Автоматизированная информационная система Сервисный центр ООО 'Софт Мастер'

Автоматизированная информационная система Сервисный центр ООО 'Софт Мастер'

Автоматизированная информационная система сервисный центр ООО «Софт Мастер»

Введение

Для эффективной работы сервисного центра необходима специализированная информационная система. Передо мной была поставлена задача автоматизировать работу сервисного центра от приема заявок на ремонт техники до формирования специализированных отчетов. Эти и другие факторы определили актуальность данной работы.

Подсистема обеспечивает, сотрудников сервисного центра, оперативной информацией о наличии соответствующих комплектующих на складе, о занятости мастеров. Эта информация необходима для правильного принятия решений о приеме техники в ремонт.

Автоматизировать работу сервисного центра, было решено с помощью 1С [1], поскольку 1С - это система программ, которая предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями. 1С имеет единую технологическую платформу, которая позволяет не только модифицировать существующие конфигурации, но и создавать собственные «с нуля». Программные продукты системы «1С: Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами, что обуславливает их открытость. Эта система не ориентирована на организацию с определенным видом деятельности. В настоящее время систему 1С используют в своей работе множество предприятий различной сферы деятельности, формы правовой организации, а так же с различным размером: будто предприятие крупное с численностью от 500 человек и выше или малое с численностью до 100 человек.

Данная задача является наиболее востребованной и актуальной во многих организациях ведущих предпринимательскую деятельность, направленную на оказание услуг сторонним организациям и физическим лицам. В данном случае автоматизации работы сервисного центра рассматривается на примере небольшой частной фирмы, которой требуется своя внутренняя система принятия техники в ремонт, формирования специализированной и управленческой отчетности, а также начисления заработной платы сотрудникам по их выполненным работам, проделанным для заказчика.

1. Автоматизация бизнес-процесса

Во время выполнения функций управления или любого бизнес-процесса на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная деятельность будет зависеть непосредственно от организации сбора, обработки, маршрутизации и распространения информации.

Мониторинг статуса отдельных пунктов бизнес-процесса производят менеджеры, извлекая папки и просматривая написанные от руки аннотации.

Эта методика имеет ряд недостатков, основные из которых заключаются в том, что при такой организации информация часто теряется, возникают непредвиденные задержки на пути прохождения документов, трудно отследить состояние работы в определенный момент времени, поэтому возникла проблема автоматизации работы сервисного центра ООО «Софт Мастер».

1.1 Анализ объекта автоматизации

Объектом автоматизации выступил бизнес-процесс, небольшой частной фирмы ООО «Софт Мастер». Численность работников фирмы насчитывает пятнадцать человек, из них четверо являются обслуживающим персоналом (бухгалтер, 2 менеджера, диспетчер), директор и десять человек - это специалисты в области информационных технологий (программисты, системотехники и т.д.). Клиентская база данных насчитывает более двухсот записей, из них на постоянном обслуживании находится около 150 организаций. Кроме того организация предоставляет свои услуги физическим лицам как на территории заказчика так и в стационарных условиях. Схема работы с клиентами представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Схема работы сервисного центра

.2 История автоматизации документооборота

Конец 60-х и начало 70-х годов характеризовалось использованием ЭВМ для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки.

Позже в конце 70-х и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившим создавать и отправлять по электронной почте документы.

Середина 80-х годов отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, которые гораздо более доступны и удобны в хранении, редактировании и использовании.

1.3 Обзор ранее выполненных работ на указанную тему

На протяжении трех преддипломных практик я постепенно приближался к решению основной задачи: автоматизация работы сервисного центра.

Затем был реализован механизм регистрации выполненных работ по фамилии сотрудника, наименованию заказчика и виду выполненной работы. На основании выполненных работ формировался отчет о выполненных программистом работах (в часах за месяц). А также была встроена подсистема прихода / расхода денежных средств. Система формировала отчет о движении денежных средств (учет поступления денежных средств, выплата заработной платы).

На последней практике моей задачей стояло организация управленческого учета на предприятии. Со стороны руководства предприятия, на котором Я работаю, мне было предложено реализовать управленческий учет заработной платы в нашей фирме.

Решаемая задача относится к области автоматизации бухгалтерского учета и начисления заработной платы на предприятии, которое использует свои независимые правила и механизмы при выплате вознаграждения сотруднику за выполненные работы. Данная задача является наиболее востребованной и актуальной во многих организациях ведущих предпринимательскую деятельность, направленную на оказание услуг сторонним организациям и предприятиям. В данном случае автоматизации начисления заработной платы рассматривается на примере небольшой частной фирмы, которой требуется своя внутренняя система начисления заработной платы сотрудникам по их выполненным работам, проделанным для заказчика.

