Построение модели бизнес-процессов гостиницы в среде All Fusion
Оглавление
Введение
.1
Исследование
функций и целей организации
.2 Постановка
задачи
.3 Анализ
возможностей методологии и инструментальных средств проектирования
. Создание
модели ИС с AllFusion Process Modeler 4.1 (Bpwin 4.1)
.1 Создание
модели в стандарте IDEF0
. Дополнение
созданной модели процессов организационными диаграммами
.1 Диаграммы
потоков данных (Data
Flow Diagramming)
.2 Диаграммы
методологии IDEF3 (Workflow Diagramming)
Заключение
Список
используемой литературы
Введение
С развитием информационных технологий
компьютеры, с их расширенными функциональными возможностями, активно
применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с
обработкой информации, представлением данных.
В современном обществе, которое функционирует в
жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует
совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному
планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что
позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться
минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей
деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить
с использованием автоматизированных информационных систем.
Использование баз данных и информационных систем
становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека
и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую
актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного
применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем
управления базами данных, CASE-средств
автоматизации проектирования и других.
1.1 Исследование функций и целей
организации
В данном курсовом проекте в качестве исследуемой
организации рассматривается гостиница, которая предоставляет номера постояльцам
с целью получения прибыли.
Гостиница оказывает следующие услуги:
предоставление номеров,
их обслуживание,
администрирование телефонных
переговоров.
Средства автоматизации предназначены для
эффективной работы с информацией.
1.2 Постановка задачи
Разработать модель бизнес-процесса,
предназначенную для гостиницы.
Система автоматизирует резервирование номеров и
регистрацию новоприбывших постояльцев (фамилия, имя, отчество, сведения о
документе, удостоверяющем личность, место постоянного жительства, номер
апартамента, дата въезда, дата выезда), ведет учет платежей за проживание и за
телефонные переговоры, облегчает учет занятых, зарезервированных и свободных на
данный момент апартаментов гостиницы.
1.3 Анализ возможностей методологии
и инструментальных средств проектирования
При разработке был использован системный
структурный подход. Методология этого подхода заключается в разработке модели
на основе представления о функциях ИС или на элементах (планах, данных,
оборудовании и т.д.). Модели ИС (активностные модели) согласно методологии
представляются в виде диаграмм, которые иерархически упорядочены. Активностная
модель представляет собой совокупность активностей взаимосвязанных через
объекты (элементы) системы.
Для проведения анализа и организации
бизнес-процессов гостиницы используется CASE-средство верхнего уровня BPWin.
2. Создание модели ИС с AllFusion
Process Modeler 4.1 (Bpwin 4.1).
Для проведения анализа и реорганизации бизнес -
процессов предназначено CASE-средство
верхнего уровня AllFusion Process Modeler
(BPwin), поддерживающее
методологии:
IDEF0
(функциональная модель);
DFD (DataFlow
Diagram);
IDEF3
(Workflow
Diagram).
2.1 Создание модели в стандарте IDEF0
Функциональная модель предназначена для описания
существующих бизнес - процессов на предприятии (так называемая модель AS-1S)
и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ).
Методология IDEF0
предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний
фрагментов системы.
Построение модели ИС начинается с описания
функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. На
Рис. 1 представлена контекстная диаграмма ИС "Гостиница":
Рис. 1 Контекстная диаграмма IDEF0.
Функционирование гостиницы
Взаимодействие системы с окружающей средой
описывается в терминах входа (на рис.1 это "Клиенты" и "Плата за
услуги"), выхода (основной результат процесса - "Оказанные
услуги" и "Прибыль"), управления ("Законы РФ" и
"Устав гостиницы") и механизмов ("Материальная база",
"Помещение", "Персонал" - это ресурсы, необходимые для
процесса функционирования гостиницы).
"Клиенты" - те, для кого гостиница
работает. Они платят гостинице деньги в качестве платы за оказываемые услуги.
Получение прибыли - цель коммерческой деятельности. Значит, чтобы добиться этой
цели гостиница должна оказать услуги клиентам.
"Законы РФ" и "Устав
гостиницы" - это правила, которыми управляется процесс функционирования
гостиницы, как предприятия со своими внутренними правилами, и также обязанного
"жить" согласно законодательству конкретной страны .
