Аутсорсинг в документационном обеспечении управления
Министерство образования Омской области
Бюджетное образовательное учреждение Омской области
среднего профессионального образования
«Омский государственный колледж
управления и профессиональных технологий»
АУТСОРСИНГ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ
Отделение управления и экономики
Специальность 032002 Документационное обеспечение и управление
Дисциплина Документационное обеспечение управления
Группа ДО-32п
Фомбарова Анна Владимировна
Руководитель
Шабалина Ю.М
Омск, 2011
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
. УСЛОВИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АУТСОРСИНГА
.1 Перспективы аутсорсинга в России
.2 Достоинства и недостатки
. ТЕХНОЛОГИЯ АУТСОРСИНГА В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИИ
. ВНЕДРЕНИЕ АУТСОРСИНГА В ОРГАНИЗАЦИЮ
Заключение
Список литературы
ВВЕДЕНИЕ
«Аутсорсинг» означает передачу сторонней организации, связанной с «родной» компанией только договорными отношениями, целиком или частично ряда второстепенных, с точки зрения компанией, функций.
Аутсорсинг различных элементов делопроизводства и документооборота давно уже стал общепринятой деловой практикой за рубежом, и все чаще встречается в России. Наиболее распространенной и, возможно, самый интересный для большинства компаний вариант аутсорсинга в делопроизводстве - это передача сторонней организации функции хранения бумажных документов. Коммерческие центры хранения документов представляют широкий спектр услуг, связанных с хранящимися в их помещениях делами, вплоть до уничтожения документов с истекшими сроками хранения, с представлением заказчику только документов об уничтожении. Как показывает опыт многих зарубежных стран, аутсорсинг очень привлекателен, с точки зрения высшего руководства, поскольку он позволяет повысить экономическую эффективность деятельности компании. Вне офисное хранение документов будет применяться все чаще, если организация пошла на аутсорсинг - то будет лучше если это произойдет под контролем службы ДОУ. Хорошо информированный специалист службы ДОУ может дать квалифицированный совет своему руководству, представив объективную информацию о «плюсах» и «минусах» аутсорсинга а заодно не пропустить мимо себя это направление деятельности.
Успешное использование аутсорсинга в области делопроизводства возможно только при нормальном налаженном документообороте в организации. Очень важно, чтобы сотрудничество с поставщиком услуг аутсорсинга шло под контролем службы ДОУ, а руководитель был связующим звеном между своей компанией и фирмой - поставщиком. При хорошо продуманной организации аутсорсинга, служба ДОУ может сбросить с себя часть наиболее скучной и тяжелой технической работы, и в результате появится время для более интересных дел ( таких как освоение электронного документооборота, налаживание грамотной экспертизы ценности документов, выбора срока их хранения и т.д )
Цель настоящей работы состоит в том, чтобы проанализировать внедрение аутсорсинга в документационном обеспечение управлении.
Задачи:
.Проанализировать условия внедрения и использования аутсорсинга.
.Изучить технологию аутсорсинга в документационном обеспечении управлении.
Объектом исследования является аутсорсинг в документационном обеспечении управлении.
Предмет исследования технология аутсорсинга в документационном обеспечении управлении.
Практическая значимость курсовой работы состоит в том чтобы показать где, когда и при каких условиях организация может на этом выиграть, и в каких условиях аутсорсинг может оказаться невыгодным и даже разорительным.
Для написания данной курсовой работы были использованы периодические издания и Internet ресурсы, несущие основные значения для общего содержания работы.
1. ПЕРСПЕКТИВЫ АУТСОРСИНГА В РОССИИ
.1 Достоинства и недостатки
В период экономического роста, аутсорсинг особенно актуален для российских компаний, потому что руководству компании необходимо сконцентрироваться на развитии бизнеса и поиске новых решений, рынков, продуктов, при этом доверив рутинные, с его точки зрения ,операции профессионалам в соответствующей области. Во многих странах внешняя кадровая служба уже много лет находится в этом же списке, потому что руководство компаний не хочет тратить время на организацию и развитие кадровых служб: все, что им нужно, - это своевременное получение требуемой информации для управления предприятием и предоставление обязательной отчетности.
Аутсорсинг позволяет повысить эффективность выполнения определенных функций предприятий в области информационных технологий, снабжения и поставок, обслуживания, финансов, обеспечения персоналом и даже производства. Аутсорсинг помогает компаниям решить проблемы функционирования и развития в рыночной экономике путем сокращения издержек, ускорения адаптации к условиям внешней среды, улучшения качества продукции и услуг, уменьшения рисков. Компания-заказчик может, используя аутсорсинг второстепенных функций, сконцентрироваться на тех, которые свойственны именно ей, на своей специфике. В отличие от субподряда, аутсорсинг - это стратегия управления компанией, а не просто вид партнерского взаимодействия, он предполагает определенную реструктуризацию внутрикорпоративных процессов и внешних отношений компании. Общий механизм аутсорсинга состоит в передаче внешнему исполнителю непрофильных или неосновных функций, а иногда и целого сектора - IT, бухгалтерия, телефония, обучение,охрана и безопасность, кадровый учет и т.д. Так, наиболее распространена передача IT-администрирования внешнему провайдеру.
Кадровый аутсорсинг подразумевает наличие провайдера, который выполняет полный комплекс работ, связанных с предоставление данного сервиса Клиенту, включая персонал, который, собственно и выполняет данную работу. Передача «персональных» функций сторонней компании может быть как полной, так и выборочной.
