Нравственное воспитание детей через ролевую игру
Тема 6.
Проектирование технологии управленческих процессов.
Суть управления
В самом широком смысле управление представляет собой
целенаправленное воздействие на определенный объект с целью стабилизации или
изменения его состояния таким образом, чтобы достичь поставленной цели.
Необходимость в управлении возникла с развитием специализации производства,
увеличения его масштабов. Оно позволяет упорядочить и согласовать деятельность
многих людей, занятых в производстве.
Управление – это труд людей, направленный на организацию и
координацию деятельности трудовых коллективов и отдельных работников в процессе
производства продукции, оказания услуг. Оно связано прежде всего с организацией
совместной деятельности людей, с налаживанием согласованных действий в рамках
предприятия, с регулированием отношений между личностью и предприятием.
Цель управления заключается в эффективном использовании
рабочей силы и ограниченных ресурсов для достижения желаемого и возможного
состояния производства. При управлении всегда возникают вопросы: что, кому,
где, когда, сколько, из чего? Число таких вопросов все время растет. Растет и
плата за ошибку.
Управление предприятием призвано решать две основных задачи:
Поддерживать нормальный ход производства, обеспечивать его
цикличность и стабильность;
Обеспечивать развитие производства, совершенствование
продукции, введение технических и технологических новшеств.
Управление предполагает наличие знаний и данных о состоянии
производства. Оно представляет собой совокупность информационных процессов и
воздействий на поведение персонала предприятия, порядок выполнения которых
регламентируется определенными правилами и инструкциями. На основе анализа
информации вырабатываются управленческие решения о переводе производства в
новое, заранее определенное состояние.
Суть управления заключается в следующем:
Сбор, хранение, обработка и передача информации.
Разработка и принятие управленческих решений.
Выработка управляющих воздействий и выдача их объекту
управления.
Контроль исполнения принятых решений.
Это можно представить следующей формулой:
У = И + Р + В + К.
Управление равно: информация плюс решение, плюс воздействие,
плюс контроль.
Труд управленцев заключается в том, чтобы собирать, хранить
и обрабатывать информацию; вырабатывать и принимать управленческие решения;
выдавать воздействия на объект управления; контролировать исполнение
управленческих решений.
При рассмотрении понятия управления можно выделить три
основных аспекта: содержание, организация и технология управления.
1. Содержание управления заключается в выявлении и
разработке основных закономерностей управления, его принципов, методов и путей,
позволяющих наилучшим образом достигать поставленных целей.
Содержание управления зависит от целей, задач и конкретных
особенностей производства. От принятой технологии производства. От взаимосвязей
производственных подразделений. От характера основных и оборотных фондов. От
рабочей силы и всей системы производственных отношений.
2. Организация управления характеризуется построением
рациональной системы управления путем выделения взаимосвязанных уровней,
функций и стадий управления.
Разрабатывается иерархическая структура органов управления,
которые специализируются на выполнении определенных управленческих функций и
наделяются правами и полномочиями для их выполнения.
3. Технология управления представляет процесс, который
включает процедуры и действия, связанные с выполнением основных управленческих
операций.
Технологические процедуры управления можно разделить на
формализуемые, которые можно выполнять по установленным правилам (алгоритмам)
на компьютере, и на творческие, которые выполняются людьми (управленцами).
Увязка всех элементов технологии управления обеспечивается с помощью
автоматизированной системы управления.
Все три аспекта управления должны комплексно использоваться
в зависимости от конкретных особенностей управления.
У зарубежных авторов управление – создание и
поддержание такой внешней среды, в которой люди, действующие совместно
побуждаются работать производственно и эффективно в направлении и достижении
групповых целей.
Возможны лишь два вида управления:
- неавтоматизированные;
- автоматизированные.
Для уточнения понятия сущности автоматизированного управления
социальными системами необходимо рассмотреть само социальное управление,
которое называется организационным.
Организационное управление имеет два значения:
- функциональное
- структурное
«Организация-функция» - деятельность по упорядочению,
налаживанию, устройству, приведения в систему и создание взаимодействия
каких-либо частей целого.
«Организация-структура» - это какое-либо объединение,
построение, учреждение, взаимное расположение и взаимосвязь каких-либо частей
целого.
