Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)

Вид работы:

Дипломная (ВКР)
Предмет:

Педагогика
Язык:

Русский
,
Формат файла:
MS Word

140,68 Кб
Опубликовано:

2012-07-23

Скачать дипломную работу Читать текст online Заказать дипломную
*Помощь в написании! Посмотреть все дипломные работы

Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.

Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

.2 Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России

.3 Законодательное и нормативно-правовое регулирование делопроизводства

.4 Организационно-распорядительные документы, их составление и оформление

ГЛАВА 2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

.1 ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб: задачи, функции и структура

.2 Ведение документации общеобразовательного учреждения

.3 Разработка инструкции по делопроизводству ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

ГЛАВА 3. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОУ ГИМНАЗИЯ №227 ФРУНЗЕНСКОГО РАЙОНА СПБ

.1 Основные направления совершенствования делопроизводства в ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб.

.2 Эффективность внесенных предложений

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Недостаточная изученность проблем ДОУ образованием значительно снижает эффективность управленческой деятельности в сфере образования, замедляя тем самым процессы модернизации образования, повышения его качества и, в целом, отрицательно сказывается на успешной реализации национального проекта «Образование».

Объективная необходимость предпринятого исследования вызвана значительным увеличением объема документной информации, циркулирующей в обществе, в том числе и в общеобразовательных учреждениях, и недостаточно отлаженной системой работы с ней.

Эффективное ДОУ общеобразовательного учреждения предоставит оперативную возможность заинтересованным лицам получить необходимую информацию о системе образования: порядке и условиях сдачи единого государственного экзамена, содержании программ подготовки, соответствующих определенному уровню образования, условиях его достижения учащимся и т.п.

Анализ управленческой информации в сфере образования позволяет определить и оптимизировать механизмы сбора, экспертизы и отбора информации, подготовки документов, необходимых для решения поставленных задач, количественные и качественные критерии оценки документации и информации. Оптимизация процессов делопроизводства позволяет корректировать организационную структуру общеобразовательного учреждения, и тем самым обеспечить максимальную эффективность его деятельности, достигнуть нового качественного уровня, отвечающего международным стандартам.

Цель исследования - изучить организацию делопроизводства в государственном общеобразовательном учреждении и определить методы совершенствования системы делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

ü Рассмотреть основные понятия документационного обеспечения управления.

ü Изучить возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России.

ü Рассмотреть законодательное и нормативно-правовое регулирование делопроизводства.

ü Изучить организационно-распорядительные документы, их составление и оформление.

ü Определить задачи, функции и структуру ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб.

ü Проанализировать ведение документации общеобразовательного учреждения.

ü Разработать инструкцию по делопроизводству ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб.

ü Определить основные направления совершенствования делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб.

ü Определить эффективность внесенных предложений.

Объект исследования - организация делопроизводства в государственном общеобразовательном учреждении.

Предмет исследования - современное состояние и оптимизация документационного обеспечения управления ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб.

Обзор литературы по теме дипломной работы. Вопросы, имеющие отношение к данной проблеме, освещены в ряде работ, которые можно условно разделить на два направления.

Первое направление представлено трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Это работы Митяева К.Г., Лившица Я.З., Цикулина В.А., Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Ларина М.В., Мингалева В.С., Магидова В.М., Пшенко А.В., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Кузнецова С.Л. и др.). Вопросам документационного обеспечения управления посвящены труды Ларькова Н.С., Стенюков М.В., Рогожина М.Ю. и других авторов. Информационная составляющая документирования процесса принятия управленческих решений раскрывается в работах Кукора Б.Л., Нестерова В.П. Роли информационных технологий в процессах управления посвящены работы Атаманчука Г.В., Багриновского К.А., Титоренко Г.А.

Второе направление исследований представлено работами по проблемам управления образованием в целом, в том числе и по вопросам документационного и информационного обеспечения управления образованием Российской Федерации. Теоретические предпосылки управления образовательными системами в условиях их реформирования рассматривает Ефремов А.В. Балыхин Г.А. раскрывает экономические методы управления образованием.

Такие исследователи как Агранович М.Л., Полетаев А.В. и Фатеева А.В. рассматривают вопросы состава и сбора информации, подготовки документов по разработке макетов для ежегодных публичных докладов о состоянии и результатах деятельности системы образования на федеральном, региональном и субрегиональном уровнях, и отчетов общеобразовательных учреждений.

Методологическая основа исследования. В процессе исследования необходимо руководствоваться комплексной методологией. Методологической основой исследования послужили научные принципы объективности и системного подхода, принцип историзма.

Практический материал исследования. Основой для практической части исследования послужила система документооборота ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб.

Теоретическая и практическая значимость исследования. Данное исследование позволяет углубить теоретические представления в области изучения проблем ДОУ в общеобразовательных учреждениях, которые могут быть использованы в управленческой практике при организации процесса документационного обеспечения управления и информационной безопасности.

Результаты исследования могут использоваться в деятельности общеобразовательных учреждений при разработке программ повышения эффективности документационного обеспечения управления.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

Несмотря на то, что в XXI веке все чаще используются понятия: «информатизация», «информационные технологии» и т.д., не следует забывать, что наиболее значимая часть информации фиксируется на носителях - документируется. Документ появился именно как способ фиксации управленческой информации для ее передачи в пространстве и во времени с целью обеспечения эффективного функционирования систем управления. При этом «все технологии документирования, документационного обеспечения управления (ДОУ) изначально были и есть информационные технологии, так как в их основе лежит закрепление, форматирование, удостоверение, передача, обработка и сохранение информации».

«Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием».

Рассмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ - всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Документ - это:

1. «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве;

2. материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве».

Документ - «материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

ü «документ» - материальный объект,

ü «документ» - носитель информации,

ü «документ» - документированная информация.

В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Это подчеркнуто и в Федеральном законе «Об информации, информатизации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006года № 149 -ФЗ. (ст.2.п.11): «Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.

Делопроизводство состоит из документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов, закрепленных законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

С разработкой документов и с ДОУ в целом связано еще ряд понятий:

Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.

Инструкция по делопроизводству - «документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов, и порядок работы с ними на предприятии».

Информация - «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»..

Классификация документов - «деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия».

Организационно-распорядительные документы (ОРД) - документы, «в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Служба делопроизводства - «секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами».

Стандартизация - возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов.

Текст документа - «информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть».

