Учет товаров и услуг в фотосалоне

Международная Академия Бизнеса и Управления

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе по дисциплине

"Базы данных"

Тема: Учет товаров и услуг в фотосалоне

Выполнил

студент 2 курса ИКТ 2 группы А.В. Лаушкина

Руководитель

доцент кафедры "Прикладная информатика" к.т.н В.И. Першиков

Срок выдачи: 23.03.07

Срок сдачи: 20.04.07

Москва 2007

Содержание

1.        Введение

2.      Анализ предметной области

.        Назначение проектируемой информационной системы

.        Инфологическая модель предметной области

.        Физическая модель базы данных

.        Описание работы с системой

.        Заключение

.        Список использованных источников

.        Приложение 1

1. Введение

Наименование работы: «Учет товаров и услуг в фотосалоне».

В каждой организации возникает проблема такой организации управления данными, которая бы обеспечила наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют шкафы для хранения папок с документами и ручной поиск, и обработку необходимой информации. Но большинство предпочитают компьютеризированные базы данных и программы, позволяющие эффективно хранить, быстро извлекать нужную информацию и управлять большими объёмами данных.

Возросшие возможности современных компьютеров и программного обеспечения, их ценовая доступность привели к использованию вычислительной техники практически во всех областях жизнедеятельности человека. Причем по мере роста мощности персональных компьютеров сфера автоматизации непрерывно расширяется. Компьютер становится незаменимым помощником человека.

Большой ассортимент товаров и услуг, предлагаемых к продаже, возросший товарооборот, необходимость хранения данных о большом количестве производителей, поставщиков, усложняют задачу учета поставок, продаж и остатков на складе. Ручная обработка этих данных не позволяет получить оперативную информацию об уменьшении запасов пользующихся спросом товаров и, следовательно, необходимости пополнения этих запасов. Расчет прибыли, затрат, рентабельности, поиск решений, приводящих к повышению эффективности работы фотосалона, становятся трудоемкими.

Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли высоки. Компании, производящие компьютеры и программное обеспечение, конкурируют между собой за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества. Реальным победителем в этой гонке является потребитель, которому становятся доступны новые технологии и который может использовать их с выгодой для себя, опережая не поспевающих за ним конкурентов.

Огромное количество информации, высокие требования к точности, многочисленные вычисления, потребность в постоянном обновлении данных делают необходимым применение баз данных для учета товаров и услуг в фотосалоне.

Объект автоматизации - учет товаров для продажи и организация предоставления услуг через фотосалон с целью получения прибыли.

Предмет автоматизации - учет проданных товаров, предоставленных услуг.

Цель разработки информационной системы - увеличение прибыли за счет своевременности заказов на поставку товаров на склад и снижения трудоемкости учетных операций.

2. Анализ предметной области

Задача автоматизации учета продаж и услуг является частью общей задачи бухгалтерского учета. Она не является отдельной областью, а тесно связана с другими областями. Поэтому необходимо четко определить границы поставленной задачи, чтобы в последствии избежать необходимости изменения структуры программы в связи с появившимися новыми подзадачами с одной стороны, и не повторять обработку данных из других областей, для работы с которыми уже разработаны другие программные средства.

Ассортимент товаров и услуг, продаваемых в фотосалоне очень велик, поэтому для упрощения работы он вносится в отдельную таблицу базы данных.

Основные понятия, используемые при разработке информационной системы:

Товар - продукт труда, предназначенный для продажи.

Услуга - предпринимательская деятельность, направленная на удовлетворение потребностей других лиц, за исключением деятельности, осуществляемой на основе трудовых правоотношений.

Прибыль от торговой деятельности - это чистый доход магазина.

Доход - деньги, получаемые от какого-либо рода деятельности.

Выручка - вырученные от продажи всех товаров деньги.

3. Назначение проектируемой информационной системы

Функции, решаемые информационной системой:

Автоматизированная информационная система учета товаров и услуг фотосалона должна обеспечивать выполнение следующих функций:

ввод и хранение необходимой для работы информации;

исключение избыточности данных;

обеспечение целостности данных;

обновление информации в базе данных (БД);

резервное архивирование данных.

