуры ООО”Победа Фест”

.5 Анализ проблемных ситуаций

.6 Анализ информационных потоков

.7 Выбор проблемы для автоматизации

.8 Выводы

. Концептуальный план создания автоматизированных систем управления ООО”Победа Фест”

.1 Общее описание АРМ главного экономиста в составе АСОИУ ООО”Победа Фест”

.2 Описание функциональной структуры АСОИУ

.3 Информационное обеспечение АСОИУ

.3.1 Логическая структура базы данных

.3.2 Физическая структура базы данных

.4 Экономическая сущность задачи

.5 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

.6 Постановка задачи

.6.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

.6.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

.7 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ.)

.7.1 Концептуальная модель и ее описание

.8 Вывод

. Обоснование экономической эффективности проекта

.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

.2 Характеристика проекта

.3. Расчет показателей экономической эффективности проекта

.4 Заключение по технико-экономическому обоснованию создания АРМа экономиста

.5 Проектирование структуры базы данных

.5.1. Модель предметной области

.5.2 Реляционная модель данных

.5.3 Выбор СУБД

.5.4 Физическая модель данных

.6 Вывод

. Описание программного средства

.1 Функциональная структура программы

.2 Входные и выходные данные

.3 Описание файлов базы данных

.4 Логическая структура программы

.5 Вывод

. Безопасность и экологичность проекта

.1Требования к технике безопасности при эксплуатации ЭВМ

.2 Характеристика электробезопасности

.3 Пожарная опасность

.4 Характеристика шума

.5 Характеристика микроклимата

.6 Требования к освещению помещений и рабочих мест ПЭВМ

.7 Методы и средства защиты от воздействия электрического тока

.8 Вывод

Заключение

Список используемой литературы

Приложение А.

Руководство пользователя

Реферат

Отчет: 87листов, 5 глав, 12 рисунков, 5 таблиц, 10 источников, 1 приложение.

ООО ПОБЕДА ФЕСТ, АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ, АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО, ГЛАВНЫЙ ЭКОНОМИСТ, ПРОГРАММНОЕ И АППАРАТНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, БАЗА ДАННЫХ, ПРОГРАММА.

Цель проекта - построение автоматизированной системы управления ООО ”Победа Фест” с разработкой автоматизированного рабочего места главного экономиста.

Теоретико-методологическим основанием являются основные понятия теоретических основ автоматизированного управления, проектирования АСОИУ, системного анализа, моделирования систем, экономико-математические методы.

В результате проектирования произведён диагностический анализ ООО”Победа Фест”. Дана характеристика существующей АСУ. Разработаны проектные решения по созданию АРМ «Главного экономиста». Дано экономическое обоснование внедрения данного АРМ. Произведено проектирование информационной базы данных.

Результаты дипломного проектирования предназначены для использования в ООО”Победа Фест”. Разработанная программа внедрена и используется на рабочем месте главного экономиста.

Основной эффект от внедрения заключается в уменьшении времени работы с бумажными документами, увеличение скорости поиска необходимой информации и автоматическое формирование отчетной документации.

 

Введение

В современных условиях необходим научный подход к организации труда на рабочего места. Хорошо организованное рабочее место обеспечивает нормальные условия труда, повышает качество работы, обеспечивает целостность оборудования.

В целях обеспечения этого предполагается осуществление комплекса мероприятий:

· Охарактеризовать предприятие.

·        Дать характеристику предприятия.

·        Провести обоснование необходимости ее автоматизации.

·        Провести обоснование проектных решений.

·        Представить программное обеспечение АРМ.

·        Представить технологическое обеспечение решаемой задачи.

·        Обосновать экономическую эффективность проекта.

В данном дипломном проекте на примере рабочего места главного экономиста ООО”Победа Фест” будет проведен анализ организации труда и предложены ряд мероприятий, которые позволят улучшить организацию рабочего

1. Предпроектное обследование

Предпроектное обследование предприятия ставит своей задачей проведение системного описания исследуемого объекта в соответствии с принципами системного анализа, задачей которого является освоение различных способов описания, базовых принципов и методов анализа и построения информационных систем [1].

Программа проведения предпроектного обследования, последовательность его этапов зависят от целей, задач и условий функционирования системы управления обследуемого предприятия. Основной целью такого обследования является определение путей повышения эффективности производственной деятельности за счёт совершенствования системы управления предприятием, в том числе целесообразности создания АСУ.

Результатом проведения предпроектного обследования предприятия является выбор задачи управления, разрешающей наиболее существенную или первоочередную ситуацию, разработка технического задания на разработку комплекса работ по решению данной задачи управления [1].

 

.1 Общая характеристика ООО”Победа Фест”

ООО ”Победа Фест” является предприятием малого бизнеса. Организационно-правовая форма - общество с ограниченной ответственностью. Организовано с целью получения прибыли. Основной вид их работ это сельскохозяйственная деятельность, в частности выращивание злаковых и животных.

Коллективное хозяйство ООО”Победа Фест” занимается следующими видами ремесла:

1.  Выращивание зерновых и зернобобовых культур.

2.      Выращивание животных на молоко и мясо.

.        Сбыт сельскохозяйственной продукции.

.        Переработка сельскохозяйственной продукции.

.        Иная деятельность не запрещенная законом.