Унификация - уменьшение типов и видов изделий одинакового функционального назначения.

В сферу ДОУ включаются следующие виды работ с документами:

ü прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

ü прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

ü контроль над правильностью оформления документов;

ü распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения,

ü ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

ü учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;

ü сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

ü «директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты,

ü инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

ü организационно - распорядительная документация;

ü документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников,

ü заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

ü деловая переписка;

ü финансовая документация»

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.

В управленческой деятельности используются, главным образом, текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.

Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.

В делопроизводстве различают административное или общее делопроизводство и специальное делопроизводство.

К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений.

Входящие в систему ОРД документы условно подразделяются на три группы:

ü организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

ü распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);

ü справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни).

К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).

По происхождению документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреждений или представляющих их должностных лиц, а личные - от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).

По «количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые и сложные».

По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:

ü по срокам исполнения - на срочные и несрочные;

ü по срокам хранения - постоянного (вечного) хранения;

ü временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).

По степени подлинности документы подразделяют :

ü на черновики (предварительная редакция документа);

ü на подлинники (документ в окончательной редакции);

ü на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех реквизитов подлинника).

По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

В последние годы большое внимание уделяется вопросам «защиты информации, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой в делопроизводстве ЭВМ»

Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

1.2 Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России

Современные канцелярии, секретариаты, общие отделы, управления делами прошли довольно долгий путь в своем развитии. Более того, регламентация организации в этих структурных подразделениях делопроизводства со стороны государства имеет также давние традиции.

До конца XV в. единая система делопроизводства в Древнерусском государстве не была востребована самой системой управления. Функцию управления выполняли отдельные должностные лица либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. Но «в целом культура написания документов существовала (Договора с Византией 911 и 945 гг.)».

Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России можно рассматривать в контексте этапов исторического развития от Древнерусского государства до наших дней.

Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х - XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI - XV вв.)

Дошедшие до наших дней письменные документы свидетельствуют, что в период формирования и расцвета Древнерусское государство имело свою письменность, которая использовалась «для документирования частной жизни (например, письма новгородцев на бересте), правовых отношений, охраны собственности (жалованные, вкладные грамоты)».

В период феодальной раздробленности (ХШ - XV вв.) развитие феодальных отношений фиксируется в частноправовых актах (купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закрепляются в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права - судные грамоты. Управленческие решения подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. В процессе судебной деятельности составлялись: судные списки, правовые грамоты, бессудные грамоты, мировые.

Всю работу с официальными документами осуществляли специальные должностные лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками.

Документы писали на пергаменте. Это был дорогостоящий материал. Его изготовляли из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских городов и Греции. Утративший ценность и значение текст счищали и использовали лист пергамента заново.

Этот период характеризуется накоплениям традиций в области составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения - подписи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа - черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил и приемов работы с документами пока еще нельзя. Накопление традиций и обычаев в работе с официальными документами «вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псалмовщиков и дьяков. С XIV в. термин «дьяк» закрепился за лицами, ведущими делопроизводство».

Приказное делопроизводство (XVI - XVII вв.)

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: «высший законодательный орган - Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и др.)».

Период с XVI - XVII вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений - приказов.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15 - 17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их «склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длин около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «состав». Столбцы использовались и для формирования документов дела».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради, тем не менее, основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI - XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов: грамоты, указы и приговоры Боярской думы, памяти, отписки, челобитные. Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов. В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

В результате активной преобразовательной деятельности Петра 1 в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы..

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент», утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I.

Регламент определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся - контроль над их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а) также печать коллегии.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Генеральный регламент установил сроки исполнения документов.

«Губернская реформа 1775 г. ликвидировала коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел)», а их функции были переданы местным учреждениям, где в основном сохранились структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами.

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов: рапорты и доношения предложения и сообщения, протоколы, рескрипты, реляции, ордера, предписания, штаты, табеля, списки, ведомости. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер».

Введение листовой формы документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты - регистрационные номера: входящий и исходящий.

Делопроизводство в учреждениях России XIX - начала ХХ вв.

(министерское делопроизводство)

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства - министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями - министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений. Министерское начало окончательно утвердилось с изданием 28 января 1811г. «Общего учреждения министерств». Основой организации деятельности министерств стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX - начала XX вв. называют министерским.

Порядок работы с документами назван в законе от 25 июня 1811 г. «Общего учреждения министерств» - «образ производства дел». Он включал пять составных частей: порядок вступления дел; движение их, или собственно так называемое производство; отправление дел; ревизию; отчеты.

Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Ревизия означала контроль над исполнением. Завершалось «производство дел» по «Общему учреждению» составлением отчетов. «Общим учреждением министерств» установлены единые принципы ведения делопроизводства во всех центральных учреждениях России. Специфика каждого из них нашла отражение в «частных учреждениях».

В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию. В законе «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил, его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму». В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов».

Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Наиболее четко направления рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве, изданном в 1911 г.

Государственное делопроизводство в советскую эпоху

Для первых лет советской власти характерна законодательная, регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.

Несмотря на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства.

Развитие научной организации управленческого труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ). В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся.

Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства.

В июне 1941 г Межотраслевом совещании по оргтехнике был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводств на научной основе. Реализовать эту программу помешала война. В 40-е годы методическое руководство и контроль над организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло в начале 60-х гг.

Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса».

Но это не умаляет достижений отечественной науки в области управления. В июне 1960г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и административно-управленческого аппарата.

В 1966г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). «В 1988г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации».

Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТЫ). Первые ГОСТЫ на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38 - 72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39 - 72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр - образец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38 - 90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правило их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487 - 70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

В основу разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 - 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4 - 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Требования к потребительским форматам бумаги установлены (ГОСТ 9327-60).

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.

В комплексе стандартов «Информационная технология» регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.).

В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Требования защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001, и др.).

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-97 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. N 273) (с изменениями от 21 января 2000 г.)

ГОСТ Р 6.30 - 2003 г. введен в действие 1 июля 2003 года взамен прежнего от 1997 (с изменениями от 2000). Практически он повторяет прежний, за исключением раздела 5. Он несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов. Разделом 2 устанавливается измененный состав реквизитов документа - теперь их 30 (а было 29 - один убрали, два добавили).

Исключен один реквизит - гриф ограничения доступа к документу, но добавлены два новых: основной государственный регистрационный номер (ОГРН, реквизит 05) и ИНН/КПП (реквизит 06). Из содержания раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «подпись документа» и «дата документа» сохранены.

Изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ». Кроме того, исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

Новый ГОСТ уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Требования нового стандарта являются рекомендуемыми и распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

В период ХШ - XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.

В период приказного делопроизводства (XVI - XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) - появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

В период министерского делопроизводства (XIX - начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.

Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации.

1.3 Законодательное и нормативно-правовое регулирование делопроизводства

Большинство видов деятельности в экономике и обществе является регулируемыми. Область делопроизводства также регулируется на государственном уровне. Содержание государственного регулирования определяется нормативными правовыми актами, принимаемыми на всех уровнях законодательной и исполнительной власти. Форма государственного регулирования определяется действующими механизмами доведения обязательных требований, контроля над их исполнением и применения санкций к нарушителям.

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации (см. Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

В Российской Федерации так же разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере - стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

ü национальные стандарты;

ü правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

ü общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

ü стандарты организаций.

«В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами». Организация работы с документами является неотъемлемой частью управления деятельностью любой организации, поскольку документы содержат в себе свидетельство выполнения всех ее деловых операций. Хорошо налаженная работа с документами является фундаментом управления.

Рассмотрим некоторые законодательные акты РФ, в которых регулируется сфера документации и информации. Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что «коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.»

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ хождения их исполнительных органов. Общества отвечают упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации <#"563271.files/image001.gif">

Рис. Структура ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

Входящие документы поступают в учреждение курьером из Администрации Фрунзенского района, Отдела образования и ГУ «Централизованная бухгалтерия администрации Фрунзенского района». В основном это распоряжения, приказы, письма различного содержания (информационные, рекомендательные т.п.).

В связи с развитием технических средств, документы в гимназию поступают с помощью телефона, факсимильной связи, электронной почты.

Все входящие документы регистрируются в секретариате, расписываются директором учреждения руководителям подразделений для исполнения. Соблюдение сроков исполнения контролируется секретарем директора, заместителями директора и лично директором. Отчеты по результатам работы по документу руководители подразделений так же возвращает через секретаря директора.

Секретарь директора выполняет все функции по учебному делопроизводству, кадровому делопроизводству, оформляет организационно-распорядительные документы, работает с информационно-справочными документами, архивом.

В государственных общеобразовательных учреждениях если должность секретаря директора занимает специалист с высшим образованием, то специальность тарифицируется как документовед, но при этом должностные обязанности остаются секретаря.

Таки образом, можно сделать следующие выводы:

Полное наименование образовательного учреждения, согласно Уставу, утвержденному приказом Комитета по образованию от 17 мая 2003 года: «Государственное общеобразовательное учреждение гимназия №227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга», сокращенное: «ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга». Структура учреждения составлена, исходя из положения о структурных подразделениях.

Основными задачами Образовательного учреждения являются: формирование общей культуры личности обучающихся; создание основы для осознанного выбора и последующего освоения профессиональных общеобразовательных программ; воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни.

Основные функции учреждения: образовательное учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможность удовлетворения потребности обучающегося в самообразовании и получении дополнительного образования.

2.2 Ведение документации общеобразовательного учреждения

Ведение школьной документации ведется в соответствии с инструкцией «О ведении школьной документации». Согласно инструкции в общеобразовательном учреждении ведется следующая документация:

ü Статистические отчеты:

· Отчет начальной, девятилетней и средней школы на начало учебного года,

· Отчет об успеваемости учащихся и т.д;

ü Учебно-педагогическая документация:

· Алфавитная книга записи учащихся;

· Личные дела учащихся;

· Классные журналы;

· Журналы факультативных занятий;

· Журналы групп продленного дня;

· Книга учета бланков и выдачи аттестатов о девятилетнем образовании;

· Книги учета золотых и серебряных медалей

· Книги протоколов педагогического совета школы;

· Книги приказов;

· Книги учета личного состава педагогических работников;

· Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также начальником отдела образования администрации района или инспектором, присутствующими при передаче.

Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы экзаменов за курс девятилетней, средней школы, ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок) хранятся в школе пять лет. Тексты письменных экзаменационных работ учащихся хранятся один год.

В алфавитную книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.

Выбытие учащегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия: в алфавитную книгу заносятся номер и дата приказа и указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвр.» записывается в графе «Дата поступления в школу».

При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.

Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).

В личное дело учащегося заносятся: общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (например, золотая медаль). В период обучения учащегося в X - XI классах аттестат о девятилетнем образовании находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы.

Личные дела учащихся в I - IV классах ведутся учителями, в V - XI - классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, N К/5 - означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под N 5).

При выбытии учащегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

Классный журнал является государственным документом, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя. Устанавливаются два вида классных журналов - для I - IV и V - XI классов.

Классный журнал рассчитан на учебный год. Журналы параллельных классов нумеруются литерами. Например, «I-A класс», «I-б класс», «V-а класс», «V-б класс», «V-в класс».

Заместитель директора по учебно-воспитательной работе (завуч школы) дает указания классным руководителям о распределении страниц журнала, отведенных на текущий учет успеваемости и посещаемости учащихся на год, в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет.

Учитель, проверяя и оценивая знания учащихся, выставляет оценки в журнал, а также обязательно отмечает посещаемость школьников. На правой странице журнала записывает тему, изучавшуюся на уроке, и задание на дом. На левой - ставит дату урока, отмечает отсутствующих на уроке буквой «н» (не был). По проведенным практическим и лабораторным работам, экскурсиям, контрольным письменным работам точно указывается их тема и количество затраченных часов.

Журналы хранятся в учреждении пять лет, затем из журнала вынимаются последние страницы, на которых занесены оценки успеваемости учащихся за год, все страницы сшиваются, оформляется опись и сдаются в архив на постоянное хранение.

Журнал факультативных занятий является основным документом учета работы факультативных групп и ведется в средних общеобразовательных школах по каждому факультативу отдельно. Требования к ведению записей в журнале факультативных занятий аналогичны требованиям, предъявляемым к порядку ведения их в классном журнале.

Журнал группы продленного дня ведется во всех школах, имеющих группы продленного дня. Журнал группы продленного дня рассчитан на учебный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя и руководителя кружка. Воспитатель обязан ежедневно отмечать не явившихся в группу или опоздавших воспитанников.

Директор школы и заместитель директора по учебно-воспитательной работе систематически проверяют правильность ведения журналов.