Ведение кадрового делопроизводства является важным звеном в цепочке функций любой компании. Количественные показатели численности компании не имеют никакого значения. Знать и отслеживать изменения в законодательстве способен далеко не каждый исполнитель кадрового делопроизводства в компании. Рутинная и кропотливая работа, требует времени и отвлечения человеческих ресурсов, регулярного повышения квалификации кадровых работников. Передача данных услуг на аутсорсинг - гарантия снижения рисков, ведь ошибки при ведении кадрового делопроизводства грозят юридическими сложностями: исками со стороны сотрудников компании, санкциями государственных органов (Трудовой инспекции, Налоговой инспекции), в результате чего компания несет убытки и страдает репутация компании на рынке труда.
Цели кадрового аутсорсинга:
·кадровое сопровождение квалифицированными специалистами;
·построение эффективной системы работы с кадровой документацией в соответствии с реалиями времени и особенностями сферы деятельности компании;
·выявление и исправление ошибок в кадровых документах сотрудников компании;
·получение поддержки компетентных специалистов по вопросам трудового права, организации и ведения кaдрoвой документации на постоянной основе;
·реорганизация структуры своей компании с целью минимизации расходов на рутинные, но ответственные процедуры по кадровому делопроизводству.
Аутсорсинг предполагает привлечение так называемой третьей стороны для решения проблем организации во взаимоотношениях с внешней средой, а так же внутренних проблем, связанных с реализацией конкретных бизнес процессов или использование наукоемких технологий например информационных. Применение аутсорсинга подразумевает приобретение услуг, и именно с такой точки зрения это процесс рассматривается большинством современных специалистов в области практического менеджмент.
Достоинства:
Аутсорсинг позволяет решить проблемы с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, а также с непрерывностью бизнес-процессов: замена персонала на время отпуска, болезни, обучения обеспечивается поставщиком услуг. Как правило, эффект сокращения затрат выступает основным и достаточным условием для передачи части функций сторонней организации. Необходимо проанализировать ситуацию по наиболее емким статьям калькуляции. Это может касаться как прямых затрат - основного процесса производства, так и косвенных. Для анализа и определения целесообразности передачи на аутсорсинг определенных функций, дающих снижение затрат, можно привлекать сторонние организации, которые специализируются в строго определенных сферах деятельности, а также обладают достаточно большим опытом практической работы. Экономия средств. Стоимость услуг аутсорсинга гораздо ниже, чем затраты на построение собственной структуры. Экономия рабочего места. Создание собственной структуры требует дополнительные офисные площади, оргтехнику, канцтовары, справочно-правовые системы, лицензионное ПО. Постоянная безотказная работа. Фирма - аутсорсер работает постоянно. Экономия времени.
Недостатки:
При использовании аутсорсинговых услуг могут проявиться следующие недостатки:
·Низкий уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговых компаний;
·Риск сохранности имущества, утечки сведений конфиденциального характера;
·Наличие малого количество рычагов управляющего воздействия, что в свою очередь может повлиять на снижение эффективности процессов и увеличение затрат на обслуживание.
Общие проблемы:
·Большая текучесть кадров;
·Недостаточный уровень кадровых агентств, из-за которых набирают неквалифицированную силу;
·Внештатный сотрудник способен только выявлять «шаблонные» ошибки, которые для деятельности предприятия являются менее критичными.
·Незнание национальной культуры (при переводе call-центров за границу)
·Неработоспособность в организациях с низким уровнем зрелости (из-за отсутствия прописанных и понятных бизнес-процессов)
·Недостаточный уровень подбора кадровыми агентствами, где HR менеджеры часто способны подбирать неквалифицированную рабочую силу, но часто не способны оценить квалификацию соискателя на место «синего воротничка»
·Большая текучесть персонала
·Штатный сотрудник (за счёт рабочего общения с коллегами) способен своевременно выявлять некоторые ошибки (как ошибка в получателе корреспонденции), а иногда проинформировать клиента о новинках, при том что внештатный обычно выявляет только «шаблонные» ошибки, которые являются менее критичными.
·Моральное состояние персонала. В период перехода на аутсорсинг, как правило, происходит реорганизация - перераспределение, переподготовка или увольнение специалистов определенной отрасли, по этой причине отношение работников предприятия к процессу передачи функций играет значимую роль.
·Утечка информации. Передача на аутсорсинг основополагающих для передачи функций влечет за собой высокий риск утечки информации. Появляется новая компания, коротая использует накопленный опыт и знания заказчика аутсорсинга и которая в последствии может стать конкурентом. Главную роль здесь играют добросовестность и порядочность партнеров.
·Потеря контроля над собственными ресурсами. Происходит отрыв руководства от части деятельности компании, вследствие чего возникает риск принятия неадекватных решений. В момент заключения договора аутсорсинга может наблюдаться снижение производительности собственных сотрудников, поскольку они расценивают аутсорсинг со своей позиции как причину увольнение и передачи части персонала сторонней компании.
