Особливості організації інформаційно-документаційного забезпечення ПАТ КВТФ 'Кремтекс'

Особливості організації інформаційно-документаційного забезпечення ПАТ КВТФ 'Кремтекс'

ВСТУП

Сучасні умови функціонування підприємств характеризуються тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.

Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною забезпечувальною функцією управління, виконання якої потребує спеціальних, професійних знань. Від того, як поставлена ця робота залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого суб’єкта.

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

У сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Актуальність дослідження зумовлена зростанням ролі інформаційно- документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому.

Метою роботи є вивчення системи документообігу на ПАТ КВТФ «Кремтекс» та встановлення шляхів її удосконалення.

Об’єктом дослідження є система інформаційно-документаційного забезпечення діяльності ПАТ КВТФ «Кремтекс».

Предметом дослідження є особливості організації інформаційно-документаційного забезпечення цього підприємства.

Для реалізації мети дослідження необхідним є вирішення наступних завдань:

·   вивчення теоретичних аспектів організації інформаційно-документаційного забезпечення;

·        розгляд поняття документаційного та інформаційного забезпечення установи;

·        ознайомлення з механізмом здійснення інформаційно-документаційного забезпечення установи;

·   визначення типових проблеми в ході організації інформаційно-документаційного забезпечення установи;

·        аналіз специфіки організації документаційного забезпечення установи;

·        вивчення використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;

·        визначення оптимальних шляхів удосконалення інформаційно-документаційних технологій установи.

Дане дослідження може бути використане в подальших розробках систем удосконалення документообігу на підприємствах України.

Практичне значення роботи випливає з запропонованих шляхів удосконалення інформаційно-документаційного забезпечення діяльності на підприємствах, установах та організаціях України, що сприятиме більш ефективному процесу документообігу, мінімізації витрат на забезпечення діяльності систем, підвищення рівня конфіденційності даних тощо.

Структура дипломної роботи: робота складається зі вступу, чотирьох розділів, висновків, списку використаних джерел, що містить 60 позиції та додатків. Обсяг дипломної роботи 115 сторінок.

У першому розділі визначаються теоретичні аспекти організації документаційного та інформаційного забезпечення установи, поняття «документ» як основного носія інформації, поняття «діловодство», механізм його здійснення.

У другому розділі роботи розглядаються організація документообігу, що забезпечує діяльність ПАТ КВТФ «Кремтекс», загальні відомості про створення та особливості діяльності установи, рух документів, ведення кадрового діловодства на фірмі, документаційне забезпечення бухгалтерії та відділу діловодства.

У третьому розділі роботи визначено шляхи вдосконалення інформаційно-документаційного забезпечення діяльності установи, наведена характеристика основних принципів функціонування електронного документообігу в організації, упровадження електронного документообігу на ПАТ КВТФ «Кремтекс».

У четвертому розділі роботи зазначено організацію охорони праці на фірмі, вимоги безпеки на робочих місцях під час використання ПК, проведено аналіз пожежної безпеки на ПАТ КВТФ «Кремтекс» та розрахунок штучного освітлення.

Дане дослідження проводилось із застосуванням діалектичного підходу до вивчення сучасного стану інформаційно-документаційного забезпечення діяльності підприємств та установ. В процесі дослідження організації і методики докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ були використані загальнонаукові методи пізнання: поєднання абстрактного й конкретного, індукція, дедукція, аналіз і синтез, групування й порівняння, конкретизація. Для обробки даних, наведених у дослідженні застосовувались такі методичні прийоми: огляд, документальна перевірка, техніко-економічні розрахунки, аналітичні групування, структурний аналіз, узагальнення.

Джерельною базою дослідження є Закони України, державні стандарти інші законодавчі акти, періодичні видання з питань ведення діловодства, організації документообігу, внутрішні та зовнішні документи фірми.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ТА ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ УСТАНОВИ

1.1 Поняття документаційного забезпечення установи та механізми його здійснення

Інформація є важливим ресурсом, вона дозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійно змінюється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш доцільні управлінські дії, організовувати і контролювати їх виконання обліковувати, розраховувати тощо. Виконана робота стає ефективною тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей.

Найпоширенішою формою представлення інформації у діловодстві є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційні потреби в організації, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їх систематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у більшості установ традиційно вирішують у межах організації діловодства. Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальної моделі сучасного управлінського документа. Ключового значення при цьому набуває необхідність уточнення сутності понять «діловодство» та «документаційне забезпечення».

Поняття «діловодство» розуміють як певну організацію роботи з документами в традиційних управлінських структурах. Тобто, діловодство - це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи. Окремою ланкою при цьому є процес створення самого документа [15].

Виходячи з інформаційного навантаження на документ, документаційне забезпечення є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління.

В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційним забезпеченням.

Систему інформаційно-документаційного забезпечення установи розглядали наступні вітчизняні науковці та практики Антонюк В.А., Береза А.М., Василик О.Д., Галіцин В.К., Годун В.М., Горьовий Л.Є., Дрогаль Т., Дубій О., Завгородний В.П., Єрьоміна Н.В., Карацюба А.М., Левченко Ф.А., Одинцов Б.Е., Орленко Н.С., Писаревська Т.А., Савицький В.А., Савченко В.Я., Святобог В.В., Ситник В.Ф., Сендзюк М.А., Рогач І.Ф., Романов А.Н., Швець М.Я. та інші.

Документаційне забезпечення управління - діяльність спеціальних працівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій [38].

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство - діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60-70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу .

Причини зростання обсягів управлінської інформації можуть бути як об’єктивні, так і суб’єктивні:

·   об’єктивні - причини, які визначаються збільшенням масштабів і зростаючою складністю керованих систем, а також вирішуваних ними завдань;

·        суб’єктивні - причини, зумовлені відсутністю науково-обґрунтованих комплексів документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління, а також недосконалістю технології роботи з документами у процесі управління [26].

Ці ж причини зумовлюють переважно і недостатню якість підготовки документів. Документ - передбачена законодавством матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Первинний документ - документ, що містить вихідну інформацію. Вторинний - документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої обробки одного або кількох документів.

Залежно від кола питань, вирішуваних організацією, обсягу та характеру її компетенції, порядку розв’язання питань, а також обсягу та характеру взаємозв’язків з іншими установами можуть формуватися системи діловодства, серед яких найбільш уживані:

·   централізована - усі документи (вихідні, вхідні, внутрішні) реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат);

·        децентралізована - допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи;

·        змішана - найбільш важлива внутрішня документація та переписка керівництва реєструється у канцелярії, решта документів - у структурних підрозділах.

В умовах обширного документообігу великого значення набуває правове його регулювання, яке здійснюється через інструкції та положення з діловодства. Такі документи регламентують:

·   порядок підготовки й оформлення документів, їх погодження та візування;

·   організацію роботи з документами;

·        порядок обробки та відправлення вихідної інформації;

·        реєстрацію і порядок зберігання угод та договорів;

·        порядок друкування і тиражування документів;

·        організацію контролю за строками виконання документів;

·        формування номенклатури справ, формування і оформлення справ;

·        відбір документів і справ на зберігання або знищення;

·        знищення документів;

·        облік обсягу документообігу.

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи - управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо) [15].

На дані підрозділи покладено здійснення операцій з документами:

·   приймання кореспонденції - приймання пошти, реєстрація її у журналі обліку, попередній розгляд документів для визначення доцільності виконання, а також прямого надсилання документів безпосереднім виконавцям, не надаючи їх на розгляд першим керівникам (обсяг кореспонденції, рішення за якими повинні приймати тільки перші керівники, не перевищує 10-20 %);

·        реєстрація документів - фіксація факту створення або одержання документа шляхом присвоєння йому порядкового номера та запису встановлених відомостей про нього засвідчує факт отримання документа, взяття на облік і забезпечення зберігання документів, довідкової та контрольної роботи. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження, вихідні - у день підписання. Таємні документи реєструються у спеціальних журналах. Обов’язковій реєстрації підлягають документи, що надійшли на підприємство з вищих органів влади та управління, державних адміністрацій, органів державних структур України, скарги та звернення громадян, повідомлення про порушення податкового законодавства, документи, що потребують вирішення або відповіді, а також документи з відповідними грифами. Ознакою зареєстрованого документа є штамп на першому аркуші, дата його надходження, порядковий номер за журналом обліку;

·        передача документа для розгляду керівником (заступником) підприємства. Резолюція керівника щодо порядку виконання, виконавців, терміну виконання зазначається на вільному від тексту місці першого аркуша перед підписом керівника та датою резолюції. Якщо у резолюції зазначається кілька виконавців, то на першому місці зазначається відповідальний виконавець, якому і вручається документ. Відповідальний виконавець забезпечує виконання завдання та зберігання документа. Виконання документів полягає у виконанні приписів, збиранні інформації, підготовці управлінського рішення, листів для відповіді, наказів, розпоряджень, а також у погодженні, затвердженні і реєстрації вихідного документа;

·        контроль за виконанням документів є важливим напрямом управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців [15].

Контроль за виконанням документів включає:

постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів;

облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

систематизацію нагляду за виконанням документів;

вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

підвищення трудової дисципліни виконавців.

Щоденно за картотекою та журналом реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику [18]. У випадку подовження терміну виконання, у контрольній картці проставляється відповідна відмітка.

Контроль може здійснюватись у формах:

1. Суцільного контролю - за виконанням усіх документів.

. Спеціального контролю - за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

Комп’ютеризація документаційного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп’ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об’єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп’ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

·   автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації;

·        єдина система класифікації і кодування;

·        уніфікація, спрощення і типізація документації;

·        автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.

На комп’ютерній основі можуть розв’язуватись і багато інших задач, особливо з контролю і аналізу господарської діяльності (контроль і аналіз виконання виробничих програм, формування собівартості продукції, прибутку і рентабельності виробництва тощо) [32]. Контроль дотримання законодавчих і методологічних положень здійснюється вирішенням комплексу аудиторських задач, до переліку яких практично входить аудиторський контроль усіх операцій перелічених щойно облікових задач.

Важливим в рамках забезпечення документообігу підприємства є визначення точності, попередження заздалегідь та поточного попередження. Дані параметри системи документаційного забезпечення описують якісні критерії функціонування системи та визначають вимоги до неї.

Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа [21].

Документ вважається виконаним, коли всі поставлені питання розв’язані та автору чи відповідному органу надіслана відповідь. Лише у цьому випадку документ знімається з контролю, про що у контрольній картці робиться відповідна відмітка:

·   відправлення документів охоплює операції з реєстрації документів у журналі обліку вихідних документів, написання на конверті (тексті) адреси, вкладання документів у пакети, зклеювання, проставляння вартості відправлення, складання реєстру та здачу кореспонденції у відділення зв’язку;

·        збереження документів - завершальна стадія діловодства, завданням якої є систематизація, забезпечення збереження та можливості використовувати їх повторно у процесі управління.

Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю [35].

В історії документознавства, у підручниках, посібниках та нормативно-правових актах зафіксовані різні дефініції терміна «документ».

Документ - засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини [27].

Документ (за П. Отле) - це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі [28].

Документ (ділове укр. мовлення) - матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу [31].

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94: «Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності.» [12].

ДСТУ 3017-95: «Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі.» [9].

ДСТУ 2732-2004: «Документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.» [11].

У статті 1 Закону України «Про інформацію» говориться, що документ - матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі [5].

У період перебудови системи управління документ виконує ряд теоретичних функцій, які застосовуються у рамках наукових дисциплін документознавства та архівознавства.

Один окремий документ - це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. Систему документації - сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вищу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Вона поділяється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

У літературі і практичній діяльності, насамперед, виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування - в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого значення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління (АСУ) вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації [25]. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації - один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» [10].

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування загальнодержавних, галузевих. Для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» [10]. Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законодавчими та нормативно-методичними документами.

З використанням електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.

В тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частиною [40].

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації. Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу витрачають на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках - до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників, таких як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи [36].

Підвищення продуктивності праці досягається, насамперед, впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства (ЄДСД). Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів [42]. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату:

·   уніфікація і стандартизація документів;

·        раціональна організація обігу документів і зберігання документів;

·        економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством;

·        автоматизація та механізація праці управлінців.

Будь-яке рішення не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо інформація надійшла з запізненням, ви втрачаєте можливість взяти участь в яких-небудь діях, заходах. Тобто можливість чи шанс втрачені. З другого боку, якщо інформація недостатня або ви знаєте що-небудь наполовину, ваше рішення може бути не тільки не найкращим, а навіть помилковим, оскільки ви не врахували всіх факторів.

У даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це пов'язано з розвитком суспільства. Будь-який суб'єкт чи кожна людина зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. В умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація, комерційні підприємства «виживають» тільки в тому випадку, якщо вони своєчасно знають що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала товаром. Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних структур, які впливають на кінцевий результат [43].

Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною (основною) забезпечувальною функцією управління, виконання якої потребує спеціальних - професійних знань. Від того, як поставлена ця робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого суб'єкта.

Інформаційно-документаційне забезпечення здійснюють спеціальні структурні підрозділи:

·   управління справами;

·        загальний відділ;

·        канцелярія;

·        секретаріат (або секретар-помічник).

Ці підрозділи повинні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також повинен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Тобто це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка виконує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові частини - від найбільш складних до найпростіших операцій.

Кожну частину треба відпрацювати, тобто організувати якнайкраще, оскільки в будь-якій роботі немає дрібниць, все має бути продуманим. Із таких продуманих, правильно організованих операцій і складається наукова організація праці. Як правильно виконувати ту чи іншу роботу визначають нормативно-методичні документи.

В своїй діяльності служби документаційного забезпечення управління керуються законами, указами, постановами уряду, наказами та розпорядженнями управління, положеннями про службу. Основними правилами роботи відомчих архівів, інструкцією з діловодства даного суб'єкта, посадовими інструкціями працівників служби, державними стандартами на уніфіковані системи документації ,методичними розробками з питань діловодства та архівної справи [14].

До функцій служби документаційного забезпечення управління належать:

·   повне інформаційно-документаційне обслуговування діяльності суб'єкта, що включає: приймання, облік, первинне опрацювання та відправку кореспонденції, доставку, друкування та розмноження документів, реєстрацію, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовку справ до передачі в архів;

·        організаційно-методичне управління та контроль за постановкою діловодства у всіх структурних підрозділах та підвідомчих організаціях;

·        систематичне удосконалення інформаційно-документаційного обслуговування шляхом впровадження ЕОМ і насамперед персональних комп'ютерів та засоби механізації управлінської роботи;

·        організація підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ.

Як видно з переліку функцій, всю роботу з документаційного забезпечення управління можна розділити на дві частини:

·   безпосереднє оперативне документаційне обслуговування, організаційно-методичне управління;

·        постійне удосконалення на базі ЕОМ всієї роботи з документами та інформацією, що міститься в них.

У сфері управління головним чином працюють з інформацією і документами, які виступають її носіями. Документ - об'єкт і результат праці в сфері управління. Робота з інформаційно-документаційного забезпечення складається з однакових операцій. Тільки одними суб'єктами вона виконується традиційними методами (вручну), іншими - за допомогою засобів механізації та автоматизації. Але всі етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працівник управлінського апарату повинен не тільки правильно складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються з ними.
Будь-яка праця сьогодні удосконалюється шляхом впровадження нових машин та процесів. У сфері управління механізувати можна тільки роботу з документами і автоматизувати опрацювання інформації, яка міститься в документах. Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги. Відносно документів це вимоги щодо їх формату, порядку оформлення, викладу тексту [17].

Документ складається з частин (реквізитів), і до кожної частини є правила найбільш правильного її написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» [10].

Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання та ін.).

Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності. Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю [47].

Сюди належать такі організаційні документи, як:

·   статут, положення, інструкції;

·        розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення;

·        інформаційно-довідкові акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів - листи, телеграми, телефонограми.

Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити. Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях [48].

Реєстрація документів - важливий етап. В процесі реєстрації ведеться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті. З реєстрацією документів тісно пов'язаний наступний етап - контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день.

Від реєстрації документів залежить і організація інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов'язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі - на картках, або в автоматизованому - на комп'ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нормативно-методичних посібниках.

Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей етап пов'язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання [56].

При централізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу вгору - від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції (приклад руху двох документів, зображений оперограмою, розміщено у додатку А).

Наступний етап - поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб'єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку.

Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор - номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб'єктах.

Номенклатура - найважливіший документ. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань.

Багаторічний досвід роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил [57].

Складання номенклатури справ, формування справ та їх збереження пов'язані з експертизою цінності документів. Під експертизою розуміють визначення практичного та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25-75 років) та постійні. Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються «Переліки документів за термінами зберігання». Вони бувають типові та відомчі. Типовий перелік існує для управлінських документів, науково-технічної документації, кіно- і фотодокументів; відомчі переліки майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони здоров'я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Відомчий перелік більш докладно охоплює документи, які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.

Завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки - поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву суб'єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил [27].

Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів. Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб'єкта чи об'єкта, а якщо вони великі - в кожному структурному підрозділі.

Архівісти, які ведуть контроль за діяльністю об'єктів чи суб'єктів, повинні, перш за все, надати консультації, визначити, які повинні бути у суб'єкта чи об'єкта нормативно-методичні документи, за допомогою яких можна знайти відповідь на багато питань щодо складання, опрацювання, організації документів.

Пакет нормативно-методичних документів складається із двох частин. В першій частині повинні бути загальнодержавні нормативно-методичні документи, набір яких у повному обсязі повинен подаватися в архівних установах не тільки в центрі, але й на місцях. До цих документів належать:

·   Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.

·        Типова інструкція з діловодства в об'єктах та суб'єктах.

·        Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

·        Основні правила роботи відомчих архівів.

·        Перелік типових документів, які створюються в процесі діяльності держкомітетів, об'єктів, суб'єктів з визначенням термінів їх зберігання.

Суб'єктам, які мають справу з будь-якими зверненнями громадян, корисно мати «Типове положення про ведення діловодства з питань звернень, заяв та скарг громадян в державні органи управління і на підприємства», в якому визначений порядок та методика роботи з цією категорією документів. Друга частина пакета формується із організаційних та нормативно-методичних документів самого суб'єкта. До нього належать:

·   Статут або положення про об'єкт чи суб'єкт.

·        Положення про структурний підрозділ (якщо суб'єкт має розгалужену структуру).

·        Посадові інструкції працівників структурних підрозділів.

·        Інструкція з ведення справ даного суб'єкта.

·        Номенклатура справ.

·        Табель форм документів структурних підрозділів або суб'єкта в цілому.

Стосовно останніх трьох документів інструкція з діловодства повинна бути конкретизована для даного суб'єкта його прикладами, номенклатурою справ та табелем форм документів зі зразками документів, що можуть бути розроблені на госпрозрахунковій основі або складатися працівниками місцевої архівної служби.

Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності будь-якого суб'єкта є однією з найважливіших обслуговуючих функцій, яку повинен виконувати структурний підрозділ. Ця служба носить різні назви: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат. В невеликих суб'єктах, де обсяг опрацьованих документів невеликий та утворення спеціального структурного підрозділу недоцільне, таку роботу виконує секретар . Функції, права та порядок діяльності, тобто організаційно-правові та методичні принципи роботи служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) (або документаційної служби), визначаються в положенні про неї. Структура служби та її завдання, як правило, відповідають технологічному ланцюжку операцій, що проводяться з документами, починаючи з приймання та розподілення документів і закінчуючи здачею їх в архів суб'єкта.

Структура служби документаційного забезпечення управління розробляється на основі «Типових положень». Можна використати «Типове положення про управління справами» та «Типові завдання, запропоновані в Державній системі документаційного забезпечення управління». Але при цьому враховується специфіка роботи даного суб'єкта, обсяг та кількість підрозділів, загальна кількість співробітників, ступінь автоматизації та механізації управлінських робіт.

Швидкий розвиток та втілення засобів ЕОМ в управлінні, уніфікація та стандартизація документів, що проводяться в широких масштабах в країні, потребують постійного підвищення кваліфікації працівників, зайнятих документаційним обслуговуванням. Тому одним з актуальних завдань служби документаційного забезпечення управління є організація вивчення більш нових засобів ЕОМ та засобів механізації, державних стандартів на уніфіковані системи документації, методичних розробок щодо роботи з документами [34]. Ця служба зобов'язана постійно удосконалювати організацію документаційного обслуговування, забезпечувати його однаковість у всіх структурних частинах об'єкта та у підвідомчих суб'єктах. Таким чином, служба документаційного забезпечення управління в наш час намагається досягти спільності показників, форм документів та порядку їх опрацювання.

Служба документаційного забезпечення управління повинна бути самостійним структурним підрозділом, безпосередньо очолюватись керівником, який підпорядкований керівнику суб'єкта.

У великому та середньому суб'єкті ця служба має складну структуру, до неї можуть входити:

·   секретаріат;

·        юридичний відділ;

·        загальний відділ;

·        експедиція, в якій виділяються групи опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції, урядової пошти та доставки (кур'єрська група);

·        обліково-довідкова частина, що займається реєстрацією, довідковою роботою;

·        контрольно-інспекторська група;

·        бюро по роботі з пропозиціями, заявами та скаргами громадян;

·        машинописне (диктофонно-машинописне) бюро;

·        копіювально-розмножувальна служба;

·        архів та інспекційно-методична група [57].

Можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі. В суб'єктах невеликого масштабу замість структурних підрозділів відповідну роботу будуть виконувати окремі особи. Номенклатура посад працівників служби документаційного забезпечення управління визначається відповідно до єдиної номенклатури посад службовців, затвердженої Держкомітетом по праці та соціальним питанням. Сюди віднесені керівники-начальники служб ДЗУ, їх заступники та спеціалісти-помічники керівника суб'єкта, секретарі колегії, методисти, завідуючі архівом, завідуючі експедицією, інспектори, секретарі, стенографісти, діловоди, друкарі, експедитори, кур'єри, редактори та коректори.

Слід пам'ятати про введення в кваліфікаційний довідник посад службовців посади діловода, який повинен мати спеціальну вищу освіту за фахом «Документознавець, організатор діловодства». Раціональна організація документаційного забезпечення діяльності суб'єкта потребує достатньої кількості працівників цієї служби. Основними факторами, які визначають кількість та склад працівників служби, є обсяг документообігу (тобто кількість документів, що складаються, отримуються та опрацьовуються за рік), загальна кількість працівників суб'єкта та ступінь автоматизації і механізації опрацювання інформації та документів.

Основу раціональної організації будь-якої роботи, а також документаційного забезпечення становить чіткий розподіл функцій та обов'язків між конкретними виконавцями. Чітке знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника, дозволяє правильно розпланувати робочий день і виключає дублювання операцій. Розподіл праці закріплюється посадовими інструкціями, в яких визначено його організаційно-правове положення в структурному підрозділі [34].

Посадова інструкція розробляється на базі кваліфікаційного довідника посад службовців, типових посадових інструкцій та конкретних потреб даного робочого місця. Чим чіткіше буде розроблена посадова інструкція, тим легше організувати виконання конкретної роботи. В інструкції слід включати і методику роботи, тобто не тільки що робити, але і як виконувати ті або інші види робіт.

Індивідуальна посадова інструкція - важливий та відповідальний документ, який організаційно та методично визначає роботу співробітника. Інструкція складається з розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність, оцінка роботи. Всі розділи інструкції повинні бути чіткими, ясними, виключаючи двояке розуміння. У загальній частині перелічуються основні завдання даної посадової особи, порядок її приймання та звільнення, професіональні вимоги до неї (освіта, стаж роботи), її безпосередня підлеглість та нормативні документи, якими вона керується в роботі.

У розділі «Функції» вказується конкретна ділянка роботи, закріплена за даним співробітником, та перелічуються всі види робіт, що виконуються ним. Наприклад, на працівника покладено формування справ та організація поточного зберігання документів. Виконання цієї функції здійснюється такими видами робіт: перевіркою наявності позначки про виконання документа, підшиванням документа до справи відповідно до номенклатури справ, організацією зберігання справ у шафі, видачею в тимчасове користування документів і справ, оформлення обкладинок справ до передачі в архів установи.

У розділі «Обов'язки» викладається порядок виконання робіт, терміни і методи виконання кожної операції. Скажімо, якщо працівник проводить реєстрацію документів, то в інструкції повинен бути детально описаний поділ документів на реєстровані та нереєстровані, занесення кожного реквізиту реєстраційної картки та кількість екземплярів картки, куди який екземпляр надійде тощо. Також зазначається форма реєстраційної картки.

У розділі «Права» викладені права працівників, якими вони користуються при виконанні своїх функцій.

У розділі «Взаємовідносини» вказується, коли, від кого і в якому вигляді працівник повинен одержати інформацію та документи, передати, з ким погодити. Посадова інструкція закінчується розділом «Оцінка роботи», де подаються критерії, що дозволяють оцінити виконання працівником своїх функцій (в основному якість та своєчасність роботи). В цьому ж розділі вказується відповідальність, яку працівник несе у випадку несумлінного ставлення до своїх обов'язків. Посадова інструкція затверджується керівником структурного підрозділу, в якому працює даний співробітник. Основним нормативним документом, що визначає роботу у сфері документаційного забезпечення в суб'єкті є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в кожному суб'єкті чи об'єкті. Розробляється інструкція на основі загальнодержавних нормативних документів: ДСТУ, Основних правил роботи відомчих архівів, державних стандартів та уніфікованої системи документації, методичних матеріалів архівних органів, відомчих правил. Нині відомства складають типові інструкції з діловодства в цілому або з якоїсь його окремої частини (номенклатура справ, оформлення документів, організація контролю тощо) для всієї групи однорідних суб'єктів чи об'єктів.

1.2 Інформаційне забезпечення діяльності установи

Ефективне функціонування і перспективний розвиток підприємства в сучасних умовах формування інформаційного суспільства залежить, в першу чергу, від використання нових методів та інструментів управління підприємством, рівня інформаційного забезпечення його діяльності та результативності використання інформаційних ресурсів.

Особлива роль інформації і інформаційних ресурсів в діяльності сучасних підприємств обумовлена їх безпосередньою участю у будь-яких економічних процесах та постійно зростаючим рівнем інформатизації ринкового середовища та суспільства в цілому. Сучасний етап розвитку економіки потребує використання науково-обґрунтованих методів збору, аналізу, обробки та застосування інформації і її взаємопов’язаних форм, що має сприяти формуванню потенційних інформаційних ресурсів підприємства і послідовній реалізації напрямків його розвитку [33].

Однією з умов стабільного функціонування й ефективної реалізації напрямів розвитку підприємства є використання в його діяльності принципів і інструментарію інформаційного забезпечення.

Під інформаційним забезпеченням діяльності підприємства розуміється сукупність форм, методів та інструментів управління інформаційними ресурсами, необхідних і придатних для реалізації аналітичних і управлінських процедур, що забезпечують стабільне функціонування підприємства, його стійкий перспективний розвиток [52].

Загальна характеристика інформаційних ресурсів та визначення особливостей їх участі в усіх виробничо-господарських процесах сучасного підприємства дозволили дійти висновку, що інформаційне забезпечення діяльності підприємства має ґрунтуватися на комплексному використанні потенційних і наявних інформаційних ресурсів з урахуванням їх основних особливостей. З урахуванням цих особливостей та використанням інформаційного підходу, теорій інформаційних ресурсів та економічної інформації в роботі сформовано принципові підходи до оцінки інформаційних ресурсів. Реалізація цих підходів надає можливість визначати цінність інформації та формувати максимально раціональну систему збору даних, що є основою сукупності інформаційних ресурсів підприємства. Передумови інформаційного забезпечення діяльності підприємства формуються під безпосереднім впливом різних чинників і в умовах тісної взаємодії інформаційної і виробничої сфери, що свідчить про посилення інформаційного аспекту процесу виробництва в сучасних умовах.

Можливості інформаційного забезпечення діяльності підприємства визначаються, перш за все, сучасними тенденціями розвитку інформаційного ринку та новітніми методами управління і інформаційної підтримки розвитку підприємства на всіх рівнях господарювання.

Ефективність інформаційного забезпечення діяльності підприємства безпосередньо залежить від організації його інформаційної взаємодії з різними суб’єктами на ринку інформаційних продуктів і послуг, державної інформаційної підтримки розвитку підприємства, а також формування його інформаційного простору.

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ, ЩО ЗАБЕЗПЕЧУЄ ДІЯЛЬНІСТЬ ПАТ КВТФ «КРЕМТЕКС»

2.1 Загальні відомості про створення та особливості діяльності ПАТ КВТФ «Кремтекс»

ПАТ КВТФ «Кремтекс» веде свою історію з 1945 року, коли був організований міськпромкомбінат №1 з парком обладнання в 15 одиниць і чисельністю працюючих - 45 чоловік, який складався тільки зі швейного цеху. На початку 50-х років швейний цех був розширений, також додатково організовані підготовчий, розкрійний, експериментальний цехи. Загальна чисельність працюючих на той період становила 450 чоловік.

У швейних цехах виготовляли жіночі та дитячі сукні з бавовни та вовни, шкільні форми для дівчат, чоловічі сорочки. Крім цього виготовляли ватні тілогрійки та хутрові жилети.

липня 1963 року на базі швейних цехів міськпромкомбінату і Градизького райпромкомбінату створено Кременчуцьку швейну фабрику. Кількість працівників зросла до 767 чоловік, асортимент значно розширився.

В 1975 році стає до ладу нова швейна фабрика - чотириповерхове приміщення, в якому розміщені підготовчий, розкрійний, експериментальний, два швейних цехи, склади. На фабриці є ідальня, актовий зал, медичний кабінет. Умови праці значно покращилися, потужність підприємства підвищується, а кількість працюючих сягає 1259 чоловік. Фабрика повністю спеціалізується на виготовленні жіночих, дитячих суконь та халатів. Тканини постачалися з Росії, Молдови, Таджикістану, Узбекістану. Денна переробка тканини складала 20 тис. метрів.

В 1976 році швейна фабрика ввійшла до складу Полтавського швейного об’єднання «Ворскла».

У швейних цехах встановлено 9 потоків та універсальне та спеціальне обладнання, 40% якого, за станом на 1992 рік, потребувало ремонту. Тому був розроблений план технічного переоснащення фабрики. В 1989-1990 роки цей план був здійснений. Майже все застаріле устаткування було замінено на нове закордонне обладнання фірм: «Джуккі», «Консай», «Текстима», «Брайзер». Усьго було встановлено 45 одиниць обладнання, що дозволило знизити собівартість продукції на 182 тис. рублів.

У червні 1991 року трудовий колектив фабрики вирішує вийти зі складу об’єднання. З того часу підприємство працює самостійно, має стабільні замовлення і необхідні ресурси для його виконання.

Щоб зберегти людський потенціал і виробничі потужності у роки економічної кризи підприємство розпочинає працювати на замовлення іноземних партнерів на давальницькій сировині. Для цього підприємство за свої кошти проводить технічне переобладнання виробництва. На давальницькій сировині підприємство працює з 1994 року.

Нині «Кремтексу» не бракує іноземних замовників. З фабрикою працюють відомі у світі фірми Німеччини - «Умлауф і Кляйн», «Хенке» і Франції - «Ленер Кардієр». З давальницької сировини підприємство виготовляє жіночий одяг: сукні, блузи, спідниці, жакети, штани, комплекти. Залежно від сезону змінюється асортимент виробів.

Частково підприємство працює на ринок України. Має 22 оптових покупців по Україні. Обсяг реалізованої продукції - 1005 тис. гривень. Обсяг випущеної продукції - 5578 одиниць, і їх собівартість складає 660 тис. гривень [59].

З 25 червня 1996 року Кременчуцька швейна фабрика зареєстрована як ЗАО «Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс».

В 1998 році була виконана реконструкція розкрійного цеху та впроваджено нове обладнання.

На сьогоднішній момент фабрика має нову назву - Публічне акціонерне товариство Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс» (скорочена офіційна назва Товариства - ПАТ КВТФ «Кремтекс»).

Товариство створене на добровільних засадах за рішенням засновників та діє відповідно до Цивільного та Господарського кодексів України, Закону України «Про акціонерні товариства», а також у відповідності до Статуту товариства.

Статут Публічного акціонерного товариства Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс» регулює питання мети та предмету діяльності, майна товариства, розподілу прибутку, покриття збитків, визначає юридичний статус, органи управління товариством. Крім того, у Статуті міститься загальна інформація про фірму, умови припинення товариства, а також зберігання документів на ПАТ КВТФ «Кремтекс».

За Статутом фірма зобов’язана зберігати наступні документи:

. Статут товариства, зміни до Статуту, засновницький (установчий) договір, свідоцтво про державну реєстрацію Товариства.

. Документи, що підтверджують права фірми на майно.

. Протоколи загальних зборів.

. Накази і розпорядження Голови Правління - Генерального директора.

. Річну фінансову звітність, документи бухгалтерського обліку, документи звітності, що подаються державним органам.

. Особливу інформацію про Товариство.

. Інші документи, передбачені законодавством, Статутом Товариства, рішеннями Загальних зборів.

Публічне акціонерне товариство Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс» є правонаступником Закритого акціонерного товариства Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс».

Управління товариством здійснюють:

. Загальні збори акціонерів (вищий орган товариства).

. Наглядова рада.

. Правління.

. Ревізійна комісія.

Загальні збори можуть вирішувати будь-які питання діяльності товариства.

До виключної компетенції Загальних зборів належить:

1.   Визначення основних напрямів діяльності товариства.

2.       Внесення змін до Статуту товариства.

.        Прийняття рішеня про анулювання викуплених акцій.

.        Прийняття рішення про зміну типу товариства.

.        Прийняття рішення про збільшення (зменшення) статутного капіталу товариства.

