Автоматизация работы старшего администратора пансионата ФГУП 'ОК 'Рублево-Успенский' УДП РФ

Оглавление

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1Характеристика предприятия и его деятельности

1.1.2Организационная структура управления предприятием

1.2Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

1.2.2Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

1.2.3Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

1.3Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

1.3.2Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

1.3.3Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

1.4Обоснование проектных решений

1.4.1Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

1.4.2Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

1.4.3Обоснование проектных решений по программному обеспечению

2. Проектная часть

2.1Разработка проекта автоматизации

2.1.1Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

2.1.2Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

2.2Информационное обеспечение задачи

2.2.1Информационная модель и её описание

2.2.2Используемые классификаторы и системы кодирования

2.2.3Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

2.2.4Характеристика результатной информации

2.2.5Формализация расчётов показателей

2.3Программное обеспечение задачи

2.3.1Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

2.3.2Характеристика базы данных

2.3.3Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

2.3.4Описание программных модулей

2.4Контрольный пример реализации проекта и его описание

3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

3.2Расчёт показателей экономической эффективности проекта

Заключение

Список литературы

Приложение. Листинг основных программных модулей

Введение

Автоматизация и компьютеризация труда человека коснулась всех сфер деятельности. В настоящее время ни одно предприятие, учреждение или организация не может функционировать с достаточной эффективностью без применения компьютерной техники. Постоянное развитие любого предприятия, учреждения или организации, а как следствие объема и сложности информации требует применение новых, либо расширения существующих компьютерных сетей и автоматизированных информационных систем.

Гостиничный бизнес - одна из составляющих индустрии гостеприимства. Рынок гостиничных услуг, прежде всего, ориентирован на работу с клиентами, на создание безопасных и комфортных условий проживания и предоставление полного перечня современных информационных услуг. Уровень сервиса напрямую влияет на классность гостиничного объекта и определяет его конкурентные преимущества на рынке. Одну из главных функций в организации высококлассного сервиса в гостиничном комплексе выполняют системы автоматизации, отвечающие не только за инженерные и телекоммуникационные процессы в здании, но и за все этапы работы с клиентами, начиная бронированием номера и заканчивая созданием базы данных о предпочтениях постоянных гостей.

Системы автоматизации в гостиничных комплексах, равно как и в других объектах недвижимости, направлены на перевод многих операций в автоматический режим, что предполагает контроль всех рабочих процессов, обработку документов и данных при минимальном участии персонала. Каждая такая система состоит из программного комплекса систем управления, автоматизированных рабочих мест и т.д.

Одна из наиболее важных задач, требующих автоматизации, - мониторинг состояния взаиморасчетов с гостями и своевременное оповещение клиентов о возникающих задолженностях. Также очень важна ИТ-поддержка процесса управления проектами. Необходимы, разумеется, управленческий учет, информационная поддержка бизнес-процессов по оказанию услуг, аналитические средства для оценки выручки и затрат отдельно по каждому виду услуг, необходимые для того, чтобы эффективно управлять себестоимостью и ценообразованием. Компании решают эти проблемы по-разному, практически не афишируя процесс, поскольку считается, что их конкурентные преимущества лежат вне плоскости автоматизации.

Актуальность выбранной темы работы объясняется тем, что автоматизация работы старшего администратора имеет большое значение для деятельности и функционирования всего предприятия. Поэтому очень важно правильно и рационально организовать технологический процесс. Для того чтобы рационально использовать ресурсы гостиницы, необходимо спланировать весь процесс автоматизации заранее. Важно решить, какие именно процессы и в какой последовательности будут автоматизированы.

Актуальность выбранной темы обусловлена изменившимися условиями внешней для предприятия среды. В условиях острой рыночной конкуренции предприятию необходимо совершенствовать механизмы управления для того, чтобы не ошибиться и не ухудшить свою конкурентную позицию.

Таким образом, тема дипломного проекта, бесспорно, является актуальной, поскольку Россия перешла от планово-административной системы хозяйства к формированию и развитию рыночной экономики, в которой особую роль призвана сыграть планомерная и эффективная система управления гостиничным комплексом.

Объектом исследования дипломной работы является ФГАУ «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский» УДП РФ, предметом - деятельность старшего администратора.

В деятельности любого предприятия существенная часть людских и технических ресурсов уходит на создание и обработку большого объема отчетных документов. Недостаточное скорость предоставления информации может привести к тому, что клиенты останутся неудовлетворение скоростью предоставления им данных по взаиморасчетам. Внедрение доработки по автоматизации работы старшего администратора позволит оптимизировать работу с клиентами и избавиться от таких вредных для бизнеса явлений, как низкая скорость получения информации.