Можно выделить следующие формы аутсорсинга:
Полный аутсорсинг - передача бизнес-процесса аутсорсеру в целом, преследующая цели повышения рыночной стоимости компании, обеспечения соответствия качественного уровня бизнес-процессов требованиям рынка. Полный аутсорсинг находит применение в отношении прежде всего вспомогательных бизнес-процессов, находящихся вне специфических компентенций компании. Примером полного аутсорсинга является обучение и рекрутинг персонала, влиния финансами компании, управление отдельными подразделениями, складирование и транспортировка, аутсорсинг ряда административных функций и другое. К полному аутсорсингу относится также так называемый усовершенствованный аутсорсинг, когда компания полностью предает производственные процессы одному или нескольким аутсорсерам, оставляя за собой лишь функции контроля качества, разработки и продвижения новых продуктов, выбор стратегии развития и прочее.
Выборочный (частичный) аутсорсинг - передача определенного набора функций аутсорсеру или выделение для этой цели подразделения компании в отдельное производство, создание дочерней фирмы. Частичный аутсорсинг широко используется при разработке новых продуктов, внедрения ноу-хау или дорогостоящих технологий, требующих значительных инвестиций и продолжительности сроков освоения. При этом в реализацию бизнес-процессов вовлечены ресурсы нескольких организаций, каждая из которых в данном случае снижает долю собственного риска, перераспределения затраты между партнерами.
Правомерность передачи кадрового делопроизводства сторонней фирме с точки зрения предприятия, желающего передать эти функции.
В настоящее время действуют утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, в соответствии с которыми ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них в порядке, определенном указанными нормативными актами.
Для выполнения требований законодательства работодатель приказом назначает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.
В то же время, нигде в упомянутых нормативных документах не содержится требований о том, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно являться работником организации.
Вопросы обработки, хранения и защиты персональных данных работника регулируются сразу несколькими федеральными нормативными правовыми актами:
Трудовым кодексом РФ;
Федеральным законом от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Трудовой кодекс РФ определяет, что под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Под обработкой персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
Этим же нормативным правовым актом установлено, что защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, причем работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их правами и обязанностями в этой области.
Предприятию-работодателю необходимо:
принять локальный нормативный акт, определяющий порядок ведения кадрового делопроизводства и порядок обработки персональных данных устанавливающий, что функции ведения кадрового делопроизводства могут быть переданы другой организации с соблюдением прав работников и требований по защите их персональных данных, ознакомить с ним каждого работника под роспись;
уведомить работников о том, что функции кадрового делопроизводства передаются сторонней организации и получить их письменное согласие;
заключить с организацией-исполнителем договор о передаче в аутсорсинг функций кадрового делопроизводства;
заключить с организацией-исполнителем договор о конфиденциальности в отношении передаваемой информации с соблюдением требований действующего законодательства;
на основании заключенных договоров издать приказ о передаче функций кадрового делопроизводства сторонней организации, ознакомить с ним сотрудников под роспись;
В свою очередь организации-исполнителю, чтобы иметь право предоставлять услуги кадрового аутсорсинга, необходимо предусмотреть в учредительных документах такой вид деятельности и зарегистрировать учредительные документы в порядке, установленном Федеральным законом от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ « О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Лицензировать услуги по ведению кадрового делопроизводства не требуется.
Эффективность аутсорсинга будет выше, если организация использует систему электронного документооборота, или же создает электронный архив. Ввод вновь создаваемых и поступающих, а также часто используемых бумажных документов в электронный архив или в систему электронного документооборота позволяет, помимо других преимуществ:
·Увеличить объем документов, которые могут быть отправлены «на аутсорсинг»,
·Резко сократить объём документов, возвращаемых из внешнего хранилища,
·Эффективнее контролировать, где и какие документы хранятся, чтобы при необходимости быстро их разыскать,
·Минимизировать ущерб в случае утраты подлинников документов.
У такого метода работы есть и свои недостатки, основной из которых заключается в том, что создание и поддержание электронного архива требует немалых затрат, которые могут «съесть» всю экономию, полученную за счет аутсорсинга. Кроме того, документы из электронного архива не имеют в настоящее время юридической силы, поэтому электронный архив не поможет, если нужно представить государственным или судебным органам подлинники документов.
Важно правильно подготовить документы для внеофисного хранения, с тем, чтобы минимизировать возврат документов из внешнего хранилища в офис. Основные рекомендации таковы:
·На внеофисное хранение нужно в первую очередь вывозить те документы, которые практически не используются. Часто используемые документы должны остаться в офисе.
·В короб желательно класть документы, срок хранения которых истекает одновременно - в этом случае, по истечении срока хранения, короб может быть уничтожен целиком.
·Если срок хранения документов уже заканчивается (скажем, осталось хранить их менее года) - нужно оценить, что выгоднее: отправить документы на аутсорсинг, или же оставить в архиве, и по истечении срока хранения уничтожить.
·На аутсорсинг нежелательно отправлять документы, утрата или утечка информации из которых может нанести существенный ущерб организации. Если же избежать этого нельзя, нужно провести оценку рисков и обдумать возможность использования хранилищ с повышенным уровнем безопасности (естественно, значительно более дорогих).
Учёт вывозимых на аутсорсинг документов должен быть налажен так, чтобы, в случае необходимости, установить местонахождение нужного документа с точностью до короба - что опять-таки сокращает количество возвращаемых коробов;
Вывозимые документы должны пройти экспертизу ценности, - чтобы, если потребуется, короба с документами можно было отправить на уничтожение непосредственно из внешнего хранилища.
Таким образом аутсорсинг позволяет высвободить значительное количество временных и человеческих ресурсов для концентрации на своей непосредственной деятельности и построении устойчивого конкурентного преимущества.