.        Прийняття рішень з питань порядку проведення Загальних зборів.

.        Затвердження положень про Загальні збори, Наглядову раду, Правління та Ревізійну комісію товариства, а також внесення змін до них.

.        Затвердження інших внутрішніх документів товариства.

.        Затвердження річного звіту товариства.

.        Прийняття рішень з питань порядку проведення Загальних зборів.

.        Обрання членів Наглядової ради, затвердження умов цивільно-правових договорів, трудових договорів (контрактів) , що укладатимуться з ними, встановлення розміру їх винагороди, обрання особи, яка уповноважується на підписання договорів (контрактів) з членами Наглядової ради.

.        Прийняття рішення про припинення повноважень членів Наглядової ради за винятком випадків, встановлених статутом товариства.

.        Прийняття рішення про виділ або припинення товариства, про ліквідацію товариства, обрання ліквідаційної комісії, затвердження порядку та строків ліквідації, порядку розподілу між акціонерами майна, що залишається після задоволення вимог кредиторів, і затвердження ліквідаційного балансу.

Наглядова рада ПАТ КВТФ «Кремтекс» є органом, що здійснює захист прав акціонерів товариства, і в межах компетенції, визначеної статутом, контролює та регулює діяльність Правління.

Порядок роботи, виплати винагороди, відповідальність членів Наглядової ради визначаються цивільно-правовим чи трудовим договором (контрактом), що укладається з членом Наглядової ради.

До виключної компетенції Наглядової ради належить:

1.   Затвердження в межах своєї компетенції положень, якими регулюються питання, пов’язані з діяльністю товариства.

2.       Підготовка порядку денного Загальних зборів.

.        Прийняття рішення про проведення чергових та позачергових Загальних зборів.

.        Обрання та припинення повноважень членів Правління та Голови Правління - Генерального директора.

.        Затвердження умов контракту, який укладатиметься з членами Правління та Головою Правління, встановлення розміру їх винагороди.

.        Обрання реєстраційної комісії.

.        Вирішення питань про участь товариства у промислово-фінансових групах та інших об’єднаннях, про заснування інших юридичних осіб.

.        Вирішення питань щодо злиття, приєднання, поділу, виділу або перетворення товариства.

.        Погодження укладання договорів (угод), якщо ринкова вартість майна або послуг, що є предметом цих договорів (угод) від 10 до 25 відсотків вартості активів за даними останньої річної фінансової звітності товариства.

Питання, що належать до виключної компетенції Наглядової ради товариства, не можуть вирішуватися іншими органами товариства, крім Загальних зборів, за винятком випадків, встановлених статутом ПАТ КВТФ «Кремтекс».

Правління є виконавчим органом товариства, що здійснює керівництво його поточною діяльністю та є підзвітним Загальним зборам акціонерів і Наглядовій раді товариства та організовує виконання їх рішень.

ПАТ КВТФ «Кремтекс» створено з метою здійснення діяльності, яка передбачена Статутом підприємства, насичення ринку своїми товарами та виробами, надання робіт та послуг, одержання відповідного доходу (прибутку) і задоволення на цій основі соціально-економічних потреб акціонерів, населення та інших підприємств усіх форм власності, організацій, установ.

Види діяльності товариства:

–    виробництво швейних виробів та інших товарів широкого вжитку;

–       оптова, роздрібна, фірмова, комісійна та інші види торгівлі;

–       громадське харчування та надання послуг в сфері громадського харчування;

–       виробництво, заготівля та право розпорядження продукцією сільськогосподарського призначення;

–       торгово- посередницька діяльність;

–       транспортні та інші послуги виробничого характеру;

–       виконання внутрішніх і міжнародних перевезень вантажів і пасажирів автомобільним транспортом;

–       надання брокерських та дилерських послуг;

–       надання рекламних послуг;

–       зовнішньоекономічна діяльність;

–       інші види діяльності, що не заборонені чинним законодавством України.

Види діяльності, що потребують ліцензування, здійснюються після одержання відповідної ліцензії [59].

ПАТ КВТФ «Кремтекс» є юридичною особою за законодавством України, та є самостійним господарюючим суб’єктом, що здійснює свою діяльність на підставі до діючого законодавства та статуту товариства.

Товариство має самостійний баланс, розрахунковий та валютний рахунки в установах банку, круглу печатку і штампи зі своїм найменуванням і фірмовий бланк, виробничу марку та товарний знак, зразки яких затверджуються правлінням товариства та реєструються у встановленому чинним законодавством України порядку.

ПАТ КВТФ «Кремтекс» у встановленому порядку бере участь у зовнішньоекономічній діяльності і здійснює експортно-імпортні операції як в Україні, так і за її межами, включаючи товарообмін, посередницькі та інші операції.

Юридична адреса: м. Кременчук Полтавської області. вул. 29 вересня, 11/19, тел.: 74-26-70, факс: 74-21-13.

Метою управління виробничим підприємством є забезпечення ефективного і планомірного використання усіх технічних, економічних, організаційних і соціальних можливостей для досягнення цілей діяльності підприємства. Управління складається з сукупності взаємозв'язаних функцій. Реалізація кожної з них включає типові елементи управлінського циклу, загальні для усіх функцій : прогнозування і планування, організація праці, контроль, облік і аналіз.

Ефективність діяльності системи управління виробництвом залежить від організаційної структури управління підприємством. Складність процесу виробництва, а також кількість людей, зайнятих в ньому, вимагають від керівників підприємства і цехів великих знань і організаторський здібностей.

Перед керівниками стоять завдання організації повного використання виробничих потужностей, забезпечення виконання плану за усіма показниками. Чітко має бути організована робота усіх ланок підприємства, забезпечуючи їх зв'язаність. Структура управління ПАТ КВТФ «Кремтекс» представлена у додатку Б.

Керівництво роботою підприємства очолюють директор і його заступник. Директор керує усією виробничою і господарською діяльністю підприємства. Він несе відповідальність за вдосконалення управління підприємством, організацію виробництва і праці, систематичне поліпшення якості продукції.

Головний інженер є першим заступником директора і разом з ним несе відповідальність за роботу підприємства. Він здійснює оперативне і технічне керівництво виробничою діяльністю основних і допоміжних цехів, керує технічною підготовкою виробництва, розробкою технологічних процесів та проектуванням потоків, впровадженням нових виробів, розширенням асортименту.

Заступник директора з комерційних питань очолює діловодство, постачання, збут, роботу транспорту.

Бухгалтерія веде бухгалтерський облік виробничо-господарської діяльності, визначає фактичну собівартість продукції, складає фінансові звіти і баланси, веде розрахунки заробітної плати робітників.

Відділ кадрів займається підбором і підготовкою кадрів, підвищенням кваліфікації робітників, оформляє прийом і звільнення працівників. Важливим завданням цього відділу є розробка заходів по зниженню текучості кадрів, контроль за дотриманням трудової дисципліни, управління персоналом, складанням плану необхідності в робочій силі по професіях і спеціальностях.

Відділ головного механіка і енергетика забезпечує збереження устаткування і безперебійність його роботи, організовує і проводить огляд, перевірку, ремонт і монтаж устаткування, забезпечує енергопостачання і теплопостачання підприємства.

Відділ постачання і збуту організовує постачання підприємства всіма матеріалами, розробляє плани постачання і збуту, займається реалізацією готової продукції і розрахунками. У його розпорядженні знаходяться склади з матеріалами і склади готової продукції.

Підприємство зобов'язане постійно удосконалювати структуру управління, досягаючи максимального зниження витрат з управління виробництвом, на базі поліпшення структури підприємства і усунення зайвих і дублюючих ланок, застосовуючи найбільш прогресивні схеми управління, впровадження обчислювальної техніки, механізації і автоматизації.

2.2 Організація документообігу та рух документів на підприємстві

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство - діяльність, що охоплює створення документів та організацію документообігу. Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробку, реєстрацію, передачу, контроль виконання [44].

Вся кореспонденція, що надходить до ПАТ КВТФ «Кремтекс», приймається і відповідним чином реєструється секретарем. Ним же розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому тощо).

При розкритті конвертів секретарем перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий запишається у секретаря. Якщо виявлено пошкодження конверта, секретар робить відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення й одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи секретар повертає відправнику чи пересилає за належністю [13].

Попередній розгляд документів на ПАТ КВТФ «Кремтекс» здійснює секретар. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

Керівництву фірми, насамперед, передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Реєстрація документів полягає у фіксації секретарем факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ [18]. Реєструються документи на ПАТ КВТФ «Кремтекс» з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

Місце реєстрації документа закріплено в інструкції з діловодства фірми, до якої додано затверджений директором перелік документів, що не підлягають реєстрації. За цією інструкцією реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється на ПАТ КВТФ «Кремтекс» лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Зареєстровані електронні копії документів знаходяться у робочому режимі не менше трьох місяців, після чого можлива їх архівація. Повне вилучення з бази даних зареєстрованих копій здійснюється через 3 роки і передається до довгострокового архіву.

Реєстрація документів проводиться в межах груп, залежно від найменування, виду, автора й змісту. Окремо, наприклад, реєструються накази щодо відряджень та відрядних посвідчень, урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються й доповнюються індексами за номенклатурою справ.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс» ведуться такі журнали реєстрації:

вхідна кореспонденція;

вихідна кореспонденція;

накази щодо відряджень;

книга реєстрації відрядних посвідчень;

книга реєстрації телефонограм;

книга реєстрації перевірок по підприємству;

книга реєстрації тих, що відряджаються на підприємство.

Одним з відносно нещодавніх нововведень на всіх підприємствах і, зокрема, на ПАТ КВТФ «Кремтекс» є книга обліку перевірок, де фіксуються всі перевірки, які проходить підприємство. У книзі обліку перевірок ПАТ КВТФ «Кремтекс» зазначено наступні перевірки: достовірність інформації про доходи, відбір стічних вод, планова перевірка протипожежного стану.

У цій книзі також зазначається мета та характер перевірки, назва установи, яка перевіряє, П.І.Б. того, хто перевіряє, термін проведення перевірки та підпис перевіряючого.

У структурних підрозділах ПАТ КВТФ «Кремтекс» застосовують різні журнали для реєстрації вхідних (Таблиця 2.1) і вихідних документів (Таблиця 2.2).

Таблиця 2.1 Форма журнальної реєстрації вхідних документів

Таблиця 2.2 Форма журнальної реєстрації вихідних документів

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа, автор (кореспондент), дата документа, індекс документа, заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), відповідальний виконавець, термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді) [19].

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

Контроль виконання документів - невід’ємна функція управління та важлива складова діловодного процесу.

Контроль виконання документів на ПАТ КВТФ «Кремтекс» здійснює секретар за найбільш важливими вхідними, вихідними і внутрішніми документами.

Більшу частину вхідної документації ПАТ КВТФ «Кремтекс» складають листи, які надходять з інших підприємств, організацій, установ, і в них часто вказується термін виконання або відповіді на них, тому контролю приділяється значна увага.

Секретар контролює взяття документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, облік та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування директора ПАТ КВТФ «Кремтекс».

Контроль виконання документа починається з моменту взяття його на контроль. На документі, поставленому на контроль, секретар робить відмітку знаком «К» [18].

Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення виконавцем конкретної роботи. Дані про хід і результати контролю за виконанням документів періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо прискорення виконання документів та удосконалення організації контролю і управління в цілому.

При організації зберігання, документи формуються у справи, на кожній справі вказують її індекс за номенклатурою. Для справ, що містять особливо цінні документи (протоколи, накази) на фірмі складається та систематично ведеться внутрішній опис на початку справи.

Документ може бути витягнутий із справи особою, що відповідає за формування справ та їх зберігання. На його місце вкладається аркуш - замінювач, в якому вказується кому та на який строк виданий документ під розпис.

Документи фірми формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає:

) підшивання в обкладинку з твердого картону;

) нумерацію аркушів у справі;

) складання підсумкового напису;

) складання внутрішнього опису документів;

) оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено, вони не підшиваються, аркуші не нумеруються.

Як було зазначено вище, документообіг ПАТ КВТФ «Кремтекс» складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

До вхідних документів фірми відносять:

–    стандарти;

–       інформації торговельно-промислової палати.

До вихідних відносять:

–    акти приймання продукції;

–       звіти про якість продукції, що випускається.

До внутрішніх:

–    розпорядження про заборону продукції;

–       сигнальний аркуш про брак;

–       контрольний аркуш обліку повернення продукції;

–       звіт по прийманню готової продукції контролером в швацьких цехах;

–       довідка про повернення продукції робітникам цехів;

–       претензії;

–       звіт про перевірку якості за тиждень.

Так як ПАТ КВТФ «Кремтекс» співпрацює із закордонними фірмами (Франція, Німеччина), пересилання документів традиційною поштою могло б займати дуже багато часу, тому всю документацію (лекала, технічні описи, відвантажувальні документи та ін.) відправляють електронною поштою. При відправці документації електронною поштою усі документи разом із супровідним листом об'єднуються в один архівний файл, ім'я якого заноситься до реєстраційної картки та обов'язково вказується адреса поштових скриньок адресатів. Групові розсилання створюються секретарем або директором фірми. Також, у разі необхідності, термінові документи можуть бути передані факсом. У разі відправлення кількох листів в одному пакеті, у нього обов'язково вкладається опис документів.

2.2.1 Відділ діловодства ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Відділ діловодства на ПАТ КВТФ «Кремтекс» представлений однією особою - секретарем.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

. Забезпечує організацію діловодства на фірмі.

. Здійснює прийом, реєстрацію, попередній розгляд, облік вхідної і вихідної кореспонденції і передає її адресатам на виконання.

. Веде журнали реєстрації.

. Здійснює прийом і передачу інформації в електронному вигляді директорові, структурним підрозділам.

. Складає номенклатуру справ фірми, забезпечує контроль за правильним формуванням, оформленням і зберіганням справ.

. Перевіряє правильність оформлення вихідних документів, наявність підпису виконавця, додатків, віз на копіях документів, що залишаються у справі.

. Узагальнює і аналізує відомості щодо документообігу на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

. Аналізує організацію ведення діловодства на фірмі.

. Довідково-інформаційна робота в межах компетенції [40].

Також секретар здійснює підготовку засідань, нарад та конференцій. Забезпечує зберігання документації щодо діяльності фірми та передає її на державне зберігання у встановленому порядку. Відповідає за зберігання печатки та правильність її використання.

2.2.2 Ведення кадрового діловодства на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Документована інформація становить основу керування, його ефективність у значній мірі базується на виробництві й споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість керування. За сучасних умов для підвищення ефективності керування необхідно більше приділяти уваги вдосконаленню роботи з документами, тому що будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовій документації, в тому числі документації кадрових служб.

Правильне складання й оформлення документів у відповідності з новими нормативами - найважливіший обов’язок працівників кадрових служб [37]. Кадрове діловодство, на ПАТ КВТФ «Кремтекс», ведеться за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Відділ кадрів фірми є самостійним структурним підрозділом, підлеглим керівникові підприємства або його заступникові по кадровій роботі. Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

У кадровій службі фірми громадяни укладають трудові договори, договори про матеріальну відповідальність (Додаток В), ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання.

Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство на ПАТ КВТФ «Кремтекс» ведеться у таких напрямах:

. Облік особового складу установи та її підрозділів.

. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання [29].

У відділі кадрів ПАТ КВТФ «Кремтекс» зберігаються такі документи: картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами (Додаток Г) та ін.

До складу кадрової документації фірми входять наступні документи:

–    трудовий договір;

–       наказ (розпорядження) про прийом на роботу;

–       особова картка (форма № П-2);

–       наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу;

–       наказ (розпорядження) про надання відпустки;

–       наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту);

–       особисті заяви працівників підприємства;

–       графіки відпусток;

–       доповідні записки.

Трудовий договір складається у письмовій формі між працівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства, повинен містити наступні основні реквізити: назву виду документа, дату і місце складання, текст, підписи, печатку. Контракт складається в двох екземплярах, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника [30].

Наказ про прийом на роботу є однією з уніфікованих форм первинної облікової документації. Заповнюється в одному екземплярі працівником відділу кадрів на всіх прийнятих на роботу. Начальник структурного підрозділу дає висновок про можливість прийому: на зворотньому боці вказується на яку посаду наймається працівник, з яким розрядом та окладом, і тривалістю випробувального терміну. На зворотньому боці проставляються також згода працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду, відмітка про проходження інструктажу по техніці безпеки, протипожежному мінімуму і інші відмітки. Працівник відділу кадрів, на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу, заповнює особисту картку, робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особистий рахунок або відповідний йому документ.

Особова картка (форма № П-2) заповнюється на працівників всіх категорій в одному екземплярі, на підставі відповідних документів: паспорта, військового квитка, трудової книжки (для сумісників - копії трудової книжки, завіреної нотаріусом), диплома (свідоцтва). Особова картка складається з 4 розділів: 1 - загальні відомості, 2 - професійна освіта на виробництві, 3 - призначення і переведення, 4 - відпустки [30].