Эффективная автоматизация существенно повышает темпы реализации основных бизнес-процессов, что положительно сказывается на выручке, отношении клиентов, имидже и конкурентоспособности предприятия.

Данный дипломный проект посвящен проектированию доработки к информационной системе, позволяющей автоматизировать работу старшего администратора ФГАУ «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский» УДП РФ.

Целью дипломного проекта является сокращение временных затрат на получение объективной и полной информации по взаиморасчетам старшим администратором пансионата во ФГАУ «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский» УДП РФ.

Задачами работы являются:

·        Анализ работ производимых старшим администратором и обоснование необходимости его автоматизации.

·        Анализ существующей информационной системы и определение способа доработки информационной системы под нужды предприятия.

·        Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи.

·        Описание программных компонент информационной системы.

·        Обоснование экономической эффективности от автоматизации.

·        Выбор методики оценки экономической эффективности проекта и его оценка в соответствии с выбранной методикой.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1  Характеристика предприятия и его деятельности

Объектом исследования дипломной работы является ФГАУ «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский» УДП РФ.

ФГАУ «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский» - это оздоровительный отдых в Подмосковье: пансионаты, дачи и дачи коттеджи расположены по разные стороны Рублево-Успенского шоссе, на расстоянии десятка километров от МКАД, в живописных и экологически чистых местах смешанного и соснового лесного массива, на берегах Истры и Москвы-реки. Каждая территория оздоровительного комплекса имеет свою особую уникальность и привлекательность.

Комплекс включает в себя 3 пансионата, коттеджные и дачные поселки, административный центр, тепличное хозяйство и службу автотранспорта. В настоящий момент в компании работает свыше 1 000 человек.

Система бронирования позволяет бронировать номера и коттеджи через интернет, а так же через туристические агентства и собственную службу бронирования. Все это делает процесс бронирования комфортным, быстрым и гарантирующим точность предоставляемых системой услуг и информации.

«Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский - это качественный отдых за разумные деньги в Подмосковье.

Современные номера и коттеджи, меню на заказ, квалифицированный и радушный персонал это все «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский». Широкий список дополнительных услуг, таких например как: теннисные корты, аренда и прокат авто-мото-велотехники, а так же многое другое.

Основная цель деятельности «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский» заключается в обеспечении клиентов качественными услугами по доступным ценам.

Общие характеристики рассматриваемого предприятия показаны в таблице 1

Таблица 1

Показатели деятельности ФГАУ «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский»

1.1.2  Организационная структура управления предприятием

ФГАУ «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский» имеет стандартную для предприятий организационную структуру управления, которая в виде схемы представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 Организационно-штатная структура управления ФГАУ «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский»

Работой предприятия руководит генеральный директор. В подчинении генерального директора находятся следующие должностные лица:

·        Заместитель генерального директора;

·        коммерческий директор;

·        исполнительный директор;

·        директор по безопасности.

В свою очередь, в подчинении каждого директора находятся профильные департаменты.

Отдел информатизации и связи подчиняется исполнительному директору и выполняет следующие функции:

·        Планирует текущее и перспективное направление деятельности.

·        Заключение договоров с клиентами на предоставление телекоммуникационных услуг.

·        Ремонт и обслуживание персональных компьютеров.

·        Обслуживание телекоммуникационных сетей, а так же прокладка новых.

·        Разработка систем автоматизации деятельности структурных подразделений предприятия, а так же их сопровождение.

·        Сопровождение существующих на данный момент систем автоматизации.

·        Установка и настройка клиент-серверного программного обеспечения (почтового сервера, файлового, Web и других), проведение регламентных работ по обслуживанию данного программного обеспечения.

·        Текущее администрирование информационных ресурсов.

·        Ведение учетных записей пользователей компьютерной сети, а так же корпоративной информационной системы общества.

·        Осуществление бэкапирования и проведение регламентированных мероприятий по их восстановлению в случае сбоев.

Основные функции отдела технической поддержки:

·        Организация, установка и ремонт серверов и рабочих станций, периферийного (принтеры, копировальные аппараты, сканеры), а так же сетевого оборудования.

·        Обслуживание телефонных линий внутреннего пользования и мини АТС.

Начальник юридического отдела:

·        контролирует документацию предприятия на соответствие законодательству РФ;

·        управляет делами, связанными с правоохранительными и судебными органами государства;

·        осуществляет юридическую поддержку при заключении договоров.

Начальник единого расчетного центра (ЕРЦ) занимается:

·        Выставлением счетов за услуги ЖКХ.

·        Контролем за своевременной оплатой.

·        Оповещением клиентов об изменении тарифов.