В книге учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов о среднем образовании с указанием их номеров обычного образца и аттестатов о среднем образовании особого образца для лиц, окончивших школу с золотой медалью. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в отдел образования администрации района. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается начальник отдела образования или инспектор школ. Основанием для выдачи аттестатов о среднем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.

Во второй части книги в соответствии с ее формой записываются сведения об окончивших среднюю школу. Год выпуска учащихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств учащихся данного выпуска.

В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате, оценка по поведению; записываются сведения о награждении медалью или похвальной грамотой; указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестата (основанием этого является протокол педагогического совета); ставится роспись в получении аттестата о среднем образовании.

Получивший аттестат особого образца должен сделать следующую запись: «Аттестат особого образца получил(а) (фамилия, имя, число, месяц, год)».

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ и печатью учреждения. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Документооборот внутри учреждения осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной руководителем учреждения 01.09.2005г.

Для подготовки документов используются современные технические средства: компьютеры, сканеры, ксероксы, факсы. Документооборот с профильными комитетами осуществляется с помощью системы электронного документооборота «Бюджет 2008» и автоматизированной информационной системы государственного заказа Санкт-Петербурга (АИСГЗ).

Школьная документация ведется в соответствие с Инструкцией от 27 декабря 1974г. №167 «О ведении школьной документации». Этот документ устарел исторически. Вся учебно-педагогическая документация ведется рукописно, что занимает значительную часть рабочего времени секретаря, заместителей директора по учебной части и учителей. Руководство Гимназии №227 планирует установить систему электронных журналов в 2008-2009 учебном году. Но эта система не отменит ведение традиционных классных журналов.

В связи с возросшим документооборотом, одному сотруднику канцелярии сложно справится с потоком документов, поэтому целесообразно введение в штат делопроизводителя, который возьмет на себя часть канцелярской работы.

2.3 Разработка инструкции по делопроизводству ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

делопроизводство общеобразовательный нормативный инструкция

Принятый в марте 2007 года национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. «В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)».

В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов государственные организации обязаны иметь инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. При всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение, и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Однако бывают случаи, когда инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.

Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль над исполнением и хранением документов.

Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Начиная работу над инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Самый худший вариант, когда Инструкция пишется «для галочки» и ее положения носят формальный характер. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения.

Работа над инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

· сбор и анализ материала.

· разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение.

· внедрение инструкции в организации.

Подготовительный этап

«Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»».

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:

· структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

· структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);

· функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

· функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));

· функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

· состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;

· организация работы по приему и отправке документов;

· система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);

· организация контроля над исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);

· система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);

· организация работы исполнителей с документами;

· порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

· организация работы по отправке и получению документов по факсу;

· порядок использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с документами - это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

· компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

· виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);

· виды бланков документов, используемых в организации;

· порядок согласования (визирования) документов;

· порядок подписания документов;

· виды документов, утверждаемых руководителем;

· виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

· место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;

· места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;

· регистрируемые и нерегистрируемые документы;

· организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

Структура инструкции по делопроизводству

Количество и наименования разделов инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел «Оформление документов, направляемых за рубеж».

Как правило, основными разделами Инструкции являются «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся:

· назначение и цели инструкции;

· нормативная база инструкции;

· виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

· общие принципы работы с документами;

· нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

· ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль над осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В разделе «Общие положения» также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

· общие требования к документам;

· бланки документов;

· оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

· особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

· правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

· подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

· подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

· подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

· составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

· ведение деловой переписки;

· составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);

· подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:

· организация документооборота;

· прием, обработка и прохождение поступающих документов;

· регистрация и учет поступающих документов;

· организация работы с отправляемыми документами;

· регистрация и прохождение внутренних документов;

· учет объемов документооборота;

· контроль исполнения документов;

· организация работы с обращениями граждан;

· работа исполнителя с документами;

· изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

· использование средств факсимильной связи;

· ксерокопирование и тиражирование документов;

· организация хранения документов;

· составление и ведение номенклатуры дел;

· формирование дел;

· оформление дел;

· оперативное хранение дел;

· передача дел на архивное хранение;

· работа исполнителя с документами;

· изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

· организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

· организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

· копирование и тиражирование документов.

Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами.

Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие - в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

· образцы бланков документов;

· образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

· перечень нерегистрируемых документов;

· перечень утверждаемых документов;

· перечень документов, заверяемых печатью организации;

· формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

· форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ - контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

Вариант разработанной инструкции для ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб см. в Приложении 5.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

· сбор и анализ материала. Является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных;

· разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение. Этап связан с созданием проекта инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением;

· внедрение инструкции в организации. Работа по ознакомлению сотрудников с положениями инструкции, внесением в инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль над соблюдением в организации требований инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Из содержания Главы 2 исследования можно сделать следующие выводы:

внедрение инструкции в организации. Работа по ознакомлению сотрудников с положениями инструкции, внесением в инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль над соблюдением в организации требований инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

ГЛАВА 3. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОУ ГИМНАЗИЯ №227 ФРУНЗЕНСКОГО РАЙОНА СПБ

3.1 Основные направления совершенствования делопроизводства в ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

.Диагностика ДОУ:

ü изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями гимназии;

ü проводится диагностика действующей системы делопроизводства гимназии, включая:

· подготовку и оформление служебных документов;

· обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

· учет и регистрацию документов;

· рассмотрение и согласование документов;

· ведение контроля сроков исполнения документов;

· обеспечение хранения и уничтожения документов;

· анализируется состав документов и принципы их систематизации;

· изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

ü проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в гимназии положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота гимназии;

ü рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы.

. Выявление и идентификация ключевых проблем

В данном исследовании определены следующие проблемы:

. Документооборот внутри учреждения осуществляется в соответствии с несколько устаревшей инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной руководителем учреждения 01.09.2005г.

. Школьная документация ведется в соответствие с Инструкцией от 27 декабря 1974г. №167 «О ведении школьной документации». Этот документ устарел исторически. Вся учебно-педагогическая документация ведется рукописно, что занимает значительную часть рабочего времени секретаря, заместителей директора по учебной части и учителей. Чтобы сократить время на ведение школьных журналов и для удобства родителей контролировать успеваемость своих детей, сейчас в школах внедряют систему электронных журналов успеваемости. Руководство Гимназии №227 планирует установить систему электронных журналов в 2008-2009 учебном году. Но эта система не отменит ведение традиционных классных журналов.