2. ТЕХНОЛОГИЯ АУТСОРСИНГА В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИИ
.1 Виды аутсорсинга
Кадровый аутсорсинг - один из лучших вариантов оптимизации финансовой деятельности компаний, особенно для деятельности малых и средних предприятий. В небольших фирмах ведением кадрового делопроизводства, как правило, занимается штатный специалист-кадровик, иногда эти функции исполняет бухгалтер, а то и сам руководитель. В случае регулярной работы с персоналом, необходимости нанимать сезонную рабочую силу или разовых сотрудников для выполнения сметных работ, при высокой текучести кадров без профессионального кадрового аутсорсинга обойтись сложно.
Постановка и ведение кадрового делопроизводства - более чем ответственное дело, ведь таким образом напрямую в документальной форме отражаются взаимоотношения работодателя и наемного персонала. Трудовые договора различных типов, отражающие обязанности и права сторон, очень часто играют решающую роль при возможных разногласиях между сотрудником и предприятием (если быть точными - его руководителем). Сегодня многие компании обращаются за услугой по проведению кадрового аудита, что является первым шагом к оздоровлению обстановки на предприятии в сфере работы с персоналом. Для небольших предприятий, где зачастую даже бухгалтерию выводят за штат предприятия, услуги по ведению кадрового делопроизводства внешними специалистами экономически выгодны. Во-первых, компания не несет социальной и трудовой ответственности перед внешним кадровиком, поскольку оплачивает услуги кадровому агентству. Во-вторых, специалисты кадровых компаний в совершенстве владеют методами и способами восстановления и ведения кадрового делопроизводства. Фактически, внешние кадровые работники трудятся на предприятии по схеме аутстаффинга, что давно признано самым выгодным методом сокращения издержек компаний.
Одним из важных плюсов кадрового аутсорсинга можно считать налаженную кадровую логистику без отрыва от основных функций кадрового и управленческого учета на предприятии. Сегодня многие крупные и даже средние компании используют для автоматизации управленческого и кадрового учета готовое или индивидуально внедряемое программное обеспечение. Во многих случаях для правильного построения схемы управленческих процессов и бюджетирования на предприятии даже разовые услуги по аустсорсингу кадрового делопроизводства помогут в будущем сэкономить значительные суммы.
При аутсорсинге кадрового делопроизводства проводят:
·Экспертизу ведения и оформления кадровых документов
·Составление экспертного заключения по результатам проверки
·Документирование трудовых отношений: оформление трудовых договоров и составление изменений к ним; оформление приказов о приеме, переводе, увольнении сотрудников; оформление приказов о предоставлении отпусков, командировок; ведение трудовых книжек и вкладышей к ним; ведение личных карточек формы Т-2; формирование личных дел
·Ведение табеля учета рабочего времени
·Разработку, утверждение штатного расписания, внесение изменений
·Ведение обязательных журналов регистрации документов
·Выдачу справок с места работы
·Оформление страховых свидетельств обязательного пенсионного страхования
·Подготовку статистической кадровой отчетности по запросам клиента
·Участие в проверках по кадровому делопроизводству
Аутсорсинг кадрового делопроизводства позволяет:
·Сократить объем рутинной работы службы персонала
·Сэкономить за счет сокращения рабочего места на дополнительного сотрудника службы персонала
·Перенести затраты в статью расходов на оплату услуг
·Повысить оперативность реакции на запросы бухгалтерии
·Оптимизировать процесс кадрового делопроизводства
·Снять ответственности при проверках кадрового делопроизводства
·Использовать лучшие практики и передовой опыт специализированной компании
·Сосредоточить усилия на ключевом бизнесе и повысить эффективность работы компании
При использовании аутсорсинга на предприятии следует обратить внимание на следующие моменты:
Стратегия аутсорсинга подразумевает долгосрочное сотрудничество двух организаций, основанное на принципах партнерства. И на начальном этапе сотрудничества главное - это правильная постановка задач. Чем больше аутсорсинговая структура будет знать о нанимателе, его целях и проблемах, тем более эффективное решение будет предложено. Размытая постановка задачи - верный путь к взаимному неудовлетворению. Одним из условий успешной работы компании-аутсорсера также является регулярный обмен информацией со своим нанимателем и совместное обсуждение возникающих проблем.
Важным фактором аутсорсинга является доверие со стороны компании-нанимателя. Предприятие, желающее получить от работы аутсорсера максимум отдачи, должно делиться информацией, необходимой для успешной реализации поставленных задач, даже если эта информация является конфиденциальной. Поэтому нужно заранее убедиться в том, что выбранная компания-аутсорсер соблюдает основные принципы этики такого рода бизнес. А именно: не работает одновременно с компаниями, являющимися прямыми конкурентами, и готова сохранять в тайне информацию, которую клиент считает конфиденциальной, в том числе после возможного расторжения контракта.
Объем работ, отдаваемых на аутсорсинг российскими предприятиями, с каждым годом увеличивается. Ведь снижение издержек всегда являлось мощным инструментом повышения рентабельности, а аутсорсинг позволяет не только снижать издержки, но и использовать в бизнесе новейшие управленческие информационные технологии, позволяя решать масштабные задачи и успешно развиваться.