Коммерческий отдел один из самых главных в компании. В функции отдела входит: бронирование номерного фонда, оказание коммерческих услуг, обеспечение выполнения условий, предусмотренных заключенными соглашениями, сопровождение гостя.

В должностные обязанности сотрудника этого отдела входит:

·        поиск потенциальных клиентов;

·        ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах предприятия;

·        оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до начальника отдела;

·        выяснение потребностей клиентов в услугах, предлагаемых предприятием;

·        составление ежемесячного плана продаж;

·        анализ статистических данных;

·        предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела и предприятия;

Основными отдела кадров являются:

·        обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов и рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификаций;

·        осуществление эффективного подбора и расстановки кадров в соответствии с их деловыми и профессиональными качествами;

·        участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива.

Старший администратор пансионата выполняет следующие функции:

·        Контролирует состояние взаиморасчетов выезжающих гостей.

·        Предоставляет отчеты о продажах за период руководству.

·        Руководит службой приема и размещения на стойке рецепшн.

·        Корректирует начисления.

В обязанности администратора пансионата входит работа с клиентами, прием оплат, выдача инвентаря, предоставление счетов по взаиморасчетом гостям.

Главный бухгалтер на предприятии:

1.       Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).

.        Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

.        Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

.        Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

.        Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.

.        Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

.        Участвует:

·        В проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.

·        В разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.

·        В проведении инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств.

.        Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.

.        Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

.        Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

.        Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

.        Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.

.        Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

·        Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

·        В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

·        Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

·        Отправляет исполненную документацию по адресатам.

·        Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

·        Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.

·        Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

·        Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.

·        Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

·        Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

В должностные обязанности начальника отдела кадров входит:

·        Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности,

·        ФормированиеА и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

·        Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

·        Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

·        Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

·        Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

·        Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

·        Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

·        Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

На начальника службы безопасности обязан:

· Контролировать систему охраны объектов, пропускной и внутри объектовый режимы, состояние технической укрепленности охраняемых объектов.

·        Составлять графики работы работников охраны, проверять готовность работников охраны к выполнению должностных обязанностей, проводить инструктажи.

·        Следить за содержанием средств связи и снаряжения.

·        Проводить проверки несения службы на постах, состояние технической укрепленности охраняемых объектов, исправность технических средств охраны.

·        Участвовать в мероприятиях по предотвращению, выявлению и пресечению работниками охраны противоправных посягательств в отношении охраняемых объектов.

1.2     Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1  Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В ходе выполнения всех процессов управления активно используются информационные системы компании.

На предприятии используются решения на базе платформы 1С, с помощью которых организована совместная работа, отражающее осуществление бизнеса через обмен информацией между людьми в коллективе.

В настоящее время в организации используются следующие бизнес-средства для совместной работы:

1.       электронная почта;

2.       централизованные хранилища данных;

.        корпоративный портал;

.        1С Документооборот;

.        1С Управление IT департаментом;

6.       SMS оповещение сотрудников;

.        Отраслевые учетные системы 1С.

Благодаря централизованной системе авторизации на рабочих станциях коллектив обмениваться информацией в режиме реального времени, а также сотрудники могут продуктивно работать на удаленных рабочих местах.

С помощью телекоммуникационной сети, служащей для организации совместной работы значительно увеличен объем информации, обрабатываемой одним сотрудником компании.

Внедрение этих решений в компании предоставило дополнительно следующие возможности:

·        Сокращение издержек при обмене информацией внутри предприятия;

·        Предоставление менеджерам службы приема и размещения сведений о состоянии бизнес-процессов на данный момент;

·        Сокращение расходов на средства связи;

·        Своевременное реагирование с помощью установления приоритетов и упорядочивание большого объема информации;

·        Создание культуры совместной работы коллектива;

·        Мотивация сотрудников для более быстрого начала проекта.

Технологии позволяют работникам вести использование и обмен информацией в реальном времени для улучшения принятия решений, уменьшения времени на ответы, лучшей согласованности действий и более продуктивного использования времени и ресурсов.

Кроме того, при использовании компьютерной техники, возможно, достичь таких необходимых в данной области характеристик информации, как точность, достоверность, полнота, актуальность.

Точность информации - определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта.

Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:

-         преднамеренное искажение или непреднамеренное искажение, какого то свойства;

-       искажение в результате воздействия погрешностей и недостаточно точных средств ее фиксации.

Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.

Актуальность информации - важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.

Все эти характеристики необходимы при ведении любого бизнеса. Причем такие характеристики как полнота, актуальность наиболее необходимы при ведении любого бизнеса, а сочетание всех характеристик информации позволит достичь наиболее оптимальных результатов.

