Особливості документної комунікації

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ

КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВА

Миколаївський факультет менеджменту і бізнесу

Кафедра документознавства

РЕФЕРАТ

з навчальної дисципліни

«Правове забезпечення документно - інформаційної діяльності»

на тему

«Особливості документної комунікації»

Виконала

Студентка групи ДМ-49

Трофименко А.Ю.

Перевірив

Богатирьов К.О.

Миколаїв 2012р.

Вступ

Ми живемо в світі комунікації, 70 відсотків свого часу людина витрачає на комунікацію. Без ефективного ведення комунікації зупинилося б багато виробничих процесів. Поняття комунікаціяяк науковий термін і галузь дослідження своїм другим народженням зобов’язана XX століттю. Походить воно від латинського соmmunicatio - повідомлення, передача, бесіда, розмова. Більше того, словники свідчать, що вивчення проблем комунікації започатковано ще за часів Платона. Як і завжди в науці, різні автори абсолютно по-різному тлумачать зміст цього поняття. Соціологи розуміють під комунікацією взаємодію, тобто передачу соціальної інформації. Психологи - процеси обміну продуктами психологічної діяльності, насамперед спілкування. Кібернетики - обмін інформацією між складними динамічними системами та їхніми частинами сприймати, накопичувати та переробляти інформацію.

З огляду на зазначене можемо констатувати, що комунікація є процесом передачі інформації між суб’єктами соціальної сфери суспільства.

В сучасних умовах різко змінилося відношення до комунікації. Новий комунікативний простір породжується рівноцінними незалежними один від одного учасниками. Тільки за допомогою ефективно проведеної комунікації в сучасному суспільстві здійснюється все більше і більше подій. Суспільство стало більш залежним від комунікації. Ні в одному сторіччі не розвивалося стільки різноманітних дисциплін, пов'язаних з дією людини на людину.

В цій новій ситуації комунікація стає об'єктом дослідження, оскільки від рівня нашого знання цих процесів залежать наші результати. Перед суспільством виникає нова задача - як об'єднати в єдині типи поведінки соціальні групи з автономною поведінкою, як досягти консенсусу. Система ієрархічної комунікації, де головним компонентом був наказ, стала мінятися на систему демократичної комунікації, де основою стає переконання.

Це не тільки нові для нашого суспільства задачі, але і достатньо складні. Вони припускають набагато більший інтелектуальний рівень в системі управління.

Лауреат Нобелівської премії К. Гэлбрейт сказав про феномен, коли споживач інформації переміщається з пасивних на активні позиції, що людина хоче бути почутим. Теорія комунікації і дозволяє налагодити ці зв'язки між населенням і владою, між фірмою і клієнтом, між заводом і споживачем. На додаток до прямого зв'язку, де ми вже достатньо досягли успіху, приходить зворотній, різко підвищується роль одержувача інформації.

Основною умовою існування та розвитку суспільства є документно - комунікативна діяльність. З розвитком суспільного прогресу, ускладненням інформаційних потреб постійно зростають обсяги документних ресурсів та темпи їх доведення до користувачів. Дослідження особливостей документних масивів як динамічної багатофункціональної системи, спрямованої на задоволення комунікаційних потреб суспільства, дозволяє визначити основні фактори оптимізації їх функціонування. Так, подальший розвиток документно - комунікаційної сфери неможливий без інформаційної техніки та технологій, на впровадження яких та удосконалення засобів документування і розповсюдження інформації й націлені тематичні науково-дослідні роботи.

Відповідно до мети дослідження передбачається розглянути такі завдання:

· Розкрити сутність механізму функціонування документних комунікацій в соціумі та на рівні державної влади України;

· Простежити адаптацію документних фондів до новітніх тенденцій інформаційного суспільства;

· Виявити процеси розвитку організаційної структури документних комунікацій органів державної влади.

· Визначити тенденції розвитку механізму документних комунікацій в Україні з позиції введення електронного документообігу.

. Сутність документної комунікації

Документна комунікація, це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу. Документна комунікація є підсистемою соціальної комунікації.

Документ виник і існує в документно - комунікаційному процесі, тобто в такій комунікації, в якій від одного суб’єкта (відправник) до іншого (отримувач) передається інформація, яка зафіксована на документі.

Передача документної інформації в суспільстві називається соціальною ДК. Її відправником та отримувачем є людина або група людей, суспільство в цілому. Документна комунікація в соціумі відображає процеси або способи розповсюдження (передачі) інформації в суспільстві, що здійснюються за допомогою документів.

Найпростіша модель документної комунікації в суспільстві виглядає таким чином

Комунікант, це відправник документного повідомлення, автор. Реципієнт, це отримувач повідомлення (читач, слухач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок неможливий. По цьому каналу від комуніканта до реципієнта передається комунікат - документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати здійсненою тільки в тому випадку, коли реципієнт (отримувач) отримав закодовану інформацію та декодував її.

При цьому, кодування - це представлення ідеї, яку прагне донести до одержувача коммунікант, в кодах або символах, тобто в знаках, що перекладають ідею на мову, зрозумілу реципієнту. Процес кодування в значній мірі суб'єктивний, оскільки залежить від особи кодуючого.

Декодування повідомлення - це переклад його на мову одержувача. Воно визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати і інтерпретувати коди, використані для передачі ідеї. Адекватність сприйняття повідомлення носить певною мірою суб'єктивний характер і може варіювати від нуля до ста відсотків. Так, незнання іноземної мови зводить можливість декодування іншомовного повідомлення до нуля. А наявність схожого професійного, життєвого досвіду у відправника і одержувача збільшує адекватність сприйняття. Приведена схема є спрощеною. Насправді від автора (комуніканта) до споживача (реципієнта) веде набагато більш складний шлях, на якому відбувається процес створення, розповсюдження, зберігання і використовування документа, доступу приймача, до документарного повідомлення тощо.

