Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота
Национальный исследовательский технологический университет
«Московский Институт Стали и Сплавов»
Реферат на тему
«Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота»
Выполнил
студент группы ММ-08-2
Лапина Т.А.
Проверил
Полячкин Д.В
Москва, 2012г.
Содержание
Введение
.Автоматизация бизнес-процессов в документообороте
2.Показатели автоматизации предприятия
.Система автопроцессинга
.Особенности автоматизации бизнес-процессов
Литература
Введение
В работе рассматривается подход, базирующийся на применении информационной системы электронного документооборота (далее СЭД), который не только автоматизирует некоторые аспекты управленческой и финансово-хозяйственной деятельности на предприятии, но и позволяет выполнить полную автоматизацию текущих бизнес-процессов. Помимо этого в реферате рассматривается представление бизнес-процесса с точки зрения СЭД, реализованный инструментарий представления и особенности его применения в конкретных случаях на примере СЭД «Е1 Евфрат».
1.Автоматизация бизнес-процессов в документообороте
Попробуем понять, насколько тесно связаны понятия бизнес-процесса и документооборота.
Бизнес-процесс - это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей[7]. Результаты отдельных работ и процессов не могут не отражаться в созданных или измененных электронных документах. Поэтому компании, вставшей на путь автоматизации, необходима тесная интеграция систем делопроизводства и управления бизнес-процессами.
Перечислим основные принципы электронного документооборота, применяемые в СЭД «Е1 Евфрат» (заявленные разработчиком на evfrat.ru), позволяющие эффективно управлять описанными бизнес-процессами:
1.Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
2.Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
.Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа.
.Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
.Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
.Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов[1].
Центральным понятием документооборота является документ. Отслеживать и управлять процессом можно, внося изменения в реальном времени в текущий документ и связанный с ним процесс. Следовательно, весь функционал СЭД может быть легко адаптирован для задачи управления бизнес-процессами. Документ становится основой управления[2], а СЭД - базовой платформой для создания автоматизированных систем управления (АСУ). В этом и заключается документно-ориентированный подход к управлению предприятием[2]. Но «автоматизация» подразумевает не только управление, но и автоматическую обработку бизнес-процессов без участия человека. Для этого самого по себе документооборота не достаточно. Требуются дополнительные инструменты автоматической обработки документов.
2.Показатели автоматизации предприятия
При проведении автоматизации на предприятии встаёт вопрос о количественном измерении этого процесса. В существующих отечественных и зарубежных источниках используются два основных показателя - уровень и степень автоматизации. Коэффициент уровня автоматизации труда определяется по объему затрат автоматизированного труда в общей трудоемкости предприятия[3].
Следует отличать уровень от степени автоматизации труда, которая определяется как отношение численности рабочих, занятых автоматизированным или механизированным трудом, соответственно, к общей численности персонала предприятия.
Рассматривать эти характеристики с точки зрения автоматизации отдельных бизнес-процессов представляется не совсем правильным. В некоторых источниках для расчёта эффективности процесса автоматизации используются временные показатели. Например, логично сравнить общее время выполнение всего бизнес-процесса до автоматизации и после нее. Но, так как бизнес-процесс сам по себе состоит из атомарных деятельностей, то выражать степень автоматизации бизнес-процесса проще как отношение количества автоматизированных деятельностей к общему числу деятельностей в бизнес-процессе.
Такой расчёт легко провести, он нагляден и просто масштабируем на предприятии, в котором выполняется задача автоматизации сразу нескольких бизнес-процессов. Единственное требование - это чёткое описание и регламентирование существующих бизнес-процессов.
3.Система автопроцессинга
Попробуем составить список функций, которые необходимы для полной автоматизации бизнес-процессов и которые, в свою очередь, смогут обойтись без постоянного участия администраторов и простых пользователей:
·Регистрация документов и их привязка к потокам.
·Маршрутизация прохождения документов.
·Назначение ответственных исполнителей.
·Контроль исполнения задач по документам.
·Формирование отчётов и анализ состояния работ.
Всё это основные компоненты системы электронного документооборота.
Воспользовавшись документно-ориентированным подходом, рассмотрим абстрактное предприятие в виде чёрного ящика, в котором необходимо регистрировать документ, производить по нему какие-то чётко регламентированные работы, и, возможно, осуществлять выгрузку документа вовне.
Следовательно, при стремлении к полной автоматизации бизнес процесса, необходимо реализовать инструментарий для создания подсистемы автоматического импорта документов извне, автоматической обработки документов внутри и автоматического экспорта документов. На официальном сайте разработчика имеется информация о том, что в «Е1 Евфрат» уже есть функция автопроцессинга, что позволяет покупателям данной СЭД снижать субъективность в принятии решений при обращении граждан и также оперативно реагировать на эти обращения.
4.Особенности автоматизации бизнес-процессов
Применение системы автопроцессинга подходит для всех стратегий автоматизации, как более консервативных - пошаговых, так и для более агрессивных, цель которых - максимально возможная автоматизация.
Несомненными преимуществами данного подхода являются:
1.Наглядность. Степень автоматизации предприятия легко поддаётся вычислению, если бизнес-процессы хорошо описаны и спроектированы в терминах СЭД.
2.Лёгкость развёртывания, гибкая настройка. Представленный инструментарий построен на простой и интуитивно понятной терминологии СЭД - документ, поток документов, поручение. Следовательно, не требуется дополнительных специальных навыков и знаний, которыми обладают пользователи и администраторы СЭД.
.Расширяемость. Добавление новых возможностей автоматизации реализуется достаточно просто, путём добавления нового класса обработчика поручений.
Необходимо добавить, что многочисленные отечественные и зарубежные специалисты в области автоматизации считают: полная автоматизация делопроизводства недостижима и, более того, даже вредна. Поэтому, в данной работе, речь идёт лишь о некотором подходе и реализующем его инструментарии. Насколько полно необходимо его использовать и какую пользу это принесёт в конечном итоге - решать менеджменту компании, ответственному за автоматизацию.
Описанные в работе системы автопроцессинга реализованы в СЭД « Е1 ЕВФРАТ» и применяются для автоматизации, как отдельных, так и целых бизнес-процессов на предприятиях.
информационный электронный документооборот автоматизация
Литература
1.Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Документооборот как информационная база накопления знаний // Труды ИСА РАН «Информационно-аналитические аспекты в задачах управления», т. 29 - М.: URSS, 2007 // ISBN 978-5-382-00486-0
2.Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е.Документооборот или управление знаниями? // Труды ИСА РАН, 2003
.Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Управление внедрением информационных систем // ИНТУИТ.ру, 2008.
.Лухин П.А., Романов Б.Л., Слободецкий Д.Я., Тарханов И.А. Быстрая кастомизация программных продуктов на основе коробочного решения // Труды ИСА РАН «Информационно-аналитические аспекты в задачах управления», т. 29 - М.: URSS, 2009 в печати.
.«Автоматизация предприятия как инновационный процесс», И.С. Аглицкий, 14 ноября 2002 г. #"justify">.Материалы сайта #"justify">.П. Свитинбенк, А. Изуно, Х. Бадави, Д. Хи, П. Левики, Х. Шварцер, Л. Юсуф Создание бизнес-процесса с помощью инструментов Rational и WebSphere.