На сегодняшний день на предприятии «Оздоровительный комплекс «Рублево-Успенский» уже есть информационная система управления отелем, но в виду специфики ведения учета она требовала ряда доработок. Что и было реализовано в данном дипломном проекте.

Все протекающие бизнес процессы для мониторинга взаиморасчетов с клиентами проводились ответственными лицами в ручную, что значительно снижает эффективность работы с клиентами.

Именно от скорости работы старшего администратора зависит, насколько быстро клиент или руководство получит детальную сводку по взаиморасчетам.

Разработка и дальнейшая модернизация собственной доработки позволит полностью автоматизировать процессы мониторинга взаиморасчетов.

1.2.2  Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Для устранения выявленных затруднений в работе старшего администратора необходимо использовать средства автоматизации. Для выбора таких средств определим необходимые формы отчетности.

В процессе мониторинга взаиморасчетов используются следующие основные отчеты:

·        Отчет по продажам за период,

·        Отчет по оплатам за период,

·        Отчет по динамике задолженности,

·        Реестр путевок,

·        Отчеты движений документов по регистрам,

·        Общий отчет по долгам.

Мониторинг взаиморасчетов гостей ведется по полному счету гостя, который детализирует информацию в разрезе лицевого счета, что не приемлемо в случаях, когда у гостя несколько лицевых счетов. Данный способ является очень неудобным, медлительным и зачастую недостоверным.

Рассмотрим случай, когда старшему администратору необходимо проконтролировать выезд «массового заезда». Для этого необходимо проверить взаиморасчеты по каждому выезжающему. Скорость проверки зависит от массы нюансов, таких например как:

·        Период проживания.

·        Способ оплаты.

·        Количество потреблённых дополнительных услуг.

·        Количества предыдущих размещений.

Возникают случаи, когда необходима корректировка начислений, что существенно увеличивает время проверки. Архитектура системы устроена так, что начисления по услугам проживания проходят в разрезе структурного подразделения и отражены одним документом - «Ночной аудит». Отсюда следует, что время корректировки начислений зависит от загруженности подразделения, по которому формируется ночной аудит.

Практика показывает, что на проверку состояния взаиморасчетов и корректности начислений уходит от 30 минут до 2-3 часов. Среднее количество гостей на выезд ежедневно составляет 10-15 человек. Проверка и корректировка взаиморасчетов такого количества гостей может занять у старшего администратора от 5 до 45 часов. Ни один администратор с таким потоком не способен справиться, что ведет к необходимости большего количества сотрудников, что в свою очередь, влечет за собой существенные финансовые затраты.

Так как вид проверки и корректировки - ручной, то весь процесс занимает продолжительное время и результат может являться недостоверным.

В результате автоматизации работы старшего администратора клиент и руководство имеет точнейшие сведения о состоянии взаиморасчетов, а также сокращение время на работы по каждому гостю.

Для автоматизации необходимо использовать персональные компьютеры, принтеры, специальное программное обеспечение, а так же локальную вычислительную сеть.

Рассчитаем ожидаемый эффект от автоматизации (таблица 2).

Таблица 2

Расчет эффекта автоматизации

Таким образом, при существующей системе проверки и корректировки основные процессы занимают около 30 минут. При автоматизации это время сокращается до 5-15 минут. Кроме того, основными достоинствами автоматизации процесса проверки и исправления взаиморасчетов будут:

·        возможность отправить сообщения клиентам;

·        структуризация данных;

·        более оперативная обработка данных;

·        выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;

·        сокращение времени для оформления отчетности.

Для построения функциональной модели проектируемой системы будет использоваться AllFusion Process Modeler (Ramus).основной инструмент бизнес-аналитиков в проектах по построению или реорганизации систем управления предприятием. К таковым могут относиться: проекты по реинжинирингу бизнес-процессов, проекты внедрения процессного управления, проекты построения системы менеджмента качества, проекты построения системы управления знаниями и т.п.

Основными возможностями Ramus являются:

·              Моделирование процессов (согласно методологий IDEF0 и DFD);

·              Разработка систем классификации и кодирования предприятия с внутренними перекрёстными связями, которая также тесно увязывается и с моделями процессов;

·              Формирование отчётности по моделям и системе классификации, в том числе и отчётности в форме такой регламентирующей документации как должностные инструкции и регламенты процессов;

·              Генерация сайта, который призван обеспечить доступ к данным моделей процессов, системы классификации и кодирования, а также к разнообразнейшей отчётности через веб-интерфейс.имеет редактор диаграмм IDEF0 и DFD эргономичность которого находится на уровне не ниже чем у аналогичных продуктов имеющих схожие редакторы. Это проявляется в более лёгкой и быстрой навигации по модели, в более «умном» поведении объектов диаграмм, в поддержке шаблонов диаграмм, в возможности быстрого исправления допущенных ошибок, в том числе и в возможности отмены действий.