В оказании услуг принимает участие
"Персонал" гостиницы. Чтобы предоставить номера и получить прибыль, в
деятельности гостиницы должны участвовать "Помещение" и
"Материальная база" - обстановка здания, техника в номерах, инвентарь
и т.д.
Model Name: Гостница: Модель
описывает деятельность гостиницы, а именно следующие предоставляемые ею услуги:
предоставление номеров,их обслуживание, администрирование телефонных
переговоров.
После описания контекстной диаграммы проводится
функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая
подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая
подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени
подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы
изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (Рис. 2).
Рис. 2 Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Функционирование гостиницы.
Весь процесс "Функционирования
гостиницы" разбивается 3:
) "Предоставление номеров"
иллюстрирует деятельность сдачи номеров с предварительной регистрацией;
) "Обслуживание номеров" представляет
собой процесс поддержания персоналом гостиницы порядка в номерах;
) "Обеспечение телефонных переговоров"
- это совокупность оказываемых гостиницей услуг по предоставлению постояльцам
телефона, взиманию платы за переговоры и ведению учета переговоров.
После дальнейшего разбиения диаграммы получаем 3
диаграммы декомпозиции, описывающие каждая одну из работ, представленных на
диаграмме верхнего уровня (на рис. 2).
Общие стрелки, перешедшие с диаграммы верхнего
уровня, опишем с помощью отчета:
Link Name: ПрибыльDefinition: Сумма
всех выплат за услуги, оказанные клиентам. Часть этой суммы покроет расходы
гостиницы, часть - вернётся в гостиницу в виде вложений для поддержания уровня
услуг, частичного обновления хоз. части. Оставшаяся прибыль - это чистый
доход.Status: WORKINGAuthor: PICHUGINName:
ПерсоналDefinition: Люди, работающие в гостинице, осуществляющие приём
клиентов, администрирование номеров, уборку комнат и холлов, оказание услуг,
связанных с телефонными переговорами из гостинницы.
Link Status: WORKINGAuthor:
PICHUGIN
Link Name: ПомещениеDefinition: Само
помещение гостиницы. Платежи по аренде этого помещения включены в оплату услуг,
то есть ежемесячные расходы, покрываемые из прибыли. (В случае покупки
помещения до начала функционирования гостиницы, эти расходы причисляются к
вложенному изначально капиталу - не наш случай.)
Link Status: WORKINGAuthor:
PICHUGIN
Link Name: Плата за
услугиDefinition: Часть прибыли, формирующейся из оплаты оказываемых услуг,
снова возвращается в систему. Это необходимо для поддержания высокого качества
сервиса, для хозяйственных нужд и выплаты заработной платы персоналу.
Link Status: WORKINGAuthor:
PICHUGIN
Link Name: КлиентыDefinition: Люди,
создающие спрос на услуги гостиницы.
Link Status: WORKINGAuthor:
PICHUGIN
Link Name: Материальная
базаDefinition: В это определение включены: обстановка комнат и холлов,
различные бытовые средства и приспособления для уборки помещений, а также
постельное бельё и предметы гигиены, предоставляемые клиентам навсегда или на
время.
Link Status: WORKINGAuthor:
PICHUGIN
Link Name: Устав
гостиницыDefinition: Свод правил, которым должны подчиняться все служащие
гостиницы.
Link Status: WORKINGAuthor:
PICHUGIN
Link Name: Законы РФDefinition:
Законы по защите прав потребителя, и те, которые тем или иным образом
контролируют качество, оказываемых нами услуг. (Обязательство
конфиденциальности почтовых пакетов, телефонных разговоров и обеспечение
сохранности вещей клиентов в номерах, гарантируемая системой ключей и
ответственностью персонала).
Link Status: WORKINGAuthor:
PICHUGIN
Рис. 3 Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Предоставление номеров.
Опишем диаграмму, представленную на рис. 3, с
помощью отчета, сгенерированного Bpwin:
Activity
Name:
Резервирование номеров
Activity
Definition:
Предоставление услуги резервирования номера позволяет клиентам заранее
запланировать и оговорить пребывание в нашей гостинице. Эту возможность будет
поддерживать и наше приложение, автоматизируя тем самым сопоставление
новоприбывших клиентов со списков зарезервированных номеров.
Activity Status: WORKINGAuthor:
PICHUGINType: ActivityNumber: A11
Name:
Оформление поселения
Activity
Definition:
Оформление въезда включает в себя процедуру идентификации личности в согласии с
законами РФ, то есть при поселении в гостинице необходимо иметь с собой паспорт
( удостоверяющий вашу личность документ). Регистрацию клиентов аувтоматизируем
в ходе нашего курсового проектирования.