. В связи с возросшим документооборотом, одному сотруднику канцелярии сложно справится с потоком документов, поэтому целесообразно введение в штат делопроизводителя, который возьмет на себя часть канцелярской работы.

. Мероприятия по решению обозначенных проблем

Разработка новой инструкции по делопроизводству является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

ü разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;

ü проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

ü упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

ü образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

ü установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

ü разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

ü создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;

ü ведение методической работы по вопросам документационного обеспечения;

Несмотря на то, что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы.

В условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота.

Такими документами могут быть:

ü регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

ü инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

ü инструкция пользователя АСДЭД и др.

Усовершенствованная система делопроизводства может внедряться либо в целом, либо поэтапно. Чаще представляется целесообразным поэтапное внедрение, дающее возможность экспериментальной проверки предложений и внесения корректив по ходу проведения работ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Методы по совершенствованию системы делопроизводства ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб можно представить в виде рамочного плана, включающего в себя следующие мероприятия: 1. Диагностика ДОУ; 2.Выявление и идентификация ключевых проблем; 3.Мероприятия по решению обозначенных проблем.

3.2 Эффективность внесенных предложений

Для того, что бы определить эффективность предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть:

ü создание базы унифицированных документов;

ü разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

ü создание службы делопроизводства, с численностью, оптимальной для качественного выполнения всего объема работ;

ü установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

ü ведение методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Во-первых, стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций.

Во-вторых, он четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций.

Еще одной важной отличительной особенностью этого стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности.

Для российских пользователей стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 представляет интерес еще и тем, что в нем представлен широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота, например, таких как «метаданные», «конвертирование», «миграция» и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), уже не охватывает терминологию, присущую новому «электронно-цифровому» направлению в ДОУ.

Говоря об электронном документообороте, следует подчеркнуть, что стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т. д.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 на сегодняшний день заполняет собой брешь, образовавшуюся в сфере нормативно-методического обеспечения в области управления документами. Стандарт расставляет точки над «и», т. к. является одним их основных в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Для определения эффективности предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть: разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; установление рационального порядка прохождения и обработки документов; разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации и т.д.

И при разработке (внедрении) и при оценке эффективности проводимых мероприятий целесообразно использовать ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.

Из содержания Главы 3 исследования можно сделать следующие выводы:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ознакомившись в процессе написания работы «Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)», с законодательными актами, учебными пособиями, печатными и Интернет изданиями, изучив практический опыт, можно сделать следующие выводы:

В результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.

Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации <#"563271.files/image002.jpg">

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского
наименование учреждения,
административного района Санкт-Петербурга
организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ	УТВЕРЖДАЮ
	Директор ГОУ Гимназия №227
	(директор; иное должностное лицо,

28.05.2008г. № ___	уполномоченное утверждать должностную инструкцию)

Секретаря государственного образовательного учреждения
		В.А. Седов
	(подпись)	(фамилия, инициалы)
	22.05.2008г.

Должностная инструкция секретаря ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

.Общие положения

.1.Секретарь государственного образовательного учреждения (далее - секретарь) назначается и освобождается от должности директором учреждения. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря учебной части его обязанности могут быть возложены на библиотекаря, лаборанта, секретаря-машинистку. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора учреждения, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

.2.Секретарь должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

.3.Секретарь подчиняется непосредственно директору учреждения.

.4. Секретарь должен знать:

.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

.4.2. Единую государственную систему делопроизводства;

.4.3.Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

.4.4. Структуру предприятия, учреждения, организации;

.4.5. Организацию делопроизводства;

.4.6. Схемы документооборота;

.4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

.4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив;

.4.9. Системы организации контроля за исполнением документов;

.4.10. Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

.4.11. Основы экономики, организации производства, труда и управления;

.4.12. Законодательство о труде;

.4.13. Правила внутреннего трудового распорядка;

.4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

.5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

.5.1. Уставом;

.5.2. Настоящей должностной инструкцией.

. Функции

Основными направлениями деятельности секретаря являются:

.1.Организация делопроизводства.

.2.Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

.Должностные обязанности

.1. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

.2. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

.3. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

.4.Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в учреждении и организует их внедрение.

.5. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

.6. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

.7.Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

.8.Ведет алфавитную книгу, книгу приказов на зачисление и выбытие учащихся, книгу прибытия и выбытия учащихся, трудовые книжки сотрудников, личные карточки сотрудников (форма Т2).

.9. Оформляет личные дела сотрудников.

.Права

Секретарь имеет право:

.1.Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.

.2.Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей.

.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы предприятия.

.4.Вносить предложения по совершенствованию форм и методов ведения документации

.5.Повышать свою квалификацию.

.Ответственность

Секретарь несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:

.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

.3. Нарушение внутреннего распорядка учреждения.

.4.За виновное причинение учреждению или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

.Условия работы

.1.Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному директором учреждения.

С инструкцией ознакомлен: ___________________________

«____» ___________ 200 _ г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ГОУ Гимназия №227 УТВЕРЖДЕНА

Фрунзенского административного района Приказом директора гимназии

Санкт-Петербурга от хх.хх.2008. № ххх

«ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству»

хх. хх.2008 г. № _________

. Общие положения

.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в гимназии и в её структурных подразделениях. Инструкция подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству министерств и ведомств Российской Федерации.

.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в гимназии и её структурных подразделениях осуществляет директор гимназии.

.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на заместителей директора и руководителей структурных подразделений (отделов). Руководители структурных подразделений обязаны обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

.4. Непосредственное ведение делопроизводства в гимназии и её структурных подразделениях возлагается на секретарей, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

.5. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения директора гимназии.

.6. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-передаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в канцелярию гимназии.

.7. Ведение переписки с организациями и учреждениями, предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляет директор гимназии. Проекты документов вносят все категории заместителей директора гимназии.

.8. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники.

.9. Выполнение Инструкции обязательно для каждого работника, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены.

.10. Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими инструкциями.

. Правила составления и оформления документов

.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией заместителей директора издаются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения.

.2. В целях эффективного использования средств компьютерной техники в Гимназии и её структурных подразделениях устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

.3. Документирование управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

.4. Бланки документов.

Документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6-38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В Гимназии и её структурных подразделениях применяются следующие виды бланков:

· приказ по основной деятельности;

· приказ по личному составу;

· приказ по учащимся;

· исходящий документ (служебное письмо) Гимназии;

· протокол собрания;

· заявление родителей - о приеме учащегося в гимназию, о переводе в другой класс, о выдаче документов учащегося при выбытии из гимназии;

Бланки документов изготовляются на бумаге форматов A4 (210 x 297 мм). Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Изготовление бланков производится после согласования с директором Гимназии формы бланка и наличия в нем реквизитов.

.5. Оформление реквизитов документов.

.5.1. Наименование организации - автора документа.

Наименование Гимназии указывается в точном соответствии с её Уставом.

.5.2. Название документа.

Название документа должно соответствовать компетенции Гимназии, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.

.5.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждения документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2001.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 1 сентября 2001 года.

.5.4. Подпись документа.

Документы, направляемые Гимназией в вышестоящие органы власти и сторонним организациям, подписываются директором или его заместителями по поручению директора.

В состав реквизита подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Директор подпись А.В. Петров

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или при проставлении косой черты перед наименованием должности.

.5.6. Согласование документа.

С целью оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Гимназии (подразделениями и должностными лицами), так и вне её (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Гимназии, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, распоряжений, решений коллегиальных органов гимназии визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель директора Гимназии по ____

____________________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

.09. 2008

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

.09.2008 N 2

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

.5.7. Утверждение документа.

Документы утверждаются руководителями гимназии, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Гимназии

____________________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

.00.00

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Гимназии № 3

.00.00 N

.5.8. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

.5.9. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

.5.10. Адресация документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресации документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например:

Комитет по образованию

Администрации Санкт-Петербурга

Управление общего и профессионального

Образования

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Комитет по образованию

Администрации Санкт-Петербурга

Управление общего и

профессионального образования

А.Г. Иванову

При адресации документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Председателю

Комитета по образованию

Администрации Санкт-Петербурга

Т.П.Алексеевой

При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Ректорам (директорам) образовательных учреждений, руководителям учреждений и организаций, подведомственных органам управления образованием субъектов Российской Федерации

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция журнала «Образование»

, ГСП, Москва, К-6,

Малый Поварской пер., 1/2

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

.5.11. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

.5.12. Оформление приложений к документу.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

. Смета расходов... на 2 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например: Приложение к приказу Гимназии № 3 от 21.01. 2001 г. N 129

.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

.6.1.Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями Гимназии, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется директором, второй экземпляр - заместителем директора, руководителями структурных подразделений, с которыми согласовывается проект. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными организациями.

На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указывается наименование структурного подразделения Гимназии, фамилии и номера телефонов начальника и исполнителя, подготовивших проект документа.

Проекты документов излагаются на листах формата A4 через полтора межстрочных интервала в двух экземплярах, первый экземпляр направляется адресату, второй - в структурном подразделении.

Разработка проектов документов может осуществляться также в электронном виде.

Исполнитель направляет электронную версию проекта документа по локальной компьютерной сети в электронную папку «ДИРЕКТОРУ на подпись» и извещает об этом секретаря гимназии (согласуя сроки издания документа). После рассмотрения и корректировки директором гимназии проекта документа, документ направляется в сетевую папку «ПОДПИСАНО». После этого секретарь гимназии производит регистрацию документа, осуществляет его конечную обработку и выпускает документ на бумажном носителе. Секретарь обеспечивает сохранение электронной версии документа в ПК или на дискете.

.6.2. Приказ.

Проекты приказов разрабатываются заместителями директора или руководителями структурных подразделений, по поручению руководства или в инициативном порядке. Решения нормативного характера в пределах компетенции Гимназии, решения вопросов деятельности Гимназии, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким структурным подразделениям, излагаются в приказах.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ муниципального, регионального или федерального органа управления, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается гимназии.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте преамбулы, например: «В дополнение к приказу (во изменение приказа) Гимназии от 08.10.2006 N 201...».

Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа должен быть подготовлен в течение 3 дней, если руководство Гимназии не установило иной срок.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Проекты приказов представляются на визу директору Гимназии, который проверяет правильность их оформления. Ответственность за качество подготовки документов как по содержанию, так и по оформлению возлагается на заместителей директора, или на руководителей структурных подразделений, готовивших эти документы.

Приказ подписывает директор Гимназии или по его поручению заместитель директора.

Приказ регистрируется в канцелярии Гимназии, нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.

Приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии Гимназии и не имеют самостоятельной буквенной нумерации.

Приказы по личному составу регистрируются в канцелярии Гимназии и имеют самостоятельную нумерацию с буквой «Л».

Приказы по движению учащихся регистрируются в канцелярии Гимназии и имеют самостоятельную нумерацию с буквой «У»

.6.3. Протокол.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части заполняются следующие реквизиты: «наименование учреждения», «дата, №, и место составления протокола» «председатель», «секретарь», «присутствовали», «повестка дня». На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Список присутствующих прилагается к протоколу, если на собрании присутствовало свыше десяти человек.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (см. пп. 2.5.5).

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

.7. Факсимильная связь.

.7.1. Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется только по указанию или с разрешения руководящих работников гимназии.

.7.2. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FAX (дата и время)».

.7.3. Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке, указанном в п. п. 5, 6.

.8. Порядок снятия и выдачи копий с документов.

.8.1. Копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Гимназии и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

.8.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк Гимназии, номер, дата, содержание и т.д.).

При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».

.8.3. При заверении копии документа внизу, после полного воспроизведения текста пишется "Верно", указывается должность лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, ставится подпись, дата заверения, канцелярская круглая печать.

.8.4. На обороте подлинника документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

.9. Тиражирование документов.

При определении тиража для выдачи документов исполнителям, которые перечислены в резолюции директора, следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение документов до исполнителей. Тираж определяется ответственным исполнителем.

.10. Автоматизация документирования.

Для подготовки документов применяются автоматизированные технологии. При этом используются следующие имеющиеся базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, сведения, содержащиеся в электронном архиве гимназии машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

. Контроль над исполнением документов

.1. Организация контроля.

.1.1. Все поступающие на имя директора Гимназии и в адрес Гимназии документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

.1.2. Контроль над исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительной дисциплины и осуществляется с помощью электронной системы контроля.