Наказ про переведення на іншу роботу застосовується при оформленні переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший. Заповнюється працівником відділу кадрів в одному екземплярі. Наказ візує начальник структурного підрозділу колишнього і нового місця роботи і підписує керівник організації. На підставі наказу про переведення на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особистій картці, трудовій книжці і інших документах.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки застосовується для оформлення щорічних та інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до Кодексу законів про працю, чинними законодавчими актами і положеннями, колективними договорами і графіками відпусток. Заповнюється в двох екземплярах: один залишається у відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділу і керівником організації. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особистій картці працівника.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору застосовується при оформленні звільнення працівників. Заповнюється працівником відділу кадрів в двох екземплярах на всіх працівників: один екземпляр залишається у відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділу і керівником організації. На підставі наказу про припинення трудового договору бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником.

Особисті заяви працівників підприємства про прийом, переведення або звільнення пишуться від руки або на трафаретному бланку, розробленому на підприємстві. У заяві слід вказувати: адресата, назву структурного підрозділу, назву виду документа, текст, дату, підпис, розшифровку підпису. На заяві ставиться резолюція і робиться відмітка про виконання.

Графіки відпусток є внутрішнім документом, в якому визначається черговість надання відпусток співробітникам підрозділів і підприємства в цілому. Форма графіка відпусток містить наступні реквізити: назву підприємства, назва виду документа, гриф затвердження, місце складання, дату, текст, візи узгоджень [30].

Доповідна записка - це документ, в якому міститься виклад якого-небудь виробничого питання. Пишеться доповідна записка від руки на стандартному аркуші паперу. До складу обов'язкових реквізитів входять: адресат, назва документа, текст, дата, підпис, розшифровка підпису. Після отримання адресатом доповідної записки він накладає резолюцію. Після виконання розпорядження на доповідну записку ставиться відмітка про виконання і вона підшивається у відповідну справу.

2.2.3 Документаційне забезпечення бухгалтерії ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Бухгалтерія як структурний підрозділ підприємства - складова адміністрації, тісно взаємопов'язана з усіма виробничими підрозділами і службами підприємства. Взаємовідносини бухгалтерії з підрозділами підприємства полягають у тому, що перша отримує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, у свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи.

Особливе місце серед документів бухгалтерії займає організаційно -розпорядча документація, що забезпечує як організацію роботи бухгалтерії (положення про бухгалтерію, посадові інструкції співробітників бухгалтерії), так і нормативно-правову основу багатьох фінансових і розрахунково -грошових операцій (накази і розпорядження, акти ревізій, доповідні і пояснювальні записки та ін.) [47].

Правильне складання та оформлення цих документів - один з обов'язків працівників у бухгалтерії. Іншою істотною стороною ведення діловодства бухгалтерії є систематизація та зберігання всіх документів, що утворюються в бухгалтерії, необхідних не тільки для аналізу фінансово-господарської діяльності фірми, а й для пред'явлення цих документів при аудиторській перевірці, а також для здачі на зберігання, в установленому порядку до архіву.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями, посадовими інструкціями та правилами.

Бухгалтерія, як правило, отримує для зведення копії розпорядчих документів з основної діяльності і, обов'язково, копії наказів по особовому складу, за якими нараховується заробітна плата.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс» бухгалтерські документи поділяють на внутрішні, зовнішні, одноразові і накопичувальні.

Внутрішні документи оформлюються (виписуються) на підприємстві і в ньому ж використовуються. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові касові ордери тощо.

Зовнішні документи складаються та отримуються за межами фірми від інших підприємств і організацій. При надходженні обов'язково реєструються, оформляються, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

Одноразові документи фіксують одночасно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та інші). Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції та інші. На відміну від одноразових, накопичувальні документи використовуються з метою обліку після того, як в них записано останню операцію і підбито підсумок усіх записів.

2.2.4 Діяльність відділу організації праці на ПАТ КВТФ «Кремтекс» та її документаційне забезпечення

Відділ організації праці є самостійним структурним підрозділом ПАТ КВТФ «Кремтекс» та підпорядковується безпосередньо директорові підприємства.

Задачі та функції підрозділу:

–    організація процесів праці і управління на підприємстві відповідно до його цілей та стратегії (розробка штатних розкладів і положень про структурні підрозділи підприємства, проведення робіт з вивчення та аналізу трудових процесів, організаційних структур управління, умов праці на підприємстві і виявлення резервів росту продуктивності праці, відображення змін організаційно-управлінської структури підприємства в штатних розкладах і положеннях про структурні підрозділи підприємства, розробка посадових інструкцій працівників);

–       нормування праці (організація робіт з нормування праці, розрахунку норм, аналізу їхньої якості і своєчасного перегляду, упровадження технічно обґрунтованих нормативів праці, аналіз ефективності застосування діючих форм і систем оплати праці, матеріального і морального стимулювання, розробка пропозицій по впровадженню прогресивних форм оплати і стимулювання праці, розробка положень про преміювання працівників підприємства стосовно конкретних умов їхньої діяльності і контроль за правильністю їхнього застосування, формування, ведення і збереження бази даних по праці і заробітній платні, кількості працівників);

–       організація оплати і стимулювання праці (розрахунок і формування фондів заробітної плати структурних підрозділів залежно від умов роботи і структури заробітної платні, запланованого росту обсягів виробництва, завдань по зниженню трудомісткості, контроль за витратою фондів оплати праці і матеріального стимулювання, правильністю застосування форм і систем заробітної платні, тарифних ставок і розцінок, встановлення розрядів оплати праці й окладів, розробка механізмів розподілу додаткових доходів, одержуваних у результаті росту продуктивності праці, підвищення якості продукції, скорочення витрат виробництва, ін.;

–       керування витратами на персонал (контроль за дотриманням штатної дисципліни, витратою фонду оплати праці, правильністю встановлення найменувань професій і посад, застосування тарифних ставок і розцінок, посадових окладів, доплат, надбавок і коефіцієнтів до заробітної платні, дотриманням на підприємстві трудового законодавства, постанов і розпоряджень уряду, наказів і інструкцій.

Документи, що регламентують роботу відділу організації праці поділяються на зовнішні - законодавчі і нормативні акти, та внутрішні - стандарти, Статут підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку [38].

Відділ організації праці взаємодіє з бухгалтерією, відділом кадрів, та надає такі документи підрозділам:

. Розрахунки трудомісткості продукції.

. Розрахунки витрат праці на одиницю продукції.

. Переліки заходів щодо підвищення продуктивності праці і якості виконання робіт.

. Звіти про формування фондів оплати праці структурних підрозділів.

. Положення про преміювання.

. Штатні розклади.

. Проекти колективних договорів, посадових інструкцій, нормативів по праці і заробітній платні.

.2.5 Завдання, функції та документаційне забезпечення діяльності юрисконсульта на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Юрисконсульт - працівник юридичної служби, службова особа державного і недержавного підприємства, установи чи організації, на яку покладається ведення правової роботи [23]. Юрисконсульт, в межах своїх повноважень, здійснює контроль за законністю наказів і розпоряджень адміністрації; бере участь у складанні проектів договорів та угод, що укладаються з юридичним чи фізичним особами; надає правову допомогу працівникам ПАТ КВТФ «Кремтекс»; веде в судах справи, по яких підприємство є позивачем чи відповідачем; візує окремі ділові документи.

Основним завданням юрисконсульта є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів ПАТ КВТФ «Кремтекс», його керівником та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків, а також представлення інтересів підприємства в судах.

Юрисконсульт, відповідно до покладених на нього завдань, виконує такі функції:

) розробляє та бере участь у розробленні проектів нормативно-правових актів;

) перевіряє відповідність законодавству проектів наказів та інших актів, що подаються на підпис керівникові фірми, погоджує (візує) їх;

) переглядає разом із структурними підрозділами підприємства нормативно-правові акти та інші документи з питань, що належать до його компетенції, з метою приведення їх у відповідність із законодавством;

) організовує роботу, пов’язану з укладенням договорів (контрактів), бере участь у їх підготовці та здійсненні заходів, спрямованих на виконання договірних зобов’язань, забезпеченні захисту майнових прав і законних інтересів фірми, а також погоджує (візує) проекти договорів за наявності погодження (візи) керівників заінтересованих структурних підрозділів;

) організовує претензійну та позовну роботу, здійснює контроль за її проведенням;

) сприяє правильному застосуванню актів законодавства про працю, у разі невиконання або порушення їх вимог подає керівникові письмовий висновок з пропозиціями щодо усунення таких порушень;

) здійснює методичне керівництво правовою роботою на підприємстві, що належить до сфери його управління, перевіряє стан правової роботи та подає пропозиції на розгляд керівника фірми щодо її поліпшення, усунення недоліків у правовому забезпеченні діяльності;

) забезпечує в установленому порядку представлення інтересів фірми в судах та інших органах.

Юрисконсульт ПАТ КВТФ «Кремтекс» проводить юридичну експертизу проектів актів та інших документів, підготовлених структурними підрозділами підприємства, погоджує (візує) їх за наявності віз керівників зацікавлених структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують. У разі виявлення невідповідності проекту акта чи іншого документа вимогам законодавства подає зацікавленому структурному підрозділу вмотивовані пропозиції щодо приведення його у відповідність із законодавством.

Візування документів на відповідність їх чинному законодавству є внутрішнім погодженням згідно Примірної інструкції з діловодства.

Таким чином, внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає:

–    особистий підпис;

–       ініціали і прізвище особи, яка візує документ;

–       дата візування.

Віза проставляється як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, на примірниках документів, що залишаються в установі, підприємстві, організації.

Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відмітка.

Одне з основних завдань правової роботи на підприємстві - забезпечення належних умов для нормальної роботи підприємства, досягнення високих економічних показників, подальшого розвитку виробництва.

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНО-ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ УСТАНОВИ

3.1 Характеристика основних принципів функціонування електронного документообігу в організації

Організування роботи зі службовими документами - це створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт із документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів - становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» визначив сутність цього технологічного процесу як «організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи» [11].

За даними дослідження, що проводилося Siemens Business Services у низці компаній (опубліковані в журналі Business, № 4, 2000 р.) 30% робочого часу витрачається працівниками на пошуки та погодження документів; 6% документів губляться; кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів; на 20-25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче в порівнянні з їхніми паперовими копіями. Тому автоматизація роботи з документами, що циркулюють в організації, має найважливіше значення для підвищення ефективності діяльності системи управління в цілому.

Найбільш ефективними напрямками використання електронних технологій у традиційному діловодстві є:

1. Підготовка документів з використанням електронних технологій - здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. На виході тексти переводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форми документів.

. Електронна передача інформації використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшим виведенням документів на папір.

. Актуальним завданням є визначення місця факсимільної передачі документа у системі традиційного діловодства [45].

Електронна реєстрація надходження документів у систему передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються в організації або надходять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. На реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, контроль виконання документів без створення інших реєстраційних форм.

Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному етапі займаються як зарубіжні так і вітчизняні науковці, зокрема, М.В. Ларін, М.П. Бобильова, Ю.Г. Вітін, В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин, Г.Г. Асеев, О.В. Матвієнко, В.М. Боркус. Так, директор ВНІІДАД М.В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І.Ф. Тихонов та І.Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві [60].

В.М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок [58].

Упровадження електронного документообігу в Україні регламентується такими нормативно-правовими актами:

1. Закони України:

від 22.05.03 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;

від 22.05.03 № 852-IV «Про електронний цифровий підпис».

2. Постанови Кабінету Міністрів України:

від 26.05.04 № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»;

від 28.10.04 № 1451 «Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган»;

 від 28.10.04 № 1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності»;

У статті 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» подано таке визначення електронного документообігу (обіг електронних документів) - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [53]. Основним об’єктом електронного документообігу є електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є:

1) підвищення ефективності управління діяльності;

) прискорення руху документів у організації;

) зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Російський дослідник В.М. Боркус запевняє, що пострадянський досвід формування електронного документообігу побудований на принципі іноземних класів систем документообігу, таких як система керування документами (EDMS, Enterprise Document Management Systems) та контентом (Enterprise Content Management) [58]. Їх завдання - атрибутувати і складати в одному місці якнайбільшу кількість інформації для уникнення її втрати та для полегшення її пошуку. Тобто ці системи відповідають за створення електронних архівів на підприємстві.

Електронний документообіг дозволяє створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства. Основа подібної інтеграції - надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі оброблювані документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву електронних документів у єдиний інформаційний простір організації дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним.

Системи workflow - це системи, які регулюють правильність порядку виконання завдань з документами, вони дозволяють керувати процесами в динаміці, збирати і аналізувати статистику виконання діловодних процесів [60]. При аналізі життєвого циклу електронного документа необхідно чітко дотримуватися основних вимог, що висуваються системам електронного документообігу:

1. Забезпечувати єдину реєстрацію всієї вхідної кореспонденції. Включає листи і скарги громадян, з наступним направленням документів на розгляд керівництву організації або до її структурних підрозділів.

. Вести журнали реєстрації і контролю за виконанням.

. Контролювати строки виконання документів, повідомляти виконавця і діловода про наближення строків контролю, про не виконання в строк документів.

. Забезпечувати надійне збереження документів та їх опис.

. Відслідковувати документи поза системою, здійснювати виписку документів з системи.

. Підтримувати ієрархію документів на стадії проекту, включаючи колективну розробку.

. Здійснювати рух документів - документообіг, підтримку всіх видів маршрутизації, автоматичну розсилку повідомлення, обмін повідомленнями та дорученнями всередині системи, формування реєстрів відправки в інші організації.

. Здійснювати жорстке розмежування повноважень в системі, підтримувати ролі, здійснювати протоколювання і аудит дій користувачів.

. Вести справи, підтримувати функцію списування документів у справу, передачу справи на збереження у архів.

. Підтримувати віддалений доступ до інформації, в тому числі територіально розділені організації.

. Формувати звіти, в тому числі звіти з діловодства організації [49].

Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання і передання документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї, ставлять перед службою діловодства нові наукові і прикладні завдання.

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.

Окрім цього реальними позитивними ознаками електронного документообігу є:

) можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;

) можливість використання заздалегідь заготовлених форм;

) висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;

) економія паперу;

) висока компактність архіву;

) висока швидкість пошуку і одержання інформації;

) можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації [46].

Однак, кардинальні, революційні підходи до автоматизації документообігу небезпечні, оскільки можуть призвести до серйозних проблем в управлінні і навіть дезорганізації діяльності. Зокрема, введення електронного документообігу дає змогу знизити кількість служб, зайнятих роботою з документами, що безперечно відіб’ється на скороченні кадрового складу в організації. Більш того, на думку М.В. Ларіна, введення самого поняття «електронного документообігу» потребує розкриття його суті і розуміння в комплексі з такими поняттями, як «електронне документування», «електронний архів», «архів електронних документів». Ні законодавчо, ні методично не прописано саме такий комплекс системи автоматизації документообігу в організації. Тому говорити про швидкий та якісний перехід від традиційного документообігу до електронного в українських організаціях без чіткої продуманої нормативно-методичної бази ще зарано.

Отже, електронний документообіг - це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. Цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Причому збої в роботі виникнуть не тільки у внутрішньому середовищі організації, яка автоматизується, але і як наслідок - у підпорядкованій їй організацій. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів (організацій) до якісно нових технологій і чітко окреслити план впровадження та адаптування системи в самій організації.

3.2 Упровадження електронного документообігу на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Автоматизація документообігу - одне з пріоритетних завдань, що є актуальним для підприємств, установ, організацій незалежно від виду діяльності та форми власності. При виборі програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами необхідно проаналізувати потреби організації, фінансові можливості, а головне - доцільність впровадження саме цієї системи.

На початку 90-х років минулого століття в органах державної влади, на промислових підприємствах та у великих корпораціях розпочали впровадження систем електронного документообігу. А нині, можна сказати, більшість установ вже автоматизували процеси оброблення та передавання документів в електронному вигляді, якщо не повністю, то хоча б частково.

Для ефективної організації роботи з електронними документами використовують системи автоматизації. Та перш ніж перейти до характеристики систем управління електронним документообігом (EDMS - Electronic Document Management Systems), необхідно окреслити низку проблем, які доводиться долати установам на перших етапах автоматизації діловодства.

Електронний документообіг - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та, у разі необхідності, з підтвердженням факту одержання таких документів (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 p. № 851-IV).

Організовуючи електронний документообіг, передусім необхідно визначити, за якою моделлю має бути побудовано систему управління електронним документообігом (СУЕД) - вітчизняною чи зарубіжною [53]. Перша характеризується чіткою вертикальною спрямованістю. Тобто всі документи, що надходять до організації, реєструють і подають керівникові. Після їх розгляду керівник накладає резолюцію, в якій зазначає відповідального виконавця. Відповідальний виконавець або сам виконує документ, або передає його своїм підлеглим. Виконані документи повертають до керівництва зі звітом про виконання. Саме за вертикальним принципом побудовано систему діловодства в усіх вітчизняних державних установах.