В колхозе созданы отделения: Раздольненское, Кореновкое и Кирпильское с полным подчинением дирекции колхоза. Основной круг деятельности колхоза - производство с/х продукции (зерна, продуктов животноводства), с основным уклоном мясо-молочной продукции.

 

.2 Описание функциональной структуры предприятия

Формирование структуры управления ООО ”Победа Фест” основано на специализации и разделении управленческого труда. Это связано с тем, что его система управления относится к системам управления с иерархической структурой, в которых характерной чертой является модель полного жизненного цикла управленческого решения.

ООО ”Победа Фест” является сложной системой организационного управления. В ее составе можно выделить две подсистемы: обеспечивающую и организационно-управленческую.

К обеспечивающей подсистеме относится обеспечение бухгалтерского учета, кадрами, подразделения, в функции которых входит обеспечение нормального хода процесса функционирования предприятия.

В подсистеме организации и управления руководители каждого отдела занимаются вопросами повышения эффективности работы своего отдела, а вопросами управления системой в целом занимается директор и его заместитель.

 

.2.1 Изучение функциональных областей

Каждая функциональная область включает в себя ряд процессов или функций. Для того чтобы иметь более полное представление о функционировании предприятия, необходимо определить функциональные области и процессы, протекающие в этих областях.

В таблице 1 представлен перечень конкретных функциональных областей и протекающих в них процессов.

Функционирование предприятия предполагает достижение заранее определенного множества целей путем решения множества задач, сгруппированных по определенному признаку в подмножества.

Таблица 1 - Функциональные области и процессы их составляющие.

Функциональная область	Код	Процессы, протекающие в функциональных областях	Код
1	2	3	4
1. Управление производством	001	1.1. Контроль за качеством продукции	011
2. Управление функционированием предприятия	002	2.1. Разработка стратегий развития; 2.2. Управление предприятием путем принятия управленческих решении; 2.3. Принятие решений в экстремальных ситуациях.	021 022  023
3. Управление бухгалтерским учетом	003	3.1 Исполнение смет; 3.2 Учет основных средств; 3.3 Производственный учет; 3.4 Начисление заработной платы; 3.5 Движение материальных и товарных ценностей; 4.6 Движение денежной наличности.	031 032 033 034  035 036
4. Управление кадрами	004	4.1 Планирование численности рабочих; 4.2 Планирование отпусков; 4.3 Планирование аттестации; 4.4 Переподготовка кадров.	041 042 043 044
5. Управление финансами	005	5.1 Финансовое планирование; 5.2 Управление кап. вложениями; 5.3 Управление фондами предприятия.	051 052 053

1.3 Анализ целей

Под целью понимается информационный образ желаемого состояния или результата деятельности. Следует указать, что для любого государственного учреждения основной целью является обеспечение безопасности общественного устройства, согласованность функций различных общественных структур.

Чем точнее сформулированы цели системы, тем легче выбрать средства для их реализации. Цели задаются в виде общих целевых установок для системы в целом и поэтому нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням иерархической структуры системы.

В таблице 2 приведены цели функционирования предприятия, средства их достижения и критерии оценки эффективности.

Таблица 2- Основные цели функционирования ООО«Победа Фест».

Цель	Средства достижения	Критерий эффективности
1. Повышение объема, качества продукции и услуг	Повышение удельного объема оказываемых услуг
2. Повышение эффективности управления предприятием	2.1.Использование новых технологий; 2.2.Оптимизация структуры управления.	Рост прибыли
3. Модернизация предприятия	3.1.Обучение сотрудников навыкам работы с ЭВМ; 3.2 Оснащение цехов и отделов предприятия современным оборудованием.	Повышение эффективности производственного процесса.
4. Развитие социальной инфраструктуры предприятия	4.1.Рациональная организация труда и отдыха; 4.2.Развитие фонда потребления; 4.3.Повышение благосостояния коллектива.	Уменьшение текучести кадров
5.Организация усовершенствования средств вычислительной техники	5.1.Ремонт аппаратных средств и настройка программных продуктов 5.2.Улучшение средств защиты конфиденциальной информации в сети (в том числе и Интернет)	Бесперебойная работа всех аппаратных и программных средств; защита информации от несанкционированного доступа.

1.4 Построение организационно-управленческой структуры ООО ”Победа Фест”

Организационно-управленческая структура ООО”Победа Фест” имеет пирамидальное строение, которая в свою очередь содержит несколько иерархических уровней. Такое построение системы обеспечивает ее повышенную устойчивость к внешним возмущениям, способствуя локализации конфликтов, которые возникают между отдельными элементами, и согласует отдельные цели подсистем с общими целями всей системы. На рис. 1 представлена организационно-управленческая структура предприятия.

Рисунок 1- организационно-управленческая структура предприятия.

Во главе исполнительного органа находится генеральный директор. В обязанности директора входит управление всеми структурами и подразделениями фирмы, организация функционирования, постановка целей, распоряжение имуществом и средствами, заключение и расторжение договоров, открытие счетов в банках, стимулирование подчиненных руководителей, принятие решений, и всего что необходимо для эффективного функционирования организации.