Місце документа в соціальній документній комунікації обумовлено його функцією передачі повідомлення від комуніканта до реципієнта. Будь-який документ як елемент документної комунікації можна охарактеризувати по формулі «хто, що, по якому каналу, кому, з якою ефективністю повідомляє». Цей перелік питань став відомим як «формула Ласвелла». Часто її зменшують до мінімуму: «хто, про що, кому».

Таким чином, документ є засобом (каналом) передачі інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу в цілому, або джерелом інформації (комуні кантом), якщо його розглядати з позиції реципієнта.

Документно - комунікаційна система обслуговує без виключення всі сфери людської діяльності. Ця система включає в себе цілий ряд спеціально створених суспільних інститутів: редакційно - видавнича справа, науково - інформаційна та бібліографічна діяльність та ін. сформульовані відповідні документні структури: бібліотеки, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавництва, архіви тощо.

Жодна з видів комунікації не може існувати без бар'єрів, що перешкоджають її руху. Виділяють чотири бар’єра, що характерні документній комунікації в суспільстві: технічний, міжмовний, соціальний та психологічний.

Суть технічного бар’єру полягає в недоступності потрібних документів для реципієнта. Якщо реципієнту відомі вихідні дані необхідного документа, публікації, то бібліотечно - бібліографічні служби, завдяки міжбібліотечній кооперації, можуть рано чи пізно надати йому якщо не сам документ, то його копію. Це завдання адресного пошуку, котрому притаманний суто технічний характер і в якому не може бути жодної невідомої проблеми.

Проблема постає тоді, коли реципієнт спроможний сформулювати лише тему, але не може назвати відповідні до неї уточнення або джерела. Тоді виникає завдання семантичного пошуку інформації, яка є центральним предметом теорії інформаційно-пошукових систем (ІПС). В цій теорії наявні технічні проблеми (проблеми реалізації ІПС), та не менш важливі логічні, лінгвістичні проблеми, які досі не знайшли відповідного вирішення. Саме за причини недосконалості ІПС, що забезпечує пошук в документних сховищах, архівах та бібліотеках залишається актуальним в Україні криза інформації, яку можна виразити афоризмом: "ми не знаємо що ми знаємо".

Психологічний бар’єр при сприйнятті документів виникає внаслідок не розуміння реципієнтом його змісту. Не розуміння може зустрітися при сприйнятті будь-якого з видів документів: не розуміння замислу художника або письменника, не розуміння суті документа. В даному аспекті важливо виявити проблеми розуміння читання, оскільки воно, очевидно є різновидом комунікаційного розуміння. Відрізняють комунікаційне розуміння - поглиблене вивчення змісту тексту з метою виявлення нового або необхідного для читача; поверхове комунікаційне сприйняття, коли читач не поглиблюється у зміст, можливо з метою лише ознайомлення; псевдокомунікація - механічне повторення тексту, така ситуація відбувається, наприклад, коли важливим є лише фактичне ознайомлення з документом. Психологічні бар’єри виникають не завжди; вони тим помітніше, чим глибше читач намагається зрозуміти зміст тексту.

Поглиблене читання - це діловий вид ознайомлення з документом та активного комунікаційного пізнання, частіше всього воно пов’язане з навчанням, виробничою діяльністю або державною службою. Його ще називають «штудирування». Читач відокремлює себе від особистості автора, веде з ним віртуальний діалог, критично оцінює прочитане, робить особисті висновки.

Соціальні бар’єри на шляху документної комунікації це перешкоди, які висуває ДОКС та керуючі нею органи на шляху повідомлення від комуніканта до реципієнта. В аспекті книжкової комунікації головним з них є цензура, яка має багатовікову історію. В розгляді, наприклад, управлінської документації, документи погоджуються з відповідальними за зміст, форму та відповідність документа відділами або керівниками, без узгодження або підпису яких документ не буде функціонувати.

Міжмовний бар’єр полягає в можливості використання в документах різних мов, оскільки документ створюється, в першу чергу, для побутування в «своїй країні», відповідно, країна, що потребує ознайомлення з певним видом документа має перекласти його на необхідну мову у будь-який спосіб (можливе використання словників, комп’ютерних програм - перекладачів, ін.), і тільки за цих обставин, відповідно, ознайомитися з цим документом.

При формуванні стратегії регіонального розвитку складним завданням стає визначення факторів, що пояснюють, чому одні регіони мають позитивні показники економічного, культурного, освітнього й іншого зростання, а інші найнижчі.

У даний час у рамках регіональної політики держави існує потреба та можливість розпочати діяльність для створення стійких інституційних та інфраструктурних фундаментів стимуляції розвитку регіонів України. Основоположним довгостроковим документом, на базі якого формуються пріоритети Державної стратегії регіонального розвитку, є Стратегія економічного і соціального розвитку України «Шляхом європейської інтеграції» на 2004 - 2015 рр. Серед пріоритетних напрямів стратегічного розвитку держави домінуючою складовою визначено інформатизацію економіки, розвиток телекомунікацій, удосконалення соціальної інфраструктури, введення електронного документообігу по всіх галузях регіону, тобто ті фактори, які безпосередньо впливають на активізацію всього ресурсного потенціалу регіону.

Інфраструктура - це комплекс умов (дорожня мережа, спосіб надання послуг та ін.), що скорочують накладні витрати підприємств, полегшуючи процес обміну інформацією, збільшують обертання капіталу і допомагають досягненню не тільки первинної мети - збільшення глобального попиту і зайнятості, а й підвищують ефективність функціонування всього регіону.

У 1986 році Європейською комісією було опубліковано двотомний звіт під назвою «Внесок інфраструктури у регіональний розвиток». Цей звіт продемонстрував, що інфраструктура значно впливає на регіональну продуктивність, дохід та рівень зайнятості населення.