Так как, модели процессов реальных предприятий могут содержать многие тысячи разнообразнейших объектов (документы, персонал, функции и т.д.), то в Ramus предусмотрена возможность упорядочено хранить информацию об этих объектах в виде системы классификаторов. Классификация объектов значительно упрощает поиск и обработку информации об объектах модели, а так же и об объектах непосредственно на диаграммах процессов не представленных, но, так или иначе, относящихся к процессам предприятия. Каждый элемент системы классификации, кроме собственно названия, может иметь дополнительные атрибуты, в которых можно упорядочено хранить разнообразнейшую информацию об объекте.

Стоит отметить, что для создания качественной и информативной отчётности по модели, крайне необходимо, чтобы вся информация проекта содержалась упорядочено в виде системы классификации.

Для генерации отчётности в Ramus присутствует редактор отчётности. Наличествует поддержка шаблонов отчётов в формате XML, которые могут быть экспортированы из файла или импортированы в файл.

Совокупность моделей, классификаторов, матричных проекций и отчётов, имеющих отношение к одному и тому же предприятию в дальнейшем, будем называть проект.

Просмотр всей информации проекта может быть осуществлён через веб-браузер. Для этого разработан веб-сервер, который выводит информацию проекта в виде набора HTML страниц, или же, попросту говоря, в виде сайта. Это существенно упрощает использование и развёртку Ramus, так как избавляет от необходимости установки клиентской версии Ramus на АРМах пользователей, которые имеют доступ только на чтение информации проекта. Всей или некоторой информации Проекта, что определяется настройками прав доступа.

К любому элементу системы классификации и кодирования можно прикреплять файлы, которые будут доступны для скачивания с сайта Проекта. Использование технологии Java при реализации программных модулей, позволяет использовать Ramus под разными видами операционных систем и аппаратных платформ (MS Windows, Linux, Mac OS, и т.д.…).может использоваться в файловом (локальном) и сетевом вариантах. Сетевая версия Ramus позволяет распределять доступ пользователей к данным. Сетевая версия Ramus использует стандартизированные протоколы обмена данными, что позволяет интегрировать Ramus с другими системами. Но и без использования сетевой версии можно разделить работу над Проектом между несколькими разработчиками путём использования функции расщепления Проекта.

В Ramus включена поддержка нескольких языков графического интерфейса пользователя. Язык интерфейса зависит от региональных настроек операционной системы.

Кроме всего прочего, Ramus поддерживает возможность расширения функциональности с использованием сценариев на языке программирования JavaScript.

Ramus позволяет анализировать бизнес-процесс с трех ключевых точек зрения:

1.С точки зрения функциональности системы. В рамках методологии функционального моделирования IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора функций, которые взаимодействуют между собой, а также показываются информационные, людские и производственные ресурсы, требуемые для каждой функции.

.С точки зрения потоков информации в системе. Диаграммы DFD (Data Flow Diagram) дополняют функциональные IDEF0-модели, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией между бизнес-функциями внутри системы. Также модели потоков данных могут использоваться как самостоятельное средство при проектировании информационных систем или описании бизнес-процесса, но в DFD-модели акцент ставиться на поток данных, его структуру, место и вид хранения данных в системе.

.С точки зрения последовательности этапов выполняемых работ - методология событийного моделирования IDEF3. Этот метод привлекает внимание к очередности выполнения этапов работ или изменения состояний. В IDEF3 включены элементы логики, что позволяет моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса.

Метод IDEF0 хорошо подходит в качестве инструмента анализа и моделирования функциональной системы организации.

К компонентам стандарта IDEF 0 следует отнести следующие:

·   функции (действия);

·   связи;

·        диаграммы.

Метод IDEF0 комбинирует графическую ограниченность (в модели присутствуют только два символа: прямоугольник и интерфейсная стрелка) со строгим и хорошо определенным процессом, которыми создается модель для улучшения качества законченности процесса.

Для того чтобы создать функциональную модель системы улучшения качества услуг, учитывая что гостиница оказывает своим клиентам широкий спектр услуг, был использован ППП Ramus. Цель работы - создать систему непрерывного усовершенствования и удовлетворения запросов потребителей гостиничных услуг.

Родительская диаграмма с названием «Обеспечивать непрерывное улучшение качества услуг» отображает систему в целом (рисунок 2). К данному функциональному блоку рисуются следующие виды стрелок:

. Вход (Input) рисуется, как входящая в левую грань функционального блока. Вход показывает, что требуется для выполнения функции: Информация от клиентов; Внешние ресурсы; Деятельность конкурентов.