Таким образом, организация – это есть устранение хаоса,
установление определенного порядка, а также и результат этой деятельности, т.е.
установленный порядок.
P.S.: В первом значении организация подразумевает правильное
функционирование системы, а во втором – правильная структура, строение системы.
Организационное управление имеет следующие признаки:
1.И в управляющей системе (Субъект управления) и в управляемой
системе (Объект управления) главнейшими элементами являются люди.
2.Целенаправленность. Организационное управление - это
целенаправленное воздействие одной социальной группы на другую.
Поэтому, управленческая деятельность в современных условиях
оказалось разделенной на две части:
1. производство информации;
2. использование информации.
Функции субъектов организационного управления:
планирование; организация; работа с кадрами; оперативное руководство;
координирование; контроль.
Основные компоненты Системы Организационного Управления
Корпоративный информационный портал, как система
хранения регламентов управления
Системы управления деятельностью во времени:
управление проектами, процессами (workflow), персональный планировщик
Системы управлениям данными о персонале и их связь с
системой организационного моделирования
Системы поддержки управления человеческими ресурсами
(HRM)
Процесс управления - это совокупность отдельных видов
деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и
развития организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними
целей.
Процесс управления решает две задачи:
тактическая заключается в поддержании устойчивости,
гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта
управления;
стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование,
перевод в качественно и количественно иное состояние.
Процесс характеризуется непрерывностью, циклической
повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля
информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения),
неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих
действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.
Управленческий процесс объединяет в себе такие моменты как
управленческий труд, его предмет и средства, и реализуется в определенном
продукте.
Предметом труда в управлении являются документы управления,
получивший такое название в отличии от других документов, не связанных с вообще
с процессом управления. Основным носителем информации в системе управления
служит в настоящее время документ. С их помощью осуществляется взаимосвязь
между структурными подразделениями организации.
Преобразованная информация приобретает самостоятельное
существование и может накапливаться, что приводит к усложнению процесса
управления, усилению господства прошлых решений над текущими. Последнее,
правда, в определенней степени полезно, так как порождает организационный
порядок, обеспечивающий автоматическое срабатывание управленческих механизмов и
выполнение соответствующих действий без специальных распоряжений. Однако он
ограничен, так как не в состоянии подчинить и координировать все
организационные элементы.
Средствами управленческого труда является все то, что
способствует осуществлению операций с информацией - от компьютеров, телефонов
до авторучки и бумаги. При этом выделяют: средства составления документов
(принтеры, диктофоны и пр.); средства обработки и оформления документов
(штемпели, резаки, дыроколы); средства группировки и хранения документов
(папки, скоросшиватели, картотеки); средства выполнения вычислительных
операций; средства оперативной связи; мебель.
Управленческая операция - это часть управленческой
процедуры, выполняемая руководителем, специалистом или техническим исполнителем
аппарата управления с применением или без применения технических средств
управления для выработки, обоснования или принятия управленческих решений. [1]
Управленческая операция - это часть управленческой
процедуры, выполняемая руководителем, специалистом или служащим организации с
применением или без применения технических средств управления с целью
выработки, обоснования или принятия управленческого решения. [2]
Управленческие операции ( законченные действия) и процедуры
( системы операций, направленных на решение каких-либо управленческих задач)
подразделяются обычно на творческие, логические и технические. [3]
Управленческая операция - это часть управленческой
процедуры, выполняемая руководителем, специалистом или служащим организации с
применением или без применения технических средств управления с целью
выработки, обоснования или принятия управленческого решения. [4]
Автоматизация управленческих операций на основе ЭВМ создает
предпосылки для разработки альтернативных вариантов решений и нахождения
наиболее результативных направлений повышения эффективности производства. [5]
Графические модели
процессов управления
Блок-схемы.
Блок-схема — распространенный тип схем (графических
моделей), описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги
изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой линиями.
Оперограммы (координатные и символические).
ОПЕРОГРАММА - Организационный документ, регламентирующий
процесс обработки входящих или исходящих документов; таблица, строки которой
предназначены для осуществляемых операций учета, регистрации, согласования и
т.п., а колонки - для ответственных исполнителей.(Управление организацией:
Энциклопедический словарь.-М., 2001)
Органиграммы.