Основною функцією інфраструктури є забезпечення переміщення людей, продукції, інформації, документів тощо, тобто все те, що забезпечує взаємодію суспільства та його життєдіяльність. Таку функцію інфраструктури зазвичай називають комунікацією. Але поняття «комунікація» має універсальний сенс, що розкривається в конкретному географічному, соціокультурному, інформаційному й інших просторах. У зв’язку з цим, в інфраструктурному забезпеченні регіону можна виділити різні типи комунікацій й визначити місце кожної з них в даному аспекті. Так, можна виділити комунікації в транспортному забезпеченні регіону, телекомунікації, екологічній інфраструктурі, соціальній та культурній інфраструктурі.

Рівень інфраструктурного забезпечення регіону залежить від пропорційності розвитку комунікацій та відповідності їх використання потенціалу території. Дослідники підкреслюють, що документна комунікація, як один з головних факторів, що сприяє розвитку регіону, може мати певний результат лише за наявності динамічного оберту інформації, що протікає по вертикалі, горизонталі і діагоналі, та має зворотній зв'язок. Документна комунікація в регіоні має галузеву спрямованість, ієрархічну структуру та відрізняється залежно від інфраструктурного призначення.

У дослідження необхідним є визначення типів документної комунікації на регіональному рівні, яка є основою управління єдиним соціально-економічним комплексом, що має потребу в інтеграції інформаційної, аналітичної, експертної, прогнозної складових роботи всіх служб і регіональних органів державної влади.

За функціями документна комунікація є складовою наступних видів інфраструктури: виробнича (комунальне господарство, транспортні мережі тощо), соціальна (соціально-побутова та соціально-духовна), ринково-інституційна (державно-регулятивна, управлінська тощо).

В сьогоднішніх умовах, коли адміністративно - територіальні одиниці є об’єктом державного регулювання та рішення приймаються на різних рівнях управлінської системи - від державного до муніципального, - необхідна чіткість і визначеність документної системи суспільства як певного регіону, так й всієї України, адже від цього залежить, як буде функціонувати, чи буде ефективною інфраструктура документного забезпечення регіону.

Якісний обмін інформацією - невід’ємна частина всіх основних видів управлінської діяльності. Зважаючи на це, здійснення документних комунікацій в управлінні називають сполучним процесом. Під час обміну управлінськими документами сторони відіграють активну роль: одна - пропонує або вказує, інша - сприймає та реагує. В органах державної влади та місцевого самоврядування сполучні процеси особливо важливі, оскільки для здійснення основних функцій та формування цілей державного органу, а також для забезпечення процесу їх досягнення необхідні ефективні та своєчасні документні комунікації.

Ефективність регіонального управління значною мірою залежить від повноти, своєчасності та достовірності фактів, що міститься в документі. Обсяг необхідної інформації, що характеризує кількісний та якісний стан елементів середовища регіону, сягає тисяч показників; її збирають, обробляють та нагромаджують різні галузеві органи управління. До того ж, кожен з органів управління висуває свої специфічні вимоги до рівня узагальнення, просторової прив’язки, терміну актуалізації, стандартів оброблення та зберігання даних. Як наслідок, нагромаджується величезна кількість документів про певні сфери регіонального життя, яка згодом координується між собою, в деяких випадках є фрагментарною, не дає повного уявлення про суб’єкт чи регіон взагалі.

Таким чином, регіональне управління залежить від рівня, насамперед, внутрішньої узгодженості документів управлінської діяльності, розвитку інформаційної інфраструктури - системи ліній зв’язку, мереж і каналів передавання даних, засобів комунікації і управління документними потоками. В даному аспекті важливо звернути увагу також на організаційну структуру управління регіоном, правові та нормативні механізми, що забезпечують їх ефективне і своєчасне функціонування. Яскравим прикладом цьому є введення в дію електронного документообігу управлінської документації, наприклад, в Херсонській державній адміністрації, що сприяє своєчасності функціонування прийнятих рішень та зменшення часових та матеріальних витрат на комунікацію органів державної влади.

На сучасному етапі розвитку України, як незалежної та суверенної держави, документні механізми комунікацій перевтілюються в найсучаснішу європейську форму комунікації - електронний документообіг, що функціонує майже на всіх рівнях інфраструктури регіону (бібліотеки, інтернет-кафе, адміністрації, управління та ін.) Тому, для впровадження цієї інновації в суспільство та застосування її ефективних механізмів, необхідно забезпечити багатопланове вивчення стану справ у регіоні, направити зусилля на проведення тренінгів та семінарів для оволодіння навиками користування електронним документообігом.

Ураховуючи все зазначене вище, можна зробити висновок, що інфраструктура є могутнім інструментом регіонального розвитку, який має у своєму розпорядженні уряд, але необхідно враховувати той факт, що рівень інфраструктурного забезпечення регіону залежить від пропорційності розвитку комунікацій та відповідності їх використання потенціалу території. Рівень розвитку документних комунікацій суспільства є показником стану розвитку регіону, де побутує дане суспільство.

. Документний фонд як джерело документних комунікацій суспільства

Документ є основним елементом фондів бібліотек, інформаційних центрів, архівів, музеїв та інших структур, діяльність яких пов’язана з документами. В сукупності вони складають документні потоки, масиви, ресурси, фонди України.

Документний потік (ДП) - організована безліч документів (первинних і/або вторинних), що функціонують (створюваних, розповсюджуваному й використовуваних) у соціальному середовищі. ДП визначається як змінювану безліч документів, що перебуває в русі, динаміці. ДП характеризується інтенсивністю, що виражається кількістю одиниць в одиницю часу.

Документний масив (ДМ) - певна незмінна в часі безліч документів.ДМ характеризується кількістю одиниць (виданнь, публікацій, обліку, зберігання тощо).