Задачи, решаемые информационной системой:

- хранение информации об имеющихся товарах;

хранение информации о проданных товарах;

расчет выручки от продажи товаров;

хранение данных об имеющихся услугах;

хранение данных о предоставленных услугах;

расчет прибыли.

Требования к представлению информации:

Информация должна представляться в удобной для пользователя форме и быть доступной для просмотра и модификации.

Требования к надёжности.

Система должна обеспечивать:

целостность данных;

непротиворечивость данных;

возможность хранения архивов на внешних носителях.

Требования к составу и параметрам технических средств:

Компьютер стандартной конфигурации:

процессор не ниже Pentium;

объем оперативной памяти не менее 256 Мб;

объём жёсткого диска не менее 10 Гб;

видеомонитор SVGA;

принтер формата А4;

мышь.

Требования к информационной и программной совместимости.

Операционная система Windows 9* и выше. СУБД Microsoft Access 2000 и выше.

4. Инфологическая модель предметной области

Инфологическая модель - это структурная модель реальной системы, отражающая ее основные составляющие и связи между ними.

Сотрудник, работающий с информационной системой, ежедневно вводит данные об имеющихся и проданных товарах и услугах.

Информацию о сотрудниках фотосалона будем хранить в таблице СОТРУДНИКИ с полями: код сотрудника, ф.и.о., должность.

Данные о предоставляемых товарах и услугах сведены в таблицу ТОВАРЫ И УСЛУГИ, поля которой: код товара/услуги, наименование, описание, стоимость.

Чтобы эти три таблицы представляли собой систему, между ними должны быть установлены связи. Схема связей между таблицами представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема данных

. Физическая модель базы данных

Разбивка данных по таблицам произведена на основании логической модели применительно к системе управления базами данных Microsoft Access. Все необходимые данные включены в следующие таблицы:

Сотрудники (код сотрудника, ФИО, должность);

Товары и услуги (код товара/услуги, наименование, описание, стоимость);

Учет товаров и услуг (дата, фамилия клиента, код товара/услуги, количество экземпляров, код сотрудника).

Описание полей таблиц базы данных представлено на следующих таблицах. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.

Таблица 1 - СОТРУДНИКИ

Таблица 2 - ТОВАРЫ И УСЛУГИ

Таблица 3 - УЧЕТ ТОВАРОВ И УСЛУГ

Системы, предназначенные для работы нескольких пользователей, должны иметь средства управления доступом к информации и защиты от несанкционированного вмешательства. Для повышения надежности данных и уменьшения времени восстановления из-за сбоев аппаратуры или стихийных бедствий необходимо производить резервное копирование данных ежедневно. Архивную копию желательно делать ежедневно и чередовать несколько разных носителей.

Поскольку программа предназначена для работы одного пользователя, разграничения санкционированного доступа пользователей не введено.

. Описание работы с системой

Для начала работы с системой оператор открывает приложение для работы с базой данных Fotosalon.exe. Открывается главная форма (Рисунок 2).

Рисунок 2 - Форма «Учет товаров и услуг в фотосалоне»

На главной форме находятся кнопки для открытия всех остальных форм, а также кнопка выхода из программы.

Нажав на кнопку Просмотр информации о товарах и услугах, оператор попадает на форму с таблицей «Товары и услуги», показанную на рисунке 4.

Чтобы добавить или удалить товар или услугу, следует нажать кнопку Обновление информации. Для того чтобы добавить новый товар в базу данных, следует ввести требуемую информацию в поля вкладки «Добавить товар/услугу» и нажать кнопку ОК. Чтобы изменить стоимость товара или услуги, следует воспользоваться вкладкой «Изменить стоимости товара/услуги» и нажать кнопку ОК, и вкладкой «Удалить товар/услугу» для того чтобы удалить сведения о товаре или услуге из базы данных (Рисунок 3).

Рисунок 3 - Форма «Обновление информации таблицы «Товары и услуги»»

Задав наименование товара/услуги в окне поиска информации о товаре/услуге, и нажав поиск, можно моментально увидеть строчку с информацией о нем в базе данных.