Без построения органиграмм невозможно подробно изучить функционирование
организационной структуры управления даже мелкого предприятия, так как удержать
в памяти (т.е. без отображения на бумаге или экране монитора компьютера) все
проявления ОСУ (т.е. различные свойства и характеристики оргструктуры) способны
лишь единицы. Такими проявлениям в практике современного менеджмента являются:
[…, 127 с.] (Менеджмент организации. Учебное пособие. Румянцева З.П., Саломатин
Н.А. и др. – М.: ИНФРА-М, 1999. – 415 с.)
-
структурные элементы и подразделения предприятия;
-
порядок их расположения по вертикали и по горизонтали, а также типы
взаимосвязей между ними;
-
различные данные о сотрудниках предприятия;
-
структура распределения полномочий и ответственности между сотрудниками
организации (структура децентрализации предприятия);
-
порядок выполнения каких-либо операций для реализации конкретных функций
и т.п.
Использование органиграмм получило большое распространение в менеджменте.
Практически все отечественные и зарубежные авторы трудов по управлению
использовали органиграммы для изображения организационных структур управления,
не давая подробного описания технике, которой при этом пользовались. Способы
отражения различных проявлений оргструктур с помощью органиграмм должны быть подробно
описаны и систематизированы для того, чтобы их можно было использовать
целенаправленным образом для отображения именно того, что необходимо в каждом
конкретном случае.
Традиционные (или классические) органиграммы наиболее часто используются
в отечественной и зарубежной литературе по менеджменту (рис. 1). В качестве
основы, для изображения проявлений организационных структур управления в виде
схем, удобнее всего использовать традиционные органиграммы, потому что у
менеджеров, как правило, уже есть опыт их построения.
Рис. 1. Изображение фрагмента организационной структуры управления
с помощью классической органиграммы
Классические органиграммы
отображают иерархическое строение организации (пирамида или матрица), основные
связи между линейными руководителями и подчиненными им структурами и
функциональные связи между штабными подструктурами (штабами) и линейными
руководителями, с которыми они сотрудничают.
Как правило, при их построении не
используются дополнительные специальные средства, например, для отображения
видов связей между структурными единицами, уровня децентрализации организации и
пр.
Классические органиграммы
используют для решения следующих задач:
-
общее визуальное ознакомление с организационной структурой управления
предприятием;
-
поверхностная оценка соблюдения классических правил, нашедших отражения
во многих трудах по менеджменту построения оргструктуры предприятия, таких как:
-
единоначалие (за исключением проектных организационных структур);
-
целостность скалярной цепи;
-
соответствие логике функционирования организации (недопущение включения
различных структурных единиц в «чужие» структурные подразделения (например,
отнесение кассира к департаменту по работе с персоналом, в то время, как он
может быть только сотрудником бухгалтерии) без веских на то оснований);
-
сравнительный анализ организационной структуры данного предприятия с
оргструктурой другого, функционирующего в схожих условиях;
-
использование в качестве основы для проектирования новой, более
эффективной, по мнению экспертов или руководства предприятия, организационной
структуры управления.
Для того чтобы определить, кто занимает тот или иной пост, в классическую
органиграмму необходимо добавить список фамилий и инициалов, соответствующих
изучаемым должностям лиц (рис. 2).
Рис. 2. Изображение фрагмента организационной структуры управления
с помощью классической органиграммы с добавлением данных о лицах, занимающих
ряд руководящих постов.
При составлении такой органиграммы, не имеет смысла переписывать всех
сотрудников организации. Для наибольшего удобства восприятия схемы,
рекомендуется отмечать только тех работников организации, кто является
сотрудниками изучаемой части организационной структуры или представителями
высшего руководства. Включение данных о распределении руководящих постов между
сотрудниками фирмы позволяет:
-
оценить и наиболее успешно распределить имеющиеся вакансии среди
сотрудников предприятия;
-
вовремя заметить возникшую потребность в новом персонале или избыток
существующего;
-
при внезапно возникшей критической ситуации (например, внезапный уход по
каким-то причинам одного из менеджеров высшего звена) оперативное разрешение
проблемы нехватки квалифицированного персонала (в приведенном примере может
быть создан временный комитет, состоящий из заместителей ушедшего начальника,
обладающий достаточными правами и компетенцией для его замены). […, 134 с.]