Документні ресурси (ДР) - це відносно впорядкована безліч документів, що слугують засобом або об'єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду. Це документні ресурси установ, книжкових видавництв, редакцій газет, журналів і виробничих об'єднань тощо.

Документний фонд (ДФ), це сукупність документів, які охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються та використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, та ін. закладах даного типу. Залежно від установи, спеціально зайнятої збереженням документів та організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, та ін.

Кожний з вище названих фондів спеціалізується на придбанні переважно будь-якого одного виду. Інформаційні центри надають перевагу науковим, інформаційним документам; архіви - текстовим документам, які несуть ретроспективну інформацію, яка існує в єдиному екземплярі; музеї - найбільш цінним в речовому відношенні документам - пам’яткам історії та культури. Лише бібліотечний фонд в цьому відношенні відрізняється універсальністю. Тут зберігаються документи незалежно від їх типу та виду, матеріальної основи та форми. Значення має тільки соціально - значущий зміст документа.

Документні фонди виконують ряд загальних завдань і функцій. Наприклад, рукописні, депозитарні фонди в бібліотеках виконують ту ж функцію, що й архіви. Бібліотечний фонд є в будь-якій іншій документній системі( в архіві, музеї та ін.). В той же час в бібліотеці може бути музей книги ( музейний фонд), архів, інформаційний центр та ін. Різниця між ними полягає в тому, що кожний ДФ підкорюється завданням тієї установи, в якому він функціонує. Наприклад, книга існує перш за все для читання, але поміщена в музейний фонд вона стає експонатом, що призначений не для читання. Будучи частиною експозиції, книга підкорюється правилам експозиційної діяльності. На відміну від бібліотечної, музейну книгу не видають додому, безпосередній доступ до неї обмежений.

Всі ДФ виступають в якості впорядкованих масивів документів. Їх споріднює єдність технологічних процесів формування фондів, схожість процесів комплектування, обробки, збереження, використання спільність нормативно - виробничої документації, схожість автоматизації та комп’ютеризації науково - виробничих процесів, та ін. Але наявні суттєві різниці, залежно від виду ДФ.

Виникнення кожного документного фонду обумовлено потребами суспільства, багатоплановість яких призвело до диференціації та спеціалізації фондів, виокремленню їх соціальних функцій, необхідністю координованого формування та взаємовикористання фондів.

Вирішення такої складної проблеми, як трансформація бібліотек з пасивних сховищ документованих знань на паперових носіях в активних їх розповсюджувачів засобами електронних комунікацій, потребує застосування методології системного аналізу. Вона передбачає дослідження предметних галузей шляхом представлення їх як систем з наступним аналізом цих систем. Такий підхід базується на принципі цілісності досліджуваної предметної галузі, тобто вивченні її властивостей як єдиного цілого.

Системний аналіз базується на відомому законі взаємозв’язку та взаємозумовленості явищ у світі й суспільстві, що потребує аналізу досліджуваних предметних галузей не лише як самостійних систем, а як складових певної більшої системи. Для бібліотечної сфери структурою вищого рівня є система документних комунікацій, яка нині включає такі компоненти: автор - редакція - друкарня - документо - розповсюдження- бібліотека та / або інформ - центр - користувач.

Розглянемо напрями еволюціонування кожної складової цієї системи. Безперечно, що автори і користувачі джерел інформації є й залишаться ключовими компонентами документних комунікацій у будь - якому суспільстві. Очевидною є й потреба в редакційній обробці первинної інформації, оскільки без неї система комунікацій буде перевантажена малоінформативними, недостовірними та псевдонауковими публікаціями. Навіть сьогодні орієнтація в документних потоках становить значну проблему, при кардинальному ж збільшенні їх обсягів актуальність фільтрації інформації на вході системи комунікацій лише зростатиме.

Перехід вiд паперових до електронних документівспричинить «відмирання» друкарень у їх сучасному розумінні. Технологія запису інформації на CD-ROMдаєзмогу вміщувати на одному носії вiд кількох сотень до тисяч комп'ютерних версій друкованих видань. Ємкість DVD, якiприходять на зміну CD-ROM, на порядок вища - кожен з таких компакт-дисків може зберігати кілька десятків тисяч публікацій. Не викликаєсумніву, що подальший розвиток комп’ютерної техніки надасть можливістьотримати через 10-20 років носії інформації, на яких можна буде розмістити мільйонидокументів. Водночас, набудуть поширення персональні компактніпристрої для читання «електронних книжок» зі зручним інтерфейсом, який, зокрема, уможливіть масштабування сторінок документа.

Зберігання будь-яких документів - одна зголовних функцій книгозбірень. Розповсюдження ж створених у6і6ліотеках зібрань електронних документів на компакт-дисках може розглядатися якрозширення їх функції документної комунікації, що реалізовувалася ними упродовж століть.

Серед традиційних функцій бібліотек - аналітико-синтетична переробка вхідного документного потоку. Сьогодні для бiльшocтi з них вона полягає лише в каталогізації, систематизації, предметизації та підготовці бібліографічних покажчиків. Донедавна такі ро6оти проводилися лише в інформаційних центрах. Однак, ураховуючи глибоку ретроспективу бібліотечних фондів iотримання провідними книгоз6ірнями, на вiдмiнy вiд інформцентрів, обов'язкових примірників документів, вбачається цілком зумовленим зосередження повного циклу аналітико-синтетичної о6робки документних потоків (бібліографування, реферування, підготовка оглядово-аналітичких матеріалів) у бібліотеках з подальшим створенням iтиражуванням ними електронних копій науково - інформаційних матеріалів.

Викладене cвiдчить, що система документних комунікацій автор - редакція - друкарня - документне розповсюдження - 6ібліотека та/або інформцентр - користувачза умови домінування інформації на електронних носіях трансформується в систему автор - редакція - бібліотека - користувач.Бібліотека додатково візьме на себе фyнкцiї тиражування впорядкованих зі6рань електронних публікацій (друкарня), їх поширення на компакт-дисках iкомп'ютерними мережами (документне розповсюдження)та аналітико-синтетичної переро6ки потоків документної інформації зi створенням широкого спектра науково-інформаційної продукції (інформцентр).