Activity
Status:
WORKING
Activity Author: PICHUGINType:
ActivityNumber: A12Name: Приём предоплаты
Definition:
Поселение в гостинице осуществляется после внесения предоплаты за оговоренный
при въезде срок пребывания или при изменении срока пребывания (дополнительная
оплата после окончания срока проживания и при желании его продления).
Activity Status: WORKINGAuthor:
PICHUGINType: ActivityNumber: A13
Name:
Аминистр-ние ключей
Activity
Definition:
Администрирование ключей осуществляется в согласии с законом РФ и включает в
себя: хранение ключей от номеров, их охрану и выдачу только лично постояльцу в
руки. Этот вид деятельности мы не автоматизируем в ходе нашего курсового
проектирования.
Activity Status: WORKINGAuthor:
PICHUGINType: ActivityNumber: A14
Name:
Оформление выезда
Activity
Definition:
Оформление выезда включает в себя формирование итогового счёта за вычетом
предоплат,
Activity Status: WORKINGAuthor:
PICHUGINType: ActivityNumber: A15
Работа "Проверка счетов " иллюстрирует
деятельность по формированию итогового и текущих счетов в отделе бухгалтерии.
Работу бухгалтерии мы не автоматизируем полностью в ходе курсового
проектирования, но значительно облегчаем. Наше клиентское приложение в
дальнейшем будет по требованию формировать суммарную стоимость оказанных
постояльцу услуг, суммарную стоимость переговоров и стоимость проживания.
Неавтоматизированным останется только сам процесс выписки чека.
Слабые связи, не представленные на диаграмме
высшего уровня:
Неоплаченные счета - итоговый счет или сводка
текущих платежей за проживание в гостинице и пользование услугами, подсчитанный
и проверенный бухгалтерией и направляемый администратору гостиницы для
предъявления постояльцу.
Счёт - частичные данные о платежах и счетах
клиента в том виде, в каком они фиксировались у администратора и в отделе по
регистрации телефонных переговоров. Это также запрос в бухгалтерию на
формирование суммарных счетов постояльца.
Зарезер. Номера - номера гостиницы, которые
займут уже известные клиенты, по запросу при оформлении въезда. До тех пор они
не участвуют в деятельности по оформлению въездов.
Ключи от номеров - получаемые при въезде ключи
от номера.
Выбранные тарифы - категория номера , выбранная
на стадии оформления въезда, влечет за собой суточный тариф проживания в
гостинице.
Рис. 4 Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Обслуживание номеров.
Опишем диаграмму, представленную на рис. 4, с
помощью отчета, сгенерированного BPwin:
Name: Подготовка номеровDefinition:
Подготовка - это уборка номера перед въездом следующего постояльца.
Activity Status: WORKINGAuthor:
PICHUGINType: ActivityNumber: A21
Activity Name: Плановое обслуживание
номеровDefinition: Плановое обслуживание номеров - регулярное обслуживание
номеров во время проживания постояльцев в гостинице.
Activity Status: WORKINGAuthor:
PICHUGINType: ActivityNumber: A22
Эта диаграмма напоминает контекстную диаграмму
(рис. 1). Обе работы (на рис. 4) не зависят друг от друга и имеют на входах -
"Клиентов" и "Плату за услуги", на выходах -
"Оказанные услуги" и "Прибыль", на управлении -
"Законы РФ" и "Устав гостиницы", влияющие на всю
деятельность гостиницы, и на механизмах - "Материальную базу",
"Помещение" и "Персонал" - ресурсы, необходимые для
выполнения этих работ).
Эти виды деятельности гостиницы мы не будем
автоматизировать в ходе курсового проектирования.
Опишем диаграмму, представленную на рис. 5, с
помощью отчета, сгенерированного Bpwin:
Report
for
Diagram:
A3,
Обеспечение телефонных переговоров
Activity
Name:
Оповещение о пропущенных звонках
Activity
Definition:
Персонал оповещает постояльца номера о пропущенных звонках и оставленных
сообщениях. Эту деятельность мы не намерены автоматизировать, поэтому интереса
она для нашего курсового проектирования не представляет.