Исполнительным органом фирмы является администрация фирмы, возглавляемая ее директором. Полномочия трудового коллектива фирмы реализуются общим собранием и его выборным органом. Отношения между участниками фирмы и трудовым коллективом регулируются коллективным договором. Каждая служба и работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций работников, определяющих место, роль в системе управления фирмой, основные задачи, обязанности, права, ответственность за выполняемую работу.

 

.5 Анализ проблемных ситуаций

Управленческие проблемы редко проявляются в отдельности. Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы человеческой деятельности. Анализ проблемных ситуаций это не простая задача, потому что зачастую неизвестен полный набор существенных переменных, характер связей между ними. Кроме того, многие из них плохо измеримы или вовсе не могут быть количественно измерены

Эффективное управление и функционирование предприятия, определение путей совершенствования процесса организации невозможно без выявления, анализа и решения существующих проблем:

1.      Предварительная постановка изобретательской задачи. Описание проблемной ситуации обычно содержит ответы на следующие вопросы: в чем состоит главная цель решения задачи; что мешает достижению цели; что нужно для устранения затруднения, мешающего фактора; что даст решение задачи для человека и общества; какова ее актуальность. Проблемная ситуация представляет собой начальную составную часть в постановке изобретательской задачи.

2.      Ситуация перед началом поиска решения, когда решение в момент постановки задачи потенциально не известно. Если при постановке задачи (в широком смысле) путь к ее решению и необходимые для этого средства могут быть известны разработчику и остается только реализовать решение, то имеет место лишь узкая задача. Если в момент постановки задачи решение потенциально не известно, то имеет место проблема - проблемная ситуация.

Предварительное описание проблемной ситуации включает два этапа: формирование структуры ситуации, связывающей главное противоречие с порожденными им и связанным с ним др. противоречиями; оценка параметров проблемной ситуации и уточнение среды, окружающей ее.

Основными элементами описания проблемной ситуации являются ответы на вопросы, которые отражают: возникновение и развитие проблемной ситуации (Когда?);сущность проблемной ситуации (Что? Где? Кто? Почему? С какой целью?); основные факторы и условия (При каких условиях?); степень полноты и достоверности информации; актуальность и срочность решения проблемной ситуации.

Предварительный анализ проблемной ситуации выполняется с целью установления ее существования (действительная или мнимая проблемная ситуация) и причин ее возникновения. Последнее позволяет вскрыть наиболее существенные факторы, влияющие на решение проблемы.

Анализ истории возникновения проблемной ситуации связан с установлением ее новизны, а прогноз ее развития - с обоснованием необходимости и направления ее решения.

Сравнение с другими проблемными ситуациями наряду с уточнением ее основных элементов также дает возможность использовать полностью или частично существующее в практике решения аналогичных проблем. Особенно серьезное внимание следует обращать на анализ возможных нежелательных последствий, чем очень часто пренебрегают на этом этапе.

Окончательное описание проблемной ситуации состоит в определении степени полноты и достоверности информации, ее перегруппировке и адаптации к конкретным условиям. Перевод описания проблемной ситуации с естественного языка на специальный научный язык позволяет достичь однозначности ее понимания, а упрощение структуры описания обычно углубляет ее понимание. Важным элементом описания проблемной ситуации является фиксирование знаний, не известных для рассматриваемого случая.

Перечень проблемных ситуаций и методы их разрешения приведены в таблице 3.

Таблица 3- Проблемы, существующие в ООО”Победа Фест” и методы их разрешения.

Проблемы	Методы разрешения
1	2
1. Устаревание оборудования	1.1 Закупка и установка нового оборудования; 1.2 Обучение специалистов; 1.3 Автоматизация производственных процессов.
2. Составление отчетов	2.1 Создание БД; 2.2 Автоматизация процесса работы с БД 2.3 Автоматизация процесса учета на складе; 2.3 Автоматизация создания и выпуска отчетной документации; 2.4 Автоматизация процесса подписания договоров; 2.5 Автоматизация учета материалов в складских помещениях.
3. Несвоевременный учет и сдача отчетов	3.1 Создание АРМ для каждого сотрудника; 3.2 Обучение персонала работе на компьютере.
4. Задержка с получением материалов	4.1 Заключение контрактов с надежными предприятиями; 4.2 Автоматизация процесса заключения договоров
5.Трудности подбора высококвалифицированных кадров	5.1 Привлечение высококвалифицированных кадров; 5.2 Подготовка кадров; 5.3 Автоматизация учета и подбора кадров
6. Трудности с развитием инфраструктуры предприятия	6.1 Ремонт и модернизация зданий, сооружений и оборудования предприятия; 6.2 Изыскание средств на социальное развитие предприятия и на материальное поощрение; 6.3 Рациональная организация труда и отдыха сотрудников предприятия

1.6 Анализ информационных потоков

 

В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии. Целью анализа информационных потоков является выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек. Каждый информационный поток имеет следующие признаки: •документ (на чем физически содержится информация);

• проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, т.д.);

•исполнителя (человека, который эту информацию передает); •периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно). На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:

• на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

• на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб. Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т.д.). На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как здесь количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.

 

.7 Выбор проблемы для автоматизации

Проблемы выбора системы автоматизации управления предприятием возникают практически всегда, когда руководство ощущает потребность в современном инструменте управления, в то же время не может четко сформулировать основные требования к системе.