. Документні комунікації, що відбуваються в органах державного управління України

Теоретичний аналіз літератури, а також державних нормативно-регламентуючих документів, їх порівняння, дає можливість говорити про те, що діяльність державного службовця повинна розглядатися з позиції внутрішньо - організаційних зв'язків, якiспрямовані на забезпечення функціонування інституту державного управління як організації, що має визначені функції. Разом з тим простежується перенесення такого виду комунікації на зовнішньо спрямовану діяльність державного службовця iвиражається в побудові взаємовідносин з громадськістю на зразок внутрішньо - організаційних комунікацій.

Аналіз літератури та нормативно - правових документів дає мoжливicть визначити, що модель структури державної влади, яка діє в Україні, складається з кількох сторін: 1) визначення внутрішньої організації як системи; 2) побудова організації як установлення взаємодії індивідів й органів; 3) визначення статусного положення в органі як елемента комунікаційної системи; 4) формування організаційно - управлінської взаємодії в аспекті документних комунікацій.

Основу всіх документних комунікацій що відбуваються в сфері державного управління в Україні складає організаційно - розпорядча документація (ОРД). ОРД - це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Вона призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає можливість виокремити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.

Підставами для створення розпорядчих документів є:

закони Верховної Ради України, укази Президента України;

постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

вказівки вищих органів державної влади й управління;

діяльність органів управління, передбачена нормативними актами, положеннями, статутами тощо;

інші підстави, що викликають потребу в правовому регулюванні роботи апарату управління.

Усі документи, що входять до організаційно-розпорядчих, умовно можна поділити на п'ять груп:

1). організаційні - документи, що закріплюють функції та обов'язки протягом тривалого часу (положення, статути, інструкції, правила тощо);

2). розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво на певному рівні (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали тощо);

). довідково-інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, служать підставою для прийняття розпорядчих документів (довідки, протоколи, огляди, доповідні, пояснювальні та службові записки, службові листи, звіти, доповіді, акти, договори, плани робіт, телеграми, оголошення тощо);

). документи з кадрових питань - документи, що містять інформацію про особовий склад установи, зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах, анкетах тощо;

). особисті офіційні - документи, за допомогою яких одні особи висловлюють свої пропозиції, скарги, передають повноваження іншим щодо отримання документів, грошей тощо, закріплюють свої права перед державою, установою чи особою. Це доручення, заповіти, заяви (позовні, про призначення допомоги, до житлово-комунальних органів, про відшкодування збитків від злочину), розписки тощо.

За допомогою організаційно - розпорядчої документації здійснюється комунікація між органами державної влади як по вертикалі так і по горизонталі.

В даному аспекті документні комунікації визначаються як локальні, тобто орієнтовані 6езпосередньо на визначену організацію, на методи I засо6и побудови внутрішніх взаємозв'язків процеси. Часто їх називають документні потоки.

Більшість науковців відзначають залежність документно - комунікаційних побудов вiд структури організації, ії складності, централізації, децентралізації. У плані організації i розуміння документних комунікацій можна акцентувати увагу на тому аспекті життєдiяльнocтi органу, що характеризується визначеними зовнішніми, соціальними, суспільними й соціокультурними особливостями. Організаційна структура забезпечує: внесення повної яcнocтi в діяльність, для того, щоб кожний знав, хто що повинен робити i хто за одержання яких результатів відповідає, усунення перешкод, що заважають нормальній комунікації, що виникають при нечіткому визначенні кола обов’язків по тій або iншiй посаді, створення сучасної комунікаційної системи для забезпечення процесу безперешкодного прийняття рішень, що відповідають вимогам, та є своєчасними.

Ефективність документних комунікацій значною мірою залежить вiд професійних вмінь державного службовця. Цей аспект співвідноситься з акцентами, розставленими в державних документах щодо врегулювання вимог офіційної етики державних службовців.

Кінцевим продуктом документного продукування державного службовця має бути реалізація нормативно - правових документів щодо задоволення потреб суспільства, забезпечення основних прав і свобод громадян, послідовний і сталий розвиток країни та поступове входження її до європейської спільноти.

Діяльність кожної державної установи базується на сукупності управлінських ділових процесів, що встановлюються законодавством та іншими постановами, закріпленими в регламентуючих документах. У ці процеси залучені фінансові, матеріальні, людські інформаційні й інші види ресурсів. Ними та організаційною структурою управління визначається порядок взаємодії окремих співробітників, функціональних служб, відділів iуправлінь. тому передусім при впровадженні новітньої системи необхідно визначити організаційні, адміністративні, соціальні, господарчі та iншi процеси з метою найбільш повного їх моделювання в ІІАС (інтегрованій інформаційній аналітичній системі).

Ключовою особливістю процесу осучаснення державного управління є необхідність системного поєднання чіткої ієрархічної структури управління з багатоплановістю каналів надходження, методів узагальнення обробки інформації,яка надається у вигляді документів, що зумовлюється динамічним процесом соціально-економічного розвитку, комплексом підсистем інформаційної підтримки управління на різних рівнях державної політики.

Сучасні типи організаційних структур управління залежно вiд характеру зв’язків між органами розрізняються на: лінійну, лінійно-функціональну, матричну, дивізіональну, мережеву. Враховуючи переваги та недоліки того чи іншого типу, нео6хідно зазначити те, що структура управління визначаєтьсяконкретними соціально-економічними умовами та особливостями території побутування.

