Личная карточка работника
ЗАПОЛНЯЕМ ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ РАБОТНИКА
Информация о работниках и их трудовой деятельности содержится в приказах (распоряжениях) руководителя, трудовых книжках, документах, удостоверяющих личность, об образовании и др. Работник за время работы в организации может поменять несколько должностей, перейти из одного структурного подразделения в другое, многократно использовать трудовой и иные виды отпусков и т.д. Документом, который обобщает имеющиеся о работнике сведения, является личная карточка. Рассмотрим особенности ее оформления.
Обязательно ли вести личную карточку?
В настоящее время отсутствует прямая норма, предписывающая нанимателям вести на работников личные карточки. Тем не менее на необходимость оформления такого документа при заполнении иных документов указывает ряд актов законодательства. В частности, предусматривается, что в личной карточке дублируются записи, произведенные в трудовой книжке (вкладыше к ней) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, факт ознакомления с которыми работник подтверждает своей подписью в личной карточке (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек)). Работник также должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки в связи с увольнением (ч. 4 п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).
Кроме того, установленные Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82 (далее - Перечень)) нормы хранения, которые обязательны к исполнению государственными и негосударственными организациями, индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве (п. 3 примечания к Перечню), действуют для личных карточек (п. 217 Перечня). Таким образом, ведение личной карточки на сегодняшний день обязательно.
Долгое время предприятия использовали разработанную еще в СССР форму первичного учетного документа Т-2 "Личная карточка" (далее - форма Т-2) и указания по ее применению и заполнению (Постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 N 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций" (далее - Постановление N 241)), однако с 22 ноября 2007 г. нормативный правовой акт, которым она была утверждена, не применяется на территории Беларуси (п. 1 Постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.10.2007 N 359 "О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике"). Это означает, что нормативно порядок заполнения личной карточки в настоящий момент не определен. Таким образом, нанимателю следует самостоятельно разработать и утвердить форму личной карточки, а также установить порядок ее заполнения.
Разработка формы личной карточки
Чтобы определить, в должностные обязанности какого работника входит разработка форм личной карточки, нужно обратиться к действующим в организации локальным нормативным правовым актам (инструкции по делопроизводству, положениям о структурных подразделениях, должностным инструкциям), трудовым договорам. В зависимости от предусмотренных в них норм, а также размера и структуры предприятия это может быть руководитель или специалист отдела кадров, другой работник. Соответствующими документами может устанавливаться и необходимость согласования разработанного проекта формы с должностными лицами иных подразделений. Например, проект формы личной карточки, подготовленный специалистом отдела кадров, на основании инструкции по делопроизводству может подлежать согласованию с начальником юридического отдела.
При разработке личной карточки за основу можно взять форму T-2 и скорректировать ее с учетом современных реалий и потребностей конкретного предприятия. Например, по сравнению с формой Т-2 могут быть произведены следующие изменения:
). дополнены строки, предполагающие указание более детальных сведений о работнике: не только год рождения детей, но и дата (в частности, для использования при начислении пособий по уходу за детьми, различных выплат, предусмотренных коллективными соглашениями, и т.д.), адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания, мобильный телефон, идентификационный номер;
). удалены некоторые графы, содержащие данные, не используемые на том или ином предприятии;
). увеличено количество строк в отдельных графах раздела "Общие сведения", например, для указания сведений об образовании, так как сейчас многие работники имеют несколько образований, в том числе одного профессионального уровня;
). согласованы с действующими в Республике Беларусь общегосударственными классификаторами графы, в которые вносятся соответствующие коды. Эти графы могут быть вообще удалены, если не имеют практического значения для деятельности конкретной организации;
). заменены отдельные графы. Так, вместо графы "национальность" введена графа "гражданство", вместо графы "паспорт" - "документ, удостоверяющий личность".
Форма личной карточки, разработанная для использования на конкретном предприятии, утверждается его руководителем.
личный карточка дело работник
Заполнение и ведение личной карточки
В связи с отсутствием в настоящее время нормативного акта, регламентирующего порядок заполнения личных карточек, в целях единства их оформления на предприятии следует разработать внутренний документ по заполнению и ведению личной карточки (инструкцию, регламент) (далее - инструкция). Им же будет определяться и порядок внесения изменений в произведенные записи, дополнения данных при отсутствии свободного места.
При разработке инструкции можно учитывать положения нормативных правовых актов о заполнении аналогичных данных в иных документах о труде (в частности, нормы Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников)).
Полагаем, что в целях ускорения процесса можно заполнять отдельные графы личной карточки на компьютере с помощью специальных программ. Однако в силу того, что законодательство требует наличия собственноручной подписи работника на личной карточке, обязательно вести эту карточку на бумажном носителе.
Инструкция по заполнению карточки может иметь следующий вид:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО "Важное дело"
подпись А.С.Дмитриев
------------
.01.2008
ИНСТРУКЦИЯ
по ведению личных карточек работников
. Инструкция по ведению личных карточек работников (далее - Инструкция) устанавливает общий порядок заполнения, ведения и хранения личных карточек работников общества с ограниченной ответственностью "Важное дело".
2. Личная карточка работника ООО "Важное дело" ведется по форме, утвержденной приказом директора ООО "Важное дело" от 22.01.2008 N 168.
. Личная карточка заполняется в день приема на работу на всех лиц, работающих по трудовому договору в ООО "Важное дело", специалистом отдела кадров.