Руководитель предприятия должен иметь необходимую информацию о реальном положении дел в организации. Обычно к такой информации относятся наиболее «проблемные» места: неконтролируемые действия персонала, потери от недостаточно оперативного реагирования на изменение ситуации внутри и вне предприятия, проблемы с организацией бухгалтерского учета и другие.

В ходе прохождения практики на предприятии было выявлено, что автоматизированных и функционирующих рабочих мест очень мало и они слабо оснащены. В настоящее время на ООО”Победа Фест” используется, приложения MS EXEL, «1С: Бухгалтерия 7.7», а в дальнейшем планируется модернизация всех рабочих мест с помощью пакета программ «1С: Бухгалтерия 8.1».

 

.8 Выводы

В данной главе дипломного проекта были представлены результаты предпроектного обследования ООО”Победа Фест” на предмет его частичной автоматизации. В ходе данного обследования было изучено:

-       организация и управление деятельностью предприятия;

-       вопросы планирования и финансирования разработок;

-       действующие стандарты, технические условия, положения и инструкции по эксплуатации аппаратных и программных средств вычислительной техники периферийного и связного оборудования;

-       исследован документооборот;

-       изучены потоки информации на предприятии;

-       установлен перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать;

-       произведен анализ целей организации;

-       построена организационно управленческая структура;

-       произведен анализ проблемных ситуаций;

-       произведен анализ информационных потоков;

-       выбрана проблема для автоматизации.

В результате были определены основные пути повышения эффективности производственной деятельности, а именно усовершенствования системы управления предприятием, в том числе создание АРМ главного экономиста.

2. Концептуальный план создания автоматизированных систем управления ООО”Победа Фест”

 

.1 Общее описание АРМ главного экономиста в составе АСОИУ ООО”Победа Фест”

Рабочее место является первичным звеном производственно-технологической структуры предприятия, в которой осуществляется процесс производства, его обслуживание и управление. Именно здесь происходит соединение трех основных элементов этого процесса и достигается его главная цель - производства предметов труда, оказание услуг либо технико-экономическое обеспечение и управление этими процессами. От того, как организованы рабочие места, во многом зависит эффективность использования самого труда, орудий и средств производства и, соответственно, производительность труда, себестоимость выпускаемой продукции, ее качество и многие другие экономические показатели функционирования предприятия.

Рабочее место состоит из следующих элементов:

1   производственной площади;

2   основного оборудования;

3   устройств для хранения материалов, заготовок, готовой продукции,

отходов и брака;

4   устройства для хранения инструментов, оснастки и приспособлений;

5   подъемно-транспортных устройств;

Рабочее место представляет собой закрепленную за отдельным рабочим или группой рабочих часть производственной площади, оснащенную необходимыми технологическим, вспомогательным, подъемно-транспортным оборудованием, технологической и организационной оснасткой, предназначенными для выполнения определенной части производственного процесса.

Организация рабочего места представляет собой материальную основу, обеспечивающую эффективное использование оборудования и рабочей силы. Главной ее целью является обеспечение высококачественного и эффективного выполнения работы в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения рациональных приемов и методов труда, создания комфортных условий труда, обеспечивающих длительное сохранение работоспособности работников. Для достижения этой цели к рабочему месту предъявляются технические, организационные, экономические и эргономические требования.

С технической стороны рабочее место должно быть оснащено прогрессивным оборудованием, необходимой технологической и организационной оснасткой, инструментом, контрольно-измерительными приборами, предусмотренными технологией, подъемно-транспортными средствами.

С организационной стороны имеющееся на рабочем месте оборудование должно быть рационально расположено в пределах рабочей зоны; найден вариант оптимального обслуживания рабочего места сырьем, материалами, заготовками, деталями, инструментом, ремонтом оборудования и оснастки, уборкой отходов; обеспечены безопасные и безвредные для здоровья рабочих условия труда.

С экономической стороны организация рабочего места должно обеспечить оптимальную занятость работников, максимально высокий уровень производительности труда и качество работы.

Эргономические требования имеют место при проектировании оборудования, технологической и организационной оснастки, планировке рабочего места.[9, c109]

Процессу труда работника, независимо от того, какие функции он выполняет, свойственны присущие ему закономерности, определяющие:

размещение работника в рабочей зоне;

положение рабочей зоны;

последовательность, количество и пространственную протяженность составляющих трудовой процесс трудовых движений;

последовательность вхождения человека в работу;

появление, наращивание и снижение утомляемости.[1, c84]

Эргономика исследует влияние, оказываемое на функциональное состояние и работоспособность человека различными факторами производственной среды. Последние учитываются при проектировании оборудования, организационной и технологической оснастки, при обосновании планировки рабочих мест. Правильная планировка должна предусматривать такое размещение работника в зоне рабочего места и такое расположение в ней предметов, используемых в процессе работы, которые бы обеспечили наиболее удобную рабочую позу; наиболее короткие и удобные зоны движения; наименее утомительные положения корпуса, рук, ног и головы при длительном повторении определенных движений.

Таким образом, задачи организации труда в области организации рабочих мест направлены на достижение рационального сочетания вещественных элементов производственного процесса и человека, обеспечение на этой основе высокой производительности и благоприятных условий труда.

ООО «Победа ФЕСТ», является предприятием малого бизнеса. Организационно-правовая форма - общество с ограниченной ответственностью. Организовано с целью получения прибыли. Основной вид деятельности - зерновые и животноводческие культуры.