Сполучними ланками процесів в управлінні вважаються документи, що є основним способом подання інформації, на основі якої функціонує державний орган, установа, організація або підприємство. При цьому документи здебільшого відображають нижній рівень структурованості інформації, вони є первинним джерелом для баз даних i прикладних інформаційних систем. Циркуляція документів в органах підтверджує факти завершення тих чи інших операцій, фіксує операції в тих чи інших реєстрах, управляє процедурою контролю всіх завдань, з яких складаються процеси.

Майже кожна адміністративна, фінансова, господарча, організаційна i будь - яка інша операція супроводжується або підтверджується відповідними документами. 3начна частина вхідних даних для обліку отримується з базових (первинних) документів, що використовуються в установі. Слід зазначити, що великі затрати часу співробітники установи витрачають на так звану забезпечувальну функцію, тобто на пошук необхідних для роботи документів, особливо в разі підготовки таких документів іншими співробітниками, підрозділами. Ці витрати значно зростають при функціональній i територіальній розподіленості документних матеріалів. Внаслідок цього, в будь - якій установі, де ведеться активна робота з різними документами, рано чи пізно встає проблема систематизації, обробки і безпечного збереження значних обсягів інформації. Важливу роль в оптимізації діяльності підприємства будь-якого розміру і профілю діяльності грають сучасні системи електронного документообігу.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг". За цим законом визначаються основні поняття:

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів утворення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Система електронного документообігу (СЕД) призначена для автоматизації всього комплексу робіт з документами як створеними в цій установі, так і з тими, що надійшли ззовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне збереження й архівація, пошук і перегляд, видобування і відтворення, контроль виконання, розмежування доступу, довідкова служба тощо. Істотним фактором є забезпечення групової роботи з документами.

Саме процеси створення документів лежать в основі ефективного функціонування систем документних комунікацій. Загальними вимогами до таких систем є такі :

· Масштабованість. Система документних комунікацій повинна забезпечувати максимально необхідну кількість користувачів, змінюючи свою потужність лише за рахунок апаратного за6езпечення.

· Функціональність. Оскільки органи державної влади функціонально орієнтовані на виконання тих чи інших завдань, забезпечення їх діяльності лежить в основі базових підсистем документних комунікацій.

· Розподіленість. Основні етапи ведення спеціалізованих систем документних обмінів виконуються в функціонально розподілених органах, що можуть бути розподілені i територіально, Архітектурна система повинна підтримувати взаємодію віддалених користувачів із забезпеченням чіткої системи ієрархічного санкціонованого доступу.

· Модульність. Оскільки впровадження системи документообігу виконується послідовно за певним планом, то повинно складатися з окремих модулів, що можуть забезпечувати обмін даними між собою. Таким чином, інтегрованість є ще однією вимогою до систем документних комунікацій.

· Відкритість. Система комунікацій за допомогою документів в установі повинна функціонувати у взаємодії з іншим прикладним програмним забезпеченням i мати відкриті інтерфейси для можливої інтеграції з іншими системами.

· Послідовність. Життєвий цикл документа складається з двох стадій: стадія розробки документа, його включає його розробку, оформлення i затвердження: стадія опублікованого (затвердженого) документа, що включає етап (стан) виконання, етап архівного стану та його ліквідації.

Система документних комунікацій в режимі реального часу розробки та дії документа повинна забезпечувати: стадії його життєвого циклу, виконання правила однократного введення даних в інформаційну систему через екранні форми (аналоги первинних документів), реєстрацію в реєстрах документів або облікових реєстрах з подальшою їх обробкою у міру виконання рішень.

Усі документи, роботу з якими необхідно автоматизувати, розподіляються на основні види залежно від їх призначення, прив'язки до завдань i доступу до них співробітників функціональних служб. Наприклад, створюється вид документів "Розпорядження по штату установи", в який увійдуть, наприклад, "Розпорядження про затвердження посадових інструкцій", "Розпорядження про зміну посадових інструкцій", "Розпорядження по затвердженню структури управлінь i відділів". У цьому випадку поєднуючою ознакою є призначення документів. До окремого виду можна віднести «Вхідну кореспонденцію». Призначення документів може бути зовсім різним, але при цьому їх об'єднує характер інформації - це завжди інформація на матеріальному носії, що поступає ззовні. Таким же чином розподіляються на види всі документи, що циркулюють в установі. Ступінь загальності визначається залежно вiд конкретних потреб. Розподіл на види дозволить вести наскрізну нумерацію (ідентифікацію) документів у межах одного виду. Об'єднання документів у види виконується за критеріями, що визначають їх спільність. Але при цьому в межах одного виду документи можуть мати значну кількість вiдмiннocтeй, тому в окремому видi документи доцільно розподілити на варіанти. Саме в організації варіанта документів вказується детальний опис технології ро6оти з документами, що до нього належать. Для варіанта документів визначаються: структура i реквізити (аналітичні поля, поля сум та iн.), форма реєстраційної картки, алгоритм її заповнення, перевірки i обробки, бланки друку, перелік можливих показників стану документа i операцій, які можливо або необхідно виконати залежно вiд цих показників. Для визначення виду документів можливий певний перелік варіантів. Наприклад, вхідна кореспонденція може маги такі варіанти: «Розпорядження обласної державної адміністрації, "Листи відділів i управлінь обласної державної aдмiнicтpaцiї" тoщo. Фopмyвaння лoгiчнoї cтpyктypи спеціалізованих варіантів доцільно співвіднести зi структурою вищестоящої установи або з функціональними напрямами діяльності ії пiдpoздiлiв.

Враховуючи вказане вище, для реєстрації документа він повинен бути віднесений до певного виду i конкретного варіанта, що попередньо описується в електронній системі.