(Менеджмент организации. Учебное пособие. Румянцева З.П., Саломатин Н.А. и др.
– М.: ИНФРА-М, 1999. – 415 с.)
Когда требуется отобразить информационные связи, имеющиеся между
различными структурными элементами организационной структуры, то их нужно
включить в классическую органиграмму (рис. 3).
Рис. 3. Изображение фрагмента организационной структуры управления с помощью
классической органиграммы с добавлением информационных связей между различными
структурными единицами и подразделениями.
Степень детализации такой схемы может различаться в зависимости от целей
исследования. В данном случае приведена схема системы информационных связей на
уровне топ менеджеров и штабных подразделений организации. Причем, не выделены
отдельно прямые и обратные линейные и функциональные связи. Тем не менее,
иногда это бывает необходимо, так как на практике подчиненный может получать
прямые указания от одного руководителя, а отчитываться об их выполнении перед
другим вышестоящим менеджером, т.е. прямые и обратные связи, в описываемом
случае, не совпадают. В подобной ситуации необходимо более детально отобразить
систему информационных связей, имеющих место на предприятии.
Классические органиграммы с добавлением информационных связей применяют
для:
-
изучения и оценки системы информационных связей, как внутри, так и вне
предприятия;
-
корректировки, проектирования и внедрения новой системы информационных
связей в организации.
При необходимости, можно совместить включение в классическую органиграмму
системы информационных связей с поименным списком лиц занимающих те или иные
посты на фирме. Это позволит отслеживать и регулировать информационные связи,
существующие между конкретными людьми.
Для отображения функций различных подразделений и структурных единиц,
выполняющихся для достижения тех или иных целей организации, использование
классической органиграммы не целесообразно, т.к. она будет слишком громоздкой и
сложной для изучения. В данном случае рекомендуется применять
функционально-целевую органиграмму.
Функционально-целевая органиграмма – отражает систему функций,
распределенных между сотрудниками организации и служащих для выполнения тех или
иных задач (рис. 4).
Приведенная схема отражает укрупненную систему функций, выполнение
которых позволяет реализовывать задачу приема непрерывного потока заказов от
клиентов на выполнение производственным подразделением тех или иных работ. Так
как в органиграмме отражены структурные единицы, то имеется возможность
добавления информационных связей между ними, что позволит оценить эффективность
использования тех или иных информационных каналов. Для этого следует отобразить
информационные связи на данной органиграмме по аналогии с классической.
Рис. 4. Изображение реализации приема заказов от клиентов и передачи их в
производство с помощью функционально-целевой органиграммы.
Функционально-целевая
органиграмма позволяет определить наличие так называемых узких мест в
производственных процессах организации и наметить наиболее эффективные пути их
разрешения. Например, схема выполнения задачи приема заказов от клиентов и
передачи их в производство, изображенная на рис. 4., может быть улучшена за
счет того, что пакет заказов в производственное подразделение будет вместо
Коммерческого директора передавать Руководитель отдела заказов, т.к. он уже
имеет полный комплект заказов, а Коммерческий директор выполняет, в принципе,
лишние действия. Но, прежде чем принимать подобное решение, необходимо
учитывать влияние всех факторов на существующую систему работы. Например,
Коммерческий директор может объединять пакет заказов с какой-либо другой
информацией для производственного подразделения, или, обрабатывая его,
передавать необходимую информацию вышестоящему руководству или в другое
подразделение. В подобном случае, данная схема реализации задачи по передаче
пакета заказов в производственное подразделение является наиболее оптимальной.
Органиграмма синергии ‑ отражает взаимодействие
систем целеполагания различных структурных элементов (или при необходимости
структурных подразделений) между собой и со всей организацией в целом.
Ее можно использовать для отражения
взаимодействия различных структурных единиц организации между собой (т.е.
функционально-целевая органиграмма является частным случаем органиграммы
синергии) и оценки уровня синергии на предприятии, что является незаменимым
инструментом при координации системы целеполагания предприятия в целом, и
деятельности его отдельных структурных единиц в частности.
Описанные способы изображения
организационных структур управления с помощью органиграмм могут объединяться в
различные сочетания и с успехом использоваться, как для изучения уже
существующих организационных структур управления, так и для разработки новых,
более совершенных.