Задав код товара/услуги в окне поиска информации о товаре/услуге, и нажав кнопку поиск, можно увидеть строчку и информацией о нем. Дальше расположена вкладка «фильтрация», задав нужное условие, в которой можно вывести только некоторые строки базы данных. С помощью кнопки показать все убранные строки базы данных возвращаются на свои места.

Кнопки Упорядочить по… позволяют упорядочить строки по коду товара/услуги, наименованию и по возрастанию стоимости. Кнопка вернуться назад возвращает оператора на главную форму.

Рисунок 4 - Форма «Информация о товарах и услугах»

При нажатии кнопки Просмотр информации о сотрудниках на главной форме, появляется форма с таблицей «Сотрудники» (рисунок 5). Во вкладке «Поиск» можно ввести ФИО сотрудника и нажав на кнопку Поиск посмотреть всю информацию о нем в базе данных. Кнопки Упорядочить по … упорядочивают строки базы данных по коду, фамилии и должности.

При нажатии кнопки Общее количество сотрудников система считает общее количество сотрудников фотосалона и выдает число вместо таблицы, а при нажатии кнопки Количество сотрудников каждой должности система считает количество сотрудников по каждой должности и выдает ответ в виде таблицы. Кнопка назад позволит вернуться на главную форму.

информационный система база данные

Рисунок 5 - Форма «Информация о сотрудниках»

Для того чтобы попасть на форму «Учет товаров и услуг», надо нажать кнопку Учет товаров на главной форме. Кнопка Вывести всю информацию об учете товаров и услуг выводит таблицу «Учет товаров и услуг». При введении интересующего месяца и года в окна ввода вкладки «Вывод информации за месяц» и нажатии кнопки Вывести информацию о продаже товаров появится таблица товаров, проданных за данный месяц; при нажатии кнопки Вывести информацию о продаже услуг - компьютер выдаст таблицу со всеми услугами, предоставленными в данном месяце; при нажатии кнопки Общее количество продаж - вместо таблицы выведется общее число продаж за данный месяц; а при нажатии кнопки Вывести фамилии клиентов выводит список клиентов, обратившихся в фотосалон в данном месяце.

Кнопка назад, как всегда вернет оператора на главную форму.

Рисунок 6 - Форма «Учет товаров и услуг»

Нажав кнопку Новая продажа на главной форме, оператор попадает на форму «Новая продажа».В поля ввода информации о продаже следует ввести всю информацию, требуемую в левой части формы, и нажать кнопку Добавить новую продажу. Система запишет данные в базу данных (рисунок 7). Кнопка назад вернет оператора на главную форму, где он может нажать Закрыть и выйти из программы.

Рисунок 6 - Добавить информацию о поставке / продаже

7. Заключение

Фотосалон совмещает в себе магазин и фото-студию.

В магазине ведется строгий учет проданных товаров, а также данные покупателей, так как фототехника стоит дорого и подлежит гарантийному ремонту и возврату в течение определенного времени. В случае каких-либо недоразумений сотрудник сможет легко посмотреть всю интересующую его информацию о продаже товара при помощи автоматизированной системы «Fotosalon.exe».

В отделе фото-студии сотруднику часто требуется рассчитать стоимость покупки клиента, заказавшего у него печать определенного количества фотографий на документы, нестандартного размера или каких-либо еще. Также, если клиент приходит за готовыми фотографиями не в день их заказа, то сотруднику фото студии требуется найти информацию о услуге по какому-либо известному в данный момент параметру.

Для всего перечисленного выше и многого другого очень удобно использовать автоматизированную информационную систему «Фотосалон» разработанную при написании данной курсовой работы.

8. Список использованных источников

Архангельский А.Я. Delphi7.Справочное пособие - М.: ООО «Бином-Пресс», 2004.

Иванов В.К., Унижаев Н.В. Практикум «Информационные системы» - Москва, 2006.