Определение экономической эффективности внеофисного хранения документов
Главная и самая объективная оценка аутсорсинга - это определение его экономической эффективности для организации, и специалисты ДОУ должны уметь делать такой расчёт (тем более, что методика расчёта достаточно проста). Полученные цифры станут наиболее убедительным аргументом, когда потребуется отстаивать свои позиции перед высшим руководством.
Для расчёта потребуются следующие данные:
·стоимость аренды офисной площади,
·стоимость и размеры оборудования, используемого для хранения документов в офисе,
·средняя заработная архивариуса,
·для точного расчёта будут нужны расценки на оказываемые услуги и проект договора с поставщиком - их можно запросить у фирм-поставщиков (лучше - у нескольких). Более грубые оценки можно получить, воспользовавшись приведенными в Таблице1 средними расценками.
Таблица 1. Средние расценки на услуги центров хранения документов
ОперацияСтоимость
Поставщик при обслуживании организации-клиента выполняет ряд операций. Операции, - такие, как хранение коробов, доставка коробов в места хранения и их возврат клиенту, обработка коробов (размещение коробов в хранилище и их изъятие), предоставление комнаты для работы с документами - все оплачиваются по отдельности. В результате собственно плата за хранения короба составит только часть среднемесячных расходов в расчете на один короб. В такой системе оплаты не нужно видеть какого-то злого умысла поставщиков, подобная система используется в мире повсеместно - но, конечно, она затрудняет расчёт реальных расходов на хранение документов.
Наиболее часто используемые аргументы в пользу перехода на аутсорсинг:
·стоимость услуг аутсорсинга составит лишь часть затрат, необходимых для хранения документов собственными силами,
·освобождаются дорогостоящие офисные площади,
·есть возможность сэкономить на персонале службы ДОУ и его обучении,
·приводится в порядок документооборот,
·повышается безопасность хранения документов.
Слагаемые экономии и расходы.
Отправляя документы на внеофисное хранение, компания может сэкономить:
·на дорогостоящей офисной площади, которую не придётся дополнительно арендовать,
·на архивном оборудовании, которое не нужно будет дополнительно покупать,
·на зарплате (и соответствующих налогах), благодаря тому, что не придётся нанимать дополнительных сотрудников для обслуживания растущего архива,
·за счёт уменьшение потерь рабочего времени квалифицированных сотрудников, уходящего на поиск документов.
Несмотря на все сложности, при соблюдении определенных условий успешное и выгодное применение аутсорсинга в области кадрового делопроизводства и в частности, при организации электронного документооборота, возможно. Для этого необходимо соблюдение ряда условий:
·Управление документами нельзя считать побочным видом деятельности, который может быть легко передан в чужие руки. Делопроизводство и документооборот неразрывно связаны с основной деловой деятельностью. Для организаций, работающих в информационных отраслях, передача документооборота на аутсорсинг означает передачу в третьи руки контроля над одним из своих ключевых активов
·Если организация передает управление документами на аутсорсинг, она должна понимать, что с нее не снимается ответственность за исполнение существующих в отношении данных видов документов законодательно-нормативных требований. Поэтому особую важность приобретает репутация и надежность поставщика услуг, поскольку, как бы на замечательно не был составлен контракт с поставщиком услуг, сбой работе аутсорсера может иметь для организации катастрофические последствия
·Для защиты своих интересов и минимизации рисков необходимо ответственно подходить к составлению контрактов на аутсорсинг, предельно тщательно фиксируя в них все важнейшие моменты управления документами, в том числе вопросы собственности на документы, обеспечение безопасности, доступа, организации уничтожения, порядка передачи и т.д.
·При передаче на аутсорсинг управления документами следует проанализировать ряд правовых вопросов. Это, прежде всего, соблюдение законодательства о персональных данных. Пренебрежительное отношение к таким вопросам может привести к значительным финансовым и репутационным потерям. К сожалению, в судебной практике подобные случаи уже встречались
·Передав делопроизводство в той или иной степени на аутсорсинг, организация не должна спокойно «почивать на лаврах». Необходимо постоянно контролировать ход исполнения контракта (в том числе путем проведения предусмотренных контрактом проверок на территории подрядчика) и тщательно его документировать
·Продумать, что будет происходить в случае прерывания или окончания контракта: каким образом, в какие сроки и в каком виде будет переданы документы и базы данных, чтобы организация могла плавно перейти к самостоятельному выполнению соответствующих функций либо без лишних проблем предать их на аутсорсинг другому подрядчику.
Аутстаффинг - это кадровая технология, при которой компания-провайдер услуг оформляет в свой штат уже существующий персонал компании-клиента. При этом права и обязанности работодателя переходят к провайдеру услуги, в то время как сами сотрудники продолжают работать на прежнем месте и выполнять свои функции.
Выведение персонала за штат субъекта хозяйствования принято называть аутстаффингом. В этом случае часть сотрудников оформляется в штат сторонней организации- компанию-провайдер, которая выступает в роли формального работодателя для указанного персонала. Эта организация обеспечивает ведение рутинной кадровой работы, начисление и выплату заработной платы, осуществление налоговых выплат, а так же соблюдение норм законодательства (гражданский, трудовой, налоговый кодексы Российской Федерации, другие федеральные законы, касающиеся всех вопросов трудовых отношений). Сотрудники продолжают работать на прежнем месте и выполнять свои прежние функции, но обязанности работодателя по отношению к ним выполняет уже сторонняя организация. Результатом опроса, проведенного компанией V.E. на кадровом форуме, показали, что 96% организаций интересуются этой услугой, многие из них планируют ее в перспективе использовать. К услуге аутстаффинга прибегают компании разных сфер деятельности: производственные, сферы услуг, банки. Часто аутстаффинг используется оптовыми и розничными торговыми компаниями. Выбор данной услуги определяется целями, которые хочет решить с помощью аутстаффинга компания.