Західне ж діловодство побудовано за горизонтальною схемою, коли вхідні документи спрямовують виконавцям у відповідні підрозділи та служби, де їх реєструють та виконують. СУЕД цієї моделі зорієнтовані на максимально повне використання електронних документів та засобів колективної роботи користувачів. Процес такого документообігу дуже динамічний і майже повністю виключає користування паперовими носіями. Зарубіжні СУЕД моделюються під конкретні процеси документообігу, а програмні системи налаштовуються саме на ці моделі. Тут зазвичай забезпечується підтримка спеціальних функцій, наприклад, використання лінгвістичного аналізу текстів документів: автоанотування, авторубрикування, автозв'язування (встановлення гіперпосилань між документами), семантичний аналіз, формування зв'язаних текстів (звітів) за заданою тематикою на базі архіву електронних документів, доступ до якого є розподіленим.

Здавалося б, узявши до уваги подану вище характеристику, неважко визначити потрібну модель документообігу для ПАТ КВТФ «Кремтекс». Адже у вітчизняних установах діловодство організовують за традиційною вертикальною схемою. Однак аналіз впроваджень СУЕД в Україні, здійснений такими компаніями, як DSS Consulting, Docflow, Cio-World свідчить, що більшість установ, за винятком державних, обирають СУЕД, побудовані за горизонтальною схемою. Пояснення цьому напевно слід шукати у неухильному впливі процесів інтеграції та великій кількості зарубіжних інвестицій у вітчизняну економіку [53].

При виборі системи автоматизації управлінської діяльності з метою підвищення її ефективності, необхідно ґрунтовно проаналізувати специфічні потреби в програмному устаткуванні конкретної установи, а саме ПАТ КВТФ «Кремтекс», та головне - доцільність впровадження тієї чи іншої системи.

Необхідно також визначити вихідні дані для розробки чи впровадження СУЕД в установі (спиратися при цьому можна на інструкцію установи з організації електронного документообігу та інші методичні рекомендації та нормативні документи, що рекомендовано до розробки для кожної установи, яка готується до придбання й впровадження СУЕД). Далі, відповідно до виділених ресурсів, розробити стратегію створення електронного офісу (комунікативної або системної моделі), особливо виокремивши розробку СУЕД.

Сьогодні на ринку є безліч готових програмних продуктів. Річ у тому, що далеко не завжди готовий програмний продукт задовольнятиме потреби установи, в якій дотримуються своїх правил, усталеної практики роботи з документами та в якій існують певні особливості в діяльності. Тому хочу звернути увагу на низку вимог, яким має відповідати СУЕД незалежно від способів створення, платформи, бази даних, мови написання та функцій.

Відкритість - головна вимога. Система документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем. Наприклад, якщо необхідно об'єднати систему з прикладною бухгалтерською програмою, то система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання та адаптації інших систем.

Модульність та інтеграція. Наявність розвинутих можливостей інтеграції з діючим в організації інформаційним середовищем - найважливіша вимога, яку має задовольнити обрана система. Пропонована постачальником технологічна платформа повинна мати як мінімум якісні можливості взаємодії з реляційними базами даних і з корпоративною системою електронної пошти, адже на ПАТ КВТФ «Кремтекс», головним чином, спілкування, обмін інформацією та документами з фірмами-замовниками відбувається саме через електронну пошту.

Масштабованість (довільна кількість користувачів) - визначається здатністю системи нарощувати свою потужність за рахунок потужності відповідного апаратного забезпечення. Бажано, щоб система документообігу була в змозі підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів. Для фірми ця вимога не є головною, бо ПАТ КВТФ «Кремтекс» - не велике підприємство, але за умови подальшого розвитку та нарощення об’ємів виробництва, а отже і кількості працівників, то цей пункт не слід виключати.

Розподілення. Основні проблеми при роботі з документами виникають у територіально розподілених організаціях, тому архітектура системи документообігу має підтримувати взаємодію віддалених користувачів.

Ефективність - забезпечення раціонального співвідношення між витратами на створення системи і кінцевими результатами впровадження автоматизації документообігу.

Наступним, на мою думку, не менш важливим кроком у забезпеченні функціонування електронного документообігу є підготовка персоналу, який буде в змозі не лише супроводжувати систему, а й адмініструвати її.

Однак найголовніше - залучити для розробки СУЕД надійні фірми, які тривалий час працюють на ринку комп'ютерних технологій. Отже, варто поцікавитися кількісним та якісним показниками впроваджень їх програмних продуктів.

Сьогодні в Україні діють кілька вітчизняних фірм-розробників програмного забезпечення. Втім, якщо пропоновані програмні рішення не задовольнять потреб споживачів, можна звернутися безпосередньо до російських фірм-розробників або через українські представництва, що пропонують послуги постачання, доопрацювання та впровадження систем електронного документообігу. Крім того, на ринку працюють також фірми- підрядники, що пропонують впровадження та супровід зарубіжних програмних продуктів [49].

Якщо фірма вирішить звернутися до фірми-підрядника, то, окрім звичайного технічного завдання на розробку чи доопрацювання програмного продукту та укладення договору, потрібно заздалегідь обговорити умови впровадження, налагодження та подальшого супроводження обраної системи.

Автоматизація роботи з документами впроваджується на двох етапах: автоматизація діловодства та електронний документообіг [50].

Перший етап - автоматизація діловодних процесів, тобто впровадження автоматизованої системи реєстрації документів, єдиної бази реєстрів вхідних, вихідних та внутрішніх документів; автоматизація контролю виконання документів та атрибутивний пошук реєстраційно-контрольних карток у базі даних. Програмні продукти такого напряму прийнято називати системами автоматизованого діловодства. Однак цей клас систем має досить обмежені функціональні можливості і використовується в установах, де немає необхідності в передаванні електронних документів.

Прискорення розвитку інформаційних технологій та збільшення кількості іноземних інвестицій у різних галузях та сферах діяльності спонукали більшість установ перейти до наступного етапу - впровадження електронного документообігу. Програмні продукти такого класу називають системами електронного документообігу. Вони дають можливість керувати процесами створення, передавання та зберігання електронних документів та можуть бути розширені іншими функціями залежно від потреб споживача. Сучасні СУЕД можна поділити на групи за функціональними ознаками (водночас одна система може поєднувати в собі кілька програмних рішень, тобто бути багатофункціональною) [22].

Існують такі системи:

- оброблення електронних версій документів;

- комп'ютерне справочинство;

- електронний документообіг.

У свою чергу електронний документообіг має такі різновиди:

керування документами (Document Management);

керування документами, де документ розглядається як головний об'єкт системи і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоціюються винятково з документом (Docflow Management);

- керування електронними документами за технологією електронного архіву;

- з розвиненими засобами зберігання і пошуку інформації (електронні архіви, сховища даних);

- масового введення документів (сканування, оброблення документів, введення в бази даних, управління образами документів, потокове введення документів).

Далі розрізняють системи з розвиненими засобами:

- засновані на технології Workflow Management (системи управління потоками робіт, де визначено процедуру оброблення даних, алгоритми та маршрути);

засновані на технології Knowleage Management (орієнтовані на підтримку управління організацією і нагромадження знань);

- засновані на технології Workgroup Management (орієнтовані на групову роботу з документами);

- засновані на технології GroupWare (системи, що реалізують груповий доступ до даних);

засновані на технології Collaboration (орієнтовані на підтримку спільної (колективної) роботи);

засновані на технології Content Management (що передбачають управління контентом, тобто змістом);

Enterprise Content Management (орієнтовані на управління корпоративним вмістом).

Крім того, існують системи, орієнтовані на бізнес-процеси (Business Process Management System); такі, що керують неструктурованою інформацією в рамках підприємства та мають розвинені додаткові сервіси (CRM, ERP, SCM та інші облікові системи); корпоративні інформаційні системи типу MRP, MRP II, MES, CAD тощо [51].

Так само як в офісних пакетах, прикладні програми називаються додатками, в СУЕД функціональні додатки називаються підсистемами. Залежно від потреб установи таких підсистем може бути від трьох до трьох десятків. Існує стандартний набір модулів, з яких складається будь-яка СУЕД:

. Довідник організації та класифікатор документів.

. Реєстрація документів.

. Контроль виконання.

. Номенклатура справ.

. Керування документами (забезпечує спільне використання документів).

. Підсистема організації та обслуговування електронного архіву.

. Підсистема пошуку документів (або реєстраційних карток).

. Маршрутизація.

. Статистичний аналіз.

Окрім того, систему можна розширити додатковими модулями. Для створення електронних документів СУЕД інтегрують з відповідним офісним додатком (MS Word, MS Excel, OpenOffice Writer, OpenOffice Calc) або вбудовують спеціальні редактори. З метою обміну поштовими повідомленнями у системі передбачають модуль електронної пошти або її об'єднують з корпоративною поштовою системою.

Якщо в установі для надання юридичної сили електронним документам використовують електронний цифровий підпис, то для впровадження електронного документообігу підійде далеко не кожна система. В деяких програмних продуктах не передбачено вбудованої бібліотеки криптографічних шрифтів - для їх застосування потрібно мати спеціальний дозвіл. Саме тому ці та інші питання слід з'ясовувати заздалегідь з виробником СУЕД [39].

На що необхідно звернути увагу при виборі СУЕД?

Кожна комп'ютерна система у своєму складі для зберігання даних (реєстраційних карток, електронних документів та їх версій, довідників, маршрутів тощо) містить базу даних, і від того, якою мовою написано програмний продукт, залежить якість опрацювання та зберігання інформації в системі управління базою даних (СУБД). Найпоширенішими СУБД, що використовуються у провідних СУЕД, є MS SQL, Oracle, MS Visual FoxPro, DB2, Sybase. Окрім того, майже всі системи розробляються на базі вже готових зарубіжних програмних продуктів такого напряму. В нашому випадку йдеться про таких світових лідерів, як Lotus Notes/Domino (Lotus IBM), StaffWare (StaffWare PLS), DOCS OPEN/ FUSION (PC DOCS Inc., HBS), LinkWorks (Digital Equipment Corporation), Documentum 4i та EMC Documentum (Documentum Inc.), Microsoft Sharepoint Portal Ser ver (Microsoft Corporation), Excalibur (Excalibur Technologies Corp.), Livelink Intranet (Open Text Corporation), Action Workflow (Action Technologies) [45].

Однак слід пам'ятати, що, придбавши зарубіжний програмний продукт, вітчизняний споживач витратить величезну суму грошей, а бажаного ефекту не матиме. Адже моделювання, налагодження та супровід зарубіжних програм для української установи коштуватиме споживачу дорожче, ніж сам продукт. Тому провідні російські та українські фірми-розробники адаптували такі програми для вітчизняного діловодства та взяли їх за основу (платформу) у розробці власних СУЕД.

Наведу кілька прикладів типових програмних рішень.

Русифіковані версії популярних західних середовищ розробки:

Lotus Notes;

DocsOpen;

StaffWare;

LinkWorks;

Documentum.

Програми, створені російськими компаніями на основі західних систем:

. Система «БОСС-Референт» компанії «АйТи» (на базі Lotus Notes).

. Системи Office Media і Company Media компанії «ИнтерТраст» (на базі Lotus Notes).

. Система «Электронная канцелярия Золушка» НТЦ «Институт развития Москвы» (на базі Lotus Notes).

. Рішення компанії «Весть-Мета Технологія» (на базі StaffWare і Work- route 2000).

Власні розробки російських компаній:

. Система LanDocs компанії «Ланит».

. Система «Ефект Офіс» компанії «Гарант International».

. Система Optima WorkFlow компанії «Оптима» [58].

Як зазначалося вище, існує можливість переходу організації на електронний документообіг (як системи електронного управління документами), але з використанням спеціального програмного забезпечення - системи автоматизації діловодства і документообігу (САДД).

В.Е. Баласанян виділяє на теоретичному рівні існування двох рівнів автоматизації документаційної діяльності: технологічний і управлінський, в ході яких встановлюються можливі шляхи створення САДД для російських підприємств. Починаючи від створення якоїсь системи управління, «вибудовуючи» під неї нормативно-методичну основу, персонал та програмне забезпечення, закінчуючи використанням в якості основи традиційно сформовану систему управління, зраджуючи їй якісно новий потенціал за рахунок можливостей сучасних інформаційних технологій [46].

Так впровадження корпоративної версії САДД створює основу єдиного документаційного забезпечення управління, що охоплює центральний апарат і територіально віддалені підрозділи організації. При цьому досягаються наступні цілі:

. Єдиний порядок індивідуальної та спільної роботи з документами в підрозділах організації на підставі єдиного Регламенту роботи з документами.

. Об'єднання потоків електронних документів між підрозділами організації.

. Використання загальної для всіх підрозділів організації системи індексації (нумерації) документів, загальних довідників-класифікаторів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), однотипних форм реєстраційно-контрольних карток документів та ін.

. Забезпечення уніфікації управлінської документації та скорочення кількості форм і видів однакових документів.

Таким чином, з'являються серйозні передумови для організації електронного документообігу в тому обсязі, до якого готова організація [49]. Правильно побудована автоматизована система повинна працювати як з даними про проходження та виконання документів (незалежно від того, паперові вони чи електронні), так і самими електронними документами, до яких ці дані відносяться. Включення електронних документів в діловодний цикл дозволяє досягти якісно нового рівня ефективності роботи з документами, оскільки технології роботи з електронними документами (редагування, переміщення, тиражування та інше) принципово більш ефективні.

Як було сказано вище, використання корпоративних систем автоматизації документообігу є конкретним кроком до впровадження та поширення застосування елементів електронного документообігу, тому до вибору такої системи потрібно підходити дуже серйозно, досліджуючи весь ринок програмних продуктів.

У даний час на вітчизняному ринку представлено кілька десятків програмних продуктів, призначених для автоматизації документаційного забезпечення управління. На сьогоднішній момент можна виділити наступні рішення від провідних компаній-розробників:

• Російські системи, в основі яких лежить Lotus Domino / Notes: «CompanyMedia» - Интертраст, «OfficeMedia» - Інтертраст, «Бос-Референт» - АйТі, «Попелюшка НТЦ»-ІРМ, «Ексадо Інтерпроком» - ЛАН;

• Повністю російські розробки: «1С: Архів» - 1С, «LanDocs» - Ланіт, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЕОС, «ЕВФРАТ-Документообіг» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервісіз [60].

Для них використовуються різноманітні позначення: система автоматизації документообігу і діловодства, система управління документами, система електронного документообігу і так далі.

Автоматизована технологія потрібна організації для обліку та контролю роботи з документами, а також організації їх архівного зберігання. Питання обліку та зберігання детальним чином опрацьовані у вітчизняній науці та практиці документознавства та архівної справи. Тому природним і найефективнішим рішенням є використання готової системи автоматизації діловодства та архівної справи відповідно до вітчизняних нормативів і сформованою практикою.

У сучасних умовах документ дедалі більшу частину свого життєвого циклу існує в електронному вигляді. Тому, на додаток до автоматизації традиційного діловодства, необхідні технології електронного документообігу. Якщо ще кілька років тому такі засоби, як електронна пошта або електронний архів, використовувалися в ряді організацій паралельно з системами автоматизації діловодства, то в даний час багато управлінців усвідомлюють необхідність єдиної інтегрованої системи роботи з електронними та паперовими документами.

Для забезпечення повноцінного електронного документообігу необхідні певні промислові технології перетворення паперових документів в електронні (потокове сканування), а також засоби автоматичної реєстрації електронних документів, підготовлених за допомогою текстових редакторів, засоби електронно-цифрового підпису, засоби пересилання документів та інші сервіси, що використовуються для роботи з електронними документами, поширюваними з організації та за її межами.

Виходячи з вищесказаного, система повинна володіти відкритим інтерфейсом, що забезпечує розширення і видозміни реквізитного складу, управління маршрутизацією і створення нових або модифікації існуючих процедур. Наявність відкритого інтерфейсу, на думку Ю.Г. Вітіна, забезпечить також інтеграцію САДД з іншими прикладними системами організації.

Ще більш широкі можливості для розширення функціональності системи автоматизації діловодства дає використання спільно з нею універсальних документоорієнтованих платформ, наприклад, таких відомих виробників, як Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird і інші, що дозволяють, зокрема, створювати документовані портали організацій [51].

Актуальним на сьогодні вимогою, на думку В.Е. Баласаняна, до системи автоматизації діловодства є наявність засобів взаємодії з іншими системами. Електронні комунікації знімають кордони між організаціями, а обмін електронними документами значно знижує фінансові витрати на виготовлення, переміщення та на можливу подальше повторне перетворення документа і його реквізитів в електронну форму [46].