В структуру предприятия входят следующие подразделения рисунок 2

2.2 Описание функциональной структуры АСОИУ

Итак, мы разделили имеющуюся на предприятии АСОИУ на подсистемы и их элементы, что позволило получить более полное представление о ее структуре.

В основе проектирования АСУ лежит моделирование предметной области. При этом под моделью предметной области понимается некоторая система, которая имитирует структуру или функционирование исследуемой предметной области и отвечает основному требованию - быть адекватной в этой области. Предварительное моделирование предметной области позволяет сократить время и сроки проведения проектировочных работ и получить более эффективный и качественный проект.

Поэтому следующим шагом будет создание функциональной модели ООО «Победа Фест». Создание модели будем производить в среде BP Win, предназначеной для создания функциональных моделей и реинжиниринга бизнес-процессов.

Моделирование системы начинается с создания контекстной диаграммы, на которой система рассматривается как единое целое.

 

Рисунок 3 - Контекстная диаграмма деятельности ООО Победа ФЕСТ.

Далее произведем декомпозицию контекстной диаграммы. Декомпозиция позволяет постепенно и структурировано представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой (рисунок 3).

Рисунок 4- Контекстная диаграмма блока.

Рисунок 5 -Диаграмма декомпозиция блока Управление бух учётом.

Построим диаграмму дерева узлов, для того, чтобы увидеть иерархическую зависимость работ (рисунок 6).

Рисунок 6 - Диаграмма дерева узлов.

2.3 Информационное обеспечение АСОИУ

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных.

Информационное обеспечение составляет методы и средства преобразования внешнего представления данных в машинные, описание хранимой и обрабатываемой информации, последующего преобразования данных из машинного представления во внешнее.

Обработка экономических задач заканчивается составлением на ЭВМ различных сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-экономическую информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники. Экономическая информация фиксируется в документах в виде цифр и букв.

Информационное обеспечение АСУ - совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в автоматизированных системах управления (ГОСТ 19675-74).

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняемая вручную или при помощи технических средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляемые, главным образом, на печатающих устройствах.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации.

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки.

По существу информационной моделью предметной области АСОИУ является - база данных. База данных - это совокупность взаимосвязанных данных, совместно хранимых в одном или нескольких компьютерных файлах. Разработка базы данных выполняется с помощью моделирования данных. Цель моделирования данных состоит в обеспечении разработчика ИС концептуальной схемой базы данных в форме одной модели или нескольких локальных моделей, которые относительно легко могут быть отображены в любую систему баз данных. Наиболее распространенным средством моделирования данных являются диаграммы "сущность-связь".

2.3.1 Логическая структура базы данных

На этапе логического проектирования разрабатывается логическая схема, определяются сущности (таблицы), атрибуты (столбцы таблицы), а также указывается вид связей между таблицами. Логическая модель данных является универсальной и никак не связана с конкретной реализацией СУБД.

Различают два вида сущностей: сильные и слабые.

Сильные (стержневые сущности) - существуют объективно, и их существование не зависит от какой-либо другой сущности.

Слабая сущность - связана со стержневой сущностью и экземпляр слабой сущности не может существовать, если не существует экземпляр стержневой сущности.

Характеристикой - называется слабая сущность, являющаяся дополнением стержневой сущности.

Ассоциативная сущность - это сущность которая служит для обеспечения взаимодействия между двумя и более другими сущностями.

Анализ предметной области и решаемых задач позволяет выделить следующие сущности:

·      штат1;

·        штат2;

·        основное;

·        рабочие;

·        табель.

Рисунок 7-Логическая структура базы данных.

2.3.2 Физическая структура базы данных

Для построения физической модели данных необходимо указать физическую структуру базы данных, типы атрибутов и связи. Основное отличие физической модели от логической модели в том, что физическая модель привязана к конкретной СУБД (в моем случае это Microsoft Access), т.е. одной логической модели может соответствовать несколько различных физических моделей. В физической модели важно описать всю информацию о конкретных таблицах, колонках, индексах (например, явно указывается тип данных каждого атрибута).

Рисунок 8 - Физическая структура базы данных.

Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

Машинное информационное обеспечение:

·   базы данных,

База данных (БД) - это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе сведениях о различных сущностях одной предметной области (реальных объектах, процессах, явлениях или событиях), обеспечивающая наличие такой минимальной избыточности, допускающей их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений или пользователей.

·   базы знаний,

База знаний представляет собой совокупность знаний предметной области, записанной на машинный носитель в форме понятной эксперту и пользователю. База знаний предполагает возможность наращивания.

·   системы управления этими базами.

Внемашинное информационное обеспечение:

. Методики и инструкции, описывающие принципы работы в ИС,

. Системы классификации и кодирования,

. Системы унификации и стандартизации документов.

Базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) проектируются аналогично прочим АИС.

Основные этапы их формирования:

·   определение цели;

·        определение функциональных подсистем, их структуры, задач в общей системе управления;

·        выявление и анализ связей между подсистемами;

·        установление порядка функционирования и развития всей БД или БЗ в целом.