Аутстаффинг выгоден для компаний, которые не имеют возможности увеличить штатную численность сотрудников, но нуждаются в них для выполнения своих задач. Это малые предприятия или предприятия, находящиеся на упрощенной системе налогообложения, которые имеют штатные ограничения. Например, решили открыть торговую точку. Для того чтобы принять на работу новых сотрудников не обязательно регистрировать еще одно юридическое лицо и вести по нему отчетность. Можно зачислить этих сотрудников в штат провайдера. При этом работать они будут в новом магазине, а находиться в штате - у компании-провайдера.
Аутстаффинг удобен для компаний, которым сотрудники нужны для выполнения краткосрочных проектов, например, для автоматизации системы управления предприятием. Сегодня автоматизация управления компанией используется далеко не только в банках - она «вошла» фактически в каждую компанию, особенно если эта компания торгово-производственная. Чтобы не «раздувать» штат, компании, внедряющие систему автоматизации, прибегают к услугам провайдера. В этом случае чаще всего провайдер сам подбирает необходимый персонал, зачисляет его в свой штат, а фактически работают эти сотрудники у Заказчика. Таким образом, реализуется услуга лизинга персонала, являющаяся составной частью аутстаффинга
Правовые основы аутстаффинга.
Гражданское и трудовое законодательство не регулирует правоотношения, связанные с наймом персонала через специализированные организации. Заключение таких договоров возможно лишь исходя из условия свободы договора, закрепленной Гражданским кодексом.
Реализации концепции аутстаффинга в Российской Федерации затруднена в связи с особенностями правового регулирования в сфере труда. В частности, заключение трудового договора подразумевает возникновение взаимных прав и обязанностей у работника и компании-провайдера, но не у работника и компании-заказчика. Оформление аутстаффинга с помощью гражданско-правового договора лишает работника гарантий и компенсаций, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, права на ежегодный оплачиваемый отпуск и т. д.
Несмотря на то, что законодательство Российской Федерации пока не регулирует аутстаффинг, его законность признана арбитражными судами, и риск его применения связан исключительно с подтверждением обоснованности расходов на эту операцию для целей налогообложения.
Согласно гражданско-правовому договору о предоставлении персонала, компания-провайдер обязуется за плату предоставить заказчику работников определенной профессии и квалификации для использования их труда в его производственном процессе. Одновременно между провайдером и работником заключается трудовой договор, в котором провайдер выступает как работодатель. При этом работник, согласно трудовому договору, должен по указанию провайдера (своего работодателя) выполнять трудовую функцию у другого хозяйствующего субъекта - заказчика.
Исполнение договора о предоставлении персонала подтверждается периодически оформляемыми провайдером и заказчиком актами, в которых фиксируются факт предоставления (приемки-передачи) работников и отработанное ими за отчетный период рабочее время. Между заказчиком и работником никаких юридических документов не оформляется, так как фактическим работодателем является провайдер. Договор предоставления персонала является гражданско-правовой сделкой и в соответствии с п. 1 ст. 8 ГК РФ «гражданские права и обязанности возникают… из договоров и иных сделок, предусмотренных законом, а также из договоров и иных сделок, хотя и не предусмотренных законом, но не противоречащих ему».
Оспаривание договора аутстаффинга возможно по следующим основаниям: противоречие закону и иным правовым актам; совершение сделки с целью, противной основам правопорядка и нравственности; притворность сделки. Заключение таких договоров привело к формированию административной и судебной практики объявления указанных сделок ничтожными в соответствии со ст. 168 Гражданского кодекса Российской Федерации в силу противоречия ст. 128, 607, 666 ГК РФ и ст. 3 Федерального закона от 29.10.1998 № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)». Позиция налоговых органов заключается в том, что подобные договоры аутстаффинга являются недействительными сделками, поскольку предметом договора займа, аренды или лизинга должны являться вещи, а не человек. Также налоговые органы ссылаются на статью 169 ГК РФ, аргументируя, что договоры о предоставлении персонала преследуют цель уклонения от уплаты единого социального налога. В то же время судебная практика по данному вопросу складывается в пользу заказчика, поскольку суды полагают предметом договора не самих работников, а услугу исполнителя по предоставлению персонала. В таком случае противоречия закону не усматривается.
Таким образом аутстаффинг, позволяет увеличить объем выполняемых работ, предоставляемых услуг и выпускаемой продукции без увеличения штата сотрудников организации, налоговых и иных обязательных отчислений в бюджет и не усложняя работу кадровой службы и отдела по работе с персоналом.
3. ВНЕДРЕНИЕ АУТСОРСИНГА В ОРГАНИЗАЦИЮ
При выборе аутсорсинговой компании нужно обратить внимание на ряд важных аспектов:
§Внедрена ли и работает ли в организации система управления качеством? Менеджеру, отвечающему за выбор, рекомендуется лично посетить компанию-претендента и провести инспекцию.
§Есть ли у компании опыт подобных проектов? Интересен как положительный, так и отрицательный опыт. Для выяснения этого необходимо поддерживать контакт с другими организациями и обмениваться с ними соответствующей информацией.