Важливим аспектом документно - комунікаційної системи є створення i функціонування реєстрів документів, що формуються у вигляді таблиць, упорядкованих по ключових полях документів за певний період, якi відповідають певним критеріям. В документно - електронній системі реєстри забезпечують виконання перегляду, пошук, включення нових документів, редагування, видалення та iн. Надання прав доступу до реєстрів групам користувачів виконується згідно iз структурно-логічною схемою функціонування (маршрутизації), стану і етапами обро6ки документів. Як правило, для одного виду документів визначається кілька реєстрів, а в одному реєстрі перебувають документи тільки одного виду.

Фактичним відображенням документа в реєстрі є електронна форма (картка), в яку вносяться елементи інформації в структурованому вигляді, що вiдпoвiдають кожному реальному документові. Форма i порядок заповнення реєстраційних карток, а також, при нео6хідності, алгоритми розрахунку окремих реквізитів визначаються для кожного варіанта документів.

Кожний документ, що формується в органах i циркулюючий в установах, а також документи, що поступають ззoвнi чи передаються в інші органи, установи, організації, мають певну визначену структуру, тобто набір параметрів: склад реквізитів документа та їх кiлькicть; взаємне розташування реквізитів; правила формування значень реквізитів.

Структура дoкyмeнтiв формується за рахунок використання в ньому полів різних типів, кожне з яких відповідає окремому реквізиту (елементу) документа. В інформаційній системі в структурудодаються cиcтeмні реквізити, що редагуються користувачем.

Ключовими полями кожного документа є його дата реєстрації і реєстраційний номер. Можливо додатково вводити додаткові дату і номер документа для вхідної документації із сторонніх органів i установ. У сукупності із системним кодом ці параметри дають можливість однозначно ідентифікувати документ. Для авторизації доступу до кожного документа в реєстрі зберігаються дані про його створення i останню редакцію, що включають код користувача, код i номер автоматизованого робочого місця особи, що створила документ, i особи, що останньою його змінювала, дата i час цієї зміни. Ця інформація повинна формуватися в системі автоматично i не є доступною для редагування.

При формуванні документів документна електронна система повинна мати комплекс аналітичних довідників, що включають дані про о6'екти i суб'єкти управління, типові схеми рішень, навчально-методичні довідкові матеріали i схеми, структуровану юридичну (законодавчу i нормативну) інформацію. Важливим аспектом є наявність типових форм документів (6аза формулярів), на основі яких може створюватися новий документ. Необхідність включення в документ посилань на інші документи виникає у випадку, коли документ формується на основі іншого.

В документно - електронній системі по кожному документу необхідно зберігати різну кількість числових значень (суми, кількість), логічно пов’язаних з певними суб'єктами управління. Найбільш вагомі з них зберігаються в базі даних. текстові поля формуються для ключових назв чи фраз, що відображають суть документа i підлягають обліку в реєстрі.

Кожномуреквізиту документа може бути визначене відповідне його призначення. Цей механізм дає змогу ефективно проводити вибір документів різних варіантів. Наприклад, реквізит з призначення "Організація-відправник" дозволить вибрати документи, що надійшли з заданої організації.

У процесі розробки та реалізації рішень документ проходить через можливі моменти його стану. В електронних системах стан документа характеризується відповідним кодом (індикаторами). Значення окремого індикатора вказує на відповідну операцію над цим документом, наприклад документ підписано, рішення в стадії виконання і контролю.

Основне призначення документів - підтвердження, обґрунтування та супровід адміністративних, господарчих, фінансових та інших операцій, що проходять у державній установі, реєстрація фактів їх виконання. Для виконання цих функцій необхідно для кожного варіанта створити операції по документу. Операція над документом проводиться за наявності необхідних передумов. Залежно від стану документа інформаційна система за заздалегідь закладеним сценарієм (правилам) пропонує користувачеві всі доступні в конкретний момент операції. Виконання цих операцій змінює стан i створює передумови для наступних або до попередніх (відміна операцій).

Рух документа між органами і виконавцями визначає поняття маршрутизації. В документно - комунікаційній системі рух документа за визначеним маршрутом відображається послідовно в різних реєстрах. При організації систем документообігу системи маршрутизації i контролю є однією із основних складових. При їх побудові використовують два підходи: документоорієнтований та роботоорієнтований. У першому випадку маршрутизується сам документ, а інші параметри асоціюються з ним. У другому - основним об'єктом є управлінський процес прийняття окремого рішення.

Утаких системах використовують два типи маршрутизації:

жорстка маршрутизація з чітко визначеним шляхом руху документа (Struсtured DocFlоw) i контролем виконання. Такий тип є найбільш поширеним i в сучасних ІАС;

вільна або відкрита маршрутизація, коли шлях руху документа визначається із конкретних потреб i завдань у даний момент. У цьому випадку використовуються методи послідовних та паралельних маршрутів. У послідовному маршруті документ передається від одного користувача до другого після завершення роботи над ним або після вичерпання контрольного часу. Паралельна маршрутизація використовується у випадку одночасної роботи над виконанням рішень по документу кількох співробітників а6о служ6. В обох випадках використовуються списки розсилання завдань користувачам або їх групам із зазначеними термінами їх виконання.

При цьому використовують такі види контролю: доставки завдання; виконання; тepмiнiв виконання; історії виконання завдання; якості виконання (підтвердження виконання).

Оскільки значна частина документів супроводжується додатками, тo електронна система повинна реалізувати можливість їх введення, збереження та перегляду шляхом створення статичних i динамічних архівів. Фактично документ і сам може бути додатком до його представлення в документній системі. Це може бути реалізовано у вигляді файлів різного формату (текстовий, документ, електронна таблиця, графічний файл та iн.).

Важливо, що частина документів, якi беруть участь у документній комунікації (по суті всі, крім тих, що призначено для зовнішнього легітимного використання або надаються для звітності в державні органи) може бути вже сьогодні переведена в електронну форму i саме в такому вигляді візуватися, узгоджуватися i затверджуватися, що, до речі, вже зроблено в деякихнайбільш динамічно розвинутих органах державного управління України. У результаті з'являється можливість реалізувати змішаний електронно-паперову документну комунікацію з необхідним замовнику співвідношенням паперових i безпаперових технологій.