З вищесказаного можна сформулювати найбільш важливі вимоги, що висуваються для автоматизованої системи. Перш за все, така система повинна:

) виконувати всі завдання документаційного забезпечення в повному обсязі: підготовку документів, їх реєстрацію, контроль за виконанням, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу по масиву документів;

) бути побудованою на єдиних методологічних принципах, програмно-технічних та технологічних рішеннях і рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій і вимог;

) забезпечувати повноцінне використання (інтеграція) накопиченого інформаційного ресурсу і реалізувати принцип одноразового введення інформації та її багаторазового використання як подокументно, так і фактично;

) допомагати адміністраторам вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідну ступінь захисту інформації від несанкціонованого доступу;

) бути здатною до розширення за певними компонентами, а саме за кількістю технічних пристроїв і технологій, кількості документів (обсягу інформації), кількості користувачів;

) вміти адаптуватися в розумних межах до мінливих вимог користувачів.

На сьогоднішній момент російський ринок пропонує досить широкий вибір САДД, які можуть відповідати вимогам та завданням автоматизації управлінської діяльності організації, але які мають різнимі програмнимі вимоги.

Слід також пам'ятати при виборі системи, що функціональна система багато в чому залежить від платформи, для якої розроблено та чи інша система.

Наприклад, платформа Lotus Notes / Domino спочатку орієнтована на групову роботу з документами, тому рішення для цієї системи найбільш функціональні. Користувачі, як правило, працюють в операційній системі Windows, але останнім часом на Заході спостерігається перехід на платформу Linux . У зв'язку з цим, при установці системи необхідно мати на увазі, що можливо через певний проміжок часу користувачів Linux буде стільки, скільки і користувачів Windows.

Крім того, у зв'язку з поширенням Інтернету виробники поставлені перед необхідністю забезпечити роботу своїх систем через web-браузери.

Порівняльний аналіз таких автоматизованих систем як:

. «CompanyMedia», Интертраст.

. «Landocs», Ланіт.

. «Optima Workflow», Оптима.

. «БОС-Референт», АйТі.

. «Дело», Електронні Офісні Системи.

. «Documentum», Документум Сервісіз.

. «ЄВФРАТ-Документообіг», Cognitive Technologes.

Те, що стосується останньої системи («Documentum»), то, швидше за все, її слід було б порівнювати не з системами документообігу, а з платформами для їх побудови, наприклад, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite.

Найбільш раціональними і такими, які не вимагають великих витрат на спеціальне обладнання для встановлення це системи: «CompanyMedia», «ЄВФРАТ-Документообіг» і «Бос-референт» [50].

Всі представлені системи володіють майже всіма необхідними функціональними можливостями. Найкращим чином з типовими завданнями електронного документообігу справляються системи «ЄВФРАТ-Документообіг», «CompanyMedia», «Дело» та «Бос-референт».

Купуючи систему, слід також враховувати простоту її впровадження та промислову експлуатацію. Наприклад, якщо куплена система не містить інструментарію, необхідного для налаштування під потреби організації співробітниками, то процес впровадження вимагатиме участі розробника, що істотно вплине на підвищення вартості впровадження. Найбільш адаптовані під потреби організації системи, без участі розробника, є системи «ЄВФРАТ-Документообіг», «CompanyMedia». Замовникам інших систем пропонується набір стандартних налаштувань, які можуть бути доопрацьовані розробниками або їх партнерами, що приведе до збільшення витрат на впровадження.

Вартість і терміни впровадження є одними з факторів, що впливають на поширеність системи. У кожному конкретному випадку вони залежать від можливостей обраної системи та структури компанії-замовника (масштаб, специфіка діяльності та ін.). За наявними оцінками, на сьогоднішній день найбільша кількість впроваджень мають системи «ЄВФРАТ-Документообіг», «Дело» та «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в державних установах завдяки тому, що вона орієнтована на автоматизацію процедур традиційного діловодства. Поширеність системи «ЄВФРАТ-Документообіг» пояснюється універсальністю її використання і гнучкою ціновою політикою. Велика кількість впроваджень «CompanyMedia» забезпечує модульність системи та реалізація на платформі Lotus Notes / Domino.

Припускаючи, що впровадження пройшло успішно, слід розглянути, що ще істотно для автоматизації електронного документообігу. Крім необхідного набору можливостей, наявність в системі додаткового функціонала може значно спростити роботу з системою всім співробітникам організації (наприклад, налаштування повідомлень і нагадувань). У деяких випадках цей функціонал просто необхідний (наприклад, WEB-доступ). Потреби замовника в автоматизації процесів обробки документів з часом можуть змінюватися (наприклад, у разі зміни організаційної структури підприємства), що може призвести до необхідності у розвитку системи. За цими параметрами впевнені позиції займають системи «Дело», «Оптіма» і «ЄВФРАТ-Документообіг».

Безумовно, важливими характеристиками є безпека, надійність і продуктивність. Системи «CompanyMedia», «Optima-Workflow» і «ЄВФРАТ-Документообіг» дозволяють забезпечити необхідний рівень надійності і безпеки електронного документообігу [45].

Нова версія системи «ЄВФРАТ-Документообіг», яка була розроблена компанією Cognitive Technologies, дозволяє побудувати повноцінну систему управління бізнес-процесами і документами організації, а також містить весь необхідний інструментарій для успішної організації електронного документообігу будь-якої компанії, незалежно від чисельності та форми власності.

«ЄВФРАТ-Документообіг» дозволяє:

) автоматизувати реєстрацію документів та завдань;

) забезпечити ефективну взаємодію співробітників у рамках робіт по документах;

) здійснювати миттєвий пошук інформації;

) контролювати виконання робіт;

) проводити моніторинг стану виконуваних процесів і аналіз завантаження персоналу за рахунок формування різних журналів та звітів;

) організувати довгострокове зберігання документів організації;

) забезпечити розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Основними функціями системи є:

• Реєстрація документів у системі (заповнення електронної реєстраційної картки), приєднання до картки будь-якої кількості файлів довільного формату.

• Постановка документів на контроль.

• Можливість створення паралельних і послідовних доручень.

• Можливість проектування типових маршрутів руху документів.

• Спостереження за ходом виконання доручень, розсилка повідомлень і нагадувань.

• Пошук документів по будь-якому з полів реєстраційної картки і по тексту приєднаних до картки файлів з урахуванням морфології російської мови.

• Розмежування прав доступу до документів, у тому числі з використанням ролей, що зручно при тимчасовому або постійному заміщення посад.

• Протоколювання дій користувачів, криптографічне шифрування і застосування ЕЦП.

• Підготовка та друк журналів та звітів.

• Розсилка документів, листування між користувачами системи за допомогою вбудованої поштової служби.

• Можливість автоматизації процесів зберігання та списання документів до архіву.

• Доступ до документів і доручень за допомогою веб-браузера з будь-якої точки світу.

За даними, наданими розробниками, в новій версії «ЄВФРАТ-Документообіг» з'явилися і були вдосконалені наступні функціональні блоки:

1.   Підтримка територіально-розподіленої роботи: створення єдиного простору управління філіальною структурою.

2.       Наскрізний контроль за виконанням завдань.

.        Інтеграція з електронною поштою: реєстрація листів з електронної пошти в системі «ЄВФРАТ-Документообіг».

.        Відправка документів по електронній пошті зовнішнім адресатам із застосуванням адресних книг поштових програм.

.        Реєстрація документів - полегшення праці діловода; реєстрація нового документа на основі існуючого.

.        Автоматична перевірка документа на дублювання при його реєстрації.

.        Підтримка потокового сканування.

.        Контроль і аналіз діяльності організації: розширення списку повідомлень і нагадувань про наближення і настання терміну виконання кожного контрольованого завдання.

.        Автоматизація процесу прийому виконавцем доручення на виконання або відмови від виконання з відсиланням відповідного повідомлення.

.        Розвиток можливостей побудови та роботи зі складними звітами.

.        Можливості адміністрування: підтримка роботи з ієрархічними словниками.

.        Організація резервного копіювання інформаційної бази даних за розкладом [46].

Особливістю системи «ЄВФРАТ-Документообіг» є її гнучкість і простота налаштування, обслуговування та адміністрування.

Отже, на мою думку, вивчивши можливі варіанти систем електронного документообігу, на ПАТ КВТФ «Кремтекс» можна запроваджувати систему «ЄВФРАТ-Документообіг», тому що ця програма лідирує майже по всім критеріям, які висуваються для таких систем (основні можливості, вартість сервера та ліцензії, доступність інструментарію для налаштування системи, додаткові можливості роботи з системою, надійність та безпека). І найголовніше те, що, як було зазначено в дипломній роботі, ПАТ КВТФ «Кремтекс» співпрацює із закордонними фірмами, і обмінюється з ними інформацією та документами переважно за допомогою електронної пошти, а саме «ЄВФРАТ-Документообіг » за своїм інтерфейсом нагадує електронну пошту і має таку функцію, як інтеграція з електронною поштою та відправка документів по електронній пошті зовнішнім адресатам, що є досить важливою умовою саме для ПАТ КВТФ «Кремтекс».

РОЗДІЛ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ОХОРОНИ ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА В НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ

4.1 Нормативно-законодавча база охорони праці

документ інформаційний діловодство електронний

Декларований в Україні пріоритет життя і здоров'я працівників, а також повна відповідальність роботодавця за створення безпечних умов праці здійснюються за допомогою широкої системи правових, економічних, організаційних і технічних заходів.

Охорона праці працівників регламентована законодавством України. Основоположним документом є Конституція України, а саме ст.43, яка гарантує право на належні умови праці, і ст.46 - право на соціальний захист [2]. Основним документом, який забезпечує реалізацію цих прав, є Закон України «Про охорону праці» [6].

Законодавство України з охорони праці має на меті забезпечити працівникам безпечні та здорові умови праці, захистити життя і здоров'я працівників від впливу шкідливих факторів виробництва і нещасних випадків.

Закон України «Про охорону праці», прийнятий Верховною Радою України 21 листопада 2002 року, складається з 8 розділів і 49 статей, визначає основні положення щодо реалізації конституційного права працівників на охорону їх життя і здоров'я в процесі трудової діяльності, на належні безпечні і здорові умови праці, регулює за участю відповідних органів державної влади відносини між роботодавцем і працівником з питань безпеки, гігієни праці та виробничого середовища і встановлює єдиний порядок організації охорони праці в України [6].

Законодавство про охорону праці складається з Закону України «Про охорону праці», Кодексу законів про працю України (КЗпП визначає правові відносини і гарантії здійснення громадянами України права розпоряджатися своїми здібностями для продуктивної і творчої праці, регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, організацій, незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої приналежності. Правове регулювання охорони праці здійснюється наступними главами КЗпП: «Охорона праці», «Трудовий договір», «Робочий час», «Час відпочинку», «Праця жінок», «Праця молоді», «Професійні спілки», «Нагляд і контроль за дотриманням законодавства про працю» [1]), Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності» та прийнятих відповідно до них нормативно-правових актів, Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності» (закон набув чинності 1 квітня 2001 року і визначає правові основи і економічний механізм соціального страхування працівників) [4] та підзаконних нормативних актів (НА), до яких відносяться міждержавні НА, державні (міжгалузеві та галузеві) НА та нормативні акти підприємств.

Поняття охорони праці визначається ст.1 Закону України «Про охорону праці». Охорона праці - це система правових, соціально-економічних, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних і лікувально-профілактичних заходів та засобів, спрямованих на збереження здоров'я і працездатності людини в процесі праці [6].

Закон України «Про охорону праці» визначає положення щодо реалізації конституційного права громадян на охорону їхнього життя і здоров'я в процесі трудової діяльності, регулює за участю відповідних державних органів відносини між власником підприємства, установи й організації або уповноваженим ним органом і працівником з питань безпеки, гігієни праці та виробничого середовища і встановлює єдиний порядок організації охорони праці в Україні.

У Кодексі законів про працю України визначається правове регулювання охорони праці у главах «Трудовий договір», «Робочий час», «Час відпочинку», «Нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю», «Праця молоді», «Праця жінок», «Охорона праці» [1].

Закон України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» регулює відносини, які виникають у сфері забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя, визначає відповідні права та обов'язки державних органів, підприємств, установ, організацій і громадян, встановлює порядок організації державної санітарно-епідемічної служби і здійснення державного санітарно-епідемічного нагляду в Україні [3].

Закон України «Про пожежну безпеку» визначає економічні, загальні правові та соціальні основи забезпечення пожежної безпеки на території України, встановлює відносини юридичних і фізичних осіб, державних органів з пожежної безпеки незалежно від виду їх діяльності та форм власності. Закон встановлює обов'язки установ, організацій, підприємств і громадян щодо забезпечення пожежної безпеки, а також обов'язки й права державного пожежного нагляду [8].

«Норми радіаційної безпеки України» встановлюють два принципово відмінні підходи до забезпечення протирадіаційного захисту: перший передбачається для усіх видів практичної діяльності за умов нормальної експлуатації індустріальних та медичних джерел випромінювання, другий - при втручанні, що пов'язано з опромінюванням населення за умов аварійного опромінення. Крім того, «Норми радіаційної безпеки» встановлюють три категорії осіб, які зазнають опромінення та визначають ліміти доз та допустимі рівні іонізуючого опромінення.

Міжнародне законодавство про охорону праці являє собою систему міжнародно-правових актів, спрямованих на захист працівників від професійних ризиків. Цей термін Міжнародне бюро праці визначає як «джерело небезпеки для життя і здоров'я працівника, з яким він стикається у виробничому середовищі під час виконання ним своїх виробничих обов'язків». Закон України «Про охорону праці» забезпечує перевагу норм міжнародних договорів і угод, в яких бере участь Україна, над правовими нормами законодавства України. Тобто, коли міжнародним договором або угодою, в якому бере участь Україна, передбачені більш високі вимоги до охорони праці, ніж ті, що передбачені законодавством України, то виконуються правила міжнародного договору або угоди. Ця норма застосовується до всіх договорів, в яких бера участь Україна, незалежно від їх форми і назви - договір, угода, конвенція, пакт, протокол або інші форми і які були ратифіковані Верховною Радою України.

Конвенції Міжнародної Організації Праці, за якими Україна має міжнародне співробітництво у галузі поліпшення умов праці: №115 - про захист працюючих від іонізуючої радіації, №155 - про безпеку і гігієну праці та виробниче середовище, №148 - про захист працівників від професійного ризику, №174 - про обладнання машин захисними пристроями.

4.2 Організація охорони праці на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Одним з головних принципів державної політики в області охорони праці є пріоритет життя і здоров'я працівників по відношенню до результатів виробничої діяльності підприємства, повної відповідальності власника за створення безпечних і нешкідливих умов праці. Загальне керівництво роботою по охороні праці згідно Закону України «Про охорону праці» на ПАТ КВТФ «Кремтекс» в цілому покладена на директора фірми.

Для організації роботи, направленої на запобігання нещасним випадкам, професійним захворюванням і аваріям, на ПАТ КВТФ «Кремтекс» створена служба охорони праці, представлена одним провідним інженером по охороні праці. Підпорядкована служба охорони праці підприємства безпосередньо директорові і прирівнюється до основних виробничо-технічних служб. Робота служби охорони праці здійснюється відповідно до положення «Про службу охорони праці підприємства».

Управління охороною праці на фірмі здійснюється відповідно до системи управління охороною праці. До посадових інструкцій працівників внесені конкретні обов'язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій з питань охорони праці. На ПАТ КВТФ «Кремтекс» створена комісія з питань охорони праці, а в кожному підрозділі є уповноважена особа з питань охорони праці, яка бере участь у вирішенні питань, що виникають в цій області.

Всі працівники підприємства при прийомі на роботу і в процесах роботи проходять навчання та інструктажі з питань охорони праці, відповідно до розробленого положення з охорони праці. Працівники, зайняті на роботах з підвищеною небезпекою, проходять спеціальне навчання, стажування, і один раз в рік перевірку знань відповідних нормативних актів про охорону праці.

Допуск до роботи осіб, які не пройшли навчання, інструктаж, стажування і перевірку знань по охороні праці на підприємство забороняється. В установленому порядку пройшли навчання і перевірку знань всі посадові особи фірми.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс» розроблено і діє положення «Про проходження медичного огляду», згідно якого всі працівники проходять обов'язковий попередній огляд при прийомі на роботу і періодичний в процесі трудової діяльності. У положенні передбачений порядок проведення медоглядів для працівників певних категорій, передбачений законодавством. При укладенні трудового договору працівників підприємства знайомлять, під розпис, про умови праці на підприємстві, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих чинників (якщо такі є), про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах, відповідно до законодавства і колективного договору.

Відповідно до порядку проведення атестації робочих місць, за умовами праці на підприємстві у встановлені терміни проводиться атестація робочих місць. На ПАТ КВТФ «Кремтекс» щороку розробляються і здійснюються комплексні заходи щодо поліпшення умов праці. Основною формою контролю адміністрації і трудового колективу підприємства, за станом охорони праці на робочих місцях, виробничих ділянках, в підрозділах, службах, а також виконанням всіма службами, посадовими особами є адміністративно-суспільний або триступінчатий контроль.