9. Приложение 1

Fotosalon;,in 'Unit1.pas' {Form1},in 'Unit2.pas' {Form2},in 'Unit3.pas' {Form3},in 'Unit4.pas' {Form4},in 'Unit5.pas' {Form5},in 'Unit6.pas' {Form6};

{$R *.res}.Initialize;.CreateForm(TForm1, Form1);.CreateForm(TForm2, Form2);.CreateForm(TForm3, Form3);.CreateForm(TForm4, Form4);.CreateForm(TForm5, Form5);.CreateForm(TForm6, Form6);.Run;.Unit1;, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,, StdCtrls;= class(TForm): TButton;: TButton;: TButton;: TButton;: TButton;Button2Click(Sender: TObject);Button1Click(Sender: TObject);Button3Click(Sender: TObject);Button4Click(Sender: TObject);Button5Click(Sender: TObject);

{ Private declarations }

{ Public declarations };: TForm1;Unit3, Unit4, Unit6, Unit2;

{$R *.dfm}TForm1.Button2Click(Sender: TObject);.Show; Form1.Hide;;TForm1.Button1Click(Sender: TObject);.Show; Form1.Hide;;TForm1.Button3Click(Sender: TObject);.Show; Form1.Hide;;TForm1.Button4Click(Sender: TObject);.Close;;TForm1.Button5Click(Sender: TObject);.Show; Form1.Hide;;.Unit2;, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,, StdCtrls, ExtCtrls, DBCtrls, Grids, DBGrids, DB, ADODB;= class(TForm): TADOConnection;: TADOTable;: TDataSource;: TDBGrid;: TDBNavigator;: TButton;: TButton;: TButton;: TGroupBox;: TLabel;: TEdit;: TButton;: TGroupBox;: TEdit;: TButton;: TButton;: TGroupBox;: TLabel;: TEdit;: TButton;: TGroupBox;: TDBGrid;: TButton;: TButton;: TButton;: TButton;: TButton;: TButton;: TADOQuery;: TDataSource;Button12Click(Sender: TObject);Button13Click(Sender: TObject);Button2Click(Sender: TObject);Button3Click(Sender: TObject);Button1Click(Sender: TObject);Button4Click(Sender: TObject);Button7Click(Sender: TObject);Button5Click(Sender: TObject);Button6Click(Sender: TObject);Button8Click(Sender: TObject);Button10Click(Sender: TObject);Button9Click(Sender: TObject);Button11Click(Sender: TObject);

{ Private declarations }

{ Public declarations };: TForm2;Unit1, Unit5;

{$R *.dfm}TForm2.Button12Click(Sender: TObject);.Show; Form2.Hide;;TForm2.Button13Click(Sender: TObject);.Show; Form2.Hide;;TForm2.Button2Click(Sender: TObject);.IndexFieldNames:='Наименование';.Filtered:=True;;TForm2.Button3Click(Sender: TObject);.IndexFieldNames:='Стоимость';.Filtered:=True;;TForm2.Button1Click(Sender: TObject);.IndexFieldNames:='Код_товара_услуги';.Filtered:=True;;TForm2.Button4Click(Sender: TObject);.Locate('Наименование',Edit1.Text,[]);;TForm2.Button7Click(Sender: TObject);.Locate('Код_товара_услуги',Edit3.Text,[]);;TForm2.Button5Click(Sender: TObject);.Filter:=Edit2.Text;.Filtered:=True;;TForm2.Button6Click(Sender: TObject);.Filtered:=False;;TForm2.Button8Click(Sender: TObject);.close;.sql.Clear;1.sql.add('select Код_товара_услуги, Наименование, стоимость ') ;

ADOQuery1.sql.add('from Товары_и_услуги');

ADOQuery1.sql.add('where Код_товара_услуги > 200');

ADOQuery1.Open ;;TForm2.Button10Click(Sender: TObject);.close;.sql.Clear;1.sql.add('select Код_товара_услуги, Наименование, стоимость ') ;

ADOQuery1.sql.add('from Товары_и_услуги');

ADOQuery1.sql.add('where (Код_товара_услуги > 100)');

ADOQuery1.sql.add('and (Код_товара_услуги < 200)');