Activity Status: WORKINGAuthor:
PICHUGINType: ActivityNumber: A31
Эта функция возлагается на персонал и не
автоматизируется в ходе нашего курсового проектирования.
Activity
Name:
Соединение с номером
Activity
Definition:
Соединение с номером объединяет в себе соединение по запросу клиента , а также
звонки, поступающие клиенту на номер телефона, числящийся за ним в течение
всего времени пребывания в гостинице.
Activity Status: WORKINGAuthor:
PICHUGINType: ActivityNumber: A32
Эта услуга осуществляется вне нашего курсового
проекта и предоставляется бесплатно.
Activity
Name:
Ведение статистики телефонных переговоров
Activity
Definition:
В статистике переговоров учитывается количество переговоров постояльца по
гостиничному телефону и их тарифы.
Activity Status: WORKINGAuthor:
GUDOVICHType: ActivityNumber: A33
Эта деятельность автоматизируется в ходе нашего
курсового проектирования. Статистика будет вестись с помощью удобной формы
клиентского приложения отделом регистрации тел. Переговоров и предоставляться в
бухгалтерию в виде отчетов для формирования итогового счета постояльца.
Activity
Name:
Оплата телефонных переговоров.
Activity
Definition:
Оплата телефонных переговоров по междугородней связи, а также доплата за
пользование телефоном гостиницы.
Activity Status: WORKINGAuthor:
PICHUGINType: ActivityNumber: A34
Эта деятельность не автоматизируется нашим
клиентским приложением. Оплата переговоров производится при оформлении выезда.
Счёт - платежи за телеф. переговоры по
междугородней связи, а также доплата за пользование телефоном гостиницы.
Переговоры - данные о времени, номере телефонного
звонка.
Рис. 5 Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Обеспечение телефонных переговоров.
3. Дополнение созданной модели
процессов организационными диаграммами
Если в процессе моделирования нужно осветить
специфические стороны технологии предприятия, BPwin позволяет переключиться на
любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель.
3.1 Диаграммы потоков данных (Data
Flow
Diagramming)
Диаграммы потоков данных (DFD) используются для
описания документооборота и обработки информации. Нотация DFD включает такие
понятия, как "внешняя ссылка" и "хранилище данных", что
делает ее более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования
документооборота.
На рис. 6 представлена "Диаграммы
декомпозиции в нотации DFD. Резервирование номеров.", описывающая
деятельность по резервированию номеров. На диаграмме представлены:
) "Клиента" и "Персонал " -
это внешние ссылки, источник данных из вне модели.
) "Устав гостиницы" и "Данные о
номерах гостиницы" - хранилища данных.
Эти данные хранятся на данный момент в бумажном
эквиваленте. Наше клиентское приложение позволит все эти данные хранить в
электронном виде и облегчит обновление данных о номерах гостиницы и
постояльцах.
Рис. 6 Диаграммы декомпозиции в
нотации DFD.
Резервирование номеров.
В отличие от стрелок IDEF0, которые представляют
собой жесткие взаимосвязи, стрелки DFD показывают, как объекты (включая данные)
двигаются от одной работы к другой. Например, "Заказ" в какой-либо
форме (телеф. звонок или электрон. письмо на адрес гостиницы), приходит от
клиента и инициирует процедуру "Обработки заказа" . Эту процедуру
выполняет "Персонал", в чьи обязанности это входит. Персонал
запрашивает "Данные о номерах" из хранилища данных (гостиничный
журнал или электрон. БД) и, согласуясь с "Правилами предоставления
номеров" (содержащимися в уставе гостиницы ), отказывает клиенту в
резервировании номера или:
резервирует номер;
На рис. 7 представлена "Диаграммы
декомпозиции в нотации DFD. Оформление поселения.", описывающая
деятельность по оформлению поселения. На диаграмме представлены:
) "Клиента" и "Персонал " -
это внешние ссылки, источник данных из вне модели.
) "Устав гостиницы" , "Документы
клиенты" (паспорт в бумажном виде или другой удостоверяющий личность
документ), "Законы РФ", "Данные о номерах гостиницы" -
хранилища данных.