§Каков уровень квалификации менеджмента компании, с которой придется работать? Немаловажную роль играет стиль руководства; несовпадение стилей может привести к серьезным разногласиям.
§Насколько профессиональна и неизменна команда аутсорсера? Для этого можно просмотреть резюме, проинтервьюировать членов команды, поинтересоваться наличием сертификатов и т.п., но не стоит огульно доверять документам, предоставляемым партнером - по крайней мере, до тех пор, пока с ним не сложатся доверительные отношения.
§Умеет ли аутсорсер работать при возникновении непредвиденных обстоятельств? В частности, следует поинтересоваться возможностью увеличения команды, занимающейся проектом, ее готовностью работать по выходным.
Как правило, прежде чем начинать предметный разговор с представителями компании, подписывают обязательство о неразглашении. Процесс подписания соглашения может занять некоторое время, и это - еще один повод проверить качество работы потенциального аутсорсера. Если обязательство будет согласовываться долго, то нет причин думать, что другие внутренние бизнес-процессы компании выполняются лучше.
Отдельно стоит сказать о тендерах. При рассылке тендерной документации следует перечислить важные (с точки зрения заказчика) требования к потенциальным исполнителям. При рассмотрении ответов поставщиков нужно обратить внимание на то, насколько подробно и конкретно описан план работ (то есть насколько подрядчик понимает свои задачи), насколько грамотно написана методика (и есть ли она вообще), включена ли в тендерную документацию оценка рисков.
Какая - либо выгода от внеофисного хранения возможна только при хорошо налаженной системе делопроизводства в самой организации, и при правильном взаимодействии службы ДОУ с поставщиком:
·Важно правильно подготовить документы для внеофисного хранения, с тем, чтобы минимизировать возврат документов из внешнего хранилища в офис. Основные рекомендации таковы:
oНа внеофисное хранение нужно в первую очередь вывозить те документы, которые практически не используются. Часто используемые документы должны остаться в офисе.
oВ короб желательно класть документы, срок хранения которых истекает одновременно - в этом случае, по истечении срока хранения, короб может быть уничтожен целиком.
oЕсли срок хранения документов уже заканчивается (скажем, осталось хранить их менее года) - нужно оценить, что выгоднее: отправить документы на аутсорсинг, или же оставить в архиве, и по истечении срока хранения уничтожить.
oНа аутсорсинг нежелательно отправлять документы, утрата или утечка информации из которых может нанести существенный ущерб организации. Если же избежать этого нельзя, нужно провести оценку рисков и обдумать возможность использования хранилищ с повышенным уровнем безопасности (естественно, значительно более дорогих).
·Учёт вывозимых на аутсорсинг документов должен быть налажен так, чтобы, в случае необходимости, установить местонахождение нужного документа с точностью до короба - что опять-таки сокращает количество возвращаемых коробов;
·В идеале, вывозимые документы должны пройти экспертизу ценности, - чтобы, если потребуется, короба с документами можно было отправить на уничтожение непосредственно из внешнего хранилища.
При выборе аутсорсера необходимо тщательно рассмотреть характеристики потенциальных партнеров, наиболее полно дающие представление об их возможностях. Для этого необходимо изучить результаты предыдущих аутсорсинговых взаимоотношений потенциального аутсорсера с клиентами и оценить адекватность понимания им требований клиентов. Кроме того, привлекаемый аутсорсер должен иметь долгосрочное глобальное видение, чтобы своевременно отслеживать появление новых технологий и вовремя изменяться, подстраиваясь под запросы клиентов. С самого начала следует иметь представление о технологических возможностях аутсорсера, уровне квалификации персонала в требуемых вопросах и инновационном потенциале, знать, насколько готов аутсорсер к поддержанию постоянных рабочих взаимоотношений и какое значение имеет для него коммуникабельность в отношениях с клиентом. Необходимо знать также условия, на которых аутсорсер готов вступить во взаимодействие: какова цена, уровень предоставляемых услуг, разделение собственности и контроля. Необходимо убедиться в финансовой стабильности компании - аутсорсера и понять, сможет ли она остаться на рынке в течение всего времени действия контракта.
Сузив множество потенциальных аутсорсеров, необходимо провести конкурс, чтобы создать конкуренцию между ними. При этом надо скептически относиться к возможностям рынка: может оказаться, что никто не сможет предложить то, что необходимо организации. По итогам конкурса, в зависимости от принятого ранее решения о разбиении задачи, корганизация должна выбрать одного или нескольких аутсорсеров. Дилемма о количестве аутсорсеров неизбежна: ведь чем больше аутсорсеров, тем больше гибкости при работе с ними, но зато меньшее количество аутсорсеров легче контролировать. Фирме же важно приобрести дополнительную гибкость, которая достигается при взаимодействии с внешними подрядчиками, в частности, за счет простоты изменения условий договора (не надо противодействовать профсоюзам и собственным менеджерам), но важно не лишиться при этом контроля.