Найважливішим документом в системі нормативного регулювання взаємин між власником і працівником з питань охорони праці є колективний договір. У розділі «Охорона праці» колективного договору ПАТ КВТФ «Кремтекс »визначаються:

–    всі види і розміри відшкодування збитку потерпілим, від нещасних випадків і професійних захворювань на виробництві;

–       види і розміри пільг і компенсацій за роботу в шкідливих і небезпечних умовах;

–       пільги за особливий характер роботи, конкретні заходи по поліпшенню і підвищенню існуючого рівня умов праці і рівня охорони праці підприємства.

4.3 Вимоги безпеки на робочих місцях під час використання ПК

Раціональне планування робочого місця має забезпечувати: найкраще розміщення знарядь і предметів праці, не допускати загального дискомфорту, зменшувати втомлюваність працівника, підвищувати його продуктивність праці. Площа робочого місця має бути такою, щоб працівник не робив зайвих рухів і не відчував незручності під час виконання роботи. Важливо мати також можливість змінити робочу позу, тобто положення корпуса, рук, ніг. Проте доцільно виключати або мінімізувати всі фізіологічно неприродні і незручні положення тіла. Проведені дослідження показують, що при раціональній організації робочих місць продуктивність праці зростає на 15 - 25% [16].

Основні вимоги до користувачів ПК з охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки:

. Виконувати умови інструкції з експлуатації ПК.

. При експлуатації ПК необхідно пам'ятати, що первинні мережі електропостачання під час роботи знаходяться під напругою, яка є небезпечною для життя людини, тому необхідно користуватися справними розетками, відгалужувальними та з'єднувальними коробками, вимикачами та іншими електроприладами.

. До роботи з ПК допускаються працівники, з якими проведений вступний інструктаж та первинний інструктаж (на робочому місці) з питань охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки та зроблений запис про їх проведення у спеціальному журналі інструктажів.

. Працівники при роботі з ПК повинні дотримуватися вимог техніки безпеки, пожежної безпеки.

. При виявленні в обладнанні ПК ознак несправності (іскріння, пробоїв, підвищення температури, запаху гару, ознак горіння) необхідно негайно припинити роботи, відключити усе обладнання від електромережі і терміново повідомити про це відповідних посадових осіб, спеціалістів.

. Вміти діяти в разі ураження інших працівників електричним струмом або виникнення пожежі.

. Знати місця розташування первинних засобів пожежегасіння, план евакуації працівників, матеріальних цінностей з приміщення в разі виникнення пожежі [24].

Вимоги охорони праці до робочого місця користувача ПК:

) Робочі місця для працюючих з дисплеями необхідно розташовувати таким чином, щоб до поля зору працюючого не потрапляли вікна та освітлювальні прилади. Відео термінали повинні встановлюватися під кутом 90 - 105 градусів до вікон та на відстані, не меншій 2,5 - 3 м від стіни з вікнами. До поля зору працюючого з дисплеєм не повинні потрапляти поверхні, які мають властивість віддзеркалювання. Покриття столів повинне бути матовим з коефіцієнтом 0,25 - 0,4.

) Відстань між робочими місцями з ПК повинна бути не меншою 1,5 м у ряду та не меншою 1 м між рядами. ПК повинні розміщуватися не ближче 1 м від джерела тепла.

) Відстань від очей користувача до екрану повинна становити 500 - 700 мм, кут зору - 10 - 20 градусів, але не більше 40 градусів, кут між верхнім краєм відео терміналу та рівнем очей користувача повинен бути меншим 10 градусів. Найбільш вигідне є розташування екрану перпендикулярно до лінії зору користувача [24].

Вимоги техніки безпеки до користувачів ПК:

Перед початком роботи на ПК користувач повинен:

–    пересвідчитися у цілості корпусів і блоків (обладнання) ПК;

–       перевірити наявність заземлення, справність і цілість кабелів живлення, місця їх підключення.

Забороняється вмикати ПК та починати роботу при виявлених несправностях.

Під час роботи, пересвідчившись у справності обладнання, увімкнути електроживлення ПК, розпочати роботу, дотримуючись умов інструкції з її експлуатації.

Забороняється:

замінювати і знімати елементи або вузли та проводити перемонтаж при ввімкненому ПК;

–    з'єднувати і роз'єднувати вилки та розетки первинних мереж електроживлення, які знаходяться під напругою;

–       знімати кришки, які закривають доступ до струмопровідних частин мережі первинного електроживлення при ввімкненому обладнанні;

–       користуватися паяльником з незаземленим корпусом;

–       замінювати запобіжники під напругою;

–       залишати ПК у ввімкненому стані без нагляду.

По закінченні робочого дня:

. Кнопкою «ВИМК» відключити електроживлення ПК згідно з інструкцією експлуатації, вийнявши вилку кабелю живлення з розетки.

. Впорядкувати робоче місце користувача ПК, прибравши використане обладнання та матеріали у відведені місця.

. Про виявлені недоліки у роботі ПК протягом робочого часу необхідно повідомити відповідним посадовим особам та спеціалістам.

Залишаючи приміщення після закінчення робочого дня, дотримуючись встановленого режиму огляду приміщення, необхідно:

зачинити вікна, кватирки; перевірити приміщення та переконатися у відсутності тліючих предметів; відключити від електромережі всі електроприлади, електрообладнання та вимкнути освітлення; зачинити вхідні двері приміщення на замок і ключ здати черговому охорони.

4.4 Аналіз пожежної безпеки в адміністративній будівлі

Система пожежної безпеки - це комплекс організаційних заходів і технічних засобів, спрямованих на запобігання пожежі та збиткам від неї.

Основними напрямками забезпечення пожежної безпеки є усунення умов виникнення пожежі та мінімізація її наслідків.

Для оцінки ймовірності виникнення пожежі (вибуху) на підприємстві необхідно мати статистичні дані про час існування різних пожежовибухонебезпечних подій, тобто таких подій, реалізація яких призводить до утворювання горючого середовища й виникнення джерела запалювання [16].

Аналіз пожежної небезпеки полягає у визначенні наявності горючих речовин і можливих джерел запалювання, ймовірних шляхів розповсюдження пожежі й необхідних засобів пожежогасіння.ідповідно до Правил пожежної безпеки в Україні основними організаційними заходами щодо забезпечення пожежної безпеки є:

. Визначення обов'язків посадових осіб щодо забезпечення пожежної безпеки.

. Призначення відповідальних за пожежну безпеку окремих будівель, споруд, приміщень, дільниць, технологічного та інженерного устаткування, а також за утримання і експлуатацію наявних технічних засобів протипожежного захисту.

. Встановлення на кожному підприємстві (установі, організації) відповідного протипожежного режиму.

. Розробка й затвердження загальнооб'єктової інструкції про заходи пожежної безпеки та відповідних інструкцій для всіх вибухопожежонебезпечних та пожежонебезпечних приміщень, організація вивчення цих інструкцій працівниками.

. Розробка планів (схем) евакуації людей на випадок пожежі.

. Встановлення порядку (системи) оповіщення людей про пожежу, ознайомлення з ним всіх працюючих.

. Визначення категорій будівель та приміщень за вибухопожежною та пожежною небезпекою відповідно до вимог чинних нормативних документів, встановлення класів зон за Правилами улаштування електроустановок.

. Забезпечення територій, будівель та приміщень відповідними знаками пожежної безпеки, табличками із зазначенням номера телефону та порядку виклику пожежної охорони.

. Створення та організація роботи пожежно-технічних комісій, добровільних пожежних дружин та команд.

Виходячи з властивостей речовин і матеріалів, умов їх застосування і обробки, у відповідності із ОНТП 24-86 «Визначення категорій приміщень і будівель по вибухопожежній і пожежній небезпеці», приміщення по вибухопожежній і пожежній небезпеці діляться на п’ять категорій - А, Б, В, Г, Д. ПАТ КВТФ «Кремтекс» відноситься до категорії приміщень В.

В першу чергу на фірмі, з урахуванням її пожежної небезпеки, наказом призначено відповідальних за пожежну безпеку, визначено обов'язки посадових осіб щодо забезпечення пожежної безпеки та встановлено відповідний протипожежний режим. На ПАТ КВТФ «Кремтекс» відповідальною особою за пожежну безпеку є директор фірми.

Конкретні особи, з числа керівництва об'єкту та персоналу, призначені відповідальними за пожежну безпеку окремих будівель, технологічного та інженерного устаткування, а також за утримання і експлуатацію технічних засобів протипожежного захисту.

Пожежа - це неконтрольований процес горіння, що створює загрозу життю і здоров'ю людей, довкіллю, який приводить до матеріального збитку. Одночасна поява в просторі трьох чинників - горючої речовини, окислювача і джерела запалення може привести до виникнення пожежі.

Джерелами спалаху можуть бути: відкритий вогонь, розжарені предмети, нагріті ними поверхні, теплові прояви електричної енергії, хімічні реакції і інші джерела запалення.

Для запобігання спалахам і пожежам на території підприємства дотримуються вимог протипожежної безпеки.

Протипожежний режим - це комплекс встановлених норм поведінки людей, правил виконання робіт та експлуатації об'єкта (виробу), спрямованих на забезпечення його пожежної безпеки. Цих норм і правил мають дотримуватися усі працівники та відвідувачі. Він оголошується наказами і розпорядженнями керівника об’єкту та встановлюється переважно такими внутрішніми документами, як накази та інструкції [16].

В ході встановлення відповідного протипожежного режиму посадовим особам на кожному об'єкті, з урахуванням умов його пожежної небезпеки, слід визначити:

можливість (місце) паління, застосування відкритого вогню, побутових нагрівальних приладів;

порядок проведення тимчасових пожежонебезпечних робіт (у тому числі зварювальних);

правила проїзду та стоянки транспортних засобів;

місця для зберігання і допустиму кількість сировини, напівфабрикатів та готової продукції, які можуть одночасно розміщуватися у виробничих приміщеннях і на території (у місцях зберігання);

порядок прибирання горючого пилу й відходів, зберігання промасленого спецодягу та шмаття, очищення повітроводів вентиляційних систем від горючих відкладень;

порядок відключення від мережі електрообладнання у разі пожежі;

порядок огляду й закриття приміщень після закінчення роботи;

порядок проходження посадовими особами навчання й перевірки знань з питань пожежної безпеки, а також проведення з працівниками протипожежних інструктажів та занять з пожежно-технічного мінімуму з призначенням відповідальних за їх проведення;

порядок організації експлуатації, обслуговування наявних технічних засобів протипожежного захисту (протипожежного водопроводу, насосних станцій, установок пожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння, димовидалення, вогнегасників тощо);

порядок проведення планово-попереджувальних ремонтів та оглядів електроустановок, опалювального, вентиляційного, технологічного та іншого інженерного обладнання;

дії працівників у разі виявлення пожежі;

порядок збору відповідальних посадових осіб у разі виникнення пожежі, виклику вночі, у вихідні й святкові дні.

Для забезпечення пожежної безпеки на ПАТ КВТФ «Кремтекс» передбачено наступне:

. На території є два в’їзди - основний і запасний.

. Дороги під’їзду до будівель, джерела зовнішнього водопостачання і доступ до первинних засобів пожежогасіння - вільні.

. У виробничому і адміністративному корпусах є основний і пожежний виходи. Стіни сходових кліток, переходів, виробничих приміщень виконані з негорючих матеріалів. Всі двері виробничих і службових приміщень відкриваються лише назовні.

. Всі ділянки і підрозділи фірми, відповідно до норм, забезпечені пожежними щитами з повним набором протипожежного інвентарю: пожежними кранами, рукавами, вогнегасниками, обладнані сигналізацією. Протипожежні засоби, системи пожежного водопостачання і пожежної сигналізації своєчасно перевіряються і знаходяться в справному технічному стані.

. Всі працівники ПАТ КВТФ «Кремтекс» при прийомі на роботу і періодично під час трудової діяльності проходять протипожежні інструктажі.

На фірмі використовують такі види первинних засобів пожежогасіння: - вогнегасники (зазвичай у кімнатах корпусу використовують вогнегасники порошкові ВП-5, які застосовуються для гасіння тліючих і легкозаймистих матеріалів, які горять без доступу повітря, також для гасіння пожеж електрообладнання, яке знаходиться під напругою до 1000В);

пожежний інвентар (покривала з негорючого теплоізоляційного полотна, грубововняної тканини, ящики з піском, бочки з водою, пожежні відра, совкові лопати);

 пожежний інструмент (гаки, ломи, сокири тощо).

На ПАТ КВТФ «Кремтекс» існують засоби зв’язку і сповіщення про пожежу і пристрої для подачі звукових сигналів пожежної тривоги. На стінах біля кожного телефонного апарату є таблички з вказаним номером телефону (101), а також перелік посадових осіб, яких потрібно сповіщати.

Всі заходи організаційно-технічного характеру на ПАТ КВТФ «Кремтекс» , а саме організаційні, технічні, режимні та експлуатаційні, чітко дотримуються.

Щодо організаційних заходів пожежної безпеки, то на фірмі організована пожежна охорона, проводяться навчання з питань пожежної безпеки (включаючи інструктажі та пожежнотехнічні мінімуми), проводяться перевірки; щодо технічних заходів, то на ПАТ КВТФ «Кремтекс» суворо дотримуються правил і норм, визначених чинними нормативними документами при реконструкції приміщень, будівель та об’єктів , технічному переоснащенні виробництва, експлуатації чи можливому переобладнанні електромереж, опалення, вентиляції, освітлення і т. п.; щодо заходів режимного характеру, то на фірмі діє заборона куріння та застосування відкритого вогню в недозволених місцях, недопущення появи сторонніх осіб у вибухонебезпечних приміщеннях чи об’єктах; щодо експлуатаційних заходів, то на ПАТ КВТФ «Кремтекс» своєчасно проводяться профілактичні огляди, випробування, ремонти технологічного та допоміжного устаткування, а також інженерного господарства (електромереж, електроустановок, опалення, вентиляції).

Для удосконалення протипожежної безпеки на ВАТ КВТФ «Кремтекс» необхідно частіше, за можливістю, проводити практичні заняття з пожежогасіння та евакуації. Також необхідно в деяких місцях встановити додаткові пожежні щити (стенди) з інвентарем, який застосовується при гасінні пожеж.

4.5 Розрахунок штучного освітлення

Основна інформація про навколишній світ - близько 90% - надходить через зорове сприйняття. Раціональне виробниче освітлення має попереджати розвиток зорового і загального стомлення, забезпечувати психологічний комфорт при виконанні тих чи інших видів зорових робіт, сприяти збереженню працездатності, поліпшенню якості продукції, що випускається, зниженню виробничого травматизму, а також підвищенню безпеки праці. Збільшення освітленості з 10 до 100 лк при напруженій зоровій роботі підвищує продуктивність праці на 10 - 20%, зменшує кількість браку на 20% та знижує число нещасних випадків на 30%. Оптична зона сонячного спектра (10-340000 нм) поділяється на інфрачервоне випромінювання (14) з X=34000...760 нм, видиме випромінювання 760...380 нм, ультрафіолетове випромінювання (УФ) X =380...10 нм. Світло (видиме випромінювання) - це випромінювання, яке безпосередньо викликає зорове відчуття. За своєю природою це електромагнітні хвилі з довжиною хвилі Х=380...760 нм [24].

Штучне освітлення промислових підприємств здійснюється штучними джерелами світла. Упровадження нових технологічних процесів, які потребують напруження зору, подальший розвиток компактності забудови, масове застосування блоків промислових споруд неминуче пов'язане з посиленням ролі штучного освітлення, що у ряді випадків залишається єдиним (безвіконні промислові будинки і споруди) або доповнює недостатнє природне освітлення у віддалених від світлопрорізів зонах приміщення (у безліхтарних і багатоповерхових будинках). На цей час розроблені освітлювальні установки (ОУ), які за яскравістю, характером, спектром випромінюваного світла наближаються до природного спектра, що дає змогу доповнювати штучним «денним» світлом недостатність природного світла. Однак використання штучного освітлення пов'язане з витратами енергії, труднощами його монтажу, високою вартістю і потребує постійного нагляду за експлуатацією ОУ.

За функціональним призначенням штучне освітлення поділяється на робоче, аварійне, евакуаційне, охоронне і чергове.

За способом розташування джерел світла - на загальне, місцеве і комбіноване.

Загальне освітлення - освітлення, при якому світильники розміщуються у верхній зоні приміщення рівномірно, без урахування розташування робочих місць (загальне рівномірне освітлення) або обладнуються залежно від розташування устаткування робочих місць (загальне локалізоване освітлення). Загальне рівномірне розміщення світильників (у прямокутному чи шаховому порядку) для створення раціональної освітленості застосовують при виконанні однотипних робіт в усьому приміщенні, при великій щільності робочих місць (складальні цехи при відсутності конвеєра, деревообробні та ін.).

Місцеве освітлення є додатковим до загального і створюється світильниками, що концентрують світловий потік безпосередньо на робочому місці. Місцеве освітлення буває стаціонарним і переносним (напруга 12-36 В) і служить для освітлення тільки робочих місць. Застосування одного місцевого освітлення у виробничому приміщенні санітарними нормами не допускається, оскільки одне місцеве освітлення не забезпечує достатню рівномірність освітлення сусідніх зон.