Автоматизация информационных потоков и документооборота достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

 

.4 Экономическая сущность задачи

Задача главного экономиста включает в себя все аспекты работы учреждения с хозяйственными договорами. После подписания договора для задач бухгалтерского учета ключевым становится понятие «обязательства», которые могут быть «товарными» или «денежными». На основании обязательств формируются планируемые платежи по договору. На основании платежных документов исполняются платежные обязательства, появляется или корректируется кредитно-дебиторская задолженность, формируются проводки по счетам, товарные документы «закрывают» товарные обязательства. Набор решения бухгалтерских задач позволяет главному экономисту получать информацию, которая анализируется и позволяет руководству принимать правильные управленческие решения, что приводит к рентабельной работе предприятия. Поэтому разрабатываемая информационная система для АРМ является экономической информационной системой.

 

.5 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

В ООО «Победа ФЕСТ» традиционно используется программное обеспечение Microsoft Office и имеет следующие характеристики:

-    вся информация находится в текстовых файлах формата Word, таблицах Excel или бумажных носителях;

-       отсутствует система защиты от несанкционированного доступа;

-       отсутствуют программные механизмы разграничения доступа к информации;

-       сбор аналитической информации производится путем анализа информации, которая хранится на бумажных носителях.

Все вышеперечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда главного экономиста. Целью использования вычислительной техники является устранение всех вышеперечисленных недостатков, автоматизация обработки и анализа первичной и промежуточной информации, представление итоговой информации в виде отчетов. Работа главного экономиста - это процесс, происходящий во времени, который можно разделить на последовательные этапы:

-             подготовительный этап;

-       этап оформления договоров;

-       этап формирования справочной информации;

-       этап учета договоров;

-       этап контроля и выполнения подписанных договоров

-       этап создания отчетности.

 

.6 Постановка задачи

Разработать автоматизированное рабочее место главного экономиста

ООО «Победа ФЕСТ». Предусматривает выполнение следующих функций:

1.       Создание базы данных работы с предприятием.

2.      Обеспечение автоматизированного ввода информации посредствам экранных форм.

.        Реализация основных функций экономиста:

-   формирование справочной информации,

-       ведение бухгалтерии,

-       учет проектно-сметной документации,

-       учет выполнения договорных обязательств,

4.       Реализация автоматизированного способа получения оперативной и плановой отчетности.

5.      Организация системы анализа данных.

.        Организация автоматизированной системы отчетности.

Проектируемая система относится к системам учетно-аналитического типа, работающая в диалоговом режиме.

 

2.6.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Автоматизация управленческой деятельности предполагает формирование электронной системы организации.

Основными целями разработки АРМ могут служить:

-     сокращение времени обработки входной информации и получения результатных показателей;

-       повышение степени достоверности выходной информации;

-       снижение трудоемкости и количества ошибок при решении задачи.

В программе должны быть реализованы следующие функции:

-     максимальная автоматизация ввода показателей из первичных документов;

-       хранение форм первичных документов;

-       хранение и выдача нормативно-справочной информации по запросу пользователя;

-       обеспечение целостности хранимой информации.

Выполнение перечисленных функций осуществлено следующим образом:

1.      автоматизация ввода, контроля, загрузки данных первичной информации в базу данных с использованием экранных форм:

-       окно просмотра и изменения в списках заказчиков;

-       окно создания общего списка подрядчиков;

-       окно создания общего списка поставщиков материалов;

-       окно формирования договоров;

-       формирования информации по проектно-сметной документации;

2.      ведение условно-постоянной информации, хранящейся в таблицах базы данных:

-       редактирование справочных и учетно-оперативных данных;

-       добавление учетных записей;

-       удалении учетных записей;

3.      выдача справочной информации:

-       информация по заказчикам;

-       информация по подрядчикам;

4.      отчеты на запросы пользователей:

-       формирование итоговой отчетности по заказчикам, по подрядчикам, по поставщикам;

-       формирование оперативных отчетов для бухгалтерии.

 

.6.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Информационное обследование профессиональной деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма поведения. Изучение требований и функций пользователя системы проведено по принципу «от потребностей практики», что позволило не изменять алгоритм работы экономиста, но в достаточной мере автоматизировать и упростить его работу.

2.7 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ.)

 

.7.1 Концептуальная модель и ее описание

На этапе анализа необходимо подробное исследование как будущих функциональных возможностей разрабатываемой системы, так и информации, необходимой для их выполнения. Поэтому особое внимание было уделено полноте информации и поиску противоречивой, дублирующей или неиспользуемой информации. Каждая сущность имеет неограниченное количество атрибутов, но, проанализировав требования к системе и осуществив детализацию хранилищ данных, будущую модель можно представить в виде связанных между собой отношениями сущностей.

 

.8 Вывод

Рабочее место является первичным звеном структуры предприятия, в которой осуществляется процесс производства, его обслуживание и управление. Именно здесь происходит соединение трех основных элементов этого процесса и достигается его главная цель - производства предметов труда, оказание услуг либо технико-экономическое обеспечение и управление этими процессами. От того, как организованы рабочие места, во многом зависит эффективность использования самого труда, орудий и средств производства и, соответственно, производительность труда, себестоимость выпускаемой продукции, ее качество и многие другие экономические показатели функционирования предприятия.