Все работы, представленные на диаграмме
выполняются "Персоналом" в соответствие с "Перечнем
обязанностей". Клиент запрашивает номер в гостинице ("Отказ"
возможен в случае отсутствия свободных номеров в гостинице) или активизирует
свой "Зарезервир. номер". Если после "Обработки запроса" с
участием "Данных о номерах" из хранилища, запрос удовлетворяется :
постоялец предъявляет свои
"Документы", выбирает тарифы проживания, проходит регистрацию и
получает ключи от номера:
"Персонал" оформляет въезд постояльца
и обновляет данные о номерах гостиницы в хранилище "Данных о номерах
гостиницы"
Все это "Персонал" делает,
руководствуясь "правилами поселения", прописанными в "Уставе
гостиницы", и "Законами и постановлениями " РФ,
регламентирующими, например, обязательную идентификацию личности граждан при
поселении в гостинице.
Рис. 7 Диаграммы декомпозиции в
нотации DFD.
Оформление поселения.
3.2 Диаграммы методологии IDEF3
(Workflow
Diagramming)
Для описания логики взаимодействия
информационных потоков более подходит workflow diagramming (Маклаков С.В.
"Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite").
Диаграммы Workflow могут быть использованы в моделировании бизнес-процессов для
анализа завершенности процедур обработки информации.
На Диаграмме декомпозиции в нотации IDEF3.
Проверка счетов. (на рис. 8) иллюстрируется "Проверка счетов". Эту
деятельность мы почти полностью автоматизируем в нашем клиентском приложении.
Как только счет запрошен, запускаются все
последующие за перекрестком (AND) процессы:
"Формирование счета за тел.
переговоры";
"Формирование счета за услуги";
запускается "Анализ сроков пребывания"
постояльца в гостинице, по окончании которого запускается процесс
"Формирования счет за проживание", учитывающий в своей работе "Результаты
анализа".
"Учет" - это стрелка отношения
(Relational Link). Мы использовали ее для изображения связи между процессом
"Формирования счета за проживание" объектом ссылки "Внесенная
предоплата", учет которого важен для результатов процесса.
Стрелки с двумя наконечниками: "Счет за
проживание", "Счет за тел. переговоры" и "Счет за
услуги" - обозначают потоки объектов (Object Flow). В данном случае, мы их
применяем для описания того факта, что эти объекты порождается в одной
работе("Формирование счета…") и используется в процессе
"Формирования итогового счета".
В ходе курсового проектирования мы
автоматизируем работы 2, 3, 4, 5
Рис. 8 Диаграммы декомпозиции в
нотации IDEF3.
Проверка счетов.
информационный диаграмма
поток декомпозиция
Диаграмма дерева узлов показывает иерархию работ
в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком, но не показывает
взаимосвязи между работами.
На рис. 9 представлено итоговое расположение
работ в дереве узлов:
диаграмма "Функционирование гостиницы"
- 1-ый уровень дерева узлов (top level activity);
диаграммы "Предоставление номеров",
"обслуживание номеров" и "Обеспечение телефонных
переговоров" - 2-ой уровень дерева узлов;
диаграммы "Резервирование номеров",
"Оформление поселения", "Прием предоплаты", "Проверка
счетов", "Подготовка номеров" - 3-ий уровень;
диаграммы "Обработка заказа",
"Обновление данных о номерах", "Обработка запроса",
"Обновление данных" и "Оформление въезда" - 4-ый уровень
дерева узлов, последний уровень декомпозиции - необходимая в ходе нашего
курсового проектирования степень подробности.
Рис. 9 Диаграмма дерева узлов.
Заключение
В результате курсового проекта была
спроектирована и реализована автоматизированная информационная система
"Гостиница".
Данная система удовлетворяет всем требованиям,
предъявленным в задании, и реализует большинство необходимых сотрудникам
гостиницы функций.
В результате выполнения курсовой работы был
сделан вывод, что сегодня внедрение информационных систем может способствовать:
• получению более рациональных вариантов решения
управленческих задач за счет внедрения математических методов и
интеллектуальных систем и т.д.
• освобождению работников от рутинной работы за
счет ее автоматизации;
• обеспечению достоверности информации;
• замене бумажных носителей данных на магнитные
и оптические, что приводит к более рациональной организации переработки
информации на компьютере и снижению объемов бумажных документов;
• уменьшению затрат на производство продуктов и
услуг.
Список используемой литературы
1.
Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. - М.:
ДИАЛОГ - МИФИ, 2002. - 224с.
.
Маклаков С.В. BPWin и ERWin. CASE - средства разработки информационных систем.
- М.: ДИАЛОГ - МИФИ, 1992. - 256с.
.
Сайт case-web "Информационные системы".