ADOQuery1.Open ;;TForm2.Button9Click(Sender: TObject);.close;.sql.Clear;.sql.add('select count(Код_товара_услуги) As [Всего_услуг] ') ;.sql.add('from Товары_и_услуги');.sql.add('where Код_товара_услуги > 200');.Open ;;TForm2.Button11Click(Sender: TObject);.close;.sql.Clear;.sql.add('select count(Код_товара_услуги) As [Всего_товаров] ') ;.sql.add('from Товары_и_услуги');.sql.add('where (Код_товара_услуги > 100)');.sql.add('and (Код_товара_услуги < 200)');.Open ;;.Unit3;, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,, ADODB, DB, StdCtrls, ExtCtrls, DBCtrls, Grids, DBGrids;= class(TForm): TDBGrid;: TDataSource;: TDBNavigator;: TButton;: TButton;: TButton;: TGroupBox;: TLabel;: TEdit;: TButton;: TGroupBox;: TDBGrid;: TButton;: TButton;: TButton;: TADOConnection;: TADOTable;: TADOQuery;: TDataSource;Button7Click(Sender: TObject);Button2Click(Sender: TObject);Button1Click(Sender: TObject);Button3Click(Sender: TObject);Button4Click(Sender: TObject);Button5Click(Sender: TObject);Button6Click(Sender: TObject);

{ Private declarations }

{ Public declarations };: TForm3;Unit1;

{$R *.dfm}TForm3.Button7Click(Sender: TObject);.Show; Form3.Hide;;TForm3.Button2Click(Sender: TObject);.IndexFieldNames:='ФИО';.Filtered:=True;;TForm3.Button1Click(Sender: TObject);.IndexFieldNames:='Код_сотрудника';.Filtered:=True;;TForm3.Button3Click(Sender: TObject);.IndexFieldNames:='Должность';.Filtered:=True;;TForm3.Button4Click(Sender: TObject);.Locate('ФИО',Edit1.Text,[]);;TForm3.Button5Click(Sender: TObject);.close;.sql.Clear;1.sql.add('select count(Код_сотрудника) AS [Общее_количество_сотрудников]') ;

ADOQuery1.sql.add('from Сотрудники ');

ADOQuery1.Open ;;TForm3.Button6Click(Sender: TObject);.close;.sql.Clear;1.sql.add('select Должность ,count(Код_сотрудника) AS [количество_сотрудников]') ;

ADOQuery1.sql.add('from Сотрудники ');

ADOQuery1.sql.add('group by Должность ');.Open ;;.Unit4;, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,, StdCtrls, ComCtrls, DB, ADODB, Grids, DBGrids;= class(TForm): TDBGrid;: TADOQuery;: TDataSource;: TButton;: TGroupBox;: TLabel;: TEdit;: TEdit;: TButton;: TButton;: TButton;: TButton;: TButton;Button1Click(Sender: TObject);Button4Click(Sender: TObject);Button9Click(Sender: TObject);Button5Click(Sender: TObject);Button7Click(Sender: TObject);Button8Click(Sender: TObject);Button2Click(Sender: TObject);

{ Private declarations }

{ Public declarations };: TForm4;Unit1;

{$R *.dfm}TForm4.Button1Click(Sender: TObject);.close;.sql.Clear;1.sql.add('select Дата, Фамилия_клиента, Наименование, Кол_во_экземпляров, ФИО ') ;

ADOQuery1.sql.add('from Учёт_товаров_и_услуг, Товары_и_услуги, Сотрудники');

ADOQuery1.sql.add('where (Товары_и_услуги.Код_товара_услуги=Учёт_товаров_и_услуг.Код_товара_услуги)') ;

ADOQuery1.sql.add('and (Сотрудники.Код_сотрудника=Учёт_товаров_и_услуг.Код_сотрудника)');

ADOQuery1.Open ;;TForm4.Button4Click(Sender: TObject);: string;:=Edit1.text;:='%'+d+ '.'+Edit2.text;.close;.sql.Clear;.sql.add('select *') ;.sql.add('from Учёт_товаров_и_услуг ');.sql.add('where (Дата Like '''+d+''')') ;.sql.add('and (Код_товара_услуги > 200)');.Open ;;TForm4.Button9Click(Sender: TObject);.Show; Form4.Hide;;