Таким образом в данной главе были выполнены следующие пункты:

общее описание АРМ;

описание функциональной структуры;

информационное обеспечение асу;

логическая структура БД;

экономическая сущность;

информационное обеспечение;

автоматизированный рабочий место программный

3. Обоснование экономической эффективности проекта

 

.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Оценка экономической эффективности проекта является неотъемлемой частью процесса разработки программного средства. Развитие средств автоматизации должно осуществляться в тесной привязке к потребностям в области управления компанией. При этом их никогда не следует определять только необходимостью внедрения технологических новшеств. Разработчику нужно понять реальные потребности подразделения, а заказчики должны трезво оценивать возможности разработчиков. Для принятия окончательного решения о разработке новой системы также необходимо сравнить существующий метод обработки данных и внедряемый. Но также экономическая эффективность внедрения информационной системы определяется степенью достижения поставленной цели вне зависимости от ее характера.

Существует несколько направлений расчета экономической эффективности:

-       сравнение вариантов организации информационной базы комплекса задач (файловая организация и организация базы данных);

-       сравнение различных вариантов организации технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации;

-       сравнение технологий проектирования систем обработки экономической информации (например, индивидуальное проектирование с методами, использующими пакеты прикладных программ);

-       сравнение технологий внутримашинной обработки данных.

Разработка настоящего проекта предполагает, прежде всего, изменение системы обработки, передачи и хранения информации. Вследствие этого было выбрано первое направление расчета экономической эффективности.

[6. c. 102-106]

 

.2 Характеристика проекта

В этом разделе делается детальная экономическая оценка созданного программного средства - автоматизированного рабочего места экономиста. Данная программа может работать под управлением операционных систем семейства Windows.

 

.3 Расчет показателей экономической эффективности проекта

Любой проект автоматизации решения экономической задачи должен быть обоснован расчетом ожидаемой эффективности от его внедрения. Автоматизированное решение направлено на достижение таких целей, как сокращение сроков и затрат на получение и обработку информации, повышение качества результатной информации, что улучшает точность и оперативность принимаемых на основе этой информации решений и т.д.

Во времени инвестиционный проект охватывает период от момента зарождения идеи о создании или развитии производства, его преобразования и до завершения жизненного цикла создаваемого объекта. Этот период включает три фазы:

1.      Прединвестиционную

2.      Инвестиционную

.        Эксплуатационную.

Если проект разрабатывается применительно к действующему предприятию в аспекте реализации инвестиционного решения, предусмотренного стратегией развития предприятия, то первым этапом прединвестиционной фазы следует считать выявление возможностей инвестирования. Пока нет ясного понимания об источниках финансирования, о потенциально заинтересованных инвесторах и возможности их участия в проекте, мало смысла в переходе к разработке собственно проекта.

Подготовка инвестиционного проекта проводится чаще всего в два этапа: на первой стадии разрабатывается предварительное технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта, а на второй окончательное.

По концептуальному содержанию первая и вторая стадии ТЭО близки. Отличие заключается в глубине проработки проекта, последующем уточнении исходной технико-экономической информации, информации о возможных объемах реализации, стоимости кредита и подобных сведений, которые в конечном счете сказываются на показателях эффективности проекта. Однако особенность второй фазы состоит в том, что затраты здесь носят необратимый характер, а так как проект не завершен, он пока не приносит доходов. На данной стадии решаются вопросы, связанные с привлечением инвестиций: кредитами, эмиссией акций, набором и подготовкой персонала.

Специфика инвестиционной фазы, в отличии от прединвестиционой, состоит в том, что установленные временные рамки создания объекта предпринимательской деятельности и размер затрат, предусмотренный сметой, должны неуклонно выполняться. Превышение этих параметров чревато весьма серьезными последствиями, а возможно, и банкротством. Немаловажное значение имеет мониторинг всех факторов и обстоятельств, которые влияют на продолжительность и затраты, чтобы своевременно принимать меры по преодолению возникающих негативных явлений.

Третья фаза инвестиционного проекта - эксплуатационная. Общая продолжительность этой фазы оказывает заметное влияние на показатели экономической эффективности проекта: чем дальше во времени будет отнесена эксплутационная фаза, тем больше будет размер чистого дохода. Этот период не может устанавливаться произвольно, ибо существуют экономически целесообразные границы использования элементов основного капитала, которые диктуются главным образом их моральным старением

Таким образом, экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих: косвенного эффекта и прямого эффекта.

Э = Э_к + Э_п,

где Э - экономическая эффективность проекта;

Косвенный эффект характеризуется, в основном, улучшением качественных характеристик, таких как улучшение качества обслуживания клиентов, уменьшение числа рекламаций и т.д. Перечисленные показатели достаточно сложно формализовать, что затрудняет выявление доли косвенного эффекта от автоматизированной обработки данных в общей эффективности, получение которой связано с комплексом мер по улучшению деятельности предприятия. Прямой эффект легче рассчитать, чем косвенный, так как он отражает сокращение трудовых (формулы 3.1.2.-3.1.4) и стоимостных (формулы 3.1.5-3.1.7) затрат на обработку данных, которые позволяют расчетным путем определить его величину. В связи с вышесказанным, при выявлении экономической эффективности автоматизации работы с клиентами будет рассчитываться прямой эффект (формула 3.1.8). На рассматриваемом предприятии при существующем технологическом процессе операции регистрации клиентов осуществлялись с применением книг регистрации. Проектируемый вариант разрабатывался с целью автоматизации процесса формирования отчетности. Поэтому, за основу расчета прямого эффекта целесообразно взять сопоставление операций существующего (базового) и внедряемого (проектируемого) вариантов, то есть анализ затрат, необходимых для выполнения всех операций технологического процесса. Прежде чем перейти к рассмотрению порядка расчета прямого эффекта, определим формулы, по которым будут рассчитываться трудовые и стоимостные показатели, характеризующие этот эффект.