. Выход (Output) - исходящая из правой грани блока. Выход - результат функции: Информация для потребителей; Качественные услуги; Непрерывно работающая система.

. Механизм (Mechanism) входящая в нижнюю грань стрелка. Механизм с помощью чего или кого выполняется функция: Оргтехника; Генеральный директор; Сотрудники.

. Управление (Control) рисуется входящей в верхнюю грань блока. Управление ограничивает выполнение функции: Устав и др. управляющие документы; Законодательные требования; Документация СМК; ГОСТы.

Рисунок 2. Контекстная диаграмма IDEF0. Функционирование пансионата.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (на рисунке 2. это «Клиенты» и «Оплата услуг»), выхода (основной результат процесса - «Оказанные услуги» и «Прибыль»), управления («Законы РФ» и «Устав гостиницы») и механизмов («Материальная база», «Помещение», «Персонал» - это ресурсы, необходимые для процесса функционирования гостиницы).

«Клиенты» - те, для кого гостиница работает. Они платят гостинице деньги в качестве платы за оказываемые услуги. Получение прибыли - цель коммерческой деятельности. Значит, чтобы добиться этой цели гостиница должна оказать услуги клиентам.

«Законы РФ» и «Устав пансионата» - это те правила, которыми управляется процесс функционирования пансионата, как предприятия со своими внутренними правилами, и также обязанного функционировать согласно законодательству конкретной страны.

В оказании услуг принимает участие «Персонал» пансионата, чтобы предоставить номерной фонд и получать прибыль, в деятельности пансионата должны участвовать «Номерной фонд» и «Материальная база» - обстановка здания, техника в номерах, инвентарь и т.д. После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (рисунок 3).

Весь процесс «Функционирования пансионата» разбивается на:

). «Предоставление номеров» иллюстрирует деятельность сдачи номеров с предварительной регистрацией.

) «Обслуживание номеров» представляет собой процесс поддержания персоналом пансионата порядка в номерах;

) «Обеспечение услуг телекоммуникации» - это совокупность оказываемых пансионатом услуг по предоставлению постояльцам телефона и интернета.

Рисунок 3: Диаграмма декомпозиции IDEF0. Функционирование пансионата

После дальнейшего разбиения диаграммы получаем 3 декомпозиции, каждая из которых описывает одну из работ, представленных на диаграмме верхнего уровня (на рисунке 4).

Опишем диаграмму, представленную на рисунке 4, с помощью отчёта, сгенерированного Ramus:

Работа «Проверка счетов» иллюстрирует деятельность по формированию итогового и текущих счетов старшим администратором.

Рисунок 4: Диаграмма декомпозиции IDEF0. Предоставление номеров

Блок проверки взаиморасчетов и корректировки начислений будет автоматизироваться в дипломном проекте. Т.к. отслеживание взаиморасчетов с клиентами очень важный аспект в любом виде деятельности, он требует к себе особого внимания. Для ускорения и упрощения работы по проверке взаиморасчетов и в некоторых случаях корректировке начислений будет произведена доработка, что позволит автоматизировать данный участок.

Слабые связи, не представленные на диаграмме высшего уровня:

Неоплаченные счета - итоговый счет или сводка текущих платежей за проживание в пансионате и пользование услугами, подсчитанный и проверенный бухгалтерией и направляемый администратору гостиницы для предъявления клиенту.

Полный счет гостя (Счет) - данные о платежах и счетах клиента в том виде, в каком они фиксировались у администратора и в отделе по регистрации телефонных переговоров и потреблении услуг интернета.

Резервирование номера - это процесс бронирования (квотирования) номера пансионата, которые займут уже известные клиенты, по запросу при оформлении размещения. До тех пор они не участвуют в деятельности по оформлению размещений.

Ключи от номеров - получаемые при размещении электронные ключи от номера.

Выбранные тарифы - категория номера, выбранная на стадии оформления въезда, влечет за собой суточный тариф проживания в пансионате.

Диаграмма, представленная на рисунке 5. напоминает контекстную диаграмму (рисунок 2). Обе работы не зависят друг от друга и имеют на входах - «Клиентов» и «Плату за услуги», на выходах - «Оказанные услуги» и «Прибыль», на управлении - «Законы РФ» и «Устав пансионата», влияющие на всю деятельность пансионата, и на механизмах - «Материальную базу», «Помещение» и «Персонал» - ресурсы, необходимые для выполнения этих работ.

Эти виды деятельности пансионата мы не будем автоматизировать в ходе дипломного проектирования.