. При заполнении личной карточки работника соблюдаются следующие требования:
.1. в таблице указываются номер личной карточки по порядку, пол (буквами "М", "Ж"), табельный номер, а также первая буква фамилии работника;
.2. раздел "Общие сведения":
раздел заполняется на основании документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки, документов об образовании, страхового свидетельства о государственном социальном страховании. Сведения в графы "адрес фактического проживания", "телефон, мобильный телефон" вносятся со слов работника и с его согласия;
фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) записываются ближе к левому краю полностью без сокращения, без замены инициалами;
в графе "дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения (например, 19.07.1983);
в графе "место рождения" указываются населенный пункт, административно-территориальная единица, страна в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Допускаются сокращения: город - г.; деревня - д.; область - обл.; поселок - пос.; район - р-н;
в графе "гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе "образование" указываются название и год окончания высшего, среднего специального или профессионально-технического учебного заведения. В соответствующие строки вносятся сведения о специальности, присвоенной квалификации, а также данные документа об образовании. Если работник окончил несколько учебных заведений, вносятся сведения об окончании всех учебных заведений;
графа "должность (профессия)" заполняется на основании приказа и штатного расписания;
графа "общий стаж работы" заполняется на основании записей в трудовой книжке или других документов, подтверждающих стаж. Периоды работы по трудовой книжке исчисляются от даты приема на работу до даты увольнения. День увольнения считается последним рабочим днем. При подсчете стажа работы к полученной продолжительности стажа по каждому случаю увольнения (если между датой увольнения и датой приема имеется перерыв) добавляется один день. В карточке указывается общий стаж на момент ее заполнения в годах, месяцах и днях;
в графе "семейное положение" указываются данные на момент заполнения личной карточки: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)";
в графе "состав семьи" перечисляются члены семьи, проживающие совместно с работником, с указанием степени родства. Записываются фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) и дата рождения каждого члена семьи;
графа "идентификационный номер" заполняется на основании личного номера работника в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
в графе "документ, удостоверяющий личность" указываются вид соответствующего документа, его серия (при наличии), номер, наименование выдавшего органа, а также дата выдачи. При замене документа, удостоверяющего личность, вносятся новые данные;
в графе "адрес регистрации по месту жительства" указываются почтовый индекс, наименование населенного пункта, улицы, номер дома. Если работник проживает в ином месте, с его слов записывается адрес фактического проживания;
работник знакомится с записями, внесенными в раздел "Общие сведения" личной карточки, ставит дату заполнения, расписывается;
.3. раздел "Сведения о воинском учете" заполняется на основании военного билета (в отношении военнообязанных), удостоверения призывника (для призывников);
.4. раздел "Назначения и перемещения" заполняется на основании приказов о приеме на работу, переводе. С внесенными записями работник знакомится под роспись;
.5. раздел "Отпуска" заполняется на основании приказов о предоставлении отпусков;
.6. в раздел "Дополнительные сведения" вносятся сведения о работнике, не отраженные в иных разделах, в частности, сведения об обучении в учреждениях образования (наименование учреждения образования, даты поступления и окончания, специальность), сведения о работающем инвалиде, о наличии водительского удостоверения с указанием категории и иные данные;
.7. при прекращении трудового договора (увольнении) в соответствующих строках личной карточки указываются основание и дата прекращения трудового договора (увольнения), номер и дата приказа об увольнении.
. Изменения в личную карточку вносятся на основании документов, подтверждающих изменение данных о работнике, с указанием наименования такого документа, его даты и номера в свободном поле карточки возле соответствующих граф.
При изменении фамилии, имени, отчества работника прежняя запись зачеркивается, новая запись вносится рядом (при наличии свободного места) или над соответствующей строкой.
Произведенные изменения заверяются подписью осуществившего их должностного лица отдела кадров. Подпись расшифровывается, указывается должность подписавшего лица, проставляется дата внесения изменений.
. В случае если в личной карточке отсутствует место для внесения данных, оформляется дополнительный лист личной карточки. При этом на лицевой стороне первого листа ставится отметка "Продолжение на дополнительном листе". На дополнительном листе заполняются таблица с указанием номера личной карточки (переносится с первого листа), пола, табельного номера и первой буквы фамилии работника, графы "фамилия", "имя", "отчество", вносятся необходимые сведения.
. Личные карточки хранятся в отделе кадров в алфавитном порядке отдельно от иных документов.
. При увольнении работника личная карточка сдается в архив.
НАЗНАЧЕНИЯ И ПЕРЕМЕЩЕНИЯ
ОТПУСКА
Вид отпускаЗа какой периодКоличество дней отпускаДатаОснованиеначалаокончанияТрудовой01.02.2008 -31.01.20091529.09.200813.10.2008Приказ от 10.08.2008 N 45-лТрудовой01.02.2008 -31.01.20091001.12.200810.12.2008Приказ от 13.11.2008 N 187-лТрудовой01.02.2009 -31.01.20101508.06.200922.06.2009Приказ от 21.05.2009 N 69-лОтозван из отпускаколичество использованных дней - 10Приказ от 15.06.2009 N 88-лТрудовой01.02.2009 -31.01.20101507.12.200921.12.2009Приказ от 19.11.2009 N 171-лТрудовой01.02.2010 -31.01.20111501.04.201015.04.2010Приказ от 15.03.2010 N 25-лКомпенсация за неиспользованный отпуск01.02.2010 -01.12.20106Приказ от 30.11.2010 N 156-к
. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
Имеет водительское удостоверение категории "В"___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Основание прекращения трудового договора (увольнения) соглашение сторон,---------------------
статья 37 Трудового кодекса Республики Беларусь
-------------------------------------------------------------------------
Дата увольнения 1 декабря 2010 г.
----------------
Приказ от 30.11.2010 N 156
------------------
Работник отдела кадров специалист отдела кадров подпись Т.М.Васильева
----------------------- ------- -------------
должность личная расшифровка
подпись подписи
Работник подпись Е.В.Кукушкин
------------- ------------
личная подпись