Основными целями работы над практиками являлись:

. Реализация механизма регистрации выполненных работ и формировании необходимых отчетов, информирующих о состоянии предприятия, о загрузке программистов, о движении денежных средств. Реализация осуществляется на платформе «1С: Предприятие 7.7» с использованием встроенного языка программирования. Данный механизм демонстрирует процесс введения первичной информации о выполненных работах, на основании которых начисляется заработная плата сотрудникам организации. Программа должна регистрировать в журнале запись о выполненных работах по конкретному сотруднику, по наименованию заказчика и по виду выполненных работ, должна регистрировать операции с кассой (приходный и расходный кассовые ордера).

. Освоить объектно-ориентированное программирование на встроенном языке платформы «1С: Предприятие 7.7». Научиться разбивать одну большую задачу (тему дипломной работы) на подзадачи (темы преддипломной практики), которые в последствии выльются в полноценный реализованный и востребованный дипломный проект. Получить навыки в решении сложных задач при помощи объектов.

1.4 Функциональный анализ работы СЦ по стандарту IDEF0

В конце 90-х годов, когда на рынке в должной мере появилась конкуренция и рентабельность деятельности предприятий стала резко падать, руководители ощутили огромные сложности при попытках оптимизировать затраты, чтобы деятельность оставалась одновременно прибыльной и конкурентоспособной. Как раз в этот момент совершенно четко проявилась необходимость иметь перед своими глазами модель деятельности предприятия, которая отражала бы все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках одного бизнеса. Само понятие «моделирование бизнес-процессов» пришло в быт с появлением сложных программных продуктов, предназначенных для автоматизации управления предприятием.

Процесс автоматизации деятельности предприятия включает этап описания и проектирования бизнес-процесса. Моделирование бизнес-процесса позволяет проанализировать, как организована деятельность предприятия на каждом отдельно взятом рабочем месте. Функциональная модель позволяет четко определить распределение ресурсов между операциями делового процесса, что дает возможность эффективно оценить используемы ресурсы, определить, сколько сотрудников необходимо привлечь для работы и какие функциональные обязанности эти сотрудники должны выполнять.

Наиболее известной и распространенной методикой является методология структурного анализа SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Концепция SADT возникла в конце 60-ых годов в ходе революции, вызванной структурным программированием. В то время специалисты, традиционно занимавшиеся созданием крупномасштабных систем, стали осознавать необходимость большей упорядоченности.

На основе этой методологии был принят стандарт моделирования бизнес-процессов IDEF0 (Integration DEFinition 0) [9].

Методология моделирования IDEF0 предназначена для анализа всей системы как множества взаимосвязанных, взаимодействующих функции.

Ориентация исключительно на анализ функций позволяет рассматривать функции независимо от объектов, которые их выполняют. Функциональный подход позволяет четко определить проблемы анализа и проектирования от проблем реализации. Описание системы по правилам IDEF0 имеет четкую структуру. IDEF0 - модель представляет собой набор иерархически упорядоченных диаграмм. Каждая диаграмма описывает определенную функцию и состоит из нескольких взаимодействующих и взаимосвязанных подфункций, каждая из которых в свою очередь может быть описана диаграммой.

Разработка моделей IDEF0 требует соблюдения ряда строгих формальных правил, обеспечивающих преимущества методологии в отношении однозначности, точности и целостности сложных многоуровневых моделей.

Схема IDEF0 позволяет наглядно структурировать процессы организации и графически отобразить взаимодействие между этими процессами [10].

В IDEF0 реализованы три базовых принципа моделирования процессов:

. Принцип функциональной декомпозиции представляет собой способ моделирования типовой ситуации, когда любое действие, операция, функция могут быть разбиты (декомпозированы) на более простые действия, операции, функции. Другими словами, сложная бизнес-функция может быть представлена в виде совокупности элементарных функций. Представляя функции графически, в виде блоков, можно как бы заглянуть внутрь блока и детально рассмотреть его структуру и состав.

. Принцип ограничения сложности. При работе с IDEF0 диаграммами существенным является условие их разборчивости и удобной читаемости. Суть принципа ограничения сложности состоит в том, что количество блоков на диаграмме не должно не менее двух и не более шести. Практика показывает, что соблюдение этого принципа приводит к тому, что функциональные процессы, представленные в виде IDEF0 модели, хорошо структурированы, понятны и легко поддаются анализу.

. Принцип контекстной диаграммы. Моделирование делового процесса начинается с процесса построения контекстной диаграммы. На этой диаграмме отображается только один блок - главная бизнес-функция моделируемой системы. Главная бизнес-функция системы - это «миссия» системы, ее значение в окружающем мире.

Цель: Разработать алгоритм автоматизации работы сервисного центра, изменив и доработав имеющиеся модули в системе «1С: Бухгалтерский учет 7.7» редакция 4.5 в соответствии с заявленными требованиями.

Задачи:

1.      Автоматизировать процесс приема техники в ремонт.

2.      Автоматизировать рабочее место диспетчера.

.        Организовать анализ деятельности работы сервисного центра для руководителя, путем анализа формируемых отчетов.

.2 Формальная постановка решаемой задачи

Стадии разработки:

1.    Подготовить структуру данных в «1С: Бухгалтерский учет 4.5».

a.         Разработка интерфейса пользователя

b.