.1.4. Поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно», исполняются в 3-дневный, остальные в месячный срок. Этот срок исчисляется в календарных днях с даты их подписания. Если по объективным причинам возникла необходимость продления срока исполнения документа руководители соответствующих подразделений не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должны подготовить на имя директора Гимназии мотивированную просьбу по этому вопросу и предложение о новом сроке за подписью заместителя директора или руководителя структурного подразделения.

.1.5. Контроль над своевременным исполнением документов осуществляет зав. канцелярией Гимназии.

.1.6. Руководители структурных подразделений обязаны еженедельно рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями директора Гимназии, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения, требующие исполнения и подготовки ответа.

.1.7. На документах, взятых на контроль, ставится штамп «Контроль».

При исполнении документа секретарь, ответственный за контроль документации сообщает об этом директору Гимназии.

В том случае, когда контрольные документы не исполнены в установленный срок, они включаются в перечень документов, взятых на контроль и просроченных по исполнению, который представляется руководству.

.1.8. О ходе выполнения поручений ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях докладывают директору Гимназии в порядке, установленном начальником подразделения.

.1.9. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все подготовленные в нем вопросы, о проведении необходимых мероприятий поставлены в известность заинтересованные учреждения, подразделения и должностные лица, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы.

.1.10. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи «В дело N», подписи и даты, исполнитель вносит краткую запись об исполнении.

Например: «В дело N 24-15. Вопрос решен положительно (отрицательно)». Личная подпись (расшифровка подписи), дата.

.2. Порядок снятия документов с контроля.

.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

.2.2. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.

.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями директора Гимназии является документ - ответ, подписанный руководством структурного подразделения, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.

. Порядок исполнения и прохождения входящих документов

.1. Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется секретарем Гимназии, ответственным за обработку входящей документации с 9 до 17 часов 30 минут, а в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 часов до 16 часов 45 минут При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресации.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается к отправителю.

Корреспонденция, получаемая секретарем под расписку (с курьером, заказная и т.п.), записывается в журнале. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Гимназии производится под расписку.

.2. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресации и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному

документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

.3. На всех входящих документах на нижнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

.4. Корреспонденция, поступающая в гимназию по электронной почте, в день получения сохраняется в электронном архиве в соответствии с ее содержанием, распечатывается на бумажном носителе и проходит дальнейшую обработку как входящий документ.

.5. Запись о документе в журнале регистрации входящей документации должна содержать следующую информацию: дата и номер документа, откуда и от кого поступил документ, срок исполнения (если он указан), наименование документа (если нет наименования, то тему документа), отметку о постановке на контроль, содержание резолюции руководства.

Особая отметка «получено на совещании» ставится в журнале регистрации в случае, если документ был выдан на руки руководителю (заместителю) на совещании, и доставлен в гимназию в единственном экземпляре на бумажном носителе.

.6. Все поступившие документы должны быть предоставлены руководству в день их поступления.

.7. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях руководства Гимназии.

.8. Документы с резолюцией руководства должны передаваться в день их рассмотрения от секретаря исполнителям под личную роспись исполнителя в журнале регистрации (под содержанием резолюции).

.9. Получив документы на исполнение, ответственный исполнитель должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

По запросу исполнителей секретарь предоставляет им для работы электронную версию документа. Документы, поступившие на бумажном носителе в единственном экземпляре (выданные на совещании), могут тиражироваться по запросу исполнителей.

.10. Передача документов от одного исполнителя другому может производиться только через канцелярию гимназии.

.11. Документы, переданные для исполнения в структурные подразделения, должны быть возвращены в канцелярию сразу по истечении срока исполнения документов.

Документы, направляемые в структурные подразделения для ознакомления, должны быть рассмотрены без задержки и возвращены в тот же день.

.12. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

.13. На документах, содержащих запрос информации, которая была предоставлена по электронной почте, секретарь ставит соответствующую запись: кем подготовлена информация, дата и время отправки, подпись секретаря.

.14. После возврата документов исполнителем секретарь проставляет в журнале регистрации отметку о возврате документа, о направлении его в соответствующее дело.

. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение), тиражирование, регистрацию и отправку.

.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

.3. Копии отправленных документов подшиваются секретарем в дело «Исходящая документация».

.4. Запись о документе в журнале регистрации исходящей документации должна содержать следующую информацию: дата и номер документа, куда и кому направлен документ, наименование документа (если нет наименования, то тему документа), отметка об исполнителе.

.5. Сотрудники, ответственные за подготовку исходящей документации, перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресации.

.6. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

. Регистрация документов

.1. Регистрация документов осуществляется в обязательном порядке в канцелярии гимназии.

.2. Обязательной регистрации подлежат следующие входящие документы:

нормативно-распорядительные документы органов управления образованием всех уровней, нормативно-распорядительные документы администраций города и области, запросы о предоставлении информации, все виды заявлений граждан, докладные и служебные записки, финансовые счета на оплату гимназией товаров и услуг, акты сверок

по оплате.

.3. Обязательной регистрации подлежат следующие внутренние документы гимназии: все виды приказов, положения, трудовые договоры (контракты), должностные инструкции, инструкции по охране труда, протоколы заседаний педагогического совета гимназии.

.4. Не регистрируются в канцелярии: авансовые отчеты, договоры подряда, договоры о сотрудничестве, накладные, сметы, рекламная и справочная информация, приглашения, поздравления.

.5. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы - в день подписания.

.6. Регистрационный номер входящего документа ставится в правом нижнем углу документа и состоит из порядкового номера поступления по журналу регистрации и даты поступления документа.

.7. Индекс исходящего и внутреннего документа состоит из порядкового номера отправления по журналу регистрации и даты отправления документа. Секретарь, ответственный за ведение входящей и исходящей документации, проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяет копии и вносит необходимые записи в регистрационные журналы.

.8. Поступающие телефонограммы фиксируются в журнале регистрации телефонограмм и доводятся до руководителя либо до непосредственного исполнителя в день поступления.

. Построение справочного аппарата

.1. В канцелярии справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции, специализированные пакеты документов для знакомства родителей учащихся гимназии с нормативно-правовой базой учреждения, электронный архив, который ведется автоматизированно на персональных компьютерах.

Справочные журналы ведутся на документы, поступившие на имя руководства Гимназии.

Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов.