Рисунок 5: Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обслуживание номеров

Оплата услуг связи осуществляется при оформлении выезда. В случаях, когда гость проживает длительный период, услуги связи оплачиваются ежемесячно. Выставление счетов за услуги связи производится из программы LanBilling. Все взаиморасчеты по услугам связи регламентно выгружаются и загружаются, что позволяет видеть всегда актуальную информацию по оплатам и начислениям по услугам связи.

Счёт - платежи за телефонные переговоры по междугородней связи, а также доплата за пользование телефоном гостиницы.

Переговоры - данные о времени, номере телефонного звонка.

На рисунке 6. представлена диаграмма обеспечения телефонных переговоров.

Рисунок 6: Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обеспечение услуг связи

1.2.3  Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

Система информационной безопасности предприятия охватывает все составные части информационной инфраструктуры, описанные в настоящем проекте, и обеспечивает целостность, конфиденциальность и доступность информации. Обеспечивает функционирование всех процессов и не мешает работе пользователей с информационной системой.

Система информационной безопасности построена на основе стандарта ISO 17799 («Нормы и правила при обеспечении безопасности информации»). Стандарт ISO 17799 содержит рекомендации по организации информационной безопасности, которая должна обеспечить базовый уровень безопасности всех систем, характерный для большинства предприятий. Стандарт описывает вопросы, рассматриваемые при проектировании системы информационной безопасности.

Система информационной безопасности предусматривает обеспечение защиты всех частей информационной инфраструктуры от рисков нарушения безопасности ИТ-ресурсов и связанных с ними ИТ-сервисов.

Система информационной безопасности - это комплекс административных мер и прочих средств, обеспечивающих безопасность информационных ресурсов. В системе информационной безопасности главной составляющей является административная часть, содержащая:

·              процесс обеспечения информационной безопасности, входящий в систему администрирования и обеспечивающий мониторинг функционирования системы информационной безопасности;

·              политика информационной безопасности, определяющая положения и сферу действия системы безопасности и инфраструктуры;

·              политики безопасности использования информационных сервисов, определяющие требования по обеспечению безопасности составных частей информационной безопасности.

Информационная безопасность на примере механизмов платформы 1С в клиент-серверном варианте для хранения информации используется SQL Server, что обеспечивает:

·              Надёжное хранение данных.

·              Изолированность информации.

·              Совершенные механизмы транзакций и блокировок.

Схемой контроля доступа на уровне прикладного решения, которые предоставляют следующие возможности:

·              Авторизация по логину и паролю в 1С.

·              Назначение ролей пользователям.

·              Ограничение выполнения административных функций по ролям.

·              Назначение доступных интерфейсов по ролям.

·              Ограничение доступа к объектам метаданных по ролям.

·              Ограничение доступа к реквизитам объектов по ролям.

·              Ограничение доступа к объектам данных по ролям и параметрам сеанса.

·              Ограничение интерактивного доступа к данным и исполняемым модулям.

·              Некоторые ограничения выполнения кода.

В целом, используемая схема доступа к данным достаточно типична для информационных систем такого уровня. Применительно к данной реализации клиент-серверной архитектуры есть несколько принципиальных аспектов, которые приводят к относительно большому количеству уязвимостей:

1.       Большое количество этапов проверки, т.е. на каждом этапе действуют разные правила доступа.

2.       Плохо отлаженные процедуры контроля передаваемой информации при переходе по уровням.

.        Недостаточно высокая средняя квалификация разработчиков и администраторов систем.

.        Малый возраст платформы.

1.3     Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1  Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

На данный момент существует большое количество систем по автоматизации гостиничного бизнеса(PMS).(Property Management System, или PMS) - это система управления отелем которая позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д.

Полноценная система управления гостиницей позволяет решать такие задачи как:

·              Ведение номерного фонда осуществляется в разрезе корпусов, групп номеров, категорий номеров и собственно номеров;

·              Формирование тарифов в разрезах дат, категорий номеров и типов поселений в номерах;

·              Ввод и хранение информации о каждом госте (паспортные данные, сроки проживания и т.д.);

·              Бронирование номеров по заявкам организаций;

·              Заселение (в том числе и групповое), переселение, продление проживания и выселение гостей

·              Автоматический расчет оплаты в зависимости от срока проживания, категории номера и тарифа (неограниченное количество видов оплаты);

·              Принятие оплаты;

·              Автоматизация учета дополнительных услуг, предоставленных клиенту;

·              Гибкая система скидок на дополнительные услуги;

·              Отчеты о деятельности гостиницы;

·              Cбор статистической информации по различным параметрам и её использование в маркетинговых целях и в рамках решения задач по оптимизации финансовых стратегий.

PMS-система - это большой программный продукт состоящий из большого количества модулей.