К трудовым показателям относятся:

-      Абсолютное снижение трудовых затрат

-      Основным показателем экономической эффективности после внедрения разработанного АРМ является улучшение экономических показателей того отдела организации, для которого этот АРМ разрабатывается. Существующие методики предполагают сравнение показателей работы отдела до, и после внедрения АРМ при примерно равных условиях работы.

АРМ экономиста получит экономический эффект за счет сокращения времени, требуемого на работу с информацией. Следовательно, можно произвести расчет коэффициента повышения оперативности управления, показывающего экономию времени на принятие решения.

-       Рассчитаем коэффициент экономии рабочего времени классного руководителя. Этот коэффициент рассчитывается по формуле:

где T₁ - время, необходимое на принятие решения при ручной технологии;

T₂ - время, затрачиваемое на принятие решения при машинной технологии.

В свою очередь, T₁ и T₂ определяются по формулам:

  (2)

  (3)

-      
где t_a1 и t_a2 - время ввода информации при ручной и машинной технологии соответственно, мин.;

t_b1 и t_b2 - время поиска информации при ручной и машинной технологии соответственно, мин.;

t_с1 и t_с2 - время подготовки печатных форм при ручной и машинной технологии соответственно, мин.

t_d1 и t_d2- время анализа информации при ручной и машинной технологии соответственно, мин.

t_a1 = 11 мин, t_a2 = 1,5 мин;

t_b1 = 3 мин, t_b2 = 0,2 мин;

t_c1 = 2 мин, t_c2 = 1 мин;

t_d1 = 7 мин, t_d2 = 1 мин;

T₁ = 11 + 3 + 2+7 = 23 (мин);

T₂ = 1,5 + 0,2 + 1+1 = 3,7 (мин);

Таким образом снижение времени, необходимого на работу с информацией, после автоматизации составит:

(мин)

Так как автоматизированного аналога нет, сравнение ведем с ручным методом обработки информации.

-       Ввод в базу данных, проведение измерений и составление отчетов занимает у классного руководителя около 15% всего рабочего времени. Таким образом, количество часов в год, затрачиваемое при ручном методе обработки информации составляет (при условии, что рабочий день равен 8 часам, число рабочих дней в месяце - 21):

а при автоматизированном методе обработки информации, учитывая К_р, получим:

Данный программный продукт будет использоваться классным руководителем, оклад которого составляет 6800 руб. Поэтому затраты на заработную плату в год составляют:

 

где Z₁ - часовая тарифная ставка классного руководителя, руб.;

 - затраты времени в год при ручном методе обработки информации (см. выше), час;

 - дополнительная заработная плата, 15 %;

 - единый социальный налог, 23 %;

 - накладные расходы, 18 %.

Для обслуживания программы и ЭВМ в штате сектора АСУ есть информационный работник, оклад которого составляет 3500 руб. Предположим, что для обслуживания программы и данной ЭВМ у него тратиться 5 % рабочего времени. Таким образом, расходы на содержание персонала и функционирование ЭВМ в год составляют:

 

где  - часовая тарифная ставка информационного работника, руб.;

 - затраты времени в год при автоматизированном методе обработки информации (см. выше), час;

 - стоимость 1 часа машинного времени, 4 руб./ч.;

 - затраты на приобретение расходных материалов (бумаги,

чернил для принтера и т.д.) при использовании программного продукта, 200 руб.

Таким образом, годовой экономический эффект от использования нового программного продукта, составляет:

Расчет экономической эффективности показывает, что целесообразно внедрять спроектированную информационную систему.

3.4 Заключение по технико-экономическому обоснованию создания АРМа экономиста

Все затраты на приобретение и внедрение нового программного средства полностью окупятся через 1 год использования продукта.

240 тыс. руб. за год использования.

Из проведенных расчетов видно, что разработанная автоматическая система позволяет получить значительную прибыль, как разработчику, так и пользователю. Таким образом, данная разработка является экономически эффективной [5. c. 30-65].

 

.5 Проектирование структуры базы данных

В базе данных обычно хранится информация из некоторой сферы деятельности, например, данные по отгрузке готовых изделий со склада, или по успеваемости студентов факультета, или по оплате телефонных разговоров и т.п. Эту сферу деятельности мы будем называть предметной областью. Таким образом, база данных будет содержать информацию из предметной области, которую необходимо хранить и обрабатывать с помощью компьютера.

База данных представляет собой структурированный набор данных, поэтому без специальной предварительной подготовки информацию в той форме, в которой мы ее обычно получаем, воспринимаем, передаем, нельзя представить в памяти компьютера и обрабатывать по формальным алгоритмам, реализованным в виде программ. Чтобы компьютерная обработка (хранение, сортировка, поиск и т.