.2. Электронный архив гимназии содержит:

· нормативно-правовую базу по вопросам организации образовательного процесса, административно-хозяйственной деятельности, охраны труда, ведению бухгалтерского учета, организации делопроизводства и архивного дела, кадровой работы;

· нормативно-правовые акты, издаваемые в гимназии: уставы, приказы, положения, инструкции и т.д.;

· исходящую корреспонденцию гимназии, и статистическую отчетность по гимназии;

· нормативно-распорядительную документацию и статистическую информацию, поступающую из органов управления образованием по электронной почте,

· электронную базу данных персонала гимназии,

· электронную базу данных учащихся гимназии,

· бланки и образцы документов, используемые работниками различных служб и структурных подразделений гимназии.

. Работа исполнителей с документами

.1. Заместители директора Гимназии и руководители структурных подразделений Гимназии обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль над качественным исполнением документов по существу вопросов.

.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, требующие согласования, рассматриваются в день их поступления.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) руководством Гимназии или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Гимназию и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

.6. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, номенклатуры дел структурных подразделений, средства вычислительной и организационной техники.

.7. Исполнитель для удобства работы заводит следующие папки для исполнения документов: «Срочно», «На доклад (подпись)», «На отправку».

Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за правильное использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

.8. Исполнитель имеет право пользоваться электронным архивом Гимназии, справочно-информационными архивными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

. Печатание и тиражирование документов

.1. Печатание документов.

.1.1. Срочное печатание документов первоначально согласовывается работником с директором гимназии.

Рукописи документов принимаются для печатания секретарями гимназии, при согласовании сроков заказа и количества экземпляров, занесении записи в специальный журнал учета печатной документации.

.1.2. Рукописи документов, написанные неразборчиво, карандашом, красными или зелеными чернилами, а также с большим количеством вклеек и неясных исправлений, к набору не принимаются.

.2. Тиражирование материалов с помощью копировально-множительной техники.

.2.1. При тиражировании служебной документации работники Гимназии руководствуются Едиными правилами печатания изданий и другими нормативными актами по вопросам использования множительной техники.

.2.2. Тиражирование документов производится в канцелярии, а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования.

Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Гимназии. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

.2.4. Тиражированные экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные: номер заказа, тираж, дата.

.2.5. Подлинники растиражированных документов возвращаются заказчикам при получении тиража.

. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, командировочные удостоверения, трудовые книжки, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

.2. Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение структурных подразделений Гимназии всеми видами бланков осуществляются заместителем директора по АХР.

.3. Учет печатей и штампов, имеющихся в Гимназии, ведется в соответствующем журнале учета.

.4. Выдача печатей и штампов производится под расписку в журнале учета.

.5. Журнал учета включается в номенклатуру дел. Листы его нумеруются, прошиваются и опечатываются.

.6. Печати и штампы должны храниться в сейфе канцелярии.

.7. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут руководители и лица, ответственные за ведение делопроизводства.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он был четким, разборчивым и захватывал часть букв в наименовании должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

.8. Печати, штампы и бланки хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:

Наименование	Хранится	Применяется
1	2	3
Гербовая печать гимназии Канцелярская печать гимназии Бланки, используемые в Гимназии	В канцелярии В канцелярии В канцелярии	для оформления документов государственного образца (аттестатов); для оформления документов, требующих наличия оттиска печати учреждения для оформления переписки со всеми внешними корреспондентами

.9. Замена печатей производится на основании приказа директора гимназии.

.10. Печати и штампы уничтожаются по акту.

.11. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

.12. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета после последней записи.

.13. Прием-передача бланков трудовых книжек и вкладышей к ним производится заместителем директора по АХР секретарю по накладной, о чем производится соответствующая запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек (туда заносятся все номера переданных бланков).

.14. Выдача сотрудникам бланков трудовых книжек и вкладышей к ним производится под расписку в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к трудовым книжкам.

.15. Все трудовые книжки сотрудников хранятся в сейфе.

.15. По необходимости сотруднику может быть выдана его трудовая книжка (для начисления пенсионных выплат, уточнения стажа и т.п.) под расписку на срок, не превышающий 14 календарных дней. В случае если срок, указанный в расписке, истек, сотрудник должен вернуть в канцелярию трудовую книжку либо переоформить расписку на новый срок.

. Составление номенклатуры дел

.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, составляется в Гимназии с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

.2. Номенклатура дел Гимназии составляется секретарем на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Гимназии и Положением о Структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

.4. В номенклатуру дел Гимназии включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Гимназии.

.5. Графы номенклатуры дел Гимназии заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в Гимназии цифрового обозначения раздела номенклатуры и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

. Формирование дел

.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по одному вопросу; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов.

.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка «В дело N», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Гимназии и документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

. Экспертиза ценности документов

.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

.2. Экспертиза ценности документов в Гимназии проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Гимназии создается постоянно действующая экспертная комиссия.

.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Гимназии путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "до минования надобности" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

. Оформление дел

.1. Дела Гимназии подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений.

.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

. Составление описей дел

.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, дела со специальной документацией.

.2. В Гимназии и ее Структурных подразделениях, в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы передаются в архив Гимназии.

.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих документы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

. Оперативное хранение документов и дел

.1. С момента заведения и до передачи в архив Гимназии дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

. Передача дел в архив.

.1. В своей практической деятельности архив Гимназии руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями Министерства, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России.

.2. Архив Гимназии хранит документы всех структурных подразделений.

.3. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится по описям.

.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя структурного подразделения. Передача их может осуществляться по усмотрению архива по описи или номенклатуре дел.

.5. Прием-передача осуществляется по графику, составленному секретарем, ответственным за ведение работы архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному директором Гимназии.

Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Прием-передача на хранение в архиве каждого дела производится секретарем, ответственным за организацию работы архива гимназии, в присутствии работника структурного подразделения по описи, подготовленной структурным подразделением по установленному образцу.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приемки - передачи дел, а также подписи секретаря и лица, передавшего дела.

. Контроль над ведением делопроизводства

.1. Администрация Гимназии осуществляет периодическую (не реже 1 раза в год) проверку состояния делопроизводства в Структурных подразделениях и всех структурных подразделениях.

.2. Для проверки состояния делопроизводства приказом по Гимназии создаются комиссии, в состав которых включаются специалисты и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

.3. Итоги проверки отражаются в акте, который представляется на утверждение директору Гимназии.

.4. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в Гимназии и ее Структурных подразделениях, должны ежемесячно проводить проверку у исполнителей наличия, порядка хранения документов, обращения с ними в процессе работы и о результатах проверки докладывать руководителям структурных подразделений

Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)