Существует большое количество систем управления гостиницей, таких как:

)        Система управления гостиницей Epitome PMS

Система управления гостиницей Epitome PMS для платформы Microsoft Windows - это классическая, проверенная временем система автоматизации гостиницы, разработанная компанией SoftBrands, an Infor Affiliate. Система Epitome PMS сертифицирована Microsoft, использует базу данных Microsoft SQL Server, проста в работе и обладает необходимой гибкостью для применения в управлении гостиницами любого типа, категории и размера. Мощный функциональный инструментарий Epitome PMS позволит создать успешную технологию ведения бизнеса гостиницы или гостиничной цепочки, повысить финансовые показатели и достичь высокого уровня сервиса для гостей.

Epitome PMS построена по модульному принципу, что позволяет гостиницам настраивать систему в соответствии со своими потребностями. Система успешно функционирует как в небольших гостиницах, так и в крупных гостиничных комплексах и цепочках. Модули системы разработаны в едином техническом и технологическом стиле и имеют общий функциональный инструментарий и взаимосвязь.

Интегрированные модули системы Epitome PMS включают:

·              Базовый модуль (Бронирование, Портье, Гостевые счета, Управление номерным фондом)

·              Групповое бронирование

·              Модуль по работе с туристическими агентствами

·              История гостя / История компании

·              Управление тарифами и дополнительными услугами

·              Модуль по работе с дебиторами

·              Модуль отчетности

Дополнительно к системе Epitome PMS предлагаются Модуль регистрации паспортов Libra Pass и контрольная панель Libra Control Panel.

Модуль Libra Pass позволяет регистрировать паспортные данные гостей, с последующим формированием статистических таблиц, форм и отчетов для федеральных служб. Программа предназначена для автоматизации работы администратора гостиницы и печати документов принимающей стороны для Федеральной миграционной службы (ФМС), для ввода сведений о месте пребывания иностранных граждан, формирования и распечатки уведомления о пребытии иностранного гражданина, проживающего в гостинице, а также передачи сведений, содержащихся в уведоммлении, в территориальные подразделения ФМС России.

Libra Control Panel, выполненная в виде Web-приложения, предназначена для удобного отображения информации по загрузке отеля и основных показателях его работы. Контрольная панель анализирует следующие ключевые показатели работы гостиницы:

·              Доход от продажи номеров (Room Revenue);

·              Доход на номер (RevPAR);

·              Средний тариф (ADR);

·              Средний доход на гостя (RevPAC);

·              Средняя продолжительность проживания (Average Length of Stay);

·              Количество проданных номеров (Rooms Sold);

·              Процент загрузки (Occupancy %).

)        БИТ: Отель 8

БИТ: Отель 8 - это комплексное и простое в использовании решение для автоматизации предприятий сферы гостиничного бизнеса в соответствии с российским законодательством.

Предназначен для сетевых и несетевых гостиниц, отелей, мини-отелей, хостелов, санаториев, пансионатов, домов отдыха и общежитий.

БИТ: Отель 8 позволяет решить весь спектр ключевых задач по управлению отелем:

·              Построить единую систему управления гостиницей с разграничением прав доступа для администратора, бухгалтера и управляющего отеля;

·              Обеспечить ведение управленческого, оперативного, складского, бухгалтерского и налогового учета в единой базе;

·              Построить гибкую систему бронирования, включающую быстрый поиск номера, прямую отправку подтверждения брони на электронную почту клиента, автоматический расчет стоимости проживания, а также групповое бронирование и интернет-бронирование;

·              Внедрить систему контроля над деятельностью всех служб отеля за счет сохранения истории работы со всеми документами;

·              Автоматизировать систему взаиморасчетов с клиентами (наличные, банковские карты, безналичный способ оплаты);

·              Обеспечить получение руководством отеля актуальных показателей деятельности отеля с различной детализацией, оперативных аналитических и статистических отчетов;

·              Вести бухгалтерскую документацию в соответствии с требованиями российского законодательства за счет получения данных служб бронирования и размещения гостей.

)        Румба 8: Управление отелем

Конфигурация "Румба 8: Управление отелем" предназначена для автоматизации гостиниц, пансионатов, домов отдыха. В конфигурации реализованы рабочие места портье (администратора), менеджера отдела бронирования, супервайзера службы номерного фонда, менеджера службы бронирования конференц-залов, сотрудника планово-экономической службы.

Основные функциональные возможности:

o     Учет загрузки номерного фонда

o     Бронирование индивидуальное и групповое

o     Взаиморасчеты с контрагентами

o     Взаиморасчеты с гостями

o     Работа с группами

o     Бронирование ресурсов - конференц-залы, сауны и т.п.

o