При заключении с аутсорсерами контракта необходимо позаботиться, чтобы он максимально снижал риски аутсорсинга. Для этого он должен быть краткосрочным на начальной стадии, чтобы определить все скрытые издержки, и должен предусматривать постоянный контроль и взаимодействие с аутсорсерами. Кроме того, необходимо, чтобы контракт предусматривал постоянное стимулирование исполнителей, причем помимо риска потери заказа в случае некачественного исполнения он должен обеспечивать стратегию, т. е. от совместной работы должны выиграть обе стороны, что можно обеспечить премированием. Контракт должен быть достаточно гибким, чтобы предоставляемые услуги менялись вместе с изменяющимися условиями, при этом не стоит подписывать стандартные контракты, особенно в случае незнакомых технологий, так как может оказаться, что они содержат множество скрытых издержек.
Проанализировав можно сделать вывод что организация, принявшая решение о переходе на полный или частичный аутсорсинг, должна четко прояснить поставленные цели и определить функции, которые имеет смысл передавать на аутсорсинг. Организация должна обстоятельно изучить возможности потенциальных аутсорсеров и лишь затем сделать выбор, с кем следует взаимодействовать. Огромное значение имеет выбор аутсорсеров и характеристик контракта - ведь оптимальные параметры контракта позволяют найти баланс интересов участников системы, преследующих собственные цели.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Анализ литературы и источников позволил сделать вывод, что внедрение и использование аутсорсинга происходит по основным принципам:
·принятие локального нормативного акта, определяющего порядок ведения кадрового делопроизводства и порядок обработки персональных данных устанавливающих, что функции ведения кадрового делопроизводства могут быть переданы другой организации с соблюдением прав работников и требований по защите их персональных данных, ознакомить с ним каждого работника под роспись;
·уведомления работников о том, что функции кадрового делопроизводства передаются сторонней организации и получить их письменное согласие;
·заключении с организацией-исполнителем договор о передаче в аутсорсинг функций кадрового делопроизводства;
·заключении с организацией-исполнителем договора о конфиденциальности в отношении передаваемой информации с соблюдением требований действующего законодательства;
·на основании заключенного договора издать приказ о передаче функций кадрового делопроизводства сторонней организации, ознакомить с ним сотрудников под роспись;
Проанализировав в совокупности нормы федерального закона, касающиеся условий обработки персональных данных и согласия субъекта персональных данных на их обработку, можно прийти к выводу, что все действия по передаче функций обработки персональных данных организации-исполнителю могут быть осуществлены исключительно с согласия субъекта персональных данных, согласие лучше всего получить в письменной форме.
В ходе исследования были выявлены следующие недостатки:
В случае передачи в аутсорсинг ведения кадрового делопроизводства возникают серьезные сомнения в обеспечении оперативной обработки и получения информации от предприятия-исполнителя возникновение необходимости принятия решения в условиях жестких временных ограничений. Этот обязательно необходимо отрегулировать при заключении договора на оказание услуг аутсорсинга.
Проанализировав можно сделать вывод что аутсорсинг дает возможность для руководства сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах, снизить операционные издержки или перевести их из категории постоянных в переменные, появляется возможность перераспределения ресурсов, возможность использования передового мирового опыта в обеспечении непрофильных процессов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
аутсорсинг документ хранение
1.Михайлов Д.В. Аутсорсинг. Новая система организации бизнеса. Учебное пособие - М.: КноРус, 2006.Стр.180.
2.Бравар Ж-Л, Морган Р. Эффективный аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений.
3.Электронный ресурс: http://ru.wikipedia.org/wiki/%C0%F3%F2%F1%EE%F0%F1%E8%ED%E3#.D0.A1.D1.81.D1.8B.D0.BB.D0.BA.D0.B8 <http://ru.wikipedia.org/wiki/%C0%F3%F2%F1%EE%F0%F1%E8%ED%E3>
.Евгений Аксенов, Игорь Альтшулер Аутсорсинг: 10 заповедей и 21 инструмент. - СПб.: Питер, 2009. - 464 с.: ил. - (Серия «Теория менеджмента»)
.Мировая экономика и международный бизнес. В.В. Полякова, Р.К. Щенина. 2008г Москва. 688стр.
.Аутсорсинг. С.Ефимова, Т. Пешкова, Н. Коник, С. Рытик 2006г. Москва. 160стр.
.Стратегическое управление А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухин 2004г. Москва 472 стр.
.Ж.Проблемы теории и практики управления 2010г. №4 статья М.Мельник, Л. Горшкова, В. Поплавская
.Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
.Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
.Федеральный закон от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных».
.Электронный ресурс: <http://www.workjob.ru/tech/personnel/208/>
.Федеральный закон от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ « О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
.А.Д.Воронченок, А.С.Тихомиров, С.В.Скородумов Аутсорсинг высоких технологий при создании новой техники - Москва, 2006.Стр.76.
.Электронный ресурс: <http://www.rb-service.ru/article1.html>
.А.А. Томпсон, А.Дж. Стрипленд III, М., 2007, стр. 199
.Аутсорсинг: создание высокоэффективных и конкурентоспособных организаций: Уч. пособие / Под ред. Б.А. Аникина. М.: Инфра - М, 2003. -187 стр.
.Цели и методы аутсорсинга // Логистика - 2003. - № 2. - С. 20 - 22.
.Электронный ресурс: <http://outsourcing.yourbuhg.ru/autsorsing-i-autstaffing/autstaffing-istoria-i-sovremennoe-razvitie.html>
.Хейвуд Дж. Брайан. Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ: пер. с англ. М.: Изд. Дом "Вильяме", 2002, с. 93.
.Румынина В.В. Внутренний кадровый аудит // "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2007 г.
.Гражданский кодекс Российской Федерации. ст 128,607
.Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с