Комбіноване - це поєднання загального і місцевого освітлення. Система загального освітлення дає рівномірне світло у всьому приміщенні. За комбінованого освітлення на частку загального освітлення припадає 10 %, але не менше 100 лк при люмінесцентних лампах і 30 лк при лампах розжарювання, а найбільше світла дають лампи місцевого освітлення [24].

У виробничих умовах необхідно передбачати таке штучне освітлення, котре мало б створити безпечні умови праці. За неправильного освітлення нещасний випадок найбільш вирогідний.

Розрахунок штучного освітлення в розкрійному цеху ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Площа цеху складає  м². Висота приміщення 4,5 м.

Для розкрійного цеху застосовують світильники «Універсаль» з матовим затемнювачем. Під час роботи освітлювальна поверхня знаходиться на висоті 1-1,2 м. Приймаємо h_р = 1 м, а відстань між світильниками = 4 м. Знайдемо кількість ламп.

 ламп.

Світловий потік однієї лампи отримаємо з формули.

.

Числові значення величин, що входять до формули, виберемо з таблиць. Для приміщення зі середнім виділенням пилу при застосуванні ламп розжарювання коефіцієнт запасу дорівнює 1,3. Мінімальну норму освітленості Е = 100 лк вибираємо з таблиці для робіт, які потребують розрізнення предметів більш як 1-10 мм.

Коефіцієнт нерівномірності освітлення Z знайдемо також в таблиці. Для цього визначимо висоту підвішування світильника Н_с, виходячи з того, світильники підвішені на 0,5 м від стелі:

.

Далі обчислюємо відношення

.

З табл. для світильника типа «Універсаль» з матовим затемненням Z = 0,975. Коефіцієнт використання світлового потоку  знайдемо з даних табл., підрахувавши показник приміщення

 .

За мінімальним коефіцієнтом відбиття світлового потоку від стін  = 0,4.

Підставимо отримані значення до формули

 лм.

За віддаваним світловим потоком вибираємо напругу кожної лампи. Вона дорівнює 300 Вт.

ВИСНОВКИ

Результати здійсненого дослідження дозволили дійти певних висновків.

При розгляді першого розділу стало зрозуміло, що інформація є важливим ресурсом, вона дозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійно змінюється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш доцільні управлінські дії, організовувати і контролювати їх виконання обліковувати, розраховувати тощо. Виконана робота стає ефективною тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей.

Виходячи з інформаційного навантаження на документ, документаційне забезпечення є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління. В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційним забезпеченням.

Причини зростання обсягів управлінської інформації (об’єктивні - причини, які визначаються збільшенням масштабів і зростаючою складністю керованих систем, а також вирішуваних ними завдань; суб’єктивні - причини, зумовлені відсутністю науково-обґрунтованих комплексів документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління, а також недосконалістю технології роботи з документами у процесі управління) зумовлюють недостатню якість підготовки документів.

Досліджено, що в тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частиною.

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці.

У даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це пов'язано з розвитком суспільства. Будь-який суб'єкт чи кожна людина зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. Інформація давно стала товаром. Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних структур, які впливають на кінцевий результат.

Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною (основною) забезпечувальною функцією управління, виконання якої потребує спеціальних - професійних знань. Від того, як поставлена ця робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого суб'єкта.

Швидкий розвиток та втілення засобів ЕОМ в управлінні, уніфікація та стандартизація документів, що проводяться в широких масштабах в країні, потребують постійного підвищення кваліфікації працівників, зайнятих документаційним обслуговуванням. Тому одним з актуальних завдань служби інформаційно-документаційного забезпечення управління є організація вивчення більш нових засобів ЕОМ та засобів механізації, державних стандартів та уніфікованих систем документації, методичних розробок щодо роботи з документами. Ця служба зобов'язана постійно удосконалювати організацію документаційного обслуговування, забезпечувати його однаковість у всіх структурних частинах об'єкта та у підвідомчих суб'єктах. Таким чином, служба документаційного забезпечення управління в наш час намагається досягти спільності показників, форм документів та порядку їх опрацювання.

Передумови інформаційного забезпечення діяльності підприємства формуються під безпосереднім впливом різних чинників і в умовах тісної взаємодії інформаційної і виробничої сфери, що свідчить про посилення інформаційного аспекту процесу виробництва в сучасних умовах. Інформаційне забезпечення діяльності підприємства має ґрунтуватися на комплексному використанні потенційних і наявних інформаційних ресурсів з урахуванням їх основних особливостей. З урахуванням цих особливостей та використанням інформаційного підходу, теорій інформаційних ресурсів та економічної інформації в роботі формуються принципові підходи до оцінки інформаційних ресурсів.

У другому розділі досліжено, що метою управління виробничим підприємством є забезпечення ефективного і планомірного використання усіх технічних, економічних, організаційних і соціальних можливостей для досягнення цілей діяльності підприємства. Управління складається з сукупності взаємозв'язаних функцій. Реалізація кожної з них включає типові елементи управлінського циклу, загальні для усіх функцій: прогнозування і планування, організація праці, контроль, облік і аналіз. Ефективність діяльності системи управління виробництвом залежить від організаційної структури управління підприємством. Встановлено, що підприємство зобов'язане постійно удосконалювати структуру управління, досягаючи максимального зниження витрат з управління виробництвом, на базі поліпшення структури підприємства і усунення зайвих і дублюючих ланок, застосовуючи найбільш прогресивні схеми управління, впровадження обчислювальної техніки, механізації і автоматизації.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство - діяльність, що охоплює створення документів та організацію документообігу. Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробку, реєстрацію, передачу, контроль виконання. Якщо організація буде дотримуватися порядку роботи з документами і буде проводити цю роботу регулярно кожного року, справи суб’єкта будуть у порядку і пошук документів не буде становити труднощів.

Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання і передання документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї, ставлять перед службою діловодства нові наукові і прикладні завдання.

Ознайомившись детальніше з автоматизацією документообігу у третьому розділі, стало зрозуміло, що перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.

Однак кардинальні, революційні підходи до автоматизації документообігу небезпечні, оскільки можуть призвести до серйозних проблем в управлінні і навіть дезорганізації діяльності. Зокрема, введення електронного документообігу дає змогу знизити кількість служб, зайнятих роботою з документами, що безперечно відіб’ється на скороченні кадрового складу в організації. Та говорити про швидкий та якісний перехід від традиційного документообігу до електронного в українських організаціях без чіткої продуманої нормативно-методичної бази ще зарано.

Досліджуючи систему впровадження електронного документообігу встановлено, що передусім необхідно визначити, за якою моделлю має бути побудовано систему управління електронним документообігом - вітчизняною чи зарубіжною. Перша характеризується чіткою вертикальною спрямованістю. Тобто всі документи, що надходять до організації, реєструють і подають керівникові. Друга побудована за горизонтальною схемою, коли вхідні документи спрямовують виконавцям у відповідні підрозділи та служби, де їх реєструють та виконують.

При виборі системи автоматизації управлінської діяльності з метою підвищення її ефективності, необхідно ґрунтовно проаналізувати специфічні потреби в програмному устаткуванні конкретної установи, а саме ПАТ КВТФ «Кремтекс», та головне - доцільність впровадження тієї чи іншої системи. Необхідно також визначити вихідні дані для розробки чи впровадження системи управління електронним документообігом в установі (спиратися при цьому можна на інструкцію установи з організації електронного документообігу та інші методичні рекомендації та нормативні документи, що рекомендовано до розробки для кожної установи, яка готується до придбання й впровадження системи управляння електронним документообігом).

Автоматизація роботи з документами впроваджується на двох етапах: автоматизація діловодства та електронний документообіг.

Для забезпечення повноцінного електронного документообігу необхідні певні промислові технології перетворення паперових документів в електронні (потокове сканування), а також засоби автоматичної реєстрації електронних документів, підготовлених за допомогою текстових редакторів, засоби електронно-цифрового підпису, засоби пересилання документів та інші сервіси, що використовуються для роботи з електронними документами, поширюваними в організації та за її межами.

Серед досить широкого ринку систем автоматизації діловодства за всіма параметрами (адаптація системи під потреби організації без участі розробника, вартість і терміни впровадження, поширеність системи, наявність в системі додаткового функціонала, безпека, надійність і продуктивність) найбільше підходить ПАТ КВТФ «Кремтекс» система «ЄВФРАТ-Документообіг».

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Нормативні документи:

. Кодекс законів про працю України : за станом на 8 вересня 2011 р. / Верховна Рада України. - Офіц. вид. - К. : Парлам. вид-во. - 2007. - 128с.

. Конституція України. - Х.:ПП «ІГВІН». - 2007. - 64 с.

. Закон України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24.02.94р. // Відомості Верховної Ради України. - 1994. - № 27.

. Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності» від 1 квітня 2001р. // Відомості Верховної Ради України. - 2011. - № 46 -47.

. Закон України «Про інформацію» від 2 січня 2010р. (зі змінами) // Відомості Верховної Ради України. - 2010. - №23.

. Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92р. (зі змінами) // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 49.

. Закон України України «Про підприємства в Україні» : станом на 10 липня 2003 / Верховна Рада України. - К. : Парламент. вид-во. - 2004.

.Закон України «Про пожежну безпеку» від 17.12.93 // Відомості Верховної Ради України. - 1994. - №5.

. Видання. Основні види. Терміни та визначення: ДСТУ 3017:95. - [Чинний від 1996-01-01]. - К.: Держпоживстандарт України. - 1996. - (Національний стандарт України).

. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: ДСТУ 4163:2003. - [Чинний від 2003-09-01]. - К.: Держпоживстандарт України. - 2003. - (Національний стандарт України).

. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004. - [Чинний від 2005-07-01]. - К.: Держпоживстандарт України. - 2004. - (Національний стандарт України).

. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392:94. - [Чинний від 1995-01-01]. - К.: Держпоживстандарт України. - 1995. - (Національний стандарт України).

Фундаментальні дослідження:

13. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство: учебник / А.Н. Белов, В.Н. Белов. - 3-е изд., испр. и доп.. - М.: Легпромбытиздат. - 1988. - 160 c.

. Бірюкова О.Л. Раціоналізація документообігу / О.Л. Бірюкова, Ю.Г. Швабська, Г.М. Красніцька. - Вінниця : Вінницький торговельно-економічний інститут Київського національного торговельно-економічного університету. - 2001.

. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посібник / В.А. Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури. - 2005. - 320 с.

. Васильчук М.В. Основи охорони праці: навч. посібник / М.В. Васильчук. - К.: Просвіта. - 1997. - 208 с.

. Глущик С.В. Сучасні ділові папери : навч. посібник / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук . - 5-те вид., доп. і перероб. - К.: Атіка. - 2005. - 544с.

. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря : практичний посіб. / К.Д. Гордієнко. - К.: КНТ. - 2006. - 228 с.

. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян / А.С. Головач. - Донецьк: Сталкер. - 1999. - 349 с.

. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекцій / Р.Д. Гутгарц. - М.: Инфра-М. - 2001. - 185 c.

. Діденко А.Н. Сучасне діловодство : навч. посіб. / А.Н. Діденко. - 5-те вид., перероб. і доп. - К.: Либідь. - 2006. - 384 с.

. Дубов Д.В. Основи електронного урядування: навчальний посібник / Д.В. Дубов. - К.: ЦУЛ. - 2006. - 176 c.

. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навч. посібник / Т.В. Іванова. - К.: ЦУЛ. - 2007. -360 с.

. Керб Л.П. Основи охорони праці: навч. посібник / Л.П. Керб. - К.: КНЕУ. - 2003. - 246с.

. Козоріз В.П. Загальне і кадрове діловодство: навч. посібник / В.П. Козоріз, Н.І. Лапицька. - К.: МАУП. - 2002. - 168 с.

. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посібник / С.Г. Кулешов. - К.: ДАКККіМ. - 2003. - 57 с.

. Котдієва Я.І. Документообіг: організація та ведення / Я.І. Котдієва. - 3-тє вид., перероб. і доп. - Х.: Фактді. - 2002. - 163 с.

. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: ученик / Н.Н. Кушнаренко. - 2-е изд., перераб. и доп.. - К.: Знання. - 2000. - 460 c.

. Макух Я.Д. Кадрове діловодство: навч. посібник / Я.Д. Макух, І.Р. Залуцький. - К.: Знання. - 2006. - 143 с.

. Матвєєва В. Кадрова документація / В. Матвєєва. - Х.: Фактор. - 2003.

. Молдаванов М.І. Сучасний діловий документ. Зразки найважливіших документів української мовою / М.І. Молдаванов, Г.М. Сидорова . - К.: Техніка. - 1992. - 399с.

. Олійник О.Б. Документування господарсько-договірної та господарсько-претензійної діяльності: навчальний посібник / О.Б. Олійник. - К.: Алерта. - 2007. - 140 c.

. Олійник А.В. Інформаційні системи і технології у фінансових установах: навчальний посібник / А.В. Олійник, В.М. Шацька. - Львів: Новий Світ. - 2006. - 436c.

. Осовська І.В. Управління трудовими ресурсами : навч. посіб. / І.В. Осовська, О.В. Крушильницька . - К.: Кондор. - 2003. -224 с.

. Палеха Ю.І. Управлінське документування : навч. посіб. / Ю.І. Палеха. -У 2 ч. Ч. І. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). - К.: Вид-во Європ. ун-ту. - 2003. - 327 с.

. Палеха Ю.І. Управлінське документування : навч. посіб. / Ю.І. Палеха. - У 2 ч. Ч. 2. Кадрове діловодство (зі зразками сучасних ділових паперів). - К.: Вид-во Європ. ун-ту. - 2002. - 230 с.

. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби / Є.К. Пашутинський. - К.: КНТ. - 2004.

. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие / А.В. Пшенко. - М.: Форум; Инфра-М. - 2004. - 256 c.

. Рудюк В.В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів / В.В.Рудюк. - К.: Знання. - 2006. - 217.

. Рожнов В.С. Загальне і кадрове діловодство / В.С. Рожнов. - К.: Либідь. - 2000. - 216 с.

. Свердан М.М. Основи наукових досліджень: навч. посібник / М.М. Свердан, М.Р. Свердан. - Чернівці: Рута. - 2006. - 352 c.

. Скібіцька Л.І. Діловодство: навч. посібник / Л.І. Скібіцька. - К.: ЦУЛ. - 2006 - 224с.

. Сухомлин В.А. Введение в анализ информационных технологий: Учебник / В.А. Сухомлин. - М.: Горячая линия-Телеком. - 2003. - 427 c.

. Якіменко А.В. Основи документообігу та документознавства: виробниче видання / А.В. Якіменко. - К.: Либідь. - 2003. - 192 c.

Періодичні видання:

. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к електронному документообороту / В. Баласанян // Мир связи. - 2002. - № 12. - С. 25-26.

46. Баласанян В. Электронный документооборот - основа эффективного

управления современным предприятием / В. Баласанян // Управление персоналом. - 2002. - № 2. - С. 18-21.

. Беспянська Г. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві: Види документів. Порядок створення та затвердження. Загальний огляд реквізитів / Г. Беспянська // Секретар-референт. - 2007. - № 1. - С. 9-16.

. Беспянська Г. Раціоналізація документообігу на підприємстві / Г. Беспянська // Секретар-референт. - 2007. -№ 10. - С. 21-25.

. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов електронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 14-18.

. Бобылева М.П. Корпоративные информационные системы и технологии электронного документооборота: новый потенциал управленческой интеграции / М.П. Бобылева // Деньги и кредит (рус.). - 2007. - № 12. - C.60-68.

. Гавриш С. Система автоматизації діловодства та електронного документообігу / С. Гавриш // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 2. - С. 25 - 31.

. Корнєв Ю.Г. Проблеми формування загальнонаціональної системи інформаційного забезпечення розвитку підприємництва / Ю.Г. Корнєв // Економіка: проблеми теорії та практики. - Дніпропетровськ. - 2004. - Вип. 187. - С. 9-15.

. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: оглядвітчизняних систем / Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 6. - С. 38 - 44.

. Сошинська Я. Правові аспекти бібліотечно-інформаційної діяльності в електронному середовищі / Я. Сошинська // Бібліотечна планета (укр.). - 2003. - № 2. - C.7

. Шевцова-Водка Г. Комп`ютерні бібліографічні ресурси: питання класифікації / Г. Швецова-Водка // Бібліотечний вісник (укр.). - 2001. - № 5. - C.13-19.

. Шеремета А. Первинні документи та документообіг на підприємстві / А. Шеремета // Секретар-референт. - 2004. - № 10. - С. 20-23.

Електронні ресурси:

. Бірюкова О.Л., Швабська Ю.Г., Красніцька Г.М. Раціоналізація документообігу на підприємстві [Електронний ресурс]

. Боркус В. Системы документооборота: что стоит за терминологией? [Електронний ресурс]

. Публічне акцiонерне товариство Кременчуцька виробничо-торговельна фiрма "Кремтекс" [Електронний ресурс]

60. Электронные офисные системы [Електронний ресурс]