TForm4.Button5Click(Sender: TObject);: string;:=Edit1.text;:='%'+d+ '.'+Edit2.text;.close;.sql.Clear;.sql.add('select count(Дата) As [Всего_продаж]') ;.sql.add('from Учёт_товаров_и_услуг ');.sql.add('where (Дата Like '''+d+''')') ;.Open ;;TForm4.Button7Click(Sender: TObject);: string;:=Edit1.text;:='%'+d+ '.'+Edit2.text;.close;.sql.Clear;.sql.add('select Фамилия_клиента') ;.sql.add('from Учёт_товаров_и_услуг ');.sql.add('where (Дата Like '''+d+''')') ;.Open ;;TForm4.Button8Click(Sender: TObject);: string;:=Edit1.text;:='%'+d+ '.'+Edit2.text;.close;.sql.Clear;.sql.add('select Дата,Код_товара_услуги, sum(кол_во_экземпляров)') ;.sql.add('from Учёт_товаров_и_услуг ');.sql.add('where (Дата Like '''+d+''')') ;.sql.add('and (Код_товара_услуги > 200)');.sql.add('group by Код_товара_услуги ');.Open ;;TForm4.Button2Click(Sender: TObject);: string;:=Edit1.text;:='%'+d+ '.'+Edit2.text;.close;.sql.Clear;.sql.add('select *') ;.sql.add('from Учёт_товаров_и_услуг ');.sql.add('where (Дата Like '''+d+''')') ;.sql.add('and (Код_товара_услуги > 100)');.sql.add('and (Код_товара_услуги < 200)');.Open ;;.Unit5;, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,, StdCtrls, DB, ADODB;= class(TForm): TGroupBox;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TEdit;: TEdit;: TEdit;: TEdit;: TButton;: TGroupBox;: TLabel;: TEdit;: TButton;: TGroupBox;: TLabel;: TLabel;: TEdit;: TEdit;: TButton;: TButton;: TADOQuery;Button2Click(Sender: TObject);Button3Click(Sender: TObject);Button1Click(Sender: TObject);Button4Click(Sender: TObject);

{ Private declarations }

{ Public declarations };: TForm5;Unit2;

{$R *.dfm}TForm5.Button2Click(Sender: TObject);.Show; Form5.Hide;;TForm5.Button3Click(Sender: TObject);.Close;.SQL.Clear;.sql.Add('delete from Товары_и_услуги');.sql.Add('where Наименование='''+edit1.Text+'''');.Open;;TForm5.Button1Click(Sender: TObject);.Close;.SQL.Clear;.SQL.add('update Товары_и_услуги');.SQL.Add('set Стоимость='''+Edit3.Text+'''');.SQL.Add('where Наименование='''+Edit2.text+'''');.Open;;TForm5.Button4Click(Sender: TObject);.Close;.SQL.Clear;1.SQL.add('Insert into Товары_и_услуги (Код_товара_услуги, Наименование, Описание, стоимость )');

ADOQuery1.SQL.Add('Values ('''+Edit4.Text+''','''+edit5.Text+''','''+Edit6.Text+''','''+Edit7.Text+''')');.Open;;.Unit6;, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,, StdCtrls, DB, ADODB;= class(TForm): TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TEdit;: TEdit;: TEdit;: TEdit;: TEdit;: TButton;: TButton;: TADOQuery;Button1Click(Sender: TObject);Button2Click(Sender: TObject);

{ Private declarations }

{ Public declarations };: TForm6;Unit1;

{$R *.dfm}TForm6.Button1Click(Sender: TObject);.Close;.SQL.Clear;1.SQL.add('Insert into Учёт_товаров_и_услуг ( Дата, Фамилия_клиента, Код_товара_услуги, Кол_во_экземпляров, код_сотрудника )');

ADOQuery1.SQL.Add('Values ('''+Edit1.Text+''','''+edit2.Text+''','''+Edit3.Text+''','''+Edit4.Text+''','''+Edit5.Text+''')');.Open;;TForm6.Button2Click(Sender: TObject);.Show; Form6.Hide;;.