Важливим аспектом на сучасному етапі інформатизації державного управління є розроблення та впровадження систем електронного врядування. Одними з найважливіших проблем цього процесу є:

· необхідність оперативного створення, оновлення документів для публікації інформації засобами Інтернет;

· вирішення завдань оперативного реагування на запити громадян, їх узагальнення, аналіз та прийняття рішень;

· необхідність створення адміністративних i технологічних ланок управління процесами електронного урядування, включення їх у загальну структуру державного управління.

Шляхом вирішення цих проблем є впровадження комплексних систем електронного документообігу (СЕД) як базових інформаційних систем, передусім у виконавчих органах влади. Зумовлено це тим, що саме ці органи перебувають у безпосередніх відносинах з соціальною та економічною сферою. Головною метою впровадження СЕД є пiдвищeння ефективності документних комунікацій в органах, створення ефективного середовища управління та функціонування державної установи. Основними особливостями впровадження CEД на рівні державного управління є:

· можливість чіткої формалізації управлінських процесів;

· система має впроваджуватися в усіх структурних підрозділах органів, якi ведуть створення, оброблення, з6ереження документів;

· упровадження CEД повинно проводитися на основі пілотного проекту та поетапному його виконанні.

При цьому, залежно від необхідності вирішення тих чи інших завдань, ці системи дозволяють створення тимчасових мобільних оперативних груп спеціалістів незалежно від їх підпорядкування в організаційній структурі органів. Цей пiдxiд дає можливість упровадження в організаційну структуру органів держаної влади динамічних елементів мережевого управління. Саме ці елементи відкривають шлях для реалізації певних елементів концепції самоорганізації в системах державногоуправління.

На сучасному етапі наукових досліджень тип мережевого управління визначений найбільш повно в розрізі економічних організацій. Зокрема, Ф.Вебстер на основі стратегічного підходу вказує: "Мережеві організації - корпоративні структури, якi є результатом множинних відношень, контактів з партнерами та стратегічних альянсів.

Головна характ-ка мережі - єдність, відкрита та гнучка коаліція, що керується з єдиного центру, в якому зосереджені найбільш важливі функції, такі як розвиток та безпосереднє управління, координація, фінансова функція iтехнологічний розвиток. Також у його компетенцію входить визначення стратегічних компетенцій мережі, розвиток відношень з користувачами та управління інформаційними потоками, що пов'язують мережу" .

Адаптація такого підходу до державного управління в органах виконавчої влади на ocн0иi впровадження в ієрархічну організаційну структуру елементів мережевого управління дає можливість бiльш ефективної реалізацій комплексних функціональних завдань щодо забезпечення реалізації процесів управління та інформатизації, реалізації системи відкритості публічної влади. Єдиним центром, керуючим структурним підрозділом, у цьому випадку може бути управління з інформаційних ресурсів. У цю концепцію ефективно вписується ідея створення i використання тимчасових мобільних оперативних груп та колективів спеціалістів. Упровадження елементів мережевого управління приводить до певних змін у відносинах мiж громадянським суспільством та публічною владою, а також організаційної структури державного управління.

документний комунікація електронний

Висновок

В основі інформаційних та управлінських процесів лежить проблема раціонального функціонування документно - комунікаційної системи. Для її усунення потрібні знання про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документних потоків та масивів. Ефективність розвитку документальних комунікацій значною мірою також залежить від того, наскільки раціонально організовані та функціонують документні масиви.

Актуальній проблемі організації та модифікації інформаційних ресурсів приділялася увага у роботах таких відомих фахівців документної справи як Дж. Солтон, Л.Й.Костенко [1], [2], А.А.Соляник, В.І.Терешин, Н.М. Кушнаренко та інші. Особливу увагу приділено значенню ефективного функціонування документних комунікацій та їх розподілення за сферою побутування.

Основною метою розробки є розгляд можливості процесу моніторингу документних комунікацій, тобто стеження за їх розвитком і функціонуванням, і є. Об’єктом дослідження є документно - комунікаційна діяльність, що відбувається в соціальних інститутах, а також функції, значення, новітні аспекти функціонування цих комунікацій у зв’язку з інтеграцією суспільства на європейський рівень.

Список використаної літератури

1. Інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Затв. Постановою Кабінету Міністрів України 17.10.1997. - Херсон: облдержадміністрація, 1997.

. Державне управління в Україні: організаційно-правові засади: Навч. пoci6. Н.Р. Нижник; За заг. ред. проф. Н.Р. Нижник. - К.: Вид- во УАДУ; 2002.

. Гавердовський А. Kонцeпция построения систем автоматизации документооборота. Открытие системы. - М., 1997. - № 1.

. Панчук А.М. Моделювання, інформаційні системи і технології в державному управлінні: Навч. Посіб./ За заг. Ред.. Г.С. Литвинова. - К.: Центр навч. л-ри,2004.

. Вісник національної Академії Державного Управління. - Одеса, 2006 р.

. Кулешов С. Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД; Держ. акад. керів. кадрів культури і мистецтв. - К., 2000;

. Столяров Ю. М. Соціальні комунікації: розвиток в інформаційному просторі // Вісн. ХДАК: Зб. наук. пр. - Х., 2000. - Вип. 2.

. Кулешов С. Новий погляд на структуру документознавства. Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 10.

. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учеб. для вузов. - 5-е изд., стереотип. - К.: Знання, 2004. - (Высш. образование ХХІ века);

. Столяров Ю. М. Від діловодства - до документознавства, від документознавства - до документології // Вісн. Харк. держ. акад. культури. - 2004. - Вип. 14.

. Слободяник М. Структура сучасного документознавства Вісн. Кн. палати. 2003. - № 4.