документ протокол экспертиза
Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.
Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству <#"justify">3. Протоколы, их виды, состав реквизитов и правила оформления
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационно-справочным документам, так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то вопросов, а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания, он содержит подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Стенографический протокол составляется на основе стенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А-4. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не дата окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - дата окончания. Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Например: протокол - заседания комиссии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальников структурных подразделений. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.
В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания, и становятся одним из приложений к протоколу. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.
. Экспертиза ценности документов: понятие, критерии оценки документов, порядок проведения
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, отдельных граждан необходимой информацией.
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.
Критерии оценки содержания - значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.
Критерии оценки внешних особенностей документа - это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК). Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
Список литературы:
1. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. - 58 с.
. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 7 с.
. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 16 с.
. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2002. - 152 с.
. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.
. Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 08.11.2005 № 536.
. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004. - 256 с. - (Серия «Высшее образование»).
. http://